PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) UNIVERSITAS SAMUDRA

(1)

KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS SAMUDRA FAKULTAS TEKNIK

PANDUAN PENGGUNAAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) UNIVERSITAS SAMUDRA

PROVINSI ACEH, LANGSA

TAHUN 2015

(2)

Panduan Penggunaan Sistem Informasi Perwalian

1 PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI PERWALIAN (PENGGUNA: DOSEN PEMBIMBING AKADEMIK)

Pendahuluan

Sistem Informasi Perwalian (http://perwalian.unsam.ac.id) adalah program aplikasi komputer berbasis web yang berfungsi untuk mengorganisir pengelolaan proses bimbingan akademik mahasiswa yang dapat dilaksanakan secara online.

Tujuan dan Manfaat

Diharapkan dapat mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen Bimbingan Akademik menjadi lebih efektif dan efisien. Dengan adanya Sistem Informasi Perwalian, proses persetujuan bimbingan akademik dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja tanpa harus melalui tatap muka antara mahasiswa dan dosen pembimbing akademik.

Alur Perwalian Online

Gambar berikut ini merupakan alur perwalian online pada SIM Perwalian.

(3)

2 Prosedur Operasi Standar (POS) Perwalian Online

 Mahasiswa melakukan login dan pengisian/perbaikan KRS pada Portal Mahasiswa.

 Mahasiswa yang telah melakukan pengisian/perbaikan KRS dapat melanjutkan ke proses perwalian untuk mendapatkan persetujuan dari dosen pembimbing akademik.

 Dosen Pembimbing Akademik (PA) melakukan login pada Sistem Informasi Perwalian menggunakan NIDN dan Password.

 Dosen PA melalui menu perwalian dapat menyetujui/membatalkan KRS mahasiswa yang telah melakukan pengisian/perbaikan KRS.

 Dosen PA dapat melihat daftar mahasiswa yang belum mengisi KRS melalui menu perwalian dan menghubungi mahasiswa untuk memberikan bimbingan.

 Mahasiswa harus berkonsultasi dengan Dosen PA dan mengisi ulang KRS apabila KRS dibatalkan oleh dosen PA.

 Mahasiswa dapat mencetak KRS setelah pengisian/perbaikan KRS mendapat persetujuan dari Dosen PA.

Tampilan Login Sistem

Gambar berikut tampilan login awal untuk dosen pembimbing akademik.

(4)

3 Tampilan Halaman Beranda

Gambar berikut merupakan tampilan halaman depan dari aplikasi.

Tampilan Menu Utama

Gambar berikut merupakan menu dan submenu yang terdapat pada dashboard

menu utama Sistem Informasi Perwalian Unsam.

(5)

4 Tampilan Menu Perwalian

Melalui Menu Perwalian, Dosen Pembimbing Akademik dapat melihat daftar

mahasiswa yang belum/sudah melakukan pengisian/perbaikan KRS. Dosen PA

dapat menyetujui/membatalkan KRS dengan data acuan seperti Biodata, KRS dan

KHS.

(6)

5

(7)

6 Tampilan Logout Sistem

Gambar berikut tampilan pada saat dosen akan melakukan logout dari sistem.

Penutup

Panduan ini dibuat untuk membantu para dosen pembimbing akademik dalam hal

pelaksanaan proses bimbingan akademik mahasiswa. Dengan adanya panduan ini

diharapkan penggunaan aplikasi dapat menjadi lebih maksimal. Jika terdapat

kendala pada saat menggunakan aplikasi, untuk penjelasan lebih lengkap dapat

melaporkan ke UPT Teknologi Informasi dan Komunikasi melalui email

upttik@unsam.ac.id atau dapat datang langsung ke bagian UPT TIK di Lt.2 Biro

Rektorat Unsam.

(8)

7

Panduan Penggunaan Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG)

PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN

(Pengguna : Pegawai /Tenaga Kependidikan di Lingkungan Universitas Samudra)

Pendahuluan

Sistem Informasi Kepegawaian (SiMPEG) merupakan aplikasi computer berbasi web yang beralamat (http://simpeg.unsam.ac.id). Adapun keunggulan program berbasis web ini berfungsi untuk mengorganisir pengelolaan proses tahapan system kinerja administrasi kepegawaian di lingkungan Universitas Samudra, sehingga hasil kinerja atau track record pegawai tersebut dapat dipantau secara online oleh pejabat berwenang guna untuk memantau proses dan hasil kinerjanya sehingga dapat dilihat apakah pegawai tersebut mempunyai kinerja yang baik ataupun sebaliknya.

Tujuan dan Manfaat

Diharapkan dapat mengorganisir tata kelola dan tata laksana terhadap para pegawai di dalam lingkungan Universitas Samudra (UNSAM) agar menjadi efektif dan efisien. Dengan adanya Sistem Informasi Kepegawaian di Universitas Samudra (UNSAM) ini proses pemantauan kinerja dapat terekam dan terdata dengan baik sehingga kinerja pegawai tersebut dapat di evaluasi sesuai dengan kebutuhan lingkungan tempat kerja.

Diagram SIMPEG Online

Adapun langkah atau tatacara mendaftar pada SIMPEG Online ini dapat dijelaskan melalui tahapan gambar screen shot dibawah ini.

Prosedur Operasi Standar (POS) SIMPEG Online sebagai berikut:

1. Registrasi pada SIMPEG Online

2. Aktivasi User Login oleh Admin (dalam hal ini, si pegawai menunggu di setujui admin) 3. Setelah proses Registrasi di setujui kemudian, Login menggunakan password dan user

name yang telah diregistrasi sebelumnya oleh admin.

4. Login dan pengisian nama pada Portal SIMPEG Online.

5. Apabila Login berhasil, muncul tampilan SIMPEG Online

6. Kemudian pegawai dapat mengisi data pribadi dan keluarga serta prestasi sesuai dan harus dapat dipertanggung jawabkan.

(9)

8

7. Data secara otomatis ter-update dan tersimpan ketika pegawai tersebut mengklik pada menu “Kembali”.

8. Untuk menu untuk Pengajuan Cuti ; a. Masuk ke menu Pengajuan Cuti

b. Mengisi Data Pribadi dan pengajuan cuti, selesai

c. Kirim dan tunggu balasan dari admin. Dalam hal ini terdapat beberapa kategori jawaban dari admin (cuti diterima, cuti di pending sementara, cuti di tolak dengan alasan tertentu).

9. Untuk menu Laporan Absensi;

Data hasil rekam sidik jari/ absen di rekam dan di rekap kedalam SIMPEG Online ini pegawai dapat melihat rekam jejak kehadirannya dan dapat diprint out melalui menu “ Print to PDF” untuk keperluan jenjang karir yang bersangkutan.

Berikut diagram alur proses tahapan dari SIMPEG Online.

Gambar 1. Diagram Alur SIMPEG Online

Mulai

Registrasi SIMPEG

Persetujuan dari Admin

Login Pegawai

Pengisian Data Pegawai

Data Tersimpan Kembali

Pengajuan Cuti

Pegawai Basic Info

Laporan Absensi

Cuti Approved

Cuti Pending

Cuti Ditolak Kirim

Cuti Diterima

Data Absen dan Cuti

Print to PDF Data Pribadi

Profil Tambah

Keluarga Tambah Pendidikan

Tambah Keahlian

Tambah Pelatihan

Tambah Karya Ilmiah

Tambah Pengalaman

Kembali

(10)

9

 Tampilan Awal Registrasi dari SIMPEG Online

Gambar 2. Tampilan Awal Registrasi SIMPEG Online

 Tampilan selanjutnya dari SIMPEG Online setelah registrasi di setujui oleh Admin

Gambar 3. Tampilan Awal SIMPEG Online Setelah Registrasi

(11)

10

 Tampilan selanjutnya dari SIMPEG Online setelah berhasil masuk

Gambar 4. Tampilan Awal Setelah Berhasil Masuk kedalam SIMPEG Online

 Tampilan selanjutnya dari SIMPEG Online menu Profil

Gambar 5. Tampilan Bagian Data Pribadi

(12)

11

 Tampilan selanjutnya dari SIMPEG Online bagian menu Tambah Keluarga

Gambar 6. Tampilan Bagian Tambah Keluarga

 Tampilan selanjutnya dari SIMPEG Online bagian menu Tambah Pendidikan

Gambar 7. Tampilan Bagian Tambah Pendidikan

(13)

12

 Tampilan selanjutnya dari SIMPEG Online bagian menu Tambah Pelatihan

Gambar 8. Tampilan Bagian Tambah Pelatihan

 Tampilan selanjutnya dari SIMPEG Online bagian menu Tambah Pengalaman Kerja

Gambar 9. Tampilan Bagian Tambah Pengalaman Kerja

(14)

13

 Tampilan selanjutnya dari SIMPEG Online bagian menu Tambah Karya Ilmiah

Gambar 10. Tampilan Bagian Tambah Karya Ilmiah

 Tampilan selanjutnya dari SIMPEG Online bagian menu Permohonan Cuti

Gambar 11. Tampilan Bagian Tambah Karya Ilmiah

(15)

14

 Tampilan selanjutnya dari SIMPEG Online bagian menu Cuti Approved

Gambar 12. Tampilan Bagian Cuti Approved

 Tampilan selanjutnya dari SIMPEG Online bagian menu Cuti Pending

Gambar 13. Tampilan Bagian Cuti Pending

(16)

15

 Tampilan selanjutnya dari SIMPEG Online bagian menu Cuti Ditolak

Gambar 14. Tampilan Bagian Cuti Ditolak

 Tampilan selanjutnya dari SIMPEG Online bagian menu Laporan Absensi

Gambar 14. Tampilan Bagian Laporan Absensi

(17)

16

Panduan Penggunaan Paperless Office Berbasis Web

PADUAN PENGGUNAAN

PAPERLESS OFFICE BERBASIS WEB UNIVERSITAS SAMUDRA

Pendahuluan

Pada dasarnya Paperless Office (dikenal dengan PLO) merupakan salah satu layanan manajemen surat menyurat bagi seluruh civitas didalam lingkungan Universitas Samudra (UNSAM) yang di atur secara terpusat dan online. Dengan adanya sistem informasi PLO tersebut, diharapkan seluruh proses surat menyurat di Universitas Samudra (UNSAM) dapat dengan mudah dikelola secara efisien dan praktis.

Tujuan dan Manfaat

Adapun beberapa manfaat dari suatu sistem informasi Paperless Office , di antaranya sebagai berikut :

1. Dapat meningkatkan produktivitas, hemat biaya, efisien tempat dan mengurangi dampak lingkungan.

2. Mendukung terjadinya keputusan yang lebih baik.

3. Informasi dapat tersampaikan lebih cepat.

4. Menunjang terlaksananya transparansi dan akuntabilitas.

5. Mengurangi tumpukan berkas di kantor sehingga menciptakan suasana kantor yang lebih bersih dan luas.

(18)

17

Services FlowChart Surat Masuk Paperless Office Universitas Samudra

Gambar 1. Skema Disposisi Surat Menyurat

Prosedur Operasi Standar (POS) Pada Surat Masuk Paperless Office

 Surat masuk diterima, kemudian surat di Scan dan agendakan oleh Agendaris.

 Agendaris melakukan login ke sistem informasi paperless office Universitas Samudra.

 Agendaris meng-upload file hardcopy surat ke sistem dan mengirim surat ke Pimpinan (Rektor).

 Pimpinan melakukan disposisi surat ke bawahan (kassubag, dekan,kepegawaian atau karyawan).

(19)

18

 Kasubag, dekan, kepegawaian atau karyawan dapat menindaklanjuti atau meneruskan surat ke kepegawaian atau karyawan lainnya).

 Kassubag, dekan, kepegawaian atau karyawan dapat mengunduh surat lewat fitur yang disediakan sistem.

Services FlowChart Surat Keluar Paperless Office Universitas Samudra

Gambar 2. Skema Aliran Surat Keluar

(20)

19 Prosedur Operasi Standar (POS) Pada Surat Keluar Paperless Office

 Surat keluar dibuat oleh Agendaris, kemudian surat di Scan dan agendakan oleh Agendaris.

 Agendaris melakukan login ke sistem informasi paperless office Universitas Samudra.

 Agendaris meng-upload file hardcopy surat keluar ke sistem dan mengirim surat ke Pimpinan (Rektor).

 Pimpinan meng-unduh dan mengecek keabsahan surat keluar dan mengirim konfirmasi acc Surat keluar via chat kepada Agendaris.

Tampilan Login Sistem

Berikut adalah tampilan login sistem pada paperless office Universitas Samudra yang mana setiap pengguna dapat meng-aksesnya lewat web browser pada komputernya.

Gambar 3. Tampilan Login Awal

(21)

20 Tampilan Dashboard System

Setelah sistem meng-authenticate pengguna, pengguna akan di arahkan ke halaman Dashboard.

Berikut adalah tampilan halaman Dashboard.

Gambar 4. Tampilan Dashboard System

Tampilan Tambah Surat Masuk Oleh Agendaris

Berikut adalah tampilan dari halaman Entri Surat Masuk dari User Agendaris.

Gambar 5. Tampilan Tambah Surat Masuk Oleh Agendaris

(22)

21

Setelah Agendaris melakukan entri dari surat masuk dan mengirim ke userid rektor, kemudian sistem akan di arahkan ke modul Arsip surat masuk Agendaris dari PLO Sistem seperti gambar berikut ini.

Gambar 6. Tampilan Tambah Surat Masuk Oleh Agendaris

Dan ketika user dengan id rektor (penerima surat) meng-akses sistem paperless office akan terlihat surat masuk seperti gambar di bawah ini.

Gambar 7. Tampilan Surat Masuk Oleh Agendaris

(23)

22 Tampilan Detail Surat Masuk Oleh Penerima

Gambar 8. Tampilan Detail Surat Masuk Oleh Penerima

Gambar 9. Tampilan Disposisi

(24)

23

Setelah melakukan percobaan pengiriman disposisi surat diatas oleh pengguna dengan id rektor.

Pengguna akan diarahkan ke halaman yang sama. dan isi disposisi penulis akan terlihat seperti gambar di bawah ini.

Gambar 10. Tampilan Disposisi Untuk Personal yang dituju

Dan ketika pengguna lain dengan id wakilrektor1 meng-akses sistem informasi paperless office, sistem akan memberitahukan apa disposisi surat yang masuk kepadanya. Gambarnya terlihat seperti dibawah ini.

Gambar 11. Tampilan Disposisi Untuk Personal yang dituju

(25)