Application menu yang dapat
dipergunakan untuk melakukan Transfer
Order (TO) Confirming Processing telah
tersedia pada sistem SAP R/3.
Untuk proses Modern Trade (MT), pengaksesan dapat dilakukan dengan otorisasi user yaitu Modern Trade (MT) dengan menggunakan Transaction Code
(T-Code) berikut.
Tabel 4.44 Tabel Menu Transaksi Transfer Order Confirming Process
Namun aplikasi untuk menampilkan
Transfer Order yang berupa reporting
dengan lebih detail, tidaklah berbeda
Transaction Code Description
VL06C
Merupakan Outbound Deliveries for Picking, yaitu menu transaksi yang telah
terdapat di dalam sistem SAP R/3.
Transaction Menu ini ditujukan untuk
melakukan konfimasi Transfer Order dokumen.
dengan yang ada pada General Trade (GT).
Transaction Code (T-Code) yang digunakan
adalah sama, yaitu LX12 (Transfer Orders:
Resident Documents (Detailed View)).
Hanya saja pengaksesan pada Modern
Trade (MT) dilakukan dengan Otorisasi
khusus Modern Trade (MT) Warehouse
Management (WM) user yaitu Modern Trade (MT) Despatch Checker.
3.Required Input
Beberapa Field Menus, Radio Buttons, dan Check Menu pada sistem SAP R/3 melalui T-Code VL06C (Outbound
Deliveries for Confirmation) yang harus
dilengkapi sehingga Transfer Order dokumen dapat dikonfimasi, dan Stock pun dapat dikeluarkan dari Coldstore, diantaranya:
Tabel 4.45 Tabel Required Inputs Outbound Deliveries for Confirmation
Sales
Organization Selection Menu
Merupakan Sales Organization Selection Menu pada sistem SAP.
9001 menunjukkan
Sales Organization
Indonesia Retail (ID Retail).
Manual
Distribution
Channel Selection Menu
Merupakan
Distribution Channel
Selection Menu pada
sistem SAP.
11 menunjukkan
Distribution Channel
Unilever Channel.
Manual
Division Selection Menu
Merupakan Division
Selection Menu pada
sistem SAP.
11 menunjukkan
Distribution Unilever
Division.
Shipping Point/
Receiving Point Selection Menu
Merupakan Shipping
Point/ Receiving Point Selection Menu pada
sistem SAP.
9005 menunjukkan
Shipping Point/
Receiving Point IC BOF
LOCAL. Manual Doc. Data - Delivery Multiple Selection Menu Merupakan Delivery
Multiple Selection Menu
pada sistem SAP.
Manual
Confirm Button
Merupakan Icon pada sistem SAP yang digunakan untuk mengkonfirmasi seluruh nomor Transfer Order dokumen.
4.Keluaran Sub Proses
Setiap Required Inputs yang telah dilengkapi baik itu berupa Field Menus, Radio
Buttons, dan Check Menus pada sistem SAP R/3 melalui T-Code VL06C (Outbound Deliveries for Confirmation), maka akan menghasilkan keluaran sub proses seperti pada
Gambar 4.34 berikut.
Gambar 4.34 Screenshoot Keluaran Sub Proses Outbound Deliveries for Confirmation
Adapun rincian keterangan mengenai tampilan dari aplikasi Outbound Deliveries
for Confirmation diatas, akan dijelaskan
pada tabel berikut:
Tabel 4.46 Tabel Keterangan Keluaran Sub Proses Outbound Deliveries for Confirmation
Information Description
Delivery Menunjukkan nomor Delivery
Order dokumen.
Pick. Request
Menunjukkan nomor Transfer
Order dokumen, yang terdapat
pada suatu Delivery Order.
Goods Issue Menunjukkan tanggal
dilakukannya Picking Process.
Ship-to-party
Menunjukkan kode Customer
General Trade (GT) dalam hal
ini adalah kode
Distributor/Concessionaire.
Name of the ship-to party
Menunjukkan nama Customer
General Trade (GT) dalam hal
ini adalah kode
Tabel 4.47 Tabel Modern Trade (MT) – Transfer Order (TO) Slip
1 B 9750 KX SURADI 4E+09 20067720 12 101631 DB1303 20068569 3 102223 CF0901 20068659 2 101671 CA1601 20068666 1 102531 BL0801 62027338 1 102313 DA0301 62027341 2 94641 DA0501 62027617 1 102232 DA3601 62027784 1 101963 CQ1701 62027785 2 101262 BR3301 62027790 1 102412 DA4301 62027829 26 102512 DB2801 62027834 6 101932 BQ0501 62027835 1 102242 CQ0701 62027836 1 102142 CP0401 62027837 6 101952 DA3101 62027839 3 102521 DA0105 62027840 1 102362 BR2701 62027841 2 101151 CQ1204 62027842 1 102351 CQ1201 62027843 7 102323 DB1201 62027844 2 102262 DA1304 62028025 1 101133 DA3001 62028219 2 102412 DB3401 62028220 2 101563 CL0202 62029000 1 102161 BR0201 62029402 1 102513 DB0402 62029403 4 102462 BR2401 62052210 4 102453 CP0501 4000386353 Total 97
iii. Shipment Processing
1. Applied Process Description
Setelah Warehouse Management (WM) user yaitu Modern Trade (MT) Despatch Checker menyelesaikan Transfer Order (TO) Confirming
Process, maka Modern Trade (MT) Despatch Checker selanjutnya akan melakukan Shipment Processing melalui referensi nomor Delivery Order. Proses ini dilakukan menggunakan menu
yang telah tersedia pada sistem SAP R/3.
Pada Modern Trade (MT), 1 nomor Shipment dokumen dapat merupakan referensi dari minimal 1 atau lebih nomor Delivery Order dokumen. Yang menjadi menjadi perbedaan dengan General Trade
(GT) adalah Picking Process pada Modern Trade
(MT), 1 nomor Shipment (pada kegiatan
operasional disebut Transporter/Forward Agent) dapat terdiri dari beberapa tujuan pengiriman (Shipment Route) dan customer (Ship to party) yang berbeda.
Shipment Processing nantinya ditandai dan
didapatkannya Shipment Number secara generate, untuk kemudian diteruskan pada Billing
2.Shipment Process Transaction
Application menu yang telah tersedia pada
sistem SAP R/3 dan dipergunakan untuk melakukan Shipment Processing, tidaklah berbeda dengan General Trade (GT). Transaction Code
(T-Code) yang digunakan adalah sama, yaitu VT01N
(Create Shipment: Initial Screen).
Hanya saja pengaksesan dilakukan dengan Otorisasi khusus Modern Trade (MT) Warehouse
Management (WM) user yaitu Modern Trade (MT) Despatch Checker.
3. Required Input
Tidak terdapat perbedaan required inputs antara
Modern Trade (MT) dan General Trade (GT).
Melalui T-Code VT01N (Create Shipment: Initial
Screen) pada sistem SAP proses Shipment dapat
dilakukan.
4.Keluaran Sub Proses
Setiap Required Inputs yang telah dilengkapi pada sistem SAP R/3 melalui T-Code VT01N, akan memberikan keluaran tampilan sub proses yaitu:
Tidak terdapat perbedaan Keluaran Sub Proses pada Shipment Processing, pada General Trade
(GT) maupun Modern Trade (MT) selain tujuan
pengiriman seperti yang sudah disebutkan sebelumnya.
iv. Billing Processing
1. Applied Process Description
Pada Modern Trade (MT) setelah nomor
Shipment dokumen didapatkan, maka selanjutnya Modern Trade (MT) Despatch Checker akan
melanjutkan Picking Process pada Billing Processing.
Billing Processing pada Modern Trade (MT),
pada akhirnya akan menghasilkan nomor Billing dokumen dan informasi jumlah tagihan pada
Delivery Note. Jumlah tagihan ini merupakan biaya
yang harus dibayarkan oleh cutomer Modern Trade
(MT) atas order yang telah dilakukan. Delivery Note merupakan Surat Jalan untuk customer Modern Trade (MT)
Hasil Billing Processing tersebut juga akan dijadikan sebagai bahan membuat Invoice
operasional ini dilakukan di MBAU Jakarta (Bagian yang menyelesaikan proses penagihan dan pembuatan Billing dokumen yang sesungguhnya). Informasi yang dihasilkan Billing dokumen yang terdapat pada Delivery Note, hanya merupakan Pro
Forma Invoice. Billing dokumen yang
sesungguhnya (Invoice dokumen yang telah disertai faktur pajak) akan dikerjakan oleh Bagian Penjualan MBAU Jakarta.
Billing Processing dilakukan dengan
menggunakan referensi Multiple Delivery Order dokumen.
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya pada
Modern Trade (MT) Delivery Order Processing,
terdapat perbedaan harga kesepakatan untuk tiap-tiap customer Modern Trade (MT) / Store dengan Bagian Penjualan. Harga kesepakatan tersebut terlihat pada detail dokumen Sales Order, yang telah diproses menjadi Delivery Order dokumen, dan secara otomatis juga terlihat pada cetakan
Delivery Note setelah Billing Processing
Billing Processing nantinya ditandai dengan
didapatkannya nomor Billing dokumen secara
generate.
Setelah Billing Number secara generate dihasilkan, dan Stock telah dikeluarkan dari Coldstore dan dipindahkan ke Loading Bay (WM
area untuk memuat Stock ke dalam kendaraan),
maka Modern Trade (MT) Despatch Checker akan melanjutkan pada tahap Shipment Change Process pada sistem SAP R/3. Dalam sub proses ini akan dilakukan beberapa updated sesuai dengan tahapan/status Picking Process yang telah dilakukan. Updated akan terus dilakukan hingga
status Picking menjadi Shipment completed, dan
siap diteruskan pada proses pencetakkan Surat Jalan dengan menggunakan menu transaksi (T-Code) yang telah terdapat pada sistem SAP R/3 (Shipment Print Processing). Surat Jalan pada
Modern Trade (MT), terdiri dari Delivery Note, Despatch Memo, dan Load Manifest.
Delivery Note yang diperuntukkan bagi Customer Modern Trade (MT) dalam hal ini yaitu Stores, sedangkan Despatch Memo nantinya akan
yaitu pihak ketiga (third party) yang dipercaya oleh Perseroan untuk mengantarkan order customer, dan Load Manifest yang akan diberikan
kepada Security.
Setelah Surat Jalan tercetak dan Modern Trade
(MT) Despatch Checker telah memberikannya
kepada ketiga pihak tersebut, maka proses akan diakhiri dengan proses Loading, yaitu sekitar pukul 22.00 WIB. Proses Loading merupakan proses pemindahan Stock dari Loading Bay untuk dimuat pada Van/Tronton/Containner), dan order customer pun siap diantarkan. Bila ada tambahan pengiriman maka proses Loading akan dilanjutkan pada keesokkan harinya, yaitu pada shift 1, pukul 07.00 s/d 10.00.
2.Billing Process Transaction
Pada Modern Trade (MT) application menu untuk melakukan Change Shipment Processing
(VT70) dan Shipment Print Processing (VT70)
tidaklah berbeda dengan yang terjadi pada saat
General Trade (GT) - Transfer Order Confirming Process dilakukan.
dipergunakan untuk menghasilkan nomor Billing dokumen telah tersedia pada sistem SAP R/3. Pengaksesan dapat dilakukan dengan Otorisasi
Warehouse Management (WM) user yaitu, Modern
Trade (MT) Despatch Checker dengan
menggunakan Transaction Code (T-Code) berikut.
Tabel 4.48 Tabel Menu Transaksi Billing Processing
3. Required Input
Berikut merupakan required inputs yang harus dilakukan pada T-Code VF01 (Create Billing
Document) pada sistem SAP R/3 sehingga Billing Processing dapat dilakukan, dan nomor dokumen Billing pun dapat terbuat.
Transaction Code Description
VF01
Merupakan Create Billing Document, yaitu menu transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini digunakan untuk membuat Billing
Tabel 4.49 Tabel Required Inputs Create Billing Document
Required Input Type Description Filling Field
Delivery Multiple Selection
Menu
Merupakan Outbound
Delivery Multiple Selection
Menu pada sistem SAP. Nomor Delivery dokumen dimasukkan
secara multiple.
Manual
Billing Type Selection Menu
Merupakan Billing Type Selection Menu. Pro Forma-UNITY menunjukkan dokumen
Billing tersebut bukanlah
dokumen penagihan
sesungguhnya. Karena harga yang tertera belum termasuk pajak yang harus dibayarkan oleh Customer.
4.Keluaran Sub Proses
Setiap Required Inputs yang telah dilengkapi pada sistem SAP R/3 melalui T-Code VF01 (Create Billing Document), akan memberikan keluaran tampilan sub proses yaitu: Billing
Document Pro Forma-UNITY (ZF8) Create: Billing Document Overview seperti pada tabel
berikut.
Gambar 4.35 Screenshoot Keluaran Sub Proses Create Billing Document
Adapun rincian keterangan mengenai tampilan dari aplikasi Billing Document Pro Forma-UNITY
(ZF8) Create: Billing Document Overview diatas,
akan disajikan pada tabel berikut:
Tabel 4.50 Tabel Keterangan Keluaran Sub Proses Create Billing Document
5. Fitur Penomoran
Berikut merupakan Fitur Penomoran untuk
Billing Number dokumen hasil dari Billing Processing.
Information Description
Billing Type Menunjukkan jenis dan tujuan
Billing dokumen.
Name Menunjukkan nama Customer
Modern Trade (MT).
Net Value Menunjukkan harga kesepakatan
Tabel 4.51 Tabel Fitur Penomoran Billing Number
6. Integrasi Intra dan Antar Modul
Billing Process tidak memiliki kaitan secara
langsung dengan proses bisnis diluar modul
Warehouse Management.
Namun Billing Process mempengaruhi sub proses dalam internal proses di Warehouse
Management, khususnya pada proses Loading dan
Pencetakan Surat Jalan untuk Order Modern Trade
(MT).
Format Description Example
200XXXXX
200
Digit pertama sampai ketiga
merupakan kode yang
mengidentifikasikan Fitur Penomoran
Material / Stock.
20068566 XXXXXXX
Digit ketiga sampai kedelapan merupakan tujuh digit running number.
v. Proof of Delivery Processing (MT -Stock Return) 1. Applied Process Description
Setelah supir kendaraan selesai mengantar order, maka sekitar pukul 23.00 WIB sebelum berganti hari, satu persatu Transporter (Forward
Agent) akan kembali membawa Delivery Note
yang telah diberi tanda terima berupa cap dari
customer (Stores), kepada Warehouse
Management (WM) user yaitu Modern Trade (MT) Despatch Checker.
Pada Modern Trade (MT) Warehouse Management (WM) user yaitu Modern Trade (MT) Despatch Checker akan menggunakan seluruh Delivery Note untuk 1 hari penuh yang telah
dikembalikan tersebut untuk dilanjutkan pada
Proof of Delivery Processing.
Proof of Delivery Processing bertujuan
melakukan konfirmasi terkait segala kondisi penerimaan Stock pada customer Modern Trade
(MT). Apakah seluruh Stock diterima oleh customer tanpa terjadi pengembalian Stock (good return). Ataukah terdapat Stock yang dikembalikan
supir dari customer dengan berbagai alasan, salah satu alasan dimana Stock tidak sesuai dengan order
(pada saat pemrosesan baik pada saat proses Sales
Order ataukah proses picking di lingkup
Warehouse Management (WM) terjadi kesalahan
teknis/human error) sehingga selain good return,
customer meminta dikirimkan kembali Stock yang
sesuai, atau akhirnya order yang tidak sesuai menjadi dibatalkan.
Modern Trade (MT) Despatch Checker dalam
melakukan Proof of Delivery Processing akan memasukkan 1 nomor Shipment sebagai referensi pada Multiple Selection for Shipment Document pada menu Proof of Delivery.
Setelah itu akan muncul nomor Delivery Order secara keseluruhan untuk 1 nomor Shipment dokumen. Akan dilakukan pengecekkan terhadap satu per satu Material dalam 1 nomor Delivery
Order dengan cara klik dua kali, sehingga nantinya
akan muncul detail informasi material apa saja yang ada didalam Delivery Order tersebut. Bila tidak terdapat pengembalian Stock (suatu material dan jumlahnya sesuai dengan order), maka konfirmasi dapat langsung diteruskan. Bila terdapat pengembalian, maka Stock/material yang dikembalikan harus disertai kuantitas dan alasan
pengembalian, baru nantinya dapat dikonfirmasi. Setelah seluruh Delivery Note yang kembali telah dikonfirmasi, maka Modern Trade (MT)
Despatch Checker akan membuat Laporan POD.
Berakhirnya Proof of Delivery Processing menunjukkan tuntasnya Picking Processing MT customer.