i
LAPORAN TUGAS AKHIR Prosedur Klaim Jaminan Hari Tua
di Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan Kantor Cabang Surakarta
Disusun Oleh :
Nesya Rahmadani Maghfiroh D1518064
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya
( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
2021 commit to user
ii
PERSETUJUAN
Disusun Oleh :
Nesya Rahmadani Maghfiroh D1518064
Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Ujian Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Sekolah Vokasi Universitas Sebelas Maret Surakarta
Surakarta, 10 Mei 2021 Pembimbing,
Arinta Kusumawardhani, S.AB., M.Si.
NIP. 1992092520200801
PROSEDUR KLAIM JAMINAN HARI TUA (JHT) DI BADAN PENYELENGGARA JAMINAN SOSIAL (BPJS)
KETENAGAKERJAAN KANTOR CABANG SURAKARTA
commit to user
iii commit to user
iv commit to user
v MOTTO
”this too, shall pass.”
(Abraham Lincoln)
“Don’t you run, its already been hard. Walking now, it’s okay”
(DAY6 – MARATHON)
“It’s okay. It will always be okay. Because you are human, because you are still alive. You will have another good days coming through your life”
(Penulis)
commit to user
vi
PERSEMBAHAN
Hasil Karya Tulis Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada:
1. Ibu saya yang tercinta, Trias Laksitaningsih, dan Ayah, Edy Priyanto, yang sangat penulis sayangi, terima kasih karena selalu memberikan doa-doa terbaik dan motivasi kepada penulis.
2. Kepada Almarhumah Yangti, Sudarmi Prawiro Surono, yang selalu penulis sayangi dan penulis rindukan, yang masih setia menjadi motivasi dan akan selalu menjadi motivasi bagi penulis untuk menjadi orang yang lebih baik dan bisa membanggakan beliau.
3. Kedua adikku, Calvin Hanif Arviano, serta Tanaya Alisha Berlian, yang memberikan penulis motivasi untuk senantiasa bertahan demi membuat mereka berdua bangga.
4. Seluruh keluarga besar, yang selalu turut andil dalam mendoakan penulis dan memberikan motivasi bagi penulis untuk meraih kesuksesan.
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat serta hidayahnya, yang senantiasa memberikan kekuatan dan ketabahan kepada penulis, tak lupa sholawat serta salam penulis ucapkan kepada junjungan umat islam, Nabi Muhammad SAW, sehingga dengan mengucap syukur Alhamdulillah penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir yang berjudul “PROSEDUR KLAIM JAMINAN HARI TUA (JHT) DI BADAN PENYELENGGARA JAMINAN SOSIAL (BPJS) KETENAGAKERJAAN KANTOR CABANG SURAKARTA”.
Penulisan Tugas Akhir ini merupakan bagian dari persyaratan yang harus penulis penuhi untuk memperoleh gelar Ahli Madya di Program Studi D3 Manajemen Administrasi Fakultas Sekolah Vokasi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Penulis menyadari dan memahami bahwa penulisan Tugas Akhir ini tidak akan berjalan dengan lancar dan terwujud tanpa adanya bantuan, motivasi, dan dukungan dari berbagai pihak baik secara langsung maupun tidak langsung, baik secara materiil maupun non-materiil. Oleh karena itu, dengan segenap ketulusan hati dan kerendahan hati yang paling dalam, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Ibu Arinta Kusumawardhani, S.AB., M.Si., selaku Dosen Pembimbing yang senantiasa memberikan penulis semangat dan masukan dalam menyusun tugas akhir ini.
2. Bapak Drs. Is Hadri Utomo, M.Si., selaku Dosen Penguji Ujian Tugas Akhir.
3. Bapak Irsyadul Ibad, S.AB., M.Ed., M.Si., selaku Kepala Program Studi D3 Manajemen Administrasi.
4. Bapak dan Ibu Dosen di Program Studi D3 Manajemen Administrasi yang telah memberikan banyak sekali ilmu dan pengalaman bagi penulis selama perkuliahan, tidak lupa penulis ucapkan terima kasih kepada seluruh staff
commit to user
viii
dan karyawan dari Sekolah Vokasi yang ikut membantu dalam penyelesaian urusan administratif.
5. Kantor BPJS Ketenagakerjaan Kantor Cabang Surakarta yang telah memberikan kesempatan penulis untuk bisa menjalani magang selama 1 (satu) bulan.
6. Staff BPJS Ketenagakerjaan, Mas Riski, Mas Mahendra, Mbak Ayu, Mbak Vita, Mas Aji, Mbak Tata, dan seluruh staff yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu yang senantiasa memberikan penulis bimbingan dan masukan selama menjalankan magang.
7. Teman seperjuanganku selama berkuliah 3 tahun, Mbak Retsi Okta Firnayanti yang selalu menjadi tempat penulis berbagi suka dan duka selama 3 tahun berkuliah. Tidak lupa juga, teman seperjuangan selama magang, Viona Bernikasari, yang ikut menemani hari-hari penulis selama magang selama 1 bulan di BPJS Ketenagakerjaan.
8. Sahabat-sahabatku yang aku sayangi, Ananda, Nurul, Natasia, Nabilah, dan Alyafany, dan Yasara yang selalu memberikan semangat bagi penulis.
9. Teman-teman Manajemen Administrasi 2018, yang menjadi teman perkuliahan selama 3 tahun.
10. Untuk semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan tugas akhir ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, terimakasih atas dukungannya.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini, masih banyak sekali kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, penulis mengharapkan segala saran dan kritik membangun dari semua pihak untuk kesempurnaan tugas akhir ini.
Surakarta, 24 Mei 2021 Penulis
Nesya Rahmadani Maghfiroh commit to user
ix DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL …..……….i
PERSETUJUAN ... ii
PENGESAHAN ... Error! Bookmark not defined.iii PERNYATAAN ... iv
MOTTO ... v
PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR BAGAN ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiv
ABSTRAK ... xv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 6
C. Tujuan Pengamatan ... 6
D. Manfaat Pengamatan ... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 8
A. TINJAUAN PUSTAKA ... 8
1. Prosedur ... 8
2. Klaim ... 10
3. Program Jaminan Sosial... 11
4. Program Jaminan Hari Tua (JHT) ... 12
B. METODE PENGAMATAN ... 24
1. Lokasi Pengamatan ... 24
2. Jenis Pengamatan ... 24
3. Teknik Pengumpulan Data... 25
BAB III DESKRIPSI INSTANSI ... 26
A. Gambaran Umum BPJS Ketenagakerjaan ... 26Error! Bookmark not defined. B. Sejarah BPJS Ketenagakerjaan... 26 C. Visi dan Misi BPJS Ketenagakerjaan ... 28commit to user
x
D. Logo BPJS Ketenagakerjaan ... 28
E. Jenis Program Jaminan Sosial BPJS Ketenagakerjaan ... 30
F. Struktur Organisasi ... 35
G. Jumlah Karyawan ... 36
H. Job Description ... 36
BAB IV PEMBAHASAN ... 44
A. Prosedur Klaim Jaminan Hari Tua ... 44
1. LAPAK ASIK Onsite ... 45
2. LAPAK ASIK Online ... 48
3. Proses Back Office LAPAK ASIK Onsite dan Online . 54Error! Bookmark not defined. B. Pihak-pihak yang terlibat dalam Prosedur Klaim Jaminan Hari Tua di BPJS Ketenagakerjaan ... 56
C. Hambatan dalam Prosedur Klaim Jaminan Hari Tua. ... 58
1. Hambatan Sistem ... 58
2. Hambatan Internal... 59
3. Hambatan Eksternal ... 60
BAB V PENUTUP ... 62
A. Kesimpulan ... 62
B. Saran ... 64
DAFTAR PUSTAKA ... 66 LAMPIRAN ...
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Jumlah Karyawan BPJS Ketenagakerjaan Surakarta ………37
commit to user
xii
DAFTAR BAGAN
Bagan 3.1 Struktur Organisasi BPJS Ketenagakerjaan Surakarta ... 36
Bagan 4.1 Alur Lapak Asik Onsite ... 46
Bagan 4.2 Alur Lapak Asik Online ... 50
Bagan 4.3 Proses Back office LAPAK ASIK Onsite dan Online ... 56
commit to user
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Grafik Jumlah Klaim JHT di BPJSTKU Surakarta ... 3
Gambar 3.1 Logo BPJS Ketenagakerjaan ... 29
Gambar 4.1 Website LAPAK ASIK Online ... 51
Gambar 4.2 Pengisian data diri LAPAK ASIK Online... 53
Gambar 4.3 Mengunggah dokumen dalam LAPAK ASIK Online ... 54
commit to user
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Pedoman Wawancara Lampiran 2 Surat Tugas
Lampiran 3 Surat Keterangan Selesai Magang Lampiran 4 Daftar Presensi
Lampiran 5 Form Monitoring Magang Lampiran 6 Form Penilaian Magang
commit to user
xv ABSTRAK
Nesya Rahmadani Maghfiroh. D1518064. “PROSEDUR KLAIM JAMINAN HARI TUA DI BADAN PENYELENGGARA JAMINAN SOSIAL (BPJS) KETENAGAKERJAAN KANTOR CABANG SURAKARTA”. Tugas akhir.
Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Sekolah Vokasi, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 67 Halaman.
Terjadi kenaikan jumlah klaim Jaminan Hari Tua di BPJS Ketenagakerjaan Kantor Cabang Surakarta dari tahun 2018 sampai dengan 2020. Untuk melayani klaim tersebut, BPJS Ketenagakerjaan menggunakan sebuah sistem yang bernama LAPAK ASIK. Karena kurangnya sosialisasi dari BPJS Ketenagakerjaan terkait dengan prosedur klaim menggunakan LAPAK ASIK, banyak peserta yang masih bingung dengan prosedur klaim Jaminan Hari Tua dengan menggunakan LAPAK ASIK. Tugas akhir ini menjelaskan bagaimana prosedur klaim Jaminan Hari Tua, pihak-pihak yang terlibat, serta hambatan yang terjadi dalam prosedur klaim Jaminan Hari Tua di BPJS Ketenagakerjaan Kantor Cabang Surakarta.
Pengamatan menggunakan metode observasi dengan melihat langsung bagaimana prosedur klaim Jaminan Hari Tua berlangsung. Penulis melakukan observasi dengan kegiatan magang selama 1 bulan di Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Kantor Cabang Surakarta. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan wawancara, observasi, dan mengkaji dokumen dan arsip.
Prosedur Klaim Jaminan Hari Tua dilakukan dengan 2 cara, yaitu dengan sistem LAPAK ASIK Onsite dan sistem LAPAK ASIK Online. Tahapan sistem LAPAK ASIK Onsite dilakukan dengan peserta menyiapkan dokumen, peserta mengakses web LAPAK ASIK Onsite dan harus ada di lokasi sekitar kantor cabang terdekat, peserta mengisi data diri dan mengunggah dokumen, peserta mendapat bukti pendaftaran untuk mendapatkan Nomor Panggilan, peserta melakukan wawancara dengan media komputer dengan Customer Service, peserta menunggu pencairan dana JHT. Untuk tahapan sistem LAPAK ASIK Online, peserta menyiapkan dokumen, peserta mengakses web LAPAK ASIK Online, peserta mengisi data diri dan mengunggah dokumen, peserta memperoleh konfirmasi waktu wawancara melalui email, peserta melakukan wawancara melalui panggilan video, peserta menunggu pencairan dana JHT. Subjek yang terlibat dalam sistem ini adalah Satpam, Customer Service, Penata Madya Pelayanan, Kepala Bidang Pelayanan, Kepala Kantor Cabang, dan Penata Muda Keuangan. Hambatan yang ditemui dalam sistem Onsite adalah peserta harus ada di sekitar kantor cabang dan tidak bertemu dengan petugas. Hambatan sistem Online adalah peserta bisa mendapat kantor cabang di luar kepesertaannya dan antrian mudah penuh. Hambatan internal adalah petugas sulit mengecek berkas dan sulit melakukan konfirmasi jika peserta diluar kepesertaan kantor cabang. Hambatan eksternal adalah peserta memiliki kendala teknis dan berkas yang kurang.
Kata Kunci : Prosedur, Klaim, Jaminan Hari Tua commit to user
xvi ABSTRACT
Nesya Rahmadani Maghfiroh. D1518064. “CLAIM PROCEDURE OF JAMINAN HARI TUA at (BPJS) Ketenagakerjaan SURAKARTA BRANCH OFFICE”, Final project, Administrative Management Courses, Diploma III Program, Faculty of Vocational school, Sebelas Maret University Surakarta, 67 Pages.
There was an increase in the number of Jaminan Hari Tua’s claims at the BPJS Ketenagakerjaan Surakarta Branch Office from 2018 to 2020. To serve these claims, BPJS Ketenagakerjaan uses a system called LAPAK ASIK. Due to the lack of socialization from BPJS Ketenagakerjaan regarding the claim procedure using LAPAK ASIK, many participants were still confused about the Old Age Security claim procedure using LAPAK ASIK. This final project explains how the claim procedure for Old Age Security, the parties involved, and the obstacles that occur in the claim procedure for Old Age Security at BPJS Ketenagakerjaan at the Surakarta Branch Office.
This observation is using observation method with by seeing how the claim procedure of Jaminan Hari Tua is happen. The writer did the observation by doing an internship for a month in Social Securty Agency Employement in Surakarta.
Data collection techniques using interviews, observation, review documents and archieve.
Claim procedure of Jaminan Hari Tua are done in two ways, which is Lapak Asik Onsite System and Lapak Asik Online System. The step of Lapak Asik Onsite System is done with Participant prepare their documents, Participant access the web Lapal Asik Onsite and should be around the Office, Participant fill their personal data and upload their documents, Participant get their proof of registration to get queue number, Participant do an interview with Customer Service by Computer, and last, Participant wait for disbursement of their Jaminan Hari Tua funds. The step Lapak Asik Online System are Participant prepare their documents, Participant access the web of Lapak Asik Online, Participant fill their personal data and upload their documents, Participant get a confirmation of their interview's schedule by email, Participant do an interview with Customer Service by Video Call, Participant wait for disbursement of their Jaminan Hari Tua funds. The Subject that involved in this system are Security, Customer Service, Intermediate Service Administrators, Head of Service Division, Head of Branch Office, and Junior Financial Administrator. Obstacles encountered in the Onsite System are participant should be arround the office to access the web and can't be able to meet Customer Service by person. Obstacles encountered in the Online System are Participant can get the branch office outside their membership and the queue is full easily. Internal obstacles are the staff is hard to check the documents and hard to do a confirmation the participant is outside of the membership. External obstacles are participant having technical constraints and missing the documents.
Keyword : Procedure, Claim, Jaminan Hari Tua. commit to user
17 commit to user
