Pada GT setelah mendapatkan hasil
Shipment Processing berupa nomor
Shipment dokumen maka Warehouse
selanjutnya akan melakukan Transfer
Order (TO) Processing melalui referensi
dokumen tersebut, pada menu transaksi di sistem SAP R/3.
Untuk Picking Process di General
Trade (GT), proses pemilihan lokasi dan
alamat stock pada rack dilakukan dengan proses Foreground.
User yaitu Admin Clerk, akan memilih
stock dengan prioritas utama, yaitu stock
yang berada pada Storage type 331 (Double
deep). Kemudian diikuti dengan Storage type prioritas dibawahnya, yaitu: 301
(Back-2-Back), 341 (Single Selected), dan 310 (Ground) apabila pada Storage type 331 tidak terdapat Stock yang sesuai.
Picking Process pada General Trade (GT) tidak diperbolehkan memilih Stock
pada Storage type 351 (Pick Face), karena nantinya akan dapat menimbulkan masalah, yaitu mempengaruhi ketidaktersedianya
Stock untuk Picking Process Modern Trade (MT).
dokumen yang ditangani oleh Order
Processor, telah melalui proses
rekomendasi penggantian waktu pengadaan dan pengiriman Stock secara otomatis dari sistem SAP R/3, dikarenakan hari dan tanggal, serta quantity order yang tidak bertemu dengan Availability Stock di Coldstore, atau yang lebih dikenal dengan istilah Reschedulling, maka bisa dipastikan bahwa stock yang dibutuhkan dapat terpenuhi.
Pada General Trade (GT), 1 nomor
Delivery Order dokumen merupakan
referensi untuk membuat minimal 1 maksimal banyak Transfer Order
dokumen. Hal ini dikarenakan banyaknya
Transfer Order dokumen dalam 1 Delivery
Order dokumen, ditentukan oleh
banyaknya Storage type dimana Stock dalam Delivery Order dokumen tersebut berasal dan digunakan pada waktu proses pengalokasian ( Transfer Order (TO)
Creating Process).
Processing selesai dilakukan, maka akan
dilanjutkan dengan melakukan Transfer
Order (TO) reporting melalui menu
transaksi yang terdapat pada sistem SAP R/3, dan nantinya TO reporting atau yang lebih dikenal dengan TO slip akan diubah dengan bentuk spreadsheet (Export to
Excel).
TO slip yang telah berformat
spreadsheet, akan dicetak sebanyak 3
rangkap, dan nantinya Admin Clerk akan memberikan 3 rangkap TO slip tersebut kepada, Forklift Operator, Assembling
Team, dan Checker.
Assembling Team akan menggunakan
TO Slip yang diterimanya untuk
mempersiapkan jika dalam order terdapat
Stock yang tidak full pallet (dalam kegiatan
operasional, sering disebut Stock
receh/curah)
Dan Checker, akan menggunakan TO
Slip untuk memastikan bahwa keseluruhan Stock tidak ada yang bermasalah, baik dari
keadaan kemasan Stock yang tidak mengalami gangguan/kerusakan.
Transfer Order (TO) Creating
Processing berakhir dengan ditandai dan
didapatnya Transfer Order (TO) number secara generate. Nantinya Transfer Order
(TO) number yang telah dihasilkan
selanjutnya harus dikonfirmasi, melalui
Transfer Order (TO) Confirming
Processing, yaitu tepat pada saat Stock akan
dikeluarkan dari Coldstore.
b. Transfer Order Creating Process Transaction
Application menu yang dapat
dipergunakan untuk membuat Transfer
Order dan menampilkan Transfer Order
yang berupa reporting dengan lebih detail, telah tersedia pada sistem SAP R/3.
Untuk proses General Trade (GT) pengaksesan dapat dilakukan dengan Otorisasi Warehouse Management (WM)
user yaitu yaitu Admin Clerk dengan
(T-Code) berikut:
Tabel 4.32 Tabel Menu Transaksi Transfer Order Creating Process
c. Required Input
Terdapat beberapa required inputs yang harus dilakukan pada sistem SAP R/3 melalui T-Code VL06P (Outbound
Deliveries for Picking) untuk dapat
melakukan Transfer Order Creating
Processing, diantaranya:
Transaction Code Description
VL06P
Merupakan Outbound Deliveries for Picking, yaitu menu transaksi yang telah
terdapat di dalam sistem SAP R/3.
Transaction Menu ini digunakan untuk
membuat Transfer Order dokumen.
LX12
Merupakan Transfer Orders: Resident
Documents (Detailed View), yaitu menu
transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini digunakan untuk menghasilkan view
Transfer Order semakin detail (Dalam
kegiatan operasional disebut TO
Tabel 4.33 Tabel Required Inputs Outbound Deliveries for Picking
Required Inputs Type Description Filling Field
Sales
Organization Selection Menu
Merupakan Sales Organization Selection Menu pada sistem SAP.
9001 menunjukkan
Sales Organization
Indonesia Retail (ID Retail).
Manual
Distribution
Channel Selection Menu
Merupakan
Distribution Channel
Selection Menu pada
sistem SAP.
11 menunjukkan
Distribution Channel
Unilever Channel.
Manual
Division Selection Menu
Merupakan Division
Selection Menu pada
sistem SAP.
11 menunjukkan
Distribution Unilever
Division.
Shipping Point/
Receiving Point Selection Menu
Merupakan Shipping
Point/ Receiving Point Selection Menu pada
sistem SAP.
9005 menunjukkan
Shipping Point/
Receiving Point IC BOF
LOCAL. Manual Doc. Data - Delivery Multiple Selection Menu Merupakan Delivery
Multiple Selection Menu
pada sistem SAP.
Hal yang sama harus dilakukan pada sistem SAP R/3 melalui T-Code LX12 (Transfer Orders: Resident Documents
(Detailed View)), beberapa required inputs
harus disertakan untuk dapat menghasilkan
view Transfer Order secara detail,
diantaranya:
Tabel 4.34 Tabel Required Inputs Transfer Orders: Resident
Documents (Detailed View)
Foreground Button
Merupakan Icon pada sistem SAP yang digunakan untuk memproses Transfer
Order dokumen.
Manual
Required
Inputs Type Description Filling Field
Dynamic Selections - WM Transfer Order header Sales Document Button WM Transfer Order header Sales Document Menu
d. Keluaran Sub Proses
Setelah beberapa Field Menus, Radio
Buttons, dan Check Menus pada T-Code
VL06P (Outbound Deliveries for Picking), dilengkapi, maka sistem SAP R/3 akan memberikan tampilan sub proses yaitu: “Days Workload for Picking” seperti pada gambar berikut.
Warehouse
Number Selection Menu
Merupakan Warehouse
Number Selection Menu
pada sistem SAP. 922 menunjukkan
Shipping Warehouse Number Ice cream Finished Good ( Icream
FG). Manual Confirm Status - Only open TO items Radio Button
Merupakan Only open
Transfer Order items Radio Button pada
sistem SAP.
Manual
Local File Button
Merupakan Local File Button pada sistem SAP. Berguna untuk
melakukan konversi ke Excel.
Gambar 4.24 Screenshoot Keluaran Sub Proses Outbound Deliveries for Picking
Dan keterangan dari Rincian tampilan diatas akan disajikan pada tabel berikut.
Tabel 4.35 Tabel Keterangan Keluaran Sub Proses Outbound Deliveries for Picking
Information Description
Shipping Point
Menunjukkan Shipping Point. 9005 merupakan Shipping Point IC BOF LOCAL.
Pick Date Menunjukkan Tanggal Picking
Begitu pula dengan tiap-tiap Required
Inputs yang telah dilengkapi pada sistem SAP R/3 melalui T-Code LX12 (Transfer Orders: Resident Documents (Detailed View) ), juga akan memberikan keluaran
tampilan sub proses yaitu: Transfer Order
Reporting atau yang lebih dikenal dengan
istilah TO Slip seperti pada tabel berikut.
Gambar 4.25 Screenshoot Keluaran Sub Proses Transfer Orders: Resident Documents (Detailed View)
Total Weight
Menunjukkan jumlah
Stock/Material dalam satu nomor Transfer Order dokumen yang
sama.
Quantity Menunjukkan jumlah order dari
Adapun rincian keterangan mengenai tampilan dari aplikasi Resident Documents
(Detailed View) diatas, akan ditunjukkan
pada tabel berikut.
Tabel 4.36 Tabel Keterangan Keluaran Sub Proses Transfer Orders:
Resident Documents (Detailed View)
Information Description
Transfer Order Number Menunjukkan nomor Transfer
Order dokumen.
Created On Menunjukkan Tanggal
dilakukannya Picking Process.
Document Menunjukkan nomor Delivery
Order dokumen.
User
Menunjukkan Warehouse Management User, yaitu Admin Clerk General Trade (GT).
Storage type (Typ)
Menunjukkan Storage type yang digunakan untuk suatu Transfer
Order dokumen.
Storage bin
Menunjukkan Storage bin
dimana suatu Stock akan dikeluarkan (picking).
Tabel 4.37 Tabel General Trade (GT) – Transfer Order (TO) Slip
2002651367 PA PALEMBANG 1 0
427886 62028025 102422 DA2504 207 9003339929
427887 62028219 102412 DD3501 170 9003331890
427888 20068569 102442 BB0904 216 9003356126
1 20068657 102471 BO1002 216 9003368982
2 20068566 102461 CG1802 216 9003366349
3 20068566 102461 CH0102 216 9003365077
4 20068666 102462 CJ0501 153 9003367576
5 20068594 102462 CJ0502 184 9003367583
1578
2. Transfer Order Confirming