PENGELOLAAN
PERPUSTAKAAN DIGITAL
OLEH :
SUNDARI
A. Pendahuluan
Perkembangan mutakhir saat ini dalam dunia perpustakaan adalah munculnya perpustakaan digital (digital library). Terminologi lain yang sering dipakai untuk maksud yang sarna ialahperpustakaan maya (virtual library) danperpustakaan elektronik (electronic library). Dalam dua dasawarsa yang lalu, hadir apa yang disebut dengan database katalog perpustakaan. Di Indonesia pada waktu itu dimulai dengan adanya software CDS/ISIS dari UNESCO. Ini adalah awal dari munculnya perpustakaan digital. Katalog ini kemudian dimunculkan secara online melalui gopher atau yang sekarang dikenal dengan nama Internet. Sejak saat itu, dimulailah kegiatan yang mengarah pada penyediaan sumber-sumber informasi yang dikemas langsung dalam format terkomputerisasi, antara lain adalah penyediaan sumber informasi elektronik untuk referensi secara full-text. lni pun awalnya dilakukan oleh penerbit dalam kemasan disket dan CD-ROM. Di Indonesia CD-ROM menjadi populer di pertengahan tahun 90an. Dengan adanya internet di pertengahan tahun 90an tersebut, maka penerbit juga beralih ke penyediaan sumber informasi yang dikemas secara online dan perpustakaan pun mulai beralih pada pembelian atau langganan ke sumber informasi secara online. Jurnal- jurnal mulai beralih ke dalam bentuk akses online atau dibuat dalam dua versi. Dan jurnal- jurnal yang ditawarkan tersebut kemudian dikemas dalam apa yang disebut dengan database (berisi kumpulan jurnal-jurnal dalam berbagai bidang) dan ditawarkan ke perpustakaan dengan harga yang lebih murah. Tidak kalah penting adalah perkembangan dalam bentuk komunikasi ilmiah secara online, yakni dengan semakin banyaknya orang menggunakan fasilitas online, termasuk di dalamnya, prosiding seminar yang dapat dibaca secara online, makalah-makalah yang dapat dibaca secara online, dan sebagainya. Dan perpustakaan juga berkembang dengan penyediaan sumber informasi yang dapat diakses secara full-text melalui internet sehingga orang tidak harus datang ke perpustakaan untuk dapat memperoleh sumber informasi yang diinginkan. Hal ini juga yang menjadikan jurnlah kunjungan perpustakaan tidak hanya dihitung berdasarkan jumlah orang yang datang ke perpustakaan secara fisik, melainkan juga jumlah akses ke situs web perpustakaan. Di satu sisi, penerbit menyediakan sumber informasi yang dikemas dalam bentuk database dan di sisi lain, perpustakaan juga membuat konsorsium maupun jaringan dalam bentuk online. Dan hal ini kemudian menjadikan konten sebuah perpustakaan semakin besar karena tidak hanya koleksinya sendiri yang dapat diakses melainkan juga koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan lain. Kenyataan ini menyebabkan banyak perpustakaan termotivasi untuk membuat koleksinya sendiri (terutama yang bersifat gray literatur) dipublikasikan secara online.
B. Pengertian Perpustakaan Digital
dilihat dan dipegang tetapi dapat dibaca secara online dan koleksi tersebut secara fisik memang tidak ada di perpustakaan. Dengan adanya perpustakaan digital maka sumber informasi yang hanya satu kopi dapat dibaca secara bersama-sama dalam waktu yang sarna pula sehingga tidak ada kata 'pesan ke perpustakaan' lagi. Tidak ada kata 'menunggu' sampai koleksi tersebut dikembalikan ke perpustakaan dan baru bisa dipinjam. Intinya, perpustakaan digital telah merubah dari bentuk cetak ke digital, koleksi yang semula lokal (hanya ada di perpustakaan setempat) kini dapat menjadi internasional karena adanya jaringan perpustakaan dan karena adanya link dengan sumber informasi yang berada di kota atau negara lain. Perlu difahami bahwa automasi perpustakaan bukan berarti membangun perpustakaan digital. Automasi adalah pemanfaatan teknologi (informasi) untuk memudahkan pengelolaan kerumah tanggaan perpustakaan. Sedangkan Perpustakaan digital adalah pelayanan perpustakaan dalam bentuk koleksi digital yang dapat diakses di perpustakaan maupun dari jarak jauh. Jadi dalam automasi, koleksi perpustakaan tidak berubah, sedangkan dalam perpustakaan digital, koleksinya pun juga tidak lagi dalam bentuk tercetak.
Perpustakaan yang memiliki koleksi dalam bentuk cetak dan digital sering disebut dengan perpustakaan hybrid (hibrida), bukan perpustakaan digital sepenuhnya. Koleksi cetak dikembangkan dengan fasilitas automasi, sedangkan koleksi digital dilayankan secara online. Secara singkat perbedaannya dapat digambarkan sebagai berikut:
• Perpustakaan Digital: Sepenuhnya dalam format digital
• Perpustakaan Hybrid: Koleksi cetak tetap ada, ditambah digital
• Perpustakaan Konvensional Terautomasi: koleksi cetak dengan layanan terautomasi • Perpustakaan Konvensional: koleksi cetak dgn layanan manual.
C. Proses Digitalisasi Dokumen
Pengelolaan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengelolaan dokumen elektronik dan beberapa tahapan, yang dapat kita rangkurnkan dalam proses digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesan/temu kembali dokumen. Pengelolaan dokumen elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan sistem perpustakaan digital (digital library)
1. Proses Digitalisasi Dokumen
Proses perubahan dari dokumen tercetak (printed document) menjadi dokumen elektronik sering disebut dengan proses digitalisasi dokumen. Dokumen mentah (jumal, prosiding, buku, majalah, dsb) diproses dengan sebuah alat (scanner) untuk menghasilkan dokumen elektronik. Proses digitalisasi dokumen ini tentu tidak diperlukan lagi apabila dokumen elektronik sudah menjadi standar dalam proses dokumentasi sebuah organisasi.
2. Proses Penyimpanan
3. Proses Pengaksesan dan Pencarian Kembali Dokumen
Inti dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencanan kembali terhadap dokumen yang telah kita simpan. Metode pengaksesan dan pencarian kembali dokumen akan mengikuti pendekatan proses penyimpanan yang kita pilih. Pendekatan database membuat proses ini lebih fleksibe1 dan efektif dilakukan, terutama untuk penyimpanan data sekala besar. Disisi lain, kelemahannya adalah relatif lebih rumitnya sistem dan proses yang harns kita lakukan. 4. Uploading
D. Infrastruktur Perpustakaan Digital
Berikut ini akan dijelaskan beberapa infrastruktur perpustakaan digital. Kebutuhan dalam perpustakaan digital adalah perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan computer sebagai elemen-elemen penting infrastruktur sebuah perpustakaan digital. Perangkat utama yang diperlukan dalam perpustakaan digital adalah computer personal (PC), internet (inter-networking), dan world wide web (WWW). Ketiga hal tersebut memungkinkan adanya perpustakaan digital. Perpustakaan digital juga memerlukan sistem informasi. Ada tiga elemen penting yang diperlukan dalam pengembangan sistem informasi, yaitu perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan manusia (brainware).
Perangkat keras yang dimaksud adalah sebagai berikut:
1. Web server, yaitu server yang akan melayani permintaan-permintaan layanan web page
dari para pengguna internet; (2) Database server, yaitu jantung sebuah perpustakaan digital karena di sinilah keseluruhan koleksi disimpan;
2. FTP server, yaitu untuk melakukan kirimlterima berkas melalui jaringan komputer; 3. Mail server, yaitu server yang melayani segal a sesuatu yang berhubungan dengan surat
elektronik (e-mail);
4. Printer server, yaitu untuk menerima permintaan-permintaan pencetakan, mengatur antriannya, dan memprosesnya;
5. Proxy server, yaitu untuk pengaturan keamanan penggunaan internet dari pemakaipemakai
6. yang tidak berhak dan juga dapat digunakan untuk membatasi ke situs-situs yang tidak diperkenankan.
Perangkat lunak yang paling banyak digunakan adalah Apache yang bersifat open source (bebas terbuka-gratis). Untuk yang mengunakan Microsoft, terdapat perangkat lunak untuk web server yaitu liS (Internet Information Sevices). Sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam sistem informasi ini adalah :
1. Database Administrator, yaitu penanggungjawab kelancaran basis data,
2. Network Administrator, yaitu penanggungjawab kelancaran operasional jaringan komputer, (3) System Administrator, yaitu penanggungjawab siapa saja yang berhak mengakses sistem,
3. Web Master, yaitu penjaga agar website beserta seluruh halaman yang ada di dalamnya tetap beroperasi sehingga bisa diakses oleh pengguna, dan
4. Web Designer, yaitu penanggungjawab rancangan tampilan website sekaligus mengatur isi website.
E. Fitur Perpustakaan Digital
Pengamatan terhadap perpustakaan digital Indonesia yang ditemukan di internet menunjukkan bahwa perpustakaan digital memiliki beberapa fitur sebagai berikut:
1.Fitur Keanggotaan.
Fitur ini merupakan fitur yang membatasi pengguna terdaftar dengan Pengguna lainnya. Pengguna yang merupakan anggota perpustakaan mendapat keuntungan dapat mengakses semua informasi yang tersedia di perpustakaan.
2.Fitur Pencarian.
dalam perpustakaan digital. Fitur ini bermanfaat untuk mencari informasi di lingkup perpustakaan itu sendiri atau ke lingkup global.
2.Fitur Link.
Fitur ini menghubungkan pengguna yang sedang menjadi tamu suatu perpustakaan digital ke perpustakaan digital/situs web lainnya. Link memberikan keuntungan bagi Pengguna karena mereka tidak perlu mencari sendiri alamat terkait yang mungkin diperlukan untuk mendapatkan informasi sejenis.
3.Fitur Dwi Bahasa.
Fitur dwi bahasa memberikan kemudahan akses bukan saja bagi pengguna perpustakaan domestik yang memiliki kemampuan berbahasa Indonesia, tetapi juga pengguna internasional untuk mengakses dan memanfaatkan informasi yang tersedia dalam perpustakaan tersebut. Bahasa yang digunakan dalam perpustakaan digital adalah bahasa Indonesia dan Inggris. Bahasa Indonesia ditujukan untuk pengguna domestik, sedangkan bahasa Inggris diperuntukkan bagi pengguna internasional.
4.Fitur Artikel.
Fitur artikel pada perpustakaan digital bervariasi, mulai dari artikel yang sifatnya popular seperti warta hingga yang sifatnya ilmiah sepelti hasil penelitian. Artikel tersebut biasanya merupakan artikel mengenai dan atau yang dihasilkan oleh lembaga yang bersangkutan. 5.Folder dan Arsip.
Dalam perpustakaan digital, folder atau arsip digunakan untuk memindahkan file atau artikel yang biasanya bukan file terkini.
F. Keunggulan dan Kelemahan Perpustakaan Digital
Beberapa keunggulan perpustakaan digital diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Pertama, long distance service, artinya dengan perpustakaan digital, pengguna bias menikmati layanan sepuasnya, kapanpun dan dimanapun.
2. Kedua, akses yang mudah. Akses pepustakaan digital lebih mudah dibanding dengan perpustakaan konvensional, karena pengguna tidak perlu dipusingkan dengan mencari di katalog dengan waktu yang lama.
3. Ketiga, murah (cost elective). Perpustakan digital tidak memerlukan banyak biaya, mendigitalkan koleksi perpustakaan lebih murah dibandingkan dengan membeli buku. 4. Keempat, mencegah duplikasi dan plagiat. Perpustakaan digital lebih "aman", sehingga
tidak akan mudah untuh diplagiat. Bila penyimpanan koleksi perpustakaan menggunakan format PDF, koleksi perpustakaan hanya bisa dibaca oleh pengguna, tanpa bisa mengeditnya.
5. Kelima, publikasi karya secara global. Dengan adanya perpustakaan digital, karya-karya dapat dipublikasikan secara global ke seluruh dunia dengan bantuan internet. Selain keunggulan, perpustakaan digital juga memiliki kelemahan.
G. Pengembangan Perpustakaan
Pada umumnya perpustakaan-perpustakaan di dunia tidak berubah seratus persen menjadi perpustakaan digital, tetapi banyak yang menyebutkan sebagai perpustakaan hybrid atau perpustakaan dengan koleksi tercetak dan digital. Pada umumnya perpustakaan tetap membeli bahan pustaka dalam bentu tercetak, melanggan database komersial secara online, mendigitalkan koleksi yang ada, meminta sivitas akademika menyerahkan koleksi dalam bentuk digital (CD), menambah layanan online delivery (layanan full-text articles), dan tetap memiliki perpustakaan yang luas untuk pelayanan perpustakaan. Dalam rangka membangun perpustakaan hybrid atau digital, maka digitalisasi sangat diperlukan oleh sebuah perpustakaan. Untuk itu, perpustakaan yang sedang dalam taraf menuju perpustakaan digital maupun hybriid sebaiknya mulai membuka satu unit di dalam perpustakaan khusus untuk scanning koleksi cetak yang sudah ada seperti: skripsiltesis/disertasi mahasiswa, hasil penelitian dosen, makalah presentasi sivitas akademika, prosiding, jurnal dan terbitan local lainnya.
G. Perpustakaan Digital USU (USU e-Library) G.1. Keragaman Fitur
G.2. laringan Hotspot di Sekitar Perpustakaan USU
G.3. Pengelolaan Perpustakaan Digital
Perpustakaan digital pada Perpustakaan USU dikelola oleh Tim Dukungan TIK & ELibrary. Ruang lingkup kegiatan kerja rutin dari Tim ini adalah mencakup pemeliharaan dan pengembangan jaringan dan pangkalan data, pengembangan dan pemeliharaan situs web, serta pemeliharaan hardware dan software. Dalam rangka percepatan publikasi USU Repository ke dalam Web Perpustakaan dibentuk lagi dua Tim Ad Hoc yang melaksanakan digitalisasi bahan pustaka Deposit USU di luar jam kerja rutin, yaitu Tim Pengembangan USU Repository (SK Rektor USU No. 366/H5.1.RlSKJSDM/2009) dan Tim Pengembangan Arsip Digital (SK Rektor USU No. 322/H5.1.RlSKJSDM/2010). Sejak dibentuk kedua Tim ini telah berhasil mendigitalisasi bahan pustaka sejumlah ± 19.000 judul.
H. Penutup
Dalam membangun sebuah perpustakan modem, baik perpustakaan hybrid maupun perpustakaan digital sangat penting bagi perpustakaan tersebut untuk membangun sebuah Website Perpustakaan lengkap dengan pustakawan yang menjadi webmaster. Software automasi pelayanan web-based sehingga katalog dan koleksi dapat dibaca ataupun ditelusur secara online. Security system di dalam perpustakaan sebaiknya juga menyatu dengan software yang digunakan untuk pelayanan. System librarian harus disiapkan agar perpustakaan tidak mengalami hambatan-hambatan kecil dalam kaitannya dengan teknologi infonnasi. Digitizing unit juga harus disiapkan untuk menyatukan koleksi lama dengan koleksi barn dalam format digital.
DAFTAR PUSTAKA
Pendit, Putu Laxman. 2008. Perpustakaan Digital Perguruan Tinggi : Tantangan Peningkatan KualitasJasa. <http://eprints.undip.ac.id/5367/2/makalah pak putu.pdf>
Pudjiono. 2009. Membangun Citra Perpustakaan Perguruan Tinggi di Indonesia Menuju Perpustakaan Bertaraf Internasional. <
20 Juli 2010
http://www.lib.ui.ac.id/files/Pudjiono.pdf
Septiantono, Tri. 2008. Sistem informasi Perpustakaan Digital.
<
Siregar, A. Ridwan. 2004. Perpustakaan Energi Pembangunan Bangsa. Medan : USU Press Subrata, Gatot. 2009. Perpustakaan Digital. Oktober 2009.
http://library.um.ac.idiimages/stories/pustakawan/kargto/Perpustakaan%20Digital.pdf
2010.
. 20 Juli
Wikipedia. 2010. Perpustakaan Digital. 27 Juni 2010. http://id.wikipedia.org/wiki/ Perpustakaan_ digital. 20 Juli 2010.
Winarko, Bambang. 2009. Perpustakaan Digital Di Indonesia Dan Fitur-Fitur Yang Tersedia.
Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 18 No.2, 2009 : hal. 45-49.
