LAMPIRAN Aktivitas Masing-masing Staff Lampiran 1: Aktivitas Staff Administration

(1)

72 LAMPIRAN

Aktivitas Masing-masing Staff

Merupakan macam-macam aktivitas yang dilakukan oleh staff pada saat pengamatan. Aktivitas tersebut kemudian diberikan penjelasan hal apa saja yang diakukan.

Lampiran 1: Aktivitas Staff Administration - Start UP

Merupakan aktivitas Staff admin ketika datang pertama kali untuk memulai aktivitasnya. Aktivitas yang dilakukan seorang Staff yaitu menghidupkan komputer untuk memulai pekerjaannya. Kegiatan yang dilakukan selain itu adalah menempatkan dirinya senyaman mungkin. Contohnya seperti merapikan area kerja dan memposisikan kursi agar lebih nyaman untuk bekerja.

- Cek OPI (Order Production Internal)

Pengecekan OPI ini dilakukan untuk mengetahui tanggal pengiriman, nomor source OPI dan nomor ID job. Item ID yang sudah didapatkan kemudian dilakukan simulate. Hasil dari simulate akan digunakan untuk pembuatan PRR.

- Cek Jadwal Induk

Pengecekan jadwal induk dilakukan untuk meneliti job lebih detail lagi. Selain itu dapat juga mengetahui job mana yang akan dikerjakan terlebih dahulu.

Pengecekan juga bisa untuk mengetahui tanggal pengiriman untuk job tersebut.

- Cek PRR

Cek PRR ini untuk mengetahui kesesuaian nomor dan detail lainnya dengan OPI. Contohnya seperti jumlah produksinya, tanggal pengiriman dan lain sebagainya. Pengecekan ini dilakukan sebelum PRR didistribusikan kepada pihak planner dan pihak inventory untuk dilakukan pengecekan.

(2)

73 - Cek Production Order

Pengecekan ini dilakukan agar tidak terjadi kesalahan komposisi setiap proses.

Sebelum Production Order didistribusikan kepada pihak selanjutnya yaitu pihak persiapan maka harus dilakukan pengecekan kembali oleh admin.

- Membuat PRR

Pembuatan PRR ini didapatkan dari hasil setelah melakukan simulate. PRR ini dibuat bertujuan untuk mengetahui material apa saja yang digunakan dalam job yang akan diproduksi nantinya. PRR yang sudah dibuat maka akan didistribusikan ke pihak inventory dan planner.

- Membuat Production Order

Production Order ini dibuat agar setiap proses yang terjadi di area produksi tertata dengan baik. Isi dari Production Order ini merupakan komposisi dari material yang sudah muncul dari PRR. Production Order digunakan pada setiap proses saat produksi nantinya, jadi pada setiap alur proses produksi akan memiliki Production Order individual.

- Menyiapkan PRR

Persiapan PRR ini dilakukan oleh admin sebelum PRR didistribusikan ke pihak inventory dan planning. Admin melakukan penyusunan PRR sesuai urutannya.

Pihak berikut akan melakukan pengecekan lebih lanjut sesuai dengan job description yang dimiliki.

- Menyusun Production Order

Penyusunan Production Order ini dilakukan oleh admin sebelum Production Order didistribusikan ke pihak inventory dan planning. Pengecekan Production Order yang sudah selesai melalui pihak inventory dan planning kemudian akan dikembalikkan kepada admin. Admin akan mempersiapkannya dan selanjutnya admin menyerahkan ke tahap persiapan.

(3)

74 - Print

Aktivitas print yang dilakukan oleh admin yaitu mencetak lembaran kerja yang telah dibuat. Lembar kerta tersebut antara lain PRR dan Production Order.

- Input Job

Input Job merupakan aktivitas update job baru untuk dimasukkan ke daftar list pribadi. Langkahnya yaitu apabila OPI yang baru diberikan oleh pihak marketing kemudian dilakukan update/input job terbaru pada catatan di komputer sebagai data individu. Hal ini sangat berfungsi bagi perusahaan untuk mengetahui job apa saja yang sudah dikerjakan oleh admin dan job apa saja yang sudah masuk untuk dilakukan planning oleh planner.

- Diskusi Produksi

Diskusi adalah aktivitas sangat penting dilakukan untuk seorang Staff.

Kelancaran job yang akan diproduksi nantinya sangat banyak melakukan konfirmasi. Tahap diskusi ini dilakukan oleh admin untuk mengetahui kapan suatu job dilakukan proses produksi, bisa juga untuk mengetahui tanggal pengiriman, tanggal dibuatnya OPI dan lain sebagainya. Admin melakukan diskusi produksi biasanya kepada pihak kepala bagian, Staff Inventory, Staff Planner, Marketing, RND, Accounting.

- Telepon Konfirmasi

Konfirmasi pada telepon dilakukan untuk melakukan pengecekan kepada pihak departemen lainnya. Contohnya dengan pihak marketing untuk memperjelas OPI yang kurang jelas atau salah. Sangat penting telepon konfirmasi ini digunakan dalam perusahaan, karena dapat menghemat waktu staff sehingga dapat kembali melakukan pekerjaannya.

- Konfirmasi dengan HP

Konfirmasi biasanya dilakukan dengan melakukan chatting. Chatting ini untuk memantau apakah ada yang berubah job, tanggal pengiriman, layout dan lain sebagainya. Selain itu bisa juga sebagai bukti sudah melakukan beberapa job.

(4)

75 - Ke Marketing

Aktivitas yang dilakukan admin ke department marketing ini untuk memastikan kembali tanggal pengiriman. Apabila komposisi material yang tidak jelas dapat dilakukan konfirmasi.

- Ke RND (Desain)

Aktivitas yang dilakukan di departemen RND adalah untuk pengecekan apabila routiong ID belum ada. Sehingga harus meminta konfirmasi untuk dibuatkan routiong ID. Selain itu apabila Bill Of Material tidak sesuai dengan sistem di komputer.

- Simulate

Simulate ini wajib dilakukan oleh admin untuk pembuatan PRR. Hasil dari Simulate akan muncul jenis material apa saja yang digunakan untuk proses produksi nantinya. Simulate yang sudah selesai kemudian akan dibuat PRR.

- Cek dan Menulis E-Mail

E-Mail juga sangat berguna untuk seorang Staff karena dari E-Mail bisa melakukan konfirmasi atau sebagai bukti sudah melakukan job kepada pihak departemen lainnya. Pengecekan dilakukan apabila ada E-Mail masuk dari departemen lainnya. Contohnya karyawan bagian produksi meminta pembuatan Production Order tambahan karena kurang lengkap atau terdapat perubahan.

- Meeting

Meeting admin ini dilakukan bersama Staff PPIC beserta kepala bagian yang merupakan Meeting Internal. Tujuan dari adanya Meeting ini berguna apabila ada suatu masalah yang terjadi dalam proses kerja dapat terdiskusikan dan terselesaikan dengan baik. Selain itu Meeting juga dapat digunakan untuk laporan pencapaian apa yang sudah dilakukan oleh admin dalam periode waktu tertentu.

(5)

76

- Ngobrol, Minum, Refresh, ke Toilet, Nyemil, Sholat, Membuat Kopi, Main HP, Break

Aktivitas yang dilakukan ini merupakan aktivitas tidak produktif. Aktivitas ini sangat merugikan bagi perusahaan. Namun semua orang yang bekerja pasti membutuhkan kelonggaran untuk memberi semangat dirinya sendiri dan menghilangkan kejenuhannya. Break yaitu aktivitas istirahat siang yang berlangsung pada pukul 12.00 dan berakhir pada pukul 13.00.

(6)

77 Lampiran 2: Aktivitas Staff Inventory Kertas - Start UP

Merupakan aktivitas Staff Inventory Kertas ketika datang pertama kali untuk memulai aktivitasnya. Aktivitas yang dilakukan seorang Staff yaitu menghidupkan komputer untuk memulai pekerjaannya. Kegiatan yang dilakukan selain itu adalah menempatkan dirinya senyaman mungkin.

Contohnya seperti merapikan area kerja dan memposisikan kursi agar lebih nyaman untuk bekerja.

- Cek PRR

Pengecekan ini dilakukan untuk mengetahui apakah material yang digunakan dalam job nantinya tersedia atau tidak sebelum dilakukan pembuatan Production Order oleh admin. Hal yang dicek di dalam PRR ini yaitu kertas yang akan digunakan untuk proses produksi nantinya. Cek PRR sangat berguna untuk mencari kertas sesuai job dan apabila kertas tidak ada maka akan dilakukan pembelian kertas, sehingga tanggal pengiriman akan lebih tepat dan menghindari dapat menghindari keterlambatan pengiriman.

- Acc PRR

Pengecekan PRR yang sudah dilakukan oleh Staff Inventory Kertas ini kemudian diberikan tanda tangan sebagai tanda bahwa PRR tersebut sudah siap untuk dilanjutkan ke pihak berikutnya. Acc ini sebagai konfirmasi untuk kebutuhan material yang akan digunakan pada proses produksi. Sehingga material dapat tersiapkan terlebih dahulu agar tidak terjadi kekacauan dalam proses produksi nantinya.

- Cek Production Order

Production Order ini berkaitan kembali dengan PRR yang telah dilakukan pengecekan. Sama halnya seperti pengecekan PRR yaitu untuk mengetahui dan memastikan kembali material yang digunakan dalam job. Pengecekan dilakukan untuk memastikan kembali bahwa material benar-benar sudah siap agar tidak terjadi kesalahan pada proses produksi nantinya.

(7)

78 - Acc Production Order

Pengecekan Production Order yang tadinya sudah dilakukan, lalu diberi tanda tangan. Tanda tangan adalah bukti bahwa Production Order ini sudah benar- benar siap dengan material yang dibutuhkan dalam job. Selain itu sebagai tanda bahwa sudah dilakukan pengecekan ulang oleh Staff Inventory Kertas.

- Cek Jadwal Induk

Pengecekan jadwal induk dilakukan untuk mengetahui pekerjaan mana yang akan diprioritaskan terlebih dahulu. Jadwal induk yang dicek adalah milik Planner Offset. Pengecekan jadwal induk juga milik admin, agar job yang turun dapat terkontrol dan tersiapkan materialnya terlebih dahulu. Aktivitas ini juga bisa digunakan untuk menjaga ketersediaan material kedepannya.

- Cek Kebutuhan Kertas di PRR

Cek kebutuhan ini untuk mengetahui dimensi dan jenis ketas yang digunakan.

Sehingga dapat dilakukan pencarian kertas di sistem. Tidak adanya pengecakan yang benar nantinya dapat mengakibatkan hal fatal, yaitu kertas tidak bisa dilakukan proses produksi.

- Cek Stok kertas

Pengecekan stok kertas wajib dilakukan oleh Staff Inventory Kertas. Cek stok kertas ini dilakukan dengan mencari stok kertas di sistem yang ada pada software perusahaan. Hal yang perlu diketahui dalam mencari kertas ini yaitu jenis kertas, gramatur kertas, ukuran kertas dan jenis serat kertas. Perlu juga dilakukan konfirmasi ulang yaitu dengan langsung menghubungi pihak gudang untuk mengecek ketersediaannya. Apabila tidak ada kertas yang tersedia di gudang bahan baku pada perusahaan maka dapat melakukan pencarian pada gudang bahan baku di gudang cabang perusahaan. Jika masih tidak cocok maka bisa melakukan permintaan perubahaan layout. Apabila perubahan tidak dapat dilakukan maka solusi terakhir yaitu membuat Purchase Request.

(8)

79 - Update Penggunaan Kertas

Semua material yang sudah digunakan dalam aktivitas produksi juga perlu dilakukan update. Update digunakan agar stok kertas di sistem dapat selalu terbaharui karena terdapat penggunaan kertas. Hal ini sangat berguna juga bagi seorang inventory karena dapat memudahkan untuk mengontrol stok kertas agar tidak terjadi kehabisan.

- Input Booking kertas kebutuhan cetak

Input Booking ini merupakan aktivitas planning kertas untuk dipindahkan dari gudang bahan baku ke area produksi. Kertas yang tadinya sudah dihitung untuk digunakan dalam job kemudian hasilnya dimasukkan ke dalam input ini.

Sehingga pada saat proses produksi kertas sudah siap untuk diproses.

- Menghitung Kebutuhan Kertas

Menghitung kebutuhan kertas ini berdasarkan jenis job dari pengecekan PRR.

PRR yang dicek dimensi kertas dan lain sebagainya juga perlu dihitung kapasitasnya apakah sesuai dengan dimensi standart kertas yang dimiliki atau tidak. Pengecekan sangat diperlukan karena tidak semua jenis kertas dapat sesuai dengan layout dalam job juga menyesuaikan jumlah stok kertas yang ada terhadap jumlah yang diproduksi.

- Planning Potong Kertas

Planning potong yaitu kertas yang telah terhitung apabila dimensinya terlalu besar maka harus dimasukkan dalam planning potong kertas. Apabila kertas yang dimensinya tidak sesuai dengan ukuran mesin, maka kertas tersebut tidak bisa digunakan untuk proses produksi. Hanya kertas sesuai job tertentu saja yang dilakukan planning potong.

- Membuat Purchase Request

Material kertas yang sudah dilakukan pengecekan di PRR dan kemudian dicari secara sistem ketersediaannya. Apabila material kertas tidak ada dalam stok atau kurang maka akan dilakukan pembelian. Pembelian material kertas

(9)

80

harus dilakukan pembuatan Purchase Request kemudian diberikan pada departemen Purchasing.

- Print

Aktivitas print ini banyak dibutuhkan oleh Staff Inventory Kertas. Contohnya seperti mencetak Purchase Request, Layout kertas, Jadwal Induk dan lain sebagainya untuk keberlangsungan job.

- Ke Purchasing

Purchasing merupakan department untuk melakukan pembelian material.

Pembuatan surat Purchase Request harus terdapat tanda tangan persetujuan kepada pihak terkait. Staff Inventory Kertas kemudian memberikannya ke departemen Purchasing untuk dilakukan pembelian. Selain itu juga mengkonfirmasi kedatangan material yang sudah dipesan untuk keperluan produksi.

- Ke RND (Desain)

Pengecekan kertas juga terdapat layout sesuai job yang ada. Layout yang ada terkadang kurang jelas, sehingga diperlukan konfirmasi kepada pihak RND.

Konfirmasi ke RND ini untuk menanyakan kejelasan layout yang ada, selain itu apabila terjadi perubahan layout atau pengajuan untuk perubahan layout.

- Ke Gudang Kertas

Sebagai Staff Inventory Kertas tidak hanya melakukan pengecekan pada data di sistem perusahaan. Pengecekan juga dilakukan ke gudang kertas langsung untuk memastikan dan mengkonfirmasi. Aktivitas yang dilakukan di gudang langsung seperti mengkonfirmasi kepada kepala gudang kebutuhan kertas untuk cetak. Hal ini diinformasikan secara langsung karena job yang datang sangat penting, sehingga harus dipantau dengan baik.

(10)

81 - Diskusi Produksi

Kelancaran job yang akan diproduksi nantinya sangat banyak melakukan konfirmasi. Tahap diskusi ini dilakukan oleh Staff Inventory untuk mengetahui kapan suatu job dilakukan proses produksi, bisa juga untuk mengetahui tanggal pengiriman, mengecek ketersediaan material di gudang bahan baku, mengecek kedatangan barang pesanan, dan lain sebagainya. Staff Inventory melakukan diskusi produksi biasanya kepada pihak kepala bagian, Staff Administration, Staff Planner, Marketing, departemen Mixing, Purchasing, General Manager.

Konfirmasi pada telepon dilakukan untuk melakukan pengecekan kepada pihak departemen lainnya. Contohnya telepon pada pihak purchasing untuk mengkonfirmasi kembali kedatangan material yang sudah dipesan. Selain itu untuk pengecekan stok kertas di gudang bahan baku. Sangat penting telepon konfirmasi ini digunakan dalam perusahaan, karena dapat menghemat waktu staff sehingga dapat kembali melakukan pekerjaannya.

Konfirmasi biasanya dilakukan dengan melakukan chatting. Chatting ini untuk memantau apakah ada yang berubah job, tanggal pengiriman, layout dan lain sebagainya. Konfirmasi dilakukan juga untuk meminta persetujuan pembelian material. Pengecekan kedatangan material, pembelian material, hasil dari departemen mixing. Selain itu bisa juga sebagai bukti sudah melakukan beberapa job.

- Nulis Kebutuhan Kertas di PRR

Menulis ini untuk menentukan jenis kertas yang akan digunakan dalam job nantinya. Dimensi kertas yang sudah dicek di PRR kemudian dilakukan pencarian stok kertas yang ada serta melakukan perhitungan kebutuhan kertas.

Selesai menemukan jenis kertasnya kemudian Staff Inventory Kertas mulai menuliskan jenis kertas yang digunakan di dalam PRR.

(11)

82 - Minta Acc

Minta Acc ini sangat penting sebagai konfirmasi. Minta Acc dilakukan apabila pembuatan Purchase Request baru untuk pembelian material, maka harus mendapatkan persetujuan dari beberapa pihak tertentu. Pihak yang melakukan Acc yaitu Kepala Bagian departemen, Pemilik Perusahaan dan General Manager.

E-Mail juga sangat berguna untuk seorang Staff karena dari E-Mail bisa melakukan konfirmasi atau sebagai bukti sudah melakukan job kepada pihak departemen lainnya. Pengecekan dilakukan apabila ada E-Mail masuk dari departemen lainnya. Contohnya pihak gudang mengirimkan stok kertas yang ada di gudang setiap paginya.

- Meeting

Meeting dilakukan bersama Staff PPIC beserta kepala bagian yang merupakan Meeting Internal. Tujuan dari adanya Meeting ini berguna apabila ada suatu masalah yang terjadi dalam proses kerja dapat terdiskusikan dan terselesaikan dengan baik. Selain itu Meeting juga dapat digunakan untuk laporan pencapaian apa yang sudah dilakukan oleh Staff Inventory Kertas dalam periode waktu tertentu.

- Ngobrol, Minum, Refresh, ke Toilet, Nyemil, Sholat, Membuat Kopi, Main HP, Break

Aktivitas yang dilakukan ini merupakan aktivitas tidak produktif. Aktivitas ini sangat merugikan bagi perusahaan. Namun semua orang yang bekerja pasti membutuhkan kelonggaran untuk memberi semangat dirinya sendiri dan menghilangkan kejenuhannya. Break yaitu aktivitas istirahat siang yang berlangsung pada pukul 12.00 dan berakhir pada pukul 13.00.

(12)

83

Lampiran 3: Staff Inventory Tinta dan Supporting Material - Start UP

Merupakan aktivitas Staff Inventory Tinta dan Supporting Material ketika datang pertama kali untuk memulai aktivitasnya. Aktivitas yang dilakukan seorang Staff yaitu menghidupkan komputer untuk memulai pekerjaannya.

Kegiatan yang dilakukan selain itu adalah menempatkan dirinya senyaman mungkin. Contohnya seperti merapikan area kerja dan memposisikan kursi agar lebih nyaman untuk bekerja.

- Cek PRR

Pengecekan ini dilakukan untuk mengetahui apakah material yang digunakan dalam job sudah tersedia atau belum tersedia sebelum dilakukan pembuatan Production Order oleh admin. Oleh dari itu pengecekan ini dapat membantu pencarian material terlebih dahulu sesuai kebutuhan di dalam PRR. PRR ini didapatkan dari Staff Planner Offset, Staff Planner Finishing, Staff Administration, Staff Inventory Kertas. Pengecekan yang sudah selesai maka akan dikembalikkan pada Staff Administration.

- Acc PRR

Pengecekan PRR yang sudah dilakukan oleh Staff Inventory Tinta dan Supporting Material ini kemudian diberikan tanda tangan sebagai tanda bahwa PRR tersebut sudah dicek kebenaran isinya sesuai job. Acc ini sebagai konfirmasi untuk kebutuhan material yang akan digunakan pada proses produksi. Sehingga material dapat tersiapkan terlebih dahulu agar tidak terjadi kekacauan dalam proses produksi nantinya.

Production Order ini berkaitan kembali dengan PRR yang telah dilakukan pengecekan. Sama halnya seperti pengecekan PRR yaitu untuk mengetahui dan memastikan kembali material yang digunakan dalam job. Pengecekan dilakukan untuk memastikan kembali bahwa material benar-benar sudah siap agar tidak terjadi kesalahan pada proses produksi nantinya.

(13)

Pengecekan Production Order yang tadinya sudah dilakukan, lalu diberi tanda tangan. Tanda tangan adalah bukti bahwa Production Order ini sudah benar- benar siap dengan material yang dibutuhkan dalam job. Selain itu sebagai tanda bahwa sudah dilakukan pengecekan ulang oleh Staff Inventory Tinta dan Supporting Material.

- Cek Material

Pengecekan Material ini dilakukan setelah staff melihat dan mengecek PRR.

Apabila PRR yang dicek tersebut membutuhkan beberapa jenis material, maka material tersebut akan dicari secara sistem yang dimiliki perusahaan. Nantinya apabila material yang akan digunakan dalam job itu tidak mencukupi bahkan tidak ada, maka Staff harus membuat Purchase Request untuk dilakukan pembelian material yang digunakan.

- Update Penggunaan Material

Update merupakan aktivitas yang sangat penting bagi seorang Staff Inventory.

Data hasil update sangat membantu Staff untuk menjaga ketersediaan materialnya. Material yang telah digunakan untuk aktivitas produksi akan diupdate pada sistem yang dimiliki perusahaan.

- Cek Jadwal Induk

- Membuat Surat Perintah Kerja (SPK)

SPK ini digunakan untuk penugasan yang dilakuakan oleh operator mixing nantinya. Apabila Staff Inventory Tinta dan Supporting Material ingin melakukan mixing tinta sesuai kebutuhan yang sudah dijelaskan pada PRR atau

(14)

85

PO, maka harus dilakukan pembuatan Surat Perintah Kerja. Isi dari Surat ini adalah nama material dan jumlah yang harus dikerjakan.

- Menyiapkan Surat Perintah Kerja (SPK)

SPK ini sebagai surat perintah untuk melakukan pekerjaan mixing tinta.

Pembuatan SPK yang sudah selesai kemudian akan diberikan ke departemen Mixing. Namun harus dilakukan persiapan yaitu seperti meminta persetujuan kepada kepala bagian bahwa akan melakukan Job Mixing.

Material yang sudah dilakukan pengecekan di PRR dan kemudian dicari secara sistem ketersediaannya. Apabila material tidak ada dalam stok atau kurang maka akan dilakukan pembelian. Pembelian material harus dilakukan pembuatan Purchase Request kemudian diberikan pada departemen Purchasing.

- Membuat ROB (Request Order Baru)

ROB merupakan formulir yang digunakan untuk meminjam barang sementara.

Apabila stok material yang terdapat pada perusahaan habis, maka ROB ini berfungsi sebagai peminjaman material ke perusahaan cabang untuk keperluan produksi. Contohnya apabila material sangat diperlukan mendesak dan ketika membeli datangnya cukup lama, lalu dilakukan pengecekan ke perusahaan cabang untuk material yang diperlukan, jika tersedia maka akan di pinjam.

Material yang dipesan ke perusahaan akan dikirimkan ke perusahaan cabang sebagai pengganti material yang sudah dipinjam.

- Print

Aktivitas print ini banyak dibutuhkan oleh Staff Inventory Tinta dan Supporting Material. Contohnya seperti mencetak Purchase Request, Surat Perintah Kerja, ROB (Request Order Baru), Jadwal Induk dan lain sebagainya untuk keberlangsungan job.

(15)

86 - Minta Acc

Minta Acc ini sangat penting sebagai konfirmasi. Minta Acc dilakukan apabila pembuatan Purchase Request baru untuk pembelian material, maka harus mendapatkan persetujuan dari beberapa pihak tertentu. Selain itu minta Acc untuk Surat Perintah Kerja yang diberikan sebagai perintah kerja operator mixing. Pihak yang melakukan Acc yaitu Kepala Bagian departemen, Pemilik Perusahaan dan General Manager.

E-Mail juga sangat berguna untuk seorang Staff karena dari E-Mail bisa melakukan konfirmasi atau sebagai bukti sudah melakukan job kepada pihak departemen lainnya. Pengecekan dilakukan apabila ada E-Mail masuk dari departemen lainnya. Contohnya mengirimkan Purchase Request kepada departemen Purchasing untuk pembelian material.

- Ke Mixing Cek dan Konfirmasi

Aktivitas ini memerluakan waktu yang cukup banyak. Pengecekan yang dilakukan di area mixing ini yaitu hasil material sesuai SPK yang sudah dibuat.

Mengkonfirmasi juga kapan material akan digunakan untuk keperluan produksi nantinya. Staff Inventory Tinta dan Supporting Material juga melakukan pengecekan langsung pada mesin offset yang menggunakan tinta, untuk mengetahui kebutuhan tinta dengan hasil akhir yang dapat di produksi dengan tinta tertentu.

- Ke Purchasing

Pembuatan surat Purchase Request harus terdapat tanda tangan persetujuan kepada pihak terkait. Staff Inventory Tinta dan Supporting Material kemudian memberikannya ke departemen Purchasing untuk dilakukan pembelian. Selain itu juga mengkonfirmasi kedatangan material yang sudah dipesan untuk keperluan produksi.

(16)

87 - Planning Mixing

Surat Perintah Kerja yang sudah dibuat, kemudian dilakukan pembaharuan Planning Mixing di komputer. Hal ini untuk mengetahui aktivitas apa saja yang sudah dilakukan juga hasil dari Mixing tersebut.

- Planning Matching

Merupakan penjadwalan untuk pembuatan tinta. Cara kerjanya hampir sama dengan Mixing Tinta. Planning Matching merupakan penjadwalan tinta yang merupakan formula baru. Pembuatan formula jenis tinta baru yang akan digunakan untuk keperluan produksi.

- Diskusi Produksi

Kelancaran job yang akan diproduksi nantinya sangat banyak melakukan konfirmasi. Tahap diskusi ini dilakukan oleh Staff Inventory untuk mengetahui kapan suatu job dilakukan proses produksi, bisa juga untuk mengetahui tanggal pengiriman, mengecek ketersediaan material di gudang bahan baku, mengecek kedatangan barang pesanan, dan lain sebagainya. Staff Inventory melakukan diskusi produksi biasanya kepada pihak kepala bagian, Staff Administration, Staff Planner, Marketing, departemen Mixing, Purchasing, General Manager.

Konfirmasi pada telepon dilakukan untuk melakukan pengecekan kepada pihak departemen lainnya. Contohnya dengan pihak Planner Offset untuk mengetahui jadwal rencana offset sehingga Staff Inventory dapat mempersiapkan material terlebih dahulu dan masih banyak konfirmasi lainnya yang dilakukan lewat telepon. Sangat penting telepon konfirmasi ini digunakan dalam perusahaan, karena dapat menghemat waktu staff sehingga dapat kembali melakukan pekerjaannya.

(17)

88 - Konfirmasi dengan HP

Konfirmasi biasanya dilakukan dengan melakukan chatting. Chatting ini untuk memantau apakah ada yang berubah job, tanggal pengiriman, layout dan lain sebagainya. Konfirmasi dilakukan juga untuk meminta persetujuan pembelian material. Pengecekan kedatangan material, pembelian material, hasil dari departemen mixing. Selain itu bisa juga sebagai bukti sudah melakukan beberapa job.

- Mencocokkan Hasil

Semua aktivitas yang terjadi pada proses produksi pasti harus ada kecocokan antara stok material yang ada dalam gudang bahan baku dengan stok yang terdapat pada sistem perusahaan. Mencocokan hasil ini aktivitas yang sangat penting yang wajib dilakukan oleh Staff Iventory. Salah satu contoh mencocokkan hasil ini yaitu apabila ada kedatangan material yang baru dibeli, lalu dicocokkan jumlahnya dengan sistem di komputer. Pencocokkan juga dilakukan pembaharuan jumlahnya agar stok yang ada pada sistem dengan kondisi nyata tidak berbeda.

- Meeting

Meeting dilakukan bersama Staff PPIC beserta kepala bagian yang merupakan Meeting Internal. Hal selain meeting internal yaitu meeting dengan departemen lain untuk pengecekan material apakah sudah ready atau belum. Tujuan dari adanya Meeting ini berguna apabila ada suatu masalah yang terjadi dalam proses kerja dapat terdiskusikan dan terselesaikan dengan baik. Selain itu Meeting juga dapat digunakan untuk laporan pencapaian apa yang sudah dilakukan oleh Staff Inventory Tinta dan Supporting Material dalam periode waktu tertentu. Pertemuan dalam meeting juga dilakukan oleh Staff Inventory Tinta kepada department Mixing Tinta yang bertujuan untuk mengatur planning mixing and matching tinta.

(18)

89

- Ngobrol, Minum, Refresh, ke Toilet, Nyemil, Sholat, Membuat Kopi, Main HP, Break

Aktivitas yang dilakukan ini merupakan aktivitas tidak produktif. Aktivitas ini sangat merugikan bagi perusahaan. Namun semua orang yang bekerja pasti membutuhkan kelonggaran untuk memberi semangat dirinya sendiri dan menghilangkan kejenuhannya. Break yaitu aktivitas istirahat siang yang berlangsung pada pukul 12.00 dan berakhir pada pukul 13.00.

(19)

90 Lampiran 4: Staff Planner Offset

- Start UP

Merupakan aktivitas Staff Planner Offset Kertas ketika datang pertama kali untuk memulai aktivitasnya. Aktivitas yang dilakukan seorang Staff yaitu menghidupkan komputer untuk memulai pekerjaannya. Kegiatan yang dilakukan selain itu adalah menempatkan dirinya senyaman mungkin.

Contohnya seperti merapikan area kerja dan memposisikan kursi agar lebih nyaman untuk bekerja.

- Cek PRR

Pengecekan ini digunakan untuk melihat spesifikasi setiap job sesuai dengan mesin offset. Langkah ini dilakukan untuk memastikan kembali penjadwalan job pada mesin offset sesuai dengan kapasitas yang dibutuhkan. Cek PRR sangat penting, karena ketika tidak ada pengecekan akan mengakibatkan kesalahan dalam penjadwalan mesin yang mengakibatkan gagalnya produksi dan keterlambatan pengiriman.

- Acc PRR

Pengecekan PRR yang sudah dilakukan oleh Staff Planner Offset ini kemudian diberikan tanda tangan sebagai tanda bahwa PRR tersebut sudah siap untuk dilanjutkan ke pihak berikutnya. Acc ini sebagai konfirmasi bahwa job sudah tekonfirmasi kembali yang berguna pada proses produksi. Sehingga job dalam PRR dapat tersiapkan terlebih dahulu agar tidak terjadi kekacauan dalam proses produksi nantinya.

Production Order ini berkaitan kembali dengan PRR yang telah dilakukan pengecekan. Sama halnya seperti pengecekan PRR yaitu untuk mengetahui dan memastikan kembali mesin offset yang akan digunakan dalam job. Pengecekan dilakukan untuk memastikan kembali bahwa job benar-benar sudah terkontrol dengan baik agar tidak terjadi kesalahan pada proses produksi nantinya.

(20)

Pengecekan Production Order yang tadinya sudah dilakukan, lalu diberi tanda tangan. Tanda tangan adalah bukti bahwa Production Order ini sudah benar- benar siap antara mesin offset dengan job yang akan dijadwalkan. Selain itu sebagai tanda bahwa sudah dilakukan pengecekan ulang oleh Staff Planner Offset.

- Cek Jadwal Induk

Pengecekan jadwal induk dilakukan untuk mengetahui pekerjaan mana yang akan diprioritaskan terlebih dahulu. Jadwal induk yang dicek adalah milik inputan Staff Administration. Pengecekan jadwal induk milik admin ini kemudian direkap ulang oleh Planner dan diurutkan prioritasnya dalam penjadwalan mesin yang jalan terlebih dahulu. Sehingga job bisa terurutkan dengan baik kedepannya.

- Update Jadwal Induk

Update sangat diperlukan apabila ada perubahan dalam job. Aktivitas ini dilakukan hanya sewaktu-waktu saja. Perlakuan update ini apabila terjadi perubahan job, maka harus dilakukan perubahan jadwal induk yang baru.

- Cek Data Work In Process

Pengecekan ini dilakukan setiap hari. Tujuan dari pengecekan ini yaitu untuk mengontrol stok Work In Process dengan kapasitas gudang agar tidak terjadi overload capacity. Setelah dilakukan pengecekan juga dilakukan update hasil Work In Process sementara ke dalam sistem perusahaan.

- Planning

Jadwal induk yang sudah terekap dengan baik kemudian dilakukan planning ke dalam mesin offset. Planning ini dilakukan tidak setiap hari, hanya hari tertentu saja. Planning yang dikerjakan minggu ini adalah planning untuk minggu berikutnya.

(21)

92 - Update Planning

Hasil planning tentu saja dapat berubah sewaktu-waktu, oleh dari itu perlu dilakukan update planning. Aktivitas ini dilakukan oleh Planner Offset apabila terjadi masalah tertentu. Contohnya terdapat masalah pada mesin, maka diadakan perbaikan. Maka urutan job yang ada harus dipindahkan pada posisi mesin lain. Kasus lainnya apabila terjadi keterlambatan material, oleh dari itu harus dilakukan update planning.

- Cek Hasil Produksi

Pengecekan ini dilakukan oleh Planner Offset setiap hari. Cek hasil produksi untuk memantau job yang sedang jalan di area produksi. Hasil produksi yang sudah di cek kemudian disetarakan dengan target produksi setiap hari yang sudah terjadwalkan.

- Update Hasil Produksi

Pengecekan hasil produksi tadinya juga harus di masukkan ke dalam sistem perusahaan. Planner juga melakukan update hasil di sistem. Tujuan dari update hasil produksi ini dapat digunakan sebagai laporan pencapaian hasil, selain itu dapat mengkonfirmasi dengan pihak marketing hasil pencapaian dan pengiriman nantinya.

E-Mail juga sangat berguna untuk seorang Staff karena dari E-Mail bisa melakukan konfirmasi atau sebagai bukti sudah melakukan job kepada pihak departemen lainnya. Pengecekan dilakukan apabila ada E-Mail masuk dari departemen lainnya. Contohnya pihak marketing yang menginfokan tentang perubahan pengiriman hasil produksi.

- Mencocokkan Hasil

Semua aktivitas yang terjadi pada proses produksi pasti harus ada kecocokan antara planning dengan hasil produksi nantinya. Planner Offset mencocokkan hasil dengan Planner Finishing untuk melakukan pemantauan. Mencocokan

(22)

93

hasil ini aktivitas yang sangat penting yang wajib dilakukan oleh Staff Planner.

Pencocokkan juga dilakukan pembaharuan jumlah hasil produksi agar hasil yang ada pada sistem dengan kondisi nyata selalu sama.

- Print

Aktivitas print ini jarang dibutuhkan oleh Staff Planner Offset. Contohnya seperti mencetak Jadwal Induk, laporan pencapaian hasil, hasil planning mingguan dan lain sebagainya untuk keberlangsungan job.

- Diskusi Produksi

Kelancaran job yang akan diproduksi nantinya sangat banyak melakukan konfirmasi. Tahap diskusi ini dilakukan oleh Staff Planner Offset untuk mengetahui kapan suatu job dilakukan proses produksi kepada pihak marketing, bisa juga untuk mengetahui tanggal pengiriman, mengecek hasil produksi dan lain sebagainya. Staff Planner Offset melakukan diskusi produksi biasanya kepada pihak kepala bagian, Staff Administration, Staff Planner Finishing, Staff Inventory, Marketing, General Manager.

Konfirmasi pada telepon dilakukan untuk melakukan pengecekan kepada pihak departemen lainnya. Contohnya telepon pada pihak Marketing untuk mengkonfirmasi tentang pengiriman dan pencapaian hasil produksi. Sangat penting telepon konfirmasi ini digunakan dalam perusahaan, karena dapat menghemat waktu staff sehingga dapat kembali melakukan pekerjaannya.

Konfirmasi biasanya dilakukan dengan melakukan chatting. Chatting ini untuk memantau apakah ada yang berubah job, tanggal pengiriman dan lain sebagainya. Konfirmasi dilakukan juga untuk menginfokan planning kepada department lainnya. Selain itu bisa juga sebagai bukti sudah melakukan beberapa job.

(23)

94 - Ke Departemen Produksi Konfirmasi

Aktivitas yang dilakukan di departemen produksi oleh Planner Offset yaitu melakukan konfirmasi. Hal lain yang dilakukan apabila terjadi perubahan planning yang disebabkan oleh beberapa faktor. Konfirmasi selain itu apabila hasil produksi tidak mencapai target planner.

- Cek Hasil Produksi di Lapangan

Planner Offset tidak hanya bekerja dalam kantoran saja, melainkan juga turun ke area produksi. Aktivitas yang dilakukan di area produksi yaitu memantau hasil produksi setiap mesin, menampung masalah apabila terjadi kendala dalam proses produksi. Pengecekan di lapangan juga mengecek hasil Work In Process. Konfirmasi di area produksi sangat berguna bagi planner, untuk menjaga job agar tetap berjalan dengan lancar.

- Meeting

Meeting dilakukan bersama Staff PPIC beserta kepala bagian yang merupakan Meeting Internal. Tujuan dari adanya Meeting ini berguna apabila ada suatu masalah yang terjadi dalam proses kerja atau proses produksi dapat terdiskusika n dan terselesaikan dengan baik. Selain itu Meeting juga dapat digunakan untuk laporan pencapaian apa yang sudah dilakukan oleh Staff Planner Offset dalam periode waktu tertentu. Aktivitas meeting ini juga dilakukan oleh planner dengan marketing untuk konfirmasi planning dan jadwal pengiriman job.

- Ke RND

Aktivitas yang dilakukan Staff Planner Offset juga ke departemen RND.

Pengecekan yang dilakukan apabila ada order baru. Terdapat permasalahan tentang desain pada job yang baru.

- Ke Marketing

Aktivitas yang dilakukan Staff Planner Offset juga ke departemen Marketing.

Pengecekan yang dilakukan yaitu mengkonfimasi tentang pengiriman barang.

(24)

95

Apabila untuk planning minggu depan terdapat kekurangan standart job, maka Staff Planner Offset meminta job yang baru kepada marketing.

- Konfirmasi di bagian persiapan

Persiapan ini berguna sebelum job turun ke area produksi. Konfimasi yang dilakukan apabila ada job yang harus turun duluan, maka perlu dilakukan konfirmasi ulang agar job dapat berjalan dengan baik.

- Ngobrol, Minum, Refresh, ke Toilet, Nyemil, Membuat Kopi, Main HP, Break Aktivitas yang dilakukan ini merupakan aktivitas tidak produktif. Aktivitas ini sangat merugikan bagi perusahaan. Namun semua orang yang bekerja pasti membutuhkan kelonggaran untuk memberi semangat dirinya sendiri dan menghilangkan kejenuhannya. Break yaitu aktivitas istirahat siang yang berlangsung pada pukul 12.00 dan berakhir pada pukul 13.00.

(25)

96 Lampiran 5: Staff Planner Finishing - Start UP

Merupakan aktivitas Staff Planner Finishing ketika datang pertama kali untuk memulai aktivitasnya. Aktivitas yang dilakukan seorang Staff yaitu menghidupkan komputer untuk memulai pekerjaannya. Kegiatan yang dilakukan selain itu adalah menempatkan dirinya senyaman mungkin.

Contohnya seperti merapikan area kerja dan memposisikan kursi agar lebih nyaman untuk bekerja.

- Cek PRR

Pengecekan ini digunakan untuk melihat spesifikasi setiap job sesuai dengan mesin offset. Langkah ini dilakukan untuk memastikan kembali penjadwalan job pada mesin offset sesuai dengan kapasitas yang dibutuhkan. Cek PRR sangat penting, karena ketika tidak ada pengecekan akan mengakibatkan kesalahan dalam penjadwalan mesin yang mengakibatkan gagalnya produksi dan keterlambatan pengiriman.

- Acc PRR

Pengecekan PRR yang sudah dilakukan oleh Staff Planner Finishing ini kemudian diberikan tanda tangan sebagai tanda bahwa PRR tersebut sudah siap untuk dilanjutkan ke pihak berikutnya. Acc ini sebagai konfirmasi bahwa job sudah tekonfirmasi kembali yang berguna pada proses produksi. Sehingga job dalam PRR dapat tersiapkan terlebih dahulu agar tidak terjadi kekacauan dalam proses produksi nantinya.

Production Order ini berkaitan kembali dengan PRR yang telah dilakukan pengecekan. Sama halnya seperti pengecekan PRR yaitu untuk mengetahui dan memastikan kembali mesin offset yang akan digunakan dalam job. Pengecekan dilakukan untuk memastikan kembali bahwa job benar-benar sudah terkontrol dengan baik agar tidak terjadi kesalahan pada proses produksi nantinya.

(26)

Pengecekan Production Order yang tadinya sudah dilakukan, lalu diberi tanda tangan. Tanda tangan adalah bukti bahwa Production Order ini sudah benar- benar siap antara mesin offset dengan job yang akan dijadwalkan. Selain itu sebagai tanda bahwa sudah dilakukan pengecekan ulang oleh Staff Planner Offset.

- Cek Jadwal Induk

Update sangat diperlukan apabila ada perubahan dalam job. Aktivitas ini dilakukan hanya sewaktu-waktu saja. Perlakuan update ini apabila terjadi perubahan job, maka harus dilakukan perubahan jadwal induk yang baru.

- Cek Data Work In Process

Pengecekan ini dilakukan setiap hari. Tujuan dari pengecekan ini yaitu untuk mengontrol stok Work In Process dengan kapasitas gudang agar tidak terjadi overload capacity. Setelah dilakukan pengecekan juga dilakukan update hasil Work In Process sementara ke dalam sistem perusahaan.

- Planning

Jadwal induk yang sudah terekap dengan baik kemudian dilakukan planning ke dalam mesin offset. Planning ini dilakukan tidak setiap hari, hanya hari tertentu saja. Planning yang dikerjakan minggu ini adalah planning untuk minggu berikutnya.

(27)

Hasil planning tentu saja dapat berubah sewaktu-waktu, oleh dari itu perlu dilakukan update planning. Aktivitas ini dilakukan oleh Planner Finishing apabila terjadi masalah tertentu. Contohnya terdapat masalah pada mesin, maka diadakan perbaikan. Oleh dari itu urutan job yang ada harus dipindahkan pada posisi mesin lain. Kasus lainnya apabila terjadi keterlambatan material, oleh dari itu harus dilakukan update planning.

- Cek Hasil Produksi

Pengecekan ini dilakukan oleh Planner Finishing setiap hari. Cek hasil produksi untuk memantau job yang sedang jalan di area produksi. Hasil produksi yang sudah di cek kemudian disetarakan dengan target produksi setiap hari yang sudah terjadwalkan.

- Update Hasil Produksi

E-Mail juga sangat berguna untuk seorang Staff karena dari E-Mail bisa melakukan konfirmasi atau sebagai bukti sudah melakukan job kepada pihak departemen lainnya. Pengecekan dilakukan apabila ada E-Mail masuk dari departemen lainnya. Contohnya pihak marketing yang menginfokan tentang perubahan pengiriman hasil produksi.

- Mencocokkan Hasil

Semua aktivitas yang terjadi pada proses produksi pasti harus ada kecocokan antara planning dengan hasil produksi nantinya. Planner Finishing mencocokkan hasil dengan Planner Offset untuk melakukan pemantauan.

(28)

99

Mencocokan hasil ini aktivitas yang sangat penting yang wajib dilakukan oleh Staff Planner. Pencocokkan juga dilakukan pembaharuan jumlah hasil produksi agar hasil yang ada pada sistem dengan kondisi nyata selalu sama.

- Print

Aktivitas print ini jarang dibutuhkan oleh Staff Planner Finishing. Contohnya seperti mencetak Jadwal Induk, laporan pencapaian hasil, hasil planning mingguan dan lain sebagainya untuk keberlangsungan job.

- Diskusi Produksi

Kelancaran job yang akan diproduksi nantinya sangat banyak melakukan konfirmasi. Tahap diskusi ini dilakukan oleh Staff Planner Finishing untuk mengetahui kapan suatu job dilakukan proses produksi kepada pihak marketing, bisa juga untuk mengetahui tanggal pengiriman, mengecek hasil produksi dan lain sebagainya. Staff Planner Finishing melakukan diskusi produksi biasanya kepada pihak kepala bagian, Staff Administration, Staff Planner Offset, Staff Inventory, Marketing, General Manager.

Konfirmasi pada telepon dilakukan untuk melakukan pengecekan kepada pihak departemen lainnya. Contohnya telepon pada pihak Marketing untuk mengkonfirmasi tentang pengiriman dan pencapaian hasil produksi. Sangat penting telepon konfirmasi ini digunakan dalam perusahaan, karena dapat menghemat waktu staff sehingga dapat kembali melakukan pekerjaannya.

Konfirmasi biasanya dilakukan dengan melakukan chatting. Chatting ini untuk memantau apakah ada yang berubah job, tanggal pengiriman dan lain sebagainya. Konfirmasi dilakukan juga untuk menginfokan planning kepada department lainnya. Selain itu bisa juga sebagai bukti sudah melakukan beberapa job.

(29)

100 - Ke Departemen Produksi Konfirmasi

Aktivitas yang dilakukan di departemen produksi oleh Planner Finishing yaitu melakukan konfirmasi. Hal lain yang dilakukan apabila terjadi perubahan planning yang disebabkan oleh beberapa faktor. Konfirmasi selain itu apabila hasil produksi tidak mencapai target planner.

- Cek Hasil Produksi di Lapangan

Planner Finishing tidak hanya bekerja dalam kantoran saja, melainkan juga turun ke area produksi. Aktivitas yang dilakukan di area produksi yaitu memantau hasil produksi setiap mesin, menampung masalah apabila terjadi kendala dalam proses produksi. Pengecekan di lapangan juga mengecek hasil Work In Process. Konfirmasi di area produksi sangat berguna bagi planner, untuk menjaga job agar tetap berjalan dengan lancar.

- Meeting

Meeting dilakukan bersama Staff PPIC beserta kepala bagian yang merupakan Meeting Internal. Tujuan dari adanya Meeting ini berguna apabila ada suatu masalah yang terjadi dalam proses kerja atau proses produksi dapat terdiskusikan dan terselesaikan dengan baik. Selain itu Meeting juga dapat digunakan untuk laporan pencapaian apa yang sudah dilakukan oleh Staff Planner Offset dalam periode waktu tertentu. Aktivitas meeting ini juga dilakukan oleh planner dengan marketing untuk konfirmasi planning dan jadwal pengiriman job.

- Ke RND

Aktivitas yang dilakukan Staff Planner Finishing juga ke departemen RND.

Pengecekan yang dilakukan apabila ada order baru. Terdapat permasalahan tentang desain pada job yang baru. Contohnya seperti ada perubahan pada desain blank box maka harus dilakukan konfirmasi dengan pihak RND.

(30)

101 - Ke Marketing

Aktivitas yang dilakukan Staff Planner Finishing juga ke departemen Marketing. Pengecekan yang dilakukan yaitu mengkonfimasi tentang pengiriman barang. Hal yang dilakukan di departemen Marketing yaitu konfirmasi hasil pencapaian produksi, selain itu juga konfirmasi pengiriman barang produksi.

- Ngobrol, Minum, Refresh, ke Toilet, Nyemil, Membuat Kopi, Main HP, Break Aktivitas yang dilakukan ini merupakan aktivitas tidak produktif. Aktivitas ini sangat merugikan bagi perusahaan. Namun semua orang yang bekerja pasti membutuhkan kelonggaran untuk memberi semangat dirinya sendiri dan menghilangkan kejenuhannya. Break yaitu aktivitas istirahat siang yang berlangsung pada pukul 12.00 dan berakhir pada pukul 13.00.

(31)

102

Lampiran 6: Staff Planner Subcontract and Inventory Single Face - Start UP

Merupakan aktivitas Staff Planner Subcontract and Inventory Single Face ketika datang pertama kali untuk memulai aktivitasnya. Aktivitas yang dilakukan seorang Staff yaitu menghidupkan komputer untuk memulai pekerjaannya. Kegiatan yang dilakukan selain itu adalah menempatkan dirinya senyaman mungkin. Contohnya seperti merapikan area kerja dan memposisikan kursi agar lebih nyaman untuk bekerja.

- Cek PRR

Pengecekan ini digunakan untuk melihat spesifikasi setiap job sesuai dengan mesin Single Face. Langkah ini dilakukan untuk memastikan kembali penjadwalan job pada mesin Single Face sesuai dengan kapasitas yang dibutuhkan. Cek PRR yang dilihat yaitu job Single Face dan job Subcontract.

Sangat penting pengecekan ini dilakukan karena ketika tidak ada pengecekan akan mengakibatkan kesalahan dalam penjadwalan yang mengakibatkan gagalnya produksi dan keterlambatan pengiriman.

- Acc PRR

Pengecekan PRR yang sudah dilakukan oleh Staff Planner Subcontract and Inventory Single Face ini kemudian diberikan tanda tangan sebagai tanda bahwa PRR tersebut sudah siap untuk dilanjutkan ke pihak berikutnya. Acc ini sebagai konfirmasi bahwa job sudah tekonfirmasi kembali yang berguna pada proses produksi. Sehingga job dalam PRR dapat tersiapkan terlebih dahulu agar tidak terjadi kekacauan dalam proses produksi nantinya.

Production Order ini berkaitan kembali dengan PRR yang telah dilakukan pengecekan. Sama halnya seperti pengecekan PRR yaitu untuk mengetahui dan memastikan kembali mesin Single Face yang akan digunakan dalam job agar tersiapkan, juga untuk Job Subcontract agar terdaftarkan terlebih dahulu.

Pengecekan dilakukan untuk memastikan kembali bahwa job benar-benar

(32)

103

sudah terkontrol dengan baik agar tidak terjadi kesalahan pada proses produksi nantinya.

- Acc Production Order

Pengecekan Production Order yang tadinya sudah dilakukan, lalu diberi tanda tangan. Tanda tangan adalah bukti bahwa Production Order ini sudah benar- benar siap antara mesin Single Face, Subcontract dengan job yang akan dijadwalkan. Selain itu sebagai tanda bahwa sudah dilakukan pengecekan ulang oleh Staff Planner Subcontract and Inventory Single Face.

- Cek Jadwal Induk

Update sangat diperlukan apabila ada perubahan dalam job. Aktivitas ini dilakukan hanya sewaktu-waktu saja. Perlakuan update ini apabila terjadi perubahan job Planning Single Face dan Inventory Subcontract, maka harus dilakukan perubahan jadwal induk yang baru.

- Planning

Jadwal induk yang sudah terekap dengan baik kemudian dilakukan planning ke dalam mesin Single Face. Planning ini dilakukan tidak setiap hari, hanya hari tertentu saja. Aktivitas Planning ini yaitu melakukan penjadwalan dengan dua kategori job yaitu untuk job Single Face dan untuk job Subcontract, di mana untuk Job Subcontract harus menginfokan kepada purchasing untuk dicarikan supplier. Planning yang dikerjakan minggu ini adalah planning untuk minggu berikutnya.

(33)

Hasil planning tentu saja dapat berubah sewaktu-waktu, oleh dari itu perlu dilakukan update planning. Aktivitas ini dilakukan oleh Planner Subcontract dan Single Face apabila terjadi masalah tertentu. Contohnya terdapat masalah pada mesin atau keterlambatan supplier, maka diadakan perbaikan. Oleh dari itu urutan job yang ada harus dipindahkan pada posisi mesin lain atau untuk job Subcontract dapat dipindahkan supplier lainnya. Kasus lainnya apabila terjadi keterlambatan material, oleh dari itu harus dilakukan update planning.

- Cek Hasil Produksi Single Face

Pengecekan ini dilakukan oleh Planner Single Face setiap hari. Cek hasil produksi untuk memantau job yang sedang jalan di area produksi. Hasil produksi yang sudah di cek kemudian disetarakan dengan target produksi setiap hari yang sudah terjadwalkan.

- Update Hasil Produksi Single Face

- Update Hasil Subcontract

Hasil kedatangan subcontract yang sudah dilakukan pengecekan tentu juga harus terupdate. Update ini berguna agar hasil stok di sistem perusahaan sama dengan hasil stok yang ada pada gudang. Aktivitas ini sangat penting untuk memantau hasil untuk job berikutnya.

- Cek Material

Pengecekan Material ini dilakukan setelah staff melihat dan mengecek PRR.

Apabila PRR yang dicek tersebut membutuhkan beberapa jenis material, maka material tersebut akan dicari secara sistem yang dimiliki perusahaan. Nantinya

(34)

105

apabila material yang akan digunakan dalam job itu tidak mencukupi bahkan tidak ada, maka Staff harus membuat Purchase Request untuk dilakukan pembelian material yang digunakan.

- Update Penggunaan Material

Update merupakan aktivitas yang sangat penting bagi seorang Staff Inventory.

Data hasil update sangat membantu Staff untuk menjaga ketersediaan materialnya. Material yang telah digunakan untuk aktivitas produksi akan diupdate pada sistem yang dimiliki perusahaan.

E-Mail juga sangat berguna untuk seorang Staff karena dari E-Mail bisa melakukan konfirmasi atau sebagai bukti sudah melakukan job kepada pihak departemen lainnya. Pengecekan dilakukan apabila ada E-Mail masuk dari departemen lainnya. Contohnya untuk job Single Face yaitu membuat konfirmasi untuk dilakukan order di cabang perusahaan. Sedangakan untuk job Subcontract yaitu menginfokan kepada purchasing untuk dicarikan supplier.

- Print

Aktivitas print ini jarang dibutuhkan oleh Staff Planner Subcontract and Inventory Single Face. Contohnya seperti mencetak Jadwal Induk, laporan pencapaian hasil, hasil planning mingguan dan lain sebagainya untuk keberlangsungan job, surat receiving, surat jalan untuk subcontract, Purchase Request.

- Diskusi Produksi

Kelancaran job yang akan diproduksi nantinya sangat banyak melakukan konfirmasi. Tahap diskusi ini dilakukan oleh Staff Planner Finishing untuk mengetahui kapan suatu job dilakukan proses produksi kepada pihak marketing, bisa juga untuk mengetahui tanggal pengiriman, mengecek hasil produksi dan lain sebagainya. Staff Planner Planner Subcontract and Inventory

(35)

106

Single Face melakukan diskusi produksi biasanya kepada pihak kepala bagian, Staff Administration, Staff Planner Offset, Staff Inventory, Marketing, General Manager.

Konfirmasi pada telepon dilakukan untuk melakukan pengecekan kepada pihak departemen lainnya. Contohnya telepon pada pihak perusahaan cabang untuk memantau pencapaian hasil produksi Single Face. Sangat penting telepon konfirmasi ini digunakan dalam perusahaan, karena dapat menghemat waktu staff sehingga dapat kembali melakukan pekerjaannya. Telepon juga digunakan sebagai konfirmasi kedatangan barang hasil Subcontract ke perusahaan. Pihak gudang akan mengkonfirmasikan apabila pihak supplier sudah mengirimkan barang.

Konfirmasi biasanya dilakukan dengan melakukan chatting. Chatting ini untuk memantau apakah ada yang berubah job, tanggal pengiriman, hasil produksi Single Face dan lain sebagainya. Konfirmasi dilakukan juga untuk menginfokan planning kepada department lainnya. Konfirmasi juga digunakan sebagai permintaan persetujuan apabila terdapat pembelian material. Selain itu bisa juga sebagai bukti sudah melakukan beberapa job.

- Ke Departemen Produksi Konfirmasi

Aktivitas yang dilakukan di departemen produksi oleh Staff Planner Planner Subcontract and Inventory Single Face yaitu melakukan konfirmasi. Hal lain yang dilakukan apabila terjadi perubahan planning yang disebabkan oleh beberapa faktor. Konfirmasi selain itu apabila terjadi kendala pada material Single Face.

- Cek Hasil di Lapangan

Staff Planner Subcontract and Inventory Single Face tidak hanya bekerja dalam kantoran saja, melainkan juga turun ke area produksi. Aktivitas yang

(36)

107

dilakukan di area produksi yaitu memantau hasil Single Face, hasil subcontract yang datang, menyiapkan pengiriman untuk job subcontract, selain itu menampung masalah apabila terjadi kendala dalam proses produksi.

Pengecekan di lapangan juga mengecek hasil Work In Process. Konfirmasi di area produksi sangat berguna bagi planner, untuk menjaga job agar tetap berjalan dengan lancar.

- Meeting

Meeting dilakukan bersama Staff PPIC beserta kepala bagian yang merupakan Meeting Internal. Tujuan dari adanya Meeting ini berguna apabila ada suatu masalah yang terjadi dalam proses kerja atau proses produksi dapat terdiskusikan dan terselesaikan dengan baik. Selain itu Meeting juga dapat digunakan untuk laporan pencapaian apa yang sudah dilakukan oleh Staff Planner Offset dalam periode waktu tertentu.

- Ke RND

Aktivitas yang dilakukan Staff Planner Subcontract and Inventory Single Face juga ke departemen RND. Pengecekan yang dilakukan apabila ada order baru.

Terdapat permasalahan tentang ketidaksesuaian material. Contohnya seperti terdapat over material harus dilakukan konfirmasi dengan pihak RND.

- Ke Purchasing

Pembuatan surat Purchase Request harus terdapat tanda tangan persetujuan kepada pihak terkait. Staff Planner Planner Subcontract and Inventory Single Face kemudian memberikannya ke departemen Purchasing untuk dilakukan pembelian. Selain itu juga mengkonfirmasi kedatangan material yang sudah dipesan untuk keperluan produksi.

- Ke Accounting

Job Subcontract memerlukan hubungan secara langsung dengan pihak Accounting untuk melakukan transaksi pembayaran antara perusahaan dengan

(37)

108

pihak supplier. Aktivitas yang dilakukan ke Accounting yaitu memberikan receiving yaitu surat penerimaan barang hasil subcontract. Memberikan juga surat jalan sebagai bukti barang sudah dilakukan pengiriman ke perushaan dan memberikan nota timbang untuk mengetahui jumlah barang sudah sesuai atau belum.

- Ngobrol, Minum, Refresh, ke Toilet, Nyemil, Membuat Kopi, Main HP, Break Aktivitas yang dilakukan ini merupakan aktivitas tidak produktif. Aktivitas ini sangat merugikan bagi perusahaan. Namun semua orang yang bekerja pasti membutuhkan kelonggaran untuk memberi semangat dirinya sendiri dan menghilangkan kejenuhannya. Break yaitu aktivitas istirahat siang yang berlangsung pada pukul 12.00 dan berakhir pada pukul 13.00.

Material yang sudah dilakukan pengecekan di PRR dan kemudian dicari secara sistem ketersediaannya. Apabila material tidak ada dalam stok atau kurang maka akan dilakukan pembelian. Pembelian material harus dilakukan pembuatan Purchase Request kemudian diberikan pada departemen Purchasing.

- Membuat Surat Jalan

Surat jalan diperlukan untuk job subcontract. Pembuatan surat jalan untuk pengiriman barang yang keluar dari area perusahaan. Pengiriman juga disertakan Acc oleh pihak terkait.

- Membuat Receiving

Pembuatan receiving diperlukan untuk penerimaan barang hasil subcontract.

Receiving ini kemudian diserahkan kepada supplier sebagai bukti untuk penerimaan barang hasil produksi subcontract.

(38)

109 - Bertemu dengan Supplier

Aktivitas ini tidak selalu dilakukan oleh Staff Planner Planner Subcontract and Inventory Single Face. Bertemu dengan supplier ini untuk melakukan complain apabila terjadi kecacatan pada hasil subcontract. Hal lain yang dilakukan apabila ada job baru untuk subcontract yaitu mengkonfirmasi tentang desain dan hasil.

- Minta Acc

Minta Acc ini sangat penting sebagai konfirmasi. Minta Acc dilakukan apabila pembuatan Purchase Request baru untuk pembelian material, maka harus mendapatkan persetujuan dari beberapa pihak tertentu. Pihak yang melakukan Acc yaitu Kepala Bagian departemen, Pemilik Perusahaan dan General Manager.

- Ngobrol, Minum, Refresh, ke Toilet, Nyemil, Sholat, Main HP, Break

Aktivitas yang dilakukan ini merupakan aktivitas tidak produktif. Aktivitas ini angat merugikan bagi perusahaan. Namun semua orang yang bekerja pasti membutuhkan kelonggaran untuk memberi semangat dirinya sendiri dan menghilangkan kejenuhannya. Break yaitu aktivitas istirahat siang yang berlangsung pada pukul 12.00 dan berakhir pada pukul 13.00.

(39)

110

Lampiran 7: Contoh Hasil Pengambilan Data

Nomor

Jam Operasional 8.00-12.00 ; 13.00-15.00

Pengamatan Pada:

Sabtu, 29 April 2017

Nama Karyawan STAFF ADMINISTRATION

Jam Perkiraan Aktivitas Waktu

Produktif (s)

Waktu Tidak Produktif

1 8 Cek PO 11

2 8.11 Main HP 3

3 8.14 Membuat PO 18

4 8.32 Main HP 4

5 8.36 Diskusi Produksi 6

6 8.42 Main HP 5

7 8.47 Ngeprint 3

8 8.5 Cek PO 2

9 8.52 Merapikan PO 4

10 8.56 Ngeprint 2