HOLISTIC EDUCATION Solusi Membangun Bangsa yang Berperadaban

(1)

HOLISTIC EDUCATION

Solusi Membangun Bangsa yang Berperadaban

Prosiding Seminar Nasional

Penerbit

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Jl. Mojopahit 666 B Sidoarjo Telp. (031) 895444 Faks. (031) 8949333 Website: www.umsida.ac.id Cetakan I, Desember 2012 ISBN: 978-979-3401-30-0

(2)

(3)

INTEGRASI

SWOT

DAN

BALANCED

SCORECARD

DALAM PENYUSUNAN

STRATEGI MANAJEMEN

PERGURUAN TINGGI

Wiwik Sulistiyowati

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Email: w2k.umsida@gmail.com

ABSTRACT

Higher education institutions (HEIs) have to consider strategies and risks as important factors in managing their performances. A strategy reflects the activity which should be done to pursue organizational goals and the time needed to achieve aimed results. Here, SWOT Analysis and Balanced Scorecard may be used integratively in evaluating performance quality. SWOT Analysis systematically identifies the strengths, weaknesses, opportunities, and threats factors, while Balanced Scorecard provides four perspectives in measuring operational performance namely financial, customer, internal business process, and learning and development perspective. Integration of both methods will help HEIs to measure their performances and to construct management strategies effectively.

KEYWORDS

(4)

66 Prosiding Seminar Nasional

A. PENDAHULUAN

Evaluasi kinerja atau penilaian kinerja merupakan sebuah cara yang umumnya digunakan dalam sebuah perusahaan, organisasi maupun sebuah instansi untuk mengukur kualitas kinerja karyawan (Sulistiyo, 2012). Balanced scorecard merupakan suatu metode perancangan sistem penilaian kinerja yang dibangun dari visi, misi, dan strategi organisasi serta indikator-indikator yang digunakan memiliki keseimbangan antara indikator finansial dan non finansial (Sulistiyo, 2012). Balanced score card mengintegrasikan seluruh sistem pengukuran kinerja yang bersifat operasional, sehingga menjadi sistem strategi manajemen mulai dari formulasi strategis sampai dengan implementasi operasional kegiatan setiap individu untuk mencapai tujuan organisasi (Rangkuti, 2011).

Sedangkan analisa SWOT adalah identifikasi berbagai fakor strategi secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan (Nasution dkk, 2004). Pada analisa SWOT didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (strengths), dan peluang (opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan

(weaknesses), ancaman (threats) (Nasution dkk, 2004). Sehingga, dalam pengambilan keputusan strategis sangat berkaitan dengan visi, misi, tujuan, strategi dan kebijakan suatu organisasi dalam hal ini perguruan tinggi. Dengan mengintegrasikan SWOT dan Balanced

Scorecard yang mempertimbangkan faktor strategi dan resiko dalam

mengelola kinerja merupakan hal penting yang harus dipertimbangkan sebuah instusi dalam hal ini perguruan tinggi, hal ini dilakukan untuk dapat menggunakan seluruh potensi sumber daya secara optimal. Faktor strategi dan resiko yang terdapat dalam

balanced scorecard menjadi penting dalam menentukan pola

tindakan dalam bentuk program-program untuk mencapai tujuan serta mengukur sejauh mana kemungkinan resiko yang akan muncul dalam kegiatan yang dilakukan (Rangkuti, 2011).

(5)

Holistic Education: Solusi Membangun Bangsa yang Berperadaban 67 B. TINJAUAN PUSTAKA

1. Konsep Pengukuran Kinerja

Pengukuran kinerja merupakan suatu tolok ukur atau bagaimana manajemen suatu perusahaan dalam menentukan kebijakan perusahaan, apakah kinerja perusahaan sudah baik dari segi keuangan maupun non keuangan (Imam Widodo, 2011). Sistem pengukuran kinerja merupakan salah satu faktor penting bagi perusahaan yang dapat dipergunakan sebagai dasar dalam penilaian keberhasilan perusahaan (Ciptomulyono dan Herlina, 2008).

Untuk menetapkan strategi yang kompetitif dan tepat yang sejalan dengan visi dan misi, maka hal yang perlu dilakukan adalah melakukan pengukuran kinerja. Menurut Fitzgerald et.al (1993), pengukuran kinerja memegang peranan penting dalam memastikan keberhasilan strategi yang dijalankan perusahaan.

2. Manajemen Kinerja

Sistem manajemen kinerja merupakan proses formal yang terstruktur untuk mengukur, mengevaluasi, dan mempengaruhi sikap, perilaku, dan hasil kinerja para karyawan yang terkait dengan jabatan pekerjaan mereka (Schuler & Jackson, 2006). Schuler & Jackson, 2006 menambahkan bahwa sistem manajemen kinerja membantu mengarahkan dan memotivasi para karyawan untuk memaksimalkan usaha mereka dalam mencapai tujuan organisasi.

3. Tujuan Strategis

Tujuan strategis merupakan pernyataan tentang apa yang ingin diwujudkan sebagai penjabaran visi dan misi organisasi (Rangkuti, 2011). Sehingga, tujuan strategis merupakan gambaran kegiatan yang harus dilakukan suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dan waktu yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang diinginkan (Rangkuti, 2011). Dalam penjabarannya, tujuan strategis dinyatakan dalam bentuk SMART-C atau jelas dan rinci (Spesific),

(6)

dapat diukur (Measurable), dapat dicapai (Achievable), berorientasi pada hasil (Result oriented), dan memiliki jangka waktu pencapaian

(Time framed) serta keberlanjutan (Continuously Improve).

4. Konsep Balanced Scorecard

Balanced Scorecard merupakan suatu metode yang dikembangkan

oleh Rober S. Kaplan dan David P. Norton, merupakan suatu alat untuk menterjemahkan visi, misi, dan strategi perusahaan ke dalam suatu set pengukuran kinerja yang menyeluruh dan menghasilkan suatu kerangka sistem manajemen dan pengukuran strategis (Muslim dan Wibowo, 2006).

Menurut Eko dan Djokopranoto (2004) balanced scorecard

merupakan suatu model kartu pencatat skor atau scorecard bersifat multidimensional yang meliputi empat dimensi pokok dan dapat menunjukkan hasil kinerja secara lebih tepat dan lengkap. Kaplan dan Norton (1996) mengatakan bahwa balanced scorecard

merupakan sistem manajemen strategis yang diturunkan dari visi dan strategi serta merefleksikan aspek-aspek terpenting dalam suatu bisnis. Suatu konsep manajemen yang membantu menerjemahkan strategi ke dalam tindakan

Dalam metode balanced scorecard terdapat empat dimensi atau perspektif di perguruan tinggi, yaitu:

a. Perspektif Pelanggan

Pelanggan di suatu perguruan tinggi merupakan perspektif utama karena sangat berhubungan dengan pencapaian misi organisasi. Inti pperspektif pelanggan ialah ukuran seberapa jauh pelanggan puas atas layanan universitas, sehingga mau meneruskan kesan kepuasan pada calon pelanggan. Pelanggan suatu universitas ialah mahasiswa dan masyarakat pengguna lulusan universitas.

(7)

Holistic Education: Solusi Membangun Bangsa yang Berperadaban 69 Ukuran keuangan sangat penting dalam memberikan ringkasan konsekuensi tindakan ekonomis yang sudah diambil.

c. Perspektif Proses Internal

Merupakan tahapan proses inovasi (identifikasi kebutuhan pasar dan penciptaan produk baru), proses operasi (pembuatan dan penjualan atau penyerahan produk), dan proses pemberian layanan purna jual. Contoh proses inovasi adalah pembukaan program studi baru dan pembukaan jenjang baru. Contoh proses operasi adalah rasio jumlah lulusan dan rata-rata IPK.

d. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan

Merupakan ukuran yang menunjukkan modal dan kapasitas universitas menjamin kehidupan dan pengembangan yang akan datang. Modal utam universitas adalah Sumber Daya Manusia (SDM) yang merupakan isi pokok perspektif pertumbuhan. Dalam perspektif pertumbuhan dan pembelajaran terdapat tiga kategori prinsip yang penting, yaitu kapabilitas karyawan, kapabilitas sistem informasi, serta kapabilitas motivasi, pemberdayaan, dan penyelarasan.

Sehingga, dari keempat perspektif yang diimplementasikan di perguruan tinggi terlihat pada gambar 1 berikut:

Gambar 1

Balanced Scorecard untuk Perguruan Tinggi

PERSPEKTIF KEUANGAN PERSPEKTIF PELANGGAN PERSPEKTIF PEMBELAJARAN DAN PERTUMBUHAN PERSPEKTIF PROSES INTERNAL BALANCED SCORECARD MISI

(8)

5. Konsep SWOT

Muslim dan Wibowo (2006) menyatakan bahwa analisa SWOT merupakan salah satu metode yang digunkaan untuk merancang suatu strategi perusahaan. Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh mereka, terdapat empat elemen dalam analisa SWOT, yaitu: a. Strengths (Kekuatan)

Pada elemen ini harus mengidentifikasi kekuatan-kekuatan internal yang dimiliki, misalkan kekuatan modal, brand image dan kekuatan teknologi.

b. Weaknesses (kelemahan)

Pada elemen ini harus mampu mengidentifikasi kelemahan yang dimilikinya. Dalam mengidentifikasi kelemahan tidak hanya dilihat dari sudut pandang perusahaan, tetapi dari sudut pandang konsumen.

c. Opportunities (Kesempatan)

Pada elemen ini harus mampu mengidentifikasi peluang-peluang yang dapat membantu perusahaan untuk berkembang. d. Threaths (Ancaman)

Pada elemen ini harus mampu mengidentifikasi ancaman-ancaman yang ada/yang mungkin akan datang, dan harus menyadari bahwa ada hal-hal berada di luar control dan harus bersiap menghadapinya.

Sehingga, jika digambarkan dalam bentuk matriks SWOT, dapat dilihat pada tabel 1 berikut ini:

(9)

Holistic Education: Solusi Membangun Bangsa yang Berperadaban 71 Tabel 1 Matriks SWOT Helpful to achieving the objective Harmful to achieving the objective Internal (attributes of the organization) Strengths Weaknesses External (attributes of the environment) Opportunities Threats

Sumber: Freddy Rangkuti (2011).

Berdasarkan model matrik tersebut diatas, maka dapat disusun strategi atau penetapan strategi yang akan dijalankan yang tergambar dalam framework standar diagram tows di tabel 2 berikut ini:

Tabel 2

Framework Standar Diagrm TOWS

Strengths Weaknesses Opportunity S-O strategies W-O Strategies

Threats S-T Strategies W-T Strategies

Sumber: Freddy Rangkuti (2011). Keterangan:

a. S–O Strategies adalah strategi yang disusun dengan cara

menggunakan kekuatan untuk merebut peluang.

b. W–O Strategies adalah strategi yang disusun dengan cara

meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang yang ada.

c. S–T strategies adalah strategi yang disusun dengan cara

(10)

d. W–T strategies adalah strategi yang disusun dengan cara

meminimalkan kelemahan untuk menghindari ancaman.

6. Manajemen Strategi Perguruan Tinggi

Perguruan Tinggi adalah suatu satuan pendidikan penyelenggara pendidikan tinggi,. Tujuan pendidikan tinggi adalah penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi. Penggunaan ilmu pengetahuan dan teknologi bertujuan untuk meningkatkan taraf kehidupan masyarakat (Indrajit dan Djokopranoto, 2004).

Menurut Indrajit dan Djokopranoto (2004) terdapat lima dimensi makna yang melekat pada perguruan tinggi, yaitu:

a. Dimensi Etis

Universitas dikenal sebagai pusat kreativitas dan pusat penyebaran ilmu pengetahuan bukan demi kreativitas tetapi demi kesejahteraan umat manusia. Hakikat tugas dan panggilan Universitas adalah mengabdikan diri pada penelitian dan pengabdian pada masyarakat, pengajaran, dan pendidikan.

b. Dimensi Keilmuan (Ilmu dan Teknologi)

Dunia perguruan tinggi adalah dunia ilmu pengetahuan. Tujuan utama pendidikan tinggi adalah mengembangkan dan menyebarkan ilmu pengetahuan, teknologi, dan kebudayaan dengan proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. c. Dimensi Pendidikan (Pendidikan Tinggi)

Dalam perguruan tinggiterjadi pendidikan melalui pembelajaran. Pendidikan dapat diberikan baik dalam kurikulum intra dan kurikulum ekstra serta kurikulum tersembunyi. Dalam kurikulum intra, pendidikan dapat diberikan dalam bentuk penjelasan dan contoh aplikasi ilmu pengetahuan. Kurikulum ekstra, pendidikan dapat diberikan dalam bentuk seni budaya, seni olahraga, seni organisasi, dan sebagainya.

(11)

Holistic Education: Solusi Membangun Bangsa yang Berperadaban 73 d. Dimensi Korporasi

Perguruan tinggi memberikan jasa kepada masyarakat berupa pendidikan tinggi dalam bentuk proses belajar mengajar dan penelitian. Yang diajarkan dan diteliti adalah ilmu pengetahuan, sehingga bisnis pendidikan tinggi adalah ilmu pengetahuan. Perguruan tinggi mempunyai pelanggan yaitu mahasiswa dan masyarakat pengguna lulusannya.

e. Dimensi Sosial (Kehidupan Masyarakat)

Penemuan ilmiah maupun penemuan teknologi telah menciptakan pertumbuhan ekonomi dan industri yang sangat besar, sehingga kesejahteraan manusia pun ditingkatkan. Perguruan tinggi mempersiapkan para mahasiswa mengambil tanggung jawab di dalam masyarakat. Melalui pengajaran dan penelitian, perguruan tinggi diharapakan memberikan sumbangan dalam memecahkan berbagai problem yang sedang dihadapi masyarakat.

Dari kelima dimensi tersebut mempunyai hubungan yang saling berkaitan, saling menunjang dan saling mempengaruhi. Seperti gambar 2 dibawah ini:

Gambar 2

(12)

C. PEMBAHASAN

Penyusunan SWOT Balanced Scorecard dilakukan dengan beberapa tahapan, yaitu :

1. Pembentukan Team. 2. Melakukan analisis SWOT

3. Menyusun formulasi strategis, tema strategis dan strategi map. 4. Menyusun insiatif strategis dan KPI

5. Pemberian bobot dan nilai.

6. Melakukan Cascading SWOT dan Balanced Scorecard. 7. Menyusun program rencana kerja dan budget. 8. Monitoring dan Evaluasi

Dalam penyusunan SWOT Balanced Scorecard, dilakukan suatu tahapan proses perencanaan strategis, seperti terlihat pada gambar 3.

1. Pembentukan Team

Dalam pengukuran kinerja, sebelumnya ditentukan atau dibentuk terlebih dahulu team yang akan bekerja dalam melakukan pengukuran kinerja. Pembentukan team sangat berperan penting untuk keberhasilan dalam pengukuran kinerja di Perguruan Tinggi.

2. Analisis SWOT

Dalam analisis SWOT terdapat beberapa pendekatan dalam menetapkan strategi, yaitu Matriks TOWS atau SWOT. Di dalam analisis TOWS merupakan suatu cara yang digunakan untuk mengidentifikasi berbagai faktor secara sistematis dalam rangka merumuskan strategi suatu organisasi yang terdapat di Perguruan Tinggi. Dimana analisisnya didasarkan pada empat hal, yaitu

(13)

Holistic Education: Solusi Membangun Bangsa yang Berperadaban 75 dan threaths (ancaman). Dalam analisis SWOT dilihat dari dua perspektif, yaitu faktor eksternal dan faktor internal. Untuk faktor eksternal yaitu peluang dan ancaman, serta faktor internal kekuatan dan kelemahan, sehingga dari analisis tersebut dapat diambil sebuah keputusan strategis dalam suatu Perguruan Tinggi atau sebuah organisasi.

Gambar 3

Proses Perencanaan Strategis

Sumber: Freddy Rangkuti (2011).

Kajian Eksternal - Regulasi - Selera Konsumen

- Pesaing - Kondisi Makro

Visi, Misi, Tujuan dan Value

ANALISIS SWOT Tujuan Strategik, Sasaran &

Isu Strategik

Formulasi strategik, Tema Strategik & Strategik Map

Strategik Inisiatif & KPI’s

Pemberian Bobot dan Score

Cascading SWOT dan Balanced Score Card Alignment korporat

Kajian Internal - Laporan Manajemen

- Arahan RUPS - Hasil Audit/Assesment

Programs Action Plan & Budget

(14)

3. Menyusun Formulasi Strategis, Tema Strategis dan Strategi Map

Balanced scorecard digunakan dalam proses penyusunan rencana. Tahap perencanaan strategis yang nantinya akan menghasilkan visi, misi, dan tujuan suatu institusi. Proses perumusan strategi dilakukan dengan menggunakan analisis SWOT. Hitt et al. (1997) menyatakan bahwa manajemen strategis adalah proses untuk membantu organisasi dalam mengidentifikasi apa yang ingin mereka capai, dan bagaimana seharusnya mereka mencapai hasil yang bernilai. Rangkuti 2011, menyatakan bahwa rencana strategis merupakan serangkaian rencana yang akan dijalankan untuk mencapai sasaran jangka panjang. Dalam penyusunan rencana strategis akan didapatkan peta strategis yaitu sebuah instrument dalam sebuah organisasi yang memetakan sasaran strategis suatu organisasi dalam suatu kerangka hubungan sebab akibat yang menggambarkan keseluruhan dari empat perspektif dalam balanced scorecard, yaitu perspektif konsumen, perspektif finansial, perspektif proses bisnis internal dan perspekyif pertumbuhan dan pembelajaran. Sehinggam dengan adanya peta strategis akan memudahkan suatu organisasi untuk mengkomunikasikan keseluruhan strateginya kepada seluruh anggotanya dalam pencapaian tujuan organisasi.

4. Menyusun insiatif strategis dan KPI

Key Performance Indicator (KPI) adalah alat ukur yang digunakan dalam pencapaian sasaran strategis. Indikator dan sasaran merupakan ukuran kuantitatif dan kualitatif yang menggambarkan tingkatan tujuan yang telah ditetapkan dan mencakup indikator masukan, keluaran, hasil, manfaat dan dampak. KPI dibedakan menjadi dua, yaitu KPI lagging dan KPI leading. Untuk KPI lagging

(15)

Holistic Education: Solusi Membangun Bangsa yang Berperadaban 77 sedangkan KPI leading adalah KPI yang bersifat proses yang mendorong pencapaian KPI lagging. Dalam penyusunan indikator harus memperhatikan beberapa hal, yaitu: a. Spesifik dan jelas; b. Terukur; c. Relevan; d. Penting; e. Sensitif terhadap perubahan; f. Efektif.

Inisiatif Strategis adalah suatu kegiatan atau beberapa kegiatan yang digunakan sebagai cara untuk mencapai terget KPI. Inisiatif strategis hanya disusun pada KPI lagging. Kemudian inisiatif strategis yang telah disusun harus diselaraskan (alignment) dan diturunkan(cascading) ke level unit dibawahnya.

5. Pemberian Bobot dan Nilai

Pembobotan kinerja dapat diimplementasikan untuk menilai besaran angka/indeks. Terdapat beberapa besaran angka / indeks, yaitu:

a. Nilai sasaran strategis, merupakan nilai yang menunjukkan konsolidasi dari seluruh KPI di dalam sasaran strategis.

b. Nilai kinerja perspektif, bersifat fleksibel disesuaikan dengan karakteristik suatu organisasi dengan mempertimbangkan perspektif yang menjadi fokus strategi.

c. Nilai kinerja unit/individu, merupakan pengukuran yang diperlukan untuk mengukur kinerja individu.

6. Melakukan Cascading SWOT dan Balanced Scorecard

Cascading merupakan proses menurunkan sasaran strategis, KPI

dan inisiatif strategis ke level atau unit yang lebih rendah. Dan proses alignment merupakan proses untuk menjamin bahwa sasaran strategis, KPI dan inisiatif strategis yang dibangun selaras dengan unit yang selevel.

(16)

Dalam proses cascading maupun alignment ini dilakukan dengan dua cara yaitu secara bersamaan (simultan) dan secara berurutan (sekuensial).

7. Menyusun program rencana dan biaya

Setelah dilakukan pengukuran SWOT dan balanced scorecard, maka hal yang dilakukan selanjutkan adalah menyusun rencana program. Rencana program dilakukan berdasarkan hasil pengukuran dan dilakukan improvement dari nilai balanced scorecard dengan nilai terendah. Setelah merencanakan program selanjutnya adalah membuat rencana anggaran. Rencana anggaran dilakukan setelah semua strategis dan program disusun. Penyusunan anggaran sebaiknya bersifat fleksibel dan rencana anggaran yang disusun harus berdasarkan beberapa alternatif.

8. Monitoring dan Evaluasi

Merupakan suatu aktivitas untuk menjamin kesesuaian pelaksanaan kegiatan dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya dengan cara mengamati perkembangan kegiatan tersebut.

Hasil monitoring dan evaluasi melaksanakan evaluasi. Evaluasi merupakan kegiatan untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai dan sesuai dengan rencana serta untuk mengetahui dampak dari pencapaian tujuan tersebut.

D. SIMPULAN

Dari penjelasan tersebut diatas, maka dapat disimpulkan bahwa: 1. Untuk menyusun strategis dengan mengintegrasikan metode

SWOT dan Balanced Scorecard adalah mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dengan menggunakan metode SWOT, sehingga dapat mengetahui potensi dan kelemahan organisasinya. Kemudian mengukur kinerja organisasinya melalui empat

(17)

Holistic Education: Solusi Membangun Bangsa yang Berperadaban 79 perspektif balanced scorecard, yaitu finansial, pelanggan, proses bisnis internal, dan pembelajaran dan berkembang.

2. Dengan menjalankan pengukuran kinerja yang berke-sinambungan akan didapatkan suatu strategi manajemen perguruan tinggi yang sesuai dengan karakter dan kebutuhan perkembangan perguruan tinggi tersebut.

3. Dengan menggunakan metode SWOT Balanced Scorecard secara sinergis akan menghasilkan strategis manajemen yang tepat dan mudah dipantau dalam pelaksanaannya.

DAFTAR PUSTAKA

Ciptomulyono, Udisubakti dan Herlina. 2008. “Aplikasi metode MCDM-Analytic Network Process (ANP) dan Balanced Scorecard untuk pengukuran kinerja, Jurnal Teknologi Technoscientia, Vol. 1 No.1.

Dally, Dadang. 2010. Balanced Score Card: Suatu Pendekatan dalam

Implementasi Manajemen Berbasis Sekolah. Bandung: PT.

Remaja Rosdakarya.

Gaspersz, Vincent. 2012. All in One Talent Management. Jakarta: Vincristo Publication.

Indrajit, Eko dan Djokopranoto. 2004. Manajemen Perguruan Tinggi Modern. Yogyakarta: ANDI.

Muslim, Erlinda dan Wibowo, Agung Setio. 2006. “Perancangan Balanced Scorecard sebagai alat pengukur kinerja perusahaan: Studi Kasus PT. MCA”, Proseding Seminar on Application and Research in Industrial Technology, SMART- Yogyakarta.

Schuler, R.S. & Jackson, S.E. 2006. Human Resource Management,

(18)

Sulistiyo, Wiwik; Hartati, Verani; Wahyuni, Hana Catur. 2012. “Sistem Penilaian Kinerja Perguruan Tinggi Terintegrasi Balanced Scorecard dan Six Sigma sebagai pendukung Sistem Penjaminan Mutu”, Proseding Seminar Nasional & Call for

(19)

(20)