Sistem pengendalian internal
Sistem pengendalian internal merupakan suatu cara yang ditempuh perusahaan untuk mengendalikan usahanya yang meliputi struktur organisasi, cara-cara, metode serta alat-alat yang dikoordinasikan guna mencapai tujuan perusahaan Sistem Pengendalian Intern pada dasarnya bertujuan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Tujuan diadakannya pengendalian internal adalah:
1. Melindungi aset dari pencurian, perampokan, dan penyalahgunaan oleh karyawan.
2. Meningkatkan keakuratan dan kebenaran pencatatan akuntansi. 3. Meningkatkan efisiensi operasional.
4. Menjamin ketaatan terhadap hukum dan peraturan.
Sistem pengendalian internal memilki lima komponen utama, yaitu: 1. Lingkungan pengedalian
2. Penilaian risiko.
Perusahaan harus mengidentifikasi dan menganalisa berbagai faktor yang dapat member risiko pada bisnis dan memutuskan bagaimana mengatasi risiko tersebut.
3. Aktivitas pengendalian.
Untuk mengurangi terjadinya kecurangan, manajemen harus merancang kebijakan dan prosedur untuk mengatasi risiko yang dihadapi perusahaan.
4. Informasi dan komunikasi.
Sistem pengendalian internl harus merangkap dan menginformasikan semua informasi yang berkaitan dengan perusahaan, sebagaimana menginformasikan kepada pidak luar.
5. Pengawasan.
Sistem pengendalian internal harus mengawasi secara berkala. Kekurangan yang signifikan harus dilaporkan kepada manajemen puncak atau dewan direktur.
Dalam menerapkan pengendalian internal, terdapat enam prinsip antara lain: 1. Pembentukan tanggung jawab.
satu yang diberi tanggung jawab, akan sulit menentukan siapa yang bertanggung jawab apabila terjadi kesalahan.
Prinsip pengendalian internal ini diterapkan dalam penerimaan kas dengan cara hanya orang yang ditunjuk yang mempunyai hak untuk menangani penerimaan kas (kasir). Sedangkan untuk pengeluaran kas adalah dengan cara hanya orang yang ditunjuk saja yang berwenang menandatangani cek (bendahara) dan menyetujuinya.
2. Pemisahan pekerjaan.
a) Terdapat dua penggunaan yang umum untuk prinsip ini, yaitu: Individu yang berbeda harus bertanggung jawab untuk aktivitas terkait. Menyerahkan tanggung jawab pada satu orang untuk aktivitas terkait akan meningkatkan potensi terjadinya kesalahan dan penyelewengan. b) Tanggung jawab untuk penyimpanan pencatatan sebuah aset harus
dipisahkan dari penjagaan fisik aset tersebut. Penjagaan atas aset tidak mungkin untuk mengubah aset untuk penggunaan pribadi saat satu karyawan mempertahankan pencatatan aset, dan seorang karyawan telah menjaga fisik aset.
Penerapannya prinsip pemisahan pekerjaan dalam penerimaan kas adalah dengan membedakan individu yang menerima kas, mencatat penerimaan kas, dan menyimpan kas tersebut. Untuk pengeluaran kas dengan cara membedakan individu yang menyetujui dan melakukan pembayaran, orang yang menandatangani cek tidak boleh mencatat pengeluaran.
3. Prosedur dokumentasi.
Perusahaan harus mendokumentasikan transaksi yang terjadi. Pertama, perusahaan harus menggunakan penomoran dokumen, dan semua dokumen harus dihitung. Penomoran mencegah transaksi dicatat lebih dari sekali atau bahkan tidak dicatat sama sekali. Kedua, sistem pengendalian mewajibkan karyawan segera menyampaikan sumber dokumen unuk penghitungan pembukuan kepada departemen penghitungan. Hal ini menjamin ketepatan waktu pencatatan transaksi untuk keakuratan dan kejujuran pencatatan akuntansi.
4. Pengendalian fisik, mekanik, dan elektronik.
Penggunaan prinsip ini adalah mutlak. Pengendalian fisik, mekanik dan elektronik bertujuan untuk mengamankan aset dan meningkatkan keakuratan dan kejujuran pencatatan akuntansi.
Penerapannya dalam penerimaan kas adalah dengan menyimpan kas di tempat yang aman dan brankas bank, membatasi akses ke tempat penyimpanan, dan menggunakan daftar kas. Sedangkan untuk pengeluaran kas dengan cara menyimpan blanko cek in tempat yang aman dengan akses yang terbatas dan mencetak jumlah cek dengan tinta permanen.
5. Verifikasi internal independen.
Prinsip ini melibatkan bahasan data yang disiapkan oleh karyawan. Untuk memproleh keuntungan maksimal dari prinsip ini adalah dengan cara:
a) Perusahaan harus memverifikasi pencatatan secara berkala.
Seorang karyawan yang mandiri bertanggung jawab secara pribadi untuk informasi harus membuat verifikasi.
Prinsip ini berguna untuk membandingkan pencatatan dengan aset yang ada. Perusahaan besar umumnya menugaskan auditor eksternal untuk melaksanakan prinsip ini. Penerapannya dalam penerimaan kas adalah pengawas menghitung penerimaan kas setiap hari, bendahara membandingkan total penerimaan dengan simpanan bank setiap hari. Sedangkan untuk pengeluaran kas adalah dengan membandingkan cek dan faktur serta merekonsiliasi laporan bank setiap bulan.
b) Pengendalian sumber daya manusia.
Pengendalian sumber daya manusia dalam penerapannya untuk penerimaan dan pengeluaran kas meliputi:
i. Menanggung karyawan yang menangani kas. Tanggungan melibatkan perolehan perlindungan asuransi terhadap pencurian oleh karyawan. ii. Menggilir tugas karyawan dan mewajibkan karyawan mengambil cuti.
Hal ini untuk mencegah karyawan berupaya mencuri karena mereka tidak mungkin selamanya menyembunyikan tindakan kotor mereka. iii. Memeriksa latar belakang secara lengkap. Beberapa percaya bahwa
Keterbatasan pengendalian internal.
Pengendalian internal pasti dirancang sebaik mungkin oleh perusahaan. Namun dalam praktiknya, pengendalian internal yang diterapkan perusahaan tidak bisa berhasil sempurna. Ada beberapa faktor yang membatasi keberhasilan penerapan pengendalian internal pada perusahaan. Terdapat tiga faktor yang paling sering membatasi keberhasilan penerapan pengendalian internal yaitu biaya yang dikeluarkan untuk menerapkan pengendalian internal tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan, faktor manusia, dan ukuran bisnis yang dijalankan.
Penerapan pengendalian internal membutuhkan dana yang tidak sedikit. Oleh karena itu, perusahaan berupaya agar biaya yang dikeluarkan untuk menerapkan pengendalian internal tidak melebihi manfaat yang diharapkan sehingga perusahaan tetap mendapatkan keuntungan, bukan malah mengalami kerugian.
menjalankannya dengan baik. Bisa juga terjadi kolusi antar karyawan yang dapat mengurangi efektivitas system yang diterapkan.
Ukuran bisnis yang dijalankan juga membatasi efektivitas pengendalian internal. Perusahaan kecil akan kesulitan memisahkan pekerjaan karena kekurangan karyawan atau untuk menyediakan verifikasi internal independen. Hal ini membuktikan bahwa tidak ada pengendalian internal yang sempurna.
Segala sesuatu di dunia ini pasti ada kekurangan dan kelebihannya. Tidak terkecuali dengan sistem pengendalian internal yang merupakan buatan manusia. Sistem ini tidak akan bisa dijalankan dengan baik jika individunya tidak peduli dan tidak mau melaksanakan aturan yang telah dibuat dan disepakati untuk kepentingan bersama.
Oleh karena itu, diperlukan adanya kesadaran dari masing-masing individu untuk menjalankan dan melaksanakan aturan yang berlaku agar tidak merugikan satu sama lain. Dengan menjalankan aturan tersebut dengan baik, maka sistem pengendalian internal yang sudah dirancang tidak akan sia-sia dan hasilnya dapat memuaskan bagi semua pihak.
dibatasi seminimal mungkin. Selain itu, pengendalian juga perlu diterapkan agar semua individu dapat bekerja dengan jujur dan menghindari kecurangan dalam melaksanakan pekerjaan. Dengan begitu, perusahaan dapat terus beroperasi tanpa adanya gangguan berupa penyelewengan.
Penerapan pengendalian internal pada perusahaan.
Perusahaan di Indonesia sudah banyak yang menerapkan sistem pengendalian internal. Hal tersebut bertujuan untuk menghindari adanya kecurangan dan penyelewengan yang dilakukan oleh karyawan. Namun tidak seratus persen sistem pengendalian internal yang mereka terapkan dapat berfungsi sebagaimana yang diharapkan. Hal ini disebabkan karena tidak ada sistem yang benar-benar sempurna.
yang ada pada pengendalian internal berusaha untuk dijalankan dengan baik agar hasil yang didapatkan bisa maksimal dan memuaskan bagi semua pihak.
Perusahaan di Indonesia berupaya untuk tetap konsisten dalam melaksanakan pengendalian internal terutama pada kas yang dianggap paling rawan untuk diselewengkan. Dengan adanya sistem pengendalian internal yang baik, perusahaan akan terhindar dari kecurangan yang dilakukan karyawan yang berpotensi merugikan perusahaan.
Hal ini jelas merupakan awal yang baik untuk dapat meningkatkan pengawasan dan pengendalian internal agar ke depannya perusahaan di Indonesia akan semakin berkembang. Dengan pengendalian internal yang baik, maka perusahaan dapat meminimalisasi kerugian karena penyelewengan oleh karyawan.
