STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN KEUANGAN IMADIKLUS INDONESIA PERIODE 2013-2015 I. PENDAHULUAN
SOP keuangan adalah standar operasional prosedur dalam mengelola keuangan yang ada di Organisasi IMADIKLUS INDONESIA. SOP ini dirasa penting karena merupakan acuan bagi seluruh pengelola keuangan yang ada di Organisasi IMADIKLUS INDONESIA.
Maksud dan tujuan dalam penulisan pedoman laporan keuangan ini adalah untuk menstandarisasikan laporan keuangan yang ada di Organisasi IMADIKLUS INDONESIA.
II. PEDOMAN PENGELOLAAN KEUANGAN IMADIKLUS INDONESIA A. Sumber Dana
Sumber Dana merupakan sumber pendapatan keuangan dalam mengelola seluruh kegiatan yang dilaksanakan oleh IMADIKLUS INDONESIA
Adapun sumber dana tersebut adalah sebagai berikut: 1. Iuran BPH
Dana Iuran BPH merupakan iuran wajib yang dibayarkan oleh setiap BPH dari masing –masing Universitas untuk pendanaan kas dan kegiatan –kegiatan yang diselenggarakan oleh IMADIKLUS INDONESIA.
2. Dana Usaha
Merupakan usaha-usaha kreatif, inovatif, halal dan tidak mengikat berupa usaha mandiri maupun sponsorship yang dikembangakan oleh pengurus pusat IMADIKLUS tanpa ada intervensi dan tidak merugikan yang bertujuan untuk mendapatkan pemasukan dana dalam upaya pemerdayaan dan pengembangan IMADIKLUS INDONESIA. 3. Dana Sisa Kegiatan
Seluruh dana sisa dari setiap kegiatan yang mendapatkan sumber dana utama dari instansi (sponsorship) yang diajukan atas nama IMADIKLUS secara otomatis masuk ke kas IMADIKLUS.
4. Dana Sisa Kepengurusan
Seluruh Dana sisa dari kepengurusan IMADIKLUS INDONESIA periode sebelumnya secara otomatis masuk ke kas IMADIKLUS INDONESIA untuk masa kepengurusan selanjutnya.
5. Sumber lain yang halal dan tidak mengikat berupa semua pemasukan yang diperoleh oleh IMADIKLUS INDONESIA baik dalam bentuk sumbangan atau donatur.
B.Proses Pengelolaan
1. Budgeting/Penganggaran
Setiap departemen berkewajiban menentukan perencanaan anggaran untuk setiap kegiatan yang ada di departemen masing-masing. Prosentase pendanaan dari organisasi ditentukan sesuai dengan kesepakatan bersama.
Format Penganggaran kegiatan:
*
*) Catatan dapat tambahan sesuai dengan keperluan
No Uraian *) Volume Satuan Biaya (Rp) Jumlah (Rp) Total (Rp)
1 ASASI Jumlah 2 LITBANG Jumlah 3 KADISDIK Jumlah 4 PI Jumlah TOTAL
2. Accounting/Pencatatan
Pencatatan merupakan seluruh kegiatan yang berupaya untuk mendokumentasikan semua transaksi yang dilakukan. Dokumen yang harus ada dalam Accounting/pencatatan adalah:
a. Buku kas
Buku kas merupakan seluruh pencatatan transaksi yang terjadi yang dicatat setiap harinya. Format Buku Kas:
b. Kwitansi
Bukti transaksi pemasukan sumber pendanaan. Kodefikasi kwitansi adalah sebagai berikut: (D. Departement. Nomer Urut Kegiatan. Abjad. Angka).
Ket:
D : Debet
Departement : Divisi yang Melaksanakan Kegiatan No. Urut Kegiatan : Urutan Kegiatan yang dilaksanakan
Ket. Kodefikasi sumber pendanaan:
A : IUK (Iuran No. Bukti
Tanggal Uraian Debet Kredit Saldo
Urut Kode
Abjad : Sumber Pendanaan Angka : Jumlah Transaksi
Ket. Kodefikasi Departement: D1: Departement ASASI D2: Departement LITBANG D3: Departement KADISDIK
Kemahasiswaan) B : Donatur
C : Dana Sisa Kegiatan D : Infak
E : Iuran Peserta Kegiatan F : Usaha Lain
Contoh: (D. D1. 2. A. 1) dibaca (Debet. Departemen ASASI. Pengabdian Pada Masyarakat. IUK. Pendapatan pertama/transaksi pertama).
c. Nota
Nota adalah bukti transaksi Pengeluaran secara tunai. Kodefikasi Nota sebagai berikut : (K. Departemen . No. Urut Kegiatan. Angka Romawi. Angka).
Ket:
K : Kredit
Departemen : Departemen yang
Melaksanakan Kegiatan
No. Urut Kegiatan : Urutan Kegiatan yang dilaksanakan
Ket. Kodefikasi Nota Jenis Anggran Kegiatan: I : Kestari
II : Acara III : Logistik IV : PDD V : Humas
Angka Romawi : Jenis Anggaran
Angka : Jumlah transaksi
Ket. Kodefikasi Departement: D1: Departement ASASI D2: Departement LITBANG D3: Departement KADISDIK
VI :*)
*) : Dapat ditambahkan sesuai dengan kebutuhan kegiatan
Contoh :
(K. D2. 5. I. 1) dibaca (Kredit. Divisi LITBANG. Sms Center. Acara. Pengeluaran pertama/transaksi pertama).
C.Prosedur permintaan Dana dan Penggunaan Dana 1. Syarat pengajuan Permintaan Dana
a. Dana yang diajukan sesuai dengan permintaan dana yang ada di program kerja yang di sahkan pada saat raker. b. Diajukan paling lambat 30 x 24 jam untuk anggaran sebesar > Rp 500.000,- dan untuk anggaran yang besarnya < Rp
500.000,- maka diajukan minimal 14 x 24 jam
Catatan : Untuk dana yang tidak tercantum dalam Program kerja, pengeluaran harus jelas serta diketahui dan disetujui oleh Ketua Umum IMADIKLUS INDONESIA.
a. Alur Pengajuan Dana Bendahara umum
Setiap panitia program kerja mengajukan proposal sesuai dengan SOP kepada bendahara umum (bendum) dan tembusan untuk Ketum dan Sekum
Benum dan Sekum (Sekretaris Umum) mengecek administrasi sesuai SOP yang telah ditentukan
Disetujui oleh Ketum. Bendum melakukan pencatatan bukti pengeluaran Kwitansi 2 rangkap untuk bendahara kegiatan dan bendahara umum. (Catatan :
seluruh anggaran yang diajukan dalam proposal, belum tentu sepenuhnya dapat dicairkan, jumlah pencairan dana sesuai dengan kebijakan ketua umum bersama bendahara umum)
Berkas Tidak lengkap/ tidak sesuai SOP
b. Sponsorship
Catatan:
1. Masing –masing BPH di tiap universitas memiliki kewenangan mengajukan proposal sponsorship atas nama IMADIKLUS kepada pihak sponsor sesuai kebutuhan dan diketahui oleh pengurus Inti. Bendahara umum kemudian akan mengirim proposal tersebut ke suluruh pengurus BPH ditiap universitas untuk diketahui semua anggota IMADIKLUS. (Upaya tranparansi keuangan).
2. Proposal bisa diajukan ke jurusan, fakultas, universitas dan instansi pemerintah maupun swasta (disesuaikan dengan bentuk kegiatan) Setiap panitia program kerja mengajukan proposal kepada bendahara umum. Bendum dan sekum mengecek administrasi sesuai SOP yang telah ditentukan
Paanitia
menemui
Pihak
sponsor
ACC : tindak lanjut sesuai kesepakatan bersama pihak sponsor
Tidak ACC: Revisi, cari sponsor lain.
D. Pencairan Dana
1. Pencairan Dana dari sumber dana Kas IMADIKLUS
Dana akan dicairkan jika keseluruhan administrasi sudah sesuai dengan SOP yang telah ditentukan 2. Pencairan Dana dari sumber sponsorship
Masing masing Divisi, BPH atau Pengurus Inti yang mengajukan dana sponsorship mengurus pencairan dengan pihak sponsor berdasarkan kesekatan bersama.
E. Pelaporan Keuangan
1. Setiap Bendahara wajib melaporkan keuangan yang sudah di tentukan (Lampiran A)
2. Data pendukung pelaporan Adanya bukti-bukti pemasukan dan pengeluaran seperti kwitansi dan nota-nota (Lampiran B) 3. Laporan keuangan dibuat dalam bentuk soft file dan hard file satu rangkap untuk diserahkan kepada bendahara umum
selambat-lambatnya 3 minggu setelah kegiatan dilaksanakan.
4. Saldo akhir tiap kegiatan harus dilaporkan dan diserahkan kembali kepada bendahara umum sebagai kas IMADIKLUS INDONESIA. maksimal 2 minggu setelah berakhirnya kegiatan.
F. Tambahan Aturan
Bukti-Bukti Pemasukan/Penerimaan dan Pengelaran harus memadai. Laporan keuangan yang dibuat harus didukung oleh bukti-bukti/dokumen yang valid. Bukti-bukti yang memadai tersebut dijelaskan sebagai berikut :
1. Umum
Agar dapat dilaporkan dalam laporan keuangan, semua jenis pendapatan dan pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti yang valid dan memadai sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam IMADIKLUS INDONESIA.
2. Bukti Pemasukan/Penerimaan Uang
a. Bukti pemasukan merupakan Tanda penerimaan uang yang diperoleh IMADIKLUS INDONESIA. Dokumen bukti penerimaan uang diharuskan ada untuk membuktikan keakuratan laporan keuangan dengan informasi yang terdapat di dalamnya sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.
b. Dokumen bukti penerimaan uang terdiri dari kwitansi, tiket atau kupon.
c. Dokumen bukti penerimaan uang ditulis dengan tulisan yang bersifat permanen (pulpen, spidol, tinta) dan mudah untuk dibaca.
d. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas tanpa coretan atau tip-X, alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya.
3. Bukti Pengeluaran
a. Dokumen bukti pengeluaran uang harus ada untuk membuktikan keakuratan suatu pengeluaran uang sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.
b. Dokumen bukti pengeluaran uang terdiri dari Bon, struk, kwitansi, nota atau bukti lain yang dapat dipertanggungjawabkan.
c. Dokumen bukti pengeluaran uang ditulis dengan alat yang bersifat permanen (pulpen, boxy, spidol, tinta) dan mudah untuk dibaca.
d. Dokumen bukti pengeluaran uang harus memilki tulisan yang jelas tanpa coretan atau tip-X, alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya.
e. Dokumen bukti pengeluaran uang harus dalam keadaan utuh (tidak ada sobekan yang signifikan, tidak boleh
disambung, tidak rusak, tidak basah, bisa terbaca dengan menggunakan alat bantu atau dengan bantuan orang lain). f. Dokumen bukti pengeluaran uang harus berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan, baik secara operasional maupun
non-operasional dari kegiatan yang sedang dilaksanakan dan memilki keterlibatan terhadap panitia kegiatan yang membelinya.
g. Bukti pengeluaran yang memadai dianggap sah dan harus memiliki kriteria serta mencantumkan hal-hal sebagai berikut :
1) Kepala (kop) surat
2) Mencantumkan tanggal pengeluaran kas
3) Jumlah pengeluaran kas beserta deskripsinya yang jelas
h. Untuk pembuktian biaya telepon melalui wartel, maka bukti tersebut harus mengungkapkan : 1) Nama Wartel
3) Nomor telepon yang dituju 4) Nama penelepon
5) Siapa yang dituju 6) Untuk keperluan apa
i. Untuk pembuktian biaya telepon selain melalui wartel (voucher atau kartu telepon) maka diwajibkan membuat catatan tiap kali melakukan komunikasi telepon dengan menggunakan point (c), (d), (e) dan (f).
j. Untuk pembuktian biaya perjalanan, harus dicatat : 1) Nama yang melakukan perjalanan dan tanda tangan 2) Program kerja yang dilakukan
3) Tanggal perjalanan 4) Tujuan perjalanan 5) Sarana serta biaya
Contoh :
Nama : Teguh Hasmanianto Kegiatan : Menjemput Pemateri Tanggal : 24 Agustus 2015 Tujuan : Jakarta
Rute : Bandung - Jakarta (PP) Rp. 200000
Bandung, 24 Agustus 2012 (TTD)
Teguh Hasmanianto Nim. 1122003
k. Untuk pembuktian transaksi lainnya yang tidak ada bukti transaksinya, maka harus dibuat memo agar dapat dipertanggungjawabkan (lampiran C)
l. Bendahara dapat menggunakan kwitansi yang dibuatnya sebagai bukti pengeluaran jika penerima uang tidak dapat menyediakan nota kontan yang valid dengan catatan nama dan tanda tangan penerima uang serta jumlah uang harus jelas (sesuai syarat di atas).
m. Dalam setiap bukti tidak diperkenankan adanya coretan, catatan tambahan atau catatan dengan tinta yang lain yang dapat mengaburkan keandalan bahan bukti. Jika hal tersebut terdapat dalam tanda bukti, maka tanda bukti tersebut tidak valid.
n. Tiap tanda bukti harus diberi nomor bukti yang jelas dan dikelompokan beserta bidangnya serta berdasarkan urutan tanggal transaksi.
III. PENUTUP
Hal-hal yang belum diatur dalam Standar operasional Prosedur Keuangan ini akan diatur dan ditetapkan oleh Ketua Umum, Wakil Ketua Umum, bersama Bendahara Umum kemudian.
LAMPIRAN-LAMPIRAN LAMPIRAN A)
Catatan : Bukti Pengeluaran harus sesuai dengan tanggal pengeluaran. LAMPIRAN B
LAMPIRAN C Contoh :
MEMO
Saya yang bertanda tangan dibawah ini adalah : Nama : Adinda Triadi
NIM : 119902
Jurusan : Pendidikan luar Sekolah
Menyataan telah benar-benar menerima uang sebesar Rp 15.000,- dari bendahara dan saya gunakan dalam membeli meja pada hari sabtu 12 Agustus 2012.
Memo ini saya buat dengan sebenar-benarnya .
Yogyakarta 12 Agustus 2016 Ttd
