SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Modul ke: Fakultas Program Studi

SISTEM

PENGENDALIAN

MANAJEMEN

Tujuan yang searah, Faktor-faktor informal yang

mempengaruhi tujuan yang searah, Sistem Pengendalian Formal, Jenis-jenis Organisasi, Fungsi Controller

Ferry Hendro Basuki, SE.,MSi.,Ak.,CA.

03

EKONOMI DAN BISNIS AKUNTANSI S1

Abstract

SPM diharakan dapat mempengaruhi perilaku

manusia di dalam organisasi, sehingga adanya

keselarasan pencapaian tujuan-tujuan baik

Kompetensi

Mahasiswa mampu menjelaskan dan memahami

perilaku dalam organisasi dan hubungannya

Keselarasan Tujuan

Keselarasan tujuan (goal congruence) merupakan sebuah

kondisi yang menggambarkan adanya keselarasan yang tinggi antara tujuan pribadi dan tujuan organsiasi. Pada kondisi ini,

manusia diarahkan untuk mengambil tindakan yang sesuai dengan kepentingan pribadi mereka sendiri, yang sekaligus juga merupakan kepentingan perusahaan.

Mengevaluasi praktik pengendalian manajemen, ada dua pertanyaan penting yang diajukan:

1. Tindakan apa yang memotivasi orang untuk bertindak demi kepentingan diri mereka sendiri?

2. Apakah tindakan-tindakan ini sesuai dengan kepentingan organisasi tersebut?

FAKTOR-FAKTOR INFORMAL YANG

MEMPENGARUHI KESELARASAN TUJUAN

Pengendalian yang bersifat formal mengikuti proses-proses manajemen seperti perencanaan strategis, penyusunan

anggaran, maupun pelaporan. Sehingga, diharapkan adanya proses mempengaruhi perilaku manusia dalam organisasi perusahaan, pada akhirnya diharapkan adanya keselarasan tujuan sebagaimana yang dimaksudkan. Namun ada hal

yang perlu diperhatikan para perancang sistem

pengendalian formal bahwa adanya aspek-aspek yang

berkaitan dengan proses informal, seperti etos kerja, gaya manajemen, dan budaya yang melingkupi, karena untuk menjalankan strategi organisasi secara efektif mekanisme formal harus berjalan seiring dengan mekanisme informal.

Faktor-faktor Eksternal

Merupakan norma-norma mengenai perilaku yang

diharapkan di dalam masyarakat, di mana organisasi menjadi bagiannya. Norma-norma meliputi sikap

(secara kolektif disebut etos kerja), yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai dalam menjalankan

Faktor-faktor Internal

1. Budaya, faktor internal yang terpenting adalah budaya di

dalam organisasi, yang meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma perilaku serta asumsi-asumsi yang secara eksplisit dimaniferstasikan di jajaran organisasi.

2. Gaya Manajemen, faktor berikut yang juga mempengaruhi

pengendalian manajemen adalah gaya manajemen. Sikap-sikap bawahan biasanya mencerminkan apa yang mereka anggap sebagai sikap atasan mereka, dan sikap para atasan itu pada akhirya berpijak pada apa yang menjadi sikap CEO.

3. Organisasi Informal, Pada konteks faktual, terjadi bahwa

bawahan anda mungkin memiliki kemampuan komunikasi yang kuat terhadap orang-orang dalam organisasi yang anda pimpin, sehingga tanpa disadari dia memiliki legitimasi

Aturan-aturan

Beberapa aturan adalah pedoman kerja; yaitu

para anggota organisasi diizinkan, dan bahkan

diharapkan dapat menyimpang dari pedoman

itu, baik dalam situasi khusus atau ketika

dalam mereka menilai bahwa penyimpangan

tersebut akan berakibat baik bagi organisasi.

Pengendalian Fisik, penjaga keamanan,

gudang-gudang yang terkunci, ruangan besi, password

komputer, televisi pengawas, dan

pengendalian fisik lainnya mungkin merupakan

bagian dari struktur pengendalian.

•

_{Manual, ada banyak pertimbangan untuk}

memutuskan aturan-aturan mana yang harus

dituliskan ke dalam panduan, mana yang mesti

diklasifikasian sebagai pedoman, seberapa

banyak toleransi yang diperbolehkan dan

beberapa pertimbangan lainnya

Pengamanan Sistem, berbagai macam

pengamanan dilakukan ke dalam sistem

pemrosesan informasi untuk menjamin

informasi yang mengalir akurat dan aman dari

kecurangan. Misalkan pemeriksaan silang

secara rinci, pembubuhan tanda tangan dan

bukti-bukti lain bahwa transaksi telah

dijalankan, melakukan pemilihan,

penghitungan bukti fisik kas dan pemeriksaan

oleh auditor internal maupunn eksternal.

Pengamanan Sistem, berbagai macam pengamanan

dilakukan ke dalam sistem pemrosesan informasi

untuk menjamin informasi yang mengalir akurat dan aman dari kecurangan. Misalkan pemeriksaan silang secara rinci, pembubuhan tanda tangan dan bukti-bukti lain bahwa transaksi telah dijalankan,

melakukan pemilihan, penghitungan bukti fisik kas dan pemeriksaan oleh auditor internal maupunn eksternal.

Sistem Pengendalian Tugas, pengendalian tugas sebagai

proses untuk menjamin bahwa tugas-tugas tertentu dijalankan secara efektif dan efisien. Tugas

dikendalikan melalui peraturan-peraturan.

• Proses Kendali Secara Formal

• Proses pengendalian manajemen secara formal meliputi suatu perencanaan strategis yang akan mewujudkan tujuan dan strategi organisasi,

kemudian perencanaan strategi dikonversi menjadi anggaran tahunan yang berfokus pada pendapatan dan belanja yang direncanakan untuk masing-masing pusat pertanggung jawaban.

JENIS-JENIS ORGANISASI

Organisasi dapat dikelompokkan dalam tiga kategori umum:

1. Struktur fungsional, di dalamnya setiap maanjer bertanggung jawab atas fungsi-fungsi yang terspesialisasi seperti produksi atau pemasaran.

2. Struktur unit bisnis, di dalamnya para unit manajer

bertanggung jawab atas aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian yang

semi-independen dari perusahaan.

3. Struktur matriks, di dalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda.

Organisasi Fungsional

CEO Staf Manajer Manufaktur Manajer pemasaran Staf Staf Manajer Pabrik 1 Manajer Pabrik 2 Manajer Pabrik 3 Manajer Wilayah A Manajer Wilayah B Manajer Wilayah C

Organisasi Unit Bisnis

CEO Staf Manajer Unit Bisnis X Manajer Unit Bisnis Y Manajer Unit Bisnis Z

Staf _Staf Staf

Manajer Pabrik Manajer Pemasaran Manajer Pabrik Manajer Pemasaran Manajer Pabrik Manajer Pemasara n

Organisasi Matriks

CEO Manajer Fungsi A Manajer Fungsi B Manajer Fungsi C Staf Manajer Proyek X Manajer Proyek Y Manajer Proyek Z

Organisasi-organisasi Fungsional

Alasan dibalik bentuk organisasi fungsional adalah bahwa seorang manajer dengan pengetahuan khusus diharapkan dapat membuat keputusan yang berkaitan dengan fungsi spesifik. Artinya, seorang manajer pemasaran dan seorang manajer produksi yang terampil kemungkinan besar akan mampu membuat keputusan yang lebih baik dibidangnya masing-masing dibandingkan dengan seorang manajer yang bertanggungjawab ats kedua bidang itu sekaligus.

Organisasi-organisasi Fungsional

Keuntungan terpenting dari struktur organisasi fungsional adalah efisiensi. Kelemahan struktur fungsional: (1) ketidak jelasan dalam menentukan

efektifitas manajer fungsional secara terpisah, karena tiap fungsi memberikan kontribusi pada hasil akhir. (2) Perselisihan antar manajer pada fungsi yang sama hanya dapat diselesaikan pada level atasnya. (3)

struktur fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan produk dan pasar yang beragam.

Unit-unit Bisnis

Bentuk organisasi unit bisnis dari organisasi dirancang untuk menyelesaikan masalah-masalah yang terdapat pada struktur fungsional. Suatu unit bisnis, yang juga disebut sebagai divisi, bertanggung jawab atas

seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan

pemasaran sebuah produk. Unit bisnis bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan dan koordinasi kerja dari berbagai fungsi yang terpisah.

Implikasi terhadap Rancangan Sistem

Perancangan sistem pengendalian harus

mempertimbangkan aspek kemudahan pengendalian, aspek manfaat dan kebutuhan manajemen dalam

pengendalian manajemen yang dilakukan. Sehingga bentuk struktur fungsional akan dipilih jika bentuk unit-unit fungsional yang besar akan memberikan keuntungan ekonomis, sebaliknya bentuk unit bisnis yang dipilih jika manajer unit bisnis dituntut untuk lebih meningkatkan kemampuan produk yang

dihasilkan dalam menghasilkan laba, perencanaan, pengkoordinasian, dan pengendaalian terhadap

FUNGSI KONTROLER

• Orang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan sistem pengendalian

manajemen disebut sebagai kontroler. Jabatan orang ini adalah CFO (chief financial officer).

FUNGSI KONTROLER

Kontroler menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut:

1. Merancang dan mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian.

2. Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya.

3. Menyiapkan dan menganalisa laporan kinerja,

mengintepretasikan laporan-laporan ini untuk para manajer, menganalisis program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara keseluruhan.

FUNGSI KONTROLER

4. Melakukan supervisi audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk menjamin validasi informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap

pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional

5. Mengembangkan personel dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi dalam pendidikan personal manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendali

Relasi ke Jajaran Organisasi

Fungsi pengendalian adalah fungsi staf. Seorang kontroler bertanggung jawab dalam merancang ataupun mengoperasikan sistem, namun yang bertanggung jawab untuk pemanfaatan informasi

adalah jajaran manajemen, sehingga peran kontroler adalah memberikan masukkan kepada jajaran

manajemen dalam mengembangkan dan

menganalsisi tolok ukur yang digunakan dalam

pengendalian manajemen, serta memonitor ketaatan terhadap batas-batas pengeluaran yang telah

Relasi ke Jajaran Organisasi

Berperan dalam mengendalikan integritas sistem pencatatan serta menjaga aktivitas perusahaan dari pencurian dan

penipuan. Selain itu, kontroler memainkan peranan penting dalam mempersiapkan perencanaan strategis dan anggaran melalui penelitian secara cermat atas laporan kinerja untuk menjamin akurasi danuntuk menarik perhatian jajaran

manajer terhadap pos-pos yang membutuhkan penyelidikan lebih lanjut.

Terima Kasih