LAYANAN ONLINE PUBLIC ACCESS CATALOG (OPAC) PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
Kertas Karya
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Ilmu Perpustakaan
Oleh
Esra Kehagan Tarigan 152201001
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2018
PERNYATAAN
SISTEM INFORMASI BERBASIS WEB PADA PERPUSTAKAAN KHUSUS PUSAT PENELITIAN KELAPA SAWIT DI MEDAN
Saya mengakui bahwa kertas karya ini adalah hasil kerja saya, kecuali beberapa kutipan dan ringkasan yang masing-masing disebutkan sumbernya.
Medan, Agustus 2018
Arief Riandi
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis sampaikan kepada Tuhan Yang maha Esa atas segala rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul “Evaluasi Online Public Access Catalog (OPAC) pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan”guna memenuhi syarat dalam memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md.) di bidang Ilmu Perpustakaan. Penulis juga menyadari bahwa kertas karya ini tidak akan selesai tanpa restu dan dukungan kedua orangtua dan keluarga penulis.
Dalam usaha pengerjaan kertas karya ini, penulis banyak mendapatkan bimbingan saran arahan maupun nasehat dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis menghaturkan rasa hormat diiringi ucapan terimakasih kepada:
1. Bapak Dr.Budi Agustono,M.S., selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Hotlan Siahaan S.Sos., M.I.kom., selaku Ketua Program Studi D- III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya.
3. Bapak Drs.Dirmansyah, selaku Sekretaris Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya.
4. Ibu Dr.Dra.Irawaty Kahar,M.si, sebagai Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu,tenaga,pikiran serta nasihat untuk membimbing penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini.
5. Seluruh Staff Pengajar Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah membantu penulis dalam hal memberikan ilmunya selama perkuliahan sehingga menulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.
6. Ibu Tessa Simahate S.Sos., M.I.Kom. Selaku Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Medan dan seluruh Staff yang telah memberi izin kepada penulis untuk observasi serta memberikan informasi yang dibutuhkan dalam penyelesaian akhir kertas karya ini
7. Kapada Adik tersayang Yessaya yang telah memberikan dukungan, kasih sayang, motivasi serta dorongan kepada penulis.
8. Seluruh sahabat-sahabat stambuk 2015 Prodi D-III Perpustakaan terkhusus (Wulandari, Novia, Fatimah, Jusia, Bramben, Wira, dan Arief) yang telah memberikan dorongan semangat demi selesainya kertas karya ini dengan tepat waktu.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penyajian kertas karya ini mengingat keterbatasan penulis. Namun penulis berharap kertas karya ini dapat berguna bagi penulis sendiri serta pihak pembaca pada umumnya.
Medan, Agustus 2018 Penulis
Esra Kehagan Tarigan NIM : 152201001
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR GAMBAR ... v
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Tujuan Penulisan ... 3
1.3 Manfaat Penulisan ... 3
1.4 Ruang Lingkup ... 3
1.5 Metode Pengumpulan Data ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Layanan Perpustakaan ... 5
2.2 Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 6
2.3 Pengertian Katalog Perpustakaan ... 6
2.3.1.Fungsi Katalog Perpustakaan ... 7
2.4 Pengertian OPAC ... 9
2.4.1.Tujuan OPAC ... 11
2.4.2.Fitur OPAC ... 12
BAB III PEMBAHASAN 3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan UNIMED ... 14
3.2 OPAC pada Perpustakaan UNIMED ... 14
3.2.1.Tujuan Pembuatan OPAC Perpustakaan UNIMED ... 15
3.2.2.Cara Menggunakan OPAC Perpustakaan UNIMED... 15
3.2.3.Menu pada OPAC Perpustakaan UNIMED ... 16
3.3 Koleksi OPAC Perpustakaan UNIMED ... 19
3.3.1.Koleksi Terbitan Berseri ... 19
3.3.2.Koleksi Tandon ( Pinjam Singkat) ... 19
3.3.3.Koleksi Referensi ... 19
3.3.4.Koleksi Standar ... 19
3.4 Kelebihan dan Kekurangan Perpustakaan UNIMED ... 20 3.4.1.Kelebihan ... 20 3.4.2.Kekurangan ... 20 BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan ... 22 4.2 Saran ... 23 DAFTAR PUSTAKA ... 24
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1.Tampilan Menu Home di OPAC ... 16
Gambar 3.2. Tampilan Menu Registration di OPAC ... 17
Gambar 3.3. Tampilan Menu Profil di OPAC ... 17
Gambar 3.4. Tampilan Fitur Pencarian Sederhana di OPAC ... 18
Gambar 3.5. Tampilan Fitur Pencarian Spesifik di OPAC ... 18
Gambar 3.6. Petunjuk Penggunaan OPAC... 18
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Lembaga-lembaga yang menggunakan teknologi informasi sebagai alat bantu pelayanan semakin banyak. Berbagai istilah tersebut muncul sebagai konsekuensi atas penerapan teknologi informasi, yang pada akhirnya memudarkan batasan fisik yang selama ini sering menjadi kendala dalam memberikan layanan kepada masyarakat. Informasi merupakan sumber daya yang strategis sepanjang hidup kita. Sebagai negara yang sedang membangun maka informasi merupakan bagian yang sangat penting dalam pembangunan Indonesia.
Informasi juga sangat diperlukan didalam pendidikan dan penelitian guna pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Di perguruan tinggi perpustakaan merupakan suatu lembaga yang mengurusi hal-hal yang berkaitan dengan informasi dari sejak menghimpun, mengolah sampai mendesiminasikan informasi kepada para penggunanya baik civitas akademika maupun bukan civitas akademikanya. Dengan digunakannya teknologi internet, dewasa ini perkembangan jumlah informasi elektronis mengalami peningkatan yang sangat drastis sehingga menimbulkan 2 masalah besar, yakni teknologi penyimpanan informasi (Information Storage) dan temu kembali informasi (Information Retrieval).
Penyimpanan informasi berikut pencarian dan penemuan kembalinya harus diusahakan secepat mungkin. terdapat beberapa model yang dapat digunakan dalam proses temu kembali informasi, yakni Boolean model, probabilistic model,vector space model, dan Precission, recall. Perkembangan Teknologi Informasi (TI) yang begitu cepat berimbas pada perpustakaan.
Perpustakaan merupakan institusi yang berperan dalam pengumpulan, pengolahan dan pendistribusian informasi akan memprioritaskan penggunaan OPAC sebagai sarana information retrivalatau temu kembali informasi di perpustakaan.
Information retrieval (IR) adalah ilmu yang lahir dari berbagai disiplin Pustakawan yang bergelut dengan penelusuran sumber daya informasi online,
setidaknya harus dapat memiliki keahlian ketika menggunakan OPAC. Yaitu mengartikulasikan strategi penelusuran dari sisi pemilihan istilah, penggabungan konsep, maupun sintaksisnya. Salah satu penerapan prinsip relevansi yang sejak dahulu digunakan dalam pengembangan sistem temu kembali adalah penggunaan ukuran recall and precision.
Perkembangan masyarakat serta kebiasaan dalam menggunakan teknologi informasi, pada era digital ini sudah banyak sekali perpustakaan maupun lembaga informasi lain yang sudah mulai menggunakan teknologi di dalamnya, sehingga tak jarang dijumpai banyak perpustakaan yang sudah menggunakan OPAC (Online Public Acces Catalogue) sebagai media temu kembali informasi. OPAC merupakan komponen yang penting dalam sebuah perpustakaan,selain itu OPAC juga sebagai tolak ukur dari kinerja suatu perpustakaan.Fungsi dari OPAC sebagai sarana temu kembali informasi, selain sebagai alat bantu dalam penelusuran informasi. Pencarian yang dilakukan melalui OPAC dapat membantu pengguna dalam mengetahui lokasi atau tempat penyimpanan bahan pustaka/koleksi tersebut.Oleh karna itu OPAC disebut sebagai sistem temu kembali informasi yang merupakan bagian dari sistem automasi perpustakaan.Temu kembali informasi (Information Retrieval) adalah proses, metode, dan prosedur yang digunakan untuk menyeleksi informasi yang relevan yang tersimpan dalam database.
Sejak tahun 2012 hingga sekarang Perpustakaan UNIMED mengelola tiga website yaitu; http://perpustakaan.unimed.ac.id berisi tentang profil dan aktivitas Perpustakaan UNIMED, http://library.unimed.ac.idsebagai sistem informasi manajemen perpustakaan mulai dari keanggotaan, OPAC (Online Public Access Catalog) katalog online, sikulasi, pelaporan dan lainnya, selanjutnya http://digilib.unimed.ac.id berisi lokal konten terbitan sivitas akademika Unimed sekaligus sebagai salah satu portal unggah karya ilmiah Dosen.
Dari uraian diatas telah menggambarkan begitu pentingnya OPAC sebagai sistem temu kembali terutama pada Perpustakaan UNIMED fungsi OPAC adalah membantu pengguna dalam menemukan informasi yang tepat sesuai dengan
kebutuhan serta dengan waktu yang singkat. Seiring berjalannya perkembangan zaman maka penulis, ingin mengetahui juga perkembangan dari OPAC yang berada di Perpustakaan UNIMED dengan mengadakan evaluasi.
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik memilih judul “Evaluasi OPAC Pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan”. Adapun yang menjadi pembahasan dalam penulisan kertas karya ini adalah untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan dari OPAC di Perpustakaan UNIMED.
1.2. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari penulisan kertas karya ini adalah:Untuk mengetahui bagaimana evaluasi OPAC pada Perpustakaan UNIMED khusunya dari segi kelebihan dan kekurangan OPAC.
1.3 Manfaat Penulisan
Tulisan ini diharapkan dapat bermanfaat:
1. Bagi Perpustakaan UNIMED.
Sebagai sumber informasi bagi Perpustakaan UNIMED. Guna untuk meningkatkan fungsi OPAC pada Perpustakaan UNIMED serta cara kerja OPAC.
2. Bagi pengembangan ilmu
Sebagai masukan dalam Ilmu Perpustakaan khususnya untuk memperkaya kajian bidang Ilmu Perpustakaan.
3. Bagi penulis
Untuk menambah wawasan penulis tentang OPAC sebagai sarana temu kembali.
1.4 Ruang Lingkup
Sesuai dengan judul yang diambil oleh penulis,maka ruang lingkup dalam penulisan kertas karya ini mencakup aspek yaitu tentang bagian bagian yang terdapat pada OPAC meliputi: menu dan koleksi OPAC di Perpustakaan UNIMED.
1.5 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan kertas karya ini adalah sebagai berikut:
1. Study Kepustakaan (Library Research)
Yaitu suatu metode yang dilakukan oleh penulis untuk mengumpulkan bahan-bahan dan buku-buku yang berhubungan dengan fungsi keberadaan OPAC sebagai sarana temu kembali.
2. Studi Lapangan (Field Research)
Penulis melakukan pengamatan langsung yaitu mengumpulkan data ke Perpustakaan UNIMED yang berkaitan dengan keberadaan OPAC.
3. Wawancara (Interview)
Penulis melakukan wawancara langsung dengan cara mengajukan pertanyaan kepada pengelola perpustakaan atau pustakawan yang bertanggung jawab dalam kegiatan fungsi dan cara kerja OPAC.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Layanan Perpustakaan
Perpustakan merupakan sebuah tempat dimana pengguna memperoleh informasi dan mendapatkan pelayanan dari petugas perpustakaan. Pelayanan dari petugas perpustakaan berhubungan dengan pemberian informasi dan fasilitas yang dimiliki perpustakaan tersebut. Menurut Kasmir (2005 : 15) pelayanan diberikan sebagai tindakan atau perbuatan seseorang atau organisasi untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan atau nasabah. Menurut Sutedjo (2007 : 5) pelayanan atau service dapat diartikan sebagai sebuah kegiatan atau keuntungan yang dapat ditawarkan oleh satu pihak kepada pihak lain.Lupiyoadi (2001 : 5) menyatakan : Pelayanan merupakan semua aktivitas ekonomi yang hasilnya tidak merupakan produk dalam bentuk fisik atau kontruksi, yang biasanya dikonsumsi ada saat yang sama dengan waktu yang dihasilkan dan memberikan nilai tambah (seperti misalnya kenyamanan, hiburan, kesenangan atau kesehatan) atau pemecahan atas masalah yang dihadapi konsumen. Sering sekali pemustaka membandingkan pelayanan yang mereka peroleh dari suatu organisasi dengan apa yang mereka harapkan. Jika pelayanan yang diberikan memenuhi atau sesuai dengan apa yang diharapkan, pemustaka akan mungkin untuk datang kembali ke perpustakaan.
Menurut Gronroos dikutip Ratminto dan Atik (2005 : 2): Pelayanan adalah suatu aktivitas atau serangkaian aktivitas yang bersifat tidak kasat mata (tidak dapat diraba) yang terjadi sebagai akibat adanya interaksi antara konsumen dengan karyawan atau hal-hal lain yang disediakan oleh perusahaan pemberi pelayanan yang dimaksudkan untuk memecahkan permasalahan konsumen/ pelanggan.
Menurut Darmono (2001 : 134) “Layanan perpustakaan adalah menawarkan semua bentuk koleksi yang dimiliki perpustakaan kepada pemakai yang datang ke perpustakaan dan meminta informasi yang dibutuhkan”.
Dari pendapat para ahli tersebut dapat dipahami bahwa pelayanan adalah suatu kegiatan dimana terjadi interaksi atara konsumen dalam memberikan jasa
dengan karyawan yang tujuannya untuk memberikan kepuasan kepada konsumen.
Dalam hal ini pelayanan yang terjadi di perpustakaan umum, interaksi antara pengguna dan pustakawan dapat terlihat dari segi peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.
2.2. Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan Perguruan Tinggi sering disebut sebagai jantungnya universitas karena tanpa perpustakaan tersebut maka proses pelaksanaan belajar mengajar mungkin kurang optimal. PerpustakaanPerguruan Tinggi seperti yang telah diketahui secara umum merupakan salah satu fasilitas yang harus ada pada sebuah Perguruan Tinggi. Karena perpustakaan menjadi tempat pencarian dan perolehan informasi yang dibutuhkan oleh mahasiswa Perguruan Tinggi dalam kegiatan pembelajaran dan menunjang kegiatan penelitian.
Seperti yang dikatakan oleh Sutarno (2006: 36).Dibawah ini dijelaskan beberapa pendapat tentang pengertian PerpustakaanPerguruan Tinggi sebagai berikut:
Pendapat Sutarno (2003: 35) dalam bukunya Perpustakaan dan Masyarakat mendefenisikan “Perpustakan Perguruan Tinggi merupakan yang berada dalam suatu Perguruan Tinggi dan yang sederajat yang berfungsi mencapai Tri Dharma Perguruan Tinggi, sedangkan penggunanya adalah seluruh civitas akademika”
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan tinggi sangat penting keberadaannya sebagai penyedia inforasi bagi penggunanya.
2.3. Pengertian Katalog Perpustakaan
Katalog perpustakaan dapat diartikan sebagai sarana temu kembali informasi yang berisi daftar inventaris buku di perpustakaan. Sedangkan menurut pendapat Suhendar katalog diartikan sebagai daftar bahan-bahan koleksi Perpustakaan yang disusun secara alfabetis atau secara sistematis. Katalog mencatat, memberikan, dan menjuruskan sumber suatu koleksi, perpustakaan atau sekelompok perpustakaan. Katalog dapat berbentuk daftar, atau bibliografi. Setiap pemasuk berisi rincian nomor kelas atau sandi pustaka sehingga pustaka tersebut
dapat ditemukan, juga mengandung rincian yang memberikan buku tersebut (pengarang, judul, tanggal, terbit, editor, jumlah gambar, halaman, dan edisi) sehingga buku tersebut mudah dikenali.Jadi dapat ditarik kesimpulan bahwa pengertian katalog perpustakaan adalah daftar koleksi dari suatu perpustakaantertentu yang disusun secara sistematis dan menjadi sarana yang penting dalam temu kembali informasi dan dokumen.
Beberapa definisi katalog menurut beberapa ahli dapat disebutkan sebagai berikut :
1. Katalog berarti daftar berbagai jenis koleksi perpustakaan yang disusun menurut sistem tertentu.(Fathmi, 2004)
2. A catalogue is a list of, an index to, a collection of books and/or other materials. It enables the user to discover : what material is present in the collection, where this material may be found. (Hunter)
3. suatu daftar yang sistematis dari buku dan bahan-bahan lain dalam suatu perpustakaan ,dengan informasi deskriptif mengenai pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, bentuk fisik, subjek, ciri khas bahan dan tempatnya. (Gates)
4. katalog perpustakaan adalah daftar buku atau koleksi pustaka dalam suatu perpustakaan atau dalam suatu koleksi. (Sulistyo Basuki, 1991) 5. Katalog perpustakaan merupakan suatu rekaman atau daftar bahan
pustaka yang dimiliki oleh suatu perpustakaan atau beberapa perpustakaan yang disusun menurut aturan dan sistem tertentu. (Dasar- Dasar Ilmu Perpustakaan, 2003)
Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa katalog merupakan daftar dari koleksi perpustakaan atau beberapa perpustakaan yang disusun secara sistematis, sehingga memungkinkan pengguna perpustakaan dapat mengetahui dengan mudah koleksi apa yang dimiliki oleh perpustakaan dan dimana koleksi tersebut dapat ditemukan.
2.3.1. Fungsi Katalog Perpustakaan
Suhendar (2010) berpendapat bahwa katalog perpustakaan berfungsi sebagai daftar inventaris dan menunjukkan banyaknya koleksi yang terdapat di suatu perpustakaan. Didalam buku pedoman katalogisasi, dijelaskan fungsi katalog yaitu:
1. Memberikan kemudahan kepada seseorang untuk menemukan bahan pustaka yang telah diketahui pengarang, judul atau subjeknya secara cepat, tepat, dan akurat.
2. Menunjukkan bahanpustaka yang dimiliki oleh suatu perpustakaan oleh pengarang tertentu berdasarkan subjek tertentu atau subjek-subjek yang berhubungan dan jenis atau bentuk literatur tertentu.
3. Membantu dalam pemilihan bahan pustaka berdasarkan edisi dan karakternya (sastra atau berdasarkan topik).
Fungsi lainnya menurut Suhendar yaitu:
1. Sebagai daftar inventaris bahan pustaka dari suatu atau kelompok perpustakaan.
2. Berfungsi sebagai sarana temu balik bahan pustaka. Sebagai daftar inventaris, katalog perpustakan berarti merupakan daftar kekayaan yang dimiliki perpustakaan. Terutama menyangkut bahan -bahan pustaka yang tersedia. Sedangkan sebagai sarana temu balik bahan pustaka, katalog perpustakaan berarti alat atau media untuk mencari dan menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pengunjung perpustakaan secara cepat, tepat dan akurat.
Sedangkan Menurut Kao (2001), fungsi katalog adalah sebagai beikut:
1. Memungkinkan seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui pengarangnya, judulnya atau subyeknya.
2. Menunjukkan buku yang dimiliki perpustakaan dari pengarang tertentu, berdasarkan subyek tertentu, atau dalam jenis literature tertentu.
3. Membantu dalam pemilihan buku berdasarkan edisinya atau berdasarkan karakternya.
4. Berfungsi sebagai sarana yang sangat diperlukan oleh staf perpustakaan di bagian pengadaan, pengatalogan, kontrol inventarisasi dan pekerjaan-pekerjaan referensi
Charles Ammi Cutter menyebutkan tiga fungsi katalog yaitu : Memungkinkan seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui dari pengarang, judul atau subjeknya. Menunjukkan apa yang dimiliki suatu perpustakaan oleh pengarang tertentu, pada subyek tertentu, dalam jenis literatur tertentu. Membantu dalam pemilihan buku berdasarkan edisinya atau berdasarkan karakternya (bentuk sastra atau berdasarkan topik).
Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa fungsi katalogperpustakaan adalah sebagai sarana temubalik informasi, sistem komunikasi dansebagai daftar inventaris koleksi di suatu perpustakaan.
2.4. Pengertian OPAC
OPAC menurut Tedd (2004) adalah sistem katalog terpasang yang dapat diakses secara umum, dan dapat dipakai pengguna untuk menelusur pangkalan data katalog, untuk memastikan apakah perpustakaan menyimpan karya tertentu, untuk mendapatkan informasi tentang lokasinya, dan jika sistem katalog dihubungkan dengan sistem sirkulasi, maka pengguna dapat mengetahui apakah bahan pustaka yang sedang dicari sedang tersedia di perpustakaan atau sedang dipinjam. Sedangakan, menurut Supriyanto (2008) OPAC yaitu sebuah fitur atau fasilitas yang dapat digunakan untuk memfasilitasi pengunjung web untuk mencari katalog koleksi, perpustakaan yang dapat diakses secara umum. Sehingga kita dapat mencari koleksi yang kita inginkan dengan menggunakan kata kunci judul, pengarang, subjek, nomor klasifikasi dan sebagainya.
Menurut Wahyu Supriyanto (2008:134) menjelaskan bahwa “OPAC (Online Public Acces Catalog) adalah sebuah fitur yang digunakan untuk memfasilitasi pengunjung untuk mencari katalog koleksi perpustakaan yang dapat diakses oleh umum”. Reitz (2004) dalam kamus ODLIS mengatakan bahwa OPAC merupakan akronim untuk akses katalog online bagi publik. OPAC merupakan sebuah database yang terdiri dari catatan bibliograpi dengan menggambarkan buku-buku dan bahan-bahan lain yang dimiliki oleh sistem perpustakaan atau perpustakaan, diakses melalui terminal umum atau workstation biasanya terkonsentrasi di dekat meja referensi untuk memudahkan bagipengguna dalam meminta bantuan dari pustakawan referensi.
Katalogonline kebanyakan ditelusur melalui pengarang, judul, subyek, kata kuncidan memungkinkan pengguna untuk mencetak, men-download, atauekspor catatan ke account e-mail.
Darmono (2008) berpendapat bahwa katalog online atau OPAC adalah sistem katalog perpustakaan yang menggunakan komputer. Pangkalan datanya dirancang dan dibuat sendiri oleh perpustakaan dengan menggunakan perangkat lunak buatan sendiri, maupun menggunakan perangkat lunak komersial. Sesuai dengan namanya katalog online ini berfungsi seperti layaknya sebuah katalog yaitu sebagai sarana penelusuran koleksi milik suatu perpustakaan. Katalog ini
memberikan informasi bibliografis serta lokasi suatu buku diperpustakaan.
Katalog online merupakan terobosan yang luar biasa dibidang perpustakaan karena dapat memberikan titik akses (access point) dari segala aspek pendekatan pada data katalog. Bahkan untuk menghasilkan pencarian yang lebih akurat biasanya bisa menggunakan logika Bolean yang berupa AND, OR, NOT.
Pendit (2009) mengatakan bahwa kata OPAC perlu dicermati karena ini memperlihatkan karakteristik awal komputerisasi perpustakaan:
a. Kata On Line menandakan bahwa di antara manusia dan sumber informasi ada jarak yang diperantai oleh serangkaian kabel atau perangkat lain yang nir-kabel alias wireless.
b. Kata public menandakan bahwa fasilitas ini dapat digunakan beramai- ramai secara bersamaan.
c. Kata access merujuk ke situasi tanpa antrian, sebab sebuah server dapat dijangkau oleh ribuan (atau bahkan jutaan orang) secara bersamaan dari tempat yang berbeda-beda.
Kata catalog itu menandakan bahwa fasilitas ini adalah seperti namanya, yaitu sebuah katalog.
Pendapat lain menyatakan bahwa OPAC adalah suatu pangkalan data dari rekaman-rekaman katalog yang dapat diakses oleh pencari informasi. OPAC ini berfungsi sebagai katalog perpustakaan, yaitu katalog terpasang yang dapat diakses secara langsung oleh pencari informasi.
Pada awalnya katalog yang dikenal masih dalam bentuk manual atau lembaran kertas, namun setelah teknologi informasi masuk ke dalam dunia perpustakaan katalog kartu tersebut beralih dalam bentuk online. Dalam memahami OPAC secara mendalam setidaknya ada dua hal yang harus diungkap yaitu definisi dan sejarah. Menurut Ishak (2009: 100) pengertian OPAC adalah
“Katalog Online atau disebut juga dengan Online Public Access Catalog (OPAC) adalah database online yang berisikan koleksi bahan perpustakaan satu perpustakaan atau kelompok perpustakaan”.
Supriyanto (2008: 134) juga menyatakan pengertian Online Public Acces Catalog (OPAC) adalah sebuah fitur yang digunakan untuk memfasilitasi pengunjung untuk mencari katalog koleksi perpustakaan yang dapat diakses oleh umum.
Pendapat lain dikemukakan oleh Corbin (1985) yang dikutip oleh Hasugian (2009: 154) menyatakan bahwa: “OPAC merupakan katalog yang berisikan cantuman bibliografi dari satu atau beberapa koleksi perpustakaan, disimpan pada magnetic disk atau media rekam lainnya dan dibuat secara online serta sebagai sarana untuk dapat memeriksa status dari suatu bahan perpustakaan”.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa OPAC adalah katalog berbasis komputer yang dapat digunakan oleh pemakai untuk mencari koleksi baik di perpustakaan, maupun unit informasi lainnya, dan OPAC memungkinkan seseorang menelusur informasi melalui judul, pengarang, subjek, kata kunci, penerbit atau gabungan dari kompunen-komponen tersebut. Pengertian diatas memberikan penjelesan tentang pentingnya OPAC dalam penelusuran informasi bagi pengguna. Perpustakaan harus menyediakan suatu layanan yang memberikan pemahaman penggunaan melalui pendidikan pemakai. Pendidikan pemakai awal dalam memberikan wawasan ilmu pengetahuan dalam penggunaan OPAC.
2.4.1. Tujuan OPAC
Setiap perpustakaan mempunyai alasan tertentu untuk mengembangkan Sistem kerumahtanggaannya, dari sistem manual menjadi sistem yang menggunakan komputer. Walaupun alasan-alasan tetrsebut ada yang bersifat spesifik untuk perpustakaan tertentu, tetapi biasanya terdapat beberapa alasan yang berlaku umum bagi semua perpustakaan.
Duval (1992, 23) juga menyatakan bahwa:
“Dari berbagai alasan untuk melakukan automasi di perpustakaan, alasan berikut adalah yang paling sering dijumpai dan dikutip yaitu meningkatkan efisiensi pemrosesan (increased processing efficiency), memperbaiki layanan kepada pengguna (improvedservice to users), penghematan dan penekanan pembiayaan (saving money and containing cost), memperbaiki administrasi dan informasi manajemen (improved administrative and management information) sebagai jawaban atas kegagalan system manual dan sebagai suatu basis untuk melakukan reorganisasi. Satu hal menarik dari alasan di atas ialah perbaikan administrasi dan informasi manajemen.
Hal ini dipandang sangat penting karena kegagalan perpustakaan termasuk perpustakaan perguruan tinggi untuk melakukan fungsinya ialah karena tidak didukung oleh administrasi dan informasi manajemen yang baik”.
Jadi, berdasarkan uraian diatas tujuan OPAC di perpustakaan adalah untuk memberi kepuasan kepada pengguna dan staf perpustakaan dan mempercepat pencarian informasi yang tersedia di perpustakaan.
2.4.2. Fitur OPAC
Hendro Wicaksono dkk (2011) mengatakan bahwa OPAC memiliki 5 fitur yaitu sebagai berikut:
1. Penelusuran Sederhana, yaitu pencarian bahan perpustakaan dengan menggunakan berbagai titik akses, misalnya pengarang, judul, subyek, lokasi dan status. Pencarian ini dimaksudkan memudahkan pengguna dalam menelusur secara acak.
2. Penelusuran Spesifik, jenis penelusuran ini, pengguna diharapkan lebih spesifik mencari bahan perpustakaan melalui titik akses baik pengarang, judul, subjek dan lainnya. Perbedaannya pada lebih spesifiknya pencarian sehingga pengguna disuguhkan dengan hasil yang diinginkan dan sesuai yang dikehendaki. Model ini sebenarnya memudahkan pengguna bagi yang mengerti menggunakannya, karena lokasi yang disediakan di dalam OPAC sangatlah sesuai dengan lokasi bahan perpustakaan disimpan.
3. Informasi Penggunaan, fasilitas ini merupakan fasilitas dimana pengguna bisa mengetahui bahan perpustakaan yang dipinjam karena terhubung dengan modul sirkulasi, juga dapat mengetahui masa berlakunya kartu anggota karena dihubungkan dengan modul anggota dan lain sebagainya.
4. Administrasi Perpustakan, fasilitas ini merupakan promosi Perpustakaan dan berbagai informasi penggunaan OPAC secara menyeluruh, di dalamnya bisa berisikan segala informasi tentang visi dan misi, struktur organisasi, fasilaitas layanan lain dan sebagainya.
Justru yang menarik bila OPAC dilengkapi informasi seluruh cara pemakaiannya sehingga pengguna dapat memahami secara mandiri tentang berbagai penggunaan yang ada di OPAC tersebut.
5. Link ke Perpustakaan Lain, Fasilitas ini dilakukan bertujuan pengguna dapat merujuk ke beberapa Perpustakaan atau lembaga informasi lainnya berkaitan dengan bahan Perpustakaan yang diinginkan tidak ditemukan di Perpustakaan tersebut. Pihak Perpustakaan dapat membuat linkkeberbagai Perpustakaan yang lainnya dengan begitu kepuasan pengguna dapat terealisasi.
Supriyanto (2008) menyatakan bahwa dalam layanan OPAC harus memiliki fitur yang bersifat mudah, fleksibel dan akurat. Adapun fitur tersebut meliputi :
1. Home page OPAC (Online Public Access Catalog)
1. Pencarian simple search 2. Pencarian advance search 3. Menampilkan detail katalog
4. Menampilkan status ketersediaan buku.
2. Pencarian buku baru 1. Pemesanan/usulan buku
2. Download data digital (abstraksi/full–teks)
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa fitur OPAC terdiri dari home page yang baisanya menampilkan
1. pencarian sederhana, 2. penelusuran spesifik, 3. informasi penggunaan, 4. administrasi perpustakan
BAB III PEMBAHASAN
3.1. Sejarah Singkat Perpustakaan UNIMED
UPT Perpustakaan UNIMED berdiri seiring dengan berdirinya Institusi induk yaitu IKIP Medan. Pada awalnya merupakan Perpustakaan Fakultas FKIP USU. Pada tahun 1959 perpustakaan dipimpin oleh Ny. Fondoh Hoeres. Pada tahun 1969 perpustakaan baru menempati gedung tersendiri dengan ukuran 800 m2berlantai dua. Unsur pimpinan berganti pada tahun 1962 dipimpin oleh Ny.
Hajani Adnan. Pada tahun 1963 beralih kepada Drs. M. Simatupang dan pada tahun 1965 pimpinan diserahkan kepada Drs. J. Tumanggor serta pada tahun 1977 pimpinan perpustakaan dijabat oleh Drs. M. Tambunan.
Sejak tahun 2012 hingga sekarang Perpustakaan UNIMED mengelola tiga website yaitu; http://Perpustakaan.unimed.ac.id berisi tentang profil dan aktivitas Perpustakaan UNIMED, http://library.unimed.ac.idsebagai sistem informasi manajemen Perpustakaan mulai dari keanggotaan, OPAC (Online Public Access Catalog) katalog online, sikulasi, pelaporan dan lainnya, selanjutnya http://digilib.unimed.ac.id berisi lokal konten terbitan sivitas akademika Unimed sekaligus sebagai salah satu portal unggah karya ilmiah Dosen.
3.2. OPAC pada Perpustakaan UNIMED
OPAC (Online Public Access Catalogue)adalah katalog koleksi perpustakaan yang ditampilkan secara online, sebagai sarana penelusuran koleksi perpustakaan.
OPAC di UNIMED adalah salah satu sarana atau layanan katalog online yang disediakan perpustakaan untuk memberikan kemudahan bagi pemustaka dalam melakukan pencarian koleksi dan temu kembali informasi di perpustakaan.
Selain itu, OPAC di UNIMED dapat diakses oleh umum tanpa harus datang langsung ke perpustakaan, karena sistem OPAC di UNIMED telah berbasis web,
pemustaka dapat mencari informasi koleksi yang tersedia di perpustakaan dengan cepat dan tepat tanpa harus datang ke perpustakaan, sehingga pencarian informasi koleksi oleh pemustaka lebih efektif dan efisien. OPAC digital libraryUNIMEDsudah dapat diakses secara global dengan internet, alamat website http://library.unimed.ac.iddapat diakses dari mana saja.
3.2.1. Tujuan Pembuatan OPAC Perpustakaan UNIMED
Beberapa tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan OPAC di Perpustakaan UNIMED adalah:
1. Pengguna dapat mengakses secara langsung ke dalam pangkalan data yang dimiliki perpustakaan,
2. Mengurangi beban biaya dan waktu yang diperlukan dan yang harus dikeluarkan oleh pengguna dalam mencari informasi,
3. Mengurangi beban pekerjaan dalam pengelolaan pangkalan data sehingga dapat meningkatkan efisiensi tenaga kerja,
4. Mempercepat pencarian informasi, dan
5. Dapat melayani kebutuhan informasi masyarakat dalam jangkauan yang luas.
3.2.2. Cara Menggunakan OPAC Perpustakaan UNIMED
Berikut cara untuk menggunakan OPAC di Perpustakaan UNIMED:
1. Buka alamat http://library.unimed.ac.id
2. Pada kotak penelusuran ketikkan kata kunci pencarian, kemudian klik tombol CARI atau SEARCH. Kata kunci pencarian bisa dari judul, pengarang ataupun subjek.
3. Akan muncul daftar hasil pencarian, baca dan pilih judul yang sesuai, lalu klik judul yang dipilih maka terbuka rincian data dari buku tersebut.
4. Klik tombol “lihat detail induk” untuk mengetahui keberadaan buku di rak koleksi.
5. Jika buku masih tersedia, maka catat nomor panggil buku.
6. Dengan nomor panggil tersebut cari buku di rak. Nomor panggil adalah alamat posisi buku di rak
3.2.3. Fitur pada OPAC Perpustakaan UNIMED a. Home
Gambar 3.1. Tampilan Menu Home di OPAC
Pada menu home terdapat sub menu repository untuk memudahkan pengguna mengakses repository lebih cepat. Terdapat sub menu twitter sebagai forum diskusi pengguna online dan admin perpustakaan. Terdapat sub menu search untuk melakukan penelusuran yang dibatasi olehpencarian canggih yakni untuk melakukan penelusuran secara terperinci berdasarkan judul, pengarang, penerbit, dan lain-lain.Terdapat sub menu display buku yakni menampilkan koleksi-koleksi buku yang ada di Perpustakaan UNIMED. Terdapat sub menu pilih bahasa untuk menentukan bahasa apa yang kita inginkan ditampilan OPAC. Terdapat sub menu visitor yang berfungsi sebagai rekap pengunjung yang melihat OPAC. Dan yang terakhir terdapat sub menu facebook sebagai forum diskusi antara admin dengan pengguna online.
b. Registration
Gambar 3.2. Tampilan Menu Registration di OPAC
Pada menu registration terdapatforum pengisian data untuk mahasiswa atau untuk pengguna lainnya.
c. Profil
Gambar 3.3. Tampilan Menu Profil di OPAC Pada menu profil terdapat sub menu sejarah dan visi misi.
Berikut ini adalah fitur-fitur yang terdapat pada OPAC di Perpustakaan UNIMED :
Gambar 3.4. Tampilan Fitur Pencarian Sederhana di OPAC
Gambar 3.5. Tampilan Fitur Pencarian Spesifik di OPAC
Gambar 3.6. Petunjuk Penggunaan OPAC
3.3. Koleksi pada OPAC Perpustakaan UNIMED
Adapun beberapa koleksi perpustakaan yang dapat diakses langsung melalui OPAC UNIMED yaitu :
3.3.1. Koleksi Terbitan Berseri
Koleksi terbitan berseri terdiri dari majalah, koran dan jurnal dalam bentuk tercetak. Koleksi terbitan berseri sering juga disebut sebagai koleksi serial karena terbit secara berkala. Koleksi terbitan berseri merupakan koleksi yang tidak dapat dipinjam oleh pemustaka, hanya bisa dibaca di tempat dan boleh difotocopy melalui petugas.
3.3.2. Koleksi Tandon (Pinjam Singkat)
Koleksi buku tandon atau pinjam singkat berada di lantai I. Setiap pemustaka berhak mendapat layanan peminjaman sebanyak 2 judul buku dengan masa peminjaman 1 hari namun dapat diperpanjang sebanyak 2 kali. Koleksi tandon memiliki tanda berupa list bewarna merah yang terletak di atas nomor panggil buku.
3.3.3. Koleksi Referensi
Koleksi referensi merupakan koleksi rujukan sebagai penunjang perkuliahan civitas akademika. Koleksi referensi tidak dapat dipinjamkan hanya boleh difotocopy dan baca di tempat saja. Koleksi referensi terdiri dari buku tahunan, kamus, ensiklopedi, almanak, atlas, direktori, dll. Koleksi referensi berada di lantai I, sebelah kanan pada saat masuk ke ruang koleksi.
3.3.4. Koleksi Standar
Koleksi buku standar berada di lantai II. Koleksi standar merupakan koleksi dengan masa peminjaman 2 minggu dengan maksimal pinjaman 5 judul buku. Koleksi standard juga dapat diperpanjang oleh pemustaka sebanyak 2 kali dengan masa peminjaman yang sama.
3.4. Kelebihan dan Kekurangan OPAC Perpustakaan UNIMED 3.4.1. Kelebihan
1. Penelusuran informasi dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.
2. Penelusuran dapat dilakukan bersama-sama tanpa saling mengganggu.
3. Jajaran tertentu tidak perlu di-file
4. Penelusuran dapat dilakukan dengan berbagai pendekatan sekaligus, misalnya lewat judul, pengarang, subjek, tahun terbit, penerbit dan sebagainya, yaitu dengan memanfaatkan penelusuran Boolean Logic.
5. Rekaman bibliografi yang dimasukkan ke dalam entri katalog tidak terbatas.
6. Penelusuran dapat dilakukan dari beberapa tempat tanpa harus mengunjungi perpustakaan,yaitu dengan menggunakan jaringan LAN (Local Area Network) atauWAN (Wide Area Network).
7. Mampu menyediakan bantuan pemustaka dalam berbagai cara dan tingkatan, yang langsung bisa dibaca pengguna pada system, terdiri dari:
bantuan temu balik (retrieval aids), bantuan bahasa (linguistic aids), bantuan menjelajah (navigational aids), dan bantuan arti kata (semantic aids).
8. Interaktif (komunikasi computer dengan pemustaka) dalam suatu mode atau cara yang bersifat dialog.
9. Pengguna yang merupakan mahasiswa atau pengguna yang sudah mempunyai ID perpustakaan bisa melakukan pemesanan buku untuk dipinjam.
3.4.2. Kekurangan
1. Terjadi kesalahan dalam menginput data bahan pustaka sehingga pengguna mengalami kesulitan dalam melakukan penelusuran.
2. Tergantung aliran listrik, bila listrik mati maka kegiatan penelusuran bahan perpustakaan akan terganggu.
3.5. Perbandingan Teori dan Penerapan
Menurut teori yang disampaikkan oleh Hendro Wicaksono dkk (2011) mengatakan bahwa OPAC memiliki lima fitur, dan di UNIMED fitur yang diterapkan hanya 3. Dan berikut adalah fitur yang belum diterapkan di perpustakaan UNIMED:
1. Link ke perpustakaan lain, fasilitas ini dilakukan bertujuan pengguna dapat merujuk ke beberapa perpustakaan dan lembaga informasinya berkaitan dengan bahan perpustakaan yang diinginkan tidak ditemukan diperpustakaan tersebut. Pihak perpustakaan dapat membuat link ke berbagai perpustakaan yang lainnya dengan begitu kepuasan pengguna dapat terlealisasi.
2. Sedangkan di perpustakaan UNIMED hanya memiliki fitur home, registration dan profile.
1. Home, pada menu home terdapat sub menu repsitory cepat. Terdapat sub menu twitter sebagai forum diskusi untuk memudahkan pengguna mengakses repository lebih pengguna online dan admin perpustakaan.
2. Registration, Pada menu registration terdapat forum pengisian data untuk mahasiwa atau untuk pengguna lainnya.
3. Pada menu profile dapat menu sejarah dan visi misi. Berikut ini adalah fitur-fitur yang terdapat pada OPAC di perpustakaan UNIMED.
BAB IV PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Dari hasil observasi berikut adalah beberapa kesimpulan yang dapat penulis sampaikan:
3. Perbandingan antara teori yang ada di bab II dengan data yang diperoleh di bab III sangatlah sesuai khususnya di bagian fitur-fitur OPAC.
4. Terdapat kelebihan dan kekurangan dari OPAC yang ada di Perpustakaan UNIMED.
1. Kelebihan dari OPAC UNIMED:
a. Penelusuran dapat dilakukan dengan berbagai pendekatan sekaligus, misalnya lewat judul, pengarang, subjek, tahun terbit, penerbit dan sebagainya, yaitu dengan memanfaatkan penelusuran Boolean Logic.
b. Penelusuran dapat dilakukan dari beberapa tempat tanpa harus mengunjungi perpustakaan,yaitu dengan menggunakan jaringan LAN (Local Area Network) atauWAN (Wide Area Network).
c. Mampu menyediakan bantuan pemustaka dalam berbagai cara dan tingkatan, yang langsung bisa dibaca pengguna pada system, terdiri dari: bantuan temu balik (retrieval aids), bantuan bahasa (linguistic aids), bantuan menjelajah (navigational aids), dan bantuan arti kata (semantic aids).
d. Interaktif (komunikasi computer dengan pemustaka) dalam suatu mode atau cara yang bersifat dialog.
2. Kelebihan dari OPAC UNIMED:
a. Terjadi kesalahan dalam menginput data bahan pustaka sehingga pengguna mengalami kesulitan dalam melakukan penelusuran.
b. Tergantung aliran listrik, bila listrik mati maka kegiatan penelusuran bahan perpustakaan akan terganggu.
4.2. Saran
Agar OPAC di UNIMED dapat dimanfaatkan secara lebih optimal lagi penulis menyampaikan beberapa saran sebagai berikut:
1. Sebaiknya jumlah PC untuk menelusur OPAC yang ada di perpustakaan ditambah karena dirasa masih kurang dengan banyaknya pengguna yang menggunakannya.
2. Sebaiknya ada petunjuk yang jelas dalam penggunaan OPAC, karena masih banyak pengguna yang belum tahu cara menggunakan OPAC secara optimal.
DAFTAR PUSTAKA
Azwar, Saifuddin. 2000. Metode Penelitian. Jakarta: Pustaka Belajar
Chowdhury. Introduction to Modern Information Retrieval. London: Library Association, 1999.
Duval, Beverly K.; Main, Linda. 1992. Automated Library Systems: a librarian’s guide and teaching manual. London : Meckler.
Habiburrahman, 2016. Model-Model Evaluasi dalam Sistem Informasi Perpustakaan. Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Vol. 1, No. 1.
http://jurnal.uinsu.ac.id/ (diakses pada 10 Juli 2018).
Jogianto, HM. 2005. Sistem Teknologi Informasi. Andi. Yogyakarta Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI
Karen ,Markey. “Thus Spake the OPAC User.” Information Tecnology and Libraries 12 (1) 87. Gale Sciences Standard Package. Artikel diakses dari Gale Database Online Unika Atma Jaya (diakses pada tanggal 25 Mei 2018).
Lasa, HS. Kamus Istilah Perpustakaan. Yogyakarta: Gadjah Mada Universitas, 1998.
Muhyuzir, T.D., 2001, Analisa Perancangan Sistem Pengolahan Data, ,Cetakan Kedua, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta
O’Brein, James A., (2005), ”Pengantar Sistem Informasi”, Penerbit : Salemba 4, Jakarta.
Oemar, Hamalik, Proses Belajar Mengajar, (Bandung: Bumi Aksara, 2001:145)
Pendit, Putu Laxman. 2009. Perpustakaan Digital: Kesinambungan dan Dinamika. Jakarta: Citra Karyakarsa Mandiri.
Prisma.,Donny. 2012. https://donyprisma.wordpress.com/2012/06/30/katalog- perpustakaan/
Reitz, Joan M. (2004). Online dictionary for library and information science.
USA: Library Unlimited.
Rimbarawa, Kosam. Dasar-Dasar Organisasi Informasi. Jakarta: Makaeser, 2007
Riyadi,A.S.SistemInformasi.http://agungsr.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/
files/3412/%20Konsep+SI.pdf diakses 30 juni 2018
Sukarman, Rachmat Natadjumena. Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perguruan Tinggi. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2000.
Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1991.
Sulistyo-Basuki. Teknik dan Jasa Dokumentasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1992.
Sutarno, NS. Manajemen Perpustakaan: suatu pendekatan praktek jakarta:
sagung Seto, 2006.
Tedd, Lucy A. (2004). The organization of information. London: Libraries Unlimited. 2nd Ed
Wahyu Supriyanto. Teknologi Informasi Perpustakaan.Yogyakarta: Kencana.
Wahyu, Supriyanto & Muhsin, Ahmad. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan.
Yogyakarta: Kanisius.
Yaya, suhendar. Pedoman Katalogisasi: cara mudah membuat katalog Perpustakaan Jakarta: Kencana.
Zaki, Mubarok. Penggunaan katalog online (OPAC) di Perpustakaan Pusat Unika Atma Jaya. Jakarta: Fakultas Adab dan Humaniora, 2010
