vi
UNI VERSI TAS BI NA NUSANTARA
_________________________________________________________________________
Program Ganda Manajemen – Teknik I ndustri Skripsi Sarjana Program Ganda
Semester Ganjil 2007/ 2008
USULAN PENERAPAN TOTAL PERFORMANCE SCORECARD PADA
PT NI TROTEC PLASTI NDO
Yonita Kurnia Wijaya 0700725934
ABSTRAK
Sejalan dengan perkembangan dunia bisnis saat ini, perusahaan memerlukan organisasi harus berciri visi, panduan diri, pembelajaran, dan keseimbangan hubungan antara ambisi pribadi perorangan dan ambisi organisasi yang menjadi tujuan bersama. PT Nitrotec Plastindo selaku perusahaan yang bergerak dalam industri plastic packaging berbahan baku polyethylene telephthalate (PET) hingga saat ini belum memiliki tujuan strategik yang dinyatakan dalam bentuk target dan tolak ukur. Selain itu, PT Nitrotec Plastindo juga terjadi kesenjangan antara ambisi pribadi dengan ambisi organisasi yang terlihat pada rendahnya motivasi pekerja dalam bekerja dan tingkat turn over yang tinggi pada bulan September 2007.
Usulan penerapan Total Performance Scorecard (TPS) pada PT Nitrotec Plastindo dimulai dengan pengumpulan data primer dan sekunder agar diperoleh ringkasan kinerja dari sistem manajemen yang diterapkan, analisa internal & eksternal perusahaan, perumusan Organizational Balanced Scorecard (OBSC) dan Personal Balanced Scorecard (PBSC). OBSC dikomunikasikan ke dalam scorecard departemen, tim (hanya departemen technical & production), dan kinerja perorangan. Setelah itu, siklus TPS memasuki tahap perbaikan dengan mengalakkan
departement improvement team yang melibatkan seluruh pekerja tetap dalam masing-masing departemen. Proses perbaikan ini bertujuan untuk memutar roda PDCA (Plan-Do-Check-Act) dengan menggunakan pendekatan pemecahan masalah tulta (tujuh langkah, tujuh alat).
Berhubung adanya keterbatasan waktu penelitian, maka proses perbaikan yang akan dibahas hanya melingkupi 4 langkah awal (penentuan judul, analisis penyebab, pengujian penyebab dominan, dan rencana perbaikan). Kemudian pengukuran hasil-hasil perbaikan, tahap pengembangan, dan tahap pengkajian & pembelajaran dinyatakan dalam bentuk usulan.
Kata Kunci:
vii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas terselesaikannya Laporan Skipsi ini yang berjudul “USULAN PENERAPAN TOTAL PERFORMANCE
SCORECARD PADA PT NITROTEC PLASTINDO” sebagai syarat untuk gelar
kesarjanaan pada Program Ganda Jenjang Pendidikan Strata 1.
Walaupun tugas membuat Laporan Skripsi ini terasa berat oleh penulis, tetapi berkat bimbingan dari para dosen yang begitu banyak memberi masukan yang membantu penulis, akhirnya laporan skripsi ini dapat diselesaikan walaupun masih jauh dari kesempurnaan.
Laporan skripsi ini disusun dengan tujuan untuk dapat memberikan suatu usulan perancangan yang berlandaskan pada konsep TPS yang dapat diterapkan untuk mengatasi masalah-masalah dari sistem manajemen yang telah diterapkan pada PT Nitrotec Plastindo, selaku pihak perusahaan tempat penulis melaksanakan praktek kerja magang untuk tugas akhir.
Pada kesempatan ini, tidak lupa penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam penyusunan tugas akhir ini. Ucapan terima kasih disampaikan kepada :
• Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., Rektor Universitas Bina Nusantara • Bapak Iman H. Kartowisastro, Ph.D., Dekan Fakultas Teknik Universitas Bina
Nusantara
• Bapak Iman H. Kartowisastro, Ph.D., Ketua Jurusan Teknik Industri Universitas Bina Nusantara
• Bapak Idris Gautama, SE., S.Kom., MM., Ketua Jurusan Manajemen Universitas Bina Nusatara
• Bapak Budi Aribowo ST. M.Si., Sekretaris Jurusan Teknik Industri Universitas Bina Nusantara dan juga Koordinator Tugas Akhir Ganjil 2007/2008
• Bapak Haryadi Sarjono, ST., MM, selaku Dosen Pembimbing Manajemen yang telah memberikan banyak bimbingan, nasehat dan masukan–masukan baru yang sangat banyak membantu dalam penyelesaian Laporan Skripsi ini.
• Bapak Mohamad Rizal Arryadi, ST., M.Sc, selaku Dosen Pembimbing Teknik Industri yang telah memberikan banyak bimbingan, nasehat dan masukan–masukan baru yang sangat banyak membantu dalam penyelesaian Laporan Skripsi ini.
• PT. Nitrotec Plastindo, selaku pihak perusahaan yang telah bersedia mengijinkan penulis untuk melaksanakan praktek kerja magang dan kesediaannya menunjuk pembimbing lapangan dan pemberian data-data yang dibutuhkan untuk penyelesaian Laporan Skripsi ini.
• Bapak Rudi Hidayat, selaku President Directur dari PT Nitrotec Plastindo atas izin dan dukungan yang diberikan kepada penulis dalam menyusun skripsi ini.
viii
• Bapak Yatman, selaku HR & GA Manager dari PT Nitrotec Plastindo yang telah memberikan izin dan pengarahan selama pelaksanaan pengumpulan data demi keperluan skripsi.
• Bapak Anggrono, selaku Technical & Production Manager dari PT Nitrotec Plastindo dan juga selaku pembimbing lapangan yang telah banyak meluangkan waktu dan membantu penulis dalam mengumpulkan data-data selama pelaksanaan studi lapangan.
• Bapak Goesnadi, selaku Marketing Manager dari PT Nitrotec Plastindo yang telah meluangkan waktu dan bantuan selama pelaksanaan pengumpulan data demi keperluan skripsi.
• Bapak Danang, selaku Quality Control Manager dari PT Nitrotec Plastindo yang telah meluangkan waktu dan bantuan selama pelaksanaan pengumpulan data demi keperluan skripsi.
• Ibu Sri Rahayu, selaku Purchasing & Logistic Manager dari PT Nitrotec Plastindo yang telah meluangkan waktu dan bantuan selama pelaksanaan pengumpulan data demi keperluan skripsi.
• Semua karyawan PT Nitrotec Plastindo yang telah bersedia bekerja sama dalam memberikan informasi serta data-data yang dibutuhkan demi penyusunan laporan ini. • Teman-teman Universitas Bina Nusantara, khususnya kelas 09-PAQ, laboratorium manajemen, dan UPT hardware yang telah banyak memberikan masukan dan dukungan dalam penyusunan laporan ini.
• Segenap anggota keluarga, tertuma orang tua yang selalu memberikan dukungan penuh dan kesempatan untuk duduk di bangku kuliah hingga tahap akhir dari program S1.
• Pihak-pihak lainnya yang turut mendukung dalam penyelesaian laporan ini.
Akhir kata, penulis berharap laporan ini dapat menambah pengetahuan bagi para pembaca. Selain itu, penulis juga menyampaikan permintaan maaf atas kekurang-kekurangan yang terdapat dalam laporan ini karena keterbatasan waktu dan pengetahuan yang dimiliki penulis. dan sangat berharap adanya masukan ataupun saran-saran dari para pembaca. Terima kasih.
Jakarta, 25 Januari 2008 Penulis
ix
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK iii
KATA PENGANTAR iv
DAFTAR ISI vi
DAFTAR TABEL ix
DAFTAR GAMBAR xi
DAFTAR LAMPIRAN xii
BAB 1 PENDAHULUAN 1
1.1 Latar Belakang Masalah 1
1.2 Identifikasi Masalah 3
1.3 Ruang Lingkup 4
1.4 Tujuan dan Manfaat 5
1.5 Metodologi 5
1.6 Sistematika Penulisan 11
BAB 2 LANDASAN TEORI 13
2.1 Total Performance Scorecard 13
2.1.1 Konsep Total Performance Scorecard 14
2.1.2 Enam Prinsip TPS 17
2.2 Balanced Scorecard 19
2.2.1 Personal Balanced Scorecard 22
2.2.2 Organizational Balanced Scorecard 27
2.3 Total Quality Management 32
2.3.1 Perbaikan Proses Bersinambungan Deming 34
2.3.2 Pemberdayaan Karyawan 36
2.3.3 Statistical Process Control 39
2.4 Manajemen Talenta 42
BAB 3 ANALISIS SISTEM 45
3.1 Gambaran Umum PT Nitrotec Plastindo 45 3.1.1 Latar Belakang Perusahaan 45 3.1.2 Visi, Misi, dan Slogan PT Nitrotec Plastindo 47 3.1.2.1 Misi dari PT Nitrotec Plastindo 47 3.1.2.2 Visi dari PT Nitrotec Plastindo 47 3.1.2.3 Slogan dari PT Nitrotec Plastindo 49 3.1.3 Perkembangan PT Nitrotec Plastindo 49 3.1.3.1 Perusahaan Padat Teknologi dan Padat Modal 49 3.1.3.2 Strategi Pemasaran Perusahaan 51 3.1.3.3 Kunci Sukses Perusahaan 52
3.1.4 Struktur Organisasi 53
x
3.2 Analisa Lingkungan 61
3.2.1 Analisis Lingkungan Eksternal 61 3.2.1.1 Analisis Lingkungan Makro 61 3.2.1.2 Analisis Lingkungan Industri 66 3.2.2 Analisis Lingkungan Internal 72 3.3 Kelemahan Sistem Manajemen PT Nitrotec Plastindo Saat Ini 79
3.4 Keunggulan Penerapan Total Performance Scorecard 80
BAB 4 PERANCANGAN SISTEM 83
4.1 Perancangan Total Performance Scorecard 83
4.1.1 Perumusan Organizational Balanced Scorecard (OBSC) 83 4.1.1.1 Penjabaran Kembali Ambisi Bersama 83 4.1.1.2 Mendefinisikan Faktor Penentu Keberhasilan 84 4.1.1.3 Merumuskan Tujuan-Tujuan Strategis 87
4.1.1.4 Menetapkan Tolak Ukur Kinerja dan Target Organisasi 4.1.2.2 Ringkasan PBSC Departemen Technical &
Production
148 4.1.2.3 Ringkasan PBSC Departemen Pemasaran 157
4.1.2.4 Ringkasan PBSC Departemen Human Resources & General Affair
166 4.1.2.5 Ringkasan PBSC Departemen Keuangan 172
4.1.2.6 Ringkasan PBSC Departemen Purchasing & Logistic
179
4.1.3 Mengkomunikasikan Balanced Scorecard 188
4.1.4 Perbaikan dengan Menerapkan PDCA 203
4.1.4.1 Departemen Technical & Production 203
4.1.4.2 Departemen Quality Control 213 4.1.4.1 Departemen Purchasing & Logistic 224 4.1.5 Usulan Pengukuran Hasil-Hasil Perbaikan 231
4.1.5.1 Usulan Pengukuran Departemen
Technical&Production
231 4.1.5.2 Usulan Pengukuran Departemen Quality Control 232
4.1.5.3 Usulan Pengukuran Departemen Purchasing & Logistic
233 4.1.6 Usulan Tahap-Tahap Pengembangan 233 4.1.7 Usulan Tahap-Tahap Pengkajian & Pembelajaran 236 4.2 Analisa Perancangan TPS pada PT Nitrotec Plastindo 237
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 240
5.1 Kesimpulan 240
xi
DAFTAR PUSTAKA 243
RIWAYAT HIDUP 245
xii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 Pertanyaan Utama yang Sentral bagi Misi dan Visi Pribadi 23
Tabel 2.2 Faktor-Faktor W1 dan W2 32
Tabel 2.3 Daftar Isian Rencana Tindakan Penyelesaian Masalah 35 Tabel 3.1 Indikator Ekonomi Makro 2008 63 Tabel 3.2 Rasio Keuangan Periode 2003-2005 77 Tabel 3.3 Perbandingan Sistem Lama dengan Sistem TPS 81 Tabel 4.1 Faktor Penentu Keberhasilan PT Nitrotec Plastindo 86 Tabel 4.2 Faktor Penentu Keberhasilan dan Tujuan Strategis PT Nitrotec
Plastindo
92 Tabel 4.2 Pertumbuhan Penjualan dan Laba Kotor 95 Tabel 4.4 Jumlah Sales Order yang Telah Direalisasikan 96 Tabel 4.5 Jumlah Project yang Diterima oleh PT Nitrotec Plastindo 98
Tabel 4.6 Jumlah Keluhan Pelanggan 100
Tabel 4.7 Jumlah Produk Retur 110
Tabel 4.8 Distribusi Cuti Pekerja pada Tahun 2007 111 Tabel 4.9 Turn Over Pekerja Tahun 2007 112 Tabel 4.10 Persentase Jumlah Keluhan yang Teratasi 116 Tabel 4.11 Ringkasan Organizational Balanced Scorecard PT Nitrotec
Plastindo
134 Tabel 4.12 Pemberian Angka Prioritas pada setiap Tindakan Perbaikan
Organisasi
136
Tabel 4.13 Ringkasan PBSC untuk Departemen Quality Control 141 Tabel 4.14 Ringkasan Pembobotan pada Tindakan Perbaikan Pribadi
Departemen Quality Control
145 Tabel 4.15 Ringkasan PBSC untuk Departemen Technical & Production 149 Tabel 4.16 Ringkasan Pembobotan pada Tindakan Perbaikan Pribadi
Departemen Technical & Production
153 Tabel 4.17 Ringkasan PBSC untuk Departemen Pemasaran 158 Tabel 4.18 Ringkasan Pembobotan pada Tindakan Perbaikan Pribadi
Departemen Pemasaran
162 Tabel 4.19 Ringkasan PBSC untuk Departemen Human Resources &
General Affair
166 Tabel 4.20 Ringkasan Pembobotan pada Tindakan Perbaikan Pribadi
Departemen HR & GA
169 Tabel 4.21 Ringkasan PBSC untuk Departemen Keuangan 172 Tabel 4.22 Ringkasan Pembobotan pada Tindakan Perbaikan Pribadi
Departemen Keuangan
176 Tabel 4.23 Ringkasan PBSC untuk Departemen Purchasing & Logistic 179 Tabel 4.24 Ringkasan Pembobotan pada Tindakan Perbaikan Pribadi
Departemen Purchasing & Logistic
xiii
Tabel 4.26 Penerjemahan OBSC ke dalam Departemen Technical & Production
191 Tabel 4.27 Penerjemahan OBSC ke dalam Departemen Pemasaran 194 Tabel 4.28 Penerjemahan OBSC ke dalam Departemen HR & GA 196 Tabel 4.29 Penerjemahan OBSC ke dalam Departemen Keuangan 198 Tabel 4.30 Penerjemahan OBSC ke dalam Departemen Purchasing &
Logistic
200 Tabel 4.31 Inventarisasi Masalah di Lantai Produksi 204 Tabel 4.32 Penyebab Dominan Penyimpangan Ketidaklengkapan 207 Tabel 4.33 Pengujian Penyebab Sosialisasi terhadap Pelanggaran 208 Tabel 4.34 Pengujian Prosedur Baku terhadap Pelanggaran 208 Tabel 4.35 Pengujian Pergantian Rutin terhadap Pelanggaran 209 Tabel 4.36 Pengujian Penyebab Pembersihan terhadap Pelanggaran 210
Tabel 4.37 Pengujian Penyebab Dominan oleh Chief Leader 211 Tabel 4.38 Rencana Perbaikan Dipimpin oleh Chief Leader 212 Tabel 4.39 Inventarisasi Masalah Awal di Departemen QC 214
Tabel 4.40 Penyebab Dominan Kesalahan pada Saat Pengecekan 216 Tabel 4.41 Pengujian Keterlambatan Informasi dengan Kesalahan 218 Tabel 4.42 Pengujian Pemahaman Prosedur dengan Kesalahan Pengecekan 218 Tabel 4.43 Pengujian Overtime dengan Kesalahan Pengecekan 220 Tabel 4.44 Pengujian Penanganan Kerusakan dengan Kesalahan
Pengecekan
221 Tabel 4.45 Pengujian Penyebab Dominan oleh Koordinator 222
Tabel 4.46 Rencana Perbaikan Dipimpin oleh Koordinator Shift 222 Tabel 4.47 Inventarisasi Masalah di Departemen Purchasing & Logistic 224
Tabel 4.48 Penyebab Dominan Kesalahan pada Saat Pencatatan Form Tinggi
226 Tabel 4.49 Pengujian Recheck dengan Kesalahan Pengisian Form 227 Tabel 4.50 Pengujian Pengawasan dengan Kesalahan Pengisian Form 228 Tabel 4.51 Pengujian Penyebab Dominan oleh Admin 229 Tabel 4.52 Rencana Perbaikan Dipimpin oleh Koordinator & Admin 230
Tabel 4.53 Usulan Pengukuran Departemen Technical & Production 231
Tabel 4.54 Usulan Pengukuran Departemen Quality Control 232 Tabel 4.55 Usulan Pengukuran Departemen Purchasing & Logistic 233 Tabel 4.56 Usulan Bentuk-Bentuk Pengembangan Kompetensi Pekerja 234
xiv
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1.1 Diagram Alir Metodologi 6
Gambar 2.1 Bagian-Bagian yang Saling Terkait dari Konsep TPS 14
Gambar 2.2 Konsep TPS 16
Gambar 2.3 Siklus TPS 19
Gambar 2.4 Balanced Scorecard sebagai Suatu Sistem Manajemen Kinerja
20 Gambar 2.5 Keseimbangan Sasaran-Sasaran Strategik yang diterapkan
dalam perencanaan strategik
21
Gambar 2.6 Kerangka PBSC 25
Gambar 2.7 Pertanyaan tentang Unsur-Unsur OBSC 30 Gambar 2.8 Menyesuaikan Ambisi Pribadi dengan Ambisi Bersama
Organisasi
31 Gambar 2.9 Siklus USE-PDSA untuk Peningkatan Kualitas
Terus-Menerus
36
Gambar 2.10 Model Manajemen Talenta 43
Gambar 3.1 Struktur Organisasi 58
Gambar 4.1 Hubungan antar-CSF PT Nitrotec Plastindo 87 Gambar 4.2 Rantai Sebab-Akibat tentang Tujuan Strategis PT Nitrotec
Plastindo
94 Gambar 4.3 Tahapan Pengembangan Produk Baru 104 Gambar 4.4 Diagram Pareto Penentuan Judul untuk Departemen
Produksi
205 Gambar 4.5 Diagram Fishbone dari Frekuensi Penyimpangan
Ketidaklengkapan Pemakaian Pakaian Tinggi
206 Gambar 4.6 Pengaruh Sosialisasi terhadap Frekuensi Pelanggaran 208 Gambar 4.7 Pengaruh Prosedur terhadap Frekuensi Pelanggaran 209 Gambar 4.8 Pengaruh Rutinitas Pergantian terhadap Frekuensi
Pelanggaran
210 Gambar 4.9 Pengaruh Kebersihan Pakaian terhadap Frekuensi
Pelanggaran
211 Gambar 4.10 Histogram Target terhadap Frekuensi Pelanggaran
Ketidaklengkapan Pakaian
213 Gambar 4.11 Diagram Pareto Penentuan Judul untuk Departemen QC 215 Gambar 4.12 Diagram Fishbone dari Kesalahan pada Saat Pengecekan
Tinggi
xv
Gambar 4.16 Hubungan Penundaan Perbaikan dengan Kesalahan 221 Gambar 4.17 Histogram Target terhadap Frekuensi Kesalahan
Pengecekan
223 Gambar 4.18 Diagram Pareto Penentuan Judul untuk Departemen P & L 225 Gambar 4.19 Diagram Fishbone dari Kesalahan dalam Pencatatan Form
Tinggi
226 Gambar 4.20 Hubungan Perlakuan Recheck dengan Kesalahan 227 Gambar 4.21 Hubungan Perlakuan Pengawasan dengan Kesalahan 228 Gambar 4.22 Histogram Target terhadap Frekuensi Kesalahan Pengisian
Form
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Laporan Keuangan 2004-2006 246
Lampiran 2 Data Rekapitulasi 2007 248
Lampiran 3 Daftar Keluhan Pelanggan untuk Tahun 2007 249
Lampiran 4 Standarisasi Produk 250
Lampiran 5 Personal Skill 252
Lampiran 6 Wawancara dengan Presiden Directur PT Nitrotec Plastindo
253 Lampiran 7 Wawancara dengan Manajer Human Resources & General
Affair
255 Lampiran 8 Wawancara dengan Direktur Keuangan 258 Lampiran 9 Wawancara dengan Manajer Pemasaran 260 Lampiran 10 Wawancara dengan Manajer Purchasing & Logistic 264 Lampiran 11 Format Kuesioner Organizational Balanced Scorecard PT
Nitrotec Plastindo
266 Lampiran 12 Format Kuesioner Personal Balanced Scorecard PT
Nitrotec Plastindo
276 Lampiran 13 Format Kuesioner Penerjemahan Scorecard Perusahaan
untuk PT Nitrotec Plastindo
289 Lampiran 14 Format Check Sheet yang Dirancang untuk Proses
Perbaikan di PT Nitrotec Plastindo
294 Lampiran 15 Format Kuesioner Penilaian Kemampuan Belajar
Organisasi
