BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN UNTUK GIT GOOD IN TRANSIT BERBASIS WEB (PHP) PADA PT XYZ

(1)

36 BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN UNTUK GIT “GOOD IN TRANSIT”

BERBASIS WEB (PHP) PADA PT XYZ

3.1. Sejarah dan Struktur PT. XYZ

Berdiri sejak tahun 1942, PT. XYZ mengawali bisnisnya dari industri rumah tangga yang memproduksi produk deterjen. Namun, seiring dengan tingginya permintaan pasar atas sabun deterjen, PT. XYZ mengeluarkan produk berkualitas tinggi dengan harga yang kompetitif.

Tonggak sejarah baru dipancangkan ketika pada tahun 1970-an, kami menjadi perusahaan pertama yang memproduksi deterjen krim pertama di Indonesia.

Inovasi yang dilakukan terus menerus telah membawa PT. XYZ menjadi salah satu perusahaan ternama di Indonesia dan juga asia. Kini, kami telah memproduksi lebih dari 80 jenis produk pembersih dan deterjen untuk pasar domestik.

Keberhasilan ini ditunjang oleh beberapa faktor penting. Pertama, pabrik kami mampu menghasilkan ratusan ribu ton produk pembersih dan deterjen setiap tahunnya. Hingga kini, kami telah memiliki lima pabrik, dua di antaranya berada di luar negeri, yaitu Ghana dan Ethiopia. Kedua, kami sadar bahwa gelombang ekonomi selalu bergerak, ketiga, kami memiliki sumber daya manusia yang solid dan profesional. PT. XYZ memiliki lebih dari 1.000 (seribu) karyawan yang sangat menghargai kejujuran, kreativitas, loyalitas, integritas, dan kerja sama.

Keempat, kami merencanakan strategi marketing dan promosi yang matang. Secara intensif, kami menggunakan beragam sarana promosi dalam

(2)

37

rangka memperkuat pemasaran, berupa iklan kreatif di televisi dan radio, serta poster, brosur dan iklan cetak lainnya. Hasilnya, kami berhasil mengembangkan citra produk-produk kami dan juga meningkatkan penjualan pada saat yang bersamaan.

Selain itu, kami juga memperluas jaringan distribusi nasional yang memudahkan konsumen menemukan produk-produk PT. XYZ di toko-toko kecil maupun supermaket besar di seluruh Indonesia. Kami juga menjadi perintis pabrik deterjen yang mengekspor produk ke pasar global sehingga konsumen asing pun bisa menikmati beragam produk kami dengan mutu terjamin.

PT. XYZ telah menjadi perusahaan pertama di Indonesia dalam industri perawatan rumah tangga yang menciptakan sabun serba guna. Penemuan modern ini diciptakan dengan menggunakan bahan-bahan alami. Sebagai produk two-in-one, sabun ini bisa dipakai sebagai sabun mandi sekaligus sabun cuci. Kami telah mulai mengekspor produk tersebut ke sejumlah negara asing.

Perjalanan masih panjang. Kami akan terus mengembangkan dan memajukan perusahaan seiring dengan perkembangan pasar Indonesia dan dunia (terutama di negara-negara berkembang) dengan senantiasa memproduksi produk-produk pembersih dan deterjen berkualitas dengan harga yang pantas.

3.1.1. V i s i

Menyediakan produk berkualitas di negara berkembang.

3.1.2. M i s i

Adapun misi dari PT. XYZ adalah:

Menyiapkan fasilitas modern dan efisien yang akan ditopang tenaga kerja terlatih yang memungkinkan PT. XYZ menyediakan produk-produk yang kompetitif.

(3)

38

Administrasi Manager

Supervisor

Staff Logistik Staff Administrasi

Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi PT. XYZ

3.2. Analisa Masalah

Divisi Administrasi di lingkungan PT. XYZ adalah divisi yang bertugas untuk mengeluarkan barang dari gudang finish good (gudang jadi), saat ini sudah terdapat sistem induk di perusahaan tersebut akan tetapi untuk distributor bisa melihat barang yang dikirim sudah terkirim atau belum, ini belum ada sistem yang bisa menampilkan barang dalam perjalanan atau Good in Transit. Sehingga TOP (Term And Condition) yang 14 hari sudah jatuh tempo akan tetapi barang belum diterima sehingga timbul masalah komunikasi sehingga terjadi konflik.

3.3. Analisa Sistem Berjalan

Dalam perancangan Sistem Informasi distribusi PT. XYZ ini berdasarkan batasan yang diambil oleh penulis maka dapat diidentifikasi aktor-aktor yang terlibat di dalamnya yaitu:

(4)

39

1. Distributor, distributor adalah yang berperan sebagai penerima output dan pemberi input dan di dalam model rancangan yang diusulkan distributor berinteraksi langsung dengan sistem melalui intranet.

2. Staff Logistik, yang merupakan sebagai user dalam untuk mengelola data pengiriman barang ke distributor.

3. Manager Administrasi, berperan sebagai pemakai sistem untuk keperluan analisa setiap kebijakan yang berhubungan dengan pengiriman barang ke luar .

3.3.1. Use Case Bisnis Sistem Yang Berjalan

Diagram use case yang terlihat pada Gambar 3.1 merupakan model yang ditinjau dari sisi penerima output atau pemberi input yaitu pelanggan PT. XYZ yang disebut sebagai aktor, kegiatan yang dilakukan oleh aktor ini (yang disebut dengan Use Case) terdiri dari:

 Use case distributor mengajukan order pesanan yaitu memberikan data pesanan order barang kepada bagian administrasi

 Use case staff logistik mengeluarkan barang dari gudang .

 Use case distributor melihat barang dalam perjalanan.

(5)

40

Gambar 3.2 Use Case Bisnis SI Distribusi Yang Berjalan

Tabel 3.1 Use Case Diagram Sistem Berjalan

Nama Use Case Use Case sistem berjalan SI distribusi Aktor Distributor, Logistik, Administrasi

Deskripsi Distributor mengajukan pesanan pembelian barang barang setelah di ajukan distributor, menerima pesana barang tersebut melalu sales order dan bisa langsung melihat pesanan yang akan di kirim.

3.3.2. Diagram Aktifitas Mengajukan Pesanan

Untuk mengajukan pesanan, terlebih dahulu distributor melakukan pemesanan awal barang kepada staff administrasi, setelah itu staff administrasi akan melakukan

(6)

41

cek ketersediaan barang di gudang jika tersedia maka staff logistik akan dibuatkan dokumen pesanan jika tidak tersedia akan melakukan konfirmasi ke pelanggan.

Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.3.

Gambar 3. 3 Diagram Aktifitas Membuat Order Sistem Berjalan

DISTRIBUTOR STAFF ADMINISTRASI

Cek Order Tidak Tersedia

Barang Tersedia Mengajukan Order

Pesanan

Konfirmasi ke Pelanggan

Mencatat Order Pesanan

(7)

42

Tabel 3.2 Diagram Aktifitas Sistem Berjalan

Nama Diagram Aktifitas Diagram Aktifitas sistem berjalan SI distribusi

Aktor Logistik, Administrasi

Deskripsi Distributor mengajukan pesanan pembelian barang barang setelah itu akan di lakukan konfirmasi oleh administrasi mengenai ketersediaan barang atau ready stock, jika tersedia maka akan dibuatkan order pesanan.

3.3.3. Diagram Aktifitas Staff Logistik mengeluarkan barang

Dalam aktifitas staff logistik ini setelah mendapatkan instruksi dari bagian administrasi maka bagian logistik akan mengeluarkan surat jalan kepada distributor untuk segera mengirimkan barang pesanannya. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.4.

STAFF LOGISTIK DISTRIBUTOR

Gambar 3. 4. Diagram Aktifitas Pengiriman Barang Berjalan

Menerima Instruksi

Kirim Barang

Memerima barang

(8)

43

Tabel 3.3 Diagram Aktifitas Pengiriman Sistem Berjalan

Nama Diagram Aktifitas Diagram Aktifitas Pengiriman sistem berjalan SI distribusi

Aktor Logistik, Administrasi

Deskripsi Setelah barang ready logistik menerima instruksi pengiriman barang ke distributor dan barang akan diterima oleh distributor.

3.3.4. Diagram Aktivitas Distributor melihat GIT Yang berjalan

Dalam aktivitas distributor melihat barang dalam perjalanan, Distributor harus masuk ke dalam sistem online. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.5.

DISTRIBUTOR

Gambar 3.5 Diagram Aktifitas Melihat Barang yang Berjalan

Login

Melihat Barang dalam Perjalanan

(9)

44

Tabel 3.4 Diagram Aktifitas Melihat Barang Sistem Berjalan

Nama Use Case Use Case sistem berjalan SI distribusi

Aktor Distributor

Deskripsi Setelah Barang terkirim distributor bisa melihat barang dalam perjalanan.

3.4. Model Use Case Bisnis Yang diusulkan

Model use case bisnis yang diusulkan penulis secara global dapat dilihat pada Gambar 3.5. penulis mengelompokkan kegiatan-kegiatan staff logistik ke dalam beberapa paket subsistem yaitu paket subsistem distributor, paket subsistem staff logistik sendiri.

Tanda panah dari paket subsistem staff logistik yang mengarah bolak balik dengan paket lainnya menunjukkan bahwa paket tersebut memerlukan hubungan antara Distributor dengan staff logistik untuk pengolahan data masing-masing dan saling membutuhkan satu dengan yang lainnya.

Gambar 3.6 Model Paket Bisnis Sistem yang Diusulkan

SUBSISTEM Staff Logistik

SUBSISTEM Distributor

(10)

45

Dalam setiap paket mengandung beberapa kegiatan bisnis (use case business) yang dapat di jabarkan sebagai berikut:

3.4.1.

U

se

Case Bisnis Subsistem Staff Logistik

D

alam paket bisnis staff logistik berinteraksi langsung dengan sistem untuk mengupdate pesanan distributor juga dalam menambahkan pesanan distributor yang baru jika terdapat pesanan baru dari distributor. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.7.

Gambar 3.7 Use Case Dalam Paket Bisnis Staff Logistik

(11)

46

Tabel 3.5 Use Case Diagram Sistem yang Diusulkan

Nama Use Case Use Case sistem yang di usulkan SI distribusi

Actor Logistik

Deskripsi Bagian logistik melakukan update pesanan setelah menerima pesana dari pelangan dan memasukan ke dalam pencatatan sistem

3.4.2. Use Case Bisnis Subsistem Distributor

Paket bisnis subsistem distributor ini adalah distributor harus masuk ke situs sistem informasi distribusi dan memasukkan user dan password, kemudian sistem akan memverifikasi identifikasi distributor jika terdaftar maka akan di tampilkan data barang dalam perjalanan distributor . Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.8

Gambar 3.8 Use Case Dalam Paket Bisnis Distributor

Masuk ke Situs Web

Menampilkan Data Distributor

Tampilkan Barang GIT Identifikasi Distributor Distributor

<< include>

(12)

47

Tabel 3.6 Use Case Diagram Sistem yang Diusulkan

Nama Use Case Use Case sistem yang di usulkan SI distribusi

Aktor Distributor

Deskripsi Distributor masuk ke dalam situs website kemudian memasukan user id dan password, setelah ok maka langsung bisa dilihat view barang dalam perjalanan.

3.4.3. Diagram Aktifitas Update Pesanan Distributor

Workflow dari aktifitas update pesanan distributor diawali aktor staff logistik yang berhubungan langsung dengan sistem, data pesanan yang telah diperbaharui (update) oleh sistem di minta dicek sekali lagi sebelum barang di kirim di lihat dari kode distributor dan nama pelangan serta serta jumlah pesanan. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.9.

(13)

48

DISTRIBUTOR STAFF LOGISTIK SISTEM

Gambar 3.9 Aktifitas Melengkapi dan Menambah Pesanan

Tabel 3.7 Diagram Aktifitas Sistem yang Diusulkan

Nama Diagram Aktifitas Diagram aktifitas sistem yang di usulkan SI distribusi Aktor Distributor, logistik, sistem

Deskripsi Distributor mengajukan pesanan, lalu bagian logistik menerima pesanan, dan membuatkan pesanan ke dalam sistem.

Order Mengajukan Order

Pesanan

Menerima Order Pesanan

order

Lengkap

Menerima Order Pesanan

Tampilkan Pesanan

Tampilkan Perubahan Pesanan Cek Order Pesanan

(14)

49 3.4.4. Diagram Aktifitas Distributor

Dalam diagram aktifitas distributor ini adalah distributor bisa langsung melihat data barang dalam perjalanan sehingga tidak perlu mengunggu dari pihak ekspedisi lihat Gambar 3.10.

DISTRIBUTOR SISTEM

Tidak Terdaftar

Terdaftar

Gambar 3.10 Aktifitas Melihat Data Barang Dalam Perjalanan

Authorized Membuka Situs GIT

Memasukan User id dan Password

Tampilkan Menu GIT Melihat Barang dalam

Perjalanan

(15)

50

Tabel 3.8 Diagram Aktifitas Sistem yang Diusulkan

Nama Diagram Aktifitas Diagram aktifitas sistem yang di usulkan SI distribusi

Aktor Distributor, sistem

Deskripsi Distributor membuka situs, memasukan user id dan password, setelah ok akan bisa melihat status barang dalam perjalanan.

3.4.5 Sequence Diagram

a. Diagram sequence distributor

Gambar 3.11 Sequence Diagram Distributor

Main Page Log in Halaman Menu View GIT Log Out

Masuk Hal Awal

Ke Log in

Ke Halaman Menu

Ke Hal View GIT

Ke Log Out User

(16)

51

Tabel 3.9 Deskripsi Sequence Diagram Distributor Nama Sequence diagram distributor

Deskripsi Distributor melakukan membuka website dengan menggunakan user name dan password setelah itu diberikan hak untuk melihat data

b. Sequence Diagram Administrator

Gambar 3.12 Sequence Diagram Administrator

Tabel 3.10 Deskripsi Sequence Diagram Administrator

Nama Sequence diagram administrator

Deskripsi Administrator melakukan log in dengan user id dan password kemudian diberi akses untuk melihat dan mengubah data distributor

Main Page Log in Distributor Menu Log Out

Masuk Hal Awal

Ke Log in

Ke Hal Distributor Menu

Ke Log Out Admin

(17)

52 3.3.6 Class Diagram

Log in - User id : string - Pssword : string

+ Add + Delete + Edit

Gambar 3.13 Class Diagram Hubungan Antar Objek

Dalam class diagram diatas distributor diperkenankan untuk memonitor barang yang didistribusikan melalui PT. XYZ. Untuk melihat data tersebut menggunakan user name dan password. User name dan password diberikan oleh PT. XYZ yang selaku administrator. Administrator dapat melakukan add, edit, delete atau mengakses semua class yang ada.

Main - Main - Log in - Saldo OS - Penjualan - Master Stock - Master Customer

Penjualan - Customer Code - Customer Name - SO

- Inv - Master Stock - Unit Price - Diskon

+ Add + Delete + Edit + View

Master Stock - Stock Code - Nama Barang

+ Add + Delete + Edit Saldo OS

- Customer Code - Customer Name - Total SO - Total Del - Total Inv

Master Customer - Customer Code - Customer Name - Address

(18)

53 3.5. Perancangan Struktur Basis Data

Untuk keperluan pengolahan data, maka diperlukan file-file yang berfungsi untuk menyimpan data-data. File database yang dibuat dengan menggunakan MySQL ini mempunyai dua belas tabel utama, spesifikasi file sebagai berikut:

Tabel 3.11 Struktur Table Penjualan

No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan

1. CUSTCODE CHAR 10 No kode pelangan [PK]

2. Custname VARCHAR 35 Nama Pelangan

3. SO CHAR 10 No Sales order

4. Inv CHAR 6 Nilai Tagihan

5. Inv_Date DATETIME 8 Tanggal Penagihan

6. Addres1 VARCHAR 35 Alamat 1

9. Stockname VARCHAR 50 Nama Barang

10. Qty DECIMAL (20,8) Jumlah barang

11. Unitprices DECIMAL (28,8) Harga satuan

12. Duedate DATETIME 8 Tanggal jatuh tempo

13. Diskon VARCHAR 6 Potongan

14. SJ VARCHAR 20 Surat jalan

(19)

54

Tabel 3.12 Struktur Table Saldo Outstanding

1. CUSTCODE CHAR 10 Kode Pelangan [PK]

2. Custname VARCHAR 35 Nama Pelangan

3 Totso Decimal 18 Total Amount Sales Order

4 TotDel Decimal 18 Total Delivery

5 TotInv Decimal 18 Total Invoice

6 Category VARCHAR 4 Kategory

7 Crlimit VARCHAR 20 Nilai Uang deposit

Tabel 3.13 Struktur Table Login

1. ID CHAR 4 Id User [PK]

2. Datetime VARCHAR 32 Waktu Login

3. IP_address VARCHAR 25 Alamat User

4 Username VARCHAR 32 Nama User

5 Password VARCHAR 32 Kata Kunci

6 Correct TINYINT 1 Status

Tabel 3.14 Struktur Table Master Barang

1. Stock_code CHAR 10 Kode barang [PK]

2. Nm_Brg VARCHAR 35 Nama Barang

(20)

55

Tabel 3.15 Struktur Table Master Customer

1. CustCode CHAR 10 Kode customer [PK]

2. Custname VARCHAR 35 Nama pelangan

3 Addres1 VARCHAR 35 Alamat1

6 CRLIMIT TINYINT 1 Status

3.6. Perancangan Masukan dan Keluaran.

Pada gambar 3.12 dapat dilihat perancangan Input Output secara keseluruhan dan hubungan antar halaman mulai dari halaman utama, halaman pelangan beserta halaman yang berkaitan dengan pesanan pelangan, halaman barang dalam perjalanan . Untuk kemudahan desain web penulis membuat template untuk tampilan header dan footer agar setiap halaman mempunyai header dan footer yang sama dan juga jika ada perubahan pada desain header dan footer cukup hanya dengan merubah file template tersebut, maka secara otomatis seluruh halaman yang memakai file template tersebut akan ikut berubah.

(21)

56 FRAME HEADER

MAIN PAGE | LOGIN USER | GUEST BOOK | CONTACT US DISTRIBUTOR

GOOD IN TRANSIT

FRAME UTAMA

FRAME FOOTER

Gambar 3.14 Perancangan Halaman Utama

FRAME HEADER

GOOD IN TRANSIT

USER : ………

PASS : ………

FRAME UTAMA