PANDUAN PENGGUNAAN SIPDAR-PQ Sistem Informasi Pelayanan Tanda Daftar LPQ
A. Pendahuluan
SIPDAR (Sistem Informasi Pelayanan Tanda Daftar LPQ) merupakan sistem informasi terintegrasi yang dikembangkan untuk memudahkan pelaksanaan tata kelola kelembagaan Pendidikan Al-Quran.
SIPDAR dikelola oleh Subdit Pendidikan Al-Quran pada Direktorat Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren, Direktorat Jendral Pendidikan Islam, Kementerian Agama Republik Indonesia.
SIPDAR dapat diakses pada pranala https://ditpdpontren.kemenag.go.id/sipdar. Saat diakses oleh pengguna umum, SIPDAR menampilkan beberapa menu bersifat umum yang dapat diakses oleh siapa saja tanpa harus mendaftar ataupun login (masuk) sebagai pengguna terdaftar.
Halaman depan SIPDAR-PQ
Beberapa menu umum yang disediakan adalah :
1. Menu Informasi. Pada menu ini terdapat 3 submenu, Direktori Data, Pengumuman, Prosedur, Tentang SIPDAR.
Menu Informasi yang dapat diakses oleh pengguna umum
Menu Direktori Data berisi daftar LPQ secara nasional yang dapat diakses oleh siapa saja. Masyarakat dapat melakukan penelusuran data LPQ pada menu ini. Data LPQ dapat difilter berdasarkan wilayah provinsi, kabupaten, kecamatan hingga desa. Pengguna juga dapat melakukan pencarian menggunakan nama LPQ.
Menu Direktori Data yang berisi daftar LPQ secara nasional
Pengguna dapat melihat data LPQ lebih lengkap dengan mengklik tombol detail pada daftar data LPQ yang tersedia. Informasi detail data LPQ sangat mungkin tidak lengkap karena berbagai faktor, oleh karena itu pengelola LPQ diharapkan segera melakukan update data agar profil kelembagaannya lengkap.
Tampilan detail informasi kelembagaan LPQ
Menu Pengumuman berisi daftar pengumuman yang dikeluarkan oleh Subdit Pendidikan Al-Quran sebagai pengelola aplikasi SIPDAR. Menu Prosedur berisi penjelasan mengenai prosedur penerbitan Tanda Daftar LPQ. Menu Tentang SIPDAR berisi informasi singkat mengenai aplikasi SIPDAR.
Tampilan Direktori Pengumuman
Tampilan Informasi Prosedur Penerbitan Tanda Daftar
Selain ketiga menu tersebut, juga tersedia direktori informasi pada bagian sisi kiri (sidebar) dengan nama Dokumen Penting. Pada Dokumen Penting terdapat 3 direktori khusus, yaitu Arsip Dokumen, Panduan dan Tutorial, SK & Peraturan. Masing-masing direktori berisi dokumen-dokumen yang sesuai dengan kriteria masing-masing direktori. Arsip Dokumen berisi berkas-berkas umum terkait dengan Penerbitan Tanda Daftar LPQ maupun berkas lain mengenai LPQ. Panduan dan Tutorial berisi berkas- berkas yang tekait dengan panduan penggunaan aplikasi SIPDAR. Sedangkan SK & Peraturan berisi berkas-berkas mengenai SK dan Peraturan yang terkait dengan Pendidikan Al-Quran.
Tampilan Direktori Arsip Dokumen
Tampilan Direktori Panduan
Tampilan Direktori SK & Peraturan
Selain itu, terdapat fitur pelacakan status pengajuan penerbitan tanda daftar. Fitur ini dapat diakses pada bagian kiri.
Tampilan fitur pelacakan status pengajuan
Pelacakan dilakukan menggunakan nomor pengajuan yang didapatkan saat operator LPQ selesai mengisi data secara lengkap dan melakukan pengajuan penerbitan tanda daftar. Jika nomor pengajuan ditemukan maka SIPDAR akan menampilkan informasi singkat mengenai status pengajuan tersebut.
Tampilan informasi singkat pengajuan
Jika pengguna ingin melihat informasi yang lebih detail maka operator LPQ harus login dan mengakses menu Data LPQ – Status LPQ.
B. Level Pengguna SIPDAR
Pengguna SIPDAR terbagi dalam 4 tingkatan pengguna.
1. Admin Kemenag Pusat, memiliki kewenangan untuk mengatur aplikasi SIPDAR secara umum, dapat mengakses seluruh data yang ada di SIPDAR, termasuk membuat akun admin Kanwil Kemenag di tiap provinsi, menerbitkan Tanda Daftar dan Nomor Statistik LPQ.
2. Admin Kanwil Kemenag, memiliki kewenangan untuk melakukan validasi data usulan Tanda Daftar LPQ, membuat akun admin kankemenag kabupaten / kota. Memiliki akses terhadap data LPQ yang berada pada wilayah provinsinya saja.
3. Admin Kantor Kemenag Kabupaten / Kota, memiliki kewenangan melakukan verifikasi usulan Tanda Daftar LPQ, memberikan rekomendasi penerbitan Tanda Daftar LPQ. Hanya memiliki akses terhadap data LPQ yang berada di wilayah kabupaten / kotanya saja.
4. Operator LPQ memiliki akses terbatas hanya untuk mengusulkan penerbitan Tanda Daftar LPQ.
C. Menu Operator LPQ
Operator LPQ harus melakukan registrasi terlebih dahulu sebelum dapat login dan mengakses menu yang tersedia. Untuk melakukan registrasi, pengguna cukup mengklik tombol Registrasi LPQ di sini yang tampil pada bagian kiri halaman depan.
Tampilan Tombol Registrasi
Setelah diklik, calon pengguna harus memilih jenis Registrasi Akun SIPDAR. Ada 2 jenis, Registrasi Baru dan Registrasi LPQ Lama. Jika memilih Registrasi LPQ Lama maka calon pengguna harus memasukkan Nomor Statistik LPQ lalu klik tombol Cek. Jika ditemukan maka data LPQ akan ditampilkan dan calon operator LPQ diminta mengisi informasi dasar yang tersedia.
Tampilan Registrasi Operator bagi LPQ yang telah terdaftar pada SIPDAR / EMIS
Sedangkan jika memilih Registrasi Baru pengguna akan diarahkan pada form registrasi pengguna baru.
Pada form registrasi, yang perlu diperhatikan adalah pada bagian pemilihan alamat asal LPQ, karena setelah diregistrasi pilihan provinsi dan kabupaten tidak dapat diubah kembali.
Form Registrasi LPQ Baru
Contoh Pengisian registrasi LPQ
Setelah terisi lengkap, pengguna dapat mengklik tombol Mendaftar Sekarang untuk memproses registrasinya. Sistem secara otomatis akan melakukan pengecekan terhadap kelangkapan isian dan duplikasi email pengguna. Jika terduplikasi maka registrasi digagalkan dan pengguna diminta untuk menggunakan email yang berbeda.
Setelah proses registrasi berhasil dilakukan, pengguna akan dibawa pada dashboard utama dimana mereka diminta untuk mengisi kelengkapan data dasar LPQ serta mengunggah copy berkas yang disyaratkan dalam penerbitan Tanda Daftar LPQ. Tampilan Dashboard dapat dilihat pada gambar berikutnya.
Selain melalui menu pada dashboard tersebut operator juga dapat mengakses menu pengisian data tersebut pada menu Data LPQ. Pada menu Data LPQ terdapat 3 item utama, Profil LPQ, Berkas LPQ, Status LPQ.
Tampilan Dashboard Operator LPQ
Tampilan Menu Operator LPQ
Operator LPQ harus melengkapi isian pada Profil LPQ seperti pada gambar 13 sampai 16 serta kelengkapan berkas seperti pada gambar 17 dan 18 sebelum dapat melakukan pengusulan penerbitan Tanda Daftar. Sistem secara otomatis akan melakukan pengecekan kelengkapan data isian, jika tidak lengkap maka tombol ajuan tidak aktif seperti pada gambar nomor 19. Jika telah lengkap seperti gambar nomor 20 maka operator LPQ dapat melakukan pengajuan verifikasi dan validasi usulan tersebut.
Gambar 13 : Form Isian Identitas LPQ
Gambar 14 : Isian alamat lengkap LPQ
Gambar 15 : Form Isian Pengelola LPQ
Gambar 16 : Form Isian Aset - Yayasan LPQ
Gambar 17 : Form unggah kelengkapan berkas LPQ
Gambar 18 : Tampilan berkas yang telah tersimpan
Gambar 19 : Tampilan kelengkapan berkas usulan yang belum lengkap
Gambar 20 : Status usulan yang telah lengkap dan dapat diajukan untuk diproses
Setelah dinyatakan lengkap oleh sistem, maka operator dapat melakukan pengajuan dengan mengklik tombol Ajukan Permohonan untuk mengusulkan verifikasi dan validasi usulan penerbitan Tanda Daftar LPQ. Setelah diklik maka status usulan berubah dari Draft menjadi Pengajuan seperti pada gambar 21. Pada saat status berubah menjadi Pengajuan maka secara otomatis sistem memberikan Nomor Usulan sebagai bukti penerimaan usulan.
Gambar 21 : Status usulan yang telah diajukan dan menunggu proses verifikasi faktual
Pada gambar 21 terlihat pengajuan Sukses dilakukan dengan nomor usulan 213528-122113001203.
Nomor tersebut dapat digunakan untuk melakukan pengecekan tahapan usulan di kemudian hari.
Operator LPQ dapat memantau progres usulan pada menu Status LPQ. Setiap tahapan akan muncul secara lengkap riwayatnya pada menu tersebut. Jika usulan telah melewati verifikasi dan validasi serta disetujui maka Nomor Tanda Daftar dan Nomor Statistik LPQ secara otomatis akan muncul. Nomor Tanda Daftar digunakan untuk proses aktivasi data LPQ pada sistem EMIS kemenag. Data-data yang telah disimpan pada SIPDAR secara otomatis akan tersingkronisasi ke sistem EMIS kemenag menggunakan kata kunci Nomor Tanda Daftar yang diterbitkan oleh SIPDAR.
Gambar 22 : Usulan LPQ yang telah disetujui dan mendapat NSLPQ
Bagi LPQ yang telah memiliki nomor statistik (bukan usulan baru) maka tersedia tombol Usulan Pembaruan Data pada bagian bawah sebelah kiri. Tombol ini berfungsi untuk melakukan pengajuan usulan pembaruan data. Usulan pembaruan data dilakukan oleh operator LPQ dalam rangka untuk melakukan pembaruan data yang bersifat prinsipil, ada 3 jenis pembaruan data yang dapat dilakukan:
1. Aktivasi Ulang, dilakukan jika LPQ dinon-aktifkan oleh sistem maupun admin karena berbagai hal.
2. Perpanjangan Tanda Daftar, dilakukan jika masa berlaku tanda daftar (IJOP) telah berakhir / kadaluarsa.
3. Pembaruan Data, dilakukan jika LPQ bermaksud untuk melakukan perbaikan data kelembagaan yang sifatnya mendasar dan tidak tersedia pada kolom isian. Seperti penerbitan ulang Nomor SK Tanda daftar (pada beberapa kasus, data LPQ tidak disertai Nomor SK tersebut).
Gambar Tombol Usulan Pembaruan Data
Tampilan pemilihan jenis Usulan Pembaruan Data
Setelah menentukan jenis pembaruan data, klik Ajukan Pembaruan lalu sistem secara otomatis akan menyimpan usulan pembaruan yang diajukan. Setelah tersimpan maka sistem akan memberikan notifikasi bahwa usulan tersebut telah tersimpan. Selanjutnya operator LPQ diminta untuk mengisi kelengkapan data seperti halnya proses pengajuan penerbitan tanda daftar yang baru.
Tampilan notifikasi usulan pembaruan data telah tersimpan
Proses selanjutnya sama dengan pengajuan penerbitan tanda daftar yang baru, usulan akan diverifikasi oleh admin kemenag kabupaten, divalidasi oleh admin Kanwil Provinsi lalu disetujui oleh admin kemenag Pusat.
Setelah seluruh proses terpenuhi dan usulan disetujui, maka kemenag pusat akan menerbitkan Nomor Tanda Daftar, Nomor Statistik LPQ dan Sertifikat LPQ. SK Tanda Daftar dan Sertifikat LPQ dapat langsung diakses oleh operator LPQ pada menu Status LPQ.
Tampilan menu Cetak Serfitikat LPQ dan Download SK Tanda Daftar
C. Menu Admin Kankemenag Kabupaten / Kota
Admin Kankemenag Kabupaten / Kota memiliki kewenangan untuk melakukan verifikasi faktual terhadap usulan penerbitan Tanda Daftar LPQ. Menu yang tersedia pada Data LPQ adalah Data LPQ dan EMIS Connector.
Pada Data LPQ terdapat sub menu Usulan LPQ dan Data LPQ. Menu Usulan LPQ berisi daftar usulan penerbitan Tanda Daftar LPQ yang sedang dalam proses. Sedangkan menu Data LPQ berisi daftar LPQ yang telah disetujui usulannya. Namun data tersebut terbatas pada LPQ yang berada dalam wilayah kabupatan / kota yang bersangkutan saja.
Tampilan Menu Admin Kankemenag Kabupaten / Kota
Saat Admin Kabupaten masuk ke dalam sistem, pada dashboard utama muncul statistik singkat mengenai Jumlah Pengajuan Baru, Jumlah Data LPQ yang perlu diperbarui dan Jumlah LPQ Aktif yang berada di kabupaten tersebut. Masing-masing statistik dapat langsung diklik dan otomatis menampilkan laman yang terkait dengan statistik tersebut.
Pada menu Usulan LPQ, Admin Kankemenag Kabupaten / kota dapat memantau usulan penerbitan Tanda Daftar yang baru masuk ataupun yang sedang dalam tahap proses verifikasi hingga validasi.
Proses verifikasi terhadap usulan Penerbitan Tanda Daftar dimulai dengan mengklik tombol verifikasi pada bagian menu seperti pada gambar 24.
Gambar 24 : Daftar Usulan Penerbitan Tanda Daftar LPQ
Admin Kemenag Kabupaten / Kota dapat mengisikan hasil verifikasi faktual berupa foto-foto yang sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan, diantaranya :
1. Foto Bangunan LPQ
2. Foto Kegiatan Pembelajaran 3. Foto Kepala LPQ
4. Foto Lokasi LPQ 5. Foto Ruang Belajar
Proses Verifikasi data usulan Tanda Daftar LPQ
Proses Unggah foto hasil verifikasi
Selain form unggah hasil verifikasi, Admin Kemenag Kabupaten dapat melihat informasi singkat mengenai LPQ yang melakukan pengusulan Penerbitan Tanda Daftar dan riwayat proses penerbitan dari pengusulan, verifikasi, validasi hingga penerbitan Tanda Daftar pada bagian Riwayat Verifikasi.
Tampilan Profil Singkat LPQ
Pada profil LPQ, yang ditampilkan hanyalah informasi singkat saja, jika Admin ingin melihat tampilan isian data secara lengkap, maka bisa mengklik tombol Lihat Isian Lengkap. Pada tampilan isian lengkap admin dapat menilai apakah operator telah melakukan pengisian data secara lengkap atau tidak.
Tampilan Isian lengkap data LPQ
Tampilan kelengkapan berkas usulan yang diajukan oleh LPQ
Riwayat Verifikasi Usulan Tanda Daftar
Setelah semua foto hasil verifikasi diunggah, Admin Kemenag Kabupaten / Kota kemudian menentukan status hasil verifikasi pada form yang tersedia di bagian kiri. Admin dapat menyetujui maupun menolak usulan penerbitan Tanda Daftar berdasarkan hasil verifikasi berserta komentar yang akan muncul secara otomatis di laman pengusul. Jika diterima maka tahap verifikasi selesai dan usulan tersebut kemudian naik ke tahap validasi usulan, jika revisi maka usulan tersebut dikembalikan secara otomatis kepada pengusul untuk diperbaiki berdasarkan catatan yang diberikan oleh Admin Kemenag Kabupaten / Kota.
Gambar 29 : Pengisian Komentar dan Rekomendasi hasil verifikasi
Menu yang kedua adalah Daftar LPQ. Pada menu ini admin Kemenag Kabupaten / kota dapat melihat daftar LPQ yang sudah terbit selesai proses penerbitan Tanda Daftar dan mendapatkan NSLPQ. Admin kemenag kabupaten / kota hanya dapat melihat data LPQ yang berada pada wilayah kerjanya saja.
Gambar 30 : Daftar LPQ yang telah selesai
proses penerbitan Tanda Daftar dan mendapatkan NSLPQ
Pada setiap data LPQ, admin dapat melihat Detail Data LPQ beserta riwayat proses penerbitan sejak tahap pengusulan hingga penerbitan tanda daftar dan NSLPQ.
Detail Profil LPQ
Gambar 32 : Riwayat Proses Penerbitan Tanda Daftar LPQ
Tampilan informasi pengelola data LPQ
Jika diperlukan Admin dapat mengontak pengelola data LPQ, bahkan Admin juga dapat melakukan proses Login sebagai Operator LPQ. Untuk melakukan hal tersebut, admin cukup mengklik tombol Login Sebagai Operator LPQ. Setelah diklik maka secara otomatis Admin akan login sebagai operator LPQ tersebut. Hal ini mungkin perlu dilakukan jika ada operator LPQ yang lupa dengan informasi akses ke akun tersebut.
Pada kasus tertentu, Data LPQ belum memiliki pengelola data. Terutama pada data kelembagaan yang diimpor dari sistem EMIS. Admin dapat menambahkan operator LPQ pada bagian pengelola data tersebut pula.
Tampilan form penambahan data Operator LPQ
Menu selanjutnya pada Admin Kemenag Kabupaten adalah EMIS Connector. Menu ini berisi 2 sub- menu, Import Data dan Analytic Tool. Menu Import Data digunakan untuk melakukan import data kelembagaan LPQ dari sistem EMIS.
Tampilan menu Import Data LPQ
Admin cukup mengklik tombol Import Sekarang, maka secara otomatis SIPDAR akan melakukan proses impor data kelembagaan LPQ dari sistem EMIS. Import data terbatas pada data kelembagaan LPQ di kabupaten tersebut saja.
Tampilan Proses Import Data dari EMIS
Setelah proses import data selesai, maka SIPDAR akan memberikan informasi jumlah data yang berhasil dimport dari EMIS.
Tampilan laporan jumlah data yang berhasil dimport dari EMIS.
Setelah selesai dimport maka Admin perlu melakukan proses analisis data tersebut pada menu Analytic tool. Pada menu ini terdapat beberapa analytic tool yang dapat digunakan untuk menganalisis kelengkapan data LPQ.
Tampilan Analytic Tools yang tersedia
Admin perlu melakukan analytic tool setelah proses import data dari EMIS. Prosesnya dilakukan secara bertahap dari nomor 1 hingga nomor 5. Sedangkan analytic tool nomor 6 bisa dilakukan kapan saja karena fungsinya yang berbeda dari yang lain.
Setelah dilakukan analytic tool maka data LPQ yang terdampak akan secara otomatis dapat dilihat pada bagian Perlu Update Data di menu Data LPQ.
Tampilan Daftar Data LPQ yang memerlukan perbaik data
Pada daftar tersebut, Admin dapat melihat beberapa catatan mengenai perbaikan yang perlu dilakukan oleh operator LPQ. Informasi detail catatan dapat dilihat pada bagian bawah daftar tersebut.
Tampilan keterangan kode catatan kelengkapan Data LPQ
D. Menu Admin Kanwil Kemenag
Pada menu Manajemen Data, Admin Kanwil memiliki 3 sub menu utama, Admin Kabupaten, Validasi LPQ dan Data LPQ. Menu Admin Kabupaten digunakan untuk mengelola data Admin di tingkat Kabupaten. Akun admin kabupaten dibuat oleh Admin Kanwil. Menu Validasi LPQ digunakan untuk memvalidasi usulan penerbitan tanda daftar LPQ. Sedangkan menu Data LPQ berisi data kelembagaan LPQ pada provinsi tersebut.
Menu Utama Admin Kanwil Kemenag
Setelah login, admin kanwil akan otomatis melihat statistik singkat mengenai data kelembagaan di wilayahnya. Masing-masing statistik dapat diklik dan langsung akan diarahkan pada menu yang sesuai.
Tampilan Dashboard Admin Kanwil Kemenag
Pada menu Admin Kabupaten, Admin Kanwil dapat menambahkan maupun menghapus data Admin pada setiap Kankemenag Kabupaten / Kota.
Menu Manajemen Admin Kabupaten
Pada menu Validasi LPQ, Admin Kanwil Kemenag dapat memantau usulan penerbitan Tanda Daftar yang telah diverifikasi oleh admin Kemenag Kabupaten / Kota dan memerlukan validasi. Proses validasi terhadap usulan Penerbitan Tanda Daftar dimulai dengan mengklik tombol verifikasi pada bagian menu seperti pada gambar 34.
Tampilan Daftar Usulan LPQ dalam tahap validasi admin kanwil
Pada detail usulan penerbitan Tanda Dafar LPQ, admin kanwil dapat melihat seluruh informasi usulan.
Dimulai dari hasil verifikasi yang telah dilakukan oleh Admin Kemenag Kabupaten / Kota, Profil singkat LPQ, Berkas yang diunggah oleh LPQ sertai Riwayat lengkap pengusulan penerbitan Tanda Daftar.
Data hasil verifikasi yang dilakukan oleh Admin Kemenag Kabupaten / Kota
Profil Singkat LPQ
Berkas usulan LPQ
Riwayat Usulan LPQ
Berdasarkan data yang tampil pada tiap bagian tersebut, admin kanwil kemenag dapat memutuskan apakah menerima usulan penerbitan tanda daftar atau meminta verifikasi ulang usulan tersebut. Jika harus dilakukan verifikasi ulang maka admin kanwil harus memberikan komentar yang berisi alasan mengapa usulan tersebut harus diverifikasi ulang oleh admin kabupaten.
Penetapan hasil validasi usulan (jika harus diverifikasi ulang)
Jika usulan dinyatakan valid dan layak mendapat tanda daftar maka Admin dapat memilih Diterima pada bagian status usulan. Usulan yang diterima statusnya akan berubah menjadi menunggu Penerbitan Nomor Statistik yang dilakukan oleh Kemenag Pusat.
Tampilan Penetapan hasil validasi usulan (jika disetujui)
Tampilan notifikasi bahwa proses validasi telah selesai
Data usulan yang telah disetujui tidak muncul lagi pada menu Validasi LPQ.
Data usulan LPQ telah kosong setelah proses validasi
Pada menu Data LPQ, admin dapat melihat detail informasi kelembagaan LPQ beserta riwayat penerbitan Tanda Daftarnya.
Detail informasi LPQ
Sama dengan Admin Kebupaten, Admin Kanwil dapat detail informasi kelembagaan LPQ pada bagian detail LPQ. Selain itu juga dapat melakukan proses penon-aktifan LPQ pada bagian Riwayat Aktivasi.
E. Menu Admin SIPDAR (Kemenag Pusat)
Admin Kemenag Pusat memiliki beberapa menu utama beserta sub menu pada tiap bagiannya. Admin kemenag pusat memiliki akses penuh terhadap seluruh pengaturan dan informasi pada SIPDAR. Pada dashboard Admin Kemenag Pusat terdapat 3 statistik utama yang dimaksudkan untuk mengingatkan admin tentang beberapa data yang perlu segera ditindak lanjuti. Yang pertama adalah Statistik Jumlah Usulan Penerbitan Tanda Daftar pada status menunggu persetujuan dan penerbitan Tanda Daftar.
Yang kedua statistik jumlah data LPQ yang menunggu proses singkronisasi ke EMIS. Lalu yang ketiga adalah statistik jumlah LPQ yang aktif saat ini secara nasional. Masing-masing statistik terhubung dengan modul yang terkait. Saat diklik, admin akan diarahkan ke menu yang relevan dengan statistik tersebut.
Tampilan dashboard Admin Kemenag Pusat
Pertama, Menu Adm. Informasi. Menu ini berfungsi untuk mengatur informasi yang terpublikasi pada SIPDAR. Pada menu ini ada tiga submenu, Pengumuman, Pages Info, Dokumen Penting.
Tampilan Menu Adm. Informasi
Pada menu Pengumuman, admin dapat mengatur pengumuman yang dipublikasi dalam bentuk pengumuman kepada pengunjung umum.
Gambar 47 : Daftar pengumuman yang telah dibuat
Penambahan pengumuman dilakukan dengan mengklik tombol tambah yang terletak di bagian kanan atas daftar pengumuman. Admin harus mengisi beberapa informasi yang diperlukan termasuk berkas yang disertakan dalam pengumuman tersebut pada form penambahan pengumuman seperti terlihat pada gambar 48 dan 49.
Gambar 48 : Form tambah pengumuman
Gambar 49 : Berkas pengumuman
Setelah disimpan, pengumuman otomatis muncul di bagian Menu Informasi pada sub Pengumuman.
Gambar 50 : Tampilan pengumuman di halaman depan SIPDAR
Pengumuman yang telah dipublikasi dapat diedit kembali sesuai kebutuhan. Untuk mengedit pengumuman admin dapat mengklik tombol pencil pada daftar pengumuman.
Gambar 51 : Edit pengumuman
Selanjutnya adalah sub menu Pages Info. Menu ini berfungsi untuk mengatur informasi yang ditampilkan pada beberapa bagian dari laman SIPDAR. Terdapat 3 lokasi informasi yang dapat diatur.
Home, berisi informasi yang ditampilkan pada laman utama SIPDAR. Prosedur, berisi informasi yang ditampilkan pada bagian Prosedur Penerbitan Tanda Daftar. Tentang SIPDAR, berisi informasi yang muncul pada menu Tentang SIPDAR. Informasi tersebut dapat diedit oleh admin dengan mengklik tombol pada bagian menu di daftar Manajemen Page/Info.
Gambar 52 : Daftar Page / Info yang tersedia
Gambar 53 : Proses Editing Informasi
Setelah disimpan maka informasi otomatis muncul sesuai dengan lokasinya masing-masing.
Gambar 54 : Tampilan informasi di Halaman Depan (home)
Gambar 55 : Tampilan informasi tentang Prosedur
Gambar 56 : Tampilan informasi di bagian Tentang SIPDAR
Selanjutnya adalah sub menu Dokumen Penting. Menu ini berfungsi untuk mengatur informasi yang ditampilkan pada Direktori Dokumen Penting yang muncul pada bagian kiri halaman depan.
Gambar 57 : Tampilan Direktori Dokumen Penting pada bagian kiri halaman depan
Admin dapat mengontrol isi direktori dokumen penting dengan mudah, menambahkan dan menghapus dokumen.
Gambar 57 : Daftar Dokumen yang tersedia beserta form penambahannya.
Pada saat menambahkan dokumen, admin perlu memperhatikan jenis dokumen yang tersedia.
Terdapat 3 jenis, Arsip, Panduan, SK & Peraturan.
Gambar 58 : Jenis-jenis dokumen yang tersedia
Semua dokumen yang telah diunggah secara otomatis muncul pada masing-masing jenis dokumen pada halaman depan SIPDAR.
Gambar 59 : Daftar dokumen pada jenis Arsip
Gambar 60 : Daftar dokumen pada jenis Panduan
Gambar 61 : Daftar dokumen pada jenis SK & Peraturan
Menu utama yang kedua adalah Pengelolaan. Pada menu ini terdapat 4 sub menu, Persetujuan LPQ NSLPQ Generator, Data LPQ dan Singkronisasi. Pada menu-menu ini admin pusat dapat melakukan kontroling dan pencarian informasi mengenai proses penerbitan Tanda Daftar LPQ. Menu Persetujuan LPQ digunakan untuk melakukan proses persetujuan usulan penerbitan Tanda Daftar LPQ. Pada menu ini, admin dapat melihat daftar usulan LPQ yang telah melewati proses verifikasi dan validasi.
Tampilan Daftar Usulan Aktivasi LPQ
Admin dapat melakukan persetujuan dengan mengklik menu persetujuan pada bagian sebelah kanan di daftar usulan. Pada formulir persetujuan penerbitan tanda daftar Admin akan melihat detail informasi usulan yang terdiri dari Profil LPQ, Hasil Verifikasi, Berkas usulan LPQ dan Riwayat Verifikasi.
Tampilan detail informasi usulan LPQ
Pada bagian Hasil Verifikasi, admin dapat melihat informasi verifikasi yang telah dilakukan oleh admin kemenag kabupaten. Pada bagian bawah terdapat informasi verifikator dan validator usulan tersebut lengkap dengan waktu pelaksanannya.
Tampilan laman persetujuan usulan LPQ
Berdasarkan informasi yang ada, admin kemenag pusat dapat memutuskan apakah usulan tersebut dapat disetujui atau harus dilakukan proses verifikasi dan validasi ulang. Pada bagian kanan terdapat
formulir persetujuan usulan LPQ. Admin harus memilih Status Usulan tersebut. Jika Disetujui maka admin harus memasukkan beberapa informasi penting mengenai persetujuan usulan tersebut, diantaranya adalah Nama Penerbit Tanda Daftar, Nomor SK penerbitan Tanda Daftar, Tanggal mulai berlakunya Tanda Daftar. Setelah terisi seperti pada gambar maka admin mengklik tombol Simpan untuk menyelesaikan proses validasi usulan.
Namun jika Admin merasa ada data yang perlu diverfikasi ulang atau perlu divalidasi ulang, maka Admin dapat memilih tahapan yang dimaksud. Selain memilih status usulan, Admin juga harus mengisi informasi pada bagian komentar.
Tampilan pilihan status usulan LPQ
Jika validasi ulang yang dipilih, maka usulan tersebut akan otomatis turun statusnya menjadi validasi dan akan divalidasi ulang oleh admin Kanwil. Demikian juga jika status yang dipilih adalah Verifikasi Ulang maka usulan tersebut otomatis turun status menjadi verifikasi dan harus melewati proses verifikasi ulang oleh admin kemenag kabupaten. Sedangkan jika statusnya ditolak, maka usulan tersebut otomatis kembali kepada pengusul LPQ.
Jika sebuah usulan telah disetujui maka, usulan tersebut otomatis akan masuk ke tahapan berikutnya yaitu pemberian Nomor Statistik. Proses pemberian nomor statistik otomatis digenerate oleh sistem.
Proses tersebut dapat diakses pada menu NSLPQ Generator.
Tampilan daftar Usulan LPQ yang harus digenerate Nomor Statistiknya
Proses pembuatan nomor statistik dilakukan oleh sistem secara otomatis dengan mengurutkan nomor statistik yang terakhir dibuat pada jenjang, status lembaga dan kabupaten yang sama. Penomoran yang digunakan mengacu pada Kepdirjen Pendis No. 91 tahun 2020.
Tampilan proses pembuatan NSLPQ Baru
Admin dapat menyimpan Nomor Statistik tersebut dengan mengklik tombol Simpan NSLPQ Baru.
Setelah tersimpan maka usulan tersebut telah resmi mendapatkan Nomor Statistik dan dapat dimasukkan ke dalam sistem EMIS.
Sedangkan pada menu Data LPQ, admin dapat melihat daftar LPQ yang telah diterbitkan Tanda Daftarnya di seluruh Indonesia. Pada setiap data LPQ, admin dapat melihat informasi yang lebih detail beserta riwayat penerbitan Tanda Daftarnya seperti halnya admin kabupaten dan provinsi.
Tampilan Daftar LPQ
Tampilan Detail data LPQ
Sub-Menu terakhir pada Pengelolaan adalah Singkronisasi. Menu ini digunakan untuk melakukan proses singkronisasi data LPQ ke sistem EMIS. Proses singkronisasi diperlukan untuk memperbarui status kelembagaan LPQ dari Aktif menjadi Non-Aktif atau sebaliknya. Jika terjadi proses perubahan status baik yang dilakukan oleh admin kemenag kabupaten, admin kanwil maupun admin pusat maka otomatis data tersebut akan masuk dalam antrian singkronisasi.
Tampilan Data menunggu proses singkronisasi
Proses singkronisasi dilakukan lembaga per lembaga, oleh karena itu diharapkan proses ini dilakukan setiap hari agar tidak terjadi penumpukan data.
Tampilan detail lembaga LPQ pada menu singkronisasi
Selain detail Profil LPQ dan Riwayat Verifikasi, pada Riwayat Aktivasi admin pusat dapat melihat riwayat perubahan status LPQ baik dari aktif menjadi Non-Aktif maupun sebaliknya. Admin Kemenag Pusat dapat melakukan perubahan status LPQ berdasarkan berbagai pertimbangan. Perubahan status LPQ dapat dilakukan oleh admin kemenag kabupaten maupun kanwil provinsi, namun proses singkronisasi hanya dapat dilakukan oleh admin kemenag pusat. Oleh karena itu admin kemenag pusat dapat menganulir perubahan status yang dilakukan sebelumnya dengan mengaktifkan kembali LPQ maupun sebaliknya pada menu ini. Hal ini hanya perlu dilakukan pada kasus tertentu dimana pihak kemenag pusat memiliki pertimbangan lain mengenai status kelembagaan LPQ.
Tampilan form perubahan status LPQ
Jika tidak ada perubahan yang perlu dilakukan maka admin kemenag pusat dapat langsung melakukan proses singkronisasi data LPQ ke sistem EMIS. Caranya dengan membuka tab Proses Singkronisasi lalu menekan tombol Singkronisasi Sekarang. Jika proses singkronisasi berhasil maka akan muncul pemberitahuan dan data LPQ akan hilang dari antrian singkronisasi.
Tampilan proses singkronisasi data LPQ ke EMIS
Menu Admin Pusat selanjutnya adalah Pengaturan. Pada menu ini admin dapat mengatur berbagai hal yang bersifat mendasar pada SIPDAR. Sub menu yang tersedia adalah, Adm. Kanwil, Adm.
Kabupaten, Jenjang LPQ, Metode Belajar, Lembaga Pembina, Pengaturan Form.
Menu Adm. Kanwil digunakan untuk menambah dan menghapus Pengguna Admin Kanwil. Menu Adm. Kabupaten digunakan untuk melihat daftar admin kemenag kabupaten / kota di seluruh Indonesia. Menu Jenjang LPQ, digunakan untuk mengatur data Master Jenjang LPQ. Menu Metode Belajar, digunakan untuk mengatur data Master Metode Pembelajaran LPQ. Menu Lembaga Pembina, digunakan untuk mengatur data Master Lembaga Pembina LPQ. Menu Pengaturan Form, digunakan untuk mengatur data Master Jenis-jenis Form yang digunakan dalam proses Unggah berkas Registrasi dan Verifikasi Usulan LPQ.
Menu Manajemen Admin Kanwil
Pada menu Adm. Kabupaten, admin pusat hanya dapat melihat daftar admin kemenag kabupaten / kota tanpa dapat menambah maupun menghapus data karena data tersebut dikelola oleh admin masing-masing Kanwil.
Menu Admin Kabupaten / Kota
Pada menu Master Jenjang LPQ, admin dapat mengatur jenjang pendidikan apa saja yang tersedia dan secara otomatis data ini terhubung dengan form registrasi LPQ.
Menu Master Jenjang LPQ
Pada menu Master metode belajar, admin dapat mengatur metode belajar apa saja yang tersedia dan secara otomatis data ini terhubung dengan form registrasi LPQ.
Menu Master Metode Belajar
Pada menu Master Lembaga Pembina, admin dapat mengatur lembaga pembina apa saja yang tersedia dan secara otomatis data ini terhubung dengan form registrasi LPQ.
Menu Master Lembaga Pembina
Pada menu Master Form SIPDAR, admin dapat mengatur jenis-jenis form yang digunakan dalam proses unggah berkas registrasi LPQ serta form verifikasi yang dilakukan oleh admin kemenag kabupaten / kota. Pada form ini, admin juga dapat menentukan jenis berkas yang digunakan baik dalam format dokumen (PDF) atau gambar. Admin juga dapat menentukan isian form yang wajib terisi dan yang bersifat opsional. Setiap perubahan yang dilakukan oleh admin pada pengaturan form ini secara otomatis terhubung dengan form registrasi dan form verifikasi.
Menu Master Form SIPDAR
F. Evaluasi Kelembagaan
LPQ yang telah terdaftar pada SIPDAR dapat dievaluasi berdasarkan berbagai situasi dan kondisi.
Evaluasi dapat dilakukan oleh Admin Kabupaten, Admin Kanwil maupun Admin kemenag pusat berdasarkan laporan masyarakat, temuan tim khusus ataupun sebab lainnya. Untuk melakukan proses evaluasi admin dapat mengakses menu Data LPQ – Evaluasi LPQ.
Proses evaluasi dilakukan secara bertahap, Verifikasi oleh Admin Kabupaten / Kota, Validasi oleh Admin Kanwil lalu Persetujuan oleh Admin Kemenag Pusat.
Tampilan menu Evaluasi LPQ
Untuk memulai proses evaluasi, klik tombol + Tambah Evaluasi. Pada form penambahan evaluasi masukkan Nomor Statistik LPQ lalu klik Cek. Sistem akan melakukan pengecekan data, jika ditemukan maka proses dapat dilanjutkan pada pemilihan jenis evaluasi yang ingin dilakukan.
Tampilan proses penambahan evaluasi LPQ
Pastikan memilih jenis evaluasi yang benar. Ada 2 pilihan jenis evaluasi, Proses Non-Aktif untuk menonaktifkan LPQ; Perubahan Nomor Statistik untuk melakukan pengajuan perubahan Nomor Statistik LPQ. Jangan lupa untuk menyiapkan dokumen pendukung proses pengajuan evaluasi.
Dokumen pendukung berupa surat rekomendasi yang berisi keterangan pengajuan proses evaluasi tersebut. Dokumen pendukung diperlukan sebagai dasar proses evaluasi LPQ.
Setelah lengkap terisi, proses evaluasi dapat diajukan.
LPQ yang diajukan untuk proses evaluasi kemudian muncul pada Daftar LPQ dalam Evaluasi.
Tahapan selanjutnya adalah proses verifikasi oleh Admin Kabupaten / Kota. Admin dapat melakukan verifikasi dengan mengklik tombol pada bagian menu.
Tampilan verifikasi usulan evaluasi LPQ
Admin kabupaten / kota dapat melihat berkas usulan yang berisi rekomendasi proses evaluasi LPQ.
Jika usulan dinyatakan valid maka admin dapat menyetujui usulan tersebut pada form di bagian kanan.
Tampilan pesan setelah proses verifikasi selesai
Setelah diverifikasi maka status usulan evaluasi LPQ masuk pada tahap validasi. Proses berikutnya adalah validasi usulan oleh Admin Kanwil Kemenag Provinsi.
Proses validasi dilakukan oleh Admin Kanwil kemenag dilakukan pada menu yang sama, Evaluasi LPQ.
Pada bagian rekomendasi terdapat pilihan Disetujui, Ditolak, Verifikasi Ulang. Rekomendasi ini akan berpengaruh terhadap tahapan evaluasi LPQ. Admin memberikan rekomendasi berdasarkan penelaahan terhadap berkas rekomendasi yang disertakan oleh pengusul.
Setelah divalidasi maka status usulan akan berubah sesuai rekomendasi oleh Admin Kanwil. Jika ditolak maka usulan otomatis terhenti. Jika disetujui maka usulan otomatis naik status menjadi menunggu persetujuan Admin Kemenag Pusat. Jika verifikasi ulang, maka usulan akan dikembalikan ke admin kabupaten / kota untuk dilakukan verifikasi ulang.
Tampilan form Validasi Usulan Evaluasi LPQ
Tampilan pesan usai validasi usulan evaluasi LPQ
Usulan evaluasi LPQ yang telah divalidasi akan otomatis masuk ke Daftar LPQ dalam Evaluasi di dashboard Admin Kemenag Pusat.
Menu Evaluasi LPQ pada Admin Kemenag Pusat
Tampilan Daftar LPQ dalam Evaluasi di Admin Kemenag Pusat
Persetujuan terhadap usulan evaluasi LPQ harus disertai dengan SK resmi yang diterbitkan oleh Dirjen Pendidikan Islam. Baik perubahan nomor statistik maupun penon-aktifan LPQ.
Tampilan menu Persetujuan Evaluasi LPQ
Tampilan Form Persetujuan Evaluasi LPQ
Setelah disetujui, maka data LPQ akan berubah sesuai usulan evaluasi. Jika usulan Penon-Aktifan disetujui maka status LPQ otomatis akan menjadi Non-Aktif. Sedangkan jika usulan perubahan Nomor Statistik maka Nomor Statistik Lama Otomatis terhapus dan akan diterbitkan Nomor Statistik Baru.
G. Konektifitas Data SIPDAR
Data yang dikelola oleh SIPDAR merupakan data kelembagaan LPQ yang menjadi basis pengelolaan data selanjutnya pada aplikasi EMIS. Oleh karena itu SIPDAR menyediakan konektifitas data melalui API di url https://ditpdpontren.kemenag.go.id/sipdar/index.php/api/emis/
Aplikasi EMIS secara otomatis dapat melakukan penarikan data kelembagaan LPQ melalui url tersebut dengan menambahkan nomor tanda daftar pada bagian akhir url. Contohnya sebagai berikut : https://ditpdpontren.kemenag.go.id/sipdar/index.php/api/emis/3528-212-211110021109
Maka secara otomatis SIPDAR akan memberikan data kelembagaan kepada EMIS untuk selanjutnya diproses dalam administrasi data EMIS.
G. Penutup
Demikian panduan singkat penggunaan SIPDAR, panduan ini disusun dengan keterbatasan penggunaan data dummy. Namun diharapkan hal tersebut tidak menyebabkan berkurangnya fungsionalitas panduan ini.
Jakarta, Juni 2022
Tim Pengembang SIPDAR
