PETUNJUK PENGGUNA RACP
UNTUK
PELAKU RANTAI PASOKAN
Pelajari cara menggunakan Platform Sertifikasi Rainforest Alliance (RACP) untuk membuat dan mengelola Akun RACP Anda, mengelola Lisensi Anda, dan efisien dalam melaporkan aktivitas terkait tanaman Anda dalam
Program Sertifikasi Rainforest Alliance 2020.
Catatan penting: Akun RACP yang dijelaskan dalam petunjuk ini adalah untuk Program Sertifikasi Baru Rainforest Alliance 2020 dan tidak menggantikan akun Anda saat ini. Ini berarti Anda tetap harus mempertahankan sistem keterlacakan dan sertifikasi saat ini dengan kredensial Anda saat ini.
Daftar isi
Catatan editor ... 2
Sangkalan Penerjemahan ... 3
Tentang Petunjuk Pengguna ini ... 4
Glosarium ... 4
Memulai dengan RACP ... 6
Gambaran umum Proses ... 6
Kirim permintaan pendaftaran Anda ... 7
MENGATUR ORGANISASI aNDA ... 10
MEMPersiapkan ruang lingkup sertifikasi Anda ... 14
MENGOonfirmasi ruang lingkup sertifikasi Anda ... 17
Melihat persyaratan ... 17
Menghitung level verifikasi Anda ... 18
Menandatangani Perjanjian Lisensi ... 20
MENANDATANGANI PERJANJIAN HUKUM DENGAN DOCUSIGN ... 22
PERSIAPAN AUDIT ... 25
MENCARI LEMBAGA SERTIFIKASI RESMI ... 26
MENGISI DAN MENGUNGGAH PENILAIAN MANDIRI ... 27
MEMPERBARUI ORGANISASI ANDA ... 29
MENAMBAHKAN PENGGUNA BARU ... 29
MENGHAPUS PENGGUNA ... 31
CATATAN EDITOR
Petunjuk Pengguna ini dibuat seiring dengan pengembangan sistem RACP, sehingga tampilan layar mungkin sedikit berbeda dari versi aktif RACP karena pengembangan sistem yang terus-menerus.
Versi saat ini hanya menjelaskan proses pendaftaran. Bab-bab berikut akan diterbitkan
SANGKALAN PENERJEMAHAN
Jika ada pertanyaan terkait keakuratan informasi dalam naskah terjemahan ini harap mengklarifikasi di versi resmi dalam bahasa Inggris. Perbedaan dalam makna karena penerjemahan ini tidak mengikat dan tidak berdampak pada tujuan audit atau sertifikasi.
Informasi selengkapnya?
Untuk informasi Rainforest Alliance selengkapnya, buka www.rainforest-alliance.org atau hubungi [email protected]
TENTANG PETUNJUK PENGGUNA INI
Buku pegangan ini merupakan panduan ringkas bagi Pelaku Rantai Pasokan untuk mempelajari cara efektif dalam menggunakan RACP untuk membuat dan mengelola akun RACP serta lisensi mereka dan melaporkan aktivitas terkait tanaman dalam Program Sertifikasi Rainforest Alliance 2020.
Buku pegangan ini ‘sedang dalam pengembangan’. Bagian-bagian selanjutnya akan menyediakan informasi yang berguna tentang aktivitas terkait dengan perdagangan dan persediaan, transaksi, merek dagang, dan permintaan pelabelan.
Glosarium
Tabel di bawah mencantumkan istilah dan singkatan yang sering digunakan beserta penjelasannya ketika menggunakan RACP. Perlu memahami istilah-istilah tersebut agar akurat saat menyelesaikan pendaftaran Anda.
Periksa juga glosarium daring kami, yang dirancang menjadi panduan yang mudah diakses untuk menjelaskan istilah dan definisi yang akan Anda temukan dalam dokumen dan panduan Program Sertifikasi Rainforest Alliance 2020.
Istilah Definisi
Situs Entitas yang lokasi geografisnya berjauhan milik pemegang sertifikat (kebun atau pelaku rantai pasokan) yang di dalamnya menjalankan sejumlah dan tipe operasi tertentu.
Manajemen
Kelompok Entitas yang menandatangani perjanjian sertifikasi dengan lembaga sertifikasi yang disetujui oleh Rainforest Alliance dan bertanggung jawab menyusun dan menerapkan sistem manajemen internal kelompok tersebut dan sistem manajemen semua kebun yang menjadi anggotanya. Manajemen kelompok bertanggung jawab memastikan kebun yang menjadi anggotanya mematuhi Standar.
Kelompok Himpunan produsen yang terorganisasi dan memiliki Sistem
Manajemen Internal (IMS) bersama dan disertifikasi bersama-sama dalam Aturan Sertifikasi standar Rainforest Alliance. Kelompok
produsen yang terorganisasi ini bisa dihimpun dalam asosiasi, koperasi atau dikelola oleh pelaku rantai pasokan (seperti eksportir) atau entitas lainnya.
Besertifikasi Istilah “Besertifikasi” di persyaratan mengacu pada tanaman/volume yang diproduksi dan diperdagangkan oleh pemegang sertifikat, dan diverifikasi terhadap Standar Pertanian Berkelanjutan Rainforest Alliance 2020.
Kebun kecil Kebun kecil sangat mengandalkan tenaga kerja dari keluarga, rumah tangga atau bertukar tenaga kerja dengan sesama pelaku usaha tani. Mereka bisa saja menyewa pekerja sementara untuk tugas musiman atau bahkan merekrut (beberapa) pekerja tetap. Petani kecil biasanya dihimpun dalam kelompok agar bisa disertifikasi dan mengandalkan Manajemen Kelompok untuk membuat dan
memelihara catatan.
Saldo Massa (Mass Balance)
Keterlacakan administrasi yang membuat pelaku rantai pasokan boleh mengklaim produk sebagai Rainforest Alliance CertifiedTM ketika jumlah yang setara diperoleh sebagai Rainforest Alliance CertifiedTM. Hak pengguna
yang
dilimpahkan
Kewenangan yang diberikan kepada pemegang sertifikat tipe rantai pasokan untuk bertransaksi di platform keterlacakan RACP mewakili pemegang sertifikat tipe kebun.
Subkontraktor Organisasi atau individu yang dikontrak untuk melaksanakan satu atau beberapa operasi spesifik pada produk yang disertifikasi, misalnya, pengolahan, penyimpanan, pengemasan, dan/atau pelabelan produk.
Pelaku rantai
pasokan Organisasi non-pertanian yang berurusan dengan produk yang disertifikasi mulai produksi hingga penjualan akhir.
Multi-lokasi Pelaku rantai pasokan yang tidak memiliki ruang lingkup pertanian dalam sertifikasi Rainforest Alliance-nya dan memiliki lokasi terpusat yang ditemukenali dengan dua atau lebih lokasi beroperasi di dalamnya.
Perantara Pelaku yang memperdagangkan (membeli dan menjual) produk bersertifikasi Rainforest Alliance sebelum mencapai pembeli pertama.
Perantara juga bisa langsung menangani produknya dan
berdasarkan aktivitas mereka, perantara harus mematuhi pedoman yang berlaku dalam Standar Kebun.
Anggota Kelompok
Produsen yang disertifikasi sebagai bagian dari suatu kelompok.
Merupakan orang yang menjadi pengelola sebenarnya kebun itu (cth. penyewa lahan) dan tidak mesti pemilik lahan.
Rencana
Manajemen Ringkasan rinci, yang disusun oleh manajemen, berisi tujuan yang ditetapkan agar dapat mematuhi persyaratan (untuk manajemen, pekerja, dan/atau anggota kelompok) dan layanan terkait yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan tersebut. Layanan tersebut bisa meliputi pelatihan, bantuan teknis, akses ke sarana produksi (mis. bibit) dan aktivitas yang menumbuhkan kesadaran. Rencana Manajemen berisi rincian layanan seperti jadwal, penanggung jawab untuk menyediakan layanan tersebut, dan para penerima layanan.
SCRA Sebagai bagian dari sistem penjaminan, data dikumpulkan melalui Penilaian Risiko Rantai Pasokan (SCRA) yang disertakan dalam proses pendaftaran dan pelengkapan profil. SCRA mengevaluasi potensi risiko operasional suatu organisasi di setiap lokasi guna menentukan tipe dan frekuensi verifikasi yang diperlukan.
Kebun Semua lahan dan fasilitas yang digunakan untuk aktivitas produksi dan pengolahan pertanian dalam lingkup geografis manajemen
kebun/kelompok tani. Kebun dapat terdiri dari beberapa unit kebun yang bersebelahan atau berada di lokasi yang berjauhan dalam satu negara asalkan masih dalam lembaga manajemen yang sama.
Semua kebun dan unit kebun dalam lingkup geografis ini harus mematuhi standar Rainforest Alliance, meskipun turut ditanam pula tanaman yang berbeda oleh petani yang besertifikasi (cth. kebun/unit tanaman padi milik produsen yang tergabung dalam kelompok yang disertifikasi untuk kopi, yang berada dalam ruang lingkup geografis yang sama).
Sebuah kebun bisa saja terdiri dari beberapa unit lahan yang bersebelahan atau di lokasi yang berjauhan dalam satu negara asalkan masih dalam satu lembaga manajemen yang sama.
Ruang Lingkup Sertifikat
Serangkaian aktivitas, proses, pelaku, dan produk yang termasuk ke dalam proses sertifikasi pemegang sertifikat.
Produsen Seseorang (laki-laki atau perempuan) yang memiliki dan/atau
mengoperasikan usaha pertanian, untuk kepentingan komersial atau sekadar menafkahi diri sendiri atau keluarganya.
Sistem Manajemen Internal (IMS)
Sistem manajemen mutu terdokumentasi yang bertujuan mewujudkan penataan dan pengelolaan kelompok yang efisien serta memastikan kelompok dan anggota kelompok mematuhi persyaratan yang berlaku dalam Standar Pertanian Berkelanjutan Rainforest Alliance.
Level Verifikasi Level verifikasi adalah hasil dari Penilaian Risiko Rantai Pasokan (SCRA) dan menentukan tipe, intensitas, dan frekuensi verifikasi yang
diperlukan.
MEMULAI DENGAN RACP
Seperti semua produsen, petani atau kelompok petani, pelaku rantai pasokan yang ingin menjual produknya sebagai Besertifikasi Rainforest Alliance harus menjadi anggota Program Sertifikasi Rainforest Alliance 2020.
Untuk bergabung dalam program ini, Anda harus mendaftar di RACP. Hanya setelah Anda terdaftar dan memperoleh lisensi yang berlaku, Anda diizinkan membeli dan menjual produk Besertifikasi Rainforest Alliance.
GAMBARAN UMUM PROSES
Pendaftaran mudah dilakukan dan semuanya dilakukan di RACP dengan lima tahap proses.
Setelah melakukan pendaftaran dalam program ini, Anda akan menerima email konfirmasi berisi tautan agar Anda dapat mulai mengisi informasi yang relevan tentang organisasi Anda.
Lima tahapan dalam proses pendaftaran
Untuk ringkasan tindakan dalam lima tahapan ini, Anda dapat mengunduh Panduan Mulai Cepat untuk Pelaku Rantai Pasokan.
Panduan Mulai Cepat menyediakan ringkasan tindakan yang membantu dalam proses pendaftaran
KIRIM PERMINTAAN PENDAFTARAN ANDA
Setelah terhubung ke halaman masuk RACP, Anda dapat langsung memilih bahasa pilihan Anda. Bahasa yang tersedia adalah bahasa Inggris, Turki, Spanyol, Portugis, Prancis, Jerman, Indonesia, Jepang, Vietnam, dan Mandarin.
Interaksi pertama Anda dengan RACP adalah mengatur bahasa pilihan Anda.
Buka tautan di halaman masuk RACP untuk mendaftarkan akun baru.
Klik tautan ‘Buat akun di sini’
Anda tiba di halaman yang mengharuskan Anda memilih tipe organisasi yang ingin
didaftarkan, jadi pilih daftar sebagai Pelaku Rantai Pasokan. Di halaman berikutnya, harap baca semua informasi sebelum Anda berlanjut memberikan informasi perusahaan Anda.
Pertama, pilih untuk mendaftar sebagai Pelaku Rantai Pasokan, lalu di halaman berikutnya, baca beberapa informasi penting
Untuk menyelesaikan pendaftaran akun, Anda harus mengisi sejumlah formulir, memberikan informasi tentang organisasi Anda, informasi alamat, beberapa rincian pribadi, dan akhirnya membaca dan menerima Syarat & Ketentuan, sesuai ilustrasi dalam tangkapan layar
berikut.
Di halaman pertama, Anda mengisi nama organisasi Anda, memilih tanaman, dan aktivitas terkait tanaman Anda.
Harap diperhatikan!
Jika Anda sudah memiliki ID akun UTZ atau Rainforest Alliance lama, jangan lupa itu juga harus diisi di sini!
Di halaman berikutnya, isi alamat organisasi Anda
Lalu isi nama Anda dan informasi kontak Anda
Ketika sudah mengisi informasi yang diperlukan, Anda harus membaca dengan cermat Syarat & Ketentuan serta menerima itu semua dengan mengklik kotak centang terkait dan ajukan permintaan pendaftaran Anda.
Langkah terakhir pendaftaran akun adalah menerima Syarat & Ketentuan Setelah permintaan Anda diterima, Anda akan mendapat pesan berikut:
Permintaan pendaftaran Anda telah diterima dan akan ditinjau oleh Rainforest Alliance
Permintaan Anda akan ditinjau dan jika disetujui, Anda akan menerima email aktivasi akun untuk memberi Anda akses ke RACP.
Langkah pertama adalah mengaktifkan akun Anda dan mulai memberikan rincian lainnya tentang organisasi dan aktivitas Anda.
Perhatian: Akun ini adalah untuk Program Sertifikasi Baru Rainforest Alliance 2020 dan tidak menggantikan akun Anda saat ini. Ini berarti Anda tetap harus mempertahankan sistem keterlacakan dan sertifikasi saat ini dengan kredensial Anda saat ini.
MENGATUR ORGANISASI ANDA
Langkah pertama setelah menerima email aktivasi adalah membuat sandi yang aman.
Nama pengguna Anda adalah email yang Anda berikan dengan permintaan Anda.
Masuk dengan alamat email Anda dan buat sandi yang aman
Setelah masuk, Anda akan mendapat informasi tentang langkah-langkah yang harus diikuti dan opsi sertifikasi
Dengan membaca informasi yang disajikan akan membantu Anda mengisi proses
pendaftaran secara efisien. Setelah Anda memahami langkah-langkah dan opsi sertifikasi, klik Lanjutkan untuk menuju dasbor RACP, yang memandu tindakan berikutnya.
Dasbor RACP. Tugas pertama Anda ditandai dengan jelas
Tugas pertama adalah memberikan informasi tentang organisasi Anda. Selama seluruh proses ini, Anda akan dipandu melalui semua tahapan, dengan petunjuk jelas harus mengisi apa atau memilih apa.
MENAMBAHKAN ENTITAS ORGANISASI ANDA
Anda akan diminta memberikan ruang lingkup organisasi Anda, termasuk semua entitas, tanaman, dan aktivitas yang ingin disertakan dalam ruang lingkup sertifikasi Anda.
Sekiranya organisasi Anda melakukan ekspansi di masa mendatang, Anda bisa dengan mudah menambahkan informasi yang relevan menggunakan layar RACP yang sama ini.
Anda memulai dengan menambahkan entitas organisasi Anda.
Sebagai organisasi non-pertanian, Anda hanya boleh menambahkan lokasi.
Saat menambahkan lokasi akan diberikan enam formulir sederhana yang harus diisi, diikuti dengan rangkuman entri Anda itu.
Untuk setiap lokasi, Anda harus mengisi enam formulir sederhana, dengan memberikan informasi tentang:
• Nama dan alamat organisasi Anda
• Tanaman Anda
• Aktivitas terkait tanaman
• Input aktivitas
• Output aktivitas
• Level keterlacakan
Dua contoh formulir yang akan diisi, tentang tanaman dan aktivitas terkait tanaman Anda Formulir terakhir merangkum entri dan pilihan Anda:
Anda dapat meninjau entri Anda, melakukan perbaikan jika diperlukan sebelum menambahkan lokasi itu ke organisasi Anda
Setelah menambahkan lokasi ini ke organisasi Anda dalam akun RACP Anda, hasilnya pun akan diperlihatkan.
Dalam contoh ini, organisasi Anda terdiri atas hanya satu entitas, yaitu lokasi yang baru Anda tambahkan
Jika organisasi Anda memiliki beberapa lokasi, cukup ulangi langkah sebelumnya untuk setiap lokasi, dimulai dari tombol hijau di bagian bawah ‘Tambahkan entitas ke organisasi Anda’.
Tahap berikutnya adalah menambahkan entitas dalam organisasi Anda ke dalam ruang lingkup sertifikasi. Klik tombol hijau di atas bertuliskan ‘Buka ruang lingkup sertifikasi’ untuk mulai menambahkan setiap entitas.
MEMPERSIAPKAN RUANG LINGKUP SERTIFIKASI ANDA
Entitas yang ingin disertakan dalam sertifikasi Anda dapat ditambahkan di halaman Ruang lingkup sertifikat. Setiap entitas yang Anda tambahkan dari organisasi Anda akan disertifikasi jika sudah mematuhi persyaratan, yang didasarkan pada pilihan Anda.
MENAMBAHKAN ENTITAS DARI ORGANISASI ANDA
Urutan tahap ini dimulai dengan mengklik tombol ‘Tambah entitas dari organisasi Anda’, yang akan membuka formulir yang di situ Anda dapat memilih entitas (lokasi) yang berlaku.
Lokasi yang dipilih dalam ruang lingkup sertifikasi Anda akan muncul di sini. Perhatikan keterangan tentang persyaratan
Jika Anda telah menambahkan lokasi lainnya, semuanya akan muncul dalam formulir ini
Setelah menambahkan lokasi ke ruang lingkup sertifikasi, Anda harus memberikan informasi lagi. Hal ini ditandai dengan teks berwarna ‘Pembaruan informasi diperlukan’.
Pesan yang sangat samar meminta Anda memberikan informasi lagi tentang lokasi ini.
Klik nama lokasi itu dan akan ditampilkan tiga formulir untuk memberikan informasi tambahan itu.
Baca dengan cermat dan jawab semua pertanyaan untuk memperbarui informasi lokasi dalam formulir pertama ini
Formulir kedua menanyai Anda apakah memiliki sertifikasi chain of custody lainnya, yang Anda respons dengan mencentang kotak masing-masing. Jika tidak berlaku, cukup klik Langkah berikutnya.
Formulir terakhir dari tiga formulir itu mengenai perkiraan volume yang sanggup Anda proses di setiap lokasi dalam waktu 12 bulan ke depan.
Setelah Anda mengisi ketiga formulir itu, simpan pembaruannya dan kembali ke halaman Ruang lingkup sertifikasi. Jika tidak ada informasi lagi yang diminta, Anda harus
mengonfirmasi ruang lingkup sertifikasi Anda.
MENGOONFIRMASI RUANG LINGKUP SERTIFIKASI ANDA
Ketika Anda telah menambahkan semua entitas yang berlaku ke ruang lingkup sertifikasi, Anda harus mengonfirmasi ruang lingkup sertifikasi itu. Ini mudah dilakukan, karena Anda hanya perlu menentukan lokasi Anda manakah yang bertanggung jawab sebagai manajemen (terpusat) sertifikasi Anda.
Dalam contoh ini, perusahaan memiliki hanya satu lokasi.
Setelah semua informasi diberikan, Anda dapat mengonfirmasi ruang lingkup sertifikasi
Satu pertanyaan terakhir harus dijawab untuk mengonfirmasi ruang lingkup sertifikasi
Melihat persyaratan
Setelah Anda mengonfirmasi ruang lingkup sertifikasi, Anda dapat melihat persyaratannya, yang otomatis dibuat, tergantung pada jawaban dan pilihan yang Anda berikan di
tahapan sebelumnya.
Ruang lingkup sertifikasi Anda telah dikonfirmasi, jadi Anda dapat melihat persyaratannya
Klik tombol hijau ‘Lihat persyaratan’ dan Anda akan lihat persyaratan tersebut sedang dibuat dan daftar persyaratan akan segera muncul. Karena daftarnya sangat panjang, Anda akan melihat filter yang membantu menelusuri persyaratan tersebut dengan mudah.
Anda juga dapat mengunduh persyaratan tersebut sebagai lembar bentang Excel.
Serangkaian filter membantu Anda menemukan persyaratan spesifik dengan cepat
Menghitung level verifikasi Anda
Level verifikasi merupakan hasil dari Penilaian Risiko Rantai Pasokan (SCRA) dan menentukan frekuensi dan intensitas verifikasi yang diperlukan agar dapat menilai risiko terkait lokasi tertentu dengan tepat. Untuk menghitung level verifikasi Anda, buka halaman Ruang lingkup sertifikasi.
Level verifikasi Anda akan menunjukkan lokasi mana saja di profil Anda yang perlu diaudit, auditnya akan seperti apa, dan/atau apakah ada lokasi Anda yang layak mendapat endorsemen, yang artinya tidak perlu diaudit. Ketika level verifikasi Anda telah ditentukan, Anda juga akan menerima langkah-langkah selanjutnya yang perlu Anda lakukan dalam proses menuju disertifikasi berdasarkan ruang lingkup Anda.
Pilih tombol hijau ‘Hitung level verifikasi saya’ untuk mendapatkan hasil Penilaian Risiko Rantai Pasokan Anda dan berlanjut ke langkah berikut.
Dengan mengklik tombol hijau akan memulai perhitungan level verifikasi Anda
Sebelum perhitungan dimulai, dua pesan berikutnya akan memberitahu Anda tentang apa yang akan diverifikasi, kapan, dan bagaimana Anda akan menerima level verifikasi dan
Dengan mengklik tombol Kirim di formulir kedua akan memulai penghitungan level verifikasi Anda Setelah perhitungan dimulai, Anda akan melihat pesan bahwa Rainforest Alliance sedang meninjau lokasi Anda dan di bawah judul Level verifikasi, Anda melihat status ini.
Level verifikasi untuk lokasi ini sekarang sedang ditinjau
Setelah profil Anda selesai ditinjau Rainforest Alliance, Anda akan dihubungi dengan hasil risiko Anda dan langkah berikutnya.
Untuk memeriksa status sertifikasi Anda, buka menu Sertifikasi/Lisensi, yang sekarang menampilkan lisensi Anda memiliki status ‘Sedang Disiapkan’
Dengan menu Sertifikasi/Lisensi, Anda dapat memeriksa status lisensi Anda
Menandatangani Perjanjian Lisensi
Langkah terakhir dan formal untuk menyelesaikan proses pendaftaran Anda adalah menandatangani perjanjian lisensi dengan Rainforest Alliance. Untuk tujuan itu, kami menggunakan DocuSign untuk proses penandatanganan elektronik.
DocuSign menyediakan proses penandatanganan kontrak online digital yang mengikat secara hukum, yang menggantikan penanganan kontrak berbasis kertas untuk negara- negara tertentu jika diperbolehkan. Hal ini menawarkan sejumlah keuntungan menarik dan penting:
• Menghemat waktu untuk mencetak, menandatangani secara manual, memindai, dan mengirim lewat email atau mengunggah dokumen kontrak
• Menghemat kertas dan pohon, sehingga menyelamatkan hutan dan planet bumi
• Gratis untuk Anda dalam hal ini, tidak perlu mendaftar akun
Harap diperhatikan: Jika tanda tangan elektronik tidak diperbolehkan di negara Anda, maka Anda harus mencetak, menandatangani secara manual, memindai, dan
mengunggah perjanjian lisensi.
PERSIAPAN
Untuk memulai, buka menu Organisasi/Hukum.
Menandatangani perjanjian lisensi dimulai dengan membuka menu Hukum
Sejumlah halaman pengantar terbuka, yang sekilas dijelaskan di bawah ini.
Pilih tipe organisasi Anda. Dalam contoh ini, kami memilih organisasi mandiri
Baca informasinya, lalu klik untuk meminta perjanjian hukum Anda
Dalam contoh ini, Anda tidak memiliki Perjanjian Lisensi yang ada (versi 2020)
Di layar selanjutnya, Anda dapat, jika berlaku, menyertakan penerima lisensi dalam permintaan perjanjian lisensi Anda. Anda juga dapat memilih bahasa perjanjian lisensi tersebut.
Jika berlaku, Anda dapat menambahkan organisasi lainnya untuk permintaan perjanjian lisensi Anda Dengan mengklik tombol Lanjutkan akan membawa Anda ke DocuSign dalam proses ini,
MENANDATANGANI PERJANJIAN HUKUM DENGAN DOCUSIGN
Agar Anda siap menghadapi tahap selanjutnya, ini merupakan urutan tahapan dalam proses ini, yang digambarkan di halaman berikutnya.
1. Pilih bahasa aplikasi DocuSign
2. Centang kotak untuk menyetujui penggunaan dokumen elektronik dan tanda tangan elektronik
3. Masukkan nama Anda, jabatan kerja, dan alamat perusahaan
4. Pilih gaya untuk tanda tangan Anda karena itu yang akan muncul dalam dokumen 5. terapkan gaya itu untuk menandatangani perjanjian lisensi
6. Ulangi tahap 3, 4, dan 5 untuk tanda tangan kedua dalam perjanjian lisensi ini 7. Selesaikan proses penandatanganan dengan mengklik tombol ‘Selesai’
8. Kirimkan perjanjian lisensi yang telah ditandatangani dengan tombol ‘Kirim ke Rainforest Alliance’
Rainforest Alliance lantas akan mengkaji kiriman Anda. Anda dapat melihat status perjanjian lisensi Anda kapan pun di ringkasan status Perjanjian Hukum.
Pilih bahasa Anda dan setujui penggunaan dokumen elektronik dan tanda tangan elektronik
Isi bidang bergaris merah: nama lengkap Anda, jabatan kerja, dan alamat kerja, lalu letakkan tanda tangan Anda
Harap diperhatikan: jangan gunakan nama perusahaan, melainkan nama pemohon, untuk bidang nama maupun tanda tangan!
Sebelum menandatangani perjanjian lisensi, Anda masih dapat memilih gaya lainnya
Ulangi langkah-langkah sebelumnya untuk tanda tangan kedua dan Anda hampir siap menandatangani perjanjian lisensi.
Hampir selesai! Klik ‘Selesai’ untuk menyelesaikan proses penandatanganan elektronik
Setelah menyelesaikan tahapan dalam proses ini, Anda mendapat pesan berikut di RACP:
Hal terakhir yang harus dilakukan adalah mengirim perjanjian lisensi yang telah ditandatangani ke Rainforest Alliance
Status perjanjian lisensi Anda sekarang ‘Sedang ditinjau oleh Rainforest Alliance’
Sambil menunggu persetujuan dari Rainforest Alliance, Anda dapat memeriksa status perjanjian lisensi di halaman yang sama, yaitu Hukum. Setelah divalidasi, akan ditampilkan dalam Status Perjanjian Hukum.
Anda dapat melihat status perjanjian lisensi Anda kapan pun di ringkasan status Perjanjian Hukum
PERSIAPAN AUDIT
Setelah Anda menerapkan semua persyaratan yang berlaku untuk Anda dan Anda yakin siap menghadapi verifikasi, berikan semua informasi dan unggah semua dokumen yang akan membantu proses verifikasi. Informasi ini akan digunakan oleh Lembaga Sertifikasi untuk mempersiapkan audit.
Anda harus menandatangani perjanjian sertifikasi dengan CB yang dipilih. Harap diperhatikan ini adalah aktivitas manual di luar RACP! Karena itu, Anda akan mencari Formulir Permohonan Sertifikasi (CAF) yang harus Anda gunakan untuk meminta penawaran harga dari Lembaga Sertifikasi tersebut.
Hanya ketika perjanjian ini telah ditandatangani oleh Anda maupun CB, barulah dikonfirmasi di RACP lewat ‘jabat tangan’. Ini akan memberi CB akses ke profil lengkap Anda, di mana kemajuan dapat dipantau dan informasi yang diperlukan untuk persiapan audit akan dibagikan. Di hampir semua kasus, Lembaga Sertifikasi akan mengirimi Anda undangan.
Ringkasnya, langkah berikut adalah:
• Mencari dan memilih Lembaga Sertifikasi Resmi
• Meminta penawaran harga
• Menandatangani perjanjian sertifikasi (luring)
• Mengonfirmasi kontrak ini telah ditandatangani
• Mengisi dan mengunggah penilaian mandiri
MENCARI LEMBAGA SERTIFIKASI RESMI
Untuk mencari CB resmi, klik lisensi Anda (menu Sertifikasi > Lisensi) dan buka tab ‘Persiapan lisensi’ untuk mencari Lembaga Sertifikasi resmi.
Jika Anda sudah menerima undangan dari suatu Lembaga Sertifikasi, akan terlihat di halaman ini. Namun, dalam contoh ini, Anda yang memulai proses mencari CB dan menandatangani kontrak.
Salah satu persiapan audit membahas perjanjian dengan suatu Lembaga Sertifikasi
Untuk mencari suatu Lembaga Sertifikasi, klik tautan ‘Buka’. Jika ada, satu atau beberapa Lembaga Sertifikasi resmi akan ditampilkan
Jika Anda menyepakati penawaran harga dari CB, Anda dapat mengonfirmasi kontrak
Sebelum mengonfirmasi kontrak, suatu formulir akan terbuka yang di situ Anda harus mengonfirmasi Anda telah menandatangani perjanjian sertifikasi dengan Lembaga
Hanya ketika Anda sudah menandatangani kontrak dengan CB baru Anda dapat mengonfirmasi kontrak
Setelah mengonfirmasi kontrak ini, Anda harus menunggu konfirmasi dari Lembaga Sertifikasi yang dapat dilihat di layar berikut.
Anda harus menunggu hingga CB juga mengonfirmasi kontrak
MENGISI DAN MENGUNGGAH PENILAIAN MANDIRI
Penilaian mandiri merupakan evaluasi kepatuhan terhadap persyaratan yang berlaku dalam Standar Pertanian Berkelanjutan dan harus Anda selaku pemegang sertifikat yang melakukannya sendiri. Di tab Persiapan lisensi, Anda akan menemukan tautan ke panduan penilaian mandiri.
Panduan penilaian mandiri siap diunduh
Untuk memperoleh dokumen penilaian mandiri yang harus Anda isi, gunakan tombol
‘Unduh’ dan buka file.
Baca dengan cermat informasi panduannya agar dapat akurat memenuhi persyaratan yang terdapat dalam lembar bentang ini
Untuk semua persyaratan, isi kolom yang sesuai dengan situasi Anda
Jika Anda yakin telah mematuhi persyaratan yang berlaku dan telah menangani atau menuntaskan ketidakpatuhan apa pun yang telah Anda temukenali, unggah penilaian mandiri itu
Di halaman yang sama, Anda dapat mengunggah file penilaian mandiri Anda yang telah diisi
Anda akan mendapat konfirmasi bahwa panduan penilaian mandiri Anda telah berhasil diunggah Setelah diunggah, Anda masih dapat mengganti file dengan versi yang diperbarui, kalau harus.
MEMPERBARUI ORGANISASI ANDA
Setelah Anda menambahkan informasi yang paling relevan ke akun RACP, Anda dapat menambahkan pengguna lain dengan perannya masing-masing..
MENAMBAHKAN PENGGUNA BARU
Secara default, sebagai orang yang mendaftarkan akun, Anda diberi tiga peran saat bekerja dengan RACP dengan hak akses terkait.
Sebagai satu-satunya pengguna RACP, Anda dapat melakukan aktivitas dari ketiga peran berikut
Tabel di bawah menampilkan perbedaan di antara tiga peran yang ada:
Peran Fungsi yang ada di RACP
Administrator Menambahkan anggota, mengubah peran, mengubah informasi, menghubungi CB atau anggota, dan mengunggah atau mengisi informasi yang diperlukan
Keuangan Mengubah informasi keuangan
Pengguna Hanya melihat informasi, tidak dapat mengubah apa pun .
Untuk menambahkan pengguna baru, gunakan tombol ‘Tambah Pengguna Baru’ dan isi formulir yang muncul dengan nama, alamat email, dan peran yang ditetapkan.
Secara default, pengguna baru akan mendapat peran dasar ‘Pengguna’.
Dalam contoh ini, pengguna baru diberi peran ‘Keuangan
Pengguna baru telah menerima peran ‘Keuangan’ di bagian atas peran default ‘Pengguna’
Anda dapat mengedit data pengguna, termasuk perannya kapan saja dengan mengklik namanya dan memperbarui informasi..
Beberapa pengguna dapat diberi peran ‘Keuangan’ dan ‘Administrator’.
Jika sesuai, sebagai Administrator, Anda sekarang dapat menghapus peran Keuangan Anda dengan mengklik nama Anda dan menonaktifkan kotak centang terkait.
Perhatikan: Jika Anda menghapus peran Anda sendiri, yaitu ‘Administrator’, Anda tidak dapat lagi membuat perubahan apa pun! Hanya administrator yang baru ditunjuk yang bisa.
MENGHAPUS PENGGUNA
Untuk menghapus pengguna dari RACP, klik namanya dan di formulir berikut, gunakan tombol ‘Hapus’ dan konfirmasikan keputusan Anda
Anda dapat dengan mudah mengedit informasi dan peran pengguna atau menghapus pengguna.
<selesai>
Anda akan diberitahu mengenai pembaruan selanjutnya dalam petunjuk ini.
