SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PROSEDUR PEMBELIAN PADA PITA MAHA A TJAMPUHAN RESORT & SPA
Oleh : I MADE ANDITA NIM : 1306013017
Tugas Akhir Studi ini ditulis untuk memenuhi sebagian persyaratan Menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Akuntansi
LEMBAR PENGESAHAN
Tugas Akhir Studi ini telah diuji oleh tim penguji dan disetujui oleh Pembimbing,
serta diuji pada tanggal : 1 Juni 2016
Tim Penguji : Tanda tangan
1. Ketua : I Made Karya Utama,SE.,M.Com.,Ak …………..
2. Sekretaris : Putu Ery Setiawan,SE.,M.Com.,Ak …………..
Mengetahui,
Ketua Program Dosen Pembimbing
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadapan Ida Sang Hyang Widhi Wasa / Tuhan
Yang Maha Esa, karena berkat rahmat-Nya, Tugas Akhir Studi yang berjudul
“Prosedur Sistem Pengendalian Internal Atas Siklus Pembelian Pada Pita Maha
Resort & Spa” dapat diselesaikan sesuai dengan yang direncanakan.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir Studi ini masih jauh dari sempurna, karena
keterbatasan waktu, pengalaman, serta pengetahuan yang penulis miliki. Namun
demikian, penulis telah berusaha dengan kemampuan yang ada serta petunjuk dan
bimbingan dari beberapa pihak. Untuk itu, pada kesempatan ini penulis
menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Dr. I Nyoman Mahaendra Yasa,SE.,M.Si selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana.
2. Ibu Prof.Dr Ni Nyoman Kerti Yasa.SE.,M.S, selaku Pembantu Dekan I
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana.
3. Bapak Drs. Komang Ardana,MM, selaku Ketua Program Diploma III Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana.
4. Bapak I Made Karya Utama,SE.,M.Com.,Ak selaku Pembimbing Tugas Akhir
Studi yang telah meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan dan
5. Bapak Putu Ery Setiawan,SE.M.,Com.,Ak selaku Pembimbing Akademik
(PA) selama penulis menjalankan kuliah pada Program Diploma III Akuntansi
Fakultas dan Bisnis Universitas Udayana.
6. Bapak dan Ibu Dosen yang mengajar dan membimbing penulis selama
mengikuti perkuliahan pada Program Diploma III Akuntansi Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana.
7. Ibu Tjokorda Anom Somawati selaku Head Accounting pada Pita Maha A
Tjampuhan Resort & Spa.
8. Keluarga tercinta, Bapak, Ibu, Kakak, atas dukungan dan doanya yang tulus
dan tiada hentinya selama penulis menempuh studi di Program Diploma III
Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana.
9. Teman-teman angkatan 2013 Program Diploma III Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Udayana yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang
telah memberikan dukungan dan motivasi.
10. Keluarga besar di Himpunan Mahasiswa Diploma yang telah banyak
memberikan pengalaman dan teman-teman akuntansi I angkatan 2013 yang
telah membantu dan memberikan bantuan selama ini.
11. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam penyusunan Tugas Akhir
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir Studi ini tidak akan berhasil tanpa
bimbingan dan arahan dari berbagai pihak. Meskipun demikian penulis tetap
bertanggungjawab terhadap semua isi Tugas Akhir ini. Penulis berharap semoga
Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pihak yang berkepentingan.
Denpasar, April 2016
Judul : Sistem Pengendalian Internal Atas Prosedur Pembelian Pada Pita Maha Resort & Spa
Nama : I Made Andita Nim : 1306013017
ABSTRAK
Seiring perkembangan pariwisata, banyak tumbuh kegiatan industri baik yang berhubungan secara langsung maupun yang tidak langsung dengan pariwisata. Salah satunya adalah didirikannya hotel dengan berbagai fasilitas di dalamnya. Untuk tetap bertahan di tengah persaingan yang semakin meningkat, manajemen hotel harus meningkatkan sistem pengendalian internal khususnya pada bagian pembelian agar lebih efektif sehingga kegiatan operasional yang dijalankan sesuai dengan tujuan hotel tersebut.
Penelitian ini dilakukan pada Pita Maha Resort & Spa dengan tujuan untuk mengetahui bagaimana penerapan proses pembelian pada Pita Maha Resort & Spa dan unutuk mengetahui apakah sistem pengendalian internal pada siklus pembelian yang dilakukan oleh Pita Maha Resort & Spa sudah efektif bagi perusahaan. Penelitian ini menggunakan teknik analisis deskriptif yaitu dengan memberikan gambaran umum dan memaparkan secara sistematis mengenai data yang diperoleh sesuai dengan kenyataan yang ada di lapangan serta mengaitkannya dengan beberapa informasi sehingga dapat menarik kesimpulan.
DAFTAR ISI
JUDUL………...……… i
LEMBAR PENGESAHAN ………... ii
KATA PENGANTAR………...... iii
ABSTRAK ………. vi
DAFTAR ISI……….. vii
DAFTAR GAMBAR….……… ix
DAFTAR LAMPIRAN ……….. x
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah……….. 1
1.2 Tujuan Penelitian………. 5
1.3 Manfaat Penelitian………... 6
1.4Sistematika Penulisan ……….. 6
BAB II KAJIAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal……… 8
2.2 Elemen-elemen Pengendalian Internal……… 9
2.3 Pengertian Pembelian……….. 12
2.4 Tujuan Pembelian……… 13
2.5 Tanggung Jawab Bagian Pembelian……… 14
2.6 Tugas Bagian Pembelian………. 14
2.7 Sistem Akuntansi Pembelian………15
2.8 Sistem Pengendalian Intern Pembelian………17
2.9Flowchart ………..25
BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Lokasi Penelitian……….. 29
3.2 Objek Penelitian……….. 29
3.3 Identifikasi Variabel ...……… 29
3.4 Definisi OperasionalVariabel ..………29
3.5 Jenis dan Sumber Data……… 30
3.6 Metode Pengumpulan Data………. 31
3.7 Teknik Analisis Data………31
BAB IV DATA DAN PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN 4.1Gambaran Umum Daerah/Deskripsi Hasil Penelitian ………..33
4.1.1 Sejarah singkat berdirinya Pita Maha A Tjampuhan Resort &Spa…..33
4.1.2 Fasilitas dan PelayananPerusahaan ………..34
4.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan ………35
A Tjampuhan Resort & Spa ……… 39
BAB V SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan………...62 5.2 Saran……….63
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Flowchart dari Kegiatan Dasar ……… 28
Gambar 4.1 Struktur Organisasi ……….. 36
DAFTAR LAMPIRAN
Contoh Lampiran Market List
Contoh Lampiran Purchase Order
Contoh Lampiran Store Room Requestions
Contoh Lampiran Store Room Delevery
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah.
Di Provinsi Bali pariwisata merupakan salah satu bidang yang mendapat
perhatian khusus dari pemerintah, hal ini dikarenakan pariwisata memegang
peranan yang sangat penting dan membawa dampak yang cukup besar bagi
kehidupan perekonomian di Bali. Selain mampu menghasilkan devisa yang cukup
besar bagi negara, sektor pariwisata juga mendorong tumbuhnya
kegiatan-kegiatan industri baik yang berhubungan secara langsung maupun tidak langsung
dengan kegiatan pariwisata, yang mana nantinya pariwisata diharapkan mampu
meningkatkan taraf hidup serta pendapatan masyarakat secara umum. Salah satu
industri yang tumbuh seiring dengan perkembangan pariwisata di Bali adalah
didirikannya hotel dengan berbagai fasilitas didalamnya.
Hotel adalah badan usaha akomodasi atau perusahaan yang menyediakan
pelayanan bagi masyarakat umum dengan fasilitas jasa penginapan, penyedia
makanan dan minuman, jasa layanan kamar, serta jasa pencucian pakaian.
Semakin banyaknya jumlah hotel yang ada di bali menyebabkan tingkat
persaingan juga semakin meningkat. Untuk dapat bertahan ditengah persaingan
yang semakin meningkat, manajemen hotel harus memiliki kiat-kiat dan inovasi.
Salah satu kiat atau cara untuk dapat memenangkan persaingan adalah dengan
efektif sehingga kegiatan operasional yang dijalankan sesuai dengan tujuan hotel
tersebut.
Sistem pengendalian internal merupakan suatu perencanaan yang meliputi
struktur organisasi dan semua metode yang digunakan di dalam perusahaan
dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa
ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mendorong efisiensi, dan membantu
mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan. Ada
beberapa kegiatan operasional yang ada dalam sebuah hotel, dimana dalam sistem
informasi akuntansi kegiatan tersebut dapat dibagi kedalam beberapa siklus yakni
siklus pendapatan, siklus pembelian, siklus produksi, dan siklus keuangan. Siklus
pembelian adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data
terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Di dalam siklus pembelian, pertukaran informasi utama adalah dengan pemasok
barang (supplier). Di dalam organisasi, informasi mengalir ke siklus pembelian
dari siklus pendapatan dan produksi, pengendalian persediaan, dan berbagai
departemen tentang kebutuhan untuk membeli barang dan bahan baku. Untuk
menghasilkan sistem informasi yang berkualitas diperlukan sistem akuntansi yang
baik khususnya sistem akuntansi pembelian.
Sistem akuntansi pembelian sebagai suatu rangkaian dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan dan disusun secara sistematis untuk melakukan
aktivitas pengadaan barang demi lancarnya kegiatan operasional hotel. Setiap
hotel didalam menjalankan kegiatan operasionalnya memerlukan barang-barang
menunjang efektivitas kerja setiap bagian terkait. Dalam transaksi pembelian
terdapat bagian-bagian yang ikut berperan dalam transaksi tersebut. Apabila
setiap bagian tidak bekerja dengan baik, maka cenderung akan melakukan
kesalahan baik dalam kegiatan pembelian maupun pencatatan. Kesalahan serta
ketidaksesuaian dalam pembelian yang kemungkinan terjadi, seperti kesalahan
dalam pencatatan, kesalahan dalam penentuan supplier, kesalahan dalam prosedur
pembelian dan sebagainya. Untuk menanggulangi hal tersebut, maka diperlukan
sistem akuntansi pembelian yang baik dan memadai sehingga dengan demikian
kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan baik dan tujuan
perusahaan dapat tercapai.
Tujuan utama dalam siklus pembelian adalah untuk meminimalkan biaya
dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan
organisasi untuk berfungsi. Sebagai tambahan, pihak manajemen harus mampu
mengawasi dan mengevaluasi efisiensi serta efektivitas proses siklus pembelian.
Secara lebih luas, tujuan dari siklus pembelian adalah : (1) Menjamin bahwa
semua barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan aturan yang dibutuhkan,
(2) Menerima semua barang yang dipesan dan memastikan bahwa barang yang
diterima dalam kondisi baik, (3) Mengamankan barang hingga dibutuhkan,
(4) Menentukan faktur yang berkaitan dengan barang dan jasa yang benar,
(5) Mencatat dan mengklasifikasikan pembelian dengan tepat, (6) Mengirimkan
uang ke pemasok yang tepat.
diterapkan oleh perusahaan telah dijalankan dengan baik, apakah sistem tersebut
cocok untuk diterapkan dalam perusahaan tersebut, apakah terdapat
penyimpangan-penyimpangan yang dilakukan oleh karyawan dan apakah sistem
yang diterapkan oleh perusahaan selama ini dapat dipertahankan atau perlu
dilakukan perubahan agar penyimpangan dapat dihindari.
Pita Maha Resort & Spa merupakan perusahaan yang bergerak dalam
bidang perhotelan yang selalu mengedepankan kualitas pelayanan dan kepuasan
pelanggan. Untuk mendukung hal tersebut, diperlukan sistem pengendalian
internal yang baik, khususnya pada siklus pembelian. Mulai dari melakukan
pemesanan barang yang sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, menerima
semua barang yang dipesan dan memastikan barang yang diterima dalam kondisi
baik, pemeliharaan persediaan, sampai pada pencatatan terhadap transaksi
pembelian yang terjadi.
Dalam suatu proses pengadaan barang pihak perusahaan akan
berhubungan dengan pihak eksternal, pihak eksternal disini merupakan pihak
suplier atau pihak yang menyediakan barang yang dibutuhkan oleh pihak
perusahaan. Ketepatan dalam memilih pemasok atau supplier juga menjadi hal
yang utama untuk memperoleh harga dan kualitas barang yang sesuai dengan
standar yang telah ditetapkan perusahaan. Namun dalam kenyataannya seringkali
terdapat ketidak sesuaian antara kondisi barang yang diterima dengan apa yang
diinginkan oleh setiap departement yang bersangkutan, sehingga barang yang
telah diantar akan dikembalikan dan mengalami proses penukaran. Proses
dan efisien, selain itu terdapat beberapa masalah yang ditemukan dalam bagian
pembelian antara lain terjadinya pembelian secara langsung tanpa melalui bagian
pembelian dan pembuatan dokumen pembelian yang tidak tepat waktu. Disisi
lain karyawan pada perusahaan ada yang mendapat tugas ganda (perangkapan
tugas) sesuai dengan kondisi yang memungkinkan dan dapat menyebabkan
karyawan tersebut memiliki tanggung jawab yang ganda sehingga karyawan
kurang efektif dalam menjalakan tanggung jawabnya dan kemungkinnan akan
menyebabkan tidak optimalnya proses operasional. Hal ini kemungkinan terjadi
karena perusahaan memiliki karyawan yang minim atau pihak perusahaan ingin
mengoptimalkan sumber daya yang ada tanpa harus menambah karyawan.
Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis tertarik untuk melakukan analisis
terhadap prosedur sistem pengendalian internal siklus pembelian pada Pita Maha
Resort & Spa.
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan tersebut, maka yang
menjadi pokok permasalahan dalam penelitian ini adalah:
1. Bagaimanakah prosedur pembelian yang telah diterapkan oleh Pita Maha
Resort & Spa?
2. Apakah sistem pengendalian internal yang dilakukan oleh perusahaan
1.2 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui bagaimana penerapan proses pembelian pada Pita
Maha Resort & Spa.
2. Untuk mengetahui apakah sistem pengendalian internal pada siklus
pembelian yang dilakukan oleh Pita Maha Resort & Spa sudah efektif bagi
perusahaan.
1.3 Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat baik secara teoritis
maupun praktis, yaitu
1) Secara teoritis penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi bagi
pengembangan ilmu pengetahuan khususnya yang terkait dengan sistem
pengendalian internal atas siklus pembelian.
2) Secara praktis penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat
sebagai bahan pertimbangan dan evaluasi khususnya bagi manajemen dan
karyawan Pita Maha Resort & Spa dalam upaya peningkatan sistem
pengendalian internal yang diterapkan hotel atas siklus pembelian.
1.4 Sistematika Penulisan
Tugas Akhir Studi ini terdiri dari lima bab, yang dapat diuraikan secara
Bab I Pendahuluan
Dalam bab ini menguraikan mengenai latar belakang masalah, tujuan
penelian, dan manfaat penelitian.
Bab II Kajian Pustaka
Dalam bab ini menguraikan tentang teori-teori yang diperlukan untuk
memecahkan permasalahan yang dibahas dan pembahasan hasil
penelitian sebelumnya.
Bab III Metode Penelitian
Dalam bab ini menguraikan tentang desain penelitian, jenis penelitian,
lokasi dan objek penelitian, definisi operasional variabel, sumber data,
metode pengumpulan data, dan teknik analisis data.
Bab IV Pembahasan Hasil Penelitian
Dalam bab ini menguraikan tentang sejarah singkat berdirinya
perusahaan, fasilitas dan pelayanan perusahaan, struktur organisasi
perusahaan, dan pembahasan hasil penelitian
Bab V Simpulan dan Saran
Bab ini merupakan bab akhir yang akan menguraikan saran dari
kesimpulan yang berkaitan dengan masalah yang ada dalam tugas akhir
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal
Pengendalian internal adalah proses yang dilakukan oleh manajemen yang
didesain untuk memberikan keyakinan yang memadai atas informasi keuangan
dan operasional yang andal, kepatuhan terhadap peraturan dan keputusan yang
berlaku, operasional yang efisien, pencapaian atas sasaran dan operasional yang
telah ditetapkan, perlindungan aset, serta nilai integritas dan etika yang tinggi
(Moeller 2009:24). Sedangkan menurut Harrison dan Horngren (2012:233),
pengendalian internal merupakan rencana organisasi, sistem dan prosedur yang
diimplementasikan oleh manajemen dan dewan direksi, serta dirancang untuk
memenuhi tujuan berikut: menjaga aset, mendorong karyawan untuk mengikuti
kebijakan perusahaan, mempromosikan efisiensi operasional, meningkatkan
cacatan akuntansi yang akurat dan dapat diandalkan serta mematuhi persyaratan
hukum. Pengendalian internal memiliki tiga fungsi, yakni Preventive controls
merupakan pengendalian yang didesain untuk menghindari masalah yang akan
terjadi.Detective controlsmerupakan sistem yang didesain ketika masalah terjadi.
Corrective controls merupakan pengendalian ketika masalah terjadi (romney dan
Steinbart, 2009:222). Mulyadi (2002:165) berpendapat bahwa pengendalian
intern adalah “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan
mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen”.
Berdasarkan pengertian pengendalian intern yang telah dikemukakan oleh
beberapa ahli yang tersebut diatas, dapat dipahami bahwa pengendalian intern
adalah suatu sistem yang terdiri dari berbagai unsur yang tidak terbatas pada
metode pengendalian yang dianut oleh bagian akuntansi dan keuangan, tetapi
meliputi pengendalian anggaran, biaya standar, program pelatihan pegawai dan
staf pemeriksa intern.
2.2 Elemen-elemen Pengendalian Intern
Unsur-unsur pengendalian intern menurut Mulyadi (2002:175) yaitu:
1) Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian intern merupakan alat untuk menciptakan
suasana pengendalian dalam suatu organisasi dan harus mampu
mempengaruhi kesadaran personel organisasi tentang pengendalian.
Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan manajemen.
Lingkungan pengendalian adalah menetapkan corak suatu organisasi,
mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan
pengendalian merupakan dasar untuk semua unsur pengendalian intern,
menyediakan disiplin dan struktur. Lingkungan pengendalian mencakup
berikut ini: a. Integritas dan nilai etika, b. Komitmen terhadap Kompetensi, c.
manajemen, e. Struktur organisasi, f. Pemberian wewenang dan tanggung
jawab, g. Kebijakan dan praktek sumber daya manusia.
2) Penaksiran Resiko
Penaksiran resiko untuk tujuan pelaporan keuangan adalah identifikasi,
analisis, dan pengelolaan, resiko entitas yang berkaitan dengan penyusunan
laporan keuangan, sesuai dengan prinsip akuntansi berterima umum.
Penaksiran resiko bagi manajemen juga harus mempertimbangkan masalah
biaya dan manfaat yang akan dicapai. Resiko dapat timbul atau berubah
karena keadaan berikut ini: a. perubahan dalam lingkungan operasi, b.
Personel baru, c. Sistem informasi yang baru atau diperbaiki, d. Pertumbuhan
yang pesat, e. Teknologi baru, f. Lini produk, produk atau aktifitas baru, g.
Restrukturisasi korporasi, h. Operasi luar negeri, i. Penerbitan standar
akuntansi baru.
3) Informasi dan komunikasi
Sistem akuntansi yang mengandung prosedur-prosedur yang harus ditaati
oleh personel perusahaan harus mampu memberikan informasi yang akurat
kepada pihak yang membutuhkannya terutama bagi manajemen dan dapat
menjalin komunikasi antar bagian yang didapat pelaksanaan yang seragam.
Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang
mencakup sistem akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang dibangun
untuk mencatat, mengolah, meringkas dan melaporkan transaksi entitas
(termasuk peristiwa dan keadaan) dan untuk menyelenggarakan akuntabilitas
dihasilkan oleh sistem berdampak kemampuan manajemen untuk mengambil
keputusan seharusnya dalam mengelola dan mengendalikan aktivitas entitas
dan untuk menyususn laporan keuangan yang andal. Sedangkan komunikasi
mencakup pemberian pemahaman atas peran dan tanggung jawab individual
berkenaan dengan pengendalian intern atas pelaporan keuangan. Komunikasi
meliputi luasnya pemahaman personel tentang bagaimana aktivitas mereka
dalam sistem informasi pelaporan keuangan berkaitan dengan pekerjaan orang
lain dan cara pelaporan penyimpangan kepada tingkat yang seharusnya dalam
entitas.
4) Aktivitas Pengendalian
Adalah kebijkan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan keyakinan
bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen dilaksanakan sehingga resiko
dalam mencapai tujuan dapat diminimalkan. Aktivitas pengendalian adalah
kebijaksanaan dan prosedur yang membantu meyakinkan bahwa tindakan
yang diperlukan telah dilaksanakan untuk menghadapi resiko dalam mencapai
tujuan entitas. Aktivitas pengendalian memiliki berbagai tujuan dan
diterapkan diberbagai tingkat organisasi dan fungsi. Umumnya aktivitas
pengendalian yang mungkin relevan dengan audit dapat digolongkan sebagai
kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan berikut ini (a) Review terhadap
kinerja, (b) Pengolahan informasi, (c) Pengendalian fisik, dan (d) Pemisahan
5) Pemantauan
Adalah proses penilaian kualitas kinerja struktur pengendalian intern yang
diterapkan untuk mencapai tujuan dan ditinjau sewaktu-waktu apabila
kelayakannya tidak sesuai lagi dengan situasi yang ada. Sistem pemantauan
yang efektif dan efisien yang akan menghindari timbulnya piutang tak
tertagih.
2.3 Pengertian Pembelian
Adapun pengertian pembelian menurut beberapa para ahli, diantaranya
sebagai berikut :
1) Soemarso S.R (2009:208) dalam buku akuntansi suatu pengantar,
pembelian adalah akun yang digunakan untuk mencatat semua pembelian
barang dagang dalam suatu periode.
2) Bodnar dan Hopwood (2006:417) pembelian merupakan sinonim dari
pengadaan, yang diartikan sebagai proses bisnis memilih sumber,
pemesanan dan memperoleh barang dan jasa.
3) Sedangkan menurut Brown (2001:132) menyatakan bahwa pembelian
merupakan pengelolaan masukan kedalam proses produksi organisasi.
Dari beberapa definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa pembelian
merupakan kegiatan yang dilakukan untuk pengadaan barang yang dibutuhkan
perusahaan dalam menjalankan usahanya dimulai dari pemilihan sumber sampai
2.4 Tujuan Pembelian
Tujuan utama proses pembelian menurut Manulang (1991:136) adalah
menyediakan sumber daya yang diperlukan organisasi perusahaan dengan cara
yang efisien dan efektif. Tujuan tersebut dapat dirinci sebagai berikut:
1) Melaksanakan pembelian dari rekanan yang handal.
2) Membeli barang dengan kualitas yang baiksesuai dengan yang diinginkan.
3) Memperoleh barang dengan harga yang pantas
4) Hanya membeli barang yang disetujui dan sesuai dengan tujuan
perusahaan.
5) Mengelola barang secara sehat sehingga selalu tersedia manakala
dibutuhkan perusahaan.
6) Hanya menerima barang yang sudah dipesan, dan harus menerima semua
barang yang dipesan.
7) Menerapkan pengendalian barang yang sudah disimpan dan diterima
secara sehat untuk menghindari berbagai kemungkinan yang merugikan.
Galloway dkk (2000:305) mendefinisikan beberapa tujuan dari
diadakannya transaksi pembelian hotel, yaitu
1) Menjaga kontinuitas usaha.
2) Mencegahover investmendan barang yang rusak atau busuk.
3) Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya
pemesanan.
2.5 Tanggung Jawab Bagian Pembelian
Adapun tanggung jawab bagian pembelian yang dikemukakan Assauri
(1998:162) yaitu:
1) Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian bahan-bahan agar rencana
operasi dapat dipenuhi dan pembelian bahan-bahan tersebut pada tingkat
harga dimana perusahaan akan mampu bersaing dalam memasarkan
produknya.
2) Bertanggung jawab atas usaha-usaha untuk dapat mengikuti
perkembangan bahan-bahan baru yang dapat menguntungkan dalam
proses produksi, perkembangan dalam desain, harga dan faktor-faktor lain
yang dapat mempengaruhi produk perusahaan, harga serta desainnya.
3) Bertanggung jawab untuk menurunkan investasi atau meningkatkan
perputaran bahan, yaitu dengan penentuan skedul arus bahan ke pabrik
dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi.
4) Bertanggung jawab atas kegiatan penelitian dengan menyelidiki data-data
dan perkembangan pasar, perbedaan sumber-sumber penawaran, dan
memeriksa pabrik supplier untuk mengetahui kapasitas dan
kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan-kebutuhan perusahaan.
2.6 Tugas Bagian Pembelian
Tugas-tugas yang dilakukan bagian pembelian dalam memenuhi tanggung
1) Melakukan pembelian bahan-bahan secara bersaing atas dasar nilai yang
ditentukan tidak hanya pada harga yang tepat tetapi juga pada waktu yang
tepat, serta jumlah dan mutu yang tepat pula.
2) Membantu pemilihan bahan-bahan dengan melakukan penyelidikan.
3) Melaksanakan usaha-usaha pencarian paling sedikit dua sumber suplai.
4) Mempengaruhi tingkat persediaan terendah.
5) Menjaga hubungan baik dengan supplier.
6) Melaksanakan kerja sama dan koordinasi yang efektif dengan
fungsi-fungsi lainnya dalam perusahaan.meneliti keadaan perdagangan pasar
7) Meneliti keadaan perdagangan pasar
8) Membeli seluruh bahan bahan dan perlengkapan yang dibutuhkan tepat
waktu sehingga tidak mengganggu rencana produksi dari perusahaan
tersebut.
2.7 Sistem Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi (2008:52), Sistem akuntansi pembelian digunakan
dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.
Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal dan
impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan
pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri.
Adapun tujuan dari sebuah sistem pembelian yaitu:
2) Untuk memastikan bahwa hanya barang yang dipesan yang diterima
perusahaan dan bahwa barang yang diterima telah diterima dalam keadaan
baik (tidak yang rusak atau cacat).
3) Untuk memastikan bahwa barang yang sudah dibeli tersimpan aman
dalam gudang, sampai tiba saatnya barang tersebut dijual kembali atau
dipakai dalam proses produksi.
4) Untuk memastikan bahwa transaksi pembelian dicatat dengan benar dan
tepat waktu.
5) Untuk memastikan bahwa kas dikeluarkan untuk membayar utang yang
memang legal.
Dalam sistem akuntansi pembelian terdapat beberapa resiko yang bisa
terjadi dalam penerapannya, yaitu:
1) Keliru memesan barang yang tidak diperlukan atau memesan barang
terlalu banyak.
2) Barang yang sudah dipesan ternyata tidak pernah diterima.
3) Adanya persediaan yang sudah kadaluarsa atau out of date.
4) Faktur dari pemasok yang legal tetapi informasi dalam faktur tidak benar.
5) Lalai membayar satu faktur dua kali.
6) Pencurian cek oleh karyawan.
7) Akses terhadap daftar pemasok perusahaan oleh karyawan yang tidak
2.8 Sistem Pengendalian Intern Pembelian
Salah satu siklus dalam perusahaan yaitu siklus pembelian. Di dalam
siklus pembelian ini terdiri dari aktivitas pembelian barang serta pembayaran
barang dan jasa.setiap aktivitas yang terjadi harus melalui prosedur yang telah
ditetapkan oleh perusahaan. Demikian juga dalam aktivitas pembelian barang
oleh perusahaan. Aktivitas pembelian merupakan salah satu aktivitas yang
penting bagi perusahaan sebab menyangkut perolehan persediaan serta pembelian
kas. Seperti kita ketahui bahwa persediaan merupakan aktiva lancar bagi
perusahaan sehingga diharapkan mampu diubah menjadi kas dalam satu siklus
akuntansi. Dalam aktivitas pembelian ini diperlukan cara-cara atau metode guna
mencegah terjadinya inefisiensi dalam pembelian. Selain itu, juga harus
dipertimbangkan mengenai beberapa hal yang berkaitan dengan aktivitas
pembelian. Antara lain berkaitan dengan prosedur pemilihan pemasok, prosedur
penawaran harga dari pemasok serta prosedur pembelian kas yang diotorisasi.
Aktivitas tersebut termasuk dalam unsur-unsur pengendalian intern pembelian
yang dibuat guna mencapai tujuan pokok pengendalian intern. Unsur-unsur
Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Pembelian adalah sebagai berikut
(Mulyadi, 2008:313):
1. Struktur organisasi yang memisahkan anggung jawab fungsional secara tegas.
Dalam setiap aktivitas perusahaan harus dipisahkan beberapa fungsi yang
terkit dalam aktivitas tersebut. Dengan demikian dalam satu siklus operasi
mengenai fungsi operasi (pelaksana) dan fungsi penyimpanan dari fungsi
akuntansi (Mulyadi, 2008:165). Fungsi yang terkait dalam transaksi
pembelian antara lain (Mulyadi, 2008:300):
1) Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan
pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk
menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2) Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk mengetahui informasi
mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok
yang dipilih.
3) Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan
jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna
menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
4) Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi
pencatatan hutang dan fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatn
hutang bertanggungjawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam
register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen
sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatanhutang atau
pencatat persediaan bertanggungjawab untuk mencatat harga pokok
persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
2. Sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang memberikan perlindungan
yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Setiap transaksi
yang terjadi harus melalui otorisasi dari pihak yang berwenang untuk itu.
Salah satu bentuk otorisasi adalah dengan pembubuhan tanda tangan
maupunparaf atau dapat juga dengan memasukkan kode otorisasi atas
dokumen/catatan transaksi. Setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam catatan
akuntansi melalui prosedur pencatatan tertentu. Dengan demikian, diharapkan
tidak ada satupun transaksi yang terlewatkan sehingga keamanan akan
kekayaan perusahaan terjamin. Dalam melakukan otorisasi dibutuhkan alat
pendukung guna mendokumentasikan data atau informasi perusahaan. Salah
satunya adalah formulir. Formulir merupakan media yang dignakan untuk
merekam penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi atas dasar
terlaksananya transaksi. Dilain pihak formulir merupakan dokumen yang
dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi
(Mulyadi, 2008:166). Dalam sistem pengendalian intern sistem akuntansi
pembelian digunakan beberapa dokumen guna mencatat terjadinya transaksi.
Mulyadi (2008:303-308) menjelaskan beberapa dokumen yang digunakan
dalam aktivitas sistem akuntansi pembelian antara lain:
1) Surat permintaan pembelian
barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat.
Surat permintaan pembelian dibuat rangkap 2, pertama untuk fungsi
pembelian dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.
2) Surat permintaan penawaran harga
Digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang
pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah
rupiah pembelian yang besar.
3) Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang
telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari beberapa tembusan, yaitu:
a. Surat order pembelian
b. Tembusan pengakuan oleh pemasok
c. Tembusan bagi unit peminta barang
d. Arsip tanggal penerimaan
e. Arsip pemasok
f. Tembusan fungsi penerimaan
g. Tembusan fungsi akuntansi
4) Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan
bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,
spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order
5) Surat perubahan order pembelian
Terkadang terjadi perubahan dalam surat order pembelian yang telah
diterbitkan. Perubahan ini berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan
barang, spesifikasi, penggantian dan hal lain yang berhubungan dengan
desain bisnis.
6) Bukti kas keluar
Dibuat oleh fungsi akuntansi yang berfungsi sebagai perintah
pembelian kas untuk pembayaran utang kepada pemasok. Setiap aktivitas
perusahaan harus terlaksana sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
Hal ini akan membantu mengurangi terjadinya tindak kecurangan maupun
kesalahan oleh individu dalam suatu organisasi. Selain itu, informasi yang
dihasilkan dapat terjamin tingkat ketelitiannya serta keakuratannya
sehingga akan sangat bermanfaat dalam pengambilan keputusan serta bagi
para pemakai informasi keuangan lainnya.
Secara garis besar jaringan prosedur dalam sistem akuntansi pembelian yaitu
sebagai berikut (Mulyadi, 2008:301-303):
1) Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian
dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika
barang tidak dimasukkan ke gudang maka fungsi yang memakai barang
2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada
para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan
berbagai syarat pembelian yang lain, untuk pemilihan pemasok yang ditunjuk
pemasok barang bagi perusahaan.
3) Prosedur order pembelian
Fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok
yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam
perusahaan.
4) Prosedur penerimaan barang
Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan
mutu barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat laporan
penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok
tersebut.
5) Prosedur pencatatan utang
Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan
dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang.
6) Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebet dari transaksi
pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
Sistem otorisasi yang harus dilaksanakan dalam sistem akuntansi pembelian
1) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang untuk barang
yang disimpan dalam gudang atau oleh kepala pemakai barang untuk
barang yang langsung pakai.
2) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian untuk pejabat
yang lebih tinggi
3) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan.
4) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih
tinggi.
5) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen
sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yanglengkap.
6) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan
yang diberi wewenang untuk itu.
3. Praktik-praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi
Praktik-praktik yang sehat antara lain (Mulyadi, 2008: 317-318):
1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak. Formulir yang
digunakan dalam perusahaan harus bernomor urut tercetak dan
penggunaan nomor urut tersebut dipertanggungjawabkan oleh manajer
yang memiliki wewenang untuk menggunakan formulir tersebut.
2) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari
berbagai pemasok. Pemasok dipilih berdasarkan perbandingan
Dengan demikian, pengadaan barang yang lebih tinggi dari harga yang
normal dapat dihindari.
3) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika
fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi
pembelian. Dalam pelaksanaan fungsi ini berlaku bahwa fungsi
penerimaan hanya melakukan pemeriksaan dan penghitungan barang
yang diterima dari pemasok jika sebelumnya telah menerima tembusan
surat order pembelian yang telah diotorisasi.
4) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari
pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut
dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
5) Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian
dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses unuk
dibayar. Bukti kas keluar hanya dibuat oleh fungsi akuntansi setelah
fungsi ini melakukan pengecekan harga, syarat pembelian, dan
ketelitian perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam faktur dari
pemasok.
6) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik
direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
7) Pembayaran faktur dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna
mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
8) Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “Lunas” oleh
kas keluar merupakan dokumen yang digunakan untuk memberikan
otorisasi fungsi keuangan untuk mengisi cek dan mengirimkannya ke
pemasok.
2.9 Flowchart
Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan
dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan
simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu.
Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis penghubung.
Flowchart ini merupakan langkah awal pembuatan program. Dengan adanya
flowchart, urutan proses kegiatan menjadi lebih jelas. Jika ada penambahan
proses maka dapat dilakukan lebih mudah. Setelah flowchart selesai disusun,
selanjutnya pemrogram (programmer) menerjemahkan ke bentuk program dengan
bahasa pemrograman.
Flowchart disusun dengan simbol-simbol. Simbol ini dipakai sebagai alat
bantumenggambarkan proses didalam program. Simbol-simbol yang dipakai
antara lain:
Flow Direction Symbol
Yaitu simbol yang digunakan untuk menghubungkan antara
simbol yang satu dengan simbol yang lain. Simbol ini disebut
juga connecting line.
Terminator Symbol
Yaitu simbol untuk permulaan (start) atau akhir (stop) dari suatu
Connector Symbol
Yaitu simbol untuk keluar masuk atau penyambungan proses pada
lembar / halaman yang sama.
Conector Symbol
Yaitu simbol untuk keluar masuk atau penyambungan proses pada
lembar / halaman yang berbeda.
Processing Symbol
Simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan oleh
komputer.
SimbolManual Operation
Simbol yang menunjukkan pengolahan yang tidak dilakukan oleh
komputer.
SimbolDecision
Simbol pemilihan proses berdasarkan kondisi yang ada.
SimbolInput-Output
Simbol yang menyatakan proses input dan output tanpa
tergantung dengan jenis peralatannya.
SimbolManual Input
Simbol untuk pemasukan data secara manual on-line keyboard.
SimbolPreparation
Simbol untuk mempersiapkan penyimpanan yang akan digunakan
sebagai tempat pengolahan di dalam storage.
SimbolPredefine Proses
Simbol untuk pelaksanaan suatu bagian (sub-program) /
procedure.
SimbolDisplay
Simbol yang menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu
SimbolDisk and On-line Storage
Simbol yang menyatakan input yang berasal dari disk atau
disimpan ke disk.
Dalam pembuatan flowchart tidak ada rumus atau patokan yang bersifat
mutlak. Karena flowchart merupakan gambaran hasil pemikiran dalam
menganalisa suatu masalah dengan komputer. Sehingga flowchart yang
dihasilkan dapat bervariasi antara satu pemrogram dengan pemogram lainya.
Namun secara garis besar, setiap pengolahan selalu terdiri dari tiga bagian utama,
yaitu:
1) Input berupa bahan mentah
2) Proses pengolahan
3) Output berupa bahan jadi
Untuk pengolahan data dengan komputer, dapat dirangkum urutan dasar
untuk pemecahan suatu masalah, yaitu:
1) START: berisi instruksi untuk persiapan peralatan yang diperlukan
sebelum menangani pemecahan masalah.
2) READ: berisi instruksi untuk membaca data dari suatu peralatan input.
3) PROCESS: berisi kegiatan yang berkaitan dengan pemecahan persoalan
sesuai dengan data yang dibaca.
4) WRITE: berisi instruksi untuk merekam hasil kegiatan ke peralatan output.
Gambar 2.1
Flowchartdari Kegiatan Dasar
Dari gambar flowchart diatas terlihat bahwa suatu flowchart harus
terdapat proses persiapan dan proses akhir. Dan yang menjadi topik dalam
pembahasan ini adalah tahap proses. Karena kegiatan ini banyak mengandung
variasi sesuai dengan kompleksitas masalah yang akan dipecahkan. Walaupun
tidak ada kaidah-kaidah yang baku dalam penyususnan flowchart, namun ada
beberapa anjuran yaitu:
1) Hindari proses pengulangan yang tidak perlu dan logika yang berbelit
sehingga jalannya proses menjadi singkat.
2) Penggambaranflowchartyang simetris dengan arah yang jelas.
3) Sebuahflowchartdiawali dari satu titikSTARTdan diakhiri denganEND. START
END WRITE
READ
