BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian koleksi deposit
Deposit merupakan istilah yang tidak asing lagi, dimana orang berpendapat istilah deposit identik dengan tempat penyimpanan, namun dalam hal ini sesuatu atau benda yang di simpan berbeda menurut profesi dan keahlian penyimpanannya. Misalnya pada profesi seorang dokter istilah deposit diartikan sebagai tempat penyimpanan lemak didalam jaringan tubuh mannusia.
Menurut Ensyclopedi Umum (1990: 263) yang dimaksud dengan deposit adalah “Penyimpanan atau Deposito”. Maka dilihat dari defenisi deposit bahwa koleksi deposit adalah koleksi yang disimpan dan dikumpulkan pada tempat atau ruangan tertentu agar koleksi yang ada didalamnya terhindar dari kerusakan, kehilangan dan penduplikasian serta agar tetap lestari.
Koleksi deposit adalah kumpulan dari semua karya cetak dan karya rekam bangsa yang diserahkan oleh para penerbit dan pengusaha rekam kepada Perpustakaan nasional RI sebagai hasil dari pelaksanaan undang-undang No 4 tahun 1990 dan peraturan-peraturan pelaksanaannya.
Menurut Nelwaty (2002:19) “Karya cetak dan karya rekam tersebut harus dilestarikan sebagai warisan budaya bangsa dan bukti peradaban bangsa Indonesia”.
2.2 Jenis-jenis koleksi deposit
Menurut Nasution,Sabirin yang dikutip oleh Panjaitan, Eva susanti (2008) koleksi deposit terbagi atas beberapa jenis yaitu:
1. Terbitan pemerintah daerah sendiri seperti Peraturan Daerah, Surat-surat Keputusan, Pidato-pidato resmi, Lembaran Negara, Statistik dan Laporan Tahunan
2. Hasil-hasil penelitian dari semua bidang ilmu yang dilaksanakan, hasil seminar, lokakarya, temu karya dan bahan lain yang serupa baik dari instansi pemerintah maupun swasta
3. Hasil terbitan perpustakaan daerah seperti laporan tahunan dan tengah tahunan, bibliografi, catalog induk, accession list dan majalah-majalah yang di terbitkan di perpustakaan
4. Buku-buku dokumen langka tentang daerah, peta, bahan kartograpis dan perjalanan
5. Tulisan dan ringkasan lengkap atau rekaman lengkap tentang kepariwisataan dan hal-hal yang berkaitan dengan turisme, tentang sejarah, tentang silsilah keturunan suatu bangsa di suatu daerah, kemudian tentang hasil-hasil penelitian sejarah dan tentang kebudayaan, kesusastraan dan bahasa daerah
6. Rekaman music tradisional dan ciptaan-ciptaan baru, rekaman penelitian sejarah lisan baik berupa kaset, slide, film, video dan rekaman tarian serta permainan rakyat
7. Cerita-cerita rakyat dalam berbagai bentuk dan bahan pustaka tentang organisasi atau swasta dalam ruang lingkup wilayah Indonesia
8. Direktori tentang : a. Rumah ibadah
b. Biro perjalanan umum
c. Kegiatan olahraga dan sarananya
d. Perusahaan dan perdagangan seperti bank, pabrik, pusat dagang dalam daerah badan penerangan masyarakat seperti TV, radio, kantor pos dan telekomunikasi
e. Real estate, perkebunan dan pertambangan
f. Perhotelan, restoran, rumah hiburan, tempat-tempat rekreasi
g. Lembaga-lembaga pendidikan negeri dan swasta, formal dan informal
h. Pelayanan masyarakat seperti kepolisian, angkatan bersenjata, rumah sakit dan puskesmas, apotik dan klinik.
Dari uraian diatas dapat diartikan bahwa koleksi deposit bukan hanya dalam bentuk tercetak tetapi dalam bentuk terekam seperti kaset, slide, film dan video.
2.3 Fungsi dan tujuan koleksi deposit
Setiap koleksi yang ada di perpustakaan mempunyai fungsi dan tujuan masing-masing, sehingga dapat dimanfaatkan oleh pengguna.
Dalam SK Presiden NO.11 tahun 1989 dijelaskan bahwa koleksi deposit adalah merupakan salah satu sarana pelestarian pustaka sebagai hasil budaya bangsa yang mempunyai fungsi sebagai sumber ilmu pengetahuan, teknologi dan kebutuhan dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa dan menunjang pelaksanaan pembangunan nasional.
Begitu pentingnya fungsi dari suatu perpustakaan dalam mencerdaskan kehidupan bangsa, maka koleksi deposit sangat berperan dalam menunjang SDM tersebut sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Federal Depository Library Program menyebutkan tujuan dari deposit adalah sebagai salah satu kelengkapan akses informasi bagi kebutuhan pemerintah untuk lembaga-lembaga, kelompok yang luas dan dewan kota untuk menolong informasi yang dibutuhkan.
Pemerintah Indonesia melalui keputusan RI Nomor 11 tahun 1989 tentang Perpustakaan Nasional pada pasal 13 menyebutkan bahwa tugas dari deposit ialah:
1. Melaksanakan pengumpulan
2. Melaksanakan penyimpanan terbitan nasional dan internasional baik yang tercetak maupun terekam
3. Melaksanakan pelestarian terbitan nasional dan internasional baik yang tercetak maupun yang terekam
4. Melakukan konfrensi.
Dari uraian di atas menjelaskan bahwa tujuan dan fungsi dari koleksi deposit adalah mulai dari mengumpulkan, menyimpan dan melestaikan koleksi deposit yang mengandung semua kebutuhan pengguna baik dari segi pemerintah maupun untuk lembaga.
2.4 faktor penyebab kerusakan koleksi deposit
Sebagian besar koleksi deposit merupakan bahan tercetak yang umumnya terbuat dari kertas. Bahan dari kertas ini dapat mengalami kerusakan . Setiap pustakawan harus dapat mencegah terjadinya kerusakan bahan pustaka. Kerusakan itu dapat dicegah jika kita mengetahui faktor-faktor yang menjadi penyebabnya. Ada dua faktor yang menjadi penyebab kerusakan koleksi deposit yaitu faktor eksternal maupun internal. Faktor eksternal yang dapat merusak koleksi deposit antara lain jamur, serangga, zat kimia bahkan manusia. Sedangkan faktor internal yang merusak koleksi deposit adalah zat asam yang terkandung dalam kertas, dengan adanya zat asam ini kertas dapat rusak dari dalam akibat sisa-sisa zat kimia pada saat pembuatan kertas.
Oleh karena itu, agar koleksi deposit dapat bertahan lama sehingga informasi yang berada didalamnya dapat diakses oleh pemakai diperlukan pelestarian dengan cara melakukan proses alih media atau mengubah bahan pustaka dalam bentuk kertas menjadi digital.
Ada dua faktor penyebab bahan pustaka mengalami kerusakan menurut Razak yang dikutip oleh Lubis, Patricia irina (2011), yaitu faktor internal dan faktor eksternal, sebagai berikut :
2.4.1 Faktor internal (faktor dari dalam)
Kerusakan yang terjadi pada buku sendiri, yaitu pada kertas, tinta cetak, perekat, dan pengawet perekat yang tidak baik kualitasnya, dan pada benang penjilidan yang tidak sesuai dengan sampul.
Kerusakan pada bahan perpustakaan non-buku seperti kaset, disket, piringan hitam, CD ROM dan pustaka renik disebabkan oleh kualitas bahannya yang tidak baik atau tidak cocok. Pemrosesan bahan perpustakaan non-buku yang kurang baik menyebabkan mudah tercemari oleh jasad renik sehingga bahan perpustakaan mudah rusak.
2.4.2 Faktor eksternal (faktor dari luar)
Kerusakan pada koleksi deposit juga dapat disebabkan oleh faktor mekanis atau kimiawi dari lingkungan dan hayati.
1. Faktor mekanis
a) Kecerobohan pengguna yang menimbulkan kehausan pada bahan pustaka.
b) Cahaya matahari.
c) Medan magnet yang ditimbulkan oleh arus listrik atau logam magnet.
2. Faktor hayati
a) Kerusakan bahan pustaka yang disebabkan pemanfaatan dan perlakuan terhadap bahan pustaka yang kurang tepat. Manusia, meliputi pustakawan sebagai orang yang member layanan, fan pengguna yang terdiri dari mahasiswa, dosen, karyawan dan pihak luar. Larangan membawa makanan, minuman kedalam ruang perpustakaan bukan merupakan hal yang tanpa alasan, sebab sisa makanan atau kandungan minyak, jika menempel pada buku akan mngundang serangga atau tikus. Pengguna perpustakaan kadang melipat halaman bagian yang dianggap penting, akan menyebabkan cepat rusaknya buku tersebut.
b) Vandalisme
Vandalisme merupakan tindakan perusakan bahan pustaka dengan menulisi, mencoret-coret, member tanda khusus, membasahi, membakar, dan lain-lain. Mengenalkan virus secara sengaja pada program computer pada program computer atau menekan disket database juga termasuk perbuatan vandalis.
c) Perabot dan peralatan
Perabot yang berhubungan langsung dengan buku/bahan pustaka adalah rak. Jumlah rak yang kurang sesuai dengan kebutuhan akan mengakibatkan buku bertumpuk pada rak tersebut. Ukuran rak yang tidak sesuai dengan ukuran buku, dan penempatan yang terlalu rapat, dapat menyebabkan bahan pustaka cepat rusak.
d) Bencana alam
Bencana alam seperti kebanjiran, gempa bumi, kebakaran dan kerusuhan merupakan faktor yang sangat sulit dielakkan. Bencana alam ini dapat memusnahkan bahan pustaka dalam waktu singkat. Kerusakan yang terjadi karena kebanjiran dan air hujan adalah timbulnya noda oleh jamur dan kotoran yang dibawa oleh air. Noda yang ditimbulkan oleh jamur ini sangat sulit dihilangkan karena jamur berakar di sela-sela serat kertas.
3. Faktor kimiawi
a) Suhu dan kelembapan udara ini sangat erat hubungannya, karena jika kelembapan udara berubah, maka suhu juga akan berubah. Di musim penghujan suhu udara rendah, kelembapan tinggi, memungkinkan tumbuhnya jamur pada kertas menjadi berkembang karena naik turunnya suhu udara. Suhu ideal untuk bahan kertas adalah 20-24° Celcius, dan untuk bahan film 6-12° Celius.
b) Serangga dan binatang pengerat
Beberapa jenis serangga yang dapat merusak bahan pustaka, seperti kecoa, rayap, kutu buku dan lain-lain. Tikus merupakan binatang pengerat yang suka merusak buku, terutama buku-buku yang tertumpuk, apalagi di tempat gelap.
c) Kuat lemahnya cahaya
Sumber cahaya yang digunakan untuk penerangan ruang perpustakaan ada dua, yaitu cahaya matahari dan cahaya lampu listrik. Kita tahu bahwa cahaya matahari maupun cahaya lampu listrik mengandung sinar ultra violet. Ultra violet inilah yang dapat menyebabkan rusaknya kertas/buku.
d) Reaksi kimia
Kertas tersusun dari senyawa-senyawa kimia, lambat laun akan terurai. Hal ini dikarenakan proses oksidasi dan hidrolisa bahan sellulose, yang merupakan salah satu bahan campuran kertas.
2.5 Alih media
Alih media pada saat ini menjadi suatu fenomena baru yang mulai banyak diperhatikan dan dibutuhkan penyebaran informasi maupun pelestarian informasi yang terkandung didalamnya, sehingga akses informasi menjadi cepat dan efisien. Alih media biasanya dilakukan pada bahan pustaka yang memiliki kondisi fisik yang rapuh, buku langka, koleksi deposit dan lain-lain.
2.5.1 Tujuan alih media
Tujuan dilakukannya kegiatan alih media pada koleksi deposit adalah untuk menyelamatkan nilai informasi yang terkandung didalamnya. Menurut Hartinah yang dikutip oleh Herlinda, Trifani (2016:15) mengemukakan bahwa:
Kegiatan alih media bertujuan untuk melestarikan nilai informasi termasuk koleksi informasi langka, efesiensi ruang simpan, memperbanyak jumlah dan keragaman koleksi informasi, kecepatan temu kembali informasi, tukar menukar informasi antar perpustakaan, penggunaan koleksi bersama, dan memudahkan diseminasi informasi kepada pengguna dan bisa juga dikatakan agar koleksi tersebut selalu tersedia dan siap pakai untuk jangka waktu yang lama.
Sedangkan Lee (2002) mengemukakan bahwa “tujuan dilakukan kegiatan alih media agar koleksi tersebut selalu tersedia dan siap pakai untuk jangka waktu yang lama”.
2.5.2 Manfaat alih media
Kegiatan alih media koleksi deposit memiliki banyak manfaat. Selain menghemat tempat penyimpanan, manfaat alih media juga bisa menyelamatkan nilai informasi yang terkandung didalam koleksi deposit tersebut.
Menurut Zulfitri yang dikutip oleh Herlinda, Trifani (2016:16) mengemukakan tujuan alih media adalah:
1. Menyelamatkan nilai informasinya 2. Menyelamatkan fisiknya
3. Mengatasi kekurangan ruang
4. Mempercepat perolehan informasi, seperti dokumen yang tersimpan dalam CD (Compact Disk) sangat mudah diakses, baik dalam jarak jauh maupun dekat. Hal ini dilakukan untuk melestarikan informasi yang terkandung dalam koleksi dengan mengalih mediakan atau melestarikan kedua-duanya (bentuk fisik maupun kandungan informasinya
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa tujuan dilakukan mengalih mediakan bentuk cetak kedalam bentuk digital yaitu agar informasi yang terkandung dalam koleksi tersebut bisa dilestarikan dan selalu tersedia serta bisa digunakan kapan saja dalam jangka waktu yang cukup lama.
2.5.3 Proses alih media
Dalam membuat dokumen atau bahan pustaka ke dalam bentuk elektronik/digital perlu beberapa persiapan yang dilakukan agar dalam pembuatan dokumen atau bahan pustaka dalam bentuk digital tersebut lancar. Adapun persiapan tersebut meliputi :
1. Perangkat keras
Perangkat keras yang perlu disiapkan antara lain seperti: a) Komputer
Perangkat keras komputer yang dapat digunakan tentunya sangat bervariasi mulai dari komputer dengan spesifikasi yang sangat standar sampai kepada komputer dengan spesifikasi yang sangat baik. Tentu saja semakin baik komputer yang digunakan, semakin baik juga kualitas pekerjaan kita dan juga semakin cepat pekerjaan kita dapat diselesaikan.
b) Scanner (pemindai)
Pilihan alat pemindai juga dapat bervariasi dengan kualitas dan harga yang bervariasi pula. Alat pemindai yang peling sederhana berbentuk flatbad scanner dengan kemampuan pindai yang sangat terbatas dengan harga yang cukup murah sehingga umumnya
terjangkau bagi sebagian perpustakaan. Namun alat yang canggih dengan kemampuan pindai yang sangat cepat harganya sangat mahal, sehingga hanya perpustakaan besar saja yang mampu memiliki alat pindai tersebut. Dalam memilih alat yang akan digunakan untuk memindai koleksi kita hendaknya dilakukan dengan sangat hati-hati dan sesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan pendanaan perpustakaan.
2. Perangkat lunak
Salah satu alat yang harus dipersiapkan adalah perangkat lunak. Saat ini banyak pilihan perangkat lunak yang beredar di pasaran untuk mengelola dokumen digital atau elektronik. Dalam memilih perangkat lunak ini kita juga harus menyesuaikan diri dengan kebutuhan dan kemampuan anggaran yang kita miliki. Selain perangkat lunak berupa operasi seperti Windows, beberapa perangkat lunak yang diperlukan antara lain seperti:
a) Vistascan atau HPscan atau perangkat lunak pemindai yang lain Adobe acrobat (versi lengkap) untuk menghasilkan
b) dokumen/bahan pustaka dalam format PDF (Portable Document Format)
c) Microsoft Word untuk menulis dokumen yang kemudian disimpan format DOC, RTF, ataupun PDF
Adapun proses pembuatan dokumen/bahan pustaka menjadi digital menurut Abdul (2010:12) antara lain seperti:
1. Seleksi dan pengumpulan bahan yang akan dibuat menjadi koleksi digital
Bahan-bahan yang akan dikonversi dari tercetak menjadi digtal perlu diseleksi agar mendapatkan hasil yang sesuai.
2. Pembongkaran jilid pada dokumen/bahan pustaka agar bisa dibaca alat pemindai (scanner)
Proses ini perlu dilakukan untuk memudahkan operator pemindai melakukan proses pemindaian lembar demi lembar dari bahan tersebut. Untuk penggunaan mesin pemindai atau scanner yang mempunyai
fasilitas ADF (Automatic Document Feeder), maka pembongkaran dokumen tercetak dari jilidannya menjadi suatu keharusan.
3. Pembacaan halaman demi halaman dokumen menggunakan alat pemindai yang kemudian disimpan dalam format PDF
Jika menggunakan alat pemindai yang memiliki fasilitas fasilitas ADF (Automatic Document Feeder) maka pembacaan dengan alat pemindai ini bisa dilakukan secara otomatis oleh mesin. Operator tinggal memasukkan sejumlah lembar (misalnya 30 atau 50 lembar atau lebih sesuai kemampuan alat pemindai) kedalam bak kertas. Mesin pemindai secara otomatis akan mengambil lembar demi lembar sampai persediaan lembaran di bak kertas habis. Dalam menyiapkan lembaran dokumen yang akan dipindai, petugas harus ekstra hati-hati dan memastikan tidak ada lembaran yang masih menempel. Jika ini terjadi, maka proses pemindai akan terganggu. Kertas akan masuk lebih dari satu lembar dan dapat menyebabkan alat pemindai macet (terjadi paper jam). Hasil dari proses ini adalah dokumen dalam bentuk elektronik atau file komputer.
4. Pengeditan
Hasil pemindaian tadi walaupun sudah dalam bentuk elektronik, namun masih perlu diedit, terutama jika ukuran kertas yang ditentukan pada saat scanning tidak tepat. Oleh karena itu perlu dilakukan editing seperti memotong pinggiran halaman, pembalikan halaman dan lain-lain sehingga hasilnya menjadi mudah dan enak dibaca. Selain-lain itu mungkin juga perlu dilakukan penggabungan halaman jika pemindaian dilakukan secara sepotong-sepotong, serta perlu dilakukan bookmarking agar halaman-halaman dokumen dapat diakses dengan cepat.
5. Pembuatan serta pengelolaan metadata (basisdata) agar dokumen tersebut dapat diakses dengan cepat.
Pembuatan basisdata inidapat menggunakan perangkat lunak apa saja yang dapat dikenal dan biasa digunakan oleh manajer sistem. Namun bila manajer sistem belum mengenal dan terbiasa dalam menggunakan perangkat lunak basisdata tertentu, disarankan untuk menggunakan perangkat lunak ISIS for Window atau lebih dikenal WINISIS. Selain gratis, perangkat lunak ini memiliki cukup banyak kelebihan dibandingkan dengan progam perangkat lunak lain yang sejenis.
6. Melengkapi basisdata dokumen dengan abstrak jika diperlukan
Terutama untuk dokumen-dokumen yang berisi informasi ilmiah serta monograf lainnya. Sedangkan untuk dokumen yang berisi informasi singkat seperti teknologi tepat guna dan semacamnya, cukup ditambahkan keterangan atau anotasi saja.
7. Proses selanjutnya adalah pemindahan atau penulisan dokumen PDF serta basisdata ke CD-ROM atau DVD.
Setelah dokumen digital selesai, maka tahap berikutnya adalah mengumpulkan dokumen-dokumen tersebut, menata, serta mengkopikannya ke CD-R atau DVD. Selain itu jika server web sudah tersedia, maka dokumen ini bisa juga dipublikasikan melalui homepage atau halaman-halaman web. Jika menggunakan CD-R atau DVD maka hasil rekaman yang ada di CD atau DVD harus diberi label agar urutan publikasi dapat diketahui dengan jelas.
8. Penjilidan kembali dokumen yang sudah dibongkar.
Jika dokumen tersebut masih diperlukan bentuk tercetaknya, maka dokumen yang sudah dibongkar dan sudah melalui tahapan pemindaian atau scanning, dapat dijilid kembali. Dokumen tersebut dapat dikembalikan kebagian koleksi yang menyimpan bahan tercetak.
Selain pendapat di atas Sulendra (2014, 4) mengemukakan bahwa alur kerja alih media naskah kuno adalah sebagai berikut:
1. Pengumpulan dan seleksi bahan pustaka
Bahan pustaka yang akan dialihmediakan diperoleh dari intern lingkungan perpustakaan sendiri atau melalui kerjasama dengan instansi pemerintah maupun non pemerintah lainnya.
2. Pengecekan Kondisi Fisik Bahan Pustaka
Sebelum bahan pustaka akan dialih mediakan maka dilakukan pengecekan kondisi fisik. Bila kondisi fisik bahan pustaka tidak rusak dapat langsung dialihmediakan, tetapi bila tingkat kerusakannya sudah tinggi, dilakukan konservasi terlebih dahulu sebelum dialihmediakan.
3. Scanning atau Capturing File
Proses scanning dokumen asli direkomendasikan untuk menggunakan resolusi minimum 300 dpi (dot per inch) dan disimpan dalam bentuk dokumen elektronik dalam format tertentu (TIFF, GIF, JPEG dll. untuk file gambar). Dokumen elektronik tersebut memiliki informasi yang sama dengan dokumen aslinya dalam rangka memberikan versi digital yang berumur panjang dan berkualitas tinggi.
4. Editing dan Compiling
Proses ini mencakup pengeditan dokumen yang sudah scan atau di-capture dan pembuatan file-file turunan (File JPEG 300 dpi atau File JPEG 100 dpi untukpengemasan dan penerbitan ke Web). Dilanjutkan dengan proses penyatuan file-file yang sebelumnya terpisah pada saat
pengeditan. Proses compilling ini biasanya disatukan kedalam format PDF (Portable Document Format).
5. Pengemasan Akhir
Adalah pengemasan dokumen ke dalam bentuk multi media sehingga dokumen itu bisa dibaca seperti layaknya dokumen aslinya. Pengemasan hasil akhir alih media terdiri menjadi dua: dalam bentuk EXE dan bentuk HTML (Hyper Text Markup Languange).
