DESKRIPSI PENYUSUNAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PUSKESMAS (SIMPUS) DI PUSKESMAS MEDAN
DELI TAHUN 2018
SKRIPSI
Oleh
SITI RIRI SHAFIRA NIM. 141000677
PROGRAM STUDI S1 KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
SKRIPSI
Diajukan sebagai Salah Satu Syarat
untuk Memperoleh Gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat pada Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara
Oleh
SITI RIRI SHAFIRA NIM. 141000677
PROGRAM STUDI S1 KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Judul Skripsi : Deskripsi Penyusunan Sistem Informasi
Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas Medan Deli Tahun 2018
Nama Mahasiswa : Siti Riri Shafira Nomor Induk Mahasiswa : 141000677
Departemen : Administrasi dan Kebijakan Kesehatan
Menyetujui Pembimbing :
Tanggal Lulus: 25 Februari 2019
TIM PENGUJI SKRIPSI
Ketua : Dr. Drs. Surya Utama, M.S.
Anggota : 1. Drs. Abdul Jalil Amri Arma, M.Kes.
2. Dr. Drs. Zulfendri, M.Kes.
Pernyataan Keaslian Skripsi
Saya menyatakan dengan ini bahwa skripsi saya yang berjudul “Deskripsi Penyusunan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas Medan Deli Tahun 2018” beserta seluruh isinya adalah benar karya saya sendiri dan saya tidak melakukan penjiplakan atau pengutipan dengan cara – cara yang tidak sesuai dengan etika keilmuan yang berlaku dalam masyarakat keilmuan kecuali yang secara tertulis diacu dalam naskah ini dan disebut dalam daftar pustaka. Atas pernyataan ini, saya siap menanggung risiko atau sanksi yang dijatuhkan kepada saya apabila kemudian ditemukan adanya pelanggaran terhadap etika keilmuan dalam karya saya ini, atau klaim dari pihak lain terhadap keaslian karya saya ini.
Medan, Februari 2019
Siti Riri Shafira
sehingga mencapai sasaran kegiatan. Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif. Metode pengumpulan dilakukan dengan wawancara mendalam kepada informan kemudian hasilnya diuraikan dalam bentuk narasi lalu dilakukan penyimpulan. Lokasi Penelitian di Puskesmas Medan Deli dengan waktu pengambilan data dari Desember sampai selesai. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penyusunan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas di Puskesmas Medan Deli tidak berjalan dikarenakan tidak adanya pelatihan kepada pegawai mengenai penggunaan SIMPUS, tidak adanya SOP, keterbatasan sarana dan prasarana, putusnya aliran listrik, dan koneksi internet yang buruk. Berdasarkan hasil penelitian, diharapkan dilakukan pelatihan terhadap pegawai tentang penggunaan SIMPUS, mengupayakan penyusunan SIMPUS agar pengolahan dan penyajian data dilakukan secara online
Kata kunci : Sistem informasi manajemen, puskesmas
Abstract
Management information system is an order that provides information to help the decision-making process in implementing management so that it reaches the target of the activity. This study uses descriptive research. The method of data collection is done by in-depth interviews with informants then the results are described in narrative form and conclusions are then carried out. Research Location in Medan Deli Health Center with data collection time from December until done. The results of the study showed that the preparation of the Management Information System of Public Health Center at Medan Deli Health Center was not running due to the absence of training provided to employees regarding SIMPUS use, absence of SOPs, limited facilities and infrastructure, power outages and poor internet connections. Based on the results of the study, it is expected that training of employees on the use of SIMPUS will be conducted, then strive for further preparation of SIMPUS so that the processing and presentation of data can be done online.
Keywords : Management information system, puskesmas
memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas skripsi yang berjudul “Deskripsi Penyusunan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas Medan Deli Tahun 2018”. Skripsi ini disusun dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk meraih gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat (SKM).
Dalam proses penyusunan skripsi ini, penulis banyak mendapatkan bimbingan, dukungan, saran, kritikan dan kerja sama dari berbagai pihak. Maka dari itu, penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang tidak terhingga kepada :
1. Prof. Dr. Runtung Sitepu, S.H., M.Hum., selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Prof. Dr. Dra. Ida Yustina, M.Si., selaku Dekan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara.
3. Dr. Drs. Zulfendri, M.Kes., selaku Ketua Departemen Administrasi dan Kebijakan Kesehatan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara sekaligus menjadi Dosen Penguji II yang telah memberikan banyak saran dan arahan kepada penulis dalam penyempurnaan skripsi ini.
4. Dr. Drs. Surya Utama, M.S., selaku Dosen Pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu untuk memberikan banyak saran, bimbingan dan arahan dalam penyelesaian penulisan skripsi ini.
5. Drs. Abdul Jalil Amri Arma, M.Kes., selaku Dosen Penguji I yang telah memberikan banyak saran dan arahan kepada penulis dalam penyempurnaan skripsi ini.
6. Dr. Namora Lumongga Lubis, M.Sc., Ph.D., selaku Dosen Pembimbing Akademik selama penulis mengikuti pendidikan di Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara.
7. Seluruh dosen khususnya dosen – dosen peminatan AKK dan seluruh staf Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan bekal dan ilmu selama penulis menjalani pendidikan.
8. drg. Hj. Usman Polita Nasution, M.Kes., selaku Kepala Dinas Kesehatan Kota Medan beserta seluruh pegawai Dinas Kesehatan yang telah membantu penulis dalam melakukan penelitian.
9. dr. Nurlelin, selaku Kepala Puskesmas Rawat Inap Medan Deli beserta seluruh pegawai Puskesmas yang telah membantu penulis dalam melakukan penelitian.
10. Kepada orang tua tersayang, Harris Fadillah, S.E., M.M., dan Hj. Makirina Novianti Siregar, S.H., yang selalu mendukung dan mendoakan penulis selama penulisan skripsi sehingga mampu meyelesaikan skripsi sesuai rencana.
11. Seluruh keluarga dan sahabat yang telah banyak membantu, mengarahkan, memberi saran, dan meluangkan waktu selama penulis menyelesaikan skripsi ini.
Penulis berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi perkembangan ilmu pengetahuan dan penelitian selanjutnya.
Medan, Februari 2019
Siti Riri Shafira
Daftar Isi
Halaman
Halaman Persetujuan i
Halaman Penetapan Tim Penguji Halaman Pernyataan Keaslian Skripsi
ii iii
Abstrak iv
Abstract v
Kata Pengantar vi
Daftar Isi ix
Daftar Tabel xi
Daftar Gambar Daftar Lampiran
xii xiii
Daftar Istilah xiv
Riwayat Hidup xv
Pendahuluan 1
Latar Belakang 1
Perumusan Masalah 8
Tujuan Penelitian 8
Manfaat Penelitian 9
Tinjauan Pustaka 10
Kajian Teoritis 10
Hasil Penelitian yang Relevan 36
Landasan Teori 38
Kerangka Berpikir 39
Metode Penelitian 41
Jenis Penelitian 41
Lokasi dan Waktu Penelitian 41
Subjek Penelitian 41
Definisi Konsep 42
Metode Pengumpulan Data 43
Metode Analisis Data 43
Hasil Penelitian dan Pembahasan 44
Deskripsi Lokasi Penelitian 44
Deskripsi Penyusunan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas Medan Deli Tahun 2018
46
Keterbatasan Penelitian 66
Lampiran 72
Daftar Tabel
No Judul Halaman
1 Variabel Kunjungan Puskesmas 23
2 Variabel Kesehatan Ibu 24
3 Variabel Kesehatan Balita 25
4 Variabel Penyuluhan Kesehatan Masyarakat (PKM) 26
5 Variabel Kesehatan Lingkungan 27
6 Variabel Pengamatan Penyakit Menular 28
7 Variabel Obat 28
8 Jumlah Tenaga Kesehatan Puskesmas Medan Deli 45 9 Sarana Kesehatan di Wilayah Kerja Puskesmas
Medan Deli
45
10 Karakteristik Informan 46
1 Kerangka berpikir 40
Daftar Lampiran
Lampiran Judul Halaman
1 Pedoman Wawancara 72
2 Surat Permohonan Izin Penelitian 77
3 Surat Pemberian Izin Penelitian 78
4 Surat Keterangan Selesai Penelitian 80
5 Dokumentasi 82
KLB Kejadian Luar Biasa
LB1 Data kesakitan
LB2 Penggunaan obat
LB3 Program puskesmas
LB4 Kegiatan pelayanan di puskesmas
LB1S Data penyakit dapat dicegah dengan imunisasi LB2S Data KIA, Gizi, ISPA, penyakit akibat kerja
LT1 Data dasar puskesmas
LT2 Data kepegawaian puskesmas
LT3 Data peralatan puskesmas, pustu, pusling POA Planning of Action
SIK Sistem Informasi Kesehatan
SIMPUS Sistem Informasi Manajemen Puskesmas SOP Standar Operasional Prosedur
SP2TP Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas W1 Laporan KLB dalam waktu kurang 24 jam
W2 Laporan KLB mingguan
Riwayat Hidup
Penulis bernama Siti Riri Shafira berumur 22 tahun, dilahirkan di Medan pada tanggal 17 September 1996. Penulis beragama Islam, anak pertama dari dua bersaudara dari pasangan Bapak Harris Fadillah, S.E., M.M., dan Ibu Hj.
Makirina Novianti Siregar, S.H.
Pendidikan formal dimulai di TK Swasta Melati Tahun 2000 – 2002.
Pendidikan sekolah dasar di SD Swasta Melati Tahun 2002 – 2008, sekolah menengah pertama di SMP Dr. Wahidin Sudirohusodo Tahun 2008 – 2011, sekolah menengah atas di SMAN 3 Medan Tahun 2011 – 2014, selanjutnya penulis melanjutkan pendidikan di Program Studi S1 Kesehatan Masyarakat Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara.
Medan, Februari 2019
Siti Riri Shafira
Pendahuluan
Latar Belakang
Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) adalah suatu tatanan yang menyediakan informasi untuk membantu proses pengambilan keputusan dalam melaksanakan manajemen Puskesmas dalam mencapai sasaran kegiatannya. Sumber Informasi SIMPUS paling sedikit mencakup pencatatan dan pelaporan kegiatan puskesmas dan jaringannya, survey lapangan, laporan lintas sektor terkait, dan laporan jejaring fasilitas pelayan kesehatan di wilayah kerjanya (Kemenkes,2014).
SIMPUS juga merupakan suatu program aplikasi yang memberikan informasi baik untuk administrasi dan pengelolaan sebuah Puskesmas demi meningkatkan kinerja dan menangani keseluruhan proses manajemen di Puskesmas. SIMPUS dikembangkan dengan berpedoman pada mekanisme kerja pelayanan pasien di Puskesmas (Barsasella, 2012).
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat menegaskan bahwa setiap Puskesmas wajib melaksanakan kegiatan sistem informasi Puskesmas yang diselenggarakan secara elektronik atau non elektronik. Dalam menyelenggarakan sistem informasi Puskesmas, Puskesmas wajib menyampaikan laporan kegiatan Puskesmas secara berkala kepada dinas kesehatan kabupaten atau kota. Laporan kegiatan Puskesmas merupakan sumber data dari pelaporan data kesehatan prioritas yang diselenggarakan melalui komunikasi data (Kemenkes, 2014).
2
Terkait penyelenggaraan sistem informasi Puskesmas yang diselenggarakan secara elektronik atau non elektronik, pada Peraturan Pemerintah No. 46 tahun 2014 tentang Sistem Informasi Kesehatan menyatakan bahwa fasilitas pelayanan kesehatan tingkat satu, dua, dan tiga membangun jaringan sistem informasi kesehatan untuk komunikasi data dan informasi kesehatan secara elektronik yang dibangun secara bertingkat dan terintegrasi. Namun dalam keterbatasan sarana dan prasarana, fasilitas pelayanan kesehatan di daerah terpencil, perbatasan, dan kepulauan dapat mengelolah sistem informasi secara non elektronik (Depkes, 2014).
Penyelenggaraan sistem informasi Puskesmas yang dilaksanakan secara maksimal, maka diberlakukan pendanaan sistem informasi kesehatan yang telah diatur oleh pemerintah dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2014 tentang Sistem Informasi Kesehatan dimana Pemerintah, Pemerintah Daerah, dan Fasilitas Pelayanan Kesehatan bertanggung jawab terhadap pendanaan, penyelenggaraan Sistem Informasi Kesehatan. Dan setiap tahunnya, Pemerintah, Pemerintah Daerah, dan Fasilitas Kesehatan mengalokasikan dana untuk penyelenggaraan Sistem Informasi Kesehatan masing – masing sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan uangnya yang bersumber dari APBN, APBD, dan anggaran pendapatan dan belanja Fasilitas Pelayanan Kesehatan (Depkes, 2014).
SIMPUS juga berperan dalam fungsi manajemen, salah satunya adalah perencanaan. Perencanaan merupakan suatu proses untuk menentukan tindakan
masa depan yang tepat, melalui urutan pilihan, dengan memperhitungkan sumber daya yang tersedia (Kemenkes, 2017).
Perencanaan merupakan agenda masal yang dilakukan oleh berbagai institusi, baik institusi publik maupun non publik. Seperti perencanaan lainnya, perencanaan kesehatan dipayungi oleh hukum UU No. 25 tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional. Undang – undang tersebut mendefinisikan perencanaan sebagai “proses untuk menentukan tindakan masa depan yang tepat melalui urutan pilihan dengan memperhitungkan sumber daya yang tersedia”. Kemudian agar untuk melaksanakan ketentuan yang ada pada undang - undang tersebut, maka ditetapkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Kesehatan Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2016 tentang Pedoman Manejemen Puskesmas yang isinya mengatur tentang perencanaan Puskesmas (Kemenkes, 2016).
Permasalahan yang dihadapi dalam perencanaan kesehatan antara lain adalah kurangnya tersedia data dan informasi yang memadai, sesuai dengan kebutuhan dan tepat waktu. Permasalahan juga muncul karena belum adanya mekanisme yang dapat menjamin keselarasan dan keterpaduan antara rencana dan anggaran Kementrian Kesehatan dengan rencana dan anggaran kementrian/lembaga terkait serta dengan Pemerintah Daerah atau Pemda (Kabupaten, Kota, dan Provinsi), termasuk pemanfaatan hasil evaluasi atau kajian untuk input dalam proses penyusunan perencanaan (Kemenkes, 2015).
Sistem informasi kesehatan saat ini masih jauh dari kondisi ideal sebagaimana diharapkan. Berbagai masalah masih dihadapi dalam
4
penyelenggaraan sistem informasi kesehatan seperti kegiatan pengelolahan data dan informasi yang terintegrasi dan terkoordinasi dalam satu mekanisme yang baik, adanya tumpang tindih dalam pengumpulan dan pengolahan data kesehatan, dan masih adanya pengumpulan data yang dilakukan berulang oleh unit – unit berbeda sehingga bukan tidak mungkin terjadinya duplikasi kegiatan dan duplikasi data (Kemenkes, 2015).
Proses perencanaan Puskesmas akan mengikuti siklus perencanaan pembangunan daerah, dimulai dari tingkat daerah/kelurahan, selanjutnya disusun pada tingkat kecamatan dan kemudian diusulkan ke Dinas Kesehatan kabupaten/kota. Perencanaan Puskesmas yang diperlukan terintegrasi dengan lintas sektor kecamatan, akan diusulkan melalui kecamatan ke pemerintah daerah kabupaten/kota (Kemenkes, 2016).
Menurut Permenkes No 44 tahun 2016 tentang Pedoman Manajemen Puskesmas, perencanaan yang disusun melalui pengenalan masalah secara tepat berdasarkan waktu yang akurat, serta diperoleh dengan cara dan dalam waktu yang tepat, maka akan dapat mengarahkan upaya kesehatan yang dilaksanakan Puskesmas dalam mencapai sasaran dan tujuannya. Dalam upaya mencakup seluas mungkin sasaran masyarakat yang harus dilayani, serta mengingat ketersediaan sumber daya yang terbatas, maka pelayanan kesehatan harus dapat dilaksanakan secara terintegrasi baik lintas program maupun lintas sektor. Proses perencanaan Puskesmas harus terintegrasi kedalam sistem perencanaan daerah melalui forum Musyawarah Perencanaan Pembangunan (Musrembang) yang disusun secara top down dan bottom up.
Menurut Sulaeman (2014), perencanaan tingkat Puskesmas akan memberikan pandangan menyeluruh terhadap semua tugas, fungsi dan peranan yang akan dijalankan serta menjadi tuntutan dalam proses pencapaian tujuan Puskesmas secara efisien dan efektif. Perencanaan Puskesmas merupakan inti kegiatan manajemen Puskesmas, karena semua kegiatan manajemen diatur dan diarahkan oleh perencanaan. Untuk menjadikan organisasi dan manajemen Puskesmas efektif dan berkinerja tinggi diawali dari perencanaan efektif.
Perencanaan Puskesmas merupakan fungsi manajemen Puskesmas yang pertama dan menjadi landasan serta titik tolak pelaksanaan fungsi – fungsi manajemen lainnya. Semua kegiatan dan tindakan manajemen Puskesmas didasarkan dan/atau disesuaikan dengan perencanaan yang sudah ditetapkan. Ini berarti, setelah perencanaan disusun, kemudian struktur organisasi, tata kerja, dan personalia Puskesmas yang akan melaksanakan tugas organisasi ditentukan (fungsi pengorganisasian). Selanjutnya personalia yang bekerja dalam organisasi Puskesmas digerakkan dan diarahkan agar mereka bertindak dan bekerja efektif untuk mencapai tujuan Puskesmas yang direncanakan (fungsi penggerakan dan pelaksanaan).
Sistem pencatatan dan pelaporan yang diakomodasi oleh SIMPUS terbatas pada sistem informasi yang berkaitan dengan upaya kesehatan perorangan, sedangkan sistem pencatatan dan pelaporan untuk kegiatan upaya kesehatan masyarakat lebih banyak dilakukan secara manual. Pencatatan elektronik baru sebatas menggunakan spreedsheet. Tantangan berikutnya adalah terkait dengan mekanisme pengiriman laporan dari Puskesmas ke kabupaten/kota,
6
kabupaten/kota ke provinsi, dan dari provinsi ke Kementrian Kesehatan (Depkes, 2016).
Menurut Prasetyowati (2016) pada penelitian SIMPUS dan SIKDA Generik yang menggunakan metode PRISM menyebutkan bahwa penggunaan SIMPUS masih mengalami kendala dikarenakan evaluasi pada faktor teknis menunjukkan bahwa SIMPUS tidak dapat menghasilkan laporan individu pelayanan dan tidak terintegrasi dengan pelayanan luar gedung. Evaluasi pada faktor organisasi didapatkan bahwa belum adanya masterplan pembangunan SIMPUS. Penelitian Warningsih (2014) menyebutkan adanya kendala dari hasil evaluasi kinerja SIMPUS dengan menggunakan metode PIECES (Performance, Information, Economy, Control/Security, Efficiency, Service) diantaranya pada aspek Contol/Security dan Efficiency. Hasil penelitian Haryanto (2014) menyebutkan bahwa tidak terdapatnya Standar Operasional Prosedur (SOP) menjadikan penerapan sistem berdasarkan kebiasaan pengguna, hal tersebut menjadi kendala ketika terjadi masalah dan sistem tidak berjalan juga tidak adanya tim SIK.
Sumatera Utara sendiri, penggunaan sistem informasi Puskesmas masih sebesar 32,6 persen menurut Laporan Hasil Riset Fasilitas Kesehatan (Risfaskes) tahun 2011 yang merupakan angka yang sangat minim (Kemenkes, 2012). Karena itu, di tetapkan Rencana Strategis Kementrian Kesehatan Tahun 2015 – 2019 yang salah satu sasarannya adalah meningkatkan sistem informasi kesehatan integrasi dengan sasaran yang akan dicapai adalah persentase tersedianya jaringan
komunikasi data yang diperuntukkan untuk akses pelayanan e-kesehatan sebesar 50% (Kemenkes, 2015).
Penggunaan sistem informasi Puskesmas di Kota Medan sebesar 20,5 persen merupakan angka yang rendah (Kemenkes, 2012). Dikarenakan rendahnya penggunaan sistem informasi, Dinas Kesehatan Provinsi Sumatera Utara menetapkan Rencana Strategis (Renstra) Dinas Kesehatan Provinsi Sumatera Utara 2013 – 2018 yang salah satu sasarannya adalah mengembangkan mutu manajemen pelayanan kesehatan dan kebijakan pembangunan kesehatan yang diharapkan meningkatkan pengembangan sistem informasi kesehatan, pengembangan sistem perencanaan yang diharapkan dapat meningkatkan penggunaan SIMPUS di kota Medan (Dinkes Provisi Sumatera Utara, 2014).
Puskesmas Medan Deli yang terletak di Kecamatan Medan Deli, Kota Medan, Sumatera Utara. Wilayah kerja Puskesmas Medan Deli meliputi 5 kelurahan dengan total 89 lingkungan yang berada di sekitarnya dengan jumlah penduduk sebanyak 140.862 jiwa. Adapun wilayah kerja Puskesmas Medan Deli berbatasan dengan Kecamatan Percut Sei Tuan Kabupaten Deli Serdang di sebelah Timur, Kecamatan Labuhan Deli Kabupaten Deli Serdang di sebelah Barat, Kecamatan Medan Timur dan Medan Barat di sebalah Selatan, dan Kecamatan Medan Labuhan di sebelah Utara (Profil Kesehatan Puskesmas Medan Deli, 2016).
Berdasarkan wawancara yang dilakukan (16 Februari 2018) pada petugas SIMPUS di Puskesmas Medan Deli, merupakan puskesmas yang sudah menggunakan SIMPUS sejak tahun 2015, tetapi masih memiliki hambatan dan
8
tidak berjalan sepenuhnya dikarenakan tidak semua pegawai bisa menggunakan SIMPUS dan ketidaksesuaian penempatan pegawai sesuai dengan bidangnya.
Penggumpulan dan pecatatan data masih manual tidak sepenuhnya online menggunakan SIMPUS.
Berdasarkan latar belakang diatas, maka penting untuk diteliti tentang
“Deskripsi Penyusunan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas Medan Deli Tahun 2018”.
Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang tersebut, maka permasalahan dalam penelitian ini adalah :
1. Bagaimana penyusunan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas Medan Deli.
2. Bagaimana sumber informasi utama serta pengolahan dan penyajian data di Puskesmas Medan Deli sebagai determinan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas.
3. Kendala apa saja yang dihadapi dalam penyusunan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas.
Tujuan Penelitian
1. Penelitian ini untuk mendeskripsi penyusunan Sistem Informasi Manajaemen Puskesmas di Puskesmas Medan Deli.
2. Penelitian ini untuk mengetahui apa saja kendala yang dihadapi dalam penyusunan SIMPUS di Puskesmas Medan Deli.
Manfaat Penelitian
1. Sebagai bahan informasi serta masukan bagi perencanaan tingkat Puskesmas Medan Deli untuk perbaikan dan pengembangan SIMPUS ke depannya.
2. Sebagai bahan informasi serta masukan untuk pemerintah atau lembaga – lembaga yang berkepentingan pada perencanaan program kesehatan dan pengembangan SIMPUS di kota Medan ke depannya.
Tinjauan Pustaka
Kajian Teoritis
Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS). Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia (2014), Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) adalah suatu tatanan yang menyediakan informasi untuk membantu proses pengambilan keputusan dalam melaksanakan manajemen Puskesmas dalam mencapai sasaran kegiatannya. Sistem Informasi Puskesmas merupakan bagian dari sistem informasi kesehatan kabupaten/kota yang dalam penyelenggaraannya Puskesmas wajib menyampaikan laporan kegiatan Puskesmas secara berkala kepada dinas kesehatan kabupaten/kota (Kemenkes, 2014).
Sistem Informasi Kesehatan wajib dikelola oleh :
1. Pemerintah, untuk pengelolaan suatu Sistem Informasi Kesehata skala nasional dalam ruang lingkup Sistem Kesehatan Nasional.
2. Pemerintah Daerah provinsi, untuk pengelolaan satu Sistem Informasi Kesehatan skala provinsi.
3. Pemerintah Daerah kabupaten/kota, untuk pengelolaan satu Sistem Informasi Kesehatan skala kabupaten/kota.
4. Fasilitas Pelayanan Kesehatan, untuk pengelolaan Sistem Informasi Kesehatan skala Fasilitas Pelayanan Kesehatan (Kemenkes, 2014).
Sistem Informasi Puskesmas paling sedikit mencakup : (1) Pencatatan dan pelaporan kegiatan Puskesmas dan jaringannya, (2) Survey lapangan, (3) Laporan
lintas sektor terkait, (4) Laporan jejaring fasilitas pelayanan kesehatan di wilayah kerjanya (Kemenkes, 2014).
Dengan dikembangkannya Sistem Informasi Kesehatan Puskesmas yang dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat, dan dapat dipercaya sehingga informasi yang disajikan puskesmas dapat dipakai untuk pengambilan keputusan di berbagai tingkat sistem kesehatan dan berbagai jenis manajemen kesehatan baik untuk manajemen pasien, unit dan sistem kesehatan sehingga dapat meningkatkan mutu pelayanan Dinas Kesehatan kepada masyarakat. Dengan demikian maka pelayanan kesehatan yang diberikan dapat lebih fokus dan spesifik untuk suatu daerah. Hal ini akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari kerja puskesmas (Gavinov, 2016).
Pengelolaan Sistem Informasi Kesehatan meliputi : 1. Perencanaan program
2. Pengorganisasian
3. Kerja sama dan koordinasi dalam unsur kesehatan sendiri dan melalui lintas sektor, termasuk melalui jejaring global
4. Penguatan sumber data
5. Pengelolaan data dan informasi kesehatan, meliputi kegiatan pencatatan, pengumpulan, standarisasi, pengolahan, penyimpanan, penyebarluasan, dan penggunaan
6. Pendayagunaan dan pengembangan sumber daya, meliputi perangkat keras, perangkat lunak, sumber daya manusia, dan pembiayaan
7. Pengoperasian Sistem Elektronik Kesehatan
12
8. Pengembangan Sistem Informasi Kesehatan 9. Pemantauan dan evaluasi
10. Pembinaan dan pengawasan (Kemenkes, 2014).
Sistem Informasi Kesehatan di Puskesmas dikelola oleh unit pengelola Sistem Informasi Kesehatan yang dapat dirangkap fungsi dengan unit lainnya.
Setiap unit pengelola melaksanakan kegiatan pengelolaan data dan informasi kesehatan yang berupa:
1. Pencatatan kegiatan pelayanan kesehatan, termasuk pengelolaan rekam medik yang dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang – undangan
2. Pengumpulan dan penggabungan data rutin dan non rutin dari sumber data
3. Pengelolaan Data Kesehatan
4. Penyimpanan, pemeliharaan, dan penyediaan cadangan data dan informasi kesehatan
5. Pelaksanaan analisis data sesuai kebutuhan
6. Penyebarluasan informasi kesehatan dengan media elektronik atau nonelektronik sesuai kebutuhan
7. Pengiriman data dan informasi kesehatan yang dibutuhkan dalam pengelolaan Sistem Informasi Kesehatan kabupaten/kota, provinsi, dan nasional
8. Pelaksanaan pengembangan Sistem Informasi Kesehatan di Fasilitas Pelayanan Kesehatan (Kemenkes, 2014).
Perangkat lunak dan keras yang digunakan harus memiliki kemampuan:
1. Menerima, mengirimkan, memproses, dan mempublikasikan dokumen elektronik sesuai standar yang ditetapkan Pemerintah
2. Menyimpan data selama jangka waktu yang ditetapkan oleh Menteri 3. Membuat cadangan data secara otomatis yang disimpan terpisah untuk
mengantisipasi kerusakan atau insiden yang tidak diinginkan
4. Mudah diperbaiki dengan cepat jika mengalami gangguan, kerusakan, atau insiden yang tidak diinginkan dalam masa pengoperasiannya
5. Mudah adaptasi atau terhubung dengan Sistem Elektronik Kesehatan yang dikembangkan oleh penyelenggara Sistem Informasi Kesehatan nasional (Kemenkes, 2014).
Menurut Sutanto dalam Barsasella (2012), latar belakang penggunaan SIMPUS antara lain :
1. Belum adanya kevalidan data mengenai orang sakit, penyakit, bumil dan lain – lain dalam wilayah suatu puskesmas.
2. Memperbaiki pengumpulan data di Puskesmas guna laporan ke dinas kesehatan kabupaten/kota.
3. Memasuki era otonomi daerah mutlak diperlukan informasi yang tepat, akurat dan up to date berkenaan dengan data orang sakit, ketersedian obat, jumlah ibu hamil, masalah imunisasi dan lain – lain.
Secara umum, alur pelayanan pasien (sebagai target data SIMPUS) di puskesmas adalah sebagai berikut :
14
1. Pasien datang ke puskesmas. Beberapa Puskesmas menyediakan nomor antrian, baik berupa kertas bertuliskan nomor urut antrian, baik berupa kertas bertuliskan nomor urut antri, atau bahkan yang sudah digital, dengan memijit nomor antrian. Tapi ada juga puskesmas yang percaya pada kesadaran pasien sendiri untuk antri sehingga tidak perlu menyerobot urutan kedatangan orang lain.
2. Pasien akan dipanggil sesuai urutan untuk didaftar di loket pendaftaran.
Pada proses ini, dicatat nomor rekam medis pasien, atau dibuatkan nomor rekam medis apabila pasien baru pertama kali berkunjung.
3. Pasien menunggu, sementara petugas akan mencari rekam medis pasien yang bersangkutan di ruang catatan medis, untuk diberikan ke unit pelayanan tempat pasien ingin berobat.
4. Pasien dipanggil dokter bisa juga oleh perawat.
5. Pasien diperiksa, dicatat anamnesis dan lain - lain, termasuk diagnosis, obat yang diberikan dan tindakan medis kalau ada.
6. Pasien keluar, sementara dari unit pelayanan membuat resep untuk diberikan ke ruang obat.
7. Pasien dipanggil untuk membayar (di beberapa daerah sudah gratis), kemudia dipanggil lagi untuk menerima obat.
8. Pasien pulang (Gavinov, 2016).
Banyak pilihan yang bisa dipilih supaya data bisa masuk ke komputer.
Dan ini tergantung dari kemampuan dan kemauan Puskesmas yang bersangkutan.
Puskesmas bisa membangun satu sistem terpadu SIMPUS, setiap ruangan diberi
komputer, agar setiap pelayanan langsung masuk ke dalam SIMPUS. Untuk sistem seperti itu jelas dibutuhkan SIMPUS Online, yang tersambung di semua tempat pelayanan. Dibutuhkan biaya operasional yang cukup besar. Belum lagi pencatatan kunjungan luar gedung (Gavinov, 2016).
Adapun maksud dan tujuan SIMPUS antara lain :
1. Mengumpulkan data dari tiap Puskesmas baik data orang sakit, bayi lahir, ibu hamil, ketersediaan obat, penyuluhan kesehatan masyarakat dan lain – lain.
2. Menghasilkan informasi up to date tentang kondisi kesehatan di suatu puskesmas dari jumlah orang sakit sampai ketersediaan obat sehingga dapat digunakan sebagai data awal dalam pengambilan kebijaksanaan bagi pimpinan.
3. Membantu kelancaran administrasi dan manajemen Puskesmas dalam penyusunan laporan mengenai kondisi kesehatan Puskesmas masing – masing.
4. Memudahkan pekerjaan administrasi Puskesmas dalam membuat laporan harian dan bulanan (Sutanto, 2010).
Adapun keunggulan SIMPUS, yaitu :
1. Program di desain under windows, sehingga lebih mudah dalam operasional dan menarik dalam laporan – laporan yang dihasilkan.
2. Dengan data – data yang up to date akan dapat dibuat analisa – analisa yang mendukung kebijakan pemerintah daerah.
16
3. Pelayanan terintegrasi dari bagian pendaftaran hingga bagian obat, sehingga meminimalisasi pemakaian kertas.
4. Pengelolaan database yang dapat di akses bersama (terbentuk bank data kesehatan daerah).
5. Dapat menampilkan sekaligus mencetak perkategori yang dikehendaki ataupun rekap keseluruhan berkenaan dengan masalah kesehatan.
6. SIMPUS dapat bekerja secara multi user maupun stand alone.
7. SIMPUS dapat dipakai dalam jaringan terpusat maupun terdistribusi.
8. Mudah untuk mencari data yang berkaitan dengan pasien, laporan bulanan, data penyakit.
9. Data bisa di cetak sesuai dengan tingkat kebutuhan.
10. Mudah dipelajari (Barsella, 2012).
Faktor kekuatan merupakan faktor internal sistem informasi kesehatan yang diharapkan mampu mengambil keuntungan dari peluang yang ada dalam pengembangan dan penguatan sistem informasi kesehatan yang harus terus digali dan dikembangkan yang meliputi :
1. Pendanaan untuk sistem informasi kesehatan. Dalam rangka penguatan sistem informasi kesehatan, telah dialokasikan anggaran pengembangan sistem informasi kesehatan yang ditujukan untuk penguatan kebijakan dan regulasi, penguatan tata kelola dan kepemimpinan, penataan standarisasi, pengembangan aplikasi – aplikasi sistem informasi baik untuk transaksi layanan maupun pelaporan, pengelolaan data dan informasi serta
diseminasi informasi dalam berbagai media, dan peningkatan kemampuan pengelolaan data kesehatan bagi SDM.
2. Advokasi dan pembinaan. Advokasi dapat diarahkan untuk mendorong pemanfaatan data dan informasi kesehatan secara luas untuk manajemen kesehatan dan untuk masyarakat. Pembinaan antara lain terkait pengembangan dan pengelolaan jaringan, manajemen data, dan penguatan SDM di daerah.
3. Besarnya infrastruktur kesehatan. Kesehatan memiliki ekosistem yang kompleks dengan entitas yang besar yang dapat dilihat dari jumlah fasilitas dan tenaga kesehatan. Dengan kompleksitasnya, mereka bersinergi menyelenggarakan pembangunan kesehatan sesuai peran masing – masing yang tertata dengan baik dalam sistem kesehatan.
4. Inisiatif penerapan sistem elektronik dalam penyelenggaraan transaksi layanan kesehatan. Munculnya inisiatif penerapan sistem elektronik pada penyelenggaraan sistem informasi kesehatan oleh beberapa pihak terutama di fasilitas pelayanan kesehatan memberikan kekuatan bagi pengembangan sistem informasi kesehatan nasional.
5. Inisiatif penerapan sistem elektronik dalam penyelenggaraan sistem pelaporan. Berbagai sistem informasi kesehatan di unit/program kesehatan telah dikembangkan untuk mendukung pengelolaan program kesehatan terutama sistem monitoring dan evaluasi program seperti sistem – sistem pelaporan program, sistem – sistem surveilans penyakit dan masalah kesehatan, dan lain – lain (Kemenkes, 2015).
18
Faktor peluang merupakan faktor eksternal sistem informasi yang berpengaruh pada akselerasi pengembangan dan penguatan sistem informasi termasuk implementasi e-kesehatan, yang diidentifikasi sebagai berikut :
1. Kebutuhan data dan informasi semakin meningkat. Sejalan dengan semakin meningkatnya kebutuhan pengelolaan organisasi secara efektif dan efisien, apresiasi terhadap data dan informasi pun juga semakin meningkat. Hal tersebut menjadi peluang untuk pengembangan dan penguatan sistem informasi kesehatan agar mampu menyediakan data atau informasi yang akurat, lengkap, tepat waktu, dan sesuai kebutuhan.
2. Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat. Berkembangnya teknologi informasi dalam beberapa tahun terakhir ini merupakan kondisi positif yang dapat mendukung berkembangnya sistem informasi kesehatan dan implementasi e-kesehatan khususnya untuk memperkuat integrasi sistem dan optimalisasi aliran data.
3. Kepedulian pemerintah terhadap penerapan sistem teknologi informasi untuk penyelenggaraan layanan publik dan pemerintahan semakin meningkat. Adanya kepedulian pemerintah terhadap penerapan sistem teknologi informasi itu tentunya menjadi peluang yang positif bagi pengembangan dan penguatan sistem informasi kesehatan termasuk implementasi e-kesehatan.
4. Kebijakan nasional di bidang TIK semakin kuat. Berbagai kebijakan nasional yang telah dirumuskan oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika, melalui visi dalam pengembangan teknologi informasi dan
komunikasi di Indonesia, merupakan peluang yang besar dalam mendukung penguatan dan perluasan implementasi sistem informasi kesehatan dan e-kesehatan yang diharapkan dapat mendukung pengembangan sistem informasi kesehatan ke depan mulai dari pengembangan sistem informasi kesehatan di fasilitas pelayanan kesehatan (puskesmas, klinik swasta, rumah sakit), Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Dinas Kesehatan Provinsi hingga Kementerian Kesehatan.
5. Bantuan pendanaan dari mitra pembangunan untuk pengembangan sistem informasi kesehatan. Pengembangan dan penguatan sistem informasi kesehatan bagi negara – negara berkembang dan belum maju menjadi prioritas dari lembaga – lembaga donor internasional yang terlihat dari banyaknya peluang yang dibuka oleh beberapa lembaga donor internasional untuk memberikan bantuan pendanaan dan bantuan teknis pengembangan sistem informasi kesehatan (Kemenkes, 2015).
Informasi yang diperoleh dari SP2TP dan informasi lainnya dimanfaatkan untuk menunjang proses manajemen di tingkat Puskesmas, sebagai bahan untuk penyusunan rencana tahunan Puskesmas, penyusunan rencana kerja operasional Puskesmas, bahan pemantauan evaluasi dan pembinaan. Informasi dari SP2TP akan membantu kelancaran perencanaan (P1), penggerakan pelaksanaan (P2) dan pengawasan, pengendalian dan penilaian (P3) program – program (Depkes, 1997).
Perencanaan merupakan suatu proses untuk menentukan tindakan masa depan yang tepat, melalui urutan pilihan, dengan memperhitungkan sumber daya
20
yang tersedia (Kemenkes, 2017). Sedangkan menurut Suhadi (2015) yang mengutip Stephen, perencanaan adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi.
Menurut Suhadi (2015), manfaat perencanaan diantaranya : 1. Memudahkan penetapan tujuan
2. Memudahkan pengenalan masalah
3. Memudahkan penentuan dan pemilihan sumber daya 4. Memudahkan penyusunan kegiatan yang akan dilakukan 5. Memudahkan penetapan besarnya biaya
6. Memudahkan penentu waktu pelaksanaan 7. Memudahkan penentuan tempat kegiatan 8. Memudahkan penentuan sasaran
9. Memudahkan penetapan target yang akan dicapai 10. Memudahkan penyusunan indikator pencapaian 11. Memudahkan penyusunan indikator pencapaian
Pemanfaatan data untuk P1 (Perencanaan) di tingkat Puskesmas meliputi : 1. Perencanaan awal berupa usulan kegiatan Puskesmas, kebutuhan obat -
obatan, dan kebutuhan sumber daya (sarana, tenaga, dan dana) sesuai dengan masalah dan kondisi setempat yang akan dilaksanakan untuk tahun anggaran berikut. Dalam menyusun perencanaan ini data SP2TP dan informasi lain yang diperlukan antara lain:
a. Data dasar seperti : vital statistik, sasaran kegiatan pokok puskesmas, sarana, dan informasi umum lainnya yang mendukung upaya kesehatan.
b. Data pola penyakit dan distribusi penyakit menurut tempat, waktu dan orang (umur, jenis kelamin, pekerjaan, dan sebagainya) dari kartu individu, register dan laporan LB 1.
c. Data permintaan dan pemakaian obat – obatan dari laporan LB2.
d. Data cakupan kegiatan yang dihitung dari hasil kegiatan pokok Puskesmas bersumber dari Laporan LB3 dan LB4.
2. Perencanaan pelaksanaan kegiatan (POA), dibuat setelah alokasi dana diterima oleh Puskesmas. Penyusunan POA disesuaikan dengan hasil kegiatan pokok Puskesmas dan kondisi tenaga serta wilayah kerjanya.
3. Perencanaan kegiatan bulanan, dibuat setelah pembuatan POA dengan maksud, pembagian kerja atau tugas dari setiap staf pada bulan dimaksud yang didasari oleh hasil kegiatan bulan lalu.
Adapun tahapan penyusunan perencanaan tingkat Puskesmas, yaitu : (1) Tahap persiapan, (2) Tahap analisis data, (3) Tahapan perumusahan masalah, (4) Penyusunan rencana usulan kegiatan (RUK), (5) Penyusunan rencana pelaksanaan kegiatan (RPK).
Perwira (2012) melakukan studi kasus pada Puskesmas Ngawen dan Puskesmas Jogonalan Kabupaten Klaten, mengungkapkan bahwa SIMPUS bisa membantu dalam pelaksanaan kegiatan di Puskesmas dalam pengelolaan data dasar Puskesmas, pengelolaan data pemeriksaan, pengelolaan data pelaporan,
22
pengelolaan data survei yang dilakukan oleh Puskesmas. Dengan adanya SIMPUS, diharapkan manajemen Puskesmas bisa menjadi lebih baik. Menurut Prasetia (2011) yang melakukkan penelitian di Puskesmas Kota Mukomuko, menegaskan bahwa dari segi organisasi kondisi positif bagi penerapan SIMPUS dengan dukungan dari Dinas Kesehatan serta Kepala Puskesmas, sosialisasi dan pelatihan menumbuhkan minat dan pengetahuan petugas, dibutuhkan agar SIMPUS berjalan dengan baik. Segi teknologi SIMPUS relatif mudah dan ringan serta mendapat support dari vendor, laporan dan menu belum bisa semua bisa di operasikan karena keterbatasan komputer.
Penyusunan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas. Penyusunan sistem informasi manajeman puskesmas terdiri dari sumber informasi serta pengolahan dan penyajian data.
Sumber informasi. Menurut Gavinov (2016) yang mengutip Ahmad,
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga, dan upaya pelayanan kesehatan di Puskesmas yang bertujuan agar didapatnya semua data hasil kegiatan Puskesmas (termasuk Puskesmas dengan tempat tidur, Puskesmas pembantu, Puskesmas keliling, bidan di desa dan Posyandu) dan data yang berkaitan, serta dilaporkannya data tersebut kepada jenjang administrasi diatasnya sesuai kebutuhan secara benar, berkala dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat. Sistem pelaporan ini diharapkan mampu memberikan informasi baik bagi puskesmas maupun untuk jenjang administrasi yang lebih tinggi, guna mendukung manajemen kesehatan.
Dalam pelaksanaan SP2TP perlu diketahui beberapa batasan istilah yang digunakan untuk pengertian dari variabel – variabel, pemanfaatan, dan cara perhitungannya. Sehingga pencatatan dan pelaporan dilakukan dengan tepat, benar, dan seragam dari seluruh Puskesmas termasuk cara pemanfaatannya, yang terdiri dari : (Depkes, 1997).
1. Kunjungan Puskesmas (tidak dibedakan kunjungan lama dan baru) Tabel 1
Variabel Kunjungan Puskesmas Variabel Formulir
Pencatatan dan Pelaporan
Definisi Pemanfaatan
Jumlah kunjungan Puskesmas
Register kunjungan LB4
Jumlah kunjungan ke Puskesmas baik dalam gedung maupun luar gedung.
Melihat
pemanfaatan Puskesmas.
Jumlah
kunjungan rawat jalan
Register Rawat jalan LB4
Jumlah kunjungan yang mendapatkan pelayanan
poliklinik umum.
Mengetahui pemanfaatan pengobatan di Puskesmas.
Jumlah kunjungan rawat jalan golongan umur >60 tahun
Register kunjungan LB4
Jumlah penderita berumur >60 tahun yang mendapatkan pelayanan poliknik umum.
Mengetahui pengobatan golongan umur
>60 tahun (lansia).
Jumlah kunjungan rawat jalan gigi
Register rawat jalan gigi LB4
Jumlah kunjungan ke poliklinik gigi.
Mengetahui pemanfaatan pengobatan rawat jalan gigi.
24
2. Kesehatan Ibu Tabel 2
Variabel Kesehatan Ibu Variabel Formulir
Pencatatan dan Pelaporan
Definisi Pemanfaatan
Jumlah kunjungan K1 ibu hamil
Register kohort ibu dan LB3
Kontak pertama ibu hamil dengan tenaga kesehatan.
Memantau program dan jangkauan pelayanan.
Jumlah
Kunjungan K4 ibu hamil
Register kohort ibu dan LB3
Jumlah kontak ke 4 atau lebih ibu hamil dengan tenaga kesehatan di Puskesmas.
Melihat kualitas dan
kelangsungan pelayanan antenatal.
Jumlah Kunjungan ibu hamil dengan faktor risiko
Register kohort ibu dan LB3
Jumlah kontak ibu hamil yang
mempunyai faktor risiko dengan tenaga kesehatan di Puskesmas.
Mengetahui kemampuan Puskesmas dalam menjaring faktor risiko.
Jumlah ibu hamil dengan risiko tinggi kehamilan yang ditangani
Register kohort ibu dan LB3
Jumlah ibu hamil dengan risiko tinggi yang ditangani di Puskesmas.
Mengetahui kemampuan Puskesmas dalam penanganan Risti Bumil Jumlah
persalinan oleh tenaga kesehatan termasuk yang didampingi oleh tenaga kesehatan
Register kohort ibu dan LB3
Jumlah persalinan yang ditolong oleh dokter spesial kebidanan, dokter umum, bidan, pembantu bidan, perawat bidan dan dukun bayi yang didampingi oleh tenaga bidan.
Mengetahui cakupan persalinan yang aman dan bersih.
(bersambung)
Tabel 2
Variabel Kesehatan Ibu Variabel Formulir
Pencatatan dan Pelaporan
Definisi Pemanfaatan
Jumlah kematian Maternal (ibu hamil, melahirkan, ibu nifas)
LB3 Jumlah kematian ibu disebabkan penyebab langsung pada kehamilan, persalinan, dan nifas atau penyebab tak langsung.
Mengetahui jumlah kematian maternal disuatu wilayah.
3. Kesehatan Balita Tabel 3
Variabel Kesehatan Balita Variabel Formulir
Pencatatan dan Pelaporan
Definisi Operasional
Pemanfaatan
Gangguan kesehatan jiwa bermula pada bayi, anak, remaja
LB1 Gangguan
penghayatan diri, emosi, dan perilaku serta kelainan perkembangan pada balita, usia sekolah serta remaja yang ditemukan di Puskesmas.
Mengetahui
pemanfaatan dan cakupan pelayanan kesehatan dari waktu ke waktu dan pada periode yang sama.
Trauma lahir Register kohor ibu dan LB1
Kelainanan pada bayi umur 0-28 hari akibat trauma persalinan.
Mengetahui kualitas pertolongan persalinan.
(bersambung)
26
Tabel 3
Variabel Kesehatan Balita Variabel Formulir
Pencatatan dan Pelaporan
Definisi Operasional
Pemanfaatan
Jumlah balita (sakit, dengan kelainan) yang dirawat
LB4 Jumlah balita yang dirawat di Puskesmas karena sakit atau kelainan tumbuh kembang.
Melihat
kecenderungan dan kasus dari waktu ke waktu atau pada periode waktu yang sama.
Jumlah keluarga dengan risiko tinggi
LB4 Keluarga dengan
anak lebih dari 4, tidak ikut KB, anggota
keluarga
menderita HIV, remaja
bermasalah.
Melihat
kecenderungan dan kasus dari waktu ke waktu atau pada periode waktu yang sama.
4. Penyuluhan Kesehatan Masyarakat (PKM) Tabel 4
Variabel Penyuluhan Kesehatan Masyarakat (PKM) Variabel Formulir
Pencatatan dan Pelaporan
Definisi Operasional
Pemanfaatan
Frekuensi penyuluhan dalam wilayah Puskesmas
LB4 Jumlah penyuluhan yang dilakukan petugas
Puskesmas kepada masyarakat.
Mengetahui frekuensi penyuluhan yang dilaksanakan di Puskesmas.
Frekuensi penyuluhan kelompok dalam gedung Puskesmas
LB4 Jumlah penyuluhan dilaksanakan Puskemas kepada pengunjung sebelum pelayanan
Mengetahui frekuensi penyuluhan yang dilaksanakan di dalam gedung Puskesmas.
5. Kesehatan Lingkungan Tabel 5
Variabel Kesehatan Lingkungan Variabel Formulir
Pencatatan dan Pelaporan
Definisi Operasional
Pemanfaatan
Jumlah tempat pembuangan sampah sementara (TPS)
Register kesehatan lingkungan dan LT1
Jumlah TPS yang ada di wilayah kerja
Puskesmas.
Mengetahui jumlah TPS yang ada di wilayah kerja Puskesmas.
Jumlah tempat pembuangan sampah akhir (TPA)
LT1 Jumlah TPA yang
ada di wilayah kerja
Puskesmas.
Mengetahui jumlah TPA yang ada di wilayah kerja Puskesmas.
Jamban keluarga yang memenuhi syarat
LT1 Kotoran manusia
yang dibuang pada jamban tidak mencemari permukaan air, tanah, air tanah, serta tidak terjamah lalat.
Mengetahui jumlak KK yang telah menempati rumah sehat yang
diperiksa.
Jumlah saluran pembuangan air limbah (SPAL)
LT1 Seluruh
pembuangan air limbah yang ada dan berfungsi di wilayah kerja puskesmas.
Mengetahui jumlah TPS yang ada di wilayah kerja Puskesmas.
28
6. Pengamatan Penyakit Menular Tabel 6
Variabel Pengamatan Penyakit Menular Variabel Formulir
Pencatatan dan Pelaporan
Definisi Operasional
Pemanfaatan
AFP (Acute Flaccid Paralysis)
LB3 Penderita dengan gejala tanda lumpuh yang bersifat flaccid dan akut.
Mengetahui adanya kasus AFP dalam wilayah
Puskesmas.
Jumlah penderita Filariasis
LB1 Jumlah penderita yang disebabkan oleh infeksi cacing Nematoda jaringan yang mengenai kelenjar/saluran getah bening.
Mengetahui distribusi penderita Filariasis.
Diare LB1 Penyakit yang
ditandai dengan perubahan dan konsistensi tinja.
Melihat
kecenderungan penyakit tiap hari atau minggu.
Jumlah penderita Pnemonia dan Pnemonia berat
LB1 Kasus balita yang menderita batuk dan kesukaran bernafas.
Menghitung cakupan penemuan
penderita pnemonia balita di Puskesmas.
7. Obat Tabel 7 Variabel Obat
Variabel Formulir Pencatatan dan Pelaporan
Definisi Operasional
Pemanfaatan
Stok awal LB2 Sisa stok pada awal bulan sebelumnya.
Menghitung persediaan obat.
Tabel 7 Variabel Obat
Variabel Formulir dan Pencatatan Pelaporan
Definisi Operasional
Pemanfaatan
Penerimaan LB2 Jumlah satuan masing – masing obat yang diterima bulan lalu
Menghitung
persedian obat di Puskesmas.
Pemakaian LB2 Jumlah satuan masing – masing obat yang dipakai di
Puskesmas.
Perencanaan kebutuhan obat.
Permintaan LB2 Jumlah satuan masing – masing.
Pengendalian persediaan obat.
Pemberian LB2 Pemberian obat dilakukan oleh petugas terhadap permintaan Puskesmas.
Pengendalian sediaan obat.
Kunjungan Resep
LB2 Data kunjungan
pasien yang
mendapatkan resep selama bulan lalu.
Perencanaan distribusi obat.
Sebagaimana diketahui, SP2TP terdiri dari komponen pencatatan dan komponen pelaporan. Yang terutama dibutuhkan untuk menunjang kegiatan manajemen Puskesmas adalah komponen pencatatannya, oleh karena informasi yang dapat dihasilkan dari komponen ini lebih lengkap daripada komponen pelaporannya. Pencatatan – pencatatan yang utama, antara lain adalah :
1. Kartu individu, seperti Kartu Rawat Jalan, Kartu Ibu, Kartu TB, Kartu Rumah dan sebagainya.
2. Register, seperti Register Kunjungan, Register KIA, Register Filariasis, Register Posyandu, dan sebagainya.
30
a. Laporan Bulanan Data Kesakitan (LB1), Laporan Bulanan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LB2), Laporan Gizi, KIA, Imunisasi dan Pemberantasan Penyakit Menular (LB3) serta Laporan Bulanan Kegiatan Puskesmas (LB4).
b. Laporan Tahunan Data Dasar (LT1), Laporan Tahunan Data Kepegawaian (LT2) dan Laporan Tahunan Data Peralatan (LT3).
4. Laporan khusus, data diperoleh dari :
a. Laporan Kejadian Luar Biasa (KLB) atau wabah yang terdiri dari : (1) W1 yaitu laporan KLB/Wabah yang dilaporkan dalam waktu kurang dari 24 jam, (2) W2 laporan KLB/Wabah yang dilaporkan mingguan.
b. Laporan Bulanan Puskesmas Panduan (Sentinel) yang terdiri dari : (1) LB1S yaitu laporan sentinel PD3I dan Diare, yang dilaksanakan di satu Puskesmas terpilih, (2) LB2S yaitu laporan Sentinel KIA, Gizi, ISPA, dan UKK, yang dilaksanakan di semua Puskesmas Rawat Inap (Depkes,1997).
Pengolahan data dan penyajian data. Tujuan pengolahan data adalah
untuk mengubah data yang telah dikumpulkan menjadi informasi yang dibutuhkan untuk tujuan tertentu. Sebelum melakukan pengolahan data terlebih dahulu dilakukan :
1. Koreksi data (data editing) : Setiap data yang dikumpulkan atau diterima, ditelitik atau dicek kebenaran datanya.
2. Tabulasi data : Dari data yang telah dikumpulkan atau diterima dibuat
“Master tabel” (tabel utama) yang merupakan kumpulan data dalam kelompok besar sebelum disajikan dalam grafik atau tabel ( Depkes,1997).
Penyajian data dapat dilakukan secara sederhana antara lain dengan cara visualisasi dalam bentuk tabel, grafik batang, garis, dan pie (lingkaran), pemetaan dan sebagainya.
Tujuan penyajian data dalam bentuk grafik antara lain adalah agar pembaca dapat melihat secara cepat informasi yang ingin disampaikan tanpa harus melihat tabel, agar menarik dan mengurangi kejenuhan dalam penyajian data/informasi serta agar pengambilan keputusan dalam penyajian data/informasi serta agar pengambilan keputusan dapat dilakukan secara cepat dan tepat (Depkes, 1997).
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat penyajian grafik adalah arah dan tujuan analisis data, ketersediaan data, ketersediaan alat bantu pembuatan grafik, ketepatan dalam memilih salah satu grafik yang akan disajikan karena masing – masing grafik mempunyai karakteristik informasi tersendiri (Depkes, 1997).
Dalam penyajian data dapat dikelompokkan dalam 3 variabel, yaitu sebagai berikut :
1. Penyajian menurut variabel tempat : Penyajian ini dapat di buat menurut Desa, Kecamatan, Puskesmas, Posyandu dan lain – lain.
32
2. Penyajian menurut variabel waktu : Penyajian data atau informasi dibuat menurut waktu yang dapat disajikan dalam mingguan, bulanan dan tahunan.
3. Penyajian menurut variabel orang : Dalam penyajian data menurut variabel orang dapat dikelompokkan lagi menjadi kelompok umur, jenis kelamin maupun pekerjaannya (Depkes, 1997).
Data yang dimasukkan dalam tabulasi atau visualisasi dapat berupa : angka absolut, persentase, rasio.
Kendala dalam Penyusunan SIMPUS. Pada umumnya gambaran sistem informasi yang berjalan saat ini masih terfragmentasi, setiap program memiliki basis data yang berdiri sendiri - sendiri. Pada kondisi ini jika pengguna menginginkan informasi atau kebutuhan data dari sumber yang berbeda maka kebutuhan tersebut dapat dipenuhi dengan menggunakan mekanisme manual. Hal ini berimplikasi pada sulitnya memenuhi kebutuhan informasi komposit yang harus merelasikan dua atau lebih basis data (Kemenkes, 2015).
Selain masalah integritas data yang dapat terjadi, kondisi tersebut mengakibatkan rasio bebas administrasi di fasilitas pelayanan kesehatan menjadi lebih besar. Hal ini secara tidak langsung akan berdampak pada gangguan kinerja pelayanan publik. Sulitnya mengakses data pada sistem yang tidak terintegrasi akan menjadi kendala dalam penyediaan informasi sehingga manajemen program kesehatan masyarakat yang berbasis sulit dilakukan (Kemenkes, 2015).
Pada prinsipnya sistem informasi di unit utama harus dapat berkomunikasi dengan aplikasi integritas di Pusat Data dan Informasi (komunikasi data dan data
warehouse). Namun hal ini masih belum optimal dilakukan karena masih pada tahap koordinasi pengembangan integrasi. Selain itu mekanisme dan prosedur terkait dengan informasi satu pintu belum tersedia, hal ini menjadi salah satu faktor sulitnya membangun sistem informasi di daerah yang terintegrasi dengan sistem informasi kesehatan nasional (Kemenkes, 2015).
Beberapa kendala terkait sumber daya manusia menjadi gambaran yang hampir sama baik di pusat maupun daerah. Kuantitas dan kualitas SDM masih belum memenuhi kebutuhan. Kemampuan untuk melakukan manajemen dan analisis data masih kurang. Adanya keterbatasan dalam waktu akibat tugas ganda dan keterbatasan kewenangan dalam melakukan pengelolaan sistem informasi kesehatan (Kemenkes, 2015).
Faktor kelemahan juga merupakan faktor internal sistem informasi kesehatan yang jika tidak diintervensi akan berdampak negatif sehingga sedapat mungkin harus diminimalisasi. Faktor kelemahan kritis yang diidentifikasi secara garis besar adalah sebagai berikut :
1. Aspek legal masih lemah. Peraturan perundang - undangan untuk penyelenggaraan sistem informasi kesehatan baik tingkat transaksi layanan kesehatan maupun di tingkat pelaporan dirasa masih lemah. Peraturan ada juga yang belum spesifik menjawab kebutuhan integrasi sistem informasi kesehatan. Di beberapa kabupaten dan kota belum adanya landasan hukum yang cukup kuat untuk mengimplementasi sistem informasi kesehatan secara terintergrasi.
34
2. Sistem informasi kesehatan masih terfragmentasi. Setiap sistem informasi cenderung mengumpulkan data sebanyak – banyaknya dan menggunakan format pelaporan sendiri. Akibatnya setiap operasional Puskesmas yang harus mencatat data dan melaporkannya sehingga Puskesmas menjadi terbebani. Dampak negatifnya adalah kurang akuratnya data dan lambatnya pengiriman laporan.
3. Pendanaan sistem informasi kesehatan di daerah masih terbatas. Alokasi dana untuk operasional,pemeliharaan, dan peremajaan sistem informasi belum menjadi prioritas penganggaran rutin sehingga mengakibatkan operasional dan pemeliharaan sistem tidak dapat dilakukan secara baik untuk menjaga kesinambungan sistem informasi.
4. Kemampuan daerah dalam pengembangan sistem informasi dan pengelolaan data yang bervariasi. Fakta dilapangan menunjukkan bahwa sebagian besar kota dan provinsi belum memiliki kemampuan yang memadai dalam mengembangkan sistem informasinya, sehingga harus difasilitasi.
5. Pemanfaatan TIK dalam penyelenggaraan sistem informasi kesehatan dan pengelolaan data yang belum optimal.
6. Kuantitas dan kualitas sumber daya manusia masih rendah.
7. Mekanisme monitoring dan evaluasi masih lemah. Kelemahan dan permasalahan dapat diidentifikasi dengan mekanisme monitoring dan evaluasi serta audit sistem informasi kesehatan. Namun masih belum ditata dan dilaksanakan dengan baik (Kemenkes, 2015).
Faktor ancaman merupakan faktor eksternal yang akan menghambat implementasi sistem jika tidak disikapi dengan baik. Dengan persektif lain sebuah ancaman dapat dipandang sebagai tantangan di masa depan yang harus di hadapi, yaitu antara lain :
1. Tantangan otonomi daerah. Otonomi daerah saat ini menyebabkan masing – masing daerah sibuk mengerjakan urusannya sendiri, termasuk dalam menyusun prioritas untuk pengembangan dan pengelolaan sistem informasi kesehatannya.
2. Tantangan globalisasi. Apabila era globalisasi datang pada saat sistem informasi kesehatan nasional masih belum kuat, maka dikhawatirkan akan membawa dampak – dampak negatif yang merugikan.
3. Tantangan ekonomi global dan kemampuan keuangan pemerintah. Kondisi ekonomi global dan kemampuan keuangan pemerintah sangat berpengaruh dalam implementasi teknologi informasi dan komunikasi, karena perangkat teknologi informasi dan komunikasi sebagian besar berasal dari impor.
4. Tantangan untuk membangun jejaring lintas unit dan lintas sektor. Tidak tersedianya standar dan protokol dalam penyelenggaraan sistem informasi di setiap kementerian/lembaga mengakibatkan ketidakjelasan aturan main.
Akses data dan informasi dari lintas unit di Kementerian Kesehatan dan lintas sektor masih sulit dilakukan. Hal ini karena jejaring untuk memperkuat ketersediaan data yang valid dan akurat tidak dapat dilakukan dengan optimal.
36
5. Ancaman keamanan informasi. Penyelenggaraan sistem informasi kesehatan tentunya tidak akan terlepas dari ancaman keamanan informasi.
Hal itu sangat tergantung bagaimana mengelola keamanan informasi sebaik – baiknya (Kemenkes, 2015).
Sistem pencatatan dan pelaporan yang diakomodasi oleh SIMPUS terbatas pada sistem informasi yang berkaitan dengan upaya kesehatan perorangan, sedangkan sistem pencatatan dan pelaporan untuk kegiatan upaya kesehatan masyarakat lebih banyak dilakukan secara manual. Pencatatan elektronik baru sebatas menggunakan spreedsheet. Tantangan berikutnya adalah terkait dengan mekanisme pengiriman laporan dari Puskesmas ke kabupaten/kota, kabupaten/kota ke provinsi, dan dari provinsi ke Kementrian Kesehatan (Depkes, 2016).
Hasil Penelitian yang Relevan
Penelitian Santoso (2018) menyebutkan bahwa penggunaan SIMPUS memiliki banyak kelemahan diantaranya terkait lamanya waktu dalam memproses data, item umur pasien masih di entry secara manual, serta belum bisa mencetak lembar registrasi pasien yang berisi data identitas sosial, data resep, dan diagnosis pasien. Selain itu terdapat kendala terkait ip public yang tidak bisa lagi diakses sehingga sistem tersebut akhirnya tidak lagi digunakan.
Kelemahan dan hambatan SIMPUS yaitu : (1) Kesulitan dalam pengumpulan data, (2) Format pengisian data terkadang tidak sesuai dengan format data dari provinsi, (3) Laporan data tidak dikirim tepat waktu, (4) Data terlalu luas, (5) Sistem SIMPUS online berjalan lambat (Barsella, 2012).
Menurut Wibisono (2012) pada penelitian Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) berbasis Cloud Computing, pada Puskesmas yang menggunakan sistem manual dan yang sudah menggunakan SIMPUS, maka muncul berbagai permasalahan dalam pengolahan data pasien yang diantaranya adalah tingginya tingkat kesalahan pengolahan data pasien (data pendaftaran, daftar pemeriksaan, data rujukan, dan data laboratorium) dan lambatnya proses pelayanan pasien misalnya pendataan dan pencarian data pasien. Masalah lain lagi yaitu Puskesmas yang sudah menggunakan SIMPUS tidak mempunyai keseragaman sistem, karena tiap Puskesmas melakukan swadaya sendiri-sendiri untuk pengadaan SIMPUS.
Sedangkan Christiani (2016) pada penelitiannnya yang dilakukan di Puskesmas Adimulyo Kabupaten Kebumen, menyebutkan bahwa faktor – faktor penyebab tidak digunakannya SIMPUS adalah kurangnya dukungan dari kepala Puskesmas dan kurangnya pemahaman petugas mengenai pentingnya penggunaan SIMPUS serta tidak adanya prosedur penggunaan penggunaan SIMPUS.
Wijaya (2009) pada penelitiannya juga mengungkapkan bahwa sistem aplikasi dekstop SIMPUS yang telah ada memiliki beberapa kekurangan yang perlu dibenahi. Pertama, diperlukan proses instalasi setiap ingin kali ingin menjalankan aplikasi pada suatu komputer. Kedua, keamanan sistem informasi tidak terjaga dikarenakan sistem mengijinkan siapapun untuk dapat mengakses sistem tanpa perlu login terlebih dahulu. Ketiga, perawatan sistem untuk memastikan bahwa aplikasi berjalan dengan baik dibutuhkan waktu yang lama karena administrator harus memeriksa setiap komputer yang akan menjalankan
38
aplikasi satu persatu. Keempat, pembaharuan data kunjungan pasien, diagnosis pasien, resep, dan biaya harus dilakukan pada setiap komputer yang akan menjalankan aplikasi agar data yang diperoleh up to date.
Landasan Teori
SIMPUS juga merupakan suatu program aplikasi yang memberikan informasi baik untuk administrasi dan pengelolaan sebuah Puskesmas demi meningkatkan kinerja dan menangani keseluruhan proses manajemen di Puskesmas. SIMPUS dikembangkan dengan berpedoman pada mekanisme kerja pelayanan pasien di Puskesmas (Barsasella, 2012).
Terkait penyelenggaraan sistem informasi Puskesmas yang diselenggarakan secara elektronik atau non elektronik, pada Peraturan Pemerintah No. 46 tahun 2014 tentang Sistem Informasi Kesehatan menyatakan bahwa fasilitas pelayanan kesehatan tingkat satu, dua, dan tiga membangun jaringan sistem informasi kesehatan untuk komunikasi data dan informasi kesehatan secara elektronik yang dibangun secara bertingkat dan terintegrasi. Namun dalam keterbatasan sarana dan prasarana, fasilitas pelayanan kesehatan di daerah terpencil, perbatasan, dan kepulauan dapat mengelolah sistem informasi secara non elektronik (Depkes, 2014).
Sistem pencatatan dan pelaporan yang diakomodasi oleh SIMPUS terbatas pada sistem informasi yang berkaitan dengan upaya kesehatan perorangan, sedangkan sistem pencatatan dan pelaporan untuk kegiatan upaya kesehatan masyarakat lebih banyak dilakukan secara manual. Pencatatan elektronik baru sebatas menggunakan spreedsheet. Tantangan berikutnya adalah terkait dengan
mekanisme pengiriman laporan dari Puskesmas ke kabupaten/kota, kabupaten/kota ke provinsi, dan dari provinsi ke Kementrian Kesehatan (Depkes, 2016).
Gambaran sistem informasi yang berjalan saat ini masih terfragmentasi, setiap program memiliki basis data yang berdiri sendiri - sendiri. Pada kondisi ini jika pengguna menginginkan informasi atau kebutuhan data dari sumber yang berbeda maka kebutuhan tersebut dapat dipenuhi dengan menggunakan mekanisme manual. Hal ini berimplikasi pada sulitnya memenuhi kebutuhan informasi komposit yang harus merelasikan dua atau lebih basis data (Kemenkes, 2015).
Santoso (2018) menyebutkan bahwa penggunaan SIMPUS memiliki banyak kelemahan diantaranya terkait lamanya waktu dalam memproses data, item umur pasien masih di entry secara manual, serta belum bisa mencetak lembar registrasi pasien yang berisi data identitas sosial, data resep, dan diagnosis pasien.
Selain itu terdapat kendala terkait ip public yang tidak bisa lagi diakses sehingga sistem tersebut akhirnya tidak lagi digunakan.
Kerangka Berpikir
Berdasarkan latar belakang dan tujuan penelitian, peneliti ingin melihat bagaimana penyusunan SIMPUS di Puskesmas Medan Deli yang disusun sebagai berikut :
40
Gambar 1. Kerangka berpikir Determinan 1. Sumber informasi utama 2. Pengolahan dan penyajian
data
Penyusunan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS)
Kendala penyusunan SIMPUS
Metode Penelitian
Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif. Penelitian deskriptif adalah penelitian yang dilakukan terhadap sekumpulan objek yang biasanya bertujuan untuk melihat gambaran fenomena (termasuk kesehatan) yang terjadi di dalam suatu populasi tertentu yang digunakan untuk membuat penilaian terhadap suatu kondisi dan penyelenggaraan suatu program di masa sekarang, kemudian hasilnya digunakan untuk menyusun perencanaan perbaikan program tersebut (Notoatmodjo, 2010).
Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di Puskesmas Medan Deli, Kecamatan Medan Deli, Sumatera Utara pada bulan Desember hingga selesai dikarenakan SIMPUS belum sepenuhnya berjalan dengan baik.
Subjek Penelitian
Pemilihan informan pada penelitian kualitatif berdasarkan kesesuaian dan kecukupan. Prinsip kesesuaian informan dipilih berdasarkan pengetahuan dan kesesuaian dengan topik penelitian, prinsip kecukupan informan yang dipilih mampu menggambarkan dan memberikan informasi yang cukup mengenai topik penelitian.
Berdasarkan prinsip tersebut informan dalam penelitian ini berjumlah 5 orang yang terdiri dari(1) KTU,(2) petugas bagian perencanaan,(3) petugas bagian SIMPUS, (4) petugas SP2TP dan registrasi, (5) pegawai Dinas Kesehatan Kota
