SISTEM INFROMASI & PENGENDALIAN INTERNAL
(SI - PI)
Sistem Informasi, Organisasi dan Strategi
Dosen:
Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
Dibuat oleh:
Sari Kartika (55516120061)
PROGRAM MAGISTER
UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA
Seiring berkembangnya teknologi yang semakin maju, informasi merupakan hal yang penting dan sudah umum dalam mencapai keefektifitas serta keefisienan dalam sebuah organisasi bisnis ataupun individual. Sistem informasi semakin canggih dan dapat diandalkan untuk mendukung berbagai aktivitas, baik secara organisasi, individu dan juga sosial. Peran sistem informasi saat ini sudah menjadi suatu kebutuhan yang tidak dapat dipisahkan, sekaligus menjadi tempat bergantung para penggunanya untuk menyelesaikan berbagai permasalahan.
Sistem merupakan kumpulan dari komponen dan elemen yang saling terkait serta membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Hapzi Ali (2015) Sistem adalah kumpulan dari sub-sub sistem atau elemen-elemen yang saling berkerjasama dan berinteraksi untuk mencapai tujuan organisasi (informasi/target/goal).
Penggunaan sistem informasi, termasuk web, telah membawa banyak perubahan organisasional dalam berbagai area seperti struktur, otoritas, kekuatan, tugas dalam pekerjaan, jenjang karier karyawan, supervisi, serta pekerjaan manager. Sistem informasi menimbulkan berbagai dampak pada organisasi.
Pada kenyataannya, selain berbagai hal positif yang dapat diambil dengan memanfaatkan sistem informasi, terdapat pula berbagai dampak negatif yang terjadi. Sistem informasi yang merambah seluruh kalangan dalam masyarakat mengharuskan diperlukannya kontrol yang tepat agar sistem informasi dapat dipergunakan dalam koridor yang seharusnya.
Dampak Implementasi Sistem Informasi Bagi Organisasi
Sistem informasi dan organisasi saling berhubungan satu sama lain untuk kepentingan manajemen. Secara umum sistem informasi menimbulkan suatu dampak bagi organisasi :
a. Dampak Ekonomi
Dari sudut pandang ekonomi, teknologi sistem informasi dapat mengurangi biaya agensi, dengan membuat manajemen suatu perusahaan menjadi lebih hemat baik dalam biaya, maupun mengelola karyawan. Dengan menggunakan teknologi sistem informasi, memungkinkan untuk membangun perusahaan global yang sangat besar dimana untuk menjalankannya dapat dilakukan dengan efektif dan efisien tanpa harus memperluas manajemen.
Perusahaan global yang sangat besar akan sulit untuk beroperasi karena pengelolaannya akan sangat mahal. Disini teknilogi sistem informasi melakukan perubahan pola yang mana lebih sedikit manajer yang dibutuhkan untuk mengelola karyawan karena IT mengurangi baik biaya agensi dan transaksi untuk perusahaan. Oleh karena itu, manajemen harus berharap agar pengeluaran perusahaan menyusut dari waktu ke waktu sebagai modal yang diinvestasikan dalam IT dan pendapatan karyawan.
b. Dampak Organisasi dan Perilaku
dengan memberikan lebih banyak otoritas pengambilan keputusan karyawan tingkat bawah, Hapzi (2015)
c. Organizatiol Culture
Semua organisasi terdiri dari rutinitas dan perilaku individu, koleksi yang membentuk proses bisnis. Kumpulan proses bisnis membentuk perusahaan bisnis. Aplikasi sistem informasi yang baru mengharuskan rutinitas individu dan proses bisnis berubah untuk mencapai tingkat tinggi kinerja organisasi, Hapzi (2015).
d. Internet dan Organisasi
Penggunaan yang efektif dari sistem informasi juga menyajikan end users manajerial dengan tantangan manajerial yang besar. Dari tantangan tersebut ada dampak positif dan negatifnya. Berikut dampak yang ditimbulkan :
No. Keterangan Dampak Positif IT Dampak Negatif IT
No. Keterangan Dampak Positif IT Dampak Negatif IT
TI memudahkan proses pendistribusian informasi kepada supplier
dengannya
TI mempermudah organisasi untuk mencari supplier TI mempermudah organisasi untuk mencari supplier
4
The threat of entry of new competitor
TI memungkinkan organisasi menurunkan biaya produksi sehingga dapat menjual barang dengan harga lebih murah dari pada pesaing baru
TI memungkinkan organisasi kalah
bersaing dengan pesaing baru, karena dengan TI pesaing baru dapat melakukan pemasaran secara online tanpa harus membangun toko untuk pemasaran.
5
The threat of substitute product or services
TI memungkinkan diversifikasi produk
TI memungkinkan organisasi mengalami kerugian akibat adanya substitute product or service.
Model Rantai Nilai Guna Membantu Aktivitas Bisnis Dalam Mengidentifikasi Peluang Untuk Aplikasi Sistem Informasi Strategis
Rantai nilai (value chain) merupakan rangkaian kegiatan untuk operasi perusahaan dalam industri bisnis yang spesifik dan mengkategorikan aktivitas umum suatu nilai tambah dari sebuah organisasi. Yang mana model ini merupakan strategi kompetitif dan sistem informasi yang memiliki pengaruh kuat.
Perusahaan dipandang sebagai serangkaian aktivitas utama dan pendukung yang menambahkan nilai pada barang dan jasa perusahaan. Aktivitas utama terkait secara langsung dengan produksi dan distribusi, sementara aktivitas pendukung, memungkinkan pengiriman aktivitas utama. Rantai nilai (value chain) perusahaan terhubung ke rantai nilai (value chain) pemasok, distributor, dan pelanggannya.
Rantai nilai (value chain) terdiri atas sistem informasi yang meningkatkan kompetisi pada tingkat industri dengan mempromosikan penggunaan standar, dan membuat bisnis dapat bekerja lebih efisien dengan mitra nilainya. Sehingga model rantai nilai (value chain) merupakan alat analisis yang berguna untuk mendefinisikan kompetensi inti perusahaan di mana perusahaan dapat mengejar keunggulan kompetitif.
Kini rantai nilai (value chain) melakukan perluasan, salah satunya yaitu Value Web, yang merupakan kumpulan dari perusahaan yang independen dimana menggunakan TI untuk mengkordinasikan model rantai bisnisnya sehingga dapat melakukan sinkronisasi dalam memproduksi barang/ jasa yang dijual, dipasaran secara kolektif sehingga dapat mempengaruhi permintaan dan penawaran
Sistem Informasi Membantu Bisnis Untuk Mencapai Keunggulan Kompetitif
Keberhasilan menggunakan sistem informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif merupakan tantangan dan membutuhkan koordinasi yang tepat atas teknologi, organisasi, dan manajemen. Akan tetapi tidak semua sistem informasi strategis dapat menguntungkan. Banyak sistem informasi strategis yang dengan mudah dapat ditiru perusahaan lain sehingga keunggulan strategis tidak selalu dapat dipertahankan.
Sehingga untuk membantu bisnis agar mencapai keunggulan kompetitif maka diperlukan analisis strategis, tepat dan akurat. Adapun beberapa langkah yang dapat dilakukan sebagai berikut :
a. Menggunakan model kekuatan kompetitif Porter
Dalam menggunakan strategi, tidak cukup dengan posisi strategis perusahaan yang mana penentuan strategi tidak hanya oleh persaingan dengan kompetitor langsung tradisional, tetapi juga oleh empat kekuatan lain di lingkungan industri yakni pemain baru, produk pengganti, pelanggan, dan pemasok.
b. Menggunakan model nilai rantai (value chain.)
Dengan menggunakan model ini, perusahaan dapat menggunakan TI yang paling efektif untuk meningkatkan posisi kompetitif karena pola yang digunakan perusahaan adalah memahami posisi biaya dan mengidentifikasi cara yang tepat digunakan untuk memfasilitasi implementasi dari strategi tingkat-bisnisnya. Nilai rantai (value chain.) menggambarkan berbagai aktivitas atau kegiatan perusahaan dan mitranya yang diperlukan mulai dari input, proses, sampai ke output. Sehingga model ini dapat menambah margin nilai produk atau jasa perusahaan.
c. Menggunakan model nilai web (value web)
Nilai web adalah sistem jaringan yang dapat melakukan sinkronisasi rantai nilai mitra bisnis dalam industri untuk merespon dengan cepat terhadap perubahan penawaran dan permintaan, Hapzi (2015).
Munculnya perusahaan-perusahaan digital dan internet merupakan panggilan untuk beberapa modifikasi industri kekuatan model kompetitif . Ekosistem bisnis adalah istilah lain untuk ini longgar digabungkan tetapi saling tergantung jaringan pemasok, distributor, perusahaan outsourcing, perusahaan jasa transportasi, dan produsen teknologi, (Iansiti dan Levien, 2004) dalam Hapzi 2015).
e. Menggunakan model strategi ekosistem
Era digital perusahaan memerlukan pandangan yang lebih dinamis dari batas-batas antara industri, perusahaan, pelanggan, dan pemasok, dengan persaingan yang terjadi di antara set industri dalam ekosistem bisnis. Dalam model ekosistem, beberapa industri bekerja sama untuk memberikan nilai kepada pelanggan. IT memainkan peran penting dalam memungkinkan jaringan padat interaksi antara perusahaan yang berpartisipasi, Hapzi (2015).
Tantangan Yang Ditimbulkan Oleh Sistem Informasi Strategis
Menerapkan sistem informasi strategi secara tidak langsung mengubah struktural maupun kegiatan atau aktivitas yang dijalankan manajemen. Keberhasilan menggunakan sistem sistem informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif merupaka hal yang menantang dan membutuhkan koordinasi yang tepat atas teknologi, organisasi dan manajemen. Menurut Inke Putri, et.al (2012) beberapa tantangan yang dihadapi manajemen sebagai berikut :
a. Tantangan investasi sistem informasi
Pentingnya sistem informasi sebagai investasi yang memproduksi nilai bagi perusahaan. Ditunjukkan pula bahwa tidak semua perusahaan menyadari nilai yang kembali (goodreturn) dari investasi sistem informasi tersebut. Ternyata salah satu tantangan yang paling besar yang dihadapi manajer masa kini adalah jaminan bahwa perusahaan mereka benar-benar mendapatkan good return dari biaya yang mereka keluarkan untuk sistem informasi.
b. Tantangan strategi bisnis
Selain investasi TI yang berat, banyak organisasi tidak menyadari nilai bisnis yang pentingdari sistem mereka, karena mereka kurang atau gagal untuk menghargai aset komplemenyang diperlukan agar dapat menggunakan aset teknologi mereka untuk bekerja.- Kekuatan dari komputer hardware dan software tumbuh lebih cepat dari kemampuanorganisasi untuk mengaplikasikan dan menggunakan teknologi.- Untuk mendapatkan keuntungan sepenuhnya dari TI, menyadarai produktivitas yang asli,dan agar berdaya saing serta efektif, maka organisasi perlu melakukan desain ulang.Merekan harus membuat perubahan fundamental dan perilaku pengelolaan (manajer),membangun model bisnis, menghilangkangkan peraturan krja yang kadaluwarsa,mengeliminasi proses bisnis dan struktur organisasi yang modelnya tidak efisien.
c. Tantangan globalisasi
software dan komunikasi, menciptakan akuntansi danstruktur laporan yang antar budaya serta mendesain proses bisnis transnasional.
d. Tantangan infrastruktur teknologi informasi
Banyak perusahaan yang dibebani dengan program TI yang mahal, sistem informasi yangkompleks dan rapuh, serta tindakan mereka yang merupakan hambatan bagi strategi dan pelaksanaan bisnisnya.- Untuk membangun infrastruktur TI baru merupakan tugas berat yang khusus, banyak perusahaan yang berjuang mengintegrasikan pulau teknologi dan sistem informasi mereka.
e. Tantangan tanggungjawab dan pengawasan: etika dan pengawasan
Meskipun sistem informasi memberikan keuntungan dan efisiensi yang besar, mereka jugamenciptakan masalah dan tantangan sosial dan etis baru, seperti ancaman ke individual privacy dan hak kepemilikan intelektual, masalah kesehatan yang berhubun gan dengankomputer, kejahatan komputer dan eliminasi pekerjaan.- Tantangan besar dari pengelolaan (manajer) adalah membuat keputusan terinformasi yangsensitif sampai ke konsekuensi negatif dari sistem informasi sampai ke yang negatif.
Perubahan seperti ini disebut transisi strategis dan sering sulit dan menyakitkan untuk mencapai. Selain itu, tidak semua sistem strategis yang menguntungkan, dan mereka dapat mahal untuk membangun. Banyak sistem informasi strategis yang mudah ditiru oleh perusahaan lain sehingga keuntungan strategis tidak selalu bisa dimenangkan.
Contoh Implementasi Sistem Informasi Pada Perusahaan
Sistem Informasi yang di implementasikan pada PT. XXX yang bergerak pada bidang retail (minimarket) yaitu menggunakan Executive Information Systems (EIS). EIS bertujuan menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi secara selektif tentang faktor-faktor kunci dalam menjalankan tujuan strategis perusahaan bagi manajemen atas. EIS yang pada PT. XXX adalah “Oracle” yang digunakan sebagai database utama untuk seluruh sub sistem yang ada pada perusahaan ini.
Oracle adalah database relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam suatu sistem manajemen basis data RDBMS (Relational Data Base Management System) yang multi-platform. Adapun Oracle pada PT. XXX ini terbagi kedalam sub sistem sebagai berikut:
CPM (Central Purchasing Management):
DCS (Distribution Center System) :
MCS (Merchandising Center System)
OSA (Office Supllies Application)
MAS (Marketing Application System)
TAF (Tax, Accounting, Finance)
IMS (Inventory Monitoring System)
POS (Payment Operation System)
Pada kesempatan kali ini saya akan menjelaskan secara ringkas tentang proses penerimaan uang masuk (sales) terhadap pengendalian internal dengan menggunakan sub sistem TAF & IMS.
Transaksi yang terjadi di toko, diinput ke aplikasi POS dari POS tersebut, secara data masuk ke aplikasi SIS. Setiap akhir transaksi di hari tersebut dilakukan proses End of Day (EOD) serta pembuatan dan pencetakan report secara hard copy.
Data dari proses EOD toko masuk ke Server tampungan PT.XXX yang mana dari tampungan tersebut dilakukan tarik data oleh bagian Distribution Center (DC) dengan aplikasi DCS dan bagian Inventory Control (IC) dengan aplikasi IMS. Setelah bagian IC melakukan tarik data, maka mereka melakukan olah data diantaranya receipt, sales (cash & card), retur lalu dilakukanlah closing harian. Dari hasil closing tersebut masuk Kas In (KI) yang ada dalam aplikasi TAF.
Untuk report toko dalam bentuk hard copy dikirim ke kantor cabang untuk digunakan sebagai dasar inputan Bank masuk (penerimaan uang) pada aplikasi TAF. Setelah dilakukan penginputan, bagian finance yang bertanggung jawab atas uang masuk harus melakukan komparasi atau membandingkan dengan KI. Setelah tidak terjadi selisih, hasil inputan tersebut dimasukan ke aplikasi TAF.
Semua data yang diperlukan accounting untuk proses penjurnalan sampai pembuatan laparon keuangan dapat ditarik dari data discovery yang merupakan detail hasil inputan pada aplikasi TAF.
Dari sistem yang dijelaskan diatas, dapat mendukung aktivitas operasional perusahaan secara efektif dan efisien serta pengendalian internal yang cukup baik dalam setiap prosesnya.
Kelemahan Sistem Informasi Pada PT. XXX
Kelemahan secara umum yang dimiliki sistem Oracle dalam pengimplementasiannya pada sub sistem (TAF & IMS) ini diantaranya :
a. Oracle merupakan software DMBS yang paling mahal, paling rumit, dan paling sulit untuk dipelajari sehingga seringkali terjadi human error pada Karyawan saat mengoperasikannya.
b. Terlalu banyak komparasi data yang dilakukan sehingga dapat menyebabkan ketidaksesuaian antara data yang satu dengan data yang lainnya.
c. Saat Karyawan bagian finance bank masuk (pemasukan) melakukan penginputan data uang masuk bisa terjadi kesalahan input yang menyebabkan data yang ada pada aplikasi TAF tidak sesuai dengan data pada KI.
d. Diperlukan spesifikasi hardware yang tinggi untuk dapat menjalankan software DMBS Oracle agar dapat berjalan dengan stabil.
Referensi :
Hapzi, Ali .2015. Modul Perkuliahan Sistem Informasi dan Pengendalian Internal. Jakarta
Devia, Christa. 2013. http://deviachrista.blogspot.co.id/2013/05/pengertian-rantai-nilai-analisis-rantai.html
