Slide MAN 101 Slide 04

(1)

PLANNING

FUNGSI PERENCANAAN

Dasar-dasar Manajemen Semester Gasal 2016

(2)

PENGUMUMAN...

KULIAH PENGGANTI DASAR-DASAR MANAJEMEN

• _{Selasa, 11 Oktober 2016}__{2 sesi (jam 14:00-selesai)} • _{Pengganti tanggal 1 September dan 13 Oktober.}

• _{Kamis, 13 Oktober 2016 tidak ada perkuliahan}

(3)

Pengertian Perencanaan

(Planning)

 Proses penetapan tujuan, kemana organisasi akan dibawa, penentuan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut

secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang

menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengoordinasikan seluruh

pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi.

Robbins, DeCenzo& Coulter (20111)

(4)

• _{Semua orang mempunyai perencanaan} • __{kepentingan pribadi ataupun organisasi}

• _{Perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan}

(5)

• _{Perencanaan yang baik}__{ketika apa yang}

dirumuskan dapat direalisasikan

dan mencapai tujuan yang diharapkan

• _{Perencanaan yang buruk}__{ketika apa yang dirumuskan dan}

ditetapkan ternyata tidak berjalan dalam implementasi, sehingga tujuan organisasi tidak terwujud

• _{George R. Terry menyatakan bahwa untuk mengetahui apakah}

perencanaan itu baik atau tidak dapat dijawab mlalui pertanyaan – pertanyaan dasar mengenai perencanaan, yaitu WHAT, WHY,

(6)

Perencanaan adalah....

Dari Sisi Proses

• _{proses dasar yang}

digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan

bagaimana tujuan tersebut akan dicapai.

Fungsi Manajemen

• _{fungsi dimana}

pimpinan

menggunakan pengaruh atas

wewenangnya untuk menentukan atau mengubah tujuan dan kegiatan organisasi.

Dari sisi pengambilan keputusan

• _pengambilan

keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai apa yang akan

dilakukan, bagaimana melakukannya,

bialamana dan siapa yang melakukannya, dimana keputusan yang diambil belum tentu sesuai, hingga implementasi

(7)

Tipe perencanaan

• _{Tidak tercatat}

• _{Fokus pada jangka pendek} • _{Spesifik: organisasi}

• _{Tidak tercatat}

• _{Fokus pada jangka pendek} • _{Spesifik: organisasi}

Informal

• _Tercatat • _Spesifik

• _{Bertujuan untuk jangka panjang} • _{Merujuk pada tujuan organisasi} • _Tercatat

• _Spesifik

• _{Bertujuan untuk jangka panjang} • _{Merujuk pada tujuan organisasi}

Formal

(8)

Kenapa manajer melakukan perencanaan?

Click icon to add picture

• _{Menetapkan aturan}

yang baku untuk memfasilitasi proses pengawasan.

• _{Memberikan arah dan}

tujuan yang jelas.

• _{Meminimalisir ketidak}

efisiensi-an.

• _{Mengurangi dampak}

(9)

Perencanaa

(10)

Bagaimana Manajer Melakukan Perencanaan?

• _{Harus mempunyai tujuan}_(goals)_{dan rencana}_(plans)

sebelum melakukan perencanaan.

• _{Tujuan atau}_goals_{mencakup hasil atau luaran yang ingin}

dicapai untuk individu, kelompok atau seluruh organisasi. Tujuan juga harus memberikan arah yang jelas dan

memberikan kriteria yang jelas untuk mengevaluasi kinerja

• _Rencana_(plans)_{dituangkan dalam bentuk dokumen yang}

memaparkan bagaimana tujuan akan dicapai. Rencana juga memaparkan bagaimana sumber daya akan

dialokasikan dan harus dicantumkan jadwal kegiatan

• _{Tujuan dapat mencakup tujuan keuangan, dan tujuan}

(11)

Manfaat Perencanaan

Meningkatkan fokus dan fleksibilitas Meningkatkan fokus dan fleksibilitas

Meningkatkan orientasi tindakan/kegiatan Meningkatkan orientasi tindakan/kegiatan

Meningkatkan koordinasi antara bagian/departemen Meningkatkan koordinasi antara bagian/departemen

Meningkatkan manajemen waktu Meningkatkan manajemen waktu

(12)

•

Personal time management tips:

•

DO say “no” to requests that distract

from what you should be doing

•

DON’T get bogged down in details that

can be addressed later

•

DO screen telephone calls, emails, and

(13)

•

More personal time management tips:

•

DON’T let drop-in visitors instant messaging

use up your time

•

DO prioritize your important and urgent work

•

DON’T become calendar bound by letting

others control your schedule

•

DO follow priorities; do most important and

(14)

TYPES OF PLANS

Types of Plans

Long-Range and

Short-Range Plans

Strategic

(15)

Management - Chapter 8

15

Short and Long-Term Plans



Long-term plans look three or more

years into the future



Short-term plans typically cover one

(16)

16

Strategic and Operational Plans

Strategic plans

• _{— set broad, comprehensive, and longer-term action directions}

for the entire organization

• _{Cover extended periods of time.}

Operational plans

— define what needs to be done in specific areas to implement strategic plans.

• _{Production plans} • _{Financial plans} • _{Facilities plans} • _{Marketing plans}

• _{Human resource plans}

(17)

•

Operational plans — identify short-term activities

to implement strategic plans

• _{Policies are standing plans the communicate}

guidelines for decisions

• _{Procedures are rules that describe actions to be taken}

in specific situations

• _{Budgets are plans the commit resources to projects or}

activities

• _{Zero based budgets allocate resources as if each budget were brand}

(18)

• _{Specific Plans}

• _{Plans that are clearly defined and leave no room for}

interpretation

• _{Directional Plans}

• _{Flexible plans that set out general guidelines, provide}

(19)

(20)

Planning tools

Forecasting

Contingency planning

Scenario planning

Benchmarking

(21)



Forecasting

• _{Making assumptions about what will happen in the}

future.

• _{Qualitative forecasting uses expert opinions.}

• _{Quantitative forecasting uses mathematical and}

statistical analysis.

• _{All forecasts rely on human judgment.}

• _{Planning involves deciding on how to deal with the}

(22)

22



Contingency planning

•

Identifying alternative courses of action that

can be implemented to meet the needs of

changing circumstances.

•

Contingency plans anticipate changing

conditions.

(23)

23



Scenario planning

•

A long-term version of contingency planning.

•

Identifying alternative future scenarios.

•

Plans made for each future scenario.

•

Increases organization’s flexibility and

(24)

24

_Benchmarking

• _{Use of external comparisons to better evaluate current}

performance and identify possible actions for the future.

• _{Adopting best practices of other organizations that}

(25)

25

_{Use of staff planners}

• _{Coordinating the planning function for the total}

organization or one of its major components.

• _{Possible communication gaps between staff planners}

(26)

(27)

Implementations plans to achieve results

(28)

28

Examples of S.M.A.R.T. Goals?

• _{Starbucks: “In fiscal 2006, we}

plan to open approximately 1,800 net new stores

globally.”

• _{Walgreen: “Second is to hire}

a significant number of

people with disabilities in our South Carolina distribution center, scheduled to open in 2007, and achieve 20%

productivity gains there.”

• _{UPS: “65% of drivers will}

have access to the new

technology (implemented in 2004) by the end of 2005.” and “In 2005, we will

increase operating profit in each of our 3 key

businesses: domestic, int’l, supply chain.”

• _{Wrigley: “In 2005, the company}

will decrease the long-term rate of return assumption for the assets of its U.S. (pension) plans from 8.75 % to 8.5%.”

• _{Halliburton: “We estimate that}

74% of the backlog existing on 12/31 will be eliminated the following fiscal year.”

• _{Martha Stewart Living}

(29)