BAB I Pengenalan Microsoft Excel Secara Umum

(1)

(2)

1

BAB I

Pengenalan Microsoft Excel Secara Umum

A. Pengertian Microsoft Excel

Microsoft Excel merupakan salah satu program dari microsoft office, program ini berupa lembar kerja yang dapat mengolah data secara otomatis. Data – data yang diolah berupa perhitungan dasar, rumus, pemakaian fungsi/formula, pengolahan data dan tabel, pembuatan grafik dan manajemen data.

Pemakaian rumus dalam excel dapat berupa penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian, dan lain sebagainya. Sedangkan pemakaian fungsi/formla dapat di kombinasikan dengan rumus untuk menghitung rumus matematika maupun non matematika.

Microsoft excel bekerja dengan menggunakan workbook, didalam workbook terdapat worksheet atau lembar kerja yang menggunakan kolom dan baris berupa kotak-kotak tabel atau yang biasa di sebut sel. Pada sell tersebut dapat di masukkan data, rumus, dan fungsi/formula untuk mengolah data administrasi perusahaan secara otomatis baik berupa laporan dalam bentuk tabel maupun dalam bentuk grafik.

B. Fungsi/Formula Microsoft Excel

Jumlah fungsi/formula yang ada pada excel kurang lebih ada 338 fungsi/formula. Namun penulis hanya menggunakan beberapa fungsi/formula dalam membuat siklus akuntansi Perusahaan Jasa UJ Kawanku ini. Fungsi/formula tersebut antara lain: SUM, NAME BOX, VLOOKUP, IF, SUMIF, LEFT, OR, AND, Validation Data, INDIRECT, dan

(3)

2

Hyperlink. Fungsi-fungsi dan contoh penggunaannya diuraikan sebagai berikut:

1. Fungsi Sum

Sum(range) berfungsi untuk menjumlahkan nilai-nilai yang ada pada sekumpulan sel atau range baik secara vertical maupun horisintal di dalam Excel. Penjumlahan ini dilakukan antar range sebagaimana dapat dilihat penjumlahan pada saldo awal seperti gambar berikut ini:

Gambar 1. Contoh Penggunaan Sum

(4)

3

2. Fungsi NAME BOX

Name box adalah pemberian nama pada sel atau tabel yang mana sel atau tabel tersebut dapat dipanggil dari tabel lain berdasarkan nama tersebut.

Contoh pembuatan name box pada tabel daftar akun

Gambar 2. Pembuatan Name Box

(5)

4

3. Fungsi VLOOKUP

VLOOKUP digunakan untuk melihat dan menampilkan nilai pada suatu tabel secara vertical. Fungsi VLOOKUP ini dapat dituliskan sebagai berikut:

=VLOOKUP(nilai_dicari, tabel_yang_dibaca, nomor_kolom)

Keterangan: nilai_dicari adalah nilai yang harus di cari pada tabel_yang dibaca, nomor_kolom adalah kolom yang di temukan pada tabel yang dibaca.

Pada pencatatan akuntansi, fungsi VLOOKUP ini dapat digunakan sewaktu menginput nama akun di tabel penjurnalan. Dengan cara memanggil name box “daftarakun” yang ada pada tabel Akun. Dengan menggunakan fungsi tersebut, dalam penjurnalan kita cukup menuliskan kode akun saja untuk bisa memunculkan nama akunnya. Contoh penggunaan fungsi VLookup dapat dilihat pada tabel Kode dan Nama Akun UJ. Kawanku berikut ini:

Gambar 3. Contoh Penggunaan Fungsi VLOOKUP

(6)

5

Hasil dari formula di atas dapat di lihat pada gambar dibawah ini :

Gambar 4. Hasil Pembuatan Fungsi VLOOKUP

4. Fungsi IF

Fungsi IF berguna untuk menanyakan kondisi suatu sel. Jika kondisi dipenuhi (ya) maka proses1 akan dikerjakan. Jika tidak terpenuhi, maka proses2 akan dikerjakan. Rumus fungsi IF bisa dituliskan seperti berikut:

=IF(kondisi,ya,tidak) atau =IF(sel (dengan kondisi),proses1,proses2) Dalam penggunaannya, fungsi IF bisa digunakan untuk memanipulasi rumus VLOOKUP jika terjadi error karena data yang dicari di dalam tabel tidak ada atau nilai kriterianya belum dimasukkan. Contoh rumus vlookup jika terjadi kesalahan data bisa dilihat pada tabel dibawah ini:

Gambar 5. Rumus VLOOKUP Data Salah

(7)

6

Untuk menghilangkan kesalahan data seperti pada gambar 5 diatas bisa menggunakan fungsi IF dengan rumus sebagai berikut:

=IF(C6="","",VLOOKUP(C6,daftarakun,2))

Keterangan : Fungsi IF diatas menggambarkan jika sel C6=kosong/tidak ada kode akun, maka ditampilkan kosong/blank kemudian jika C6=tidak kosong/ada isi kode akun, maka mengerjakan Fungsi VLOOKUP.

Gambar 6. Contoh Penggunaan Fungsi IF

Hasil dari rumus di atas jika kode akun kosong/tidak ada isinya dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

Gambar 7. Fungsi IF Pada Penjurnalan Kode Akun Kosong

(8)

7

Hasil dari rumus di atas jika kode akun tidak kosong/ada isinya dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

Gambar 8. Fungsi IF Pada Penjurnalan Kode Akun Isi

5. Fungsi SUMIF

Fungsi SUMIF digunakan untuk menjumlahkan nilai tertentu dari suatu range berdasarkan kriteria yang diberikan. Fungsi SUMIF dapat dituliskan sebagai berikut:

=SUMIF(range, criteria, sum_range)

Dengan menggunakan contoh transaksi UJ Kawanku dalam menjumlahkan transaksi Jurnal Umum yang akan ditampilkan di tabel Buku Besar berdasarkan kode jurnal dan kode akun. Pertama pada tabel perjurnalan ditambah kode yang isinya kode jurnal dan kode akun dan dibuat name box dengan nama kodejurnal, Kedua pada kolom debet dibuat name box dengan nama jurnaldebet dan pada kolom kredit dibuat name box jurnalkredit. Kemudian pada tabel buku besar di Total JU kolom debet masukkan rumus dengan menggunakan SUMIF. Penulisan rumus seperti contoh dibawah ini:

(9)

8

=SUMIF(kodejurnal,”JU”&D8,jurnaldebet)

Lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar dibawah ini:

Gambar 9. Name box kodejurnal pada tabel jurnal umum

Gambar 10. Name box jurnaldebet pada tabel jurnal umum

(10)

9

Gambar 11. Rumus SUMIF pada tabel buku besar total JU debet

Keterangan dari rumus yang ditunjukkan pada gambar 11 adalah menjumlahkan kolom debet yang ada pada tabel jurnal umum berdasarkan kriteria kode jurnal “JU” dan kode akun yang dipilih yaitu kode akun 110 (Kas).

6. Fungsi LEFT

Fungsi LEFT digunakan untuk mengambil sejumlah karakter tertentu suatu huruf atau angka yang dimulai dari karakter pertama atau karakter paling kiri sampai sejumlah karakter tertentu sesuai dengan yang di inginkan.

Sebagai contoh, mengambil huruf pertama dari kata “UJ KAWANKU”, maka teks baru yang di hasilkan adalah huruf “U”.

(11)

10

Perlu diketahui bahwa fungsi LEFT akan mengambil karakter pertama dan selalu bergerak dari kiri ke kanan. Contoh penulisan rumus fungsi LEFT dapat dilaihat dibawah ini:

=LEFT(huruf/angka, jumlah yang ditampilkan)

Huruf/angka (wajib) adalah karakter yang akan diambil atau ditampilkan sesuai jumlah yang ditampilkan.

Jumlah yang ditampilkan (opsional) adalah jumlah karakter yang ingin diambil atau ditampilkan. Jumlah yang ditampilkan boleh diisi dengan kosong (mengambil karakter pertama), jika di isi 2 maka 2 karakter pertama ditampilkan, jika di isi 3 maka 3 karekter pertama yang ditampilkan dan seterusnya atau 0 karakter.

Pada contoh kasus akan mengambil karakter pertama dari teks “UJ KAWANKU” di cell A1, maka rumus LEFT pada cell B1 adalah sebagai berikut:

=LEFT(A1,1)

Output atau hasil dari rumus di B1 adalah kata “U” seperti pada gambar di bawah.

Gambar 12. Contoh penggunaan rumus LEFT

(12)

11

7. Fungsi OR dan AND

Fungsi OR akan mengembalikan nilai ke TRUE jika salah satu argumen bernilai TRUE dan akan menjadi FALSE jika semua argumen bernilai FALSE.

Contoh penulisan syntaxnya adalah:

=OR ( Logical1, Logical2, ... ) maksimal sampai Logical 255

=OR(TRUE,FALSE) Hasilnya TRUE karena ada argumen yang bernilai TRUE.

=OR(FALSE,FALSE) Hasilnya FALSE karena semua argumen bernilai FALSE.

Rumus AND akan mengembalikan nilai ke TRUE jika semua argumen bernilai TRUE dan akan menjadi FALSE jika ada salah satu argumen yang bernilai FALSE.

Contoh penulisan syntaxnya adalah:

=AND ( Logical1, Logical2, ... ) maksimal sampai Logical 255

=AND(TRUE,TRUE) Hasilnya TRUE karena semua argumen bernilai TRUE.

=AND(TRUE;FALSE) Hasilnya FALSE karena ada argumen yang bernilai FALSE.

8. Fungsi Validation Data

Data Validation adalah proses validasi data pada sel tertentu, validasi bisa berupa penentuan/pembatasan, list/dropdown, pesan inputan, dan pesan kesalahan. Untuk menggunakan Data Validation di Excel caranya adalah:

(13)

12

a. Pada Microsoft Excel pilih Tab Data - Data Validation. Maka akan tampil jendela Data Validation.

b. Pada window atau jendela Data Validation terdapat 3 tab:

 Settings: Digunakan untuk menentukan pengaturan kriteria Data Validation.

 Input Message: Memberikan pesan ketika cell yang di validasi di klik atau dipilih.

 Error Alert: Pesan peringatan yang akan ditampilkan ketika user memasukkan data yang tidak sesuai dengan kriteria Data Validation.

c. Pada tab Settings terdapat Validation Criteria, terdapat beberapa List Validation Criteria yaitu:

 Any Value: Semua value (text maupun number) bisa di masukkan dalam cell atau sama artinya dengan tidak ada kriteria khusus pada Data Validationnya.

 Whole Number: Hanya Format Number saja yang bisa di masukkan dalam cell, ada beberapa pilihan data yang bisa di pakai seperti between (antara), equal (sama dengan), grether than (lebih besar) atau less then (lebih kecil ) dan lain-lain.

 Decimal: Sama seperti pilihan Whole Number hanya bedanya bisa dimasukkan tanda desimal.

 List: bisa digunakan untuk membuat List atau daftar.

 Date: Membuat data validation dengan kriteria Date atau penanggalan.

 Time: Membuat data validation dengan kriteria Time atau waktu.

 Text Lenght: Membatasi jumlah panjangnya karakter Text.

(14)

13

 Custom: Menentukan sendiri kriteria data validation dengan memasukkan rumus atau formula.

Gambar 13. Fungsi Data Validation

9. Fungsi INDIRECT

Fungsi INDIRECT adalah untuk mengembalikan referensi yang ditunjukkan dengan nilai teks. Fungsi INDIRECT ini dimanfaatkan dalam menggunakan Data yang Sama pada lembar kerja secara dinamis. Fungsi INDIRECT digunakan untuk mengembalikan referensi sel yang ditentukan oleh string teks. Untuk menggunakannya harus memasukkan referensi sel ke dalam sel yang sedang dibaca oleh fungsi.

Sintaks dari fungsi INDIRECT pada pengolah data excel adalah:

=INDIRECT (Ref_Text)

(15)

14

Ref-teks adalah referensi valid atau range yang sudah diberi nama/name box (Diperlukan). Jika sel yang di isi sama dengan name box maka akan ditampilkan sesuai name box, sebaliknya jika tidak sama maka tidak akan ditampilkan.

Fungsi INDIRECT bisa dikombinasikan dengan data validation untuk membuat dropdown/list arus kas pada tabel penjurnalan. List arus kas bisa dipilih jika yang di isikan kode akun/nama akun kas, jika yang di pilih selain kas maka name box tidak ditampilkan. Contoh penggunaanya bisa dilihat pada tahap-tahap di bawah ini:

a. Pertama membuat name box pada sel E4:E6, seperti pada gambar dibawah ini:

Gambar 14. Name Box aruskas

b. Kedua pada sel C4 dibuat data validation list dan pada source di isi rumus INDIRECT (B4) seperti gambar dibawah ini:

Gambar 15. Membuat List dengan Fungsi INDIRECT

(16)

15

c. Ketiga pada sel B4 masukkan/ketikkan aruskas, maka pada sel C4 akan muncul list (Operasi, Investasi, Pendanaan)

Gambar 16. Hasil pembuatan Fungsi INDIRECT Isi Benar

d. Keempat pada sel B4 masukkan/ketikkan selain aruskas, maka pada sel C4 tidak akan muncul list (Operasi, Investasi, Pendanaan)

Gambar 17. Hasil pembuatan Fungsi INDIRECT Isi Salah

(17)

16

10. Fungsi HYPERLINK

Fungsi HYPERLINK digunakan untuk membuka atau menampilkan dokumen atau workbook yang di simpan di server jaringan, internet maupun intranet, atau biasa juga sekedar untuk membuka sebuah link website.

Penulisan syntax fungsi HYPERLINK adalah

=HYPERLINK(Link_location; [Friendly_name])

Link_location : merupakan link lokasi yang ingin ditampilkan atau di buka, bisa mengacu ke sel atau range tertentu dalam workbook Excel atau bisa juga mengarah ke File atau folder yang di simpan di Drive Komputer maupun mengarah ke sebuah URL atau link website.

Friendly_name : merupakan pilihan teks pintasan (shortcut) atau nilai numerik yang ditampilkan di sel. Friendly_name secara default ditampilkan dengan warna biru dengan garis bawah (underline), meski begitu kita juga biasa mengubah warna dan menghilangkan garis bawahnya. Jika Friendly_name diabaikan, maka sel akan menampilkan link_location sebagai teks pintasannya.

Contoh penggunaan Fungsi HYPERLINK Excel:

=HYPERLINK("[Book1]Sheet3!A1";"Sheet3 Sel A1")

(18)

17

C. Regional Setting

Penulisan fungsi-fungsi Excel yang digunakan diatas harus ditulis sesuai dengan Default yang ditentukan di “setting Regional and language”

pada control panel, contohnya adalah penggunaan “koma” atau “titik koma”

pada fungsi, yakni: =VLookup(X, tabel, kolom ke-) dan dapat dituliskan sebagai berikut:

=VLOOKUP(E5,B3:C28,2) atau

=VLOOKUP(E5;B3:C28;2)

Hal yang sama juga berlaku untuk penggunaan tanda baca “koma”

sebagai pemisah ribuan dan “titik” sebagai pemisah desimal pada penulisan angka-angka suatu nilai, seperti pada penulisan 10,000,000.00 atau 10.000.000,00 sehingga perlu diketahui.

Dengan memperhatikan hal tersebut, penulisan fungsi-fungsi yang menggunakan tanda baca “koma” maupun “titik koma” bergantung pada

“setting Regional and language” di control panel. Apabila sewaktu memasukkan formula atau rumus menggunakan “koma” kemudian muncul error message, cobalah untuk mengganti tanda “koma” tersebut dengan

“titik koma”.

Langkah – langkah untuk melakukan Regional setting pada windows 10 adalah sebagai berikut:

1. Klik start/symbol window 10 lalu klik Settings, seperti gambar dibawah ini:

(19)

18

Gambar 18. Simbol Start pada Windows 10

2. Kemudian Klik Time & Language

Gambar 19. Time & Language pada Windows 10

(20)

19

3. Klik Time & Language

Gambar 20. Region & Language

4. Pada Country or Region Pilih Indonesia

Gambar 21. Country or Region

(21)

20

5. Pada Related settings -> Klik Additional date, time & regional settings kemudian klik Change date, time or number formats

Gambar 22. Change date, time or number formats

6. Lalu pada Region -> tab formats pilih Additional settings

Gambar 23. Additional Settings

(22)

21

7. Pada Customize Format -> tabs Numbers - Decimal symbol pilih tanda titik (.)

- Digit grouping symbol pilih tanda titik (.) - List separator pilih tanda koma (,)

Kemudian Klik Ok -> Region klik Ok -> Clock, Language, and Region klik Close -> dan pada settings klik Close

Gambar 24. Customize Format