Yaitu penerapan teknologi untuk pekerjaan kantor, mencangkup semua sistem elektronik formal dan informal, terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan.
Berfungsi membantu secretariat dan administrative, tetapi kemampuannya
memudahkan komunikasi formal dan informal dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan telah menarik perhatian para manajer dan professional untuk memanfaatkannya.
Pengguna otomatisasi dibagi menjadi 4 kategori :
- Manajer : orang-orang yang bertanggungjawab mengelola sumber daya perusahaan,
terutama SDM
- Profesional : tidak mengelola uang, melainkan menyumbang keahlian khusus yang
membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administasi. Contoh : pembeli, wiraniaga.
- Sekretaris : pegawai terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti
korespondensi, menjawab telpon dan mengatur jadwal pertemuan.
- Pegawai administrative : melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris seperti menyusun
APLIKASINYA :
1.Pengolah kata : adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis
melaksanakan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak. Keunggulannya adalah kemudahan pembuatan perubahan pada dokumen.
2.Surat elektronik (email) : penggunaan jaringan computer yang
memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal computer dan alat penyimpanan.
3.Voice mail : pengiriman pesan dilakukan dengan mengucapkannya ke
dalam telephon, bukan mengetik.
4.Kalender elektronik : penggunaan jaringan computer untuk menyimpan
dan mengambil kalender pertemuan manajer atau membuat perubahan, dengan menggunakan terminal keyboard.
5.Konferensi audio : penggunaan peralatan komunikasi suara untuk
6. Konferensi video : penggunaan peralatan televise atau menghubungkan
para peserta konferensi yang tersebar secara geografis, Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.
7. Konferensi computer : penggunaan jaringan computer yang
memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah untuk bertukar informasi.
8. Transmisi faksimili : penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca
citra dokumen pada suatu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung lainnya.
9. Videotex : penggunaan computer untuk menampilkan materi narasi dan
grafik yang tersimpan pada layar.
10. Pencitraan : penggunaan pengenal karakter secara optic untuk
Peran manajerial dan modal paduan otomatisasi kantor adalah :
1.Monitor di pusat bertindak sebagai polisi lalu lintas
2.Spokeperson mengirimkan informasi kepada atasan
3.Liaision menerima informasi dari lingkungannya
4.Leader menerima informasi dari atasan dan bawahan
5.Disseminator mengirimkan informasi kepada bawahan
Memerlukan dukungan dan keterlibatan dari top manajemen. Mereka
berperan sebagai pemberi visi dan mengarahkan secara langsung ke mana organisasi akan dibawa dan sekaligus mengalokasikan sumber daya yang diperlukan.
Pendekatan “Three P’s”
Alat
- Word processing, untuk menambah produktivitas pengetikan.
- Computer based communication, untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi
komunikasi. Misal : email, voicemail, fax, dll.
- Personal computer dan terminal computer.
- Mikrografik, penggunaan microfilm sebagai pengganti dokumen untuk
penghematan kertas, biaya, tempat, kesalahan, waktu dan segi keamanan.
Sistem jaringan komunikasi : LAN (local area network)
Personel : pengguna
Masalah yang timbul akibat otomatisasi kantor : pengganti semua alat manual,
