Proposal Implementasi Aplikasi Asuransi Kerugian
PT. Technetindo Utama
Jl. Jatinegara Barat No. 166H Kp. Melayu Jakarta Timur
Telp. (021) 8194919 Fax. (021) 85904526
Tujuan 1
Ruang Lingkup Aplikasi 2
Spesifikasi Khusus Aplikasi 5
Kebutuhan Infrastruktur 6
Metodologi 8
Pelatihan Pengembangan Aplikasi Asuransi Kerugian 9
Daftar Harga 11
Referensi & Pengalaman 13
Tujuan
Dari sudut pandang teknologi informasi bisnis asuransi adalah bisnis yang memiliki karakteristik permasalahan khusus. Permasalahan – permasalahan tersebut antara lain adalah :
◊
Lingkungan bisnis yang dinamis dan kompetitif menuntut fleksibilitas dan perubahan yang cepat;
◊
Besarnya volume dan tingginya tingkat kompleksitas data yang harus dikelola.
◊
Proses bisnis mencakup banyak unit, tipe transaksi dan hubungan antar entitas.
◊
Latar belakang, target pasar dan struktur organisasi yang berbeda membuat detail proses bisnis satu asuransi dengan asuransi lain berbeda.
Dengan karakteristik permasalahan diatas maka Sistem Informasi adalah salah satu faktor strategis yang menentukan dalam meningkatkan keunggulan kompetitif sebuah perusahaan asuransi. Sistem Informasi yang dibangun harus didukung oleh suatu Aplikasi Asuransi Kerugian Terpadu yang memenuhi aspek – aspek sebagai berikut :
◊
Dapat mengintegrasikan kegiatan operasional perusahaan;
◊
Memiliki struktur data yang mendukung kecepatan akses dan ketepatan kualitas data;
◊
Dapat memenuhi kebutuhan khusus perusahaan;
◊
Pemeliharaan terhadap aplikasi yang dikembangkan mudah dilakukan;
Namun untuk membangun suatu Sistem Informasi dan mengembangkan Aplikasi Asuransi Kerugian Terpadu yang mendukungnya dalam waktu yang relatif singkat seringkali tidak mudah dilakukan oleh bagian Teknologi Informasi sebuah perusahaan.
Beberapa hal yang menjadi kendala bagian Teknologi Informasi adalah :
◊
Pesatnya perkembangan Teknologi Informasi sehingga untuk terus mengikuti perkembangan secara intens guna menentukan pilihan teknologi terbaik yang akan digunakan memerlukan alokasi waktu dan sumber daya tersendiri;
◊
Keterbatasan jumlah sumber daya. Biasanya sumber daya yang ada sudah terfokus untuk mendukung pelaksanaan operasional sehari-hari dari aplikasi yang ada sehingga tidak dapat berkonsentrasi pada pengembangan aplikasi secara lebih terstruktur dan sistematis;
◊
Kurangnya pemahaman sumber daya terhadap aspek – aspek teknis dan bisnis dari suatu Sistem Informasi Asuransi Kerugian. Mendapatkan sumber daya yang memahami teknologi informasi sekaligus bisnis asuransi tidaklah mudah. Apalagi untuk memahami Sistem Informasi Asuransi Kerugian secara komprehensif dan menentukan best practice sesuai kondisi perusahaan dibutuhkan studi perbandingan dari beberapa asuransi, karena seperti telah disebutkan diatas masing-masing perusahaan memiliki detail proses bisnis yang berbeda-beda;
Dalam hal ini PT. Technetindo Utama memposisikan diri sebagai katalisator untuk
membantu mempercepat proses pembangunan Aplikasi Asuransi Kerugian Terpadu dan
menyiapkan sumber daya yang ada untuk dapat melakukan pemeliharaan maupun
pengembangan lebih lanjut Aplikasi yang telah dibangun.
Ruang Lingkup Aplikasi
Aplikasi Asuransi Kerugian Safe General ini mencakup beberapa modul utama yaitu : 1. Modul Underwriting
2. Modul Klaim 3. Modul Reasuransi 4. Modul Keuangan 5. Modul Akuntansi 6. Modul Konsolidasi Data 7. Modul Security
Bisnis / COB (Class Of Business) yang tercakup dalam sistem ini antara lain : 1. Fire
2. Motor 3. Engineering 4. Marine Cargo 5. Marine Hull 6. Surety Bond 7. Money Insurance
Modul Underwriting.
Modul ini berisi fungsi-fungsi :
• Pembuatan polis baik secara langsung (Direct), melalui broker / agen dan polis Co Insurance sebagai leader maupun member;
• Pembuatan polis endorsement;
• Pembatalan polis;
• Renewal polis;
• Pencatatan Komisi Polis.
Laporan yang dihasilkan meliputi :
• Laporan Schedule Polis
• Nota Debit / Kredit
• Kuitansi
• Laporan Produksi Premi detail maupun rekapitulasi.
Jurnal Produksi dan AR/AP langsung terbentuk (Otomatis) setelah proses closing/posting
polis dan diterima oleh bagian Akuntansi & Keuangan.
Modul Klaim.
Modul ini berisi fungsi-fungsi :
• Pencatatan Klaim (Claim Register)
• Pencatatan Mutasi Klaim seperti : LKS / PLA, LKP / DLA, Interim Payment, Adjuster fee, Salvage dan Subrogasi. Pembuatan Klaim ini akan mengacu pada polis yang ada.
Laporan klaim meliputi :
• LKS / PLA;
• LKP / DLA;
• Laporan Produksi Klaim;
• Laporan Outstanding Klaim;
Jurnal Produksi Klaim dan Hutang Klaim akan secara otomatis tercatat pada bagian Akuntansi & Keuangan.
Modul Reasuransi.
Modul ini terdiri dari : Outward Treaty meliputi :
• Pencatatan Kontrak Treaty;
• Pembuatan Spreading of Risk (SOR);
• Pembentukan Bordero Bulanan;
• Laporan BPPDAN;
• Laporan Nota Premi maupun Nota Klaim (Untuk Klaim Reas);
• Laporan SOA;
• Pembentukan jurnal produksi.
Outward Facultative meliputi :
• Input Outward Facultative;
• Pembuatan R/I Slip;
• Pencetakan Nota Outward Facultative;
• Laporan produksi Outward Facultative;
• Pembentukan jurnal produksi.
Inward Treaty meliputi :
• Input Inward Treaty;
• Pencetakan Nota Inward Treaty;
• Laporan Produksi Inward Treaty;
• Pembentukan jurnal produksi.
Inward Facultative meliputi :
• Input Inward Facultative;
• Cetak Nota Inward Facultative;
• Laporan Produksi Inward Facultative;
• Pembentukan jurnal produksi.
Modul Keuangan.
Modul ini berisi fungsi-fungsi :
• Pembuatan saldo awal AR/AP (digunakan saat implementasi);
• Pembuatan Voucher Bank dan Kas;
• Penyelesaian Utang Piutang;
• Voucher Keuangan Non Bank/Kas;
• Fungsi Penyelesaian Premi Diterima Dimuka;
• Pembentukan Jurnal Pembayaran.
Laporan yang dihasilkan meliputi Laporan Pelunasan Utang Piutang, Laporan Aging Utang Piutang dan Laporan Outstanding Utang Piutang termasuk Utang Piutang Premi, Klaim dan Komisi baik Direct, Koasuransi maupun Reasuransi .
Modul Akuntansi.
Modul ini berisi fungsi-fungsi :
• Input COA;
• Input Periode Akuntansi;
• Input Saldo Awal;
• Transaksi Jurnal Memorial;
• Proses Tutup Bulan;
• Proses Tutup Tahun.
Laporan yang dihasilkan meliputi :
• Jurnal Harian (Teknik, Pembayaran dan Memorial);
• Buku Besar;
• Neraca Saldo;
• Neraca;
• Laba Rugi;
• Arus Kas.
Spesifikasi Khusus Aplikasi
Aplikasi Asuransi Kerugian SAfE General ini memiliki spesifikasi khusus antara lain sebagai berikut :
1. Multiple Risk dan Multi Currency Police.
2. Perhitungan premi otomatis.
3. Biaya-biaya polis dapat ditentukan secara otomatis sesuai dengan definisi yang telah diinput untuk setiap mata uang.
4. Nilai minimum premi dapat ditentukan secara otomatis sesuai dengan definisi yang telah diinput untuk setiap mata uang dan jenis bisnis.
5. Untuk jenis bisnis kendaraan bermotor dapat mendeteksi duplikasi berdasarkan nomor polis, nomor mesin maupun nomor rangka.
6. Perhitungan deferred premium untuk jenis bisnis kendaraan bermotor periode lebih dari 1 tahun.
7. Proses endorsement yang komprehensif termasuk menghidupkan kembali polis yan sudah dibatalkan.
8. Multiple currency untuk 1 register claim.
9. Penanganan Premi Diterima Dimuka.
10. Pembayaran beda mata uang.
11. Multi Currency General Ledger.
12. Pembentukan Jurnal Transaksi Otomatis sesuai definisi yang telah diinput.
13. Input transaksi untuk 2 periode akuntansi berturutan.
14. Revaluasi otomatis aset-aset non rupiah.
15. Tax Management khususnya untuk transaksi komisi dan Laporan Perhitungan Pajak per Transaksi, Laporan Rekapitulasi Bukti Potong Pajak Penghasilan Bulanan, Laporan Bukti Potong Pajak per Wajib Pajak, Rekapitulasi Pajak Akhir Tahun per Wajib Pajak.
16. Mekanisme transisi data aplikasi lama seperti endorsement polis, mutasi lanjutan klaim,
konsolidasi reasuransi, pembayaran outstanding utang piutang, konsolidasi data akuntansi.
Kebutuhan Infrastruktur
Agar seluruh aplikasi yang akan dibangun / diterapkan pada organisasi ini dapat berjalan dengan baik, diperlukan perangkat – perangkat (Infrastruktur) yang memadai yang terdiri atas Hardware,Software pendukung & Network.
Gambar jaringan sistem komputer yang dibutuhkan :
Komputer Server
Terminal
Terminal Terminal Hub Terminal
Terminal
Terminal Hub
Terminal Terminal
Terminal Hub
Terminal Terminal
Terminal Hub
Terminal Terminal
Terminal Hub
Unit Kerja
Unit Kerja
Unit Kerja Unit Kerja
Unit Kerja Ke
Cabang Modem
Infrastruktur Sistem 1. Open System
- Menggunakan konsep Open sistem dimana Data dapat diakses melalui aplikasi atau sistem lain dengan melalui ODBC ataupun Native Connection.
2. Distributed Database & Centralized di Kantor Pusat
- Setiap Cabang mengelola dan mengakses data sendiri. Dalam suatu jaringan lokal sistem komputer (LAN).
- Jika Kantor Pusat juga melakukan produksi Teknis, maka sistem data produksi kantor pusat akan diperlakukan seperti kantor cabang ditambah dengan modul Reasuransi.
- Keuntungan dengan arsitektur ini adalah :
• Kinerja aplikasi akan lebih cepat karena data disimpan pada cabang terkait;
• Ketersediaan data akan lebih tinggi karena data tersimpan di cabang dan di pusat;
• Infrastruktur komunikasi yang digunakan dapat disesuaikan dengan kondisi
perusahaan;
• Bila ada peningkatan jumlah transaksi atau penambahan cabang, maka penambahan hardware dapat dilakukan dengan lebih mudah tanpa mengganggu operasi cabang lainnya.
3. Konsolidasi Database di Kantor Pusat
- Seluruh data transaksi cabang akan dikonsolidasi dan digabungkan di kantor pusat melalui mekanisme Transfer data. (Download data transaksi, data perubahan atau penambahannya saja).
- Data Cabang akan di transfer secara periodik ke Kantor Pusat. Melalui mekanisme compression, encryption dan E-mail.
4. Infrastruktur yang diperlukan a) Komputer Server & Workstation b) Network (LAN)
c) Modem (untuk kirim data) d) Operating System
i) Windows NT / 2000 e) Database (RDBMS)
i) SQL Server 2000
Metodologi
Dalam membantu pengembangan Aplikasi Asuransi Kerugian Terpadu PT Technetindo Utama menggunakan metodologi TST (Train – Supervise – Transfer) dengan tahap- tahap sebagai berikut :
1. Train. Pada tahap ini PT. Technetindo Utama akan memberikan pelatihan secara komprehensif kepada bagian Teknologi Informasi mengenai aplikasi yang telah dikembangkan PT. Technetindo Utama dari penggunaan, desain dan detil pemrograman.
2. Supervise. Setelah memahami cukup detil mengenai aplikasi yang ada, bagian Teknologi Informasi dapat melakukan gap analysis antara aplikasi yang ada dengan kebutuhan internal. Bila dari hasil gap analysis diperlukan beberapa penyesuaian aplikasi, maka bagian Teknologi Informasi dapat melakukan penyesuaian dengan supervisi dari PT Technetindo Utama. Dengan secara aktif melakukan penyesuaian aplikasi diharapkan bagian Teknologi Informasi mendapatkan pemahaman yang makin baik dari aplikasi yang ada, karena untuk mendapatkan pemahaman mendalam terhadap suatu aplikasi diperlukan pengalaman secara langsung yang tentunya tidak dapat diperoleh hanya dari pelatihan saja.
3. Transfer. Setelah bagian Teknologi Informasi memiliki pemahaman yang komprehensif terhadap aplikasi yang ada, yang dapat dilihat dengan makin responsifnya bagian Teknologi Informasi menyelesaikan kebutuhan-kebutuhan yang timbul maka pemeliharaan dan pengembangan aplikasi selanjutnya dapat dilakukan secara internal.
Keuntungan Metodologi TST :
◊
Pengembangan aplikasi dapat dilakukan lebih cepat karena menggunakan aplikasi yang sudah dikembangkan oleh PT. Technetindo Utama berdasarkan pengalaman mengembangkan Aplikasi Asuransi Kerugian Terpadu pada beberapa perusahaan asuransi kerugian.
◊
Fleksibilitas untuk melakukan penyesuaian aplikasi dapat dilakukan dengan lebih mudah karena source aplikasi dan pelatihan telah diberikan pada tahap awal.
◊
Pengembangan aplikasi dapat dilakukan dengan biaya lebih terjangkau dan optimal karena penyesuaian aplikasi dilakukan secara internal dengan supervisi dari PT. Technetindo Utama. Selain itu kebutuhan waktu dan sumber daya untuk melakukan penyesuaian aplikasi dapat dihitung dengan lebih akurat karena bagian Teknologi Informasi telah memahami detil aplikasi yang dikembangkan.
◊
Tidak ada ketergantungan pada konsultan untuk melakukan pemeliharaan atau pengembangan lanjutan karena adanya ada perubahan aturan bisnis atau hal lainnya. Hal ini di karenakan dengan pelatihan dan supervisi diharapkan bagian Teknologi Informasi sudah memiliki pemahaman yang cukup komprehensif.
Pelatihan Pengembangan Aplikasi Asuransi Kerugian
Penyelenggaraan layanan ini bertujuan untuk mempersiapkan sumber daya teknologi informasi perusahaan dalam pengembangan suatu aplikasi operasional asuransi kerugian terpadu mencakup antara lain aspek pemrograman, analisa sistem, desain database. Materi pelatihan disusun dengan mempertimbangkan kebutuhan praktis pengembangan aplikasi bisnis berdasarkan pengalaman dalam selama lebih dari 10 tahun. Dengan mengikuti pelatihan ini diharapkan peserta dapat memperoleh best practice pengembangan aplikasi yang telah didapatkan PT Technetindo Utama dari pengalamannya menyelesaikan puluhan proyek pengembangan aplikasi khususnya aplikasi operasional asuransi kerugian terpadu.
Pelatihan – pelatihan yang diberikan antara lain adalah :
◊
Pemrograman Aplikasi dengan Powerbuilder : Pelatihan ini disusun untuk memberikan peserta pengetahuan dan kemampuan pemrograman front end aplikasi bisnis dengan menggunakan Powerbuilder yang merupakan salah satu bahasa pemrograman populer untuk pengembangan aplikasi database.
◊
Pemrograman Database dengan MS.SqlServer : Pelatihan ini disusun untuk memberikan peserta pengetahuan dan kemampuan pemrograman database mencakup konsep database, query, stored procedure, trigger dan aktifitas umum administrasi database. Pelatihan ini menggunakan Microsoft SQL Server yang merupakan salah satu database yang populer.
◊
Pola Aplikasi Powerbuilder Technet : Pelatihan ini disusun untuk memberikan peserta pengetahuan dan kemampuan pemrograman front end aplikasi bisnis dengan menggunakan Pola Aplikasi Powerbuilder yang sudah dikembangkan PT.
Technetindo Utama. Pengembangan aplikasi dengan menggunakan Pola Aplikasi Powerbuilder Technet dapat dilakukan lebih cepat bahkan dengan kemampuan pemrograman yang minimal dan modifikasi dapat mudah dilakukan karena program akan memilliki standarisasi yang konsisten. Dengan Pola Aplikasi Powerbuilder Technet pembuatan program standar dapat dilakukan hanya dengan melakukan setup parameter. Peserta akan mendapatkan source Pola Aplikasi Powerbuilder Technet.
◊
Modul Security : Pelatihan ini disusun untuk memberikan peserta pengetahuan dan kemampuan membuat modul security. Modul ini digunakan untuk memberikan hak akses kepada pengguna aplikasi. Peserta akan mendapatkan source Modul Security.
◊
Konsolidasi Data : Pelatihan ini disusun untuk memberikan peserta pengetahuan dan kemampuan membuat modul konsolidasi data. Modul ini digunakan untuk melakukan konsolidasi data aplikasi yang terdistribusi. Peserta akan mendapatkan source Modul Konsolidasi.
◊
Analisa dan Desain : Pelatihan ini disusun untuk memberikan peserta pengetahuan
dan kemampuan melakukan desain dan analisa dalam mengembangkan aplikasi.
◊
Rancang Bangun Aplikasi Operasional Asuransi Kerugian Terpadu : Pelatihan ini disusun untuk memberikan peserta pengetahuan dan kemampuan Rancang Bangun Aplikasi Operasional Terpadu. Materi pelatihan mencakup Spesifikasi Fungsi, Alur Pelaksanaan, DFD, ERD, Struktur Tabel, Kodifikasi untuk modul – modul Marketing, Underwriting, Klaim, Reasuransi, Keuangan dan Akuntansi.
Peserta akan mendapatkan dokumen Rancang Bangun Aplikasi Operasional Asuransi Kerugian Terpadu.
◊
