PROSEDUR AKTIVITI PROSES TUNTUTAN HASIL & AMANAH PA/UPKK.BEND/002/KL

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

PEJABAT BENDAHARI UTM KUALA LUMPUR UNIT PENERIMAAN & KAWALAN KREDIT NAMA DOKUMEN :

NO. RUJUKAN :

PROSEDUR AKTIVITI PROSES TUNTUTAN HASIL & AMANAH PA/UPKK.BEND/002/KL

Versi : Kedua Mod : 1

Tarikh Mod : 17 September 2013

1 1.0 OBJEKTIF

Prosedur Aktiviti ini disediakan untuk menerangkan proses penyediaan bil tuntutan dan surat peringatan yang berkualiti di PBUTM meliputi:-

(a) Tuntutan amanah Universiti

(b) Tuntutan penggunaan ruang/utiliti (niaga) 2.0 SKOP

2.1 Prosedur Aktiviti ini meliputi tuntutan ke atas sewaan premis/ruang, bil air, elektrik, dendaan, seminar, kursus, latihan, bekalan peralatan, penyelidikan dan perundingan oleh Pejabat Bendahari. Walau bagaimanapun, kutipan cagaran dilaksanakan oleh pihak Pejabat Harta Bina.

2.2 Bagi tuntutan berkaitan sewaan Kafetaria/Arked (berkadar tetap) bil tuntutan tidak dikeluarkan, malah surat peringatan diedarkan bagi hutang yang tertunggak melebihi tempoh 2 bulan. Pemotongan atau kontra hutang juga dibuat dengan sumber yang ada.

2.3 Prosedur Aktiviti ini juga meliputi bil-bil tuntutan yang dikeluarkan oleh Jabatan tertentu. Salinan bil tuntutan diperolehi daripada pihak tersebut untuk tujuan perekodan tuntutan hasil atau amanah Universiti.

3.0 TERMINOLOGI

(a) Bil Tuntutan Bil yang bernombor siri dikeluarkan kepada penghutang untuk menuntut bayaran bagi perkhidmatan yang ditawarkan oleh Universiti.

(b) Lejar

Penghutang Daftar yang dihasilkan dari perisian Mr. Accounting, menyenarai butiran semua bil tuntutan dan bayaran serta baki bagi setiap penghutang.

Di antara butiran yang wujud pada Lejar Penghutang termasuklah: (i) Nombor bil tuntutan

(ii) Tarikh bil tuntutan

(iii) Jumlah tuntutan kepada penghutang

(iv) No. resit rasmi dan tarikh resit serta jumlah bayaran yang dibuat oleh penghutang

(6)

NO. RUJUKAN :

2 (c) Surat

Peringatan

Surat yang dikeluarkan kepada penghutang yang bertujuan untuk menuntut bayaran utiliti dan sewaan ruang serta lain-lain bil yang tertunggak.

(d) Surat

Perlantikan Surat yang dikeluarkan oleh Pejabat Harta Bina, BPP atau pihak Universiti yang bertujuan melantik pengurus kafetaria/pengguna ruang dengan kadar sewa, tempoh kontrak dan cagaran seperti yang tertera dalam surat.

(e) Surat Arahan

Tuntutan Surat arahan beserta dokumen lengkap yang dikemukakan oleh Jabatan/Fakulti bagi memohon pengeluaran bil tuntutan di PBUTM.

(f) Rekod Status

Kontrak Satu senarai yang mengandungi butiran perkhidmatan pengurusan kafetaria/kantin/arked Universiti termasuklah nama dan alamat syarikat/perniagaan, tempoh kontrak, jumlah cagaran, jumlah sewa, nombor sebutharga dan no. resit rasmi bayaran cagaran.

(g) Penyata

Hutang Penyata yang menyenarai baki hutang terkini bagi sesuatu tarikh mengikut nama penghutang. (h) Senarai Usia

Penghutang Senarai ringkasan baki hutang mengikut tempoh tertunggak bagi semua penghutang (i) Daftar Resit Daftar yang dihasilkan oleh Sistem Resit (UTMFin) yang menyenaraikan semua butiran resit termasuklah chargeline, tarikh resit, jumlah kredit/debit dan nama pembayar mengikut nombor resit.

4.0 SINGKATAN

(a) UTM - Universiti Teknologi Malaysia (b) UPKK - Unit Penerimaan & Kawalan kredit (c) UTMFin - UTM Financial System

(d) KB - Ketua Bahagian (e) Pen. B - Penolong Bendahari

(f) PTK Bil - Pembantu Tadbir Kewangan Bil (g) PHB - Pejabat Harta Bina

(h) PTJ - Pusat Tanggungjawab (i) UBA - Unit Bayaran Dan Amanah (j) BPP - Bahagian Pengurusan Perolehan (l) PBUTM - Pejabat Bendahari UTM

(7)

NO. RUJUKAN :

3 5.0 DOKUMEN RUJUKAN

(a) Pekeiling Bendahari Bil.3/2010 -Prosedur Pungutan Wang (b) Pekeiling Bendahari Bil.3/2014 -Pengurusan Akaun Amanah (c) Profil Tugas Staf : P.Bend, PTK Bil & Resit

6.0

(d) Pekeliling Bendahari Bil 4/2014 -Manual Pelaksanaan Polisi ‘Cost Recovery University’

(e) Peraturan Kewangan & Perakaunan Universiti INPUT KUALITI (UTAMA)

Permohonan pelanggan (staf Universiti) untuk membuat tuntutan hasil/amanah dan permohonan untuk mengakaunkan bil tuntutan Fakulti/Jabatan dan hutang mengikut program dan perihal tuntutan.

7.0 KETERANGAN PROSES KERJA

TANGGUNG JAWAB 7.1 Terima semua bentuk arahan tuntutan dan perekodan hutang

daripada Fakulti/Jabatan. Terdapat pelbagai kaedah tuntutan amanah/niaga seperti berikut:

(a) Penyediaan Bil Tuntutan Amanah

Bil tuntutan Amanah disediakan oleh pihak PTJ/Fakulti, hanya bil Pejabat Bendahari dikeluarkan oleh PTK Bil. Surat arahan dan dokumen sokongan hendaklah tepat dan lengkap. Terus ke perenggan 7.2

PTK Bil

(b) Tuntutan Sewaan/Utiliti Kafetaria (niaga) melalui surat tuntutan.

Terimaan surat perlantikan pengusaha Kafetaria/Arked daripada PHB/BPP. Kemaskini Rekod Status Kontrak di dalam perisian Mr Accounting. Terus ke perenggan 7.2.

(8)

NO. RUJUKAN :

4 (c)

(d)

Perekodan Bil Tuntutan Daripada Fakulti/Jabatan Terima salinan bil tuntutan amanah/hasil daripada Fakulti/Jabatan. Terus ke perenggan 7.2.

Bagi Pungutan Tanpa Bil, sila rujuk terus kepada Arahan Kerja Proses Penerimaan (AK/UPKK.BEND/001/KL) atau Arahan Kerja Proses Penerimaan Yuran Pelajar (AK/UKP.BEND/001/KL).

PTK Bil

7.2 Daftar dan semak bil tuntutan dari sistem utmfin dan serah pada pegawai untuk mendapatkan kelulusan.

PTK Bil 7.3 Kemukakan bil tuntutan bersama dokumen sokongan

kepada pegawai untuk tujuan pengesahan dan kelulusan di

dalam sistem UTMFIN. KB/ Pen. B

7.4 Edarkan bil-bil tuntutan seperti berikut:

(a) Salinan Asal - Pihak Penghutang PTK Bil (b) Salinan Kedua _{- PTK Bil}

7.5 Daftarkan perihal penghutang (niaga) sekiranya pendaftaran belum dibuat dalam perisian Mr. Accounting. Kemaskini Lejar Penghutang dengan memasukkan butiran seperti tarikh bil tuntutan, jumlah dan perihal hutang ke menu ’Data Jualan’ perisian Mr. Accounting.

* Sekiranya terdapat arahan pembatalan bil, batalkan bil tersebut dengan mengecop BATAL dan sediakan bil baru (jika perlu). Sediakan jernal pelarasan dan kemaskini lejar penghutang sekiranya perlu.

(9)

NO. RUJUKAN :

5

7.6 Daftar Resit Rasmi, Daftar Resit Bil, Daftar Resit Pindahan dan Daftar Jernal bagi setiap bayaran yang diterima. Kemaskini Lejar Penghutang dengan memasukkan nombor resit rasmi dan jumlah ke menu ’Data Terimaan’ perisian Mr. Accounting.

7.6.1 Resit rasmi dikeluarkan kepada pihak pembayar melalui Arahan Kerja Proses Penerimaan (AK/UPKK.BEND/001/KL).

7.6.2 Resit rasmi dikeluarkan kepada pelajar melalui Arahan Kerja Proses Penerimaan Yuran Pelajar (AK/UKP.BEND/001/KL).

PTK Bil

7.7 Pantau kedudukan hutang tertunggak dan prestasi kutipan. Bagi bil-bil yang belum dijelaskan dan tertunggak bagi tempoh seperti berikut sediakan surat peringatan.

PTK Bil / Pen. B (a) Bagi hutang niaga (kafetaria/arked) tertunggak

selama dua bulan, sediakan surat peringatan kepada pengusaha dan kemukakan salinan surat kepada PHB. Pada bulan ketiga, sekiranya bayaran tidak dibuat, hantar surat peringatan kedua dan kemukakan kepada PHB. Maklumkan kepada PHB untuk tindakan sewajarnya.

PTK Bil

7.8 Cetak senarai Lejar Penghutang niaga/amanah setiap bulan dan serahkan kepada pegawai untuk tujuan analisa. Bagi penghutang yang melebihi tempoh kredit, ambil tindakan seperti berikut, samaada:-

KB/ Pen. B / PTK Bil

(a) (b)

Maklumkan PHB untuk pengeluaran notis pemotongan bekalan elektrik.

Arahkan pemotongan/kontra hutang kafetaria ke UBA.

(10)

NO. RUJUKAN :

6

(c) Rujuk kes ke Jawatankuasa Penyelaras Pengurusan Kafetaria atau Jawatankuasa Harta & Ruang. Ambil tindakan seperti yang diperakukan samada tindakan undang-udang jika ekonomikal atau tamatkan perkhidmatan pengguna/penyewa.

(d) _{Sediakan kertas kerja hapuskira hutang lapuk untuk} perakuan Jawatankuasa Kewangan (bagi hutang niaga) jika perlu.

KB/ Pen. B / PTK Bil 7.9 Kemaskini rekod/Lejar bagi sebarang keputusan di atas.

Pada akhir tahun kewangan, sediakan jernal pelarasan untuk mengakaunkan jumlah siberhutang niaga dan amanah ke Lejar Am.

Pen. B / PTK Bil

7.10 Failkan Lejar Penghutang dan senarai Usia Penghutang PTK Bil

8.0 OUTPUT KUALITI (UTAMA)

Bil tuntutan dan surat peringatan yang dihasilkan untuk pelanggan (staf Universiti) yang tepat, lengkap dan mengikut tempoh yang ditetapkan.

9.0 CARTA ALIR

Carta Alir Prosedur Aktiviti Proses Penyediaan Bil Tuntutan 10.0 DOKUMEN SOKONGAN

(11)

NO. RUJUKAN :

7 11.0

Rekod Rujukan Fail Lokasi

Lejar Penghutang Mr. Accounting Online Senarai Usia Penghutang Mr. Accounting Online

Salinan Bil Tuntutan UTM KL UPKK/012/Tahun Rak PTK/Arkib Rekod Status Kontrak UPKK /013/Tahun _{Rak Fail A} Salinan Bil Tuntutan

Fakulti/Jabatan

UPKK /015/Tahun

Rak PTK/Arkib Salinan Surat Peringatan UTM.K.03.01/11.14/1/_6/1

Rak Fail Pentadbiran/ Arkib

(12)

PA/UPKK/ BEND/002/KL CARTA ALIR

PROSEDUR AKTIVITI PROSES TUNTUTAN HASIL DAN AMANAH

Terima arahan tuntutan hutang.

Daftar dan semak Bil tuntutan PBUTM dalam sistem UTMFIN

Sah dan luluskan bil tuntutan PBUTM dalam

sistem UTMFIN

Edarkan bil tuntutan kepada pihak luar dan salinan ke Fakulti

Kemaskini Lejar Penghutang. Daftarkan

penghutang baru.

Daftar Resit Rasmi, Daftar resit Bil, Daftar Resit Pindahan dan Daftar Jernal bagi setiap bayaran yang diterima.

Pantau kedudukan hutang tertunggak dan prestasi kutipan. Sediakan surat peringatan

kepada penyelaras program atau PTJ.

Tandatangani surat.

Cetak Lejar Penghutang amanah & niaga untuk dianalisis.

Sediakan jernal pelarasan untuk akaunkan jumlah siberhutang niaga dan amanah ke Lejar Am pada akhir tahun kewangan.

Failkan Lejar Penghutang.

MULA 7.1 (a) Terima arahan Penyediaan Bil Amanah 7.3 7.7 7.4 7.8 7.9 TAMAT 7.2 Belum jelas > 2-3 bulan 7.5 7.1 (c) Terima Salinan Bil Tuntutan Amanah / Hasil daripada PTJ 7.1 (b) Terima surat lantikan pengusaha Arked/ Kafetaria 7.6 Telah jelas 7.6.1 Arahan Kerja Proses Penerimaan AK/UPKK.BEND /001/KL 7.10 7.1 (d) Tuntutan Tanpa Bil 7.6.2 Arahan Kerja Proses Penerimaan Yuran Pelajar AK/UKP.BEND/ 001/KL