PROSEDUR MUTU P E L A T I H A N

(1)

(2)

PROSEDUR MUTU

PROSEDUR

09 P E L A T I H A N

Revisi Tgl. Berlaku Kode Dokumen : : : 04 15 Juli 2015 SCU/PM.09

Edisi : 1 Revisi : 04 Halaman : 1 dari 5

1. TUJUAN : Meningkatkan Keterampilan, Pengetahuan dan Sikap Kerja karyawan untuk tugasnya ataupun dalam rangka perencanaan karir yang bersangkutan di masa yang akan datang.

2. RUANG LINGKUP : Berlaku untuk seluruh divisi pada PT Sigma Cipta Utama yang menerapkan sistem manajemen mutu dan dijalankan oleh seluruh organisasi.

3. DEFINISI : Tidak ada

4. REFERENSI : ISO 9001 : 2008 Klausul 6.2.2 Manual Mutu PT Sigma Cipta Utama HRM Manual Elnusa

Training Needs Analysis (TNA).

5. RINCIAN PROSEDUR :

5.1. Pelatihan untuk personil PT Sigma Cipta Utama meliputi : a) Pelatihan sistem mutu,

b) Keterampilan kerja, c) Program Induksi.

5.2. Pelatihan yang berkaitan dengan sistem mutu diselenggarakan untuk menunjang penerapan sistem manajemen mutu dan harus diikuti oleh setiap personil yang terkait dengan penerapan sistem mutu ISO 9001:2008 di PT Sigma Cipta Utama.

5.3. Pelatihan keterampilan kerja ditujukan untuk pengembangan diri personil sesuai dengan tuntutan mutu pekerjaan / pelayanan dan pengembangan karirnya.

5.4. Pelatihan yang berkaitan dengan proses pengenalan dan memberikan informasi kepada karyawan baru mengenai bisnis jasa perusahaan, lingkungan kerja serta tugas dan tanggung jawab.

5.5. Pelatihan yang berkaitan dengan pengenalan tugas, peraturan dan pengetahuan dasar kepada karyawan pindahan / mutasi yang menempati posisi baru yang berasal dari bagian dan posisi yang berbeda dengan tempat tugas sebelumnya.

(3)

PROSEDUR MUTU

PROSEDUR

09 P E L A T I H A N

IDENTIFIKASI

5.6. Section Head HR Dev. & GA mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang berkaitan dengan sistem mutu serta program induksi bagi semua personil PT Sigma Cipta Utama. 5.7. Masing-masing Departement Head mengidentifikasi kebutuhan pelatihan untuk

keterampilaan kerja semua personilnya melalui Analisa Kebutuhan Training / Training Needs Analysis (TNA) (F01/PM.09) serta membuat dan melakukan program induksi 5.8. Selain program induksi, Identifikasi kebutuhan pelatihan untuk keterampilan personil

dituangkan dalam Formulir Rencana Pelatihan Tahunan (F02/PM.09).

5.9. Rencana Pelatihan Tahunan perlu mendapat persetujuan dari Departement Head Finance & Administration dalam hubungannya dengan anggaran dan biaya yang akan digunakan serta relevansi peserta pelatihan dengan posisi pekerjaannya.

5.10. Setelah rencana pelatihan ditandatangani oleh Departement Head Finance & Administration kemudian didistribusikan oleh Section HR Dev. & GA kepada masing-masing manager yang bersangkutan

5.11. Berdasarkan Rencana Pelatihan Tahunan, Section HR Dev. & GA membuat jadual pelatihan dalam formulir Jadual Pelatihan (F03/PM.09) untuk masa pelaksanaan pelatihan satu bulan kedepan

5.12. Jadual Pelatihan didistribusikan kepada peserta pelatihan selambat-lambatnya 1 minggu sebelum pelaksanaan pelatihan

5.13. Peserta Pelatihan / lokakarya / seminar di luar jadual yang direncanakan di atas, juga harus dibuat dalam Formulir Jadual Pelatihan dan didistribusikan kepada pesertanya, kecuali bila pelaksanaannya sangat mendadak.

5.14. Untuk pelatihan eksternal, selambat-lambatnya 1 (satu) hari sebelum pelatihan dimulai para peserta harus sudah mengisi formulir Peserta Pelatihan Eksternal (F04/PM.09) kemudian oleh Section HR Dev. & GA dikonsultasikan dengan Manajer Keuangan dan Direktur untuk diputuskan keikutsertaannya.

5.15. Section HR Dev. & GA mengarsipkan copy / salinan formulir Peserta Pelatihan Eksternal sedangkan yang asli diserahkan ke Departement Head Finance & Administration.

(4)

PROSEDUR MUTU

PROSEDUR

09 P E L A T I H A N

EVALUASI

5.16. Bukti / catatan telah mengikuti pelatihan diantaranya dapat berupa sertifikat, bukti pendaftaran / pembayaran, bahan pelatihan / makalah atau bukti kehadiran / absensi ( bila dilakukan internal ).

5.17. Setiap peserta pelatihan menyerahkan satu salinan sertifikat yang didapat dari hasil menjalani pelatihan kepada Section HR Dev. & GA untuk diarsipkan.

5.18. Bagi peserta yang mengikuti pelatihan eksternal harus membuat / memberikan evaluasi terhadap pelatihan yang telah dijalaninya pada formulir Evaluasi Hasil Pelatihan (F05/PM.09), kemudian diserahkan kepada Section HR Dev. & GA.

5.19. Setelah selama 3 bulan para peserta selesai mengikuti pelatihan, Section HR Dev. & GA

mengirimkan formulir evaluasi hasil pelatihan kepada masing-masing Departement Head

peserta pelatihan.

5.20. Manajer / atasan langsung peserta pelatihan mengisi / memberikan evaluasinya pada kolom-kolom yang sesuai terhadap kinerja masing-masing personil setelah mengikuti pelatihan.

5.21. Manajer bidang mengarsipkan salinan hasil evaluasi para personilnya sedangkan yang asli diserahkan kembali kepada Section HR Dev. & GA.

5.22. Semua sertifikat dari hasil pelatihan yang diikuti oleh masing-masing personil dicatat dalam Formulir Registrasi Pelatihan Personil (F06/PM.09) oleh masing-masing

Departement Head.

5.23. Salinan sertifikat dilampirkan pada formulir registrasi pelatihan dan dikendalikan oleh masing-masing bidang sedangkan sertifikat yang asli disimpan oleh masing-masing peserta.

5.24. Registrasi tersebut berfungsi untuk memantau terpenuhinya kebutuhan pelatihan personil yang telah ditentukan.

(5)

PROSEDUR MUTU

PROSEDUR

09 P E L A T I H A N

5.25. Program Induksi adalah suatu kegiatan untuk memperkenalkan kepada personil yang baru bekerja mengenai :

a) Organisasi, Asas dan Peraturan Perusahaan b) Uraian jabatan dan tanggung jawab,

c) Pengenalan lingkungan pekerjaan

d) Penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008

5.26. Program Induksi juga merupakan kegiatan pelatihan internal yang dilakukan pada suatu bidang bagi personil yang dimutasikan dari bidang lain dengan bagian / posisi pekerjaan yang berbeda dengan posisi sebelumnya

5.27. Section HR Dev. & GA dan Departement Head bersangkutan bertanggung jawab dalam pelaksanaan kegiatan Program Induksi bagi setiap personil baru.

5.28. Selain itu Program Induksi juga dilakukan untuk personil pada bagian yang akan menerapkan atau menggunakan system / aplikasi baru maupun hasil dari pengembangan system / aplikasi yang sudah ada.

5.29. Departement Head bersangkutan menentukan waktu pelaksanaan, jumlah peserta dan Mentor untuk masing-masing kegiatannya

5.30. Pelaksanaan program tersebut dicatat dalam formulir Kegiatan Program Induksi (F07/PM.09).

5.31. Catatan hasil dari kegiatan program induksi bagi personil baru dikendalikan oleh Section HR Dev. & GA sedangkan catatan dari hasil program induksi yang lain dikendalikan oleh masing-masing bidang / unit kerja yang bersangkutan.

6. LAMPIRAN :

A. Formulir Analisa Kebutuhan Training ( F01/PM.09 ) B. Formulir Rencana Pelatihan Tahunan ( F02/PM.09 ) C. Formulir Jadual Pelatihan ( F03/PM.09 ) D. Formulir Peserta Pelatihan Eksternal ( F04/PM.09 ) E. Formulir Evaluasi Hasil Pelatihan ( F05/PM.09 ) F. Formulir Registrasi Pelatihan Personil ( F06/PM.09 ) G. Formulir Kegiatan Program Induksi ( F07/PM.09 )

(6)

PROSEDUR MUTU

PROSEDUR

09 P E L A T I H A N

Aliran Proses Pelatihan

Bidang/Unit Bidang HRD Bidang QA Employee

Direktur Keuangan dan

Umum

Develop Competency Requirment

Compentency Assesment Competency Definition & Profiency Level Sistem Penilian Kinerja Kebutuhaan Competency Training Matrix Kebutuhaan Pelatihan Competency Action Plans Jadwal Pelatihan tahunan Koordinasi Pelaksanaan Pelatihan

Evaluasi Hasil Pelatihaan setelah 3 Bulan

Analisa Data Pelatihan Laporan Efektivitas Pelatihan Laporan Pelatihan Ke Rapat Tinjuan manajamen Pelaksanaan Pelatihan

Isi Evaluasi Hasil Pelatihan Efektivitas Pelatihan dan Kebutuhan Competency Baru Minutes of Meating Competency Matrix Ya Tdk

(7)

F01/PM.09

ANALISA KEBUTUHAN PELATIHAN ( TNA)

1 Nama Pelatihan yang diajukan : 4 Jenis Pelatihan : Internal - Eksternal

2 Lama Pelatihan : 5 Pelatih/Institusi Penyelenggara :

3 Nama peserta yang diajukan untuk pelatihan 6 Permohonan diajukan oleh & Tanggal diajukan :

1 4

2 5

3 6

A SASARAN PROGRAM B TINJAUAN UMUM KEBUTUHAN PELATIHAN

1 MANAJEMEN 1 Urgensi kepesertaan pelatihan

1.1 Tugas untuk peningkatan kompetensi sesuai persyaratan jabatan 1.1 Prioritas utama dalam tugas & tanggungjawab operasional 1.2 Tugas untuk meng-implementasikan teknologi baru 1.2 Guna memenuhi persyaratan / kompetensi jabatan 1.3 Peningkatan pengetahuan dan wawasan dalam pekerjaan 1.3 Persiapan jenjang karier

Untuk point 1.1. Harus disertai dengan Hasil Analysis Gap Kompetensi

2 ATASAN LANGSUNG 2 Tinjauan terhadap biaya pelatihan

2.1 Peningkatan pengetahuan dan wawasan dalam pekerjaan 2.1 Masih dapat memenuhi budget tahunan pelatihan 2.2 Perluasan ruang lingkup pekerjaan 2.2 Melebihi budget tahunan pelatihan

2.3 Perolehan pelatihan praktis untuk menunjang teknis operasional 2.3 Tidak ada dalam budget tahunan pelatihan 2.4 Perolehan pelatihan praktis dalam rangka Promosi / Mutasi jabatan

2.5 Penyegaran dalam rangka peningkatan motivasi

3 KARYAWAN 3 Penyelenggara pelatihan

3.1 Peningkatan pengetahuan dan wawasan dalam pekerjaan Sangat disarankan 3.2 Perluasan ruang lingkup pekerjaan Dapat disarankan 3.3 Peroleh pelatihan praktis untuk menunjang teknis operasional Tidak disarankan

KOLOM DISPOSISI Dibuat oleh : *) Diketahui oleh : Pelatihan disetujui

Pelatihan tidak disetujui / ditolak Pelatihan ditunda

……….. ….……….. Nama & Tandatangan Nama & Tandatangan

(8)

PT. SIGMA CIPTA UTAMA

Formulir F02/PM.09/R1

RENCANA PELATIHAN TAHUNAN

Bidang : ………..

Revisi : ………..

Tahun : ………….

No Pelatihan Instruktur/ Nama Jabatan Anggaran Jan Peb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sept Okt Nop Des Institusi Biaya _{1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4}

Catatan : Disiapkan Diketahui

Departement Head Section HR Dev. & GA

(9)

PT. SIGMA CIPTA UTAMA Formulir F03/PM.09/R0

JADUAL PELATIHAN

Tahun : ……… Nomor : ……… Revisi : ………

No NAMA PELATIHAN INSTRUKTUR PESERTA TEMPAT / WAKTU

BIDANG/UNIT NAMA

Catatan : BSD - Tangerang, ………….

Section HR Dev. & GA,

(10)

PT. SIGMA CIPTA UTAMA

PESERTA PELATIHAN EKSTERNAL

RCTR :

Nama :

Jabatan :

Bidang / Unit :

Judul Pelatihan :

Hari & Tanggal :

Tempat :

Penyelenggara :

Biaya : Rp.

Menyetujui,

Departement Head Finance & Administration ( ………. ) Mengetahui, Direktur, ( ………. ) Mengetahui, Section HR Dev. & GA

( ………. )

Selesai mengikuti kursus / pelatihan eksternal, peserta harus menyerahkan foto copy sertifikat ke PSDM dan mengadakan presentasi apabila diperlukan.

Tangerang, ... Departement Head Pemohon pelatihan

(11)

EVALUASI HASIL PELATIHAN

A. Diisi oleh peserta pelatihan

Pelatihan : Institusi / Instruktur :

Tanggal : Penyelenggara :

Topik :

Nama peserta : Atasan Langsung :

Jabatan : Jabatan :

Tanda tangan : Bidang / Unit :

Evaluasi Peserta Pelatihan :

1 Kesesuaian materi dengan pekerjaan sesuai cukup kurang

2 Bobot materi berat cukup ringan

3 Waktu penyajian materi lama cukup pendek

4 Cara penyajian materi baik cukup kurang

5 Penerapan di tempat kerja segera di masa yang akan datang 6 Penyelenggaran secara keseluruhan baik cukup kurang

( Persiapan bahan, ruangan, makanan dll.) 7 Catatan/ komentar/ saran/ rekomendasi:

B. Dievaluasi oleh atasan 3 bulan setelah pelatihan

Evaluasi Atasan Langsung:

1 Penerapan pengetahuan di tempat kerja nyata cukup kurang

2 Penyebarluasan pengetahuan nyata cukup kurang

3 Peningkatan sikap dan perilaku nyata cukup kurang

4 Peningkatan prestasi kerja nyata cukup kurang

5 Catatan / komentar / saran / rekomendasi :

BSD - Tangerang, ...……… Departement Head ,

( ) Mengetahui,

Section HR Dev. & GA,

(12)

REGISTRASI PELATIHAN PERSONIL

Nama lengkap : ………

Jabatan : ……….

Bagian/Unit : ………

Tanggal lahir : ………

Catatan pelatihan yang pernah diikuti

Tanggal Waktu Rincian Pelatihan Biaya * Institusi

* Biaya K : jika biaya Kantor

(13)

PT. SIGMA CIPTA UTAMA Formulir F07/PM.09/R1 Bidang : Tgl Mulai Selesai 1 2 3 4 5

Nama peserta Jabatan Paraf

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Waktu

KEGIATAN PROGRAM PELATIHAN INTERNAL

No. Acara / Kegiatan Tempat Mentor / Instruktur

BSD - Tangerang, ……… Section HR Dev. & GA/ Departement

Head