BAB 4 BUSINESS PROCESSES BLUEPRINT. Konfigurasi Organizational Unit dan Master Data Pada Coldstore 3

(1)

BAB 4

BUSINESS PROCESSES BLUEPRINT

4.1 Konfigurasi Organizational Unit dan Master Data

Konfigurasi

Organizational Unit dan Master Data

Pada Coldstore 3

Warehouse Management (WM)

Organizational Unit :

1. Storage Type

2. Storage Section Indicator

Master Data :

1. Storage Bin

Gambar 4.1 Sub Gambaran Penelitian (Implementasi) – Konfigurasi Organizational Unit dan Master Data pada Coldstore 3

Organizational Unit dari Warehouse Management (Warehouse Management

Structure) Ice cream Outbound pada Coldstore 3 yang akan dibangun, yang merupakan

hasil Solusi Implementasi SAP Warehouse Management Wall’s Ice cream Outbound - Coldstore 3 dapat terlihat hasilnya pada Gambar 4.2 berikut.

Diikuti Tabel 4.1 berikut akan menampilkan keterangan Organizational Unit hasil dari solusi tersebut.

(2)

Gambar 4.2 WM Structure for Existing Coldstore (Coldstore 1 - 2) and new Coldstore (Coldstore 3) Plant RSE ( 9016 ) Storage Location ( 9001 ) Plant Local ( 9002 ) Storage Location ( 9005 ) Warehouse Number ( 922 ) Storage type ( 301- B2B, 310 - Ground, 351- Pick Face ) Storage section ( 01-CS1 , 02 – CS2 ) Storage bin ( bin address ) Storage type

( 331-DD, 341-SS, 310 Ground, 351-Pick Face

Storage section ( 004 – Fast Mvg, 003 – Slw Mvg ) Storage bin ( bin address )

CS3

CS1&2

(3)

Tabel 4.1 Keterangan Warehouse Management (WM) Structure for Existing Coldstore (Coldstore 1 - 2) and new Coldstore (Coldstore 3)

4.1.1 Warehouse Management (WM) Organizational Unit 4.1.1.1 Storage type

4.1.1.1.1 Applied Description

Storage type atau Storage Area pada PT Unilever Indonesia khususnya Wall’s Ice Cream Outbound merupakan unit organisatoris bawahan dari Warehouse Number, yang nantinya digunakan untuk memetakan ruang penyimpanan yang membentuk suatu unit terpisah pada Warehouse Number, baik secara spasial dan atau organisatoris.

Warehouse Management Structure for New Coldstore

(Coldstore 3)

Structure Details

Storage type

331 (Double deep), 341 (Single selective), 310 (Ground), 351 (Pick Face) menunjukkan Storage type yang berhubungan langsung dengan Storage section yang ada pada Coldstore 3.

Storage section

003 (Slow Moving) dan 004 (Fast Moving) merupakan Storage section

untuk Coldstore 3.

Storage bin

Menunjukkan 6 karakter numerik dan alfabet, alokasi akhir pada struktur

Warehouse Management. Lebih lanjut akan terlihat pada Layout Coldstore, pada gambar xxx.

(4)

4.1.1.1.2 Fitur Penomoran

Fitur penomoran Storage type pada Wall’s Ice cream Outbound terdiri dari tiga digit angka.

Storage type pada Coldstore 3, yang merupakan hasil dari konfigurasi, yaitu: 331 (DD-Double deep), 341 (SS-Single selective), 310

Ground, dan 351 (Pick Face).

Tabel 4.2 Tabel Fitur Penomoran Storage type PT Unilever Indonesia, Tbk. pada Wall’s Ice cream Outbound

di Coldstore 3

Storage type (Typ) Storage type Name

331 Double deep

341 Single selective

313 Ground

351 Pick Face

4.1.1.1.3 Customizing

Konfigurasi Warehouse Management secara menyeluruh pada PT Unilever Indonesia, Tbk. termasuk Wall’s Ice cream Outbound pada tingkat customizing untuk Storage type dilakukan dengan otorisasi dari

(5)

4.1.1.2 Storage section Indicator (SAID) / Storage Area 4.1.1.2.1 Applied Description

Pada Wall’s Ice Cream Outbound, Storage section merupakan subdivisi dari Storage type. Storage section mengelompokkan Storage bin

dengan tampilan serupa untuk tujuan penempatan stock. (Sistem SAP R/3 hanya akan mempertimbangkan Storage section selama proses Putaway)

Disadari oleh para pelaku konfigurasi yaitu Consultant dan para SAP Supports, sangat penting untuk diperhatikan, walaupun konfigurasi pada tingkat Storage type terjadi karena kebutuhan atas adanya pengembangan struktur gudang, namun bilapun tidak dirasa perlu untuk membagi area pada Storage type lebih lanjut, paling tidak harus dibuat satu storage section untuk tiap storage type.

4.1.1.2.2 Fitur Penomoran

Fitur penomoran Storage section pada Wall’s Ice Cream

Outbound terdiri dari tiga digit angka.

Storage section pada Coldstore 3, yang merupakan hasil dari konfigurasi, yaitu: 003 (Slow Moving - Coldstore 3), dan 004 (Fast Moving - Coldstore 3).

(6)

Tabel 4.3 Tabel Fitur Penomoran Storage section PT Unilever Indonesia, Tbk. pada Wall’s Ice cream Outbound

di Coldstore 3

Storage section Indicator Storage section Indicator Name

003 Slow Moving CS 3

004 Fast Moving CS 3

4.1.1.2.3 Customizing

Konfigurasi Warehouse Management secara menyeluruh pada PT Unilever Indonesia, Tbk. termasuk Wall’s Ice cream Outbound pada tingkat customizing untuk Storage section dilakukan dengan otorisasi dari

RAC (GLOBAL CONSULTANT) sepenuhnya.

4.1.2 Master Data 4.1.2.1 Storage bin

4.1.2.1.1 Storage bin Applied Description

Storage bin atau Bin Address pada Wall’s Ice cream Outbound merupakan suatu unit penyimpanan terkecil di suatu gudang, sekaligus sebagai informasi petunjuk, posisi di gudang tempat suatu Stock dapat diletakkan atau akan disimpan.

4.1.2.1.2 Fitur Koordinat Storage bin

(7)

oleh penulis untuk memberikan gambaran Storage bin (dalam kegiatan operasional disebut Address bin) pada Rack di Coldstore 3.

Gambar 4.3 Storage Bin di Coldsstore 3

Tabel 4.4 Tabel Fitur Penomoran Storage bin

Format Description Example

XXYYZZ

XX

Huruf pertama sampai kedua merupakan kode yang mengidentifikasikan baris

Rack (Rack Row) didalam Coldstore 3.

DD2405 YY

Digit ketiga sampai keempat merupakan kode yang mengidentifikasikan kolom (coloumn) pada Rack didalam Coldstore 3.

ZZ

Digit kelima sampai keenam merupakan kode yang mengidentifikasikan

level/baris pada Rack (Row of Rack) didalam Coldstore 3.

(8)

4.1.2.1.3 Storage bin Customizing

Sama seperti struktur gudang lainnya seluruh konfigurasi

Warehouse Management secara menyeluruh pada PT Unilever

Indonesia, Tbk. termasuk Wall’s Ice Cream Outbound pada tingkat customizing untuk Storage bin dilakukan dengan otorisasi dari RAC sepenuhnya.

4.1.2.1.3.1 Customizing Storage bin Transaction

Application menu yang dapat dipergunakan

untuk melakukan customizing untuk tingkat Storage bin

dapat dilakukan dengan menggunakan Transaction Code (T-Code) berikut pada sistem SAP R/3.

Tabel 4.5 Tabel Menu Transaksi Customizing Storage bin

Transaction Code Description

LS01N

Merupakan Create Storage bin, yaitu menu transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini digunakan untuk membuat Storage bin

secara manual.

LS10

(9)

LX20

untuk tempat penyimpanan sementara (For Interim Storage).

LS02N

Merupakan Change Storage bin, yaitu menu transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini digunakan untuk mengubah informasi pada suatu Storage bin satu per satu (Single Bin).

LS11

Merupakan Change Storage bin, yaitu menu transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini digunakan untuk mengubah informasi pada suatu Storage bin dengan tujuan Selectively (lebih dari satu Storage bin).

LX45

Merupakan Change Storage bin, yaitu menu transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini digunakan untuk mengubah informasi pada suatu Storage bin dengan tujuan Verification Field Selection.

LS03N

Merupakan Display Storage bin, yaitu menu transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini digunakan untuk menampilkan informasi suatu Storage bin.

LM55

Merupakan Print Storage bin Labels, yaitu menu transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini digunakan untuk mencetak suatu suatu

(10)

4.1.2.1.3.2 Customizing Creating Storage bin Required Inputs

Berikut merupakan Required Inputs yang harus dilakukan pada T-Code LS01N (Create Storage bin) sehingga proses Pembuatan Storage bin dapat dilakukan pada sistem SAP R/3.

Tabel 4.6 Tabel Required Inputs Stock Report

Required Input Type Description Filling Field

Warehouse Number Selection Menu

Merupakan Warehouse

Number Selection

Menu pada sistem SAP. 922 merujuk pada Icream – FG.

Manual

Storage type Selection Menu

Merupakan Storage type Selection Menu

pada sistem SAP. 310 merujuk pada Ground

untuk Coldstore 1

ataupun Coldstore 2.

Manual

Storage bin Filling Menu

Merupakan Storage bin (Address bin) Filling

Menu pada sistem SAP.

Penamaan secara manual. Gxxx merujuk pada Ground.

Manual

Storage section Selection Menu

Merupakan Storage section Selection Menu

pada sistem SAP. 003 merujuk pada Fast Moving Coldstore 3.

(11)

4.1.2.1.3.3 Keluaran Sub Proses

Setelah Required Inputs melalui T-Code LS01N (Create Storage bin) dilengkapi dan telah terseimpan pada sistem SAP R/3, berikut merupakan contoh tampilan keluaran dari suatu Storage bin dari proses Display Storage bin (LS03N) yang telah berisikan beberapa Stock/Material

didalamnya.

Storage bin Type Filling Menu

Merupakan Storage bin Type Filling Menu

pada sistem SAP. G1 merujuk pada Ground.

Automatic

Maximum Weight Filling Menu

Merupakan Maximum Weight Filling Menu

pada sistem SAP. Angka dengan satuan berat yaitu kilogram (KG) menunjukkan ukuran berat maksimal daya tampung Storage bin yang bersangkutan.

Manual

Total Capacity Filling Menu

Merupakan Total Capacity Filling Menu

pada sistem SAP untuk

Storage bin yang

bersangkutan.

(12)

.

(13)

4.2 Business Processes Of Stock (Finished Good) Movements

Processes of Good Movement

Picking Process (Good Issue Processing)

General Trade (GT) Picking Process

Similarities and Differences of

GT – MT Picking Processing

Modern Trade (MT) Picking Process

GT - Picking Process Range Overview : 1. Order Management Processing 2. Delivery Order Processing 3. Shipment Processing 4. Transfer Order Processing

MT - Picking Process Range Overview : 1. Delivery Order Processing

2. Transfer Order Processing 3. Shipment Processing 4. Billing Processing 5. POD Processing GT – MT

Similarities Summary

1. Kesamaan Fitur Penomoran 2. Integrasi Intra & Antar

Modul GT – MT Differences Summary 1. User Role 2. Surat Jalan 3. Warehouse Structure

Schematic of Receiving Process (Flowchart)

Process Analysis : 1. Applied Process Description 2. Processing Transaction (T-Code

Related) 3. Required Inputs

4. Keluaran Sub Proses

Receiving Process (Good Receipt Processing)

Receiving Process Range Overview : 1. Transfer Order Processing

2. Pembuatan Laporan Penerimaan Produksi

4. Keluaran Sub Proses 5. Fitur Penomoran

6. Integrasi Intra dan Antar Modul

7. User Role

(14)

4.2.1 Receiving Process (Good Receipt Process)

Sesuai dengan ruang lingkup topik penelitian, maka penulis hanya menyoroti aktifitas Receiving Process (Goods receipt Processing) pada Wall’s Ice cream Outbound yaitu sebagai suatu proses perpindahan barang secara fisik ke dalam gudang, yang dilatar belakangi oleh salah satu peranan Wall’s Ice cream Outbound

(BOF/Back of Office) itu sendiri, yaitu sebagai Bagian Penerimaan atas seluruh produk – produk ice cream Wall’s hanya yang telah berupa finished good dari Bagian Palletizing (Sub Bagian Produksi).

Sebelumnya, Fnished Good telah digolongkan terlebih dahulu berdasarkan beberapa ukuran seperti : pallet, layer, fibrate dan karton (CS/cases) sesuai dengan aturan Stock Keeping Unit (SKU) dimana Stock tersebut tergolong. Selanjutnya akan dilakukan pengemasan akhir yaitu wrapping, untuk luaran yang telah berukuran

pallet. Proses pengemasan akhir ini sepenuhnya dilakukan oleh Bagian Multipack

(Sub Bagian Produksi).

Finished good yang telah melalui pengemasan akhir dan telah berupa pallet

(selanjutnya akan disebut Stock), nantinya akan dipindahkan ke Despatch area

oleh Bagian Palletizing (Sub Bagian Produksi) dengan menggunakan salah satu

Warehouse Equipment yaitu forklift. Selanjutnya Palletizing Leader, akan membuat, mencetak dan menempelkan Pallet-Id (pada kegiatan operasional disebut Barcode) untuk masing-masing Stock tersebut.

Receiving Process (Goods receipt Processing) yang merupakan salah satu good movements yang digunakan untuk mem-posting barang yang diterima dari hasil produksi, nantinya akan menghasilkan peningkatkan stock di gudang.

(15)

(16)

4.2.1.1 Receiving Process Range Overview

Proses Penerimaan stock, dalam lingkup sistem SAP R/3 Warehouse Management, dimulai pada saat stock telah tertempel Pallet ID, dan telah berada pada kawasan Despatch area (Warehouse Managementarea).

Sub - sub proses yang terjadi pada Receiving Process (Good Receipt Processing) digambarkan pada bagan berikut:

Pembuatan Laporan Penerimaan Produksi

Receiving Process

Good Receipt From Production (Transfer Order (TO)

Creating)

Putaway By Pallet (Transfer Order (TO)

Confirming) Transfer Order (TO)

(17)

4.2.1.1.1 Transfer Order

4.2.1.1.1.1 Process Range Overview

Berikut beberapa sub proses yang terjadi pada saat proses Transfer Order terjadi yaitu :

1. Good Receipt From Production Processing

 Creating Transfer Order (TO)

2. Putaway By Pallet Processing

 Confirming Transfer Order (TO) 3. Pembuatan Laporan Penerimaan Produksi.

i. Good Receipt From Production Processing 1. Applied Process Description

Setelah Palletizing Leader membuat, mencetak, dan menempelkan Pallet ID pada Stock, selanjutnya Pallet Rider Operator dengan menggunakan salah satu warehouse equipment

yaitu Pallet Mover/Pallet Rider dan Radio

Frequency (RF) terminal, akan melakukan

scanning terhadap Pallet ID, dan nantinya akan muncul beberapa tampilan informasi pada layar RF terminal, yaitu TO number (yang menandakan terjadinya Transfer Order / TO Creating Process) dan address bin (Storage bin) untuk stock yang bersangkutan, serta beberapa informasi lainnya.

(18)

Good Receipt From Production Processing

berakhir dengan ditandai dan didapatnya Transfer Order (TO) number secara generate, dan telah dipindahkannya Stock dari Despatch area menuju area didalam Coldstore yang berdekatan dengan

Storage bin, yaitu Address bin yang sebelumnya telah ditunjukkan oleh sistem melalui RF terminal. Langkah – langkah secara urut dan lengkap pada Good Receipt From Production Processing

lebih lanjut dapat dilihat pada tabel 4.8

2. Good Receipt From Production Processing Transaction

Proses Good Receipt from Production yang nantinya terkait dengan sub proses Transfer Order

(TO) Creating pada penerapannya di Coldstore menggunakan Radio Frequency (RF) terimnal. Namun dengan menu yang sama tanpa terdapat perbedaan, apabila RF terminal mengalami gangguan, transaksi ini dapat dilakukan secara langsung pada sistem SAP R/3, dengan melalui T-Code berikut.

(19)

Tabel 4.7 Tabel Menu Transaksi Good Receipt From Production Processing

LM01

Merupakan RF Menu yaitu main menu transaction yang telah terdapat pada sistem

SAP R/3.

Melalui menu ini, seluruh aktifitas seperti:

Good Receipt, Good Issue, Warehouse Movement, Counting, dan Reports dapat dilakukan.

LM01 Selection Menu (01)

Merupakan Good Receipt selection menu

dari LM01.

Melalui selection menu ini, pilihan rincian mengenai proses Good Receipt dapat dipilih.

LM01

Selection Menu (01) Sub Selection Menu (01)

Merupakan Good Receipt From Production, yaitu sub selection menu dari Good Receipt selection menu.

Melalui sub selection menu ini, proses penerimaan stock dari Bagian Palletizing

(20)

3. Required Inputs

Berikut merupakan required inputs yang harus dilakukan baik pada RF terminal menu ataupun bila menggunakan T-Code LM01 (RF Menu) pada sistem SAP R/3 sehingga proses Good Receipt from Production dapat dilakukan, dan Transfer Order (TO) pun dapat terbuat.

Tabel 4.8 Required Inputs Good Receipt From Production Process pada Radio Frequency (RF) Mobile

Required Input Type Description Filling Field

Good Receipt

Selection Selection Menu

Merupakan Selection Menu

pada RF terminal yang harus dipilih untuk melakukan proses Penerimaan Stock dari

Palletizing (Produksi-SSFG) ke Coldstore(BOF).

Proses pemindahan Stock dari

Despatch area hingga

selesainya proses Good Receipt

From Production,

keseluruhannya dilakukan oleh

Pallet Ridder Operator.

Manual

Good Receipt From

Production Sub Selection Menu

Merupakan menu pilihan Lanjutan dari Good Receipt

Selection Menu pada RF

terminal dengan informasi

rincian Stock yang akan diterima Coldstore berasal dari Bagian Produksi.

(21)

F1 Next Button

Pada Good Receipt from Production Sub Selection Menu, langkah selanjutnya adalah penekanan tombol F1 (Next Button).

Maka setelahnya akan muncul informasi, mengenai pergerakkan Stock dari Plant

9002 dengan Storage Location

9003 yaitu IC-SSFG menuju Plant 9002 dengan Storage

Location 9005 yaitu IC-BOF

Local.

Setelah informasi - informasi tersebut tertera maka siap dilakukan scanning terhadap

Pallet ID pada Stock yang akan dimasukkan kedalam Coldstore. Setelah proses scanning

dilakukan, maka akan muncul informasi di layar RF terminal

mengenai Stock seperti :

Pallet ID, Pallet information matterial, Material name, dan

Stock Movement.

Manual

F5 Post

Button

Selanjutnya, proses scanning

kembali dilakukan pada Pallet ID (Barcode).

Setelah proses scanning pada

Pallet ID selesai, dan beberapa informasi yang bersifat konfirmasi terlihat pada layar

RF terminal, selanjutnya

penekanan tombol F5 (Post Button) akan menghasilkan beberapa informasi mengenai

Pallet Stock di layar RF

Terminal yaitu:

Address bin (Storage bin), Destination Storage type, pallet information material, material name, dan Stock Movement.

(22)

F7 Save Button

Setelah Address bin (Storage bin) didapat, dan informasi konfirmasi juga telah ditunjukkan oleh sistem melalui

RF terminal, maka selanjutnya adalah proses penyimpanan. Proses penyimpanan dilakukan dengan penekanan F7 (Save Button), dan secara generate

nomor Transfer Order (TO)

pun terbuat, dan tersimpan secara otomatis pada sistem

SAP R/3 melalui RF terminal. Diakhir proses Good Receipt from Production, Pallet Ridder

Operator juga akan

memasukkan Stock ke dalam Coldstore dan mendekatkannya, sesuai dengan Storage bin yang ditunjukkan oleh sistem melalui

RF terminal.

(23)

4. Keluaran Sub Proses

Setiap Required Inputs yang telah dilengkapi pada sistem RF terminal ataupun sistem SAP R/3 melalui T-Code LM01, akan memberikan tampilan seperti berikut:

Gambar 4.8 Gambar Keluaran Sub Proses Good Receipt From Production

(24)

Process setelah dilakukan Scanning

(25)

Process setelah penekan Buton Post

Adapun rincian keterangan mengenai tampilan dari aplikasi Good Receipt from Production diatas, akan ditampilkan pada tabel berikut.

(26)

Tabel 4.9 Tabel Keterangan Keluaran Sub Proses Good Receipt From Production Process (setelah Scanning dan penekanan Button Save)

Information Description

Pallet ID

Menunjukkan Pallet ID, yang dibuat oleh Bagian Produksi (Palletizing) pada saat Transfer requirement secara otomatis dibuat oleh sistem.

Pallet Information Material

Menunjukkan nomor Material/Stock

yang bersangkutan.

Material Name Menunjukkan nama Material/Stock

yang bersangkutan.

From Plant (a) SLoc A

To Plant (b) Sloc B

Menunjukkan asal dan tujuan Good

Movement. Ditandai dengan Plant

dan Storage Location.

Destination Storage type

Menunjukkan tujuan Storage type

dari Good Movement yang dilakukan.

TO number

Menunjukkan nomor Transfer Order

yang secara generate dihasilkan oleh sistem melalui RF terminal.

(27)

Tabel 4.10 Tabel Keterangan Keluaran Sub Proses Good Receipt From Production Process (Setelah penekanan Button Post)

5. Fitur Penomoran

Berikut merupakan beberapa Fitur Penomoran yang terdapat pada Good Receipt From Production Process.

Tabel 4.11 Tabel Fitur Penomoran Pallet ID

Storage bin

Menunjukkan tujuan Storage bin

dari Good Movement yang dilakukan. Storage bin secara generate dihasilkan oleh sistem melalui RF terminal.

900XXXXXXX

900

Digit pertama sampai ketiga

merupakan kode yang

mengidentifikasikan Fitur Penomoran

Pallet ID.

9003295737 XXXXXXX

Digit keempat sampai kesepuluh merupakan tujuh digit running number.

(28)

Tabel 4.12 Tabel Fitur Penomoran Transfer Order (TO) number

6. Integrasi Intra dan Antar Modul

Good Receipt From Production Processing

tidak memiliki kaitan secara langsung dengan proses bisnis diluar modul Warehouse Management.

Namun Good Receipt From Production

Processing mempengaruhi sub proses dalam

internal proses di Warehouse Management, khususnya pada proses Receiving selanjutnya, yaitu Putaway By Pallet Processing ( Transfer Order (TO) Confirming Process).

XXXXXX

Digit pertama sampai keenam merupakan format dari fitur penomoran yang mengidentifikasikan nomor Transfer Order

dokumen. Pada contoh penomoran, menunjukkan sudah 424555 kali terbuat

Transfer Order dokumen.

(29)

7. User role

Tabel 4.13Tabel User role Good Receipt From Production Process

ii. Putaway By Pallet Processing 1. Applied Process Description

Setelah Pallet Rider Operator menyelesaikan

Good Receipt From Production Processing, yang berdampak dihasilkannya Transfer Order (TO) number secara generate dan Stock telah berada dekat dengan address bin (Storage bin) sesuai dengan yang ditunjukkan oleh sistem melalui RF terminal, maka selanjutnya Forklift Operator akan mengambil alih melanjutkannya pada Putaway By Pallet Processing. Sub proses ini nantinya juga akan menyebabkan Transfer Order (TO) Confirming.

Pada Putaway By Pallet Processing, Forklift

Activity User role Total

User/Hari Description

Good Receipt From Production Processing ( Transfer Order / TO Creating Process) Pallet Rider Operator 10

Aktifitas yang dilakukan oleh

Pallet Rider Operator, terkait dari waktu-waktu berikut:

Shift ke-1, berjumlah 4 user Shift ke-2, berjumlah 4 user Shift ke-3, berjumlah 2 user

(30)

Operator dengan menggunakan salah satu

warehouse equipment yaitu Forklift akan

membawa dan meletakan Stock tepat pada Address bin (Storage bin) dari suatu Rack yang ditunjukkan oleh sistem melalui RF terminal. Aktifitas terakhir akan dilakukan proses scanning dengan menggunakan RF terminal pada Storage bin pada

Rack dimana Stock tersebut diletakkan. Proses inilah yang sekaligus merupakan proses konfimasi nomor Transfer Order (TO).

Langkah – langkah secara urut dan lengkap pada Putaway By Pallet Processing lebih lanjut dapat dilihat pada Tabel 4.15

2. Putaway By Pallet ProcessingTransaction Seperti halnya Good Receipt From Production Processing, pada Putaway By Pallet Processing

yang nantinya terkait dengan sub proses Transfer Order (TO) Confirming pada penerapannya di Coldstore juga menggunakan Radio Frequency

(RF) terminal, dan dengan menu yang sama tanpa terdapat perbedaan, apabila RF terminal

mengalami gangguan transaksi ini juga dapat dilakukan secara langsung pada sistem SAP R/3,

(31)

dengan melalui T-Code berikut:

Tabel 4.14 Tabel Menu Transaksi Putaway By Pallet Processing

LM01

Merupakan RF Menu yaitu main menu transaction yang telah terdapat di sistem SAP R/3.

Melalui menu ini, seluruh aktifitas seperti:

Good Receipt, Good Issue, Warehouse Movement, Counting, dan Reports dapat dilakukan.

LM01 Selection Menu (01)

Merupakan Good Receipt selection menu

dari LM01.

Melalui selection menu ini, pilihan rincian mengenai proses Good Receipt dapat dipilih.

LM01

Selection Menu (01) Sub Selection Menu (02)

Merupakan Putaway By Pallet, yaitu sub selection menu dari Good Receipt selection menu.

Melalui sub selection menu ini, penerimaan

stock dari Bagian Palletizing (Produksi) dapat dilanjutkan nantinya untuk ditempatkan ke Storage bin yang telah ditunjukkan oleh sistem melalui RF terminal.

(32)

3. Required Inputs

Berikut merupakan required inputs yang harus dilakukan baik pada RF terminal menu ataupun bila menggunakan T-Code LM01 (RF Menu) pada sistem SAP R/3, sehingga proses penempatan/penyimpanan stock pada Storage bin

yang ditunjukkan sistem melalui RF terminal dapat dilakukan, dan konfirmasi Transfer Order (TO)

pun dapat terlaksana.

Tabel 4.15 Required Inputs Putaway By Pallet Processing pada Radio Frequency (RF) Mobile

Good Receipt

Selection Selection Menu

Merupakan Selection Menu pada RF mobile yang harus dipilih untuk melakukan proses Penempatan Stock ke Alamat

Bin (Storage bin) yang telah ditunjukkan sebelumnya oleh sistem melalui RF mobile. Proses Putaway By Pallet

hingga selesai, keseluruhannya dilakukan oleh Forklift

Operator.

(33)

Putaway By Pallet Sub Selection Menu

Merupakan menu pilihan Lanjutan dari Good Receipt Selection Menu pada RF mobile dengan rincian informasi, bahwa Stock yang telah diterima di Coldstore yang berasal dari Bagian Produksi, selanjutkan akan ditempatkkan tepat pada Alamat Bin (Storage bin) yang ditunjukkan oleh sistem melalui RF mobile. Proses scanning pun selanjutnya dilakukan pada

Pallet ID, dan informasi

Storage Unit (SU) barcode pun tertera pada layar RF.

Manual

Enter Enter

Button

Selanjutnya adalah penekanan tombol enter, maka informasi yang bersifat konfirmasi seperti: Destination Bin,

Storage type, Destination

Storage Unit (SU), Material

information, Qty, Material

Name, Batch Number serta

Stock Category berupa SQ. Informasi tersebut akan tertera pada layar RF.

Selanjutnya Forklift Operator akan mengangkat Stock dengan menggunakan Forklift, dan tepat diletakkan pada Alamat/Destination Bin

(Storage bin) yang ditunjukkan oleh sistem melalui RF.

Terakhir akan dilakukan proses scanning dengan menggunakan RF mobile pada barcode alamat

bin (Storage bin) pada rack dimana stock diletakkan. Proses inilah yang sekaligus merupakan proses konfimasi

(34)

Pada Putaway By Pallet Processing, setelah

Required Inputs telah dilengkapi pada sistem RF terminal ataupun sistem SAP R/3 melalui T-Code

LM01, keluaran proses akan tampil seperti berikut.

Gambar 4.12 Gambar Keluaran Sub Proses Putaway By Pallet Processing setelah

penekan Buton Enter

F1 Save

Button

Setelah Transfer Order (TO) telah dikonfirmasi, maka selanjutnya adalah proses penyimpanan pada sistem. Proses penyimpanan dilakukan dengan penekanan F1 (Save Button).

(35)

Sementara itu, keterangan – keterangan dari tampilan proses diatas, akan ditunjukkan pada tabel berikut:

Tabel 4.16Tabel Keterangan Keluaran Sub ProsesPutaway By Pallet Processing (setelah Scanning dan penekanan Button Enter)

Destination Storage

Menunjukkan detail lokasi tujuan penyimpanan. Terdiri dari

Storage type dan Storage bin.

Destination Storage Unit (SU)

Menunjukkan tujuan Storage Unit dari Good Movement yang dilakukan.

Material Information

Menunjukkan nomor

Material/Stock yang akan

disimpan didalam Coldstore.

Qty

Menunjukkan jumlah Stock

dalam satu pallet dengan satuan jumlah yaitu cases (CS).

Material Name

Menunjukkan nama

Material/Stock yang akan

disimpan didalam Coldstore.

Batch Number

Menunjukkan nomor Batch yang secara generate dihasilkan oleh sistem melalui RF terminal.

(36)

5. Fitur Penomoran

Berikut merupakan beberapa Fitur Penomoran yang terdapat pada Putaway By Pallet Processing.

Tabel 4.17 Tabel Fitur Penomoran Material Information (Stock Information)

Tabel 4.18 Tabel Fitur Penomoran Batch

200XXXXX

200

Digit pertama sampai ketiga

merupakan kode yang

Material / Stock.

20068566 XXXXXXX

Digit ketiga sampai kedelapan merupakan tujuh digit running number.

10XXXX

10

Digit pertama sampai kedua

merupakan kode yang

Batch.

102322 XXXX

Digit ketiga sampai keenam merupakan empat digit running number.

(37)

Putaway By Pallet Processing ( Transfer Order (TO) Confirming Process) tidak memiliki kaitan secara langsung dengan proses bisnis diluar modul

Warehouse Management.

Namun Putaway By Pallet Processing (

Transfer Order (TO) Confirming Process)

mempengaruhi sub proses dalam internal proses di

Warehouse Management, khususnya pada beberapa

proses pelaporan dan Stock Movement yaitu:

Opening Stock On Hand Report, Laporan

Penerimaan Produksi, dan sub-sub Picking Process.

7. User role

Tabel 4.19 Tabel User role Putaway By Pallet Processing

Putaway By Pallet Processing (

Transfer Order (TO) Confirming

Process).

Forklift

Operator 8

Aktifitas yang dilakukan oleh

Forklift Operator, terkait dari waktu-waktu berikut:

(38)

iii. Pembuatan Laporan Penerimaan Produksi 1. Applied Process Description

Setelah keseluruhan proses Stock Movement

untuk Receiving Process ditandai dengan aktivitas pembuatan dan konfirmasi Transfer Order yang juga telah berakhir, maka proses selanjutnya sekaligus proses penutup pada Receiving Process,

Forklift Operator akan membuat Laporan

Penerimaan Produksi.

Dengan adanya Laporan Penerimaan Produksi, seluruh updated Stock / Material / Stock Keeping Unit (SKU), akan terlihat berdasarkan Storage bin, Storage type, Plant, Storage Location, Batch, SLED / BBD, Category Stock, Storage Unit, Bun, Total Stock, Available Stock, Stock for Putaway, Pick Quantity, dan GR Date.

Sehingga melalui pembuatan Laporan Penerimaan Produksi, dapat dilihat status

pergerakan suatu Stock berdasarkan filter-filter tersebut diatas. Apakah suatu Stock yang diterima dari Bagian Palletizing (Bagian Produksi) status Good Receipt From Production Processing dan

status Putaway By Pallet Processing telah

(39)

tersebut belum selesai karena terdapat kesalahan. Berikut kesalahan yang seringkali terjadi: 1. Pallet Rider Operator yang biasanya belum

menyelesaikkan proses Good Receipt From Production dengan tepat, sehingga TO number

belum dihasilkan, dan Storage bin pun belum terbuat.

2. Bagian Palletizing yang kelebihan membuat

Pallet ID.

Melalui Laporan Penerimaan Produksi, dapat juga terlihat apakah suatu Stock / SKU oleh Bagian

Quality Control telah berstatus Released. Dimana Bagian QC dalam hal me-release stock selalu melakukannya berdasarkan SU (Storage Unit) atau

Batch.

Laporan Penerimaan Produksi dibuat setiap hari ditiap akhir shift oleh Forklift Operator. Dengan kata lain, dalam 1 hari akan terbuat 3 Laporan Penerimaan Produksi. Nantinya Laporan Penerimaan Produksi akan di simpan dengan format spreadsheet (Exporting to Excel), dengan

nomor Batch sebagai File Name untuk nantinya dicetak dan dijadikan Arsip Permanen.

(40)

2. Menu Transaksi Laporan Penerimaan Produksi

Menu Aplikasi untuk melakukan pembuatan Laporan Penerimaan Produksi, telah terdapat pada sistem SAP R/3. Berikut Transaction code (T-Code) yang harus diakses:

Tabel 4.20 Tabel Menu Transaksi Pembuatan Laporan Penerimaan Produksi

3. Required Input

Terdapat beberapa required inputs yang harus dilakukan pada initial screen sistem SAP R/3 melalui T-Code LX03 (Bin Status Report) sehingga informasi-informasi yang dibutuhkan untuk dapat membuat Laporan Penerimaan Produksi dapat ditampilkan oleh sistem.

LX03

Merupakan Bin Status Report yaitu initial screen pada transaction menu yang telah terdapat di sistem SAP R/3.

Melalui menu transaksi ini, pelaporan akan

status setiap Stock yang diterima dari Bagian Palletizing dapat dilakukan.

(41)

Tabel 4.21Tabel Required InputsBin Status Report: Initial Screen

Warehouse

Number Field Menu

Merupakan Warehouse

Number Selection Menu pada sistem SAP. 922 menunjukkan

Warehouse merupakan Icream

– FG.

Manual

Only Bins

with Stock Check Menu

Merupakan Parameter - parameter pelaporan Inventory

yang akan digunakan.

Only Bins with Stock - Check Menu merupakan salah satu pilihan diantaranya.

Automatic

Layout Field Menu

Merupakan Layout Field Menu

yang harus dipilih.

/ZID merupakan salah satu pilihan diantaranya.

Manual

Batch Field Menu

Merupakan Batch Field Menu

yang harus dimasukkan.

Batch dimasukkan sesuai

dengan jadwal penerimaan.

(42)

Setelah beberapa Required Inputs pada T-Code LX03 (Bin Status Report: Review) telah dilakukan, maka sistem akan memberikan tampilan sebagai berikut:

Gambar 4.13 Screenshoot Keluaran Sub Proses Bin Status Report

(43)

Adapun rincian keterangan mengenai tampilan initial screen dari Bin Stock Report: Overview

diatas, akan ditunjukkan pada tabel berikut:

Tabel 4.22Tabel Keterangan Keluaran Sub Proses Bin Status Report: Overview

Storage type (Typ)

Menujukkan Storage type, akan suatu Stock/Material pada suatu

Storage bin.

Material Menunjukkan Menunjukkan

nomor Material/Stock

Plant (Plnt)

Menunjukkan Plant akan suatu

Material/Stock.

9002 menunjukkan ID Food Solutions.

Batch

Menujukkan Batch, akan suatu

Stock/Material pada Storage bin

tertentu. Storage Unit

Menujukkan Storage Unit, akan suatu Stock/Material pada suatu

Storage bin.

BUn Menunjukkan satuan ukuran

jumlah yaitu pieces (PC).

Total Stock Menunjukkan Total Stock pada

suatu Storage bin.

Available Stock Menunjukkan Available Stock

(44)

Laporan Penerimaan Produksi tidak memiliki kaitan secara langsung dengan proses bisnis diluar modul Warehouse Management.

Laporan Penerimaan Produksi dalam internal proses di Warehouse Management, merupakan arsip permanen pada Receiving Process, yang tidak akan diproses lagi.

6. User role

Tabel 4.23Tabel User role Pembuatan Laporan Penerimaan Produksi

Stock for Putaway

Menunjukkan Stock for Putaway pada suatu Storage bin. Jumlah ini akan terlihat saat Putaway Process terjadi.

Pick Quantity

Menunjukkan Pick Quantity

pada suatu Storage bin. Jumlah ini akan terlihat saat Picking Process terjadi.

Laporan Penerimaan Produksi

Forklift

Operator 3

Laporan Penerimaan Produksi yang dibuat oleh Operator

Pallet Rider disetiap akhir shift, terkait dari waktu-waktu berikut:

(45)

4.1.1.2 Schema Processing of Outbound Receiving Processing (Flowchart)

Gambar 4.14 Good Receipt From Production Processing ( Transfer Order Creating Process)

(46)

(47)

(48)

Picking Process (Good Issue Process)

Sama halnya dengan Receiving Process, terkait dengan batasan lingkup topik penelitian, penulis menyoroti aktifitas Picking Process (Goods Issue Processing)

pada Wall’s Ice Cream Outbound sebagai suatu proses perpindahan barang keluar dari gudang secara fisik, dimana goods movement terjadi dipicu oleh peranan Wall’s

Ice creamOutbound (BOF/Back of Office) itu sendiri, sebagai pemilik otorisasi atas kegiatan Pengambilan stock (withdrawal of goods) untuk seluruh stock (finished good product) ice cream Wall’s, namun hanya dengan tujuan Delivery Order ke pelanggan.

Pada Ice cream Outbound hanya terjadi pergerakkan stock yang telah berupa finished good, dan withdrawal of goods pada Picking Process terjadi hanya dengan tujuan Delivery Order ke pelanggan, dimana sebelumnya telah diberikan referensi dokumen berupa Sales Order ataupun Schedulling Agreements dari Order Processor. Sehingga pada Wall’s Ice Cream Outbound tidak terdapat pengeluaran barang untuk tujuan lain seperti penggunaan internal Bagian Produksi (material staging), ataupun jenis lainnya.

Pada Picking Process (Goods Issue Processing) nantinya sub proses dari pengalokasian stock ( Transfer Order Creating Process), akan dilakukan berdasarkan

Delivery Order. Sehingga dalam hal ini Delivery Order akan mengambil alih kegiatan dari Transfer requirement Processing.

Picking Process (Goods Issue Processing) yang digunakan untuk mem-posting

pengiriman suatu barang ke pelanggan nantinya akan menyebabkan pengurangan/penurunan jumlah stock di gudang.

(49)

sistem SAP R/3, terbagi menjadi dua jenis pemrosesan dimana nantinya suatu dokumen dapat dihasilkan.

-Single Document

Pemrosesan suatu dokumen sebagai tahap lanjutan dari proses sebelumnya, dimana referensi dokumen yang digunakan hanya berupa single dokumen. -Multiple Document

Pemrosesan suatu dokumen sebagai tahap lanjutan dari proses sebelumnya, dimana referensi dokumen yang digunakan hanya berupa multiple dokumen

sekaligus dalam satu waktu.

Pada penerapan Picking Process, mengingat pemrosesan order customer yang tidak sedikit jumlah ditiap-tiap harinya, hampir seluruh transaksi pada Wall’s Ice Cream Outbound menggunakan Multiple Selection untuk mengisi nomor-nomor dokumen sebagai referensi transaksi.

4.2.2.1 Delivery Channel of Picking Process Range Overview

Picking Process (Goods Issue Processing) terkait erat dengan

Customer Delivery Channel. Pada Wall’s Ice Cream Outbound terdapat dua jenis Customer Delivery Channel Delivery yaitu, General Trade (GT) dan

(50)

Modern Trade (MT) Picking Process

Wall’s Ice Cream Outbound Department

General Trade (GT) Picking Process

Picking Process

Gambar 4.17 Sub Gambaran Penelitian (Implementasi) – Picking Process

Wall’s Ice Cream Outbound - Picking Process

(Warehouse Management User) MT Despatch Checker

& Other Users (Warehouse Management User)

GT Admin Clerk & Other Users (Sales & Distribution User)

Order Processor

Modern Trade (MT)

General Trade (GT)

Nomor Sales Order dokumen perharinya, melalui

aplikasi Order Management Processing diposting sedikit demi sedikit oleh Order

Processor

Nomor Sales Order dokumen perharinya, melalui

e-mail dikirimkan sekaligus oleh oleh Order Processor

Delivery Order Processing Hal 2.2.1 Order Management Processing Hal. 2.1.1 Pesanan Pelanggan ? Start

(51)

4.2.2.1.1 General Trade (GT)

General Trade (GT) merupakan Delivery Channel untuk

Picking Process pada Wall’s Ice cream Outbound yang ditujukan untuk customer seperti concessionare/distributor, yaitu merupakan pihak ketiga (third-party) yang dipercayakan PT Unilever Indonesia, Tbk. untuk mendistribusikan produk-produk akhir Wall’s ke seluruh wilayah nusantara. Baik untuk didistribusikan lagi ke para pengecer (toko-toko tradisional, pasar, dsb.) maupun untuk diperjual belikan secara langsung. Pada Delivery Channel General Trade (GT) minimum order quantity telah ditetapkan, yaitu 8 pallet.

Customer General Trade (GT) pada Wall’s Ice cream Outbound Department berjumlah 45 concessionare yang tersebar diseluruh nusantara.

Pada Delivery Channel General Trade (GT), juga termasuk didalamnya proses Picking untuk tujuan Regional Sourcing and Export (RSE). Hal ini dikarenakan pada pada order RSE,

minimum order quantity juga berlaku. Hanya saja Storage Location

untuk RSE stock order berbeda. Bila untuk tujuan lokal maka Stock

berasal dari Storage Location 9002 (IC - SS), sedangkan pada RSE

haruslah Stock yang berasal dari Storage Location 9016.

Picking Process pada General Trade (GT) berlangsung pada pukul 07.00 – 18.00 WIB.

(52)

4.2.2.1.1.1 Process Range Overview

Picking Process di General Trade (GT), sedikit berbeda dengan Modern Trade (MT). Alur proses pengambilan stock (withdrawal of goods) dari gudang (Coldstore), dalam lingkup sistem SAP R/3

Warehouse Management di General Trade (GT),

dimulai pada saat Warehouse Management (WM) user

akan melakukan Order Management Processing. Setelah Order Management Processing

selesai, maka akan dilanjutkan dengan beberapa sub proses Picking lainnya yaitu : Delivery Order processing, Shipment Processing dan Transfer Order Processing. Setelah Delivery Order processing maka akan dilanjutkan dengan Shipment Processing. Hal ini dikarenakan pada General Trade (GT) lebih mudah dan menghemat waktu bila melakukan Transfer Order

Processing dengan referensi nomor Shipment

dokumen.

Hal lainnya yang membedakan Picking Process pada General Trade (GT) dan Modern Trade (MT) yaitu, pada General Trade (GT), Picking Process

hanya dilakukan sampai Transfer Order Processing. Hal ini dikarenakan untuk sub-sub proses Picking

(53)

Delivery) Processing, tidak terdapat pada alur proses pergerakan stock (Processes of Good Movement Flow)

di General Trade (GT) khususnya untuk lingkup

sistem SAP R/3 Warehouse Management.

Billing Processing pada General Trade (GT), dilakukan oleh Depo yaitu pihak ketiga (third party) yang dipercayakan oleh PT Unilever Indonesia, Tbk. untuk menangani kegiatan Billing Processing

sekaligus melakukan penagihan ke para Customer

(dalam kegiatan operasional, sering disebut Store) serta menerima pembayaran order. Segala kondisi penerimaan stock pada customer, menjadi wewenang Depo. Termasuk didalamnya apakah terdapat stock rusak pada saat diterima, sehingga harus terjadi good return, ataukah stock yang diterima tidak sesuai dengan order sehingga selain good return, customer

meminta dikirimkan kembali stock yang sesuai, atau akhirnya order yang tidak terpenuhi dibatalkan, ataukah kondisi lainnya yang terjadi, bukan lagi merupakan lingkup wewenang dari pihak Cold Storage Office.

Dikarenakan Billing Processing dan Proof

of Delivery (POD) Processing yang dikerjakan

(54)

Warehouse Management (WM) user hanya terjadi pada proses Picking di Modern Trade (MT), maka observasi penulis pada proses Picking di General Trade (GT)

hanya sampai pada tahapan Transfer Order Processing.

Pada General Trade (GT), jumlah Sales Order (SO) yang masuk melalui Order management report, untuk tiap-tiap harinya berkisar 30 Sales Order (SO).

(55)

Sub – sub Picking Process (Good Issue Processing) yang terjadi pada General Trade (GT)

digambarkan pada bagan berikut.

Order Management Processing

Delivery Order Processing

General Trade (GT) Picking Process Wall’s Ice Cream Outbound Department

TO Creating Process TO Confirming Process Transfer Order Processing Shipment Processing

Gambar 4.19 Sub Gambaran Penelitian (Implementasi) – GT Picking Process

(56)

i. Order Management Processing 1. Applied Process Description

Tujuan dilakukannya Order Management Processing pada General Trade (GT), yaitu dapat diketahuinya jumlah order customer yang akan diproses pada hari yang bersangkutan.

Pada Picking Process (Stock Removal) di

General Trade (GT), proses dimulai ketika melalui

Transaction Code (T-code) pada sistem SAP R/3

Warehouse Management, Sales Order Document

(SD Module) yang diproses oleh Order Processor

(SD User), telah diberikan ke Cold Storage Office

(WM Module), dan diterima oleh Admin Clerk

(WM User) pada shift 1 (Sekitar Pukul 09.00 WIB). Bila terjadi proses Reschedulling maka sebelumnya proses tersebut telah dilakukan oleh

Order Processor. Sehingga aktifitas Warehouse

Management di Wall’s Ice Cream Outbound

khususnya Cold Storage Office pada proses

General Trade (GT) hanya akan memproses Sales

Order (SO) yang telah masuk melalui menu

transaksi didalam sistem SAP R/3 yaitu Order management report.

(57)

menunjukkan manakah Sales Order yang perlu diproses menjadi Delivery Order (DO) lebih dahulu.

Tidak seperti Modern Trad (MT), General Trade (GT) Sales Order document, berupa nomor

Sales Order dokumen, akan masuk melalui Order management report, sedikit demi sedikit.

Melalui Order Management Processing juga akan terlihat alur suatu Sales Order telah sampai pada tahapan Picking Process mana.

2. Order Management Processing Transaction

Application menu yang dapat dipergunakan untuk menghasilkan Order Management View hinga Order management report telah tersedia pada sistem SAP R/3. Pengaksesan dapat dilakukan dengan Otorisasi Warehouse

Management (WM) user yaitu, Admin Clerk

dengan menggunakan beberapa Transaction Code (T-Code) berikut:

(58)

Tabel 4.24 Tabel Menu Transaksi untuk Order management report

Beberapa Field Menus, Radio Buttons, dan

Check Menu pada T-Code YIDSD_SL0005 (Order

management report) yang harus dilengkapi

sehingga Order Management Processing dapat dilakukan melalui sistem SAP R/3, diantaranya:

YIDSD_SL0005

Merupakan Order management report, yaitu

transaction menu yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3.

Transaction Menu ini digunakan untuk

mendapatkan beberapa informasi mengenai

Order, sehingga Order management report

(59)

Tabel 4.25 Tabel Required Inputs untuk Order management report

Sales Organization Selection Menu

Merupakan Sales

Organization Selection Menu

pada sistem SAP. 9005

menunjukkan Sales

Organization IC-BOF LOCAL.

Manual

Sales Document Type Selection Menu

Merupakan Sales Document

Type Selection Menu pada

sistem SAP. ZTA merupakan pilihan Sales Document Type Standard Order.

Manual

Document Date Filling Menu

Merupakan Document Date Filling Menu pada sistem SAP. Tanggal tersebut merupakan Tanggal dibuatnya Sales Order

dokumen.

Manual

Plant Filling Menu

Merupakan Plant Filling Menu

pada sistem SAP.

9002 menunjukkan ID Food Solutions.

Manual

Material Multiple Selection

Menu

Merupakan Material Multiple

Selection Menu pada sistem

SAP. Material/Stock disertakan sesuai dengan order pada Sales

Order dokumen.

(60)

Setiap Required Inputs yang telah dilengkapi pada sistem SAP R/3 melalui T-Code YIDSD_SL0005 (Order management report), akan memberikan keluaran tampilan sub proses yaitu Order management report seperti pada tabel berikut.

Gambar 4.20 Screenshoot Keluaran Sub Proses Order Management Report

(61)

Rincian keterangan mengenai tampilan dari aplikasi Order management report diatas, akan ditunjukkan pada tabel berikut.

Tabel 4.26 Tabel Keterangan Keluaran Sub Proses untuk Order management report

Order Created

Menujukkan tanggal dimana Sales Order dokumen akan diproses dalam lingkup Warehouse Management.

Request Delivery Date

Menunjukkan Request Delivery Date

pada order customer. Tanggal tersebut juga merupakan acuan, dimana 2 minggu setelahnya, pembayaran haruslah dilakukan.

Sales Document Menunjukkan nomor Sales Order

dokumen.

Delivery Menunjukkan nomor Delivery Order

dokumen.

Billing Document Menunjukkan nomor Billing

dokumen.

Purchase Order no. Menunjukkan nomor Purchase Order

dokumen.

Sold-to party name

Menunjukkan Sold-to party name (nama customer dalam hal ini distributor/concessionaire).

(62)

Order Management Process tidak memiliki kaitan secara langsung dengan proses bisnis diluar modul Warehouse Management.

Namun Order Management Process

mempengaruhi sub proses dalam internal proses di

Warehouse Management, yaitu menjadi penjebatan

antara Sales Order dokumen dengan Delivery Order processing.

ii. Delivery Order Processing 1. Applied Process Description

Baik di General Trade (GT) maupun Modern Trade (MT), setelah mendapatkan Sales Order document yang berupa nomor Sales Order dari Bagian Penjualan melalui Order management report Processing maupun melalui email, maka selanjutnya Warehouse Management user pada General Trade (GT), yaitu Admin Clerk akan memproses nomor Sales Order tersebut membuatnya menjadi Delivery Order dokumen

Sales Document Type (SaTy)

Menunjukkan Sales Document Type (SaTy).

(63)

melalui menu transaksi yang telah tersedia pada sistem SAP R/3.

Pada General Trade (GT), Admin Clerk dalam melakukan Delivery Order Processing akan memasukkan beberapa nomor Sales Order

sekaligus sebagai referensi pada Multiple Selection for Sales Document pada menu Sales Order Item

(biasanya 2- 3 nomor Sales Order).

Berakhirnya Delivery Order Processing

ditunjukkan dengan terbuatnya nomor Delivery Order dokumen.

Nomor Delivery Order yang telah terbuat akan diteruskan untuk kemudian dijadikan dokumen referensi Shipment Processing.

2. Delivery Order Process Transaction

Application menu yang dapat dipergunakan untuk menghasilkan Delivery Order telah tersedia pada sistem SAP R/3. Pengaksesan dapat dilakukan dengan Otorisasi Warehouse

Management (WM) user yaitu, Admin Clerk

dengan menggunakan Transaction Code (T-Code)

(64)

Tabel 4.27 Tabel Menu Transaksi Delivery Order Processing

Berikut merupakan required inputs yang harus dilakukan pada T-Code VL10C (Sales Order Items) pada sistem SAP R/3 sehingga Delivery Order Processing dapat dilakukan, dan nomor dokumen

Delivery Order (DO) pun dapat terbuat.

Tabel 4.28 Tabel Required Inputs Sales Order Item

VL10C

Merupakan Sales Order Item, yaitu menu transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini digunakan untuk membuat dan menghasilkan Delivery Order.

Shipping Point /

Receiving Point Selection Menu

Merupakan Shipping

Point/Receiving Point Selection Menu pada sistem SAP.

9005 menunjukkan IC BOF LOCAL.

(65)

Delivery Creation

Date Selection Menu

Merupakan Delivery Creation

Date Selection Menu pada

sistem SAP.

Tanggal tersebut merupakan Tanggal dibuatnya Delivery

dokumen.

Manual

Sales Document Multiple Selection

Menu

Merupakan Sales Multiple

Selection Menu pada sistem

SAP. Satu hingga tiga nomor

Sales Document dimasukkan

secara sekaligus.

Manual

Background Button

Merupakan Icon pada sistem SAP yang digunakan untuk memproses Sales Order

dokumen menjadi Delivery

Dokumen.

(66)

Setiap Required Inputs yang telah dilengkapi pada sistem SAP R/3 melalui T-Code VL10C (Sales Order Items), akan memberikan keluaran tampilan sub proses yaitu: Activities Due for Shipping “Sales Order Items” dan Delivery Creation Log seperti pada tabel-tabel berikut.

Gambar 4.21 Gambar Keluaran Sub Proses Activities Due for Shipping “Sales Order Items”

(67)

Gambar 4.22 Screenshoot Keluaran Sub Proses Delivery Creation Log

(68)

iii. Shipment Processing

1. Applied Process Description

Setelah Warehouse Management (WM) user

yaitu Admin Clerk mendapatkan hasil Delivery Order Processing berupa nomor Delivery Order

dokumen, maka Admin Clerk selanjutnya akan melakukan Shipment Processing melalui referensi nomor Delivery Order tersebut, melalui menu yang telah tersedia pada sistem SAP R/3.

Pada General Trade (GT), seperti yang telah dijelaskan pada lingkup proses Picking

sebelumnya, bahwa Sales Order dokumen yang harus diproses oleh Admin Clerk, didapat sedikit demi sedikit melalui Order management report

pada sistem SAP R/3, sehingga akan lebih memudahkan apabila Transfer Order Processing

(pengambilan Stock di Coldstore) dilakukan setelah

Shipment Processing selesai.

Pada General Trade (GT), 1 nomor Shipment

dokumen dapat merupakan referensi dari minimal 1 atau lebih nomor Delivery Order dokumen. Yang merupakan keharusan adalah pada Picking Process

di General Trade (GT), 1 nomor Shipment