[DOKUMEN TATA KELOLA PROSES TI UNTUK MEMASTIKAN TRANSPARANSI STAKEHOLDER BERDASARKAN COBIT 5] 2015

(1)

2015

TATA KELOLA TI KELAS E

KELOMPOK 01

Ika Aningdityas Andriany 5212100004 I Putu Agus Aditya Pramana 5212100006 Kadek Hari Baskara 5212100007 Galent Oktanaseven 5212100010

[DOKUMEN TATA KELOLA PROSES TI

UNTUK MEMASTIKAN TRANSPARANSI

STAKEHOLDER BERDASARKAN COBIT

5]

(2)

1 | E D M 0 5 - S t a k e h o l d e r T r a n s p a r a n c y

TABLE OF CONTENT

TABLEOFCONTENT ... 1

EDM05:ENSURESTAKEHOLDERTRANSPARANCY ... 2

INTRODUCTION ... 2

Proses ... 2

Deskripsi ... 2

Purpose ... 2

IT-Related Goal ... 2

Process Goal... 2

Sub-Proses ... 2

MAPPING CONTROLS ... 3

MAPPING DOCUMENTS ... 5

Kebijakan Pelaporan ... 7

Kebijakan Komunikasi ... 8

Kebijakan Penilaian ... 8

Prosedur Pembentukan Strategi Pelaporan: ... 9

Prosedur Pembentukan Strategi Komunikasi: ... 9

Prosedur Validasi dan Persetujuan Laporan: ... 10

Prosedur Pembuatan Laporan Eskalasi ... 10

Prosedur Penilaian Strategi dan Hasil Komunikasi: ... 10

Prosedur Penilaian Pemenuhan Kebutuhan Stakeholder ... 10

APPENDIX ... 11

PENDOMAN ... 11

PANDUAN ... 32

KEBIJAKAN... 38

PROSEDUR ... 52

FORMULIR ... 80

(3)

EDM05 : ENSURE STAKEHOLDER TRANSPARANCY

INTRODUCTION

Proses

Memastikan transaparansi kepada stakeholder.

Deskripsi

Memastikan bahwa adanya transparansi kinerja TI PT, kesesuaian pengukuran dan pelaporannya. Mendapatkan persetujuan dari stakeholder mengenai tujuan, metrik dan tindakan perbaikan yang diperlukan.

Purpose

Memastikan bahwa komunikasi dengan para stakeholder efektif dan tepat waktu, dengan tujuan dasar pelaporan untuk meningkatkan kinerja, mengidentifikasi area untuk perbaikan, dan menegaskan bahwa tujuan dan strategi yang berkaitan dengan TI sejalan dengan strategi PT.

IT-Related Goal

1. Komitmen dari Manajemen Eksekutif untuk membuat keputusan mengenai Teknologi Informasi

2. Transparansi dari biaya pengeluaran Teknologi Informasi, keuntungan serta risiko terkait Teknologi Informasi

3. Penyampaian dari layanan Teknologi Informasi selaras dengan kebutuhan Bisnis

Process Goal

1. Pelaporan Stakeholder yang sejalan dengan kebutuhan stakeholder.

2. Pelaporan harus selesai tepat waktu dan akurat.

3. Komunikasi dengan stakeholder secara efektif dan stakeholder merasa puas.

Sub-Proses

1. EDM05.01 Evaluate stakeholder reporting requirements.

2. EDM05.02 Direct stakeholder communication and reporting.

3. EDM05.03 Monitor stakeholder communication.

(4)

MAPPING CONTROLS

ACTIVITIES & CONTROLS

Sub-Process Activities Control

EDM05.01 : Evaluasi kebutuhan pelaporan stakeholder

Memeriksa dan membuat pertimbangan pada kebutuhan pelaporan wajib saat ini dan masa depan yang berkaitan dengan penggunaan TI dalam perusahaan (peraturan, undang-undang, hukum umum, kontrak), termasuk extent dan frekuensi.

Corective

Memeriksa dan membuat pertimbangan pada kebutuhan pelaporan saat ini dan masa depan untuk para pemangku kepentingan lain yang berhubungan dengan penggunaan TI dalam perusahaan, termasuk extent dan kondisi.

Corective

Menjaga prinsip-prinsip untuk komunikasi dengan para pemangku kepentingan eksternal dan internal, termasuk format komunikasi dan saluran komunikasi, dan untuk penerimaan stakeholder dan sign-off pelaporan.

Preventive

EDM05.02 :

Komunikasi langsung dan pelaporan

kepada para

pemangku kepentingan (stakeholder).

Didukung dengan adanya komunikasi yang efektif dan pelaporan para pemangku

kepentingan,

termasuk mekanisme untuk menjamin

kualitas dan

kelengkapan informasi,

pengawasan wajib terhadap pelaporan, dan menciptakan sebuah strategi komunikasi untuk para pemangku kepentingan.

Mengarahkan pembentukan strategi untuk komunikasi internal dan eksternal stakeholder.

Preventive Mengarahkan pelaksanaan mekanisme untuk

menjamin bahwa informasi itu wajib untuk memenuhi semua kriteria kebutuhan pelaporan untuk perusahaan.

Preventive

Menetapkan mekanisme untuk validasi dan persetujuan pelaporan wajib.

Preventive Membangun mekanisme pelaporan eskalasi. Preventive

EDM05.03 : Memantau keefektivitasan berkomunikasi

dengan stakeholder.

Menilai mekanisme untuk memastikan akurasi, keandalan dan efektivitas, dan

Menilai secara periodik efektivitas dari mekanisme untuk memastikan akurasi dan keakuratan laporan yang wajib.

Corective

Menilai secara periodik efektivitas dari mekanisme, dan hasil dari komunikasi dengan pemangku kepentingan eksternal dan internal.

Corective

Tentukan apakah kebutuhan stakeholders yang berbeda terpenuhi.

Detective

(5)

4 | E D M 0 5 - S t a k e h o l d e r T r a n s p a r a n c y memastikan apakah

kebutuhan stakholder yang berbeda dapat terpenuhi.

(6)

MAPPING DOCUMENTS

Sub-Process Activities Control Panduan Kebijakan Prosedur Formulir EDM05.01 :

Evaluasi kebutuhan pelaporan stakeholder

Memeriksa dan membuat

pertimbangan pada kebutuhan pelaporan wajib saat ini dan masa depan yang berkaitan dengan

penggunaan TI dalam

perusahaan (peraturan, undang-undang, hukum umum, kontrak),

termasuk extent dan frekuensi.

Corective Panduan Memastikan Transparansi Stakeholder

Kebijakan Pelaporan :

Kebijakan Strategi Pelaporan

Prosedure Pelaporan : Prosedur Pembentukan Strategi Pelaporan (prinsip: cobit 5[1],

coso[1,3,4,12, 14], iso[4])

Memeriksa dan membuat

pertimbangan pada kebutuhan pelaporan saat ini dan masa depan untuk para pemangku kepentingan lain yang

berhubungan dengan

penggunaan TI dalam

perusahaan, termasuk extent dan kondisi.

Corective Kebijakan

Pelaporan : Kebijakan

Strategi Pelaporan

Menjaga prinsip- prinsip untuk komunikasi dengan para pemangku kepentingan eksternal dan internal,

termasuk format komunikasi dan saluran

komunikasi, dan untuk

penerimaan stakeholder dan

Preventive Kebijakan

Komunikas i :

Kebijakan Prinsip Pemelihara an

Komunikasi

Prosedure Komunikasi : Prosedur Pembentukan Strategi Komunikasi (prinsip: cobit 5[1],

coso[12,14,15]

, iso[1,2])

(7)

6 | E D M 0 5 - S t a k e h o l d e r T r a n s p a r a n c y sign-off

pelaporan.

EDM05.02 : Komunikasi langsung dan pelaporan kepada para pemangku kepentingan (stakeholder).

Didukung dengan adanya komunikasi yang efektif dan pelaporan para

pemangku kepentingan, termasuk mekanisme untuk menjamin kualitas dan kelengkapan informasi, pengawasan wajib terhadap pelaporan, dan menciptakan sebuah strategi komunikasi untuk para pemangku kepentingan.

Mengarahkan pembentukan strategi untuk komunikasi internal dan eksternal

stakeholder.

Komunikas i :

Kebijakan Mekanisme Komunikasi

Prosedure Komunikasi : Prosedur Pembentukan Strategi Komunikasi (prinsip: cobit 5[1],

coso[12,14,15]

, iso[1,2]) Mengarahkan

pelaksanaan mekanisme untuk menjamin bahwa informasi itu wajib untuk memenuhi semua kriteria kebutuhan pelaporan untuk perusahaan.

Pelaporan : Kebijakan Mekanisme

Pelaporan

Prosedure Pelaporan : Prosedur Validasi dan Persetujuan Pelaporan (Prinsip: Cobit 5[1],

Coso[14,15,17 ], Iso[4,5]) Menetapkan

mekanisme untuk validasi dan persetujuan pelaporan wajib.

Pelaporan : Kebijakan Validasi &

Persetujuan Pelaporan

Formulir validasi dan persetujuan Pelaporan

Membangun mekanisme pelaporan eskalasi.

Pelaporan : Kebijakan

Eskalasi Pelaporan

Prosedure Pelaporan : Prosedur Pembuatan Laporan Eskalasi

Formulir laporan eskalasi

EDM05.03 : Memantau keefektivitasan berkomunikasi dengan

stakeholder.

Menilai mekanisme untuk memastikan akurasi,

keandalan dan efektivitas, dan memastikan apakah kebutuhan stakholder yang berbeda

Menilai secara periodik

efektivitas dari mekanisme untuk memastikan akurasi dan keakuratan laporan yang wajib.

Penilaian : Kebijakan

Penilaian Mekanisme

Pelaporan

Prosedur Penilaian Strategi dan Hasil

Pelaporan

Formulir Penilaian mekanisme

pelaporan

Menilai secara periodik

efektivitas dari mekanisme, dan hasil dari komunikasi dengan pemangku

Penilaian Mekanisme Komunikasi

Prosedur Penilaian Strategi dan Hasil

Komunikasi

Formulir Penilaian mekanisme komunikasi Formulir hasil

pelaporan &

komunikasi

(8)

7 | E D M 0 5 - S t a k e h o l d e r T r a n s p a r a n c y dapat

terpenuhi.

kepentingan eksternal dan internal.

Tentukan apakah kebutuhan stakeholders yang berbeda terpenuhi.

Detective Kebijakan

Penilaian Pelaporan

& Kebijakan Penilaian Komunikasi

Prosedur Penilaian Pemenuhan kebutuhan stakeholder (prinsip: cobit 5[1],

coso[12,17], iso[5])

Kebijakan

1. KE – EDM05 – 01 Pelaporan 2. KE – EDM05 – 02 Komunikasi 3. KE – EDM05 – 03 Penilaian Kebijakan Pelaporan

Kebijakan Strategi Pelaporan:

EDM05.1.1 Memeriksa dan membuat pertimbangan pada kebutuhan pelaporan wajib saat ini dan masa depan yang berkaitan dengan penggunaan TI dalam perusahaan (peraturan, undang-undang, hukum umum, kontrak), termasuk extent dan frekuensi.

EDM05.1.2 Memeriksa dan membuat pertimbangan pada kebutuhan pelaporan saat ini dan masa depan untuk para pemangku kepentingan lain yang berhubungan dengan penggunaan TI dalam perusahaan, termasuk extent dan kondisi.

Kebijakan Mekanisme Pelaporan:

EDM05.2.2 Mengarahkan pelaksanaan mekanisme untuk menjamin bahwa informasi itu wajib untuk memenuhi semua kriteria kebutuhan pelaporan untuk perusahaan.

Kebijakan Validasi & Persetujuan Pelaporan:

EDM05.2.3 Menetapkan mekanisme untuk validasi dan persetujuan pelaporan wajib.

Kebijakan Eskalasi Pelaporan:

(9)

8 | E D M 0 5 - S t a k e h o l d e r T r a n s p a r a n c y EDM05.2.4 Membangun mekanisme pelaporan eskalasi.

Kebijakan Komunikasi

Kebijakan Prinsip Pemeliharaan Komunikasi:

EDM05.1.3 Menjaga prinsip-prinsip untuk komunikasi dengan para pemangku kepentingan eksternal dan internal, termasuk format komunikasi dan saluran komunikasi, dan untuk penerimaan stakeholder dan sign-off pelaporan.

Kebijakan Mekanisme Komunikasi:

EDM05.2.1. Mengarahkan pembentukan strategi untuk komunikasi internal dan eksternal stakeholder.

Kebijakan Penilaian

Kebijakan Penilaian Mekanisme Pelaporan:

EDM05.3.1 Menilai secara periodik efektivitas dari mekanisme untuk memastikan akurasi dan keakuratan laporan yang wajib

EDM05.3.3 Tentukan apakah kebutuhan stakeholders yang berbeda terpenuhi.

Kebijakan Penilaian Mekanisme Komunikasi:

EDM05.3.2 Menilai secara periodik efektivitas dari mekanisme, dan hasil dari komunikasi dengan pemangku kepentingan eksternal dan internal.

EDM05.3.3 Tentukan apakah kebutuhan stakeholders yang berbeda terpenuhi.

(10)

9 | E D M 0 5 - S t a k e h o l d e r T r a n s p a r a n c y EXISTING PROCEDURE

Prosedur

1. PS – EDM05 – 01 Pembentukan Strategi Komunikasi

2. PS – EDM05 – 02 Penilaian Mekanisme dan Hasil Informasi 3. PS – EDM05 – 03 Pemeriksaan Laporan

4. PS – EDM05 – 04 Persetujuan Laporan

5. PS – EDM05 – 05 Pembuatan Laporan Eskalasi 6. PS – EDM05 – 06 Penilaian Mekanisme Laporan NEW PROCEDURE

Prosedur

4. PS – EDM05 – 01 Pembentukan Strategi Pelaporan 5. PS – EDM05 – 02 Pembentukan Strategi Komunikasi 6. PS – EDM05 – 03 Validasi dan Persetujuan Pelaporan 7. PS – EDM05 – 04 Pembuatan Laporan Eskalasi

8. PS – EDM05 – 05 Penilaian Strategi dan Hasil Pelaporan 9. PS – EDM05 – 06 Penilaian Strategi dan Hasil Komunikasi

10. PS – EDM05 – 07 Prosedur Penilaian Pemenuhan Kebutuhan Stakeholder Prosedur Pembentukan Strategi Pelaporan:

EDM05.1.1 Memeriksa dan membuat pertimbangan pada kebutuhan pelaporan wajib saat ini dan masa depan yang berkaitan dengan penggunaan TI dalam perusahaan (peraturan, undang-undang, hukum umum, kontrak), termasuk extent dan frekuensi.

EDM05.1.2 Memeriksa dan membuat pertimbangan pada kebutuhan pelaporan saat ini dan masa depan untuk para pemangku kepentingan lain yang berhubungan dengan penggunaan TI dalam perusahaan, termasuk extent dan kondisi.

Prosedur Pembentukan Strategi Komunikasi:

EDM05.1.3 Menjaga prinsip-prinsip untuk komunikasi dengan para pemangku kepentingan eksternal dan internal, termasuk format komunikasi dan saluran komunikasi, dan untuk penerimaan stakeholder dan sign-off pelaporan.

EDM05.2.1 Mengarahkan pembentukan strategi untuk komunikasi internal dan eksternal stakeholder.

(11)

10 | E D M 0 5 - S t a k e h o l d e r T r a n s p a r a n c y Prosedur Validasi dan Persetujuan Laporan:

EDM05.2.2 Mengarahkan pelaksanaan mekanisme untuk menjamin bahwa informasi itu wajib untuk memenuhi semua kriteria kebutuhan pelaporan untuk perusahaan.

EDM05.2.3 Menetapkan mekanisme untuk validasi dan persetujuan pelaporan wajib.

Prosedur Pembuatan Laporan Eskalasi

EDM05.2.4 Membangun mekanisme pelaporan eskalasi. Penilaian Strategi dan Hasil Pelaporan:

Prosedur Penilaian Strategi dan Hasil Komunikasi:

EDM05.3.2 Menilai secara periodik efektivitas dari mekanisme, dan hasil dari komunikasi dengan pemangku kepentingan eksternal dan internal.

Prosedur Penilaian Pemenuhan Kebutuhan Stakeholder

EDM05.3.3 Tentukan apakah kebutuhan stakeholder yang berbeda telah terpenuhi.

Formulir

1. FM – EDM05 – 01 Validasi dan Persetujuan Pelaporan 2. FM – EDM05 – 02 Laporan Eskalasi

3. FM – EDM05 – 03 Penilaian Mekanisme Pelaporan 4. FM – EDM05 – 04 Penilaian Mekanisme Komunikasi 5. FM – EDM05 – 05 Hasil Pelaporan dan Komunikasi

(12)

APPENDIX

PENDOMAN Berikut

(13)

12 | E D M 0 5 - S t a k e h o l d e r T r a n s p a r a n c y No Jumlah Eksemplar Tujuan Distribusi

DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH

Jabatan ISM Jabatan CISO Jabatan CEO

Tanggal :

...

Tanggal : ...

Tanggal :

...

LOGO

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

Nama Departemen . . .

LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN

Judul : PENDAHULUAN No. Dokumen : PE-EDM-05-01

Rilis : 00

Revisi : 00 Histori Distribusi :

(14)

13 | E D M 0 5 - S t a k e h o l d e r T r a n s p a r a n c y No.

Rilis

No.

Revisi

Halaman T, M, X* Deskripsi Perubahan

Keterangan :

* T : Penambahan –M : Modifikasi – X: Penghapusan

LOGO NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

HISTORI PERUBAHAN DOKUMEN

(15)

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

Nama Departemen / Bidang ……….

PE- EDM-05-01 NO. RILIS : 00 NO. REVISI : 00 PENDAHULUAN

TANGGAL TERBIT : HALAMAN : PEDOMAN

1. Pendahuluan

LOGO

(16)

LOGO

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN

Judul : DASAR DAN ACUAN No. Dokumen : PE-EDM-05-02

Rilis : 00

(17)

Rilis

No.

Revisi

Keterangan :

LOGO NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

HISTORI PERUBAHAN DOKUMEN

(18)

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

PE- EDM-05-02 NO. RILIS : 00 NO. REVISI : 00 DASAR DAN ACUAN

1. Dasar

Pedoman ini dibuat berdasarkan pada:

1) Undang-undang Nomor…Tahun…

2) ……….

2. Acuan

Adapun pembuatan dokumen tata kelola ini mengacu pada:

1) COBIT 5 2) COSO 3) ISO 38500 4) KING

LOGO

(19)

LOGO

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN

Judul : TUJUAN

No. Dokumen : PE-EDM-05-03

Rilis : 00

(20)

Rilis

No.

Revisi

Keterangan :

LOGO NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

HISTORI PERUBAHAN DOKUMEN

(21)

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

PE- EDM-05-03 NO. RILIS : 00 NO. REVISI : 00 TUJUAN

1. Tujuan dan Indikator

Tujuan Indikator Kerja

1. Komitmen dari Manajemen Eksekutif untuk membuat keputusan mengenai Teknologi Informasi

 Presentase dari peran manager eksekutif yang telah didefinisikan keakuntabilitasannya dalam pengambilan keputusan terkait dengan TI

 Jumlah keseringan waktu agenda mengenai TI dalam cakupan Board dalam proactive manner

 Frekuensi ertemuan yang diadakan oleh IT Strategy Committee

 Rasio dari keputusan yang dilaksanakan terkait dengan TI yang dibuat oleh pihak eksekutif 2. Transparansi dari biaya

pengeluaran Teknologi Informasi, keuntungan serta risiko terkait Teknologi Informasi

 Presentase kasus investasi bisnis yang telah didefinisikan dengan jelas dan telah disetujui ekspektasi biaya serta keuntungan terkait dengan TI

 Presentase layanan TI yang telah dispesifikasikan dan disetujui ekspektasi biaya operasional serta keuntungan operasional terkait dengan TI

 Hasil survey kepuasan dari stakeholder kunci atas transaransi, pemahaman serta keakuratan terkait informasi keuangan TI

3. Penyampaian dari layanan Teknologi Informasi selaras dengan kebutuhan Bisnis

 Jumlah gangguan bisnis saat terjadi incident layanan TI

 Presentase dari kepuasan stakeholder atas layanan TI yang telah memenuhi level layanan

LOGO

(22)

21 | E D M 0 5 - S t a k e h o l d e r T r a n s p a r a n c y yang telah disepakati

 Presentasi kepuasan user dengan kualitas layanan TI

(23)

LOGO

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN

Judul : RUANG LINGKUP No. Dokumen : PE-EDM-05-04

Rilis : 00

(24)

Rilis

No.

Revisi

Keterangan :

LOGO NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

HISTORI PERUBAHAN DOKUMEN

(25)

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

PE- EDM-05-04 NO. RILIS : 00 NO. REVISI : 00 RUANG LINGKUP

1. Ruang Lingkup

(Penjabaran Sub Proses dan Aktifitasnya berdasarkan Governance Practice dari COBIT)

EDM05.01 : Evaluasi kebutuhan pelaporan stakeholder

 EDM05.01.01 : Memeriksa dan membuat pertimbangan pada kebutuhan pelaporan wajib saat ini dan masa depan yang berkaitan dengan penggunaan TI dalam perusahaan (peraturan, undang- undang, hukum umum, kontrak), termasuk extent dan frekuensi.

 EDM05.01.02 : Memeriksa dan membuat pertimbangan pada kebutuhan pelaporan saat ini dan masa depan untuk para pemangku kepentingan lain yang berhubungan dengan penggunaan TI dalam perusahaan, termasuk extent dan kondisi.

 EDM05.01.03 : Menjaga prinsip-prinsip untuk komunikasi dengan para pemangku kepentingan eksternal dan internal, termasuk format komunikasi dan saluran komunikasi, dan untuk penerimaan stakeholder dan sign-off pelaporan.

EDM05.02 : Pengarahan komunikasi serta pelaporan antar stakeholder

Komunikasi langsung dan pelaporan kepada para pemangku kepentingan (stakeholder). Didukung dengan adanya komunikasi yang efektif dan pelaporan para pemangku kepentingan, termasuk mekanisme untuk menjamin kualitas dan kelengkapan informasi, pengawasan wajib terhadap pelaporan, dan menciptakan sebuah strategi komunikasi untuk para pemangku kepentingan.

 EDM05.02.01 : Mengarahkan pembentukan strategi untuk komunikasi internal dan eksternal stakeholder.

 EDM05.02.02 : Mengarahkan pelaksanaan mekanisme untuk menjamin bahwa informasi itu wajib untuk memenuhi semua kriteria kebutuhan pelaporan untuk perusahaan.

 EDM05.02.03 : Menetapkan mekanisme untuk validasi dan persetujuan pelaporan wajib.

 EDM05.02.04 : Membangun mekanisme pelaporan eskalasi.

LOGO

(26)

25 | E D M 0 5 - S t a k e h o l d e r T r a n s p a r a n c y EDM05.03 : Memantau keefektivitasan berkomunikasi dengan stakeholder.

Menilai mekanisme untuk memastikan akurasi, keandalan dan efektivitas, dan memastikan apakah kebutuhan stakholder yang berbeda dapat terpenuhi.

 EDM05.03.01 : Menilai secara periodik efektivitas dari mekanisme untuk memastikan akurasi dan keakuratan laporan yang wajib.

 EDM05.03.02 : Menilai secara periodik efektivitas dari mekanisme, dan hasil dari komunikasi dengan pemangku kepentingan eksternal dan internal.

 EDM05.03.03 : Tentukan apakah kebutuhan stakeholders yang berbeda terpenuhi.

(27)

LOGO

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN

Judul : PROSES BISNIS No. Dokumen : PE-EDM-05-05

Rilis : 00

(28)

Rilis

No.

Revisi

Keterangan :

LOGO NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

HISTORI PERUBAHAN DOKUMEN

(29)

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

PE- EDM-05-05 NO. RILIS : 00 NO. REVISI : 00 PROSES BISNIS

1. Proses Bisnis

2. Struktur Organisasi

3. Penanggung Jawab

LOGO

(30)

LOGO

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN

Judul : ISTILAH DAN DEFINISI No. Dokumen : PE-EDM-05-06

Rilis : 00

(31)

Rilis

No.

Revisi

Keterangan :

LOGO NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

HISTORI PERUBAHAN DOKUMEN

(32)

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

PE- EDM-05-06 NO. RILIS : 00 NO. REVISI : 00 ISTILAH DAN DEFINISI

1. Istilah dan Definisi

A : Audit B : Board

BE : Business Executive CEO : Chief Executive Officer CFO : Chief Financial Officer CIO : Chief Information Officer COO : Chief Operating Officer C : Compliance

KE : Kebijakan FM : Formulir PA : Panduan PE : Pedoman PS : Prosedur

LOGO

(33)

32 | E D M 0 5 - S t a k e h o l d e r T r a n s p a r a n c y PANDUAN

Berikut

(34)

Tanggal :

...

Tanggal : ...

Tanggal :

...

LOGO

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

LEMBAR PENGESAHAN

PANDUAN

Judul : MEMASTIKAN TRANSPARANSI STAKEHOLDER No. Dokumen : PA-EDM-05

Rilis : 00

(35)

Rilis

No.

Revisi

Keterangan :

LOGO NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

HISTORI PERUBAHAN DOKUMEN

(36)

35 | E D M 0 5 - S t a k e h o l d e r T r a n s p a r a n c y 1. Deskripsi Proses

Memastikan kinerja Teknologi Informasi pada perusahaan serta pengukuran kesesuaian dan transparansi pelaporan pada perusahaan dengan mempertimbangkan tujuan dan pengukuran oleh stakeholder serta mengidentifikasikan tindakan perbaikan.

2. Maksud Proses

Memastikan komunikasi yang dilakukan dengan stakeholder dapat berjalan dengan efektif dan sesuai dengan waktu yang telah disepakati dan pelaporan bertujuan untuk meningkatkan kinerja, mengidentifikasi tindakan perbaikan dan memastikan bahwa tujuan dan strategi teknologi Informasi telah sesuai dengan strategi perusahaan.

3. Tujuan dan Indikator Pencapaian

Tujuan Indikator Pencapaian

Pelaporan Stakeholder yang sejalan dengan kebutuhan stakeholder.

 Tanggal terakhir revisi untuk melakukan pelaporan kebutuhan

 Presentase dari kebutuhan stakeholder yang berada dilingkup pelaporan

Pelaporan harus selesai tepat waktu dan akurat.

 Presentase laporan yang tidak dikirimkan tepat waktu

 Presentase dari laporan yang tidak akurat

Komunikasi dengan stakeholder secara efektif dan stakeholder merasa puas.

 Tingkat kepuasan stakeholder dalam hal pelaporan

 Jumlah cabang dari kebutuhan wajib pelaporan

4. Praktek Kunci (Sub-Proses)

Dalam proses transparansi stakeholder terdapat tiga praktek manajemen kunci yang melibatkan stakeholder terkait sebagai mana terlihat dalam tabel di bawah ini.

(37)

Sub-Process Stakeholder

EDM05.01 : Evaluasi kebutuhan pelaporan stakeholder

Responsible :

Chief Executive Officer Chief Information Officer Accountable :

Board

Consulted :

Chief Financial Officer Chief Operating Officer Business Executives Compliance

Audit

Informed :

Business Process Owners Head Architect

Head IT Administration EDM05.02 :

Komunikasi langsung dan pelaporan

kepada para pemangku

kepentingan (stakeholder).

Didukung dengan adanya komunikasi yang efektif dan pelaporan para pemangku kepentingan, termasuk mekanisme untuk menjamin kualitas dan kelengkapan informasi, pengawasan wajib terhadap pelaporan, dan menciptakan sebuah strategi komunikasi untuk para pemangku kepentingan.

Responsible :

Board

Consulted :

Audit

Informed :

Head IT Administration EDM05.03 :

Memantau keefektivitasan berkomunikasi dengan stakeholder.

Menilai mekanisme untuk memastikan akurasi, keandalan dan efektivitas, dan memastikan apakah kebutuhan stakholder yang berbeda dapat terpenuhi.

Responsible :

Board

Consulted :

Audit

Informed :

Head IT Administration

(38)

(39)

38 | E D M 0 5 - S t a k e h o l d e r T r a n s p a r a n c y KEBIJAKAN

Berikut merupakan contoh dokumen kebijakan yang dibuat untuk perusahaan

(40)

Tanggal :

...

Tanggal : ...

Tanggal :

...

LOGO

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

LEMBAR PENGESAHAN

KEBIJAKAN

Judul : Pelaporan No. Dokumen : KE-EDM-05-01

Rilis : 00

Revisi : 00

Histori Distribusi :

(41)

Rilis

No.

Revisi

Keterangan :

LOGO NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

HISTORI PERUBAHAN DOKUMEN

(42)

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

KE- EDM-05-01 NO. RILIS : 00 NO. REVISI : 00 Pelaporan

TANGGAL TERBIT : HALAMAN : KEBIJAKAN

A. TUJUAN

Kebijakan ini dibuat untuk dapat menerapkan aturan mengenai pelaporan yang dilakukan antar stakeholder.

B. RUANG LINGKUP

Kebijakan ini meliputi persyaratan dan penerapan cara melakukan pelaporan C. TANGGUNG JAWAB

Penanggung jawab dalam hal yang terkait dengan pelaporan ini adalah CEO perusahaan atau Chief Executive Officer

D. KEBIJAKAN

Kebijakan Strategi Pelaporan:

1. Melakukan pertemuan dengan stakeholder internal dan eksternal 2. Melakukan pencatatan stakeholder

3. Masing-masing stakeholder menyerahkan daftar kebutuhan pelaporan terhadap penggunaan Teknologi Informasi yang dibutuhkan

4. Melakukan diskusi bersama stakeholder mengenai kebutuhan pelaporan terkait penggunaan Teknologi Informasi termasuk penambahan kebutuhan, frekuensi kebutuhan serta kondisi kebutuhan pelaporan terkait dengan penggunaan Teknologi Informasi

5. Memperhatikan kebutuhan serta ketentuan yang diberikan oleh stakeholder kunci terkait pelaporan

6. Menentukan standar penulisan laporan 7. Menentukan template penulisan laporan 8. Menentukan frekuensi pelaporan

9. Melakukan evaluasi pertemuan yang membahas mengenai strategi pelaporan yang akan diterapkan dalam perusahaan

Kebijakan Mekanisme Pelaporan:

LOGO

(43)

42 | E D M 0 5 - S t a k e h o l d e r T r a n s p a r a n c y 1. Menggunakan standar penulisan laporan yang telah disetujui oleh

stakeholder

2. Menggunakan template penulisan laporan yang telah desediakan 3. Memeriksa laporan kebutuhan stakeholder

4. Melakukan penulisan laporan secara berkala dan sesuai dengan kriteria dan kebutuhan pelaporan yang ditentukan oleh stakeholder

5. Melakukan pertemuan dengan stakeholder internal dan eksternal sesuai waktu dan frekuensi yang disepakati

6. Melakukan pencatatan stakeholder

7. Memberikan laporan sesuai dengan template yang telah disepakati kepada stakeholder

Kebijakan Validasi & Persetujuan Pelaporan:

3. Melakukan diskusi bersama stakeholder mengenai mekanisme untuk validasi dan persetujuan pelaporan wajib

4. Memperhatikan kebutuhan serta ketentuan yang diberikan oleh stakeholder kunci terkait validasi dan persetujuan pelaporan

5. Menentukan kriteria standar validasi laporan 6. Menentukan template persetujuan laporan

7. Menentukan frekuensi validasi dan persetujuan pelaporan wajib kepada stakeholder

Kebijakan Eskalasi Pelaporan:

3. Melakukan diskusi bersama stakeholder mengenai mekanisme pelaporan eskalasi terkait penggunaan Teknologi Informasi

4. Menentukan stakeholder kunci yang dijadikan target untuk eskalasi pelaporan

5. Memperhatikan kebutuhan serta ketentuan yang diberikan oleh stakeholder kunci terkait eskalasi pelaporan

6. Menentukan standar laporan yang dapat di-eskalasi

(44)

43 | E D M 0 5 - S t a k e h o l d e r T r a n s p a r a n c y 7. Menentukan standar penulisan laporan eskalasi

8. Menentukan template penulisan laporan eskalasi 9. Menentukan frekuensi pelaporan eskalasi

(45)

Tanggal :

...

Tanggal : ...

Tanggal :

...

LOGO

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

LEMBAR PENGESAHAN

KEBIJAKAN

Judul : Komunikasi No. Dokumen : KE-EDM-05-02

Rilis : 00

Revisi : 00

(46)

Rilis

No.

Revisi

Keterangan :

LOGO NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

HISTORI PERUBAHAN DOKUMEN

(47)

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

KE- EDM_05-02 NO. RILIS : 00 NO. REVISI : 00 Komunikasi

A. TUJUAN

Kebijakan ini dibuat untuk dapat menerapkan aturan mengenai komunikasi yang dilakukan antar stakeholder.

Kebijakan ini meliputi persyaratan dan penerapan cara melakukan komunikasi C. TANGGUNG JAWAB

D. KEBIJAKAN Kebijakan Komunikasi

Kebijakan Prinsip Pemeliharaan Komunikasi:

3. Memastikan stakeholder memahami semua prinsip komunikasi

4. Melakukan diskusi bersama stakeholder mengenai mekanisme untuk validasi dan persetujuan pelaporan wajib

5. Menentukan format komunikasi dan saluran komunikasi 6. Mengembangkan kerja sama dengan stakeholder lainnya Kebijakan Mekanisme Komunikasi:

1. Melakukan pertemuan dengan stakeholder internal dan eksternal

2. Melakukan diskusi bersama stakeholder mengenai mekanisme pembentukan strategi komunikasi

3. Memeriksa kebutuhan komunikasi stakeholder

4. Menggunakan standar komunikasi yang telah disetujui oleh stakeholder 5. Menggunakan aturan dalam melakukan komunikasi yang telah

desediakan

LOGO

(48)

47 | E D M 0 5 - S t a k e h o l d e r T r a n s p a r a n c y 6. Melakukan komunikasi secara berkala dan sesuai dengan kriteria dan

kebutuhan komunikasi yang ditentukan oleh stakeholder

7. Melakukan pertemuan dengan stakeholder internal dan eksternal sesuai waktu dan frekuensi yang disepakati

8. Melakukan komunikasi sesuai dengan aturan yang telah disepakati kepada stakeholder

(49)

Tanggal :

...

Tanggal : ...

Tanggal :

...

LOGO

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

LEMBAR PENGESAHAN

KEBIJAKAN

Judul : Penilaian No. Dokumen : KE-EDM-05-03

Rilis : 00

Revisi : 00

(50)

Rilis

No.

Revisi

Keterangan :

LOGO NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

HISTORI PERUBAHAN DOKUMEN

(51)

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

KE- EDM-05-03 NO. RILIS : 00 NO. REVISI : 00 Penilaian

A. TUJUAN

Kebijakan ini dibuat untuk dapat menerapkan aturan mengenai penilaian yang dilakukan antar stakeholder terkait pelaporan serta komunikasi.

Kebijakan ini meliputi persyaratan dan penerapan mekanisme melakukan penilaian

C. TANGGUNG JAWAB

D. KEBIJAKAN

Kebijakan Penilaian Mekanisme Pelaporan:

1. Mengadakan diskusi bersama stakeholder mengenai kebutuhan pelaporan terkait penggunaan Teknologi Informasi

2. Menentukan standar penulisan laporan 3. Menentukan template penulisan laporan 4. Menentukan frekuensi pelaporan

5. Melakukan komunikasi dan diskusi terkait standar dan template penulisan laporan serta frekuensi pelaporan kepada stakeholder internal dan eksternal

6. Melakukan pelaporan sesuai dengan standar, template, dan frekuensi yang telah ditetapkan

7. Menerima seluruh pelaporan dari stakeholder internal dan eksternal

8. Melakukan penilaian terhadap mekanisme pelaporan sesuai dengan standar, template, dan frekuensi yang telah ditetapkan

9. Mengirimkan dokumen timbal balik terkait mekanisme pelaporan yang telah dinilai kepada setiap stakeholder

10. Mendokumentasikan mekanisme pelaporan yang telah dinilai

LOGO

(52)

51 | E D M 0 5 - S t a k e h o l d e r T r a n s p a r a n c y Kebijakan Penilaian Mekanisme Komunikasi:

1. Mengadakan diskusi bersama stakeholder mengenai kebutuhan komunikasi terkait penggunaan Teknologi Informasi

2. Menentukan format komunikasi 3. Menentukan aturan komunikasi 4. Menentukan saluran komunikasi 5. Menentukan frekuensi komunikasi

6. Melakukan komunikasi dan diskusi terkait format, aturan, saluran, serta frekuensi komunikasi kepada stakeholder internal dan eksternal

7. Melakukan penilaian terhadap mekanisme komunikasi sesuai dengan format, aturan, saluran, dan frekuensi yang telah ditetapkan

8. Mengirimkan dokumen timbal balik terkait mekanisme komunikasi yang telah dinilai kepada setiap stakeholder

9. Mendokumentasikan mekanisme komunikasi yang telah dinilai

(53)

52 | E D M 0 5 - S t a k e h o l d e r T r a n s p a r a n c y PROSEDUR

Memastikan transaparansi kepada stakeholder.

(54)

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

LEMBAR PENGESAHAN

PROSEDUR

Judul : PEMBENTUKAN STRATEGI PELAPORAN

No. Dokumen : PS - EDM – 05 - 01

Rilis : 00

Revisi : 00

No Judul Eksemplar Tujuan Distribusi

DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH

Tanggal :

……….

Tanggal :

……….

Tanggal :

……….

LOGO

(55)

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

PS- EDM-05.01 NO. RILIS : 00 NO. REVISI : 00 PEMBENTUKAN STRATEGI

PELAPORAN

TANGGAL TERBIT : HALAMAN : PROSEDUR

1. DESKRIPSI

Prosedur ini dibuat untuk mengarahakan pembentukan strategi kebutuhan pelaporan internal dan eksternal stakeholder

2. STANDAR YANG BERLAKU

2.1 COBIT 5: EDM 05.01 PEMBENTUKAN STRATEGI PELAPORAN 2.2 COSO

2.3 ISO/IEC 38500:2008 3. INDIKATOR KINERJA

<Indikator kinerja yang diambil dari standar lain yang terkait>

4. MASUKAN

No. Sumber Masukan Jenis Masukan Nomor & Nama Dokumen 1 CEO perusahaan (Chief

Executive Officer)

Rencana Pembentukan Strategi Pelaporan

- 2 CIO perusahaan (Chief

Information Officer)

Rencana Pembentukan Strategi Pelaporan terkait penggunaan TI

-

3 CFO perusahaan (Chief FinancialOfficer)

Rencana Pembentukan Strategi Pelaporan terkait keuangan

4 COO perusahaan (Chief Operational Officer)

Rencana Pembentukan Strategi Pelaporan terkait operasional

5. KELUARAN

No. Tujuan Keluaran Jenis Keluaran Nomor & Nama Dokumen

1. Keseluruhan stakeholder Strategi Pelaporan -

6. PERALATAN & PERLENGKAPAN 6.1 Kertas & Alat Tulis

6.2 PC Komputer/Laptop

LOGO

(56)

55 | E D M 0 5 - S t a k e h o l d e r T r a n s p a r a n c y 7. AKTIVITAS

No. Aktifitas CEO CIO CFO COO BE B C A Dokumen 1. Melakukan pertemuan

dengan stakeholder internal dan eksternal 2. Menyerahkan daftar

kebutuhan strategi pelaporan

3. Melakukan diskusi bersama stakeholder mengenai pembentukan kebutuhan strategi pelaporan secara keseluruhan

4. Menentukan standar penulisan laporan

5. Menentukan template penulisan laporan

6. Menentukan frekuensi pelaporan

7. Memberikan feedback dan saran strategi pelaporan secara keseluruhan

8. Memberikan feedback dan saran strategi pelaporan dari sisi penggunaan Teknologi Informasi

9. Memberikan feedback dan saran strategi pelaporan dari sisi keuangan

(57)

56 | E D M 0 5 - S t a k e h o l d e r T r a n s p a r a n c y 10. Memberikan feedback

dan saran strategi pelaporan dari sisi keuangan

11. Melakukan evaluasi

pertemuan yang

membahas mengenai strategi pelaporan yang akan diterapkan dalam perusahaan

12. Mendapat informasi mengenai hasil strategi komunikasi

8. FILE TERKAIT Nomor

Dokumen Nama File Dokumen Direktori

- - -

(58)

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

LEMBAR PENGESAHAN

PROSEDUR

Judul : PEMBENTUKAN STRATEGI KOMUNIKASI

No. Dokumen : PS - EDM – 05 – 02

Rilis : 00

Revisi : 00

No Judul Eksemplar Tujuan Distribusi

DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH

Tanggal :

……….

Tanggal :

……….

Tanggal :

……….

LOGO

(59)

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

PS- EDM-05.02 NO. RILIS : 00 NO. REVISI : 00 PEMBENTUKAN STRATEGI

KOMUNIKASI

TANGGAL TERBIT : HALAMAN : PROSEDUR

1. DESKRIPSI

Prosedur ini dibuat untuk mengarahakan pembentukan strategi kebutuhan komunikasi internal dan eksternal stakeholder

2. STANDAR YANG BERLAKU

2.1 COBIT 5: EDM05.1.3 PEMBENTUKAN STRATEGI KOMUNIKASI EDM05.2.1 PEMBENTUKAN STRATEGI KOMUNIKASI 2.2 COSO

2.3 ISO/IEC 38500:2008 3. INDIKATOR KINERJA

<Indikator kinerja yang diambil dari standar lain yang terkait>

4. MASUKAN

No. Sumber Masukan Jenis Masukan Nomor & Nama Dokumen 1 CEO perusahaan (Chief

Executive Officer)

Rencana Pembentukan Strategi Pelaporan

- 2 CIO perusahaan (Chief

Information Officer)

Rencana Pembentukan Strategi Pelaporan terkait penggunaan TI

-

3 CFO perusahaan (Chief FinancialOfficer)

Rencana Pembentukan Strategi Pelaporan terkait keuangan

-

4 COO perusahaan (Chief Operational Officer)

Rencana Pembentukan Strategi Pelaporan terkait operasional

-

5. KELUARAN

No. Tujuan Keluaran Jenis Keluaran Nomor & Nama Dokumen 1. Keseluruhan

stakeholder

Strategi Komunikasi -

6. PERALATAN & PERLENGKAPAN 6.1 Kertas & Alat Tulis

6.2 PC Komputer/Laptop

LOGO

(60)

59 | E D M 0 5 - S t a k e h o l d e r T r a n s p a r a n c y 7. AKTIVITAS

No. Aktifitas CEO CIO CFO COO BE B C A Dokumen 1. Melakukan pertemuan

dengan stakeholder internal dan eksternal 2. Memberikan informasi

kebutuhan strategi komunikasi

3. Melakukan diskusi bersama stakeholder mengenai pembentukan kebutuhan strategi komunikasi secara keseluruhan

4. Menentukan standar komunikasi

5. Menentukan aturan dalam melakukan komunikasi yang telah disediakan

6. Menentukan frekuensi komunikasi

7. Memberikan feedback dan saran strategi komunikasi secara keseluruhan

8. Memberikan feedback dan saran strategi komunikasi dari sisi penggunaan Teknologi Informasi

9. Memberikan feedback dan saran strategi

(61)

60 | E D M 0 5 - S t a k e h o l d e r T r a n s p a r a n c y komunikasi dari sisi

keuangan

10. Memberikan feedback dan saran strategi komunikasi dari sisi keuangan

11. Melakukan evaluasi

pertemuan yang

membahas strategi komunikasi yang akan diterapkan dalam perusahaan

12.

Mendapat informasi mengenai hasil strategi komunikasi

8. FILE TERKAIT Nomor

Dokumen Nama File Dokumen Direktori

- - -