ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT Studi Kasus di Andrias Pratama Motor Bantul
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh : Wahyu Hardianto NIM : 07 2114 089
PROGRAM STUDI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA
i
ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT Studi Kasus di Andrias Pratama Motor Bantul
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh : Wahyu Hardianto NIM : 07 2114 089
PROGRAM STUDI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA
iv
Yesterday is history , Tomorrow is a Mystery , but Today is a Gift. That is Why it is Called the Present
(Master Oogway, Kungfu Panda)
Lebih baik segera menyalakan lilin, daripada mengutuk kegelapan. Umur membuat kita bertambah bodoh pada saat ia membuat kita bertambah arif
(Gus Mus)
Skripsiini kupersembahkan untuk: Allah SWT
v
UNIVERSITAS SANATA DHARMA FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN AKUNTANSI–PROGRAM STUDI AKUNTANSI
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul: Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Studi Kasus di Andrias Pratama Motor Bantul.
Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya akui seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.
Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima.
Yogyakarta, 31 Agustus2015 Yang membuat pernyataan,
vi
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN
PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN KAMPUS
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma:
Nama : Wahyu Hardianto
Nomor Mahasiswa : 072114089
Demi kepentingan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya berjudul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Studi Kasus di Andrias Pratama Motor Bantul. Beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mangalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas dan mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberi royalti kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis.
Demikian pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di Yogyakarta
Pada tanggal 31Agustus 2015 Yang menyatakan,
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntasi, Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.
Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan, dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada:
1. Allah SWT yang senantiasa melimpahkan kasih dan berkat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
2. Drs. JohanesEkaPriyatma, M.Sc., Ph.D. selakuRektor Universitas Sanata Dharma.
3. Dr. H. HerryMaridjo, M.Si. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.
4. Drs. YP. Supardiyono,M.Si.,Ak.,QIA.,CA.selaku Kaprodi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.
viii
6. Seluruh dosen dan karyawan Fakultas Ekonomi yang telah memberikan bimbingan, bantuan, dan kerjasama yang baik selama penulis belajar di Universitas Sanata Dharma.
7. Bapak Subandri selaku Pimpinan Andrias Pratama Motor yang telah memberikan izin untuk melakukan penelitian.
8. Keluarga Besar Asrama Mahasiswa Kabupaten Kutai Barat“ Tanaa Purai Ngeriman” Yogyakarta dan Teman-Teman Mahasiswa Akuntansi Angkatan 2007 yang sudah membantu penulis dalam berbagai hal.
9. Semua pihak yang telah membantu dan tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangannya, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca.
Yogyakarta, 31Agustus 2015
ix DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... ii
HALAMAN PENGESAHAN... iii
HALAMAN PERSEMBAHAN ... iv
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ... v
HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA TULIS ... vi
HALAMAN KATA PENGANTAR ... vii
HALAMAN DAFTAR ISI ... ix
HALAMAN DAFTAR TABEL ... xiii
HALAMAN DAFTAR GAMBAR ... xiv
ABSTRAK ... xv
ABSTRACT... xvi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah... 1
B. Rumusan Masalah ... 2
C. Tujuan Penelitian ... 3
D. Manfaat Penelitian ... 3
E. Sistematika Penulisan ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 6
A. Sistem Akuntansi ... 6
1. Pengertian Sistem dan Prosedur ... 6
2. Karakteristik Sistem ... 7
3. Pengertian Sistem Akuntansi ... 9
x
B. Informasi ... 10
1. Pengertian Informasi ... 10
2. Kualitas Informasi ... 10
C. Sistem Informasi Akuntansi ... 11
1. Pengertian Sistem Informasi ... 11
2. Komponen Sistem Informasi ... 11
3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 13
D. Sistem Informasi Penjualan Kredit ... 14
1. Fungsi-fungsi yang Terkait dengan Sistem Penjualan Kredit... 14
2. Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen... 15
3. Dokumen yang Digunakan... 16
4. Catatan Akuntansi yang Digunakan ... 19
5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit... 20
6. Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ... 21
E. Pengembangan Sistem ... 24
1. Pengertian Pengembangan Sistem ... 24
2. Tujuan Pengembangan Sistem ... 25
3. Alasan Pengembangan Sistem ... 25
4. Prinsip Pengembangan Sistem ... 26
5. Tahap Pengembangan Sistem... 28
F. Analisis Sistem ... 31
1. Pengertian Analisis Sistem... 31
2. Langkah-langkah Analisis Sistem... 31
3. Sumber Informasi dalam Analisis Sistem ... 32
4. Teknik Pengumpulan Informasi dalam Analisis Sistem ... 32
G. Desain Sistem ... 32
1. Pengertian Desain Sistem... 32
2. Tujuan Desain Sistem... 33
xi
H. Alat-alat Komunikasi dalam Sistem ... 36
1. Bagan Alir ... 36
2. Diagram Arus Data ... 37
3. Entity Relationship Diagram (ERD) ... 38
4. Kamus Data ... 40
5. Tabel Keputusan ... 41
I. Sistem Pengendalian Interen (SPI) ... 42
1. Definisi Sistem Pengendalian Interen ... 42
2. Tujuan Sistem Pengendalian Interen ... 42
3. Unsur Sistem Pengendalian Interen ... 42
4. Jenis-jenis Sistem Pengendalian Interen ... 43
J. Review Penelitian Terdahulu ... 43
BAB III METODA PENELITIAN ... 45
A. Jenis Penelitian ... 45
B. Tempat dan Waktu Penelitian ... 45
C. Subjek dan Objek Penelitian ... 45
D. Data yang Digunakan dalam Penelitian ... 46
E. Teknik Pengumpulan Data ... 46
F. Teknik Analisis Data ... 47
BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 51
A. Sejarah Pendirian Perusahaan ... 52
B. Lokasi Perusahaan ... 53
C. Struktur Organisasi ... 53
D. Kebijakan Akuntansi ... 54
BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ... 57
A. Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit di Andrias Motor Bantul... 57
1. Deskripsi kegiatan ... 57
2. Fungsi yang Terkait ... 58
3. Prosedur yang digunakan ... 59
xii
5. Sistem Pengendalian Intern ... 61
6. Dokumen yang digunakan ... 62
7. Catatan yang digunakan ... 63
B. Identifikasi Masalah ... 63
C. Pemecahan Masalah ... 66
D. Pelaksanaan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit di Andrias Pratama Motor Bantul ... 69
1. Perancangan Masukan ... 69
2. Perancangan Database ... 74
3. Perancangan Prosedur ... 81
4. Perancangan Keluaran ... 90
BAB VI PENUTUP ... 92
A. Kesimpulan ... 92
B. Keterbatasan Penelitian ... 93
C. Saran ... 94
DAFTAR PUSTAKA ... 95
xiii
DAFTAR TABEL
xiv
DAFTAR GAMBAR
Gambar I : Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ... 21
Gambar II : Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ... 22
Gambar III : Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ... 23
Gambar IV : Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ... 24
Gambar V : Struktur Organisasi Andrias Pratama Motor Bantul ... 53
Gambar VI : Tampilan Entry Data Konsumen... 69
Gambar VII : Tampilan Entry Kendaraan Masuk ... 70
Gambar VIII: Tampilan Entry Penjualan Tunai ... 71
Gambar XI : Tambilan Entry Penjualan Kredit ... 72
Gambar X : Diagram ERD ... 75
Gambar XI : Diagram CRC ... 76
Gambar XII : Perancangan Diagram Alir Sistem Penjualan pada Andrias Pratama Motor Bantul ... 82
Gambar XIII: Perancangan Diagram Alir Bagian Kredit ... 83
Gambar XIV: Perancangan Diagram Alir Bagian Gudang... 84
Gambar XV : Perancangan Diagram Alir Bagian Penagihan ... 85
Gambar XVI: Perancangan Diagram Alir Bagian Pengiriman ... 86
Gambar XVII: Perancangan Diagram Alir Bagian Akuntansi ... 87
xv ABSTRAK
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSIPENJUALAN KREDIT
Studi Kasus di Andrias Pratama Motor Bantul
Wahyu Hardianto NIM : 07 2114 089 Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta 2014
Penelitian ini bertujuan untuk: (1) Mengetahui pelaksanaan sistem akuntansi penjualan kredit dan mengetahui permasalahan yang terjadi dalam pelaksanaan sistem akuntansi penjualan kredit di Andrias Pratama Motor Bantul, (2) Memberikan usulan rancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang sesuai bagi kebutuhan Andrias Pratama Motor Bantul.
Jenis penelitian ini adalah studi kasus.Subjek yang diteliti adalah Bagian Penjualan, Bagian Kredit, Bagian Gudang, Bagian Pengiriman, Bagian Penagihan, Bagian Akuntansi. Objek dalam penelitian ini adalah sistem penjualan kredit yang diterapkan oleh perusahaan.Teknik Pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dokumentasi, dan kuesioner. Teknik analisis data yang digunakan adalah teknik analisis deskriptif.
xvi ABSTRACT
ANALYSIS AND DESIGN OF ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM OF CREDIT SALES
Case Studies in Andrias Pratama Motor Bantul
Wahyu Hardianto Sanata Dharma University
Yogyakatya
This research aims to: (1) Describe the implementation of accounting system of credit sales and describe the problems that occur in the implementation of accounting system of credit sales in Andrias Pratama Motor Bantul, (2) Provide a proposed design of accounting information system of credit sales that was suitable with Andrias Pratama Motor Bantul.
This research is a case study. The subjects studied are the Sales Department, Credit Department, Warehouse Department, Delivery Department, Billing Department, and Accounting Department. The object of this research is credit sales system applied by the company. Data collection techniques used were observation, interviews, documentation, and questionnaires. Data analysis technique used was descriptive.
1 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Di era globalisasi saat ini persaingan bisnis yang harus dihadapi perusahaan semakin besar. Perusahaan harus memiliki keunggulan kompetitif untuk dapat bertahan. Keunggulan kompetitif dapat diciptakan dalam berbagai macam, yaitu keunggulan dalam pelayanan konsumen, kualitas produk, persaingan harga jual, dan keunggulan-keunggulan lainnya.
Dari berbagai macam keunggulan yang telah disebutkan di atas, sistem informasi juga merupakan salah satu faktor yang sangat berpengaruh bagi keberhasilan jangka panjang perusahaan untuk memenangkan persaingan (Romney & Steinbart, 2003:3).
Banyak Perusahaan yang mulai memperhatikan pengembangan sistem informasi mereka demi kemajuan perusahaan di era globalisasi ini. Hal ini terbukti dengan semakin meningkatnya permintaan konsumen terhadap teknologi canggih demi terpenuhinya kebutuhan akan informasi seperti penggunaan software akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
pengendalian, dan menerapkan pengendalian internal (Rama & Jones, 2008:7-8).
Banyak aktivitas dalam perusahaan, salah satunya adalah aktivitas penjualan. Aktivitas penjualan merupakan bagian dari siklus pendapatan, merupakan rangkaian proses menyediakan barang atau jasa untuk para pelanggan dan menagih uangnya (Rama, 2008:4). Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun secara tunai. Penjualan kredit memungkinkan perusahaan menambah volume penjualan dengan memberi kesempatan kepada pembeli membelanjakan sekarang penghasilan yang akan diterima mereka di masa yang akan datang (Mulyadi, 2001:249).
Alasan penulis memilih penjualan kredit karena perusahaan manufaktur dan sebagian besar perusahaan manufaktur menggunakan sistem penjualan kredit yang merupakan bagian yang penting dari perusahaan karena transaksi penjualan kredit berkaitan dengan pendapatan yang merupakan sumber kelangsungan hidup bagi perusahaan.
Dari latar belakang ini, maka penulis mencoba melakukan penelitian mengenai “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit pada Andrias Pratama Motor Bantul”.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimanakah sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung di Andrias Pratama Motor Bantul?
2. Bagaimanakah usulan rancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang sesuai untuk Andrias Pratama Motor Bantul?
C. Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah dalam penelitian ini, adapun tujuan dari penelitian adalah untuk:
1. Mengetahui sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung di Andrias Pratama Motor Bantul.
2. Memberikan usulan rancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang sesuai bagi Andrias Pratama Motor Bantul.
D. Manfaat Penelitian
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
1. Bagi Perusahaan
2. Bagi Universitas Sanata Dharma
Penelitian ini diharapkan akan menjadi salah satu informasi yang dapat memperkaya wawasan, kepustakaan dan menjadi referensi bagi mahasiswa yang ingin mengembangkan penelitian tentang ini.
3. Bagi Penulis
Penelitian ini diharapkan dapat menjadi sarana dalam menerapkan pengetahuan tentang sistem informasi akuntansi yang dimiliki oleh penulis yang telah diterima di kegiatan perkuliahan dan juga diharapkan dapat menambah wawasan penulis.
E. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dalam skripsi ini, disusun sebagai berikut: Bab I : Pendahuluan
Bab ini terdiri dari beberapa bagian, yaitu: latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.
Bab II : Tinjauan Pustaka
Bab ini berisi mengenai kajian-kajian teori yang digunkan sebagai dasar penelitian skripsi ini. Kajian-kajian teori ini terdiri dari: sistem akuntansi, informasi, sistem informasi akuntansi, sistem informasi akuntansi penjualan kredit, pengembangan sistem, analisis sistem, desain sistem, alat komunikasi dalam sistem, dan
Bab III : Metoda Penelitian
Bab ini berisi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan penelitian yaitu: jenis penelitian, tempat dan waktu penelitian, subyek penelitian, data yang dibutuhkan, teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data.
Bab IV : Gambaran Umum Perusahaan
Bab ini berisi tentang gambaran umum terhadap jenis perusahaan yang diteliti.
Bab V : Temuan Lapangan dan Pembahasan
Bab ini berisi analisis terhadap sistem informasi akuntansi yang ada dalam perusahaan dan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang ditawarkan oleh penulis
Bab VI : Penutup
6 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Sistem Akuntansi
1. Pengertian Sistem dan Prosedur
Pengertian sistem menurut beberapa ahli dapat didefinisikan sebagai berikut:
a. Menurut Raymond McLeod,Jr.:
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan (McLeod, 2001:9).
b. Menurut Mulyadi:
Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan (Mulyadi, 2001:2).
c. Menurut Romney:
Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
Pengertian prosedur menurut Mulyadi (2001:2) dapat didefinisikan sebagai berikut:
yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.”
2. Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto (2005:3-6), suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Karakteristik dari suatu sistem yaitu: a. Komponen-komponen Sistem (components)
Sistem terdiri dari beberapa komponen yang saling berinteraksi satu sama lain dalam membentuk suatu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
b. Batas Sistem (boundary)
Batas sistem adalah daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan yang lain atau dengan lingkungan luarnya.
c. Lingkungan Luar Sistem (environment)
Lingkungan luar sistem adalah segala sesuatu yang ada di luar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut. Lingkungan luar sistem ada yang bersifat menguntungkan (merupakan energi dari sistem yang harus dijaga dan dipelihara) dan ada pula yang bersifat merugikan (merupakan pengganggu sistem yang harus ditahan dan dikendalikan).
d. Penghubung Sistem (interface)
penghubung ini maka sumber-sumber daya dapat mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya.
e. Masukan Sistem (input)
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam suatu sistem. Masukan dapat dibagi dua, yaitu:
1) Masukan perawatan (maintenance input) yaitu energi yang dimasukkan ke dalam sistem agar sistem tersebut dapat beroperasi.
2) Masukan Sinyal (signal input) yaitu energi yang diproses untuk mendapatkan hasil/keluaran.
f. Keluaran Sistem (output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran juga dapat berupa masukan bagi sistem yang lain.
g. Pengolah Sistem (process)
Bagian pengolah sistem akan mengubah masukan sistem menjadi keluaran sistem.
h. Sasaran Sistem (objectives)
3. Pengertian Sistem Akuntansi
Arti sistem akuntansi menurut Mulyadi yaitu organisasi, formulir, catatan, yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan (Mulyadi, 2001:3).
4. Unsur-unsur Sistem Akuntansi
Sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi juga mempunyai unsur-unsur (Mulyadi, 2001:3-5). Unsur-unsur sistem akuntansi tersebut adalah sebagai berikut:
a. Formulir
Formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir dapat diartikan sebagai dokumen karena dengan formulir, peristiwa yang terjadi direkam di atas secarik kertas. Selain itu, formulir juga dapat diartikan sebagai media karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi didalam organisasi ke dalam catatan.Contoh dari formulir,misalnya: faktur penjualan,cek dan bukti kas masuk.
b. Jurnal
c. Buku besar
Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.
d. Buku Pembantu
Buku Pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. e. Laporan
Hasil akhir dari proses akuntansi adalah laporan keuangan seperti neraca, laporan laba-rugi, laporan perubahan modal, dan laporan lain yang berisi informasi yang merupakan keluaran dari sistem akuntansi.
B. Informasi
1. Pengertian Informasi
Pengertian informasi menurut Jogiyanto adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Jogiyanto, 2003:8).
2. Kualitas Informasi
a. Akurat, berarti suatu informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan.
b. Tepat pada waktunya berarti informasi yang pada penerima tidak boleh terlambat.
c. Relevan berarti informasi memiliki manfaat untuk para pemakainya (user).
C. Sistem Informasi Akuntansi
1. Pengertian Sistem Informasi
Pengertian Sistem Informasi menurut Roberth A.Leitch dan K.Roscoe Davis dalam buku karangan Jogiyanto adalah sebagai berikut:
“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”(Jogiyanto, 2003:11).
2. Komponen Sistem Informasi
a. Blok Masukan (Input Block)
Suatu blok yang berisi data-data yang dimasukkan kedalam sistem informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data ke dalam sistem.
b. Blok Model (Model Block)
Suatu blok yang dapat mengolah masukan dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi hasil yang dikehendaki atau keluaran (logico-mathematical).
c. Blok Keluaran (Output Block)
Keluaran, selain merupakan produk suatu sistem informasi,juga merupakan factor utama yang menentukan blok-blok lain suatu sistem informasi. Jika keluaran suatu sistem informasi tidak sesuai dengan kebutuhan pemakai informasi, perancangan blok masukan, model, teknologi, basis data, dan pengendalian tidak ada gunanya. d. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi dalam sistem informasi berbasis computer (computer-based information systems), terdiri dari tiga komponen, yaitu: komputer dan penyimpanan data diluar, telekomunikasi, dan perangkat lunak (software).
e. Blok Basis Data (Data Base Block)
f. Blok Pengendalian (Control Block)
Blok pengendalian merupakan suatu blok yang digunakan untuk melindungi suatu sistem informasi dari hal-hal seperti: bencana alam, kecurangan, kegagalan internal (internal failure), penggelapan, dan lain-lain.
3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Ada bermacam-macam pengertian dari sistem informasi akuntansi yang dikeluarkan oleh para ahli sistem, diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Menurut Stephen A.Moscove dan Mark G.Simkin:
Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi pihak-pihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen) (Jogiyanto, 2005:17).
c. Menurut Goerge H. Bodnar dan William S. Hopwood:
Sistem informasi Akuntansi adalah Kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Informsi in dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan.
D. Sistem Informasi Penjualan Kredit
1. Fungsi-fungsi yang Terkait dengan Sistem Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2001:211-213), ada beberapa fungsi di dalam perusahaan yang terkait dengan sistem penjualan kredit yaitu:
a. Fungsi Penjualan
Fungsi penjualan merupakan suatu fungsi yang bertanggungjawab dalam menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman, mengisi surat order pengiriman,membuat back order (surat yang dibuat tidak tersediannya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan).
b. Fungsi Kredit
c. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyimpan barang menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, dan menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
d. Fungsi Pengiriman
Fungsi Pengiriman dalam sistem penjualan kredit bertanggungjawab dalam hal penyerahan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan, dan menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar tanpa ada otorisasi dari pihak yang berwenang. e. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggungjawab untuk: mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit, membuat dan mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, membuat laporan penjualan,mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.
2. Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen
Menurut Mulyadi, ada beberapa informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan kredit, yaitu:
a. Jumlah pendapatan menurut jenis produk b. Jumlah piutang kepada setiap debitur
c. Jumlah harga pokok produk yang dijual dalam jangka waktu tertentu d. Nama dan alamat pembeli
f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan g. Otorisasi pejabat yang berwenang
3. Dokumen yang Digunakan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan kredit ada beberapa macam (Mulyadi, 2001:214-217). Dokumen-dokumen tersebut adalah sebagai berikut:
a. Surat Order Pengiriman
Surat order pengiriman ini merupakan lembar pertama yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang sesuai dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera di dalam dokumen tersebut.
Tembusan dari surat order pengiriman ini terdiri dari: 1) Tembusan Kredit (Credit Copy)
Tembusan Kredit ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.
2) Surat Pengakuan (Acknowledement Copy)
Surat Pengakuan diguunakan untuk memberitahu pelanggan bahwa order telah diterima dan dalam proses pengiriman. Surat ini dikirimkan oleh bagian penjualan.
3) Surat Muat (Bill of Lading)
terdiri dari 3 lembar dengan ketentuan:1 lembar disimpan sementara oleh fungsi pengiriman setelah ditanda tangani oleh wakil perusahaan angkutan umum, 2 lembar lainnya untuk perusahaan angkutan umum.
4) Slip Pembungkus (Packing Slip)
Slip pembungkus ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan dalam mengidentifikasi barang yang diterima.
5) Tembusan gudang (warehouse copy)
Tembusan ini dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah yang tercantum di dalam surat order pengiriman, agar menyerahkan barang ke fungsi pengiriman dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang.
6) Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy) Tembusan dari surat order pengiriman ini diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan.
7) Arsip indek silang (Cross-Index Copy)
Tembusan Surat Order Pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan.
b. Faktur Penjualan dan Tembusannya, yaitu : 1) Faktur Penjualan
2) Tembusan Piutang (Account Receivable Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk melakukan pencatatan piutang ke dalam kartu piutang.
3) Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.
4) Tembusan Analisis (Analysis Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi untuk sebagai dasar dalam menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan dan untuk perhitungan komisi wiraniaga.
5) Tembusan wiraniaga (Salesperson Copy)
Dokumen ini dikirimkan oleh funsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat di tangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya.
c. Rekapitulasi harga pokok penjualan
d. Bukti Memorial
Bukti memorial merupakan dokumen sumber yang digunakan sebagai dasar untuk melakukan pencatatan ke dalam jurnal umum. 4. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam transaksi penjualan kredit ada beberapa macam (Mulyadi, 2001:219). Catatan akuntansi tersebut adalah sebagai berikut:
a. Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara kredit maupun secara tunai.
b. Kartu Piutang
Kartu piutang merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap debitur.
c. Kartu Persediaan
Catatan akutansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.
d. Kartu Gudang
Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.
e. Jurnal Umum
5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi,dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, dalam membentuk Sistem Penjualan Kredit,ada prosedur-prosedur yang saling berkaitan (Mulyadi, 2001:219-220), yaitu:
a. Prosedur order penjualan
Pada prosedur order penjualan,fungsi penjualan akan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order tersebut. Kemudian, fungsi penjualan akan membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada fungsi-fungsi yang lain.
b. Prosedur persetujuan kredit
Pada prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit dari fungsi kredit.
c. Prosedur Pengiriman
Dalam prosedur pengiriman, fungsi pengiriman akan mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi dalam surat order pengiriman.
d. Prosedur penagihan
Di dalam prosedur ini, fungsi penagihan akan membuat faktur penjualan, kemudian mengirimkannya kepada pembeli.
e. Prosedur pencatatan piutang
f. Prosedur distribusi penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen. g. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
Prosedur dimana fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual pada periode akuntansi tertentu. 6. Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Bagian Order Penjualan
3 1 2
Bagian Kredit Bagian Gudang
5
7
Surat Order Pengiriman
2
1
Membuat Faktur
Faktur 1 2
3 4
5
Dikirim ke
pelanggan 9 10 8
Dikirim ke wiraniaga
8
Surat muat
SOP
2
1
Faktur
Kartu Piutang
N
Bagian Penagihan Bagian Piutang
9 10 11
N
11
N N
Jurnal Penjualan
Jurnal Umum Faktur 3
Kartu Persediaan
Membuat rekapitulasi HPP
Rekapitulasi HPP
Membuat Bukti Memorial
Rekap. HPP Bukti Memorial
Secara Periodik
Selesai
Faktur Rekap. HPP
Bukti Memorial 4
Bagian Kartu Persediaan Bagian Jurnal
Gambar IV : Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Sumber : Mulyadi (2001:227-230)
E. Pengembangan Sistem
1. Pengertian Pengembangan Sistem
keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada (Jogiyanto, 2005:35).
2. Tujuan Pengembangan Sistem
Dalam melakukan pengembangan sistem,ada beberapa tujuan yang dapat dicapai (Mulyadi, 2001:19-20). Tujuan-tujuan tersebut adalah sebagai berikut:
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan informasi yang baru. b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh informasi yang sudah ada, baik mengena mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan interen. d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi.
3. Alasan Pengembangan Sistem
Suatu sistem perlu dikembangkan atau diganti karena ada beberapa alasan (Jogiyanto, 2005:35-36). Alasan-alasan pengembangan sistem yaitu:
a. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul didalam sistem yang lama, yang dapat berupa:
1) Ketidakberesan
2) Pertumbuhan organisasi
Pengembangan suatu sistem tersebut nantinya akan berkaitan dengan PIECES (Jogiyanto,2005:37-38) yang dimaksud dengan PIECES adalah:
1) Performance, yaitu peningkatan terhadap kinerja sistem yang
baru sehingga akan menjadi lebih efektif.
2) Information, yaitu peningkatan terhadap kualitas informasi yang
disajikan.
3) Economy, yaitu peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau
keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunaan biaya yang terjadi.
4) Control, yaitu peningkatan terhadap pengendalian untuk
mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang telah dan akan terjadi.
5) Efficiency, yaitu peningkatan terhadap efisiensi operasi.
6) Services, yaitu peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan
oleh sistem.
4. Prinsip Pengembangan Sistem
a. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.
Suatu sistem yang sudah selesai dikembangkan,informasinya akan digunakan oleh manajemen. Maka,sistem harus dapat mendukung kebutuhan yang diperlukan oleh pihak manajemen.
b. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar. Sistem yang akan dikembangkan membutuhkan modal yang besar, apalagi jika menggunakan teknologi yang mutakhir, maka sistem yang dikembangkan juga merupakan investasi modal yang besar. c. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik.
Orang-orang yang terlibat dalam suatu sistem akan menentukan berhasil atau tidaknya sistem tersebut, baik dalam hal proses pengembangan, implementasi, maupun dalam hal proses operasi. Oleh karena itu, maka sebaiknya orang-orang yang terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem adalah orang-orang yang terdidik.
d. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem.
e. Proses pengembangan sistem tidak harus urut.
Proses pengembangan sistem dikatakan tidak harus urut tetapi dapat dilakukan secara bersama-sama/serentak.
f. Jangan takut membatalkan proyek.
Prinsip ini merupakan pantangan dalam pengembangan sistem,tetapi kadang-kadang dalam suatu keadaan yang mendesak, prinsip ini memang dapat dilakukan, terutama jika sistem yang mau dikembangkan tersebut memang sudah tidak layak untuk dilanjutkan lagi.
g. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem.
Dokumentasi sangat penting dalam pengembangan sistem karena dengan adanya dokumentasi, maka analis sistem dapat melakukan komunikasi dengan pengguna sistem mengenai sistem yang baru dikembangkan tersebut dan juga dengan adanya dokumentasi dapat mendorong keterlibatan pengguna sistem.
5. Tahap Pengembangan Sistem
Menurut Jogiiyanto (2005:41-51) ada beberapa tahap pengembangan sistem atau sering diebut dengan siklus hidup pengembangan sistem tahap-tahap tersebut diantaranya:
a. Menurut Robert A.Leich dan K.Roscoe Davis: 1) Analisis sistem
b) Desain sistem secara umum atau secara konsep. 2) Desain dan implementasi sistem
a) Desain sistem terinci.
b) Rancang bangun program dan perencanaaan implementasi. c) Pemrograman dan pengetesan:
(1) Pengetesan system (2) Konversi
(3) Implementasi d) Penilaian sistem b. Menurut Frederick H.:
1) Awal dari proyek sistem 2) Analisis dan penilaian sistem 3) Desain dan seleksi sistem 4) Implementasi sistem
5) Pemeriksaan setelah implementasi 6) Perawatan sistem
c. Menurut Joseph W.Wilkinson: 1) Perencanaan sistem 2) Analisis Sistem:
a) Penelitian terhadap sistem yang ada b) Analisis dari temuan penelitian.
e) Penyerahan laporan analisis sistem 3) Desain sistem:
a) Evaluasi dari alternatif sistem b) Persiapan rancang bangun desain c) Penyerahan laporan desain sistem 4) Justifikasi dan seleksi sistem:
a) Penentuan kelayakan desain
b) Permintaan usulan pengadaaan perangkat keras dan perangkat lunak
c) Evaluasi usulan-usulan sistem
d) Penyeleksian perangkat lunak dan perangkat keras untuk sistem.
5) Implementasi sistem:
a) Penerapan rencana dan pengendalian untuk implementasi. b) Eksekusi dari kegiatan-kegiatan implementasi
c) Pengawasan dan penilaian dari sistem baru 6) Operasi dan penilaian sistem
Meskipun ada banyak sekali penjabaran mengenai tahapan pengembangan sistem, sebenarnya kesemuanya itu dapat diringkas (Jogiyanto, 2003:433-434). Bentuk ringkas dari tahapan pengembangan sistem adalah:
a. Analisis sistem:
2) Studi kelayakan
3) Mengidentifikasi permasalahan dan kebutuhan pemakai. 4) Memahami sistem yang ada
5) Menganalisis hasil penelitaian b. Perancangan sistem:
1) Perancangan awal 2) Perancangan rinci c. Implementasi sistem
d. Operasi dan perawatan sistem
F. Analisis Sistem
1. Pengertian Analisis Sistem
Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponenya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusukan perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto, 2005:129).
2. Langkah-langkah Analisis Sistem
Dalam melakukan analisis sistem, ada langkah-langkah yang perlu diperhatikan (Jogiyanto, 2005:130). Langkah-langkah dalam analisis sistem adalah:
b) Understand, yaitu memahami kinerja dari sistem yang ada.
c) Analyze, yaitu menganalisis sistem.
d) Report, yaitu membuat laporan hasil analitis.
3. Sumber Informasi dalam Analisis Sistem
Sumber-sumber informasi dalam kegiatan analisis sistem ada bermacam-macam (Mulyadi, 2001:48). Sumber informasi untuk pengembangan sistem adalah:
a) Sistem akuntansi yang sekarang digunakan. b) Sumber interen yang lain.
c) Sumber-sumber luar.
4. Teknik Pengumpulan Informasi dalam Analisis Sistem
Teknik pengumpulan informasi dalam analisis sistem dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu:
a) Wawancara b) Kuesioner
c) Metode analisis kelompok d) Pengamatan
e) Pengambilan sample dan pengumpulan dokumen G. Desain Sistem
1. Pengertian Desain Sistem
“Desain sistem adalah tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem: pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi; menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk” (Jogiyanto, 2005:196).
2. Tujuan Desain Sistem
Menurut Jogiyanto dalam buku Analisis dan Desain Sistem, ada dua tujuan dalam desain sistem (Jogiyanto, 2005:197), yaitu:
a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.
b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada program computer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
3. Desain Komponen Sistem
Pada bagian desain komponen sistem ini, akan diutarakan hal-hal yang berkaitan dengan desain dari komponen sistem, yaitu: desain model,
ouput, input, database, teknologi, dan control.
a. Desain model
Desain model dapat dilakukan dalam dua bentuk, yaitu:
1) Physical system, misalnya: bagan alir sistem (systems flowchart)
2) Logical model, misalnya: Diagram Arus Data
b. Desain output
1) Keluaran internal: keluaran yang dimasksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen, misalnya: laporan terinci, laporan ringkasan, dan lain-lain.
2) Keluaran eksternal: keluaran yang akan didistribusikan kepada pihak luar yang membutuhkan, misalnya: faktur, cek. Tanda terima pembayaran, dan lain-lain.
c. Desain input
Proses desain masukan meliputi tiga tahapan utama, yaitu:
1) Penangkapan data: proses mencatat kejadian nyata yang terjadi akibat transaksi yang dilakukanoleh organisasi ke dalam dokumen dasar (bukti transaksi).
2) Penyiapan data: proses mengubah data yang telah ditangkap ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin.
3) Pemasukan data: proses memasukkan data ke dalam komputer. d. Desain database
Dasar data sebenarnya dibentuk dari kumpulan beberapa file. Adapun tipe-tipe dari file adalah:
1) File induk, terdiri dari:
a) File induk acuan: file induk yang recordnya jarang berubah, misalnya:file daftar gaji.
2) File transaksi yitu file yang digunakan untuk merekam data hasil suatu transaksi yang terjadi.
3) File laporan adalah file yang berisi informasi yang akan ditampilkan.
4) File sejarah adalah file yang berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi tapi perlu disimpan untuk keperluan masa dating. 5) File pelindung yaitu file yang masih aktif dan digunakan sebagai
cadangan. 6) File kerja e. Desain teknologi
Teknologi terdiri dari tiga perangkat utama, yaitu: perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan perangkat teknisi (brainware).
f. Desain control
Desain control terdiri dari pengendalian-pengendalian yang ada diperusahaan, yaitu:
H. Alat-alat Komunikasi dalam Sistem
1. Bagan Alir
Bagan alir merupakan salah satu alat komunikasi dalam sistem. Jogiyanto, dalam buku Analisis dan Desain Sistem, menguraikan hal-hal yang terkait dengan bagan alir (Jogiyanto, 2005:795-806), sebagai berikut:
a. Pengertian Bagan Alir
Bagan alir adalah bagan yang menunjukkan alir di dalam program atau prosedur sistem secara logika (Jogiyanto, 2005:795). b. Jenis-jenis Bagan Alir
Bagan alir dapat dibagi ke dalam lima jenis, yaitu:
1) Bagan alir sistem, yaitu bagan alir yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem.
2) Bagan alir dokumen, yaiu bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk batasan-batasannya.
3) Bagan alir skematik, yaitu bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem tetapi perbedannya terletak pada digunakannya gambar-gambar computer dan peralatan yang lain selain penggunaan symbol bagan alir.
4) Bagan alir program adalah bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari program.
2. Diagram Arus Data
Menurut Jogiyanto, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait dengan Diagram Arus Data (Jogiyanto, 2005:700-712), yang akan diuraikan satu persatu sebagai berikut.
a. Pengertian Diagram Arus Data
Menurut Jogiyanto, diagram arus data adalah diagram yang menggunakan notasi notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem.
b. Simbol-simbol dalam Diagram Arus Data
Ada beberapa simbol yang digunakan dalam Diagram Arus Data (DAD), yaitu
1) Kesatuan luar (external entity) atau batas sistem (boundary) Kesatuan luar merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan masukan atau menerima keluaran sistem.
2) Arus data (data flow)
3) Proses (process)
Proses merupakan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin, atau computer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. 4) Simpanan data (data store)
Simpanan data merupakan simpanan dari suatu data yang dapat berupa suatu file di computer, arsip, catatan, tabel acuan, dan lain-lain.
c. Bentuk-bentuk Diagram Arus Data
Ada dua macam bentuk Diagram Arus Data, yaitu
1) Diagram Arus Data Fisik (DADF) yaitu diagram arus data yang akan lebih tepat jika digunakan untuk menggambarkan sistem yang sudah ada.
2) Diagram Arus Data Logika (DADL) yaitu diagram arus data yang akan lebih tepat jika digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan.
3. Entity Relationship Diagram (ERD)
a. Pengertian ERD
b. Jenis-jenis entitas dalam ERD
Jenis-jenis entitas yang terdapat dalam diagram hubungan entitas ada bermacam-macam (Romney, 2003:135-137). Jenis-jenis entitas tersebut adalah sebagai berikut:
1) Sumber daya, yaitu hal-hal yang memiliki nilai ekonomi bagi organisasi.
2) Kegiatan, yaitu berbagai aktivitas bisnis yang informasinya ingin dikumpulkan perusahaan untuk tujuan perencanaan dan pengendalian.
3) Pelaku, yaitu orang-orng dan organisasi yang terliba dalam kegiatan yang informasinya ingin didapatkan untuk tujuan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi.
c. Jenis-jenis Hubungan dalam Diagram Hubungan-Entitas
Ada tiga jenis hubungan antar entitas dalam ERD, yaitu: 1) Hubungan satu-ke-satu (one-to-one), terjadi jika kardinalitas
(menunjukkan perumpamaan dalam satu entitas dapat dihubungkan ke perumpamaan tertentu dalam entitas lainnya) maksimum untuk setiap entitas dalam hubungannya adalah 1. 2) Hubungan satu-ke-banyak (one-to-many), terjadi jika
3) Hubungan banyak-ke-banyak (many-to-many), terjadi jika kardinalitas maksimum kedua entitas dalam suatu hubungan adalah N.
4. Kamus Data
a. Pengertian Kamus Data
Kamus data adalah catalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi (Jogiyanto, 2005:725).
b. Isi Kamus Data
Ada beberapa hal yang harus dimasukan dalam kamus data (Jogiyanto, 2005:726-728). Hal-hal yang harus dimasukkan ke dalam kamus data adalah:
1) Nama arus data
2) Alias atau nama lain, ditulis jika perlu untuk membedakan antara nama pelaku yang satu dengan pelaku yang lainnya. 3) Bentuk data, harus dicatat karena dapat digunakan untuk
mengelompokkan kamus data ke dalam kegunannya sewaktu perancangan sistem.
4) Arus data yang menunjukkan dari nama data mengalir dan ke mana data akan menuju.
5) Penjelasan, digunakan untuk lebih memperjelas makna dari arus data yang dicatat di dalam kamus data.
7) Volume yang menunjukkan volume rata-rata dan volume puncak dari suatu arus data.
8) Struktur data yang menunjukkan arus data yang dicatat di dalam kamus data terdiri dari item-item apa saja.
5. Tabel Keputusan
a. Pengertian Tabel Keputusan
Tabel keputusan adalah tabel yang digunakan sebagai alat bantu untuk menyelesaikan logika di dalam program (Jogiyanto, 2005:781).
b. Struktur Tabel Keputusan
Suatu tabel keputusan hendaknya mengandung struktur tertentu seperti ditulis oleh Jogiyanto dalam buku Analisis dan Desain Sistem (Jogiyanto, 2005:781-782). Struktur tabel keputusannya adalah:
1) Condition stub, yang menunjukkan kondisi-kondisi yang akan
diseleksi.
2) Condition entry yang berisi kemungkinan-kemungkinan dari
kondisi-kondisi yang diseleksi.
3) Action stub yang berisi pernyataan-peryataan yang akan
dikerjakan baik kondisi yang diseleksi terpenuhi maupun tidak terpenuhi.
4) Action entry yang digunakan untuk member tanda tindakan
I. Sistem Pengendalian Interen (SPI)
Menurut Mulyadi (2001:163-182), pembahasan mengenai sistem pengendalian interen (SPI) mencakup beberapa hal berikut:
1. Definisi Sistem Pengendalian Interen
Definisi mengenai Sistem Pengendalian Interen (SPI), yaitu Sistem pengendalian interen meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
2. Tujuan Sistem Pengendalian Interen
Sistem Pengendalian Interen memiliki beberapa tujuan, yaitu: a. Menjaga kekayaan organisasi
b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi c. Mendorong efisiensi, dan
d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. 3. Unsur Sistem Pengendalian Interen
Sistem Pengendalian Interen memiliki beberapa unsur, yaitu: a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional
secara tegas.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. 4. Jenis-jenis Sistem Pengendalian Interen
Sistem Pengendalian Interen dibagi menjadi dua bagian,yaitu: a. Pengendalian interen akuntansi, terdiri dari
1) Pengendalian aplikasi (application control), meliputi a) Pengendalian preventif
b) Pengendalian detektif/korektif 2) Pengendalian umum (general control) b. Pengendalian interen administratif
J. Review Penelitian Terdahulu
45 BAB III
METODA PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Studi kasus atau case-study merupakan bagian dari metode kualitatif yang hendak mendalami suatu kasus tertentu secara lebih mendalam dengan melibatkan pengumpulan beraneka sumber informasi (Raco, 2010:49). Penulis menggunakan bentuk penelitian studi kasus karena mengangkat fenomena yang terjadi di Andrias Pratama Motor Bantul, yaitu mengenai sistem informasi akuntansi penjualan kredit.
B. Tempat dan Waktu Penelitian
1. Tempat Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Andrias Pratama Motor Bantul yang beralamat di Jalan Parangtritis Km. 12 Kadibeso, Sabdodadi, Bantul, Yogyakarta. 2. Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan selama bulan Mei 2014 sampai dengan bulan Juli 2014.
C. Subjek dan Objek Penelitian
1. Subjek Penelitian
a. Bagian Penjualan b. Bagian Kredit c. Bagian Gudang d. Bagian Pengiriman e. Bagian Penagihan f. Bagian Akuntansi 2 Objek Penelitian
Objek dalam penelitian ini adalah sistem penjualan kredit yang diterapkan oleh perusahaan.
D. Data yang Digunakan dalam Penelitian
1. Gambaran umum perusahaan, 2. Bagian gudang
3. Bagian akuntansi 4. Bagian penjualan 5. Bagian pengiriman 6. Bagian penagihan 7. Bagian kredit
E. Teknik Pengumpulan Data
1. Metode Wawancara
Wawancara adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengajukan pertanyaan langsung atau melakukan tanya jawab secara lisan dengan bagian subjek penelitian, untuk memperoleh informasi atau data yang dibutuhkan mengenai kegiatan penjualan yang dilakukan dan mengenai gambaran umum perusahaan.
2. Metode Observasi
Observasi adalah kegiatan pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengamati secara langsung objek yang sedang diteliti. Melalui hal ini penulis akan melakukan pengamatan secara langsung terhadap kegiatan penjualan kredit yang berlangsung di Andrias Pratama Motor Bantul. Kegiatan dimulai dari diterimanya surat pesanan dari pelanggan hingga pesanan tersebut di proses dan menjadi sebuah faktur.
3. Metode Dokumentasi
Teknik dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengumpulkan dan melihat berkas, catatan, dokumen, dan lain sebagainya yang berkaitan dengan transaksi penjualan kredit Andrias Pratama Motor Bantul. Data yang diperoleh berupa faktur pajak, alur penjualan yang terjadi di perusahaan, dan dokumen akuntansi yang digunakan oleh Andrias Pratama Motor Bantul.
F. Teknik Analisis Data
1. Teknik analisis data yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang pertama adalah mengenai pelaksanaan sistem akuntansi penjualan kredit dalam perusahaan, dilakukan dengan teknik analisis kualitatif deskriptif, yaitu dengan menggambarkan keadaan yang sebenarnya yang berkaitan dengan sistem akuntansi penjualan kredit di Andrias Pratama Motor Bantul.
2. Teknik analisis data yang digunakan adalah untuk menjawab rumusan masalah yang kedua berkaitan dengan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan adalah sebagai berikut:
a. Perancangan masukan
Perancangan masukan dapat dilakukan dengan beberapa cara (Jogiyanto, 2005:376-391), yaitu:
1) Merancang dokumen dasar.
2) Mengurangi jumlah masukan dalam dokumen dasar. 3) Membuat kode
b. Perancangan proses
Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam perancangan proses ada beberapa macam yaitu perancangan diagram arus data (Jogiyanto, 2005:699-721), seta perancangan entity relationship diagram (Romney,2003:138).
a) Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah, dari kiri ke kanan, dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman. b) Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukan dengan jelas. c) Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan
dimana akan berakhir.
d) Masing-masing kegiatan didalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu kegiatan.
e) Masing-masing kegiatan di dalam suatu bagan alir harus di dalam urutan yang semestinya.
f) Kegiatan yang terpotong dan akan disambung ditempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan symbol penghubung.
2) Perancangan diagram arus data dengan ketentuan:
a) Identifikasi terlebih dahulu semua kesatuan luar yang terlibat di dalam sistem.
b) Identifikasi semua masukan dan keluaran yang terlibat dengan kesatuan luar.
c) Gambar diagram konteks terlebih dahulu.
d) Gambar bagan berjenjang untuk semua proses yang aada di sistem terlebih dahulu.
f) Gambar DAD untuk level-level berikutnya untuk tiap-tiap proses yang dipecah-pecah sesuai dengan bagan berjenjangnya.
g) Gambar DAD untuk pelaporan manajemen yang digambar terpisah.
h) Gabungkan semua DAD yang telah dibuat ke dalam satu diagram.
3) Perancangan ERD dengan ketentuan:
a) Mengidentifikasi pasangan kegiatan pertukaran ekonomi yang mewakili hubungan dualitas dasar member-untuk-menerima
b) Mengidentifikasi sumber daya dipengaruhi oleh setiap kegiatan pertukaran ekonomi dan para pelaku kegiatan yang terlibat.
c) Analisis setiap kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut harus dipecah menjadi suatu kombinasi dari satu atau lebih kegiatan.
d) Tetapkan kardinalitas setiap hubungan.
51 BAB IV
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
A. Sejarah Pendirian Perusahaan
Andrias Pratama Motor Bantul adalah sebuah perusahaan berbentuk CV yang bergerak di bidang perdagangan motor dan mobil bekas. Perusahaan ini pertama kali berdiri pada tahun 1999 dengan mengkhususkan diri pada penjualan motor bekas secara cash. Seiring dengan perkembangan perusahaan, pada tahun 2003 perusahaan mulai melayani penjualan dengan sistem kredit bekerjasama dengan sebuah lembaga keuangan BUKP dengan pembatasan konsumen khusus kredit untuk wilayah Kabupaten Bantul dengan radius area maksimal 20 km dari lokasi perusahaan.
perusahaan saat ini sudah tersebar di semua kabupaten di wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta. Untuk kepentingan pelayanan konsumen, perusahaan juga membuka sebuah cabang khusus gerai penjualan di tempat lain meski masih dalam watu wilayah Kabupaten Bantul.
B. Lokasi Perusahaan
Andrias Pratama Motor Bantul berlokasi di Kabupaten Bantul, tepatnya di Jl. Parangtritis KM 12 Bantul Yogyakarta. Lokasi kantor Andrias Pratama Motor Bantul cukup strategis, berada di pinggir jalan utama Jl. Parangtritis, dengan jarak tempuh sekitar 20 km dari arah kota Yogyakarta, dengan waktu tempuh sekitar 20 menit. Kantor Andrias Pratama Motor Bantul di Jl. Parangtritis ini menempati bangunan seluas 9 x 6 meter persegi, selain sebagai kantor administrasi dan pelayanan konsumen, juga sekaligus sebagai showroom untuk kendaraan bermotor yang menjadi barang dagangan perusahaan.
C. Struktur Organisasi
Andrias Pratama Motor Bantul sebagai salah satu organisasi perusahaan yang bergerak di bidang pengkreditan motor mempunyai struktur organisasi yang tersusun secara jelas. Struktur organisasi tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Gambar V : Struktur Organisasi Andrias Pratama Motor Bantul Sumber : Bagian HRD Andrias Pratama Motor Bantul
D. Kebijakan Akuntansi
Kebijakan akuntansi adalah batang tubuh standar akuntansi, pendapat, penafsiran, aturan, dan regulasi yang digunakan oleh Andrias Pratama Motor Bantul dalam melaporkan keuangan. Kebijakan akuntansi Andrias Pratama Motor Bantul meliputi pilihan prinsip-prinsip, dasar-dasar, konvensi, peraturan dan prosedur yang digunakan manajemen Andrias Pratama Motor Bantul dalam penyusunan dan penyajian laporan keuangan. Beberapa jenis
Direktur
Operations Manager
Staf Administrasi & Keuangan
Supply & Stock Finance & Acc Marketing/
Penjualan
Collector
kebijakan akuntansi Andrias Pratama Motor Bantul dapat digunakan untuk subjek yang sama. Pertimbangan dan atau pemilihan perlu disesuaikan dengan kondisi Andrias Pratama Motor Bantul. Sasaran pilihan kebijakan yang paling tepat akan menggambarkan realitas ekonomi Andrias Pratama Motor Bantul secara tepat dalam bentuk keadaan keuangan dan hasil operasi.
Kebijakan akuntansi yang diterapkan di Andrias Pratama Motor Bantul adalah sebagai berikut:
1. Penyajian laporan keuangan
Penyajian laporan keuangan Andrias Pratama Motor Bantul disusun berdasarkan nilai historis (historical cost accounting), yaitu menggunakan harga pada saat transaksi dan menganggap bahwa harga-harga akan stabil.
2. Laporan arus kas
Laporan arus kas Andrias Pratama Motor Bantul merupakan laporan keuangan yang berisi informasi aliran kas masuk dan aliran kas keluar dari Andrias Pratama Motor Bantul selama periode tertentu. Penyajian informasi ini diklasifikasikan menurut jenis kegiatan yang menyebabkan terjadinya arus kas masuk dan kas keluar tersebut.
3. Pengakuan pendapatan dan beban
Pratama Motor Bantul, sehingga dengan adanya uang muka dan termin yang dibayarkan pelanggan barulah Andrias Pratama Motor Bantul mengakuinya sebagai pendapatan. Sedangkan, untuk masalah pengakuan beban, Andrias Pratama Motor Bantul mengakui suatu hal sebagai beban berdasarkan biaya-biaya yang dikeluarkan berhubungan langsung dengan penjualan kredit tersebut.
4. Setara kas
Setara kas Andrias Pratama Motor Bantul adalah investasi yang sifatnya likuid, berjangka pendek, dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi risiko perubahan nilai yang signifikan.
5. Piutang usaha
Piutang usaha (account receivable) Andrias Pratama Motor Bantul timbul akibat adanya penjualan kredit. Piutang usaha Andrias Pratama Motor Bantul adalah piutang yang timbul dari aktivitas penjuaan kredit yang tidak didukung dengan perjanjian tertulis untuk penyelesaiannya. 6. Persediaan
7. Aktiva tetap
Aktiva tetap Andrias Pratama Motor Bantul adalah aktiva berujud yang digunakan dalam operasi perusahaan dan tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal perusahaan.
8. Beban ditangguhkan
Beban ditangguhkan Andrias Pratama Motor Bantul adalah deferred
charges, yaitu pengeluaran yang belum merupakan biaya dalam tahun
buku yang sedang berjalan, tetapi masih tercatat sebagai harta. 9. Taksiran Pajak Penghasilan
57 BAB V
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit yang Berlangsung di
Andrias Pratama Motor Bantul
Sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung di Andrias Pratama Motor Bantul adalah sebagai berikut:
1. Deskripsi Kegiatan
Penjualan kredit pada Andrias Pratama Motor Bantul dimulai dari diterimanya surat pesanan dari pelanggan oleh bagian penjualan. Setelah dilakukan pengecekan atas status motor yang akan dipesan dan pembayaran pelanggan, lalu dilakukan disposisi oleh kadiv penjualan. Jika dilayani maka pesanan tersebut akan diproses dan surat pesanan akan diserahkan ke divisi administrasi pemasaran. Divisi administrasi pemasaran akan melengkapi data yang diperlukan dan membuat agenda surat pesanan sebagai ringkasan pesanan yang diterima dan diserahkan ke bagian gudang. Gudang akan menyiapkan motor sesuai dengan surat pesanan. Setelah motor disiapkan, operator komputer yang ada di divisi gudang ekspedisi akan melakukan barcoding dan secara otomatis sistem dalam komputer akan memperbaharui jumlah piutang pelanggan yang bersangkutan. Langkah selanjutnya, operator komputer akan mencetak
Setelah faktur pajak, daftar pengiriman dan motor sudah selesai disiapkan, maka daftar pengiriman dan motor akan diserahkan ke pihak ekspedisi untuk dikirimkan ke pelanggan, sedangkan faktur pajak dan surat pesanan akan diserahkan ke divisi administrasi pemasaran untuk diperiksa kebenaran data faktur. Faktur yang telah diperiksa kebenarannya akan diserahkan ke divisi piutang dagang beserta dengan salinan surat pesanan sebagai dasar penagihan kepada pelanggan.
2. Fungsi yang Terkait
Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung di Andrias Pratama Motor Bantul adalah sebagai berikut:
a. Fungsi Penjualan
Fungsi ini dilakukan oleh bagian penjualan dan divisi administrasi pemasaran yang fungsinya menerima surat order pembeli, meminta otorisasi kredit, memberikan otorisasi adanya penjualan kredit, membuat agenda surat pesanan, dan menambahkan konsumen baru. b. Fungsi Kredit
Fungsi ini dilakukan oleh divisi piutang dagang dan bagian penjualan yang bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan.
c. Fungsi Gudang
membuat faktur pajak, membuat daftar pengiriman, melakukan packaging, dan menyerahkan ke bagian ekspedisi pengiriman, serta penerimaan retur.
d. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini dilakukan oleh divisi gudang ekspedisi yang bertanggung jawab untuk memberikan label alamat, dan memutuskan jasa ekspedisi yang akan digunakan.
e. Fungsi Penagihan
Kegiatan penagihan atas adanya piutang konsumen dilakukan oleh divisi piutang dagang. Terjadinya suatu penagihan merupakan kelanjutan dari kegiatan pembuatan faktur. Namun, pembuatan faktur yang terjadi di Andrias Pratama Motor Bantul dibuat oleh operator komputer di divisi gudang ekspedisi.
f. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi dilakukan oleh divisi pembukuan yang bertanggung jawab membuat jurnal, membuat rekapitulasi harga pokok penjualan, mengarsipkan faktur pajak, dan membuat laporan untuk kepentingan manajemen.
3. Prosedur sistem penjualan kredit
Prosedur sistem penjualan kredit di Andrias Pratama Motor Bantul meliputi beberapa komponen sebagai berikut:
Dalam prosedur ini, bagian order penjualan menerima order dari pelanggan. Bagian order penjualan kemudian membuat surat order dan mengirimkannya kepada pelanggan.
b. Prosedur pengiriman/serahterima motor
Dalam prosedur ini, bagian pengiriman mengirimkan motor kepada pelanggan sesuai dengan informasi yang tercantum dari surat order pengiriman yang diterima dari bagian order penjualan, atau bagian stock menyerahkan kendaraan yang sudah ditransaksikan kepada pembeli di kantor.
c. Prosedur penagihan
Dalam prosedur ini, bagian penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pelanggan. Kemudian melakukan penagihan kepada debitur.
4. Unit organisasi yang terkait dalam sistem penjualan kredit
Unit organisasi yang terkait dalam sistem penjualan kredit di Andrias Pratama Motor Bantul meliputi beberapa komponen sebagai berikut:
a. Bagian order penjualan, terdiri atas: 1) Menerima surat order dari pelanggan.
a) Lembar ke 1:
Merupakan surat muat (bill of landing) yang dipakai sebagai bukti penyerahan motor.
b) Lembar ke 2:
Merupakan tembusan indeks silang yang disimpan menurut abjad untuk melayani setiap pertanyaan dari pelanggan. b. Bagian akuntansi, terdiri atas:
1) Membuat jurnal penjualan atas dasar transaksi tersebut.
2) Mencatat semua transaksi penjualan kredit dari awal sampai berakhirnya penjualan kredit ke dalam kartu piutang.
5. Elemen-elemen sistem pengendalian intern yang terkait dalam penjualan kredit
Elemen sistem pengawasan intern dalam sistem penjualan kredit di Andrias Pratama Motor Bantul hanyalah sederhana, yaitu sebagai berikut:
a. Elemen organisasi, terdiri atas:
1) Fungsi penjualan sudah terpisah dari fungsi pemberian otorisasi pemberian kredit.
2) Fungsi pencatatan piutang terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi pemberi otorisasi kredit tidak terpisah dengan fungsi penjualan.
