ANALISA SISTEM INFORMASI
SISTEM PEMBELIAN PADA CV. DWI MANDIRI COMPUTER
DENGAN MENGGUNAKAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK
Iqbal Maulana1), Dian Anubhakti2)
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260
E-mail: [email protected]), [email protected]2)
Abstrak
Dalam kehidupan sehari-hari informasi sudah menjadi hal yang sangat penting bagi siapa pun. Terutama untuk
suatu perusahaan atau instansi untuk menjadi lebih baik dalam hal pelayanan. CV. DWI MANDIRI COMPUTER suatu perusahaan yang bekerja di bidang penjualan dan pembelian. Dalam pengelolaan sistem informasi pembelian di CV. DWI MANDIRI COMPUTER masih melakukan transaksi pembelian secara manual, dan juga melakukan pencarian dokumen-dokumen yang bersangkutan dengan transaksi pembelian. Adanya sistem yang berjalan sekarang ini memperlambat kebutuhan informasi data yang seharusnya tersedia dengan cepat, tepat, dan akurat. Agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, penulis merancang “Analisa Sistem Informasi Pembelian Pada CV. DWI MANDIRI COMPUTER Dengan Metodologi Berorientasi Obyek”.
Kata kunci: Analisa Pembelian, Sistem Pembelian, Sistem Informasi Pembelian. 1. PENDAHULUAN
Di era milenial seperti ini infrastruktur sudah sangat cepat dan modern, khususnya pada perkembangan bisnis dan usaha dalam segala bidang menuntut adanya penyesuaian dalam penyajian informasi untuk memenuhi kebutuhan para pengambil keputusan, untuk itu perlu adanya pengembangan suatu sistem dalam perusahaan tersebut. Komputerisasi pada saat ini berpengaruh dalam segala bidang pekerjaan, baik dibidang politik, keuangan, pendidikan, perdagangan, atau yang lainnya.
CV. DWI MANDIRI COMPUTER yaitu perusahaan yang bekerja di bidang penjualan dan pembelian software dan hardware komputer. Perusahaan tersebut membutuhkan pengelolaan
manajemen yang baik dalam meningkatkan
efisiensi dan efektifitas kerja para karyawannya. Perusahaan dituntut untuk dapat memberikan pelayanan yang cepat khususnya dalam pembelian.
Pada saat ini sistem pembelian yang sedang berjalan pada CV. DWI MANDIRI COMPUTER masih dilakukan secara manual, sedangkan data yang diolah sudah cukup banyak dan sering terjadi kesalahan dalam proses pengelolaan data pembelian barang. Maka penulis memilih judul “Analisa Sistem Informasi Pembelian Pada CV. DWI MANDIRI COMPUTER Dengan Menggunakan Metodologi Berorientasi Obyek”.
Berdasarkan hasil analisa pada sistem berjalan pada CV. DWI MANDIRI COMPUTER ditemukan beberapa permasalahan akibat belum adanya sistem yang optimal, yaitu:
a. Terdapat pencatatan yang dilakukan secara berulang sehingga menimbulkan kerangkapan data transaksi pembelian.
b. Tidak adanya pencatatan data dalam hal retur sehingga sulit untuk mendata barang yang rusak atau yang dikembalikan ke supplier.
c. Kurangnya informasi untuk mengetahui jumlah stok barang, sehingga owner sulit untuk merestock barang yang telah habis.
d. Tidak adanya rekap barang yang sering dibeli, sehingga owner sulit mengambil keputusan untuk melakukan penambahan jumlah stok barang.
e. Belum adanya dokumen tanda terima sehingga staff gudang kesulitan mengetahui jumlah barang yang sudah diterima, karena data penerimaan barang belum tersedia.
Adapun tujuan dalam penulisan penelitian pada CV. DWI MANDIRI COMPUTER adalah membangun dan merancang sistem pembelian barang pada CV. DWI MANDIRI COMPUTER menggunakan Metodologi Berorientasi Obyek. a) Dapat memecahkan masalah yang timbul pada
sistem manual yang sedang berjalan, serta mempercepat pencatatan dan perhitungan di dalam transaksi pembelian.
b) Diharapkan beban kerja dapat terkurangi dan memudahkan dalam pembuatan segala bentuk laporan yang di butuhkan pimpinan.
c) Dengan sistem komputerisasi sebagai
pengolahan data dan proses pembuatan laporan Dapat menghasilkan laporan yang cepat, tepat dan akurat yang dapat memudahkan pimpinan dalam pengambilan keputusan.
d) Meningkatkan daya tampung dalam
penyimpanan data serta mempermudah dalam memperoleh informasi yang diperlukan.
e) Mempermudah CV. DWI MANDIRI
COMPUTER dalam pembuatan laporan
Sistem sebagai berikut: “Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, atau terpadu”. [1]
Sistem secara sederhana sebagai kelompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk satu persatuan. Konsep umum sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan
bersama dengan menerima input serta
menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. [2]
Penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen terpisah kedalam kesatuan yang utuh dan berfungsi. [3]
“Suatu strategi pembangunan perangkat lunak
yang diberlakukan kepadanya”. Metodologi
pengembangan sistem berorientasi obyek
mempunyai 3 karateristik utama, yaitu
Encapsulation, Inhereritance, Polymorphism [4]
2. METODOLOGI PENELITIAN
a) Metode Kepustakaan b) Pengamatan c) Wawancara d) Analisa Dokumen
3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Ulasan Singkat Organisasi
CV. DWI MANDIRI COMPUTER bergerak di bidang penjualan dan pembelian hardware dan software komputer secara tunai. CV. DWI MANDIRI COMPUTER berdiri sejak tanggal 16 Februari 2010. Perusahaan ini terletak di Jalan Kp. Bintaro No. 37, Pesanggrahan Jakarta Selatan dan dikelola oleh Bapak S. Widodo.
3.2 Analisa Proses Berjalan a. Proses Pemesanan Barang dan
Pembayaran
Gambar 2. Activity Diagram Proses Pemesanan Barang dan Pembayaran
b. Proses Penerimaan Barang dan Retur
Gambar 3. Activity Diagram Proses Penerimaan Barang dan Retur
c. Proses Pembuatan Laporan
Gambar 4. Activity Diagram Proses Pembuatan Laporan
3.3 Sistem Usulan a. Diagram Fishbone
Pembelian tidak berjalan dengan baik
Prosedur
Tidak tersedia data retur
Barang yang rusak tidak teridentifikasi Belum ada tanda terima barang
Sulit mengetahui barang yang sudah diterima
Data stok barang tidak tersedia Informasi stok barang tidak
valid
Tidak ada rekap barang terlaris
Data barang yang sering dibeli tidak diketahui
Dokumentasi Data rangkap
Informasi pembelian tidak valid
Gambar 5. Diagram Fishbone
Cek stok barang
Konfirmasi stok barang habis
[Ada] [Tidak Ada]
Terima konfirmasi stok barang Pesan barang via telepon Terima konfirmasi harga Melakukan pembayaran Melakukan penawaran Terima penawaran Konfirmasi harga [Setuju] [Tidak Setuju] Supplier Ow ner Staff gudang Siapkan barang pesanan Siapkan invoice Kirim barang dan invoice Terima retur dan invoice Kirim barang beserta invoice Terima barang dan invoice Cek barang Terima barang dan invoice Melakukan retur dan
kembalikan invoice [Rusak] [Tidak Rusak]
Terima barang dan invoice Staff gudang Supplier Membuat laporan Serahkan laporan Terima laporan Ow ner Staff gudang
b. Use Case Diagram
Entry data Supplier
Entry data Barang Staff Gudang
Gambar 6. Use Case Master
Gambar 7. Use Case Transakasi
a. Use Case Laporan
Gambar 8. Use Case Laporan
3.4 Permodelan Data
a. Entity Relationship Diagram
Supplier terima SPH cetak SP
TerimaBarang punya Barang dapat Invoice isi Retur serah detil_retur *kd_supplier nama_supplier alamat telepon *no_sph tgl_sph *no_sptgl_sp kd_supplier *kd_barang nama_barang harga_satuan stok *no_retur tgl_retur *kd_invoice no_invoice tgl_invoice *no_tb tgl_tb *kd_supplier
no_sph *no_sph*no_sp
*no_sp *no_tb *no_sph *kd_barang jml_penawaran harga_penawaran total_harga *no_retur *kd_barang jml_retur keterangan *kd_invoice *no_tb *no_tb *no_retur I M I I M N I I I I M N I I buat TTP *kd_ttp tgl_ttp *kd_invoice *kd_ttp detil_tb M N *no_tb *kd_barang jml_terima harga_terima I I detil_sp *no_sp *kd_barang jml_pesan M N
Gambar 9. Entity Relationship Diagram b. Transformasi Diagram ER Ke Logical
Relationship Diagram
Supplier terima SPH cetak SP
TerimaBarang punya Barang dapat Invoice isi Retur serah detil_retur *kd_supplier nama_supplier alamat telepon *no_sph tgl_sph *no_sptgl_sp kd_supplier *kd_barang nama_barang harga_satuan stok *no_retur tgl_retur *kd_invoice no_invoice tgl_invoice *no_tb tgl_tb *kd_supplier
no_sph *no_sph*no_sp
*no_sp *no_tb *no_sph *kd_barang jml_penawaran harga_penawaran total_harga *no_retur *kd_barang jml_retur keterangan *no_invoice *no_tb *no_tb *no_retur I M I I M N I I I I M N I I buat TTP *kd_ttp tgl_ttp *kd_invoice *kd_ttp I detil_tb M N *no_tb *kd_barang jml_terima harga_terima I detil_sp *no_sp *kd_barang jml_pesan M N
Gambar 10. Transformasi Diagram ER Ke Logical Relationship Diagram
c. Logical Record Structure
Supplier *kd_supplier nama_supplier alamat telepon SPH *no_sph tgl_sph kd_supplier SP *no_sp tgl_sp kd_supplier no_sph dapat *kd_barang jml_penawaran harga_penawaran total_harga *no_sph Barang *kd_barang Nama_barang harga_satuan stok detil_retur *no_retur *kd_barang jml_retur keterangan Retur *no_retur tgl_retur no_tb TerimaBarang *no_tb tgl_tb no_sp detil_tb *no_tb *kd_barang jml_terima harga_terima detil_sp *no_sp *kd_barang jml_pesan Invoice *kd_invoice no_invoice tgl_invoice no_tb TTP *kd_ttp tgl_ttp kd_invoice kd_supplier no_sph no_s p kd_b aran g kd_barang no_tb n o _ tb n o _ sp n o _ sp h k d _ b a ra n g k d _ b a ra n g n o _ re tu r kd_invoice no_t b
d. Rancangan Database
Nama File : Supplier
Media : Harddisk
Primary Key : kd_supplier
Striktur :
Tabel 1. Tabel Spesifikasi Data Supplier
Nama Field Type Lebar
Kd_supplier Text 4
Nama_supplier Text 50
Alamat Text 50
Telepon Text 13
3.5 Desain GUI
a. Struktur Tampilan Menu
MASTER TRANSAKSI LAPORAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN PADA CV. DWI MANDIRI COMPUTER
KELUAR
Entry Data Supplier Entry Surat Penawaran Harga
Entry Data Barang
Cetak Laporan Terima Barang Cetak Terima Barang
Cetak Laporan Surat Pesanan
Cetak Laporan Retur Cetak Retur
Entry Invoice
Cetak Rekapitulasi Barang CetakSurat Pesanan
Entry Tanda Terima Pembayaran
Cetak Laporan Pembelian Cetak Laporan Stok
Barang Cetak Laporan Surat
Penawaran Harga
Gambar 12. Struktur Tampilan Menu b. Perancangan Form
Gambar 13. Menu Utama
Gambar 14. Menu Master Barang
Gambar 15. Menu Transaksi Cetak Surat Pesanan
Gambar 16. Menu Laporan Permintaan Barang
3.6 Sequence Diagram
a. Sequence Diagram Master Barang
Gambar 17. Sequence Diagram Master Barang
: staff gudang
: staff gudang : entrybarang : entrybarang : ctrlentrybarang : ctrlentrybarang : barang : barang 1: open( ) 2: autonumber( ) 3: autonumber( ) 4: show_autonumber( ) 5: input( ) 6: input( ) 7: simpan( ) 8: simpan( ) 9: simpan( ) 10: cari( ) 11: cari( ) 12: getdata( ) 13: show_data( ) 14: ubah( ) 15: ubah( ) 16: ubah( ) 17: hapus( ) 18: hapus( ) 19: hapus( ) 20: batal( ) 21: batal( ) 22: clear( ) 23: keluar( ) 24: keluar( )
b. Sequence Diagram Transaksi Cetak Surat Pesanan
Gambar 18. Sequence Diagram Transaksi Cetak Surat Pesanan
c. Sequence Diagram Laporan Retur
Gambar 19. Sequence Diagram Laporan Retur
3.7 Korelasi Masalah dan solusi Tabel 2. Kolerasi Masalah dan Solusi
4. KESIMPULAN
a. Dibuatkannya sistem secara
terkomputerisasi yang dapat mempermudah staff gudang mendata transaksi pembelian. b. Dibuatkan sistem informasi retur barang
agar mudah bagi staff gudang dalam melakukan retur barang.
c. Dibutakan sistem secara terkomputerisasi
untuk mempermudah staff gudang
mengetahui jumlah stok barang.
d. Owner mengetahui barang apa saja yang sering dibeli dalam kurun waktu setahun untuk mengantisipasi pembelian barang yang kurang bersaing.
e. Dibuatkan sistem informasi tanda terima barang agar mudah bagi staff gudang mengetahui jumlah barang yang diterima.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Sutabri, Tata. 2012, Konsep Sistem Informasi, Jakarta: CV. ANDI OFFSET.
[2] Indrajani, 2011, Perancangan Basis Data dalam all in 1, Edisi Pertama, Jakarta: PT. Alex Media Komputindo.
[3] Yakub (2012). Pengantar Sistem Informasi, Yogyakarta: Graha Ilmu.
[4] Rosa, A.S. dan Shalahudin M, 2011, Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak
(Terstruktur dan Berorientasi Obyek).
Bandung: Modula.
: staff gudang
: staff gudang : FormSuratPesanan : FormSuratPesanan : CtrlSuratPesanan : CtrlSuratPesanan : SP : SP : SPH : SPH : Supplier : Supplier : Dapat : Dapat : Barang : Barang : detilsp : detilsp 1: open( ) 2: open( ) 4: show_autonumber( ) 6: carisph( ) 7: carisph( ) 12: showsph( ) 17: tambah( ) 18: tambah( ) 20: cetak( ) 21: cetak( ) 26: batal( ) 27: batal( ) 28: clear( ) 29: keluar( ) 30: keluar( ) 5: input_date() 19: show_datalist() 24: hapus() 25: hapus() L O O P 22: simpan() 3: autonumber() 8: getsph() 23: simpan() 15: input_jmlpesan() 16: input_jmlpesan() 13: doubleclick() 14: show() 9: getsupplier() 10: getdapat() 11: getbarang() : staff gudang
: staff gudang : FrmLapRetur : FrmLapRetur : CtrlLapRetur : CtrlLapRetur : Retur : Retur : Supplier
: Supplier : Barang : Barang : detilretur : detilretur
1: open() 2: open() 3: inputperiode() 4: inputperiode() 5: cetak() 6: cetak() 8: getsupplier() 9: getbarang() 7: getretur() 11: showreport() 12: keluar() 13: keluar() 10: getdetilretur()
