ANALISIS PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN
ATAS PROSEDUR PEMBELIAN BAHAN BAKU DALAM
MENINGKATKAN EFEKTIFITAS PROSES PRODUKSIPADA
CV BAHANA KARYA
Muflikhah, Tri Lestari, Mahsina
Prodi Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Bhayangkara Surabaya muflikhah1994@gmail.com
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui seberapa jauh perusahaan menerapkan sistem pengendalian intern pada prosedur pembelian bahan baku dalam meningkatkan efektifitas proses produksi pada CV Bahana Karya. Metode penelitian yang digunakan yaitu pendekatan kualitatif deskriftif. data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder, data primer diperoleh dengan melakukan wawancara secara langsung dengan pihak CV Bahana Karya dan data sekunder diperoleh dari studi pustaka.Hasil analisis penelitian dengan judul ‘’Analisis penerapan sistem pengendalian intern atas prosedur pembelian bahan baku dalam meningkatkan efektifitas proses produksi pada CV Bahana Karya. dari penelitian tersebut dapat di simpulkan bahwa sistem pengendalian intern pada cv bahana karya masih belum efektif dan masih lemah. itu terlihat dari adanya perangkapan tugas pada pembelian kredit, tidak adanya dokumen yang dibuat seperti, surat penawaran harga, surat perubahan order, surat bukti kas keluar pada CV Bahana Karya.
Kata Kunci: Sistem Pengendalian Intern, Prosedur Pembelian, Efektifitas
ABSTRACT
The reason for this research to know how far companies apply internal control system on the purchase procedure credit in impproving the effectiveness of the production process.Descriptive qualitative approach used for this research method by using desaign. using data primery and secondary data. primry data obtained with conduct interviews on drectly with parties CV Bahana Karya and secondry data were obtained from literature study.Result of research analysis with
title “Analiysis application internal control sistem on procedure purchase raw
material in improve production process in CV Bahana Karya. Of the research can be concluded that internal control system on cv bahana karya still not effective and still weak. It is from existence task capture on credit purchases, no document creted as quotation letter, mail order changes, cash out proof on CV Bahana Karya.
PENDAHULUAN
Setiap perusahaan dituntun untuk bisa dan dapat meningkatkan kinerja
perusahaan agar tidak tertinggal dengan perusahaan yang lain baik yang mengenai
informasi ataupun pengendalian. Pembelian dapat dilakukan dengan dua cara yaitu
pembelian secara kredit ataupun pembelian secara tunai. Untuk menghindari
berhentinya aktivitas diperusahaan dan didalam memproduksinya perusahaan sering
kali melakukan pembelian bahan baku secara kredit dengan melakukan pembelian
secara kredit persahaan dapat melakukan perputaran roda keuangannya untuk
kebutuhan yang lain yang dilakukan oleh perusahaan agar semua yang ada didalam
perusahaan dapat berjalan beriringan dan semua aktifitas produksinya bisa berjalan
lancar.
Sedangkan kelancaran proses produksi dipengaruhi oleh bahan baku karena
bahan baku merupakan bahan yang membentuk bagian menyeluruh produk jadi,
bahan baku yang diolah dalam perusahaan manufaktur dapat diperoleh dari
pembelian lokal atau dari pengolahan sendiri, (Mulyadi, 2016:275). Setiap
perusahaan pastilah memiliki tujuan yang sama pada umumnya yaitu memperoleh
keuntungan (laba).Maka perlu adanya suatu penanganan yangbaik atas pembelian
bahan baku. Kelebihan, kekurangan, kesalahan dalam melakukan pembelian akan
berdampak buruk bagi tercapainya tujuan suatu perusahaan yaitu untuk memperoleh
keuntungan (laba)yang sebesar-besarnya.
Untuk itu penentuan berapa besarnya, harganya, dan standart yang
dibutuhkan dalam pembelian bahan baku yang akan dilaksanakan haruslah dilakukan
secara cermat atas pertimbangan yang telah ditetapkan dan direncanakan
sebelumnya. Sehingga dapat dihindari kemungkinan terjadinya kelebihan,
kekurangan, kesalahan dan pembengkakan harga yang berakibat kurang
menguntungkannya bagi perusahaan.Dengan begitu itu agar suatu perusahaan dapat
dikendalikan dan berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan, perusahaan harus
memiliki sistem pengendalian intern yang baik terhadap prosedur pembelian. Hal itu
bertujuan supaya pemilik dapat mengontrol setiap kegiatan operasional di peusahaan
untuk mengurangi kelambatan, kesalahan, kecurangan, kelengkapan, bahan baku
Rumusan Masalah
Bagaimana analisis penerapan sistem pengendalian intern dalam prosedur
pembelian sudah diterapkan dengan baik dan dapatkah meningkatkan efetifitas pada
perusahaan CV Bahana Karya ?
Tujuan Penelitian
1. Untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai penerapan pengendalian
intern dan efektivitas prosedur pembelian pada perusahaan.
2. Untuk mengetahui sejauh mana pengendalian intern dan efektivitas prosedur
pembelian berjalan dengan efektif dalam perusahaan.
TINJAUAN PUSTAKA
Mulyadi (2016:2) sistem adalah”suatu kelompok unsur yang erat
hubungannnya satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk
mencapai tujuan tertentu.” Masyhad (2006:239)”pengendalian Intern (internal
control) merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari
penyalahgunaan, memastikan bahwa perundang-undangan dan peraturan dipatuhi
sebagaimana mestinya. Perusahaan juga menggunakan pengendalian intern untuk mengarahkan operasi dan mencegah penyalahgunaan sistem”.
Mulyadi (2002:181), menyatakan bahwa,” sistem pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain,
yang didesain untuk memberikan keyakikan memadai tentang pencapaian tiga
golongan tujuan yakni kendala pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, efektivitas dan efisiensi operasi.”
Baridwan (2009:3) prosedur yaitu:“suatu urutan-urutan pekerjaan kerani
(clerical), biasanya melibatkan bebrapa orang dalam suatu bagian atau lebih, disusun
untuk menjamin adanya perlakukan yang seragam terhadap transaks-transaksi perusahaan yang sering terjadi”. Soemarso (2014:208)”pembelian (purchase) adalah akun yang digunakan untuk mencatat semua pembelian barang dagang dalam satu periode”.
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan
menjadi dua : pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari
pemasok dalam negri, sedangkan impor adalah pembelian adalah pembelian dari
pemasok luar negri. Mulyadi (2016:243)
Wibowo et. Al., (2002:81) mengemukakan, “pembelian kredit adalah
pembelian barang dagangan yang diserta komitmen pembeli untuk membayar tunai
di waktu yang akan datang. Mulyadi (2015:275), bahan baku merupakan bahan yang
membentuk bagian menyeluruh produk jadi. Siagian (2008:24), efektifitas adalah
pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana alam jumlah tetentu yang secara
sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atas jasa kegiatan
yang dijalankannya. Efektifitas menunjukkan keberhasilan dari segi tercapai
tindakanya sasaran yang telah ditetapkan jika hasil kegiatan semakin mendekati
sasaran, berarti makin tinggi efektifitasnnya.
METODE PENELITIAN
Pendekatan penelitian yang digunakan oleh penulis adalah kualitatif, menurut
Sugiyono (2013:14) metode kualitatif adalah metode penelitian yang berlandaskan
pada filsafat postpositivisme, digunakan uantuk meneliti pada kondisi objek yang
alamiah, (sebagai lawannya adalah eksperimen )dimana peneliti adalah sebagai
instrumen kunci, pengambilan sampel sumber data dilakukan secara purposive dan
snowbal, teknik pengumpulan dengan trianggulasi (gabungan) , analisis data bersifat
induktif atau kualitatif, dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna dari
pada generalisasi. maka dengan ini peneliti menggunakan metode kualitatif
deskriptif.
Sumber data penelitian merupakan faktor penting yang menjadi pertimbangan
dalam penentuan metode, pengumpulan data. Adapun jenis dan sumber data yang
digunakan dalam penelitian ini adalah data kualitatif yang bersumber dari data
primer dan sekunder.
Batasan masalah yang diteliti agar penelitian terfokus pada tujuan yang
diteliti yaitu terbatas pada ruang lingkup studi kasus analisis penerapan sistem
pengendalian intern atas prosedur pembelian bahan baku dalam meningkatkan
Yin (2008:30), unit analisis secara fundamental berkaitan dengan masalah penentuan apa yang dimaksud dengan “kasus” dalam penelitian yang bersangkutan. Adapun unit analisis penelitian ini adalah analisis sistem pengendalian intern pada
prosedur pembelian dan guna meningkatkan efektifitas produksi pada CV Bahana
Karya.
Teknik pengumpulan data dalam pengumpulan data peneliti menggunakan
metode yaitu Survey pendahuluan, studi kepustakaan dan studi lapangan.
Teknik analisis data yang diajukan perusahaan untuk diteliti dengan
langkah-langkah sebagai berikut:
1. Identifikasi data dalam sistem pengendalian intern dan prosedur pembelian bahan
baku pada CV Bahana Karya (Desa Glidah Rt 11 Rw.03 Kec. Kedamean Gersik)
2. Analisis penerapan sistem pengendalian intern dan prosedur pembelianbahan baku
dalam meningkatkan efektifitas proses produksi pada CVBahana Karya(Desa
Glidah Rt.11 Rw.03 Kec. Kedamean Gersik)
3. Evaluasi kelemahan atas sistem pengendalian intern dan prosedur pembelianbahan
baku pada CVBahana Karya(Desa Glidah Rt.11 Rw.03 Kec. Kedamean Gersik)
4. Analisis usulan solusi atas kekurangan yang ditemukan baik dari prespektual
prinsip sistem pengendalian intern dan efektifitas pembelian padaCVBahana
Karya(Desa Glidah Rt.11 Rw.03 Kec. Kedamean Gersik)
5. Kesimpulan dan saran
HASIL ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Identifikasi data dalam sistem pengendalian intern dan prosedur pembelian bahan baku pada CV Bahana Karya (Desa Glidah Rt 11 Rw.03 Kec. Kedamean Gersik)
Adapun dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian oleh CV. Bahana
Karya adalah sebagai berikut:
1. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini dibuat oleh bagian gudang dan Bagian gudang menerbitkan surat
permintaan pembelian sesuai kebutuhan yang ada di gudang dengan persetujaan
2. Purchase Order
Dokumen ini dibuat oleh bagian pembelian setelah bagian pembelian
mendapatkan informasi bahwa bagian gudang membutuhkan bahan baku. Dan
bagian pembelian membuat purchase order sesuai dengan apa yang sudah di
infokan oleh bagian gudang kepada bagian pembelian.
3. Surat Penerimaan Barang
Dokumen ini digunakan oleh bagian gudang untuk menunjukkan bahwa barang
yang diterima dari pemasok sudah sesuai dengan surat order pembelian dari CV.
Bahan Karya.
Adapun Unsur-Unsur Pengendalian Intern dalam Pembelian CV Bahana
Karya adalah sebagai berikut:
a. Organisasi
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
c. Praktek yang sehat
Adapun Fungsi yang terkait didalam pembelian kredit bahan baku CV.
Bahana Karya antara lain adalah sebagai berikut:
a. Fungsi Gudang
b. Fungsi Pembelian
c. Fungsi Penerimaan
d. Fungsi Akuntansi
Analisis Penerapan Sistem Pengendalian Intern dan Prosedur Pembelian Bahan Baku Pada CV Bahana Karya
Adapun prosedur yang membentuk sistem pembelian kredit yang terdapat di
CV.Bahana Karya adalah sebagai berikut:
1. Sebelum melakukan pembelian bahan baku harus ada pemeriksaan atau
pengecekan terhadap persedian bahan baku. setelah dilakukan pemeriksaan atau
pengecekan barulah menentukan bahan apa saja yang dibutuhkan dan seberapa
banyak barang yang dibutuhkan.
2. Jika sudah mengetahui bahan baku yang dibutuhkan dan seberapa banyak yang
dibutuhkan maka bagian gudang membuat surat permintaan pembelian dan surat
3. Setelah bagian pembelian menerima surat permintaan pembelian barulah pihak
bagian pembelian memilih supplier.
4. Jika sudah memilih supplier bagian pembelian meminta persetujuan kepada
direktur untuk melakukan pembelian kepada supplier yang sudah dipilih.
5. Bagian pembelian membuat surat order pembelian yang diberikan kepada
supplier yang sudah dipilih.
6. Bersamaan dengan surat order pembelian bagian pembelian melakukan
perjanjian dengan pihak supplier untuk melakukan pembelian secara kredit
melalui telephon.
7. Setalah perjanjian sudah dilakukan maka pihak supplier mengirimkan barang.
bersamaan dengan pengiriman barang atau bahan baku pilak supplier membawa
surat jalan dan surat order pembelian yang dari perusahaan agar bisa memastikan
sesuai tidaknya pesanan yang dilakukan.
8. Surat jalan yang dibuat oleh bagian supplier diberikan kepada bagian gudang
dan akuntansi.
9. Setelah meneriman surat jalan bagian gudang membuat lapoaran penerimaan
barang dan laporan penerimaan barang agar dapat menunjukkan bahwa barang
yang diterima dari pemasok sudah sesuai dengan pesanan.
10. Apabila sudah sesuai pihak pemasok atau supplier memberikan faktur atau fakur
pajak agar dapat diketahui biaya pembelian yang ditanggung dan kapan
pembelian bahan baku akan dibayar sesuai dengan perjanjian yang sudah dibuat.
Bagan Alur (Flowchat) Prosedur Pembelian kredit CV Bahana Karya
Supplir Pembelian/Gudang Akuntansi
Sumber: CV Bahana Karya (2017)
Gambar 1
Flowchat Sistem Pembelian Kredit CV Bahana Karya
Evaluasi Kelemahan Sistem Pengendalian Intern atas Prosedur Pembelian Bahan Baku CV Bahana Karya
Adapun penjelasan dari evaluasi kelemahan antara lain adalah sebagai
berikut:
1. Dalam pembelian bahan baku pemilik atau direktur ikut melakukan pembelian
menginformasikan pada bagian pembelian. akibatnya dalam pembelian bahan
baku bisa saja terjadi penyimpangan atau salah dalam mealakukan pembelian
yang berakibat terjadinya penumpukan bahan baku yang ada digudang.
2. Adanya perangkapan tugas pada bagian gudang yang merangkap bagian
pembelian, akibatanya dapat menghambat aktifitas dari setiap bagian karena
kurang fokus pada job diskripsion yang mencakup dua tanggung jawab
masing-masing yang sudah di tentukan.
3. Ditemukan tidak adanya dokumen surat penawaran harga, dari tidak adanya
dokumen surat penawaran harga maka perusahaan tidak mengetahui secara
terperinci dan uptudate mengenai kenaikan barang atau spesifikasi dari barang
akibatanya dapat terjadi kerugian dari ketidaktahuan mengenai kenaikan harga
atau spesifikasi barang yang dibutuhkan.
4. Ditemukan tidak adanya dokumen surat perubahan order pembelian dengan tidak
adanya surat perubahan order akibatnya bisa terjadi penyimpangan pada saat
pengembalian barang yang sudah dipesan pada supplier.
5. Ditemukan tidak adanya dokumen bukti kas keluar, dengan adanya hal ini
akibatnya dapat menyebabkan kecurangan oleh bagian akuntansi didalam pencatat
bisa terjadi ketidak samaan jika tidak ada bukti yang jelas dan akurat yang
terdapat di perusahaan.
Analisis Usulan dan Solusi Atas Kekurangan Yang Ditemukan Baik Dari Prespektuel Prinsip Sistem Pengendalian Intern dan Efektifitas Pembelian CV Bahana Karya
1. Pelaksanaan dalam pembelian pemilik tidak perlu terjun langsung untuk
melakukan pembelian karena tugas dari direktur memberikan otorisasi pada
pembelian dan didalam perusahaan sudah ada bagian yang melakukan pembelian.
Hal ini agar dapat mengefektifitaskan bagian pembelian dan agar tidak terjadi
penumpukan barang digudang.
2. Dibuatkan pemisahkan antara bagian pembelian dan bagian gudang dengan
adanya perangkapan tugas dapat mengakibatkan kesalahan-kesalahan dan juga
gudang akan membuat dari setiap bagian akan lebih fokus ke jobdescripsion
masing-masing.
3. Dibuat surat permintaan penawaran harga agar dapat memudahkan untuk
mengetahui spesifikasi barang atau bahan yang diinginkan dan mengetahui harga
yang terbaru. karena bisa jadi setiap saat terjadi perubahan harga pada setiap
barang-barang atau bahan yang ingin dipesan.
4. Perlu dibuat surat perubahan order pembelian, karena dengan adanya surat
perubahan order dapat memudahkan dan menghindari terjadinya penyimpangan
jika ada pengembalian barang yang tidak sesuai pembelian.
5. Dengan begitu perlu dibuatkan bukti kas keluar untuk mengantisipasi adanya
perbedaan antara laporan keuanga dengan bukti kas keluar. dengan adanya bukti
kas keluar dapat meminimalisir kecuran dan kesalahan juga dapat menjaga harta
perusahaan.
Bagan Alur (Flowchat) Usulan Penulis Terhadap Prosedur Pembelian kredit pada CV Bahana Karya
Dibawah ini merupakan alur flowchat usulan dari penulis pada analisis
penerapan sistem pengendalian intern atas prosedur pembelian kredit bahan baku
dalam meningkatkan efektifitas produksi CV Bahana Karya (Glidah RT. 11 RW. 03
Gudang Pembelian Supplier Akuntansi
SIMPULAN
Setelah menganalisis sistem dan prosedur yang digunakan oleh CV Bahana
Karya yang telah dijelaskan pada bab-bab sebelumnya maka penulis dapat
mengambil kesimpulan antara lain sebagai berikut :
1. Pelaksanaan dalam menjalankan kegiatan pembelian kurang efektif dan masih
lemah itu bisa dilihat keikut sertaan pemilik atau direktur dalam melakukan
pembelian bahan baku. Sehingga timbul kesalahan dalam pembelian bahan baku
yang belum dibutuhkan dan terjadi penumpukan bahan baku digudang.
2. Adanya perangkapan pada bagian gudang dan bagian pembelian ini dapat
mempengaruhi efektifitas dan kurang fokusnya terhadap job description
masing-masing.
3. Pada CV Bahana Karya tidak terdapat dokumen surat penawaran harga dari
supplier. karena pihak perusahaan tidak meminta surat permintaan penawaran
harga kesupplier dengan adanya hal tersebut ditakutkan terjadi kenaikan harga
atau perubahan dari bahan baku. Atas hal ini dapat disimpulkan bahwa sistem
pengendalian intern pembelian bahan baku diperusahaan masih terlalu sederhana
sehingga masih terdapat tidak lengkapnya dokumen surat permintaan penawaran
harga didalam aktifitas pembelin bahan baku.
4. Tidak adanya dokumen surat perubahan order dengan tidak adanya hal ini maka
pada saat ada perubahan order dari pihak perusahaan ke supplier bisa terjadi
penyimpangan atau kecurangan saat pengembalian.
5. Tidak adanya dokumen bukti kas keluar dengan tidak adanya hal ini menandakan
sistem pengendalian intern yang di dalam perusahaan memang belum diterapkan
secara efektif. Sehingga dengan tidak adanya kelengkapan dokumen bukti kas
keluar maka menungkinkan terjadinya kecurangan atas kesalahan-kesalahan yang
akan terjadi didalam pencatatan atau pengarsipan dokumen yang berfungsi untuk
melindungi kekayaan perusahaan.
SARAN
Selain kesimpulan yang dikemukakan diatas, penulis juga memberikan
sistem pengendalian intern atas prosedur pembelian bahan baku dalam meningkatkan
efektifitas proses produksi. dengan masukan ini diharapkan dapat berguna bagi
perusahaan antara lain sebagai berikut :
1. Dengan adanya bagian yang sudah ditetapkan oleh perusahaan hendaknya pemilik
atau direktur mengfusikan karyawannya sesuai dengan job discription. Agar
nantiya karyawan dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya secara
maksimal dengan begitu meminimalisir terjadinya kesalahan.
2. Bagian gudang dan bagian pembelian sebaiknya dilakukan pemisahan agar tidak
terjadi kesalahan dan memudahkan untuk melakukan pembelian sesuai dengan
tugas masing-masing dari karyawan.
3. Hendaknya dibuatkannya surat permintaan penawaran harga pada supplier atau
pemasok agar pada saat sebelum terjadiya transaksi pembelian perusahaan atau
bagian pembelian bisa mengetahui harga dan spesifikasi dari barang. Dengan
begitu perusahaan dapat mengetahui dan membandingkan harga dipasaran dengan
begitu bisa mengendalikan pengeluaran perusahaan.
4. Pada CV Bahana Karya sebaiknya dibuatkannya surat perubahan order pembelian
dengan begitu dapat membantu jika didalam pembelian teryata ada kekeliruan
atau kesalahan.
5. Hendaknya dibuatkan dokumen bukti kas keluar agar dapat dijadikan bukti-bukti
bahwa ada transaksi yang dilakukan yang nantiya bisa dijadikan acuan untuk di
lakukan pengarsipan oleh bagian akuntansi.
DAFTAR PUSTAKA
Agoes, Sukkrisno. 2012. Auditing. Edisi Empat. Buku Satu. Jakarta : Salemba
Empat.
Agus, Mulyanto.2009. Sistem Informasi Konsep Dana Apalikasi. Pustaka Pelajar:
Yogyakarta .
Azhar, Susanto. 2013. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Lingga Jaya.
Baridwan, Zaki. 2009. Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi
James A. Hall diterjemahkan oleh Thomson Learning, 2006. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama:Jakarta : Salemba Empat.
Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta : UPP AMP YKPN
Simamora, Henry. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta : STIE
YKPN
Soemarso 2014, Akuntansi Suatu Pengantar, Salemba Empat :Jakarta.
Sulistyawati, I& Harris L 2012, Sistem Pengendalian Intern Pembelian Bahan Baku Dalam Menunjang Kelancaran Proses Produksi (Studi Kasus Pada Pt. Suri
Tani Pemuka Unit Aquafeed Banyuwangi)." Jurnal Ilmiah Mahasiswa Feb
1.1
Sugiono. 2013. Metode Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif dan R & D. Bandung
:Alfabeta
Sigit Hermawan dan Mashad. 2006. Akuntansi Untuk Perusahaan Jasa dan Dagang.
Edisi Pertama. Yogyakarta.
Winarno, Wing Wahyu. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Kedua. Penerbit
UPP STIM YKPN, Yogyakarta.
Warren, Card S Dkk. 2005. Pengantar Akuntansi. Edisi Kedua Puluh Satu. Aris
Faramitra, Penerbit Salemba Empat: Jakarta.
