UNIYAP, Jl. DR. Sam Ratulangi No.11 Dok V Atas, Tlp (0967) 534012, 550355, Jayapura-Papua 1 jufri.conoras@gmail.com , 2 kurni.sanchez@gmail.com
Abstract
Admission of new students is a routine activity in every new school year conducted by all universities, one of them at Universitas Yapis Papua (UNIYAP).
The number of new students in UNIYAP is abundant and comes from various educational backgrounds and professions from several districts and cities in Papua. Based on the current condition of time limitations and mileage becomes an obstacle for new prospective students when taking the form and return the completed form and included supporting documents to be archived.
The result of this research is the design of new student registration web application at yapis papua university that can be used for registration, management and data processing of new student candidates.
Keywords: Information Systems Reception College student, Universitas Yapis Papua. Abstrak
Penerimaan mahasiswa baru merupakan aktivitas rutin disetiap tahun ajaran baru yang dilakukan oleh seluruh perguruan tinggi, salah satunya di Universitas Yapis Papua (UNIYAP).
Jumlah calon mahasiswa baru di UNIYAP sangat banyak dan berasal dari bebagai latar belakang pendidikan dan profesi yang berasal dari beberapa kabupaten dan kota di tanah papua. Berdasarkan kondisi saat ini keterbatasan waktu dan jarak tempuh menjadi menjadi kendala bagi calon mahasiswa baru saat mengambil formulir dan mengembalikan formulir yang telah diisi dan disertakan dokumen-dokumen pendukung yang akan di arsipkan.
Hasil penelitian ini adalah rancang bangun aplikasi web pendaftaran mahasiswa baru pada universitas yapis papua yang dapat digunakan untuk pendaftaran, pengelolaan dan pengolahan data calon mahasiswa baru.
Kata kunci : Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru,Universitas Yapis Papua.
1. Pendahuluan
Salah satu elemen dalam perusahaan yang sangat penting untuk mendukung proses produksi adalah bahan baku. Pengadaan bahan baku yang berkualitas dari suatu perusahaan sangat mempengaruhi produk yang dihasilkan. Jika bahan baku dapat diorganisir dengan baik, maka diharapkan perusahaan dapat menjalankan semua proses produksinya dengan baik pula.
Dan seringkali terjadi kesalahan karena proses pemilihan dilakukan secara subjektif tanpa adanya pertimbangan yang mengakibatkan kerugian materil. Oleh karena itu kecocokan dari bahan baku untuk proses produksi sangat berpengaruh pada harga beli dan harga jual dari produk yang dihasilkan. Pada perusahaan manajer CV. Berkat Putra Sulung dengan merek dagang Andi Furniture, permasalahan yang sering terjadi adalah pemilihan bahan baku yang sesuai dengan jenis meubel yang diproduksi hanya dilihat dari segi fisik saja sehingga berpengaruh terhadap kualitas. Berdasarkan permasalahan yang ada
maka dibangun Sistem Pendukung Keputusan (SPK) yang dibutuhkan berdasarkan ketegori atau kriteria yang digunakan oleh para manajer CV. Berkat Putra Sulung menggunakan metode Simple
Additive Weigthing (SAW).
Penelitian mengenai Sistem Pendukung Keputusan Pemilihan Jenis Kayu untuk Mebel dengan Metode Weighted Product (WP) dan Tecnique for Order Preference By Similarity to Ideal Solution (TOPSIS). Penelitian ini membangun sebuah aplikasi Sistem Pendukung Keputusan yang dapat memberikan alternative solusi dalam pemilihan kayu untuk mebel. Dalam proses pengambilan keputusan aplikasi ini menggunakan metode Weighted Product (WP) dan metode Technique for Order Prefernce by Similarity to Ideal Solution (TOPSIS). Aplilikasi ini dibangun dengan bahasa pemrograman PHP. Sedangkan metode pengembangan sistem yang digunakan adalah model waterfall dan perancangan sistem menggunakan Data Flow Diagram (DFD). Pada hasil akhir sistem, pengguna dapat memilih
SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN MAHASISWA BARU PADA UNIVERSITAS YAPIS PAPUA
Muhammad Taher Jufri 1, Kurniawan Saleppang 2
Sistem Informasi, Fakultas Teknik dan Sistem Informasi, Universitas Yapis Papua
alternative solusi yang dihasilkan sistem ditampilkan berdasarkan jenis kayu [1].
Penelitian tentang Penentuan Kualitas Kayu untuk kerajinan Meubel dengan Metode AHP. Kurangnya pengetahuan perusahaan meubel dibidang industri ini mengakibatkan terjadi kesulitan dalam menentukan keputusan memilih kayu untuk dijadikan bahan kerajinan meubel yang bagus dan berkualitas, padahal untuk menentukan sebuah kayu layak atau tidaknya sebagai bahan meubel diperlukan perhitungan yang sistematis dan akurat agar diperoleh pengambilan keputusan yang tepat. Pengembangan perangkat lunak sistem pendukung keputusan SPK dengan metode AHP ini menggunakan parameter kualitas kelayakan kayu yang terdiri dari lima kriteriadan alternatife nya terdiri dari 4alternatif. Hasil penelitian ini adalah mendapatkan keputusan yang berdasarkan datayg objektif untuk menentukan suatu keputusan, sitem pendukung keputusan penentuan kualitas kayu untuk kerajinan meubel menggunakan metode AHP. Melalui pengujian yang dilakukan dapat diambil kesimpulan bahwa keptusan yang dihasilkan layak digunakan bagi manager dan dinyatakan baik serta siap untuk diaplikasikan [2].
Penelitian Tentang Pemilihan Alternatif Kualitas Kayu Terbaik Untuk Kerajinan Maubel Kayu Terbaik untuk Kerajinan Meubel dengan Metode Topsis. Meubel pada mulanya merupakan industri kerajinan furniture dan ukir-ukiran kayu jati, sehingga produk furniture yang dihasilkan lebih menonjolkan aspek seni (ukir-ukiran). Kurangnya pengetahuan perusahaan meubel dibidang industri ini mengakibatkan terjadi kesulitan dalam menentukan keputusan memilih kayu untuk dijadikan bahan kerajinan meubel yang bagus dan berkualitas, padahal untuk menentukan sebuah kayu layak atau tidaknya sebagai bahan meubel diperlukan perhitungan yang sistematis dan akurat agar diperoleh pengambilan keputusan yang tepat. Pengembangan perangkat lunak sistem pendukung keputusan (SPK) dengan metode TOPSIS ini menggunakan parameter kualitas kelayakan kayu Hasil penelitian ini adalah mendapatkan keputusan yang berdasarkan data yg objektif untuk menentukan suatu keputusan, sistem pendukung keputusan pemilihan Alternatif kayu Terbaik untuk kerajinan meubel menggunakan metode Topsis [3]
2. Landasan Teori
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata adalah suatu objek nyata, seperti tempat, benda, dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi
(Jogiyanto, 2005).
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya (Jogiyanto, 2004).
E-learning adalah sistem pembelajaran yang digunakan sebagai sarana untuk proses belajar mengajar yang dilaksanakan tanpa harus bertatap muka secara langsung antara guru dengan siswa (Ardiansyah, 2013). Analisa PIECES merupakan analisa yang melihat sistem dari Performance, Information atau Data, Economic, Control atau Security, Efficiency, dan Service (Taufiq, 2013).
3. Metodologi 3.1 Metode Penelitian
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode observasi, yaitu dengan cara melakukan pengamatan secara langsung pada objek penelitian yaitu Fakultas Teknik dan Sistem Informasi Universitas Yapis Papua untuk mendapatkan informasi dan data mengenai kegiatan perkuliahan dan penyampaian informasi perkuliahan.
Metode analisis yang digunakan untuk menganalisa sistem yang sedang berjalan adalah metode analisis PIECES. Berikut adalah tabel analisis PIECES.
Tabel 1 Analisis PIECES
Analisis Sistem Lama Sistem Baru Performance - Karena materi
dan soal matakuliah didistribusikan dengan cara menyalin menggunakan flashdrive, dicetak, maupun di fotocopy, sehingga tidak menjamin semua mahasiswa mendapatkan materi tersebut. - Berkas tugas, materi, dan soal masih dalam bentuk kertas. Hal ini membuat berkas menjadi - Materi dan soal matakuliah dapat diunduh dari e-learning, sehingga semua mahasiswa dapat dengan mudah mendapatkan materi maupun soal matakuliah. Berkas dalam bentuk softcopy juga membuat berkas menjadi lebih aman. - Tugas diunggah melalui e-learning, 9
Analisis Sistem Lama Sistem Baru bertumpuk-tumpuk, sehingga lebih mudah hilang dan rusak. sehingga berkas tugas tidak bertumpuk-tumpuk dan lebih aman. Information - Informasi perkuliahan dan nilai hanya dapat dilihat pada papan informasi yang terdapat di kampus maupun bertanya langsung pada staf di fakultas, sehingga mahasiswa terkadang terlambat mendapatkan informasi. Informasi perkuliahan dan nilai bisa didapatkan dari e-learning sehingga mahasiswa dapat melihat informasi perkuliahan maupun nilai kapanpun dan dimanapun. Economy - Mahasiswa harus datang ke kampus hanya untuk mendapatkan informasi maupun materi perkuliahan sehingga membutuhkan biaya transportasi. - Mahasiswa harus melakukan fotocopy berkas materi maupun mencetak berkas tugas, sehingga membutuhkan biaya fotocopy dan print. - Informasi yang disampaikan pada papan informasi menggunakan - Mahasiswa dapat mengakses informasi maupun mengunduh materi kuliah dari e-learning. - Materi dapat diunduh dari e-learning dan tugas dapat diunggah pada e-learning sehingga mengurangi biaya fotocopy dan print. Informasi disampaikan melalui e-learning, sehingga tidak membutuhkan biaya tambahan karena dikampus telah
Analisis Sistem Lama Sistem Baru media kertas, sehingga menambah biaya kertas dan tinta. tersedia wifi gratis. Control - Proses pendistribusian informasi lambat dan informasi yang sudah didistribusikan sulit untuk diubah sewaktu-waktu. - Tidak menjamin semua mahasiswa maupun dosen menerima informasi. - Pendistribusian informasi cepat dan informasi yang sudah didistribusikan dapat dengan mudah diubah sewaktu-waktu. - Semua mahasiswa maupun dosen dapat menerima informasi.
Efficiency - Waktu dan biaya yang dikeluarkan lebih banyak dan terbatasnya jarak dan waktu - Waktu dan biaya yang dikeluarkan berkurang dan tidak terbatasnya jarak dan waktu Services - Kegiatan belajar mengajar dapat terjadi jika ada tatap muka antara dosen dan mahasiswa di dalam kelas. - Kegiatan belajar mengajar dapat terjadi kapanpun dimanapun, karena adanya media interaksi secara online. 10
Gambar 1 Use Case Diagram
3.2 Analisis dan Perancangan
Gambar 1 menunjukkan use case Diagram sistem E-learning Fakultas Teknik dan Sistem Informasi Universitas Yapis Papua dimana terdapat 39 use case dan 4 aktor.
Aktor staf dapat mengubah passwordnya, menambah, mengubah, dan menghapus data dosen, mahasiswa, artikel dan matakuliah namun hanya dapat menghapus data topik dan komentar. Semua fungsi tersebut hanya dapat dilakukan setelah melakukan login.
Aktor dosen dapat menambah, mengubah, dan menghapus topik, komentar, nilai, dan file serta dapat mengubah password. Semua fungsi tersebut dapat dilakukan setelah melakukan login. Aktor mahasiswa dapat menambah, mengubah, dan menghapus topik dan komentar serta mengunduh. dosen nidn no_hp mahasiswa npm prodi top ik tanggal isi pengirim top ik id_top ik komentar tanggal isi penjawab id_balasan file mengunggah 1 m tanggal file keterangan id_file mengunggah 1 tugas m kode_mata kuliah nidn staf id_staf no_hp Membuat 1 mata_kuliah kode_mata _kuliah mata_kulia h nidn1 m artikel tanggal isi judul id_artikel m membuat m m mendaftarkan 1 m m id_tugas kode_mata kuliah npm keterangan file_tugas tanggal email nama username password email nama username password email nama username password gambar nidn nidn2 nilai kategori npm kode_mata kuliah id_nilai nidn nilai keterangan tanggal m membuat 1 m m id_top ik top ik total_balas an
Gambar 2 Entity Relationship Diagram
3.3 Metodologi Penelitian
Metodologi yang digunakan dalam melakukan penelitian adalah diawali dengan pengumpulan data dilanjutkan dengan tahap develop sistem informasi. Metode perancangan sistem menggunakan metode terstruktur yang terdiri dari diagram konteks, diagram overview dan entity relationship diagram.
Pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi lalu dianalisa untuk mendapatkan gambaran sistem baru yang lebih baik.
Setelah itu, dilakukan perancangan sistem berdasarkan hasil analisa, setelah perancangan sistem selesai dilakukan, proses pembuatan program dilakukan sesuai sistem yang telah dirancang.
Lalu dilakukan testing terhadap program yang telah jadi. Jika masih bermasaah, maka dilakukan proses perbaikan program lalu kembali melakukan testing program. Jika program yang dihasilkan sudah diangap sesuai sistem yang telah dirancang, maka dilakukan implementasi.
4. Hasil dan Pembahasan 4.1 Tabel Mahasiswa
Tabel yang menyimpan data mahasiswa yang terdiri dari npm dengan tipe data integer dan panjang nilai 8 sebagai primary key, user, password, email dengan tipe data varchar dan panjang nilai 30, serta prodi dengan tipe data varchar dan panjang nilai 20. Tabel mahasiswa dapat dilihat pada gambar 3
Gambar 3 Tabel Mahasiswa
4.2 Tabel Dosen
Tabel yang menyimpan data dosen yang terdiri dari nidn dengan tipe data integer dan panjang nilai 10 sebagai primary key, username dan password dengan tipe data varchar dan panjang nilai 15, serta no_hp dengan tipe data varchar dan panjang nilai 15. Tabel dosen dapat dilihat pada gambar 4.
Gambar 4 Tabel Dosen
4.3 Tabel Staf
Tabel yang menyimpan data staf yang terdiri dari id dengan tipe data integer dan panjang nilai 11 sebagai primary key, no_hp dengan tipe data
varchar dan panjang nilai 15, username dan password dengan tipe data varchar dan panjang nilai 15. Untuk lebih jelasnya, gambar tabel staf dapat dilihat pada gambar 5
Gambar 5 Tabel Staf
4.4 Tabel Mata Kuliah
Tabel yang menyimpan data mata kuliah yang terdiri dari kode_matakuliah dengan tipe data integer dan panjang nilai 10, mata kuliah dengan tipe data varchar dan panjang nilai 50. Untuk lebih jelasnya, tabel mata kuliah dapat dilihat pada gambar 6
Gambar 6 Tabel Mata Kuliah
4.5 Tabel Komentar
Tabel yang terdiri dari id_balasan dengan tipe data integer dan panjang nilai 11 sebagai primary key, id_topik dengan tipe data integer dan panjang nilai 11, topik dengan tipe data varchar dan panjang nilai 255, penjawab dengan tipe data varchar dan panjang nilai 50, isi dengan tipe data text, tanggal dengan tipe data datetime.. Untuk lebih jelasnya, tabel komentar dapat dilihat pada gambar 7
Gambar 7 Tabel Komentar
4.6 Tabel File
Tabel yang menyimpan data file yang terdiri dari id_file dengan tipe data integer dan panjang nilai 11 sebagai primary key, kode_matakuliah dengan tipe data integer dan panjang nilai 10 dan nidn dengan tipe data integer dan panjang nilai 10,
keterangan dengan tipe data varchar dan panjang nilai 30, tanggal dengan tipe data date, file dengan tipe data varchar dan panjang nilai 100. Tabel file dapat dilihat pada gambar 8.
Gambar 8 Tabel File
4.7 Tabel Tugas
Tabel yang menyimpan data tugas yang terdiri dari id_tugas dengan tipe data integer dan panjang nilai 11 sebagai primary key, kode_matakuliah dengan tipe data integer dan panjang nilai 10, npm dengan tipe data integer dan panjang nilai 8, tanggal dengan tipe data date, file_tugas dengan tipe data varchar dan panjang nilai 100, keterangan dengan tipe data varchar dan panjang nilai 200. Untuk lebih jelasnya, tabel tugas dapat dilihat pada gambar 9.
Gambar 9 Tabel Tugas
4.8 Tabel Topik
Tabel yang menyimpan data topik yang terdiri dari id_topik dan total_balasan dengan tipe data integer dan panjang nilai 11 dimana id_topik adalah primary key, topik dengan tipe data varchar dan panjang nilai 255, isi dengan tipe data text, tanggal dengan tipe data datetime. Untuk lebih jelasnya, tabel topik dapat dilihat pada gambar 10.
Gambar 10 Tabel Topik
4.9 Tampilan Halaman Forum
Halaman mahasiswa untuk melihat daftar judul topik yang telah dibuat oleh mahasiswa maupun dosen. Untuk lebih jelasnya, gambar tampilan halaman forum dapat dilihat pada gambar 11.
Gambar 11 Tampilan Halaman Forum
4.10 Tampilan Halaman Lihat Topik
Halaman untuk melihat isi dari topik dan komentar-komentar yang telah ditulis oleh mahasiswa maupun dosen. Gambar tampilan halaman lihat topik dapat dilihat pada gambar 12.
Gambar 12 Tampilan Halaman Lihat Topik
4.11 Tampilan Halaman File Mahasiswa
Halaman yang menampilkan data file. Gambar tampilan halaman file dilihat pada gambar 13.
Gambar 13 Tampilan Halaman File Mahasiswa
4.12 Tampilan Halaman Nilai Mahasiswa
Halaman yang berguna untuk melihat data nilai mahasiswa. Gambar tampilan halaman nilai dapat dilihat pada gambar 14.
Gambar 14 Tampilan Halaman Nilai Mahasiswa
4.13 Tampilan Halaman Tugas
Halaman yang berguna untuk melihat tugas yang telah diunggah. Gambar tampilan halaman tugas dapat dilihat pada gambar 15.
Gambar 15 Tampilan Halaman Tugas Mahasiswa
4.14 Tampilan Halaman Nilai Dosen
Halaman untuk melihat dan mengelola data nilai mahasiswa. Untuk lebih jelasnya, tampilan halaman nilai dapat dilihat pada gambar 16.
Gambar 17 Tampilan Halaman Nilai Dosen
4.15 Tampilan Halaman File Dosen
Halaman yang berguna bagi dosen untuk melihat dan mengunggah file materi dan soal. Untuk lebih jelasnya, tampilan halaman file dapat dilihat pada gambar 18.
13
Gambar 18 Tampilan Halaman File Dosen
5. Penutup 5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah dilakukan mengenai E-learning Fakultas Teknik dan Sistem Informasi Universitas Yapis Papua, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Dengan adanya e-learning, interaksi antara mahasiswa dan dosen menjadi tidak hanya terjadi sebatas jam perkuliahan atau saat tatap muka saja, karena mahasiswa dan dosen dapat berinteraksi melalui forum pada E-learning Fakultas Teknik dan Sistem Informasi Universitas Yapis Papua.
2. Dengan e-learning mahasiswa lebih mudah mendapatkan materi, soal, informasi mengenai perkuliahan dan nilai. Dosen menjadi lebih mudah dan cepat menerima tugas yang dikumpulkan mahasiswa. 3. Staf lebih mudah dalam proses
pendistribusian informasi perkuliahan maupun berita-berita terkait fakultas. Selain itu, staf juga menjadi lebih mudah dalam mengelola dan mencari data mahasiswa maupun dosen.
5.2 Saran
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah dilakukan, maka dihasilkan saran sebagai berikut:
1. Menambahkan fasilitas bagi mahasiswa untuk dapat melihat mata kuliah apa saja yang dikontrak pada semester itu.
2. Menambahkan fasilitas pengerjaan soal atau kuis berbatas waktu secara online untuk meminimalisir penggunaan kertas.
3. Menambahkan fasilitas presensi dengan fungsi deteksi lokasi, agar mahasiswa maupun dosen dapat melakukan presensi jika berada di area tertentu, seperti kampus atau fakultas.
References
[1] Ardiansyah, I., 2013, Eksplorasi Pola Komunikasi dalam Diskusi Menggunakan Moddle pada Perkuliahan Simulasi
Pembelajaran Kimia, Universitas Pendidikan Indonesia, Bandung.
[2] Asco, M. B., dan Susanto, B., 2012, Perancangan Sistem Informasi E–Learning Berbasis Web Pada Smk Nurul Iman Palembang, Jurusan Teknik Informatika STMIK GI MDP, Palembang.
[3] Hamdan, D. D., 2015, Pembangunan Aplikasi E-learning Berbasis Web Di SMA BPI 1 Bandung, Universitas Komputer Indonesia, Bandung.
[4] Jogiyanto, H. M., 2004, Analisis dan Desain, Andi Offset, Yogyakarta.
[5] Jogiyanto, H. M., 2005, Sistem Teknologi Informasi, Andi Offset, Yogyakarta.
[6] Khamidah, K., dan Triyono, R. A., 2013, Pengembangan Aplikasi E-learning Berbasis Web Dengan PHP Dan MySQL Studi Kasus SMPN 1 Arjosari, IJNS - Indonesian Jurnal on Networking and Security, ISSN: 2302-5700, IJNS Volume 2 No 2, April.
[7] Taufiq, 2013, Sistem Informasi Manajemen Konsep Dasar Analisis dan Metode Pengembangan, Graha Ilmu, Yogyakarta.
