BAB
III
PERMASALAHAN
3.1 LatarBelakangMasalah
Sebagai sebuah lembaga konsultan yang memberikan pelayanan kepada masyarakat, maka BPIP harus dapatmempertahankan eksistensinya danmampu menjadi contohbagi lembagaͲlembagasejenis yang saat ini mulai bermunculan. ApalagidenganperannyasebagaiwadahpenunjangkegiatanakademisdariFakultas PsikologiUniversitasPadjadjaranberupapendidikanpraktekprofesi,membuatBPIP harus berbenah diri agar para calon psikolog memperoleh kesempatan untuk mempraktekkanilmusemaksimalmungkin.
BerbagaimasalahyangmunculdalamkegiatanoperasionalsehariͲhariBPIP haruspuladiatasi,mengingatUniversitasPadjadjaranakanmemulaipersiapannya dalam rangka perubahan status menjadi BHPMN, sehingga BPIP pun harus menyesuaikandiridenganperubahanstatustersebut.Saatini,BPIP mampuberdiri sendiridandapatmencariprofityangakandigunakanuntukmendukungkegiatanͲ kegiatanpelayananterhadapmasyarakatsertakegiatanͲkegiatanBPIPsendiri.Namun, denganperubahanstatusyangakanterjadinanti,diharapkanBPIPmenjadiaset Fakultas Psikologi yangmenjadi sumber pencari dana untukmenunjang seluruh kegiatan pendidikan Fakultas Psikologi Unpad, mengingat Pemerintah tidak lagi memberikansubsidi.
Beberapa masalah yang harus dibenahi adalah masalah yang berkaitan dengan operasionalisasi lembaga dan pemenuhan permintaan pelayanan dari klien/user.
3.1.1 OperasionalisasiBPIPSaatIni
SistemoperasionalisasidiBPIPsaatinibelumtertatadenganbaik.Pembagian kerjayangdilakukanbelumterbagidenganjelas,dankadangͲkadangdidasarioleh semangatsalingmembantu,terutamaditingkatstafpimpinansepertiantaraKetua, SekretarisdanKepalaKantor.Carakerjayangsepertiinitentusajamenyulitkan
pengontrolan atas kemajuan suatu kegiatan, mengingat dapat saja terjadi ketidakjelasanakansiapapenanggungjawabsuatukegiatan.Pembagiankerjayang kurang jelasini mungkin bermula dari ketidakjelasan deskripsi pekerjaan secara spesifikdarimasingͲmasingposisi.
3.1.1.1 OperasionalisasiDivisiKlinikBPIP
Saatini,DivisiKlinikmemilikisatuorangstafadministrasi,3staf(psikolog) tetapdan2rekanan(psikolog)lepas,yangbekerja5haridalamseminggu.Setiapstaf, baikpsikologtetapataupunpsikologlepas,memilikijadwalpiketdimanamereka harusberadadiBPIPuntukmelayaniklienͲklienyangdatanguntukberkonsultasi.RataͲ ratasetiaphariakanada1Ͳ2psikologyangpiket.Tugasdariparapsikologiniadalah memberikanpelayananyangsesuaidengankebutuhanklienyangdatangkeBPIP, sepertiuntukkonselingmasalahrumahtangga,minatbakatataupununtukkonsultasi anak.
Masalahbiasanyaakantimbuljikajumlahklienyangdatangcukupbanyak, sementara psikolog yang seharusnya piket tidak hadir karena sedang memiliki pekerjaanlain(mengajar),sehinggahanyaada1psikologyangada.Halinicukupsering terjadi mengingat sebagian Staf BPIP juga berprofesi sebagai dosen di Fakultas Psikologi yang harus mengutamakan tugasnya sebagai pengajar. Tentu saja ketidakhadiranseorangpsikologpiketakanmembawadampakterhadappelayanan kepada klien. Klien harus menunggu untuk memperoleh pelayanan. Selain itu, terkadangreceptionistjugadisibukkanolehpekerjaanlain,mengingatiaterkadang diperbantukanuntukmenyelesaikanlaporanpekerjaanͲpekerjaandariDivisiPIO.Hal inimengindikasikanbahwaterdapatketidakjelasanpembagiantugasantaraDivisi KlinikdenganDivisiPIOberkaitandengantugasseorangstafadministrasi.Apalagi untukDivisiKlinik,seorangreceptionistjugamerangkapsebagaistafadministrasiuntuk DivisiKliniksendiri,sehinggatugasnyatidakhanyamengurusparaklienyangdatang, melainkanjugaharusmenguruspermohonanmahasiswa,baikS1PsikologiataupunS2 Psikologi,yanghendakmelakukanpeminjamanruangan,alattesataupunklienͲklien yang mereka miliki. Banyaknya pekerjaan yang harus dilakukan oleh seorang
receptionist/stafadministrasi dapatmenyebabkanklienmerasaterabaikanjikalau receptionist tersebut sedang mengerjakan hal lain. Selain itu, klien juga sering mengalamikebingunganmengenaialurprosesyangharusdiikutiuntukmendapatkan pelayanan,darimulaimendaftarsampaidenganmemperolehhasil.
Tidakadanyapembagiantugasyangjelasdanmendetil,banyaknyapekerjaan yangharusdilakukanakibatmeningkatnyapermintaanyangtidakterkeloladengan baiksementarasumberdayaterbatasmenyebabkanpelayanankepadaklienmenjadi kurangmaksimal.Apalagi,jikaklienterpaksaharusmeluangkanwaktunyasatuhari penuhtanpamendapatkanpelayananyangmemuaskan.Selainitu,tidakmustahilpula akanterjadiketerlambatanpenangananklien.Olehkarenaitu,perludilakukanupayaͲ upayaperbaikangunamengatasihaltersebut.
Berikutadalah pemaparan masalahyangterjadidalamDivisiKlinik yang dituangkandalambentukbagan.
Gambar8BaganPermasalahanDivisiKlinik
3.1.1.2 OperasionalisasiDivisiPIOBPIP
MasalahtidakhanyadihadapiolehDivisiKlinik.DivisiPIOjugatidakluputdari permasalahan.Saatinijumlahusersemakinmeningkat,seiringdenganmeningkatnya kebutuhanperusahaanuntukmendapatkankaryawanyangmemenuhikriteriadan dapatmenampilkanperformayangoptimalbagiperusahaantersebut.Peningkatan jumlahuserinitidakdiimbangidenganadanyapeningkatanjumlahpekerjayangharus melayaniprosespelaksanaanrekrutmen.Banyaknyaperusahaanyangmenggunakan jasa BPIP untuk melakukan psikotes membuat staf administrasi PIO mengalami kewalahandalammenanganitugasͲtugasadministrasinya.Apalagi,iatidakhanya melakukan tugas administrasi seperti surat menyurat, melainkan juga turut mempersiapkanpelaksanaanpsikotesjikajumlahpesertanyakurangdari20orang. Tugastersebutmasihditambahdengankewajibanuntukmenyelesaikanlaporanyang akandikirimkeuser.
Jumlahpekerjaanyangharusdikerjakanakansedikitberbedajikajumlah pesertayangakanmengikutiprosespsikoteslebihdari20orang.Biasanya,Kepala DivisiPIOakanmenunjuksalahsatustafnyauntukbertanggungjawabataspekerjaan tersebut,sehinggabiasanyastafadministrasiPIOhanyamelakukansuratmenyurat danmenguruspengadaanmaterial(pemesanandanpembelian),sedangkanpersiapan lainnya akan dilakukan oleh penanggungjawab kegiatan, demikian juga proses penyelesaianlaporan.
Saatini,hanyaterdapat3orangstafyangmerupakanpsikologtetapdan1 orangrekananlepasdiDivisiPIO,sehinggajikaBPIPmenerimabanyakuseryangingin melaksanakanpsikotes,makaakanterjadipenumpukantugaspadamasingͲmasing orangdiDivisiPIO.Bahkantidakjarang,DivisiPIOharus‘membajak’stafdariDivisi Klinikuntukmembantupelaksanaankegiatanpsikotes.Prosesinikerapterjadijika BPIPsedangmenerimabanyakpekerjaandiwaktuyanghampirberdekatan,biasanya padaakhirtahunataupunawaltahun.Sampaisaatini,langkahyangditempuhuntuk menanganipenumpukantanggungjawabpadastafDivisiPIOadalahdenganmerekrut rekananlepassebagaipenanggungjawab.Namun,sayangnyatidakbanyakrekanan lepasyangdapatdirekrutuntukmenjadipenanggungjawabmengingatwaktukerjanya
yangrelatifpanjang,berkisarantarasatubulansampaidengan3bulantergantungdari proses rekrutmen dari perusahaan. Sehingga, langkah ini dirasa kurang dapat menyelesaikanmasalah.
Meningkatnyademandakanrekrutmen,baikdariuserlamaataupunuser baru,kurangdiimbangidenganupayauntukmengaturdemandtersebut.Tidakjarang terjadi beberapa permintaan rekrutmen yang berlangsung dalam jarak yang berdekatan,apalagijikajumlahpesertajugacukupbanyak.Halinimengakibatkan Divisi PIO harus bekerja cukup keras untuk dapat menyelesaikan permintaanͲ permintaantersebut,apalagidenganjumlahSDMyangterbatas,sehinggacukupsering terjadistafDivisiPIOmenanganibeberapapermintaansekaligus.SelainstafDivisiPIO, staf administrasi PIO pun akan mengalami peningkatan pekerjaan yang cukup signifikan,mengingatsemakinbanyakusermakasemakinbanyakpulalaporanyang harus ia buat ditambah dengan tugas utamanya sehariͲhari. Tidak jarang, staf administrasiharusmelakukanlemburuntukmenyelesaikansemuatugasnya,bahkan jikasudahterdesak,stafDivisijugaturuntanganuntukmelakukanpembuatanlaporan hasil.
Lemahnya pengelolaan demand dapat memberikan dampak yang tidak menyenangkan. Meningkatnya volume pekerjaan yang cukup signifikan dapat berpengaruhpadakualitaskerjadarisetiapstafDivisidanadministrasikarenamerasa dikejarͲkejartargetselesai.Kemungkinanterburukyangdapatterjadiadalahlaporan hasilrekrutmentidakselesaitepatpadawaktunya,karenabanyaknyademandyang harusdipenuhi.HalinidapatberakibatpadakecewanyauserakankinerjaBPIPdan bukannyatidak mungkin usertidakakanmenggunakanjasa BPIP lagi.Tentunya kejadiansepertiinisangattidakdiharapkanuntukterjadi,karenanyaperludilakukan upayaperbaikanproseskerjadiBPIP.
Gambar9BaganPermasalahandiDivisiPIO
3.2 ProblemStatement
Permasalahan yang akanditelitiadalah evaluasiprocessflow BPIP yang nantinya akanmenghasilkanmasukan yang dapat digunakan untukmemperbaiki prosesoperasionalBPIP.
3.3 PosisiMasalahYangDipecahkan
PermasalahanyangditelititerletakpadatingkatoperasionalBPIPyang merupakantanggungjawabdariKetua/SekretarisBPIP.
