MODUL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PRAJABATAN GOLONGAN III
Endang Lestari G, SH, MM Drs. MA. Maliki, M.Ed
Hak Cipta Pada : Lembaga Administrasi Negara Edisi Tahun 2006
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Jl. Veteran No. 10 Jakarta 10110
Telp. (62 21) 3868201, Fax. (62 21) 3800188
Komunikasi Yang Efektif
Jakarta – LAN – 2006 99 hlm: 15 x 21 cm
ISBN: 979 – 8619 – 90 – 0
iii
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA
KATA PENGANTAR
Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 2005 Tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Menengah Nasional 2005 – 2009 telah menetapkan bahwa visi pembangunan nasional adalah: (1) terwujudnya kehidupan masyarakat, bangsa, dan negara yang aman, bersatu, rukun dan damai; (2) terwujudnya masyarakat, bangsa, dan negara yang menjunjung tinggi hukum, kesetaraan dan hak asasi manusia; serta (3) terwujudnya perekonomian yang mampu menyediakan kesempatan kerja dan penghidupan yang layak serta memberikan pondasi yang kokoh bagi pembangunan yang berkelanjutan. Untuk mewujudkan visi ini, mutlak diperlukan peningkatan kompetensi Pegawai Negeri Sipil (PNS), khususnya para Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) yang akan menjadi PNS. PNS memainkan peran dan tanggungjawabnya yang sangat strategis dalam mendorong dan mempercepat perwujudan visi tersebut.
Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan PNS mengamanatkan bahwa Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Prajabatan dilaksanakan untuk memberikan pengetahuan dalam rangka pembentukan wawasan kebangsaan, kepribadian dan etika PNS, disamping pengetahuan dasar tentang sistem penyelenggaraan pemerintahan negara, bidang tugas, dan budaya organisasi agar mampu melaksanakan tugas pokok dan fungsinya sebagai pelayan masyarakat. Untuk mewujudkan PNS yang memiliki kompetensi sesuai dengan amanat PP 101 Tahun 2000 maka seorang CPNS harus mengikuti dan lulus Diklat Prajabatan sebagai syarat untuk dapat diangkat menjadi PNS.
dalam penyelenggaraan Diklat Prajabatan. Dengan kebijakan ini, jumlah penyelenggaraan dapat lebih menyebar disamping jumlah alumni yang berkualitas dapat meningkat pula. Standarisasi meliputi keseluruhan aspek penyelenggaraan Diklat, mulai dari aspek kurikulum yang meliputi rumusan kompetensi, mata Diklat dan strukturnya, metode dan skenario pembelajaran dan lain-lain sampai pada aspek administrasi seperti persyaratan peserta, administrasi penyelenggaraan, dan sebagainya. Dengan standarisasi ini, maka kualitas penyelenggaraan dan alumni diharapkan dapat lebih terjamin.
Salah satu unsur Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan yang mengalami penyempurnaan antara lain modul atau bahan ajar untuk para peserta. Oleh karena itu, kami menyambut baik penerbitan modul yang telah disempurnakan ini, sebagai antisipasi dari perubahan lingkungan stratejik yang cepat dan luas diberbagai sektor. Dengan kehadiran modul ini, kami mengharapkan agar peserta Diklat dapat memanfaatkannya secara optimal, bahkan dapat menggali keluasan dan kedalaman substansinya bersama melalui diskusi sesama dan antar peserta dengan fasilitator para Widyaiswara dalam proses kegiatan pembelajaran selama Diklat berlangsung.
Kepada penulis dan seluruh anggota Tim yang telah berpartisipasi, kami haturkan terima kasih. Semoga buku hasil perbaikan ini dapat dipergunakan sebaik-baiknya.
Jakarta, Desember 2006
KEPALA
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA
SUNARNO
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI... v
BAB I PENDAHULUAN... 1
A. Tujuan Pembelajaran Umum (TPU) ... 2
B. Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK) ... 2
C. Pokok Bahasan ... 2
D. Sub Pokok Bahasan ... 3
BAB II KOMUNIKASI ... 4
A. Pengertian Komunikasi... 4
B. Unsur-Unsur Komunikasi ... 6
C. Proses Komunikasi ... 11
D. Bentuk-Bentuk Komunikasi ... 14
E. Peranan dan Fungsi Komunikasi ... 21
F. Rangkuman... 23
G. Latihan ... 25
BAB III MEMBANGUN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF ... 26
A. Aspek-Aspek Komunikasi Yang Efektif ... 26
Yang Efektif... 28
C. Efektivitas Komunikasi Verbal ... 33
D. Efektivitas Komunikasi Non-Verbal... 34
E. Pengaruh Budaya Dalam Komunikasi ... 38
F. Rangkuman ... 39
G. Latihan ... 40
BAB IV BAHASA DAN KOMUNIKASI ... 41
A. Pengertian Bahasa... 41
B. Fungsi Bahasa Dalam Arti Kehidupan Manusia ... 44
C. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kelancaran dan Hambatan Berkomunikasi... 45
D. Macam-Macam Bicara... 46
E. Rangkuman ... 51
F. Latihan ... 52
BAB V TEKNIK BERBICARA ... 53
A. Teknik Berbicara Efektif ... 53
B. Mendengarkan Dengan Efektif ... 54
C. Keterampilan Berbicara ... 57
D. Gaya Berbicara ... 59
E. Hal-Hal Yang Menarik ... 61
F. Rangkuman ... 65
G. Latihan ... 66
BAB VI KOMUNIKASI RESPEKTIF SEBAGAI LANDASAN INTERAKSI MUTUAL... 68
A. Prinsip-Prinsip Komunikasi Respektif ... 68
B. Yang Harus Diperhatikan Dalam Komunikasi Respektif... 70
C. Rangkuman... 73
D. Latihan ... 74
BAB VII KOMUNIKASI YANG EFEKTIF DALAM HUBUNGAN YANG SEHAT ... 75
A. Rangkuman... 81
B. Latihan ... 82
LATIHAN ... 83
PENDAHULUAN
Komunikasi adalah kunci keberhasilan berinteraksi dalam kehidupan dunia kerja. Bila komunikasi berjalan efektif, maka arus informasi dalam dinamika kerja pun akan berjalan lancar sehingga dapat mempercepat proses penyelesaian suatu pekerjaan. Sebaliknya, bila
komunikasi terhambat, arus informasi pun tersendat, dan akibatnya tentu akan membuat suatu pekerjaan juga terlambat diselesaikan.
Dalam konteks dunia kerja, arus komunikasi antara atasan, bawahan, dan sesama rekan sekerja (peer) bahkan dengan pihak lain yang terkait dalam kegiatan suatu pekerjaan akan sangat berdampak pada
kinerja semua unsur yang ada di lingkungan dunia kerja tersebut. Oleh karena itu, siapapun yang memasuki dunia kerja harus menyadari dan memahami pentingnya efektifitas komunikasi dalam menjalin hubungan yang sehat di lingkungan tempatnya beraktifitas.
Modul Komunikasi Yang Efektif ini ditulis sebagai bekal dasar bagi
Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) yang baru memasuki gerbang dunia kerja di lingkungan birokrasi sipil. Secara khusus, modul ini dijadikan sebagai salah satu bahan ajar dalam Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Prajabatan golongan III.
menjadi salah satu pokok bahasan. Sebagai input untuk menciptakan efektifitas dalam berkomunikasi, prinsip dan teknik berkomunikasi yang efektif, serta pola hubungan yang sehat untuk menunjang efektifitas komunikasi juga dibahas.
A.
Tujuan Pembelajaran Umum (TPU)
Setelah mengikuti proses pembelajaran ini peserta diharapkan mampu menerapkan strategi bekerjasama dalam kelompok melalui komunikasi yang saling menguntungkan.
B.
Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK)
Setelah mempelajari modul ini peserta diharapkan mampu: 1. mendeskripsikan pengertian dan makna komunikasi yang
efektif dengan baik dan benar;
2. mengidentifikasi hambatan-hambatan dalam berkomunikasi secara efektif;
3. menerapkan prinsip-prinsip komunikasi yang efektif;
4. menerapkan strategi komunikasi antar individu dalam kelompok berdasarkan prinsip saling menghargai.
C.
Pokok Bahasan
1. Pengertian dan makna komunikasi yang efektif; 2. Hambatan-hambatan dalam berkomunikasi; 3. Prinsip-prinsip komunikasi yang respektif, dan 4. Strategi komunikasi yang efektif.
D.
Sub Pokok Bahasan
1. Pengertian komunikasi; 2. Unsur-unsur komunikasi;
3. Makna komunikasi yang efektif; 4. Proses komunikasi;
5. Komunikasi dalam organisasi; 6. Hambatan psikologis komunikasi; 7. Hambatan sosiokultural komunikasi; 8. Hambatan media komunikasi; 9. Komunikasi interpersonal;
10. Komunikasi respektif;
11. Mendengar dengan aktif (Active listening); 12. Memberi Perhatian (Paying attention);
13. Memberi dan meminta umpan balik. (Giving and soliciting,
BAB II
KOMUNIKASI
Sebagai pelaku komunikasi selayaknyalah kita memahami apa yang dimaksud dengan komunikasi, peranan, fungsi, dan macamnya.
Dengan memahami semuanya ini kita akan lebih menyadari betapa pentingnya efektivitas komunikasi dalam berinteraksi dengan orang lain. Hal ini akan membahas tentang komunikasi mulai dari
pengertian, unsur, proses, macam, serta peranan dan fungsi komunikasi.
A.
Pengertian Komunikasi
Secara etimologis komunikasi berasal dari bahasa Latin yaitu
cum, sebuah kata depan yang artinya dengan, atau bersama dengan, dan kata units, sebuah kata bilangan yang berarti satu.
Dua kata tersebut membentuk kata Benda communio, yang
dalam bahasa Inggris disebut dengan communion, yang berarti
kebersamaan, persatuan, persekutuan gabungan, pergaulan, atau hubungan. Karena untuk bercommunio diperlukan adanya
usaha dan kerja, maka kata itu dibuat kata kerja communicate yang berarti membagi sesuatu dengan sese orang, tukar
menukar, membicarakan sesuatu dengan orang, memberitahukan sesuatu kepada seseorang, bercakap-cakap, bertukar pikiran, berhubungan, berteman. Jadi, komunikasi berarti pemberitahuan
pembicaraan, percakapan, pertukaran pikiran atau hubungan. (Hardjana, 2003).
Longman Dictionary of Contemporary English memberikan
definisi kata communicate sebagai upaya untuk membuat pendapat, mengatakan perasaan, menyampaikan informasi dan sebagainya agar diketahui atau dipahami oleh orang lain (to
make opinions, feelings, information etc, known or understood by others).
Arti lain yang juga dikemukakan dalam kamus tersebut adalah berbagi (to share) atau bertukar (to exchange) pendapat, perasaan, informasi dan sebagainya. Sedangkan communication diartikan sebagai tindakan atau proses berkomunikasi (the act or
process of communicating).
Dennis Murphy dalam bukunya Better Business Communication, sebagaimana dikutip oleh Drs. Ig Wursanto (1994) dalam bukunya Etika Komunikasi Kantor, mengatakan:
"Communication is the whole process used to reach other
minds" (komunikasi adalah seluruh proses yang dipergunakan
untuk mencapai pikiran-pikiran orang lain). Sedangkan menurut Harwood, "Communication is more technically defined as a
process for conduction the memories" (komunikasi didefinisikan
secara lebih teknis sebagai suatu proses untuk membangkitkan
Masih banyak definisi lain selain yang telah dikemukakan. Akan tetapi, dari sekian banyak definisi yang ada bisa disarikan bahwa komunikasi adalah suatu kata yang mencakup segala bentuk interaksi dengan orang lain yang berupa percakapan biasa, membujuk, mengajar, dan negosiasi.
B.
Unsur-Unsur Komunikasi
Unsur sering juga disebut bagian, komponen, dan elemen. Kamus Umum Bahasa Indonesia mengartikan unsur sebagai bagian penting dalam suatu hal, sedangkan komponen atau elemen berarti bagian yang merupakan seutuhnya. Jadi, yang
dimaksud dengan komponen atau unsur ialah bagian dari keseluruhan dalam sesuatu hal.
Dalam proses komunikasi terdapat tiga unsur yang mutlak harus dipenuhi. Ketiga unsur komunikasi itu merupakan kesatuan yang
utuh dan bulat. Apabila salah satu unsur tidak ada, maka komunikasi tidak akan terjadi. Dengan demikian, setiap unsur dalam komunikasi itu mempunyai hubungan yang sangat erat, dan saling ketergantungan satu dengan lainnya. Artinya, keberhasilan komunikasi ditentukan oleh semua unsur tersebut. Ketiga unsur komunikasi itu ialah:
1. Komunikator /sender /pengirim
Komunikator/sender adalah orang yang menyampaikan isi pernyataannya kepada komunikan. Komunikator bisa
perorangan, kelompok, atau organisasi pengirim berita.
Berikut ini adalah beberapa hal yang merupakan tanggung jawab utama dari seorang komunikator/sender/pengirim :
a. mengirim pesan dengan jelas;
b. memilih channel/saluran/media yang cocok untuk mengirim pesan; dan
c. meminta kejelasan bahwa pesan telah diterima dengan baik.
Untuk itu, komunikator dalam menyampaikan pesan/informasi/berita harus memperhatikan dengan siapa dia berkomunikasi, apa yang akan dia sampaikan, dan bagaimana
cara menyampaikannya. Dalam menyampaikan pesan, komunikator harus menyesuaikan dengan tingkat pengetahuan pihak yang menerima.
Adapun pesan/informasi/berita yang dikirim dapat berbentuk perintah/instruksi, saran, usul, permintaan, pengumuman, berita duka dan lain sebagainya.
2. Komunikan/Receiver/Penerima
Komunikan/penerima adalah partner/rekan dari komunikator
dalam komunikasi. Sesuai dengan namanya ia berperan sebagai penerima berita. Dalam komunikasi, peran pengirim dan penerima selalu bergantian sepanjang pembicaraan. Penerima mungkin mendengarkan pembicara atau menuliskan teks atau mengintepretasikan pesan dengan
Tanggungjawab penerima pesan adalah:
a. berkonsentrasi pada pesan untuk mengerti dengan baik dan benar akan pesan yang diterima;
b. memberikan umpan balik pada pengirim untuk memastikan pembicara/pengirim bahwa pesan telah diterima dan dimengerti (ini sangat penting terutama pada
pesan yang dikirimkan secara lisan).
Dengan diterimanya umpan balik dari pihak komunikan, maka akan terjadi komunikasi dua arah (two-way traffic atau
two-way flow of communication).
Apabila antara pengirim berita dengan penerima berita mempunyai pengalaman yang sama, maka komunikasi dapat berjalan dengan lancar.
3. Channel/saluran/media
Channel adalah saluran atau jalan yang dilalui oleh isi
pernyataan komunikator kepada komunikan. Atau jalan yang dilalui feedback komunikan kepada komunikator yang digunakan oleh pengirim pesan. Pesan dapat berupa kata-kata atau tulisan, tiruan, gambaran atau perantara lain yang dapat
digunakan untuk mengirim melalui berbagai channel yang berbeda seperti telepon, televisi, fax, photocopy, hand signal,
E-Mail, sandi morse, semaphore, SMS dan sebagainya.
Pemilihan channel dalam proses komunikasi tergantung pada sifat berita yang akan disampaikan (Wursanto 1994). Ada tiga
macam bentuk berita:
a. Berita yang bersifat Audible, yaitu berita yang dapat didengar, baik secara langsung maupun tidak langsung (sarana telepon, radio, lonceng, sirene);
b. Berita yang bersifat Visual, yaitu berita yang dapat dilihat, yang berbentuk tulisan, gambar-gambar, poster serta tanda-tanda seperti sinar lampu, bendera;
c. Berita yang bersifat Audio-visual yaitu berita yang dapat didengar dan dilihat, baik melalui televisi, film, pameran, maupun kesenian.
Dalam praktek komunikasi, channel/media tidak selalu diperlukan oleh komunikator. Artinya komunikasi dapat
dilakukan secara langsung tanpa medium, di mana isi pesan komunikator sampai kepada komunikan tanpa melalui media dan feedback dari komunikan kepada komunikator juga tidak melalui media. Proses komunikasi seperti ini disebut sebagai
komunikasi langsung atau face to face/direct communication.
Ada beberapa ciri komunikasi face to face, atau komunikasi yang menggunakan saluran antar pribadi, yaitu:
1) arus pesan yang cenderung dua arah; 2) konteks komunikasinya tatap muka;
3) tingkat umpan balik yang terjadi tinggi;
4) kemampuan mengatasi tingkat selektivitas terutama (selective exposure) tinggi;
6) efek yang mungkin terjadi ialah perubahan sikap.
(Liliweri,1991)
Namun demikian, di era informasi saat ini, media komunikasi sebagai unsur yang sangat penting dalam menunjang
kecepatan dan keakuratan penyampaian informasi, hendaknya dimanfaatkan secara optimal.
Berikut adalah pilihan-pilihan saluran komunikasi:
Saat ini pesan melalui SMS merupakan media komunikasi
yang paling disenangi masyarakat di Indonesia.
C.
Proses Komunikasi
Sebelum masuk dalam proses komunikasi dengan komunikan, di
dalam pikiran komunikator terjadi semacam rangsangan atau stimulus. Rangsangan itu dapat terjadi karena faktor di luar dirinya (menyampaikan pesan karena ada peristiwa di luar dirinya), atau karena adanya faktor dari dalam dirinya (menyampaikan pesan dari dirinya sendiri) yaitu hasil olahan
pikirannya sendiri yang ada di benaknya.
Komunikator, sebelum mengirimkan pesannya, akan terlebih dahulu mengemasnya dalam bentuk yang dianggap sesuai dan dapat diterima serta dimengerti oleh komunikan. Pengemasan
pesan ini disebut sebagai encoding. Encoding secara harfiah berarti memasukkan dalam kode. Dengan encoding itu komunikator memasukkan atau mengungkapkan perasaannya ke dalam kode atau lambang dalam bentuk kata-kata atau non kata, misalnya raut wajah, atau gerak gerik tubuh.
Setelah pesan sampai pada komunikan, bila ada feedback, maka komunikan akan bertindak sebagai komunikator, yaitu memasukkan code yang disebut sebagai decoding untuk disampaikan kembali kepada komunikator.
Proses komunikasi mempunyai dua model yaitu model Linier dan
1. Model Linier
Model ini mempunyai ciri sebuah proses yang hanya terdiri dari dua garis lurus, di mana proses komunikasi berawal dari komunikator dan berakhir pada komunikan.
Contoh: Formula Laswell. Formula ini dikenal dengan rumusan cara untuk menggambarkan dengan tepat sebuah tindak komunikasi, yaitu dengan menjawab pertanyaan sebagai berikut :
a. Who (siapa);
b. Says what (mengatakan apa);
c. In which channel (dengan saluran yang mana);
d. To whom (kepada siapa);
e. With what effect (dengan efek seperti apa).
Proses ini dapat digambarkan dengan formula lasswell sebagai berikut :
2. Model Sirkuler
Pada Model Sirkuler ditandai dengan adanya unsur feedback. Dengan demikian, proses komunikasi tidak berawal dari satu titik dan berakhir pada titik yang lain. Jadi, proses komunikasi sirkuler itu berbalik satu lingkaran penuh.
Komunikasi yang efektif mempunyai ciri-ciri yaitu dua arah (two ways). Model seperti ini menunjukkan adanya arus dari satu orang atau kelompok kepada orang atau kelompok lainnya, melalui umpan balik/feedback, kembali keorang semula, membuat loop/balikan atau putaran penutup. Balikan
bermula pada saat seseorang atau pengirim (sender) mempunyai pesan yang akan dikomunikasikan. Pertama-tama, pengirim/sender menulis pesan, dan memberi arti dengan harapan pesannya dapat dimengerti. Pengirim selanjutnya mengirim pesan atau menyampaikannya melalui saluran/channel, baik melalui saluran formal atau informal
diantara dua pihak, dengan menggunakan yang namanya media atau perantara, misalnya face to face/berbicara tatap muka, telepon, menulis memo, fax, internet.
Penerima, kemudian menerima pesan itu dan mencoba memahaminya, dengan cara menguraikan isi pesan yang telah diterima. Untuk itu ia perlu mendengarkan dengan baik apabila pesan disampaikan secara oral, dan membacanya dengan benar apabila pesan disampaikan secara tertulis. Penerima memberi tahu kepada pengirim pesan dengan
memberikan umpan balik bahwa pesan telah diterima.
Dalam banyak hal, komunikasi sering mengalami gangguan atau noise yang merupakan penghambat komunikasi, sehingga dapat mengurangi keakuratan/ketepatan pesan yang
Gangguan itu dapat terjadi selama komunikasi berlangsung. Misalnya, pesan tertulis yang disampaikan tidak jelas, pesan yang diuraikan tidak menyeluruh, media yang digunakan untuk menyampaikan pesan mengalami gangguan, atau unsur waktu yang menekan atau membatasi dalam penyampaian pesan.
Proses komunikasi dapat digambarkan sebagai berikut:
Sumber : Gordon, 1996
D.
Bentuk-Bentuk Komunikasi
Komunikasi mempunyai aneka macam bentuk yang semuanya tergantung dari segi apa kita memandangnya. Berikut adalah diantaranya:
1. Dari segi penyampaian pesannya, komunikasi dapat dilakukan secara lisan dan secara tertulis, atau secara elektronik melalui radio, televisi, telepon, internet dan sebagainya.
2. Dari segi kemasan pesan, komunikasi dapat dilakukan secara
verbal (dengan berbicara) atau dengan non verbal (dengan bahasa isyarat). Komunikasi verbal: diwakili dalam penyebutan kata-kata, yang pengungkapannya dapat dengan lisan atau tertulis.
Komunikasi non verbal: terlihat dalam ekspresi atau mimik wajah, gerakan tangan, mata dan bagian tubuh lainnya.
3. Dari segi kemasan keresmian pelaku komunikasi, saluran komunikasi yang digunakan, dan bentuk kemasan pesan, komunikasi dapat dikategorikan sebagai bentuk komunikasi formal dan non formal.
4. Dari segi pasangan komunikasi, komunikasi dapat dilihat sebagai:
a. Komunikasi intrapersonal (Infra Personal Communication), ialah proses komunikasi dalam diri
komunikator: pengirim dan pesannya adalah dirinya sendiri. (Manusia sebagai makhluk rohani);
b. Komunikasi interpersonal (Inter Personal Communication) ialah interaksi tatap muka antara dua
orang atau lebih di mana pengirim dapat menyampaikan pesan secara langsung, dan penerima pesan dapat menerima dan menanggapinya secara langsung pula. (Manusia sebagai makhluk sosial).
NO. JUMLAH
5. Beberapa orang Beberapa orang
6. Beberapa orang Massa
7. Massa Satu orang
8. Massa Beberapa orang
9. Massa Massa
Dari uraian di atas dapat disarikan bahwa secara garis besar
komunikasi dapat dibagi menjadi komunikasi verbal dan komunikasi non verbal.
1) Komunikasi Verbal (Verbal Communication)
Dalam komunikasi verbal, informasi disampaikan secara verbal atau lisan. Proses penyampaian informasi secara lisan inilah yang dinamakan berbicara. Kualitas proses komunikasi verbal ini seringkali ditentukan oleh intonasi suara dan ekpresi raut muka serta gerakan-gerakan tubuh atau body language. Maksudnya, kata-kata yang
diucapkan akan lebih jelas apabila disampaikan dengan intonasi suara, mimik dan gerakan-gerakan yang tepat.
Dalam kehidupan sehari-hari, penyampaian dan penerimaan pesan yang menggunakan kata-kata sering juga menggunakan tulisan. Meskipun dalam bentuk tulisan tetapi bahasa yang dipakai adalah bahasa lisan. Dalam organisasi, media verbal seperti bulletin, pamflet, leaflet merupakan media yang mempunyai hubungan
personal yang tinggi dan mempunyai peluang yang dapat langsung memberikan umpan balik, seperti diskusi dan tatap muka.
Demikian juga dengan dokumen organisasi lainnya yang diterbitkan secara berkala yang isinya mengenai
keinginan-keinginan dari para pegawai berkenaan dengan bagaimana menyusun rencana kerja organisasi baik bisnis maupun non bisnis dengan segala permasalahannya. Dokumen ini berperan penting dalam
mengkomunikasikan berita-berita yang mempunyai nilai-nilai tersendiri bagi karyawan.
Buku pegangan pegawai yang berisi informasi, latar belakang organisasi dan bisnis perusahaan dan peraturan-peraturan yang menyertainya digunakan untuk
mendapatkan informasi tentang perusahaan.
2) Komunikasi non verbal (Non verbal communication) Dalam komunikasi non verbal informasi disampaikan dengan menggunakan isyarat (gestures), gerak-gerik
sesuatu yang dapat menunjukkan suasana hati atau perasaan pada saat tertentu. Misalnya, pada saat seseorang sedang sakit, atau mungkin sedang stres. Beberapa Komunikasi Non Verbal
(a) Cara berpakaian : komunikasi dengan penampilan. Kita sering mendengar pernyataan "Pakaian
menunjukkan apakah ia laki-laki atau perempuan", dan kita mungkin akan memperhatikan bahwa model pakaian mengkomunikasikan sesuatu.
(b) Waktu : menantikan saat
Mekanisme lainnya dalam komunikasi non verbal dalam suatu organisasi adalah penggunaan waktu.
Misalnya pada saat kita akan pergi ke dokter atau dokter gigi. Biasanya kita akan memperhatikan waktu, dan di sana biasanya disediakan ruang tunggu. Mengapa kita harus menunggu dokter itu? Karena ia
mempunyai keahlian khusus yang dapat meningkatkan pendapatannya dengan memberikan pelayanan. Akibatnya, waktunya telah diatur sedemikian rupa agar efisien dan menyenangkan.
Tidak hanya dokter yang menyediakan waktu seperti
ini. Tetapi orang-orang yang memiliki keahlian lainnya juga menyediakan waktu-waktu tertentu. Misalnya lawyer/penasehat hukum, notaris, konsultan
intellectual property (merk, paten), konsultan pajak,
dan lain-lain. Namun pada kenyataannya ada juga
individu-individu dengan posisi yang tinggi, dalam
menyampaikan/mengkomunikasikan ide-idenya menggunakan waktu yang baginya mempunyai nilai yang lebih dibandingkan dengan lainnya, dengan menjadikan orang lain menunggunya.
Dalam masyarakat kita, penyebutan suatu waktu
menandakan pesan tertentu tentang jam berapa seharusnya kita berdua/bertiga dst bertemu. Misalnya: waktu "besok" untuk orang Jawa berarti waktu yang akan datang. Namun bagi orang Timor atau Batak menerjemahkan besok sebagai waktu 24 jam setelah hari ini. Misalnya: dikatakan hari ini
Senin, orang Jawa akan mengatakan: "Saya akan pergi besok hari Rabu". Bagi logika orang Timor dan orang Batak besoknya dari hari Senin adalah hari Selasa.
(c) Menggunakan tempat : Apa artinya bagi Saudara Seperti waktu, tempat membawakan komunikasi penting. Misalnya: seorang Kepala Biro, tentu menduduki meja kerja yang besar dengan ukuran tertentu dan bentuk-bentuk tertentu yang biasa
Demikian juga orang yang selalu duduk di kepala meja persegi panjang. Orang yang duduk di kepala meja mengkomunikasikan dirinya sebagai ”boss" (higher position).
Komunikasi non verbal juga dikatakan sebagai
komunikasi bahasa tubuh (kinesik). Demikian menurut Cassagrande, O.Diane dalam bukunya Oral
Communication (in technical professions and businesses), (1986), sebagaimana dikutip oleh Alo
Liliweri dalam buku Komunikasi Antar Pribadi,
(1991). Contoh lain misalnya, menunjukkan tanda
dua jari sebagai "Victory", mengacungkan jempol sebagai "memuji".
Selain itu, non verbal communication bisa juga
sebagai illustrator. Misalnya, menunjukkan tingginya tubuh seseorang, atau gendutnya perut pelawak, atau rendahnya suatu pohon (bonsai). Ada juga gerak tubuh yang disebut sebagai regulator yaitu gerakan anggota tubuh untuk mengawasi aliran sesuatu informasi dari orang lain. Misalnya menggelengkan
kepala tanda "tidak setuju" atau "tidak tahu" (apakah ini berlaku untuk orang India?) dan menganggukkan kepala tanda "setuju". Dan yang terakhir gerakkan tubuh yang disebut sebagai adaptor, yang menunjukkan gerakan-gerakan spesifik dari
seseorang yang sudah kita kenal betul. Misalnya
menopang dagu tanda sedang bingung, mengusap rambut tanda kecewa.
E.
Peranan dan Fungsi Komunikasi
Apa peranan dan fungsi komunikasi? Secara leksikal memang
kata "komunikasi" adalah kata benda yang statis. Akan tetapi komunikasi itu sendiri merupakan suatu siklus atau putaran
(loop) yang melibatkan paling tidak dua orang. Ilustrasi berikut
ini diharapkan dapat lebih menjelaskan peranan dan fungsi komunikasi.
Seseorang tentu saja tidak dapat berkomunikasi dengan patung, karena hal ini pasti akan sia-sia, sebab dia tidak akan mendapatkan respon apapun. Pada saat seseorang berkomunikasi dengan orang lain, tentunya dia berusaha memahami (perceive) respon yang diberikan oleh orang lain tersebut. Kemudian dia
akan memberikan reaksi dengan fikiran dan perasaannya. Perilaku seperti ini terus menerus dibentuk oleh respon internal dalam dirinya sendiri terhadap apa yang dia lihat dan dia dengar. Artinya, hanya dengan memperhatikan orang lain dia akan mempunyai gagasan tentang apa yang hendak dia katakan atau dia lakukan sebagai responnya terhadap orang itu. Tentunya
Seseorang berkomunikasi dengan menggunakan kata-kata, dengan kualitas suaranya, dengan badannya (poster), isyarat
(gesture), dan raut muka (expression). Seseorang tidak pernah
tidak berkomunikasi. Dengan demikian, komunikasi menyangkut suatu pesan yang mengalir dari satu orang ke orang lain. Tetapi bagaimana seseorang bisa tahu pasti bahwa pesan yang seseorang berikan adalah pesan yang persis seperti pesan yang mereka terima? Pertanyaan ini menyadarkan kita bahwa fungsi
komunikasi lebih dan sekedar kata-kata yang diucapkan.
Kata-kata hanyalah bagian kecil dari bentuk ungkapan atau ekspresi manusia. Komunikasi tidak hanya berupa proses penyampaian
dan penerimaan informasi tetapi juga memiliki peran dan fungsi sebagai proses membangun hubungan antara pelaku komunikasi.
Kualitas hubungan ini sangat ditentukan oleh, paling tidak, tiga
aspek yaitu proses, manusia (human) dan bukan manusia (non
human), dan informasi.
Dengan demikian intisari dari komunikasi adalah suatu berita.
Komunikasi juga digunakan untuk mengembangkan hubungan antar teman (pertemanan) dan membangun kepercayaan antar
individu dan pertemanan seseorang dalam organisasi.
F.
Rangkuman
Komunikasi dapat didefinisikan sebagai upaya menyampaikan pesan, pendapat, perasaan, atau memberikan berita atau informasi
kepada orang lain.
Berita atau informasi itu dapat berupa perintah, saran, dan pendapat, baik dalam bentuk ucapan langsung maupun dalam bentuk tulisan, gambar, kode atau lainnya yang berupa
pengumuman, edaran, dan lain sebagainya.
Seringkali komunikasi antara dua orang atau lebih tidak berjalan dengan baik karena mereka dapat saja menggunakan satu istilah atau kata yang sama, akan tetapi mempunyai arti yang berbeda, atau, menggunakan kata yang berbeda dengan arti yang sama.
Tiga unsur komunikasi yaitu:
1. Pengirim pesan atau sering juga disebut sebagai sender,
Pengirim pesan harus dapat menuliskan atau menyandikan pesan dengan baik dan jelas. Dan juga membuat encoding yang ditujukan kepada seseorang atau beberapa orang, dan memilih media, serta meminta kejelasan kepada penerima apakah pesan telah diterima.
2. Penerima pesan atau sering disebut sebagai receiver atau
komunikan. Penerima pesan harus mendengarkan atau berkonsentrasi agar pesan dapat diterima dengan benar, dan memberikan umpan balik yang disebut dengan decoding kepada pengirim pesan bahwa pesan telah diterima dengan benar.
3. Media atau saluran yang digunakan sebagai alat untuk
mengirimkan pesan. Media ini dapat berupa telepon, televisi,
fax, telecopier, sandi morse, semapore, SMS, E-mail , dan
lain lain.
Proses komunikasi mempunyai dua model yaitu model linier yang mempunyai ciri sebuah proses komunikasi yang hanya terdiri dari satu garis lurus. Proses tersebut berawal dari komunikator dan berakhir pada komunikan. Model yang lain adalah model sirkuler yang ditandai dengan adanya unsur
feedback. Hal ini berarti proses komunikasi tidak berawal dari
satu titik dan berakhir pada titik yang lain. Jadi pada dasarnya proses komunikasi ini berbalik satu dalam lingkaran penuh.
Proses komunikasi harus merupakan komunikasi dua arah. Yakni, pengirim menuliskan dan mengirimkan pesan melalui media yang
dipilihnya, dan penerima pesan menuliskan kembali pesan yang
dia telah terima, serta menyampaikan bahwa pesan telah diterima dengan baik dan benar.
Dalam proses komunikasi dapat terjadi adanya gangguan (noise) yang disebabkan oleh berita yang disampaikan tidak jelas, sehingga penerima berita mengartikannya tidak secara
menyeluruh, atau gangguan lain yang mempengaruhi media komunikasi.
G.
Latihan
1. Apa yang dimaksud dengan komunikasi itu ? Jelaskan dengan kata-kata Saudara sendiri.
2. Sebutkan unsur-unsur dalam komunikasi dan sebutkan peran masing-masing unsur dalam komunikasi tersebut.
3. Ceritakan kembali proses komunikasi yang Saudara pahami. 4. Apa yang dimaksud dengan noise dalam proses komunikasi?
Jelaskan dan berikan contohnya.
5. Apa yang dimaksudkan dengan komunikasi Verbal. Berikan contohnya.
6. Apa yang dimaksudkan dengan Komunikasi Non Verbal. Jelaskan dengan kata-kata Saudara sendiri.
BAB III
MEMBANGUN KOMUNIKASI
YANG EFEKTIF
Sebelum mendefinisikan komunikasi yang efektif, barangkali kita
perlu merujuk dahulu kepada kata "efektif" itu sendiri. Secara etimologis kata efektif sering diartikan sebagai mencapai sasaran yang diinginkan (producing desired result), berdampak menyenangkan (having a pleasing effect), bersifat aktual, dan nyata
(actual and real). Dengan demikian, komunikasi yang efektif dapat
diartikan sebagai penerimaan pesan oleh komunikan atau receiver sesuai dengan pesan yang dikirim oleh sender atau komunikator, kemudian receiver atau komunikan memberikan respon yang positif sesuai dengan yang diharapkan. Jadi, komunikasi efektif itu terjadi apabila terdapat aliran informasi dua arah antara komunikator dan komunikan dan informasi tersebut sama-sama direspon sesuai dengan harapan kedua pelaku komunikasi tersebut (komunikator dan
komunikan).
Bagaimana cara membangun komunikasi yang efektif? Pada bab ini kita akan berusaha menjawab pertanyaan ini.
A.
Aspek-Aspek Komunikasi Yang Efektif
Sedikitnya ada lima aspek yang harus dipahami dalam membangun komunikasi yang efektif.
1. Kejelasan (Clarity): bahasa maupun informasi yang
disampaikan harus jelas. Dalam kehidupan kita sehari-hari, seringkali kita mendengar ucapan-ucapan seperti ini: "Masalahnya ininya belum dianukan". Apa ini dan di
apakan? Akan lebih mudah dipahami maknanya bila,
misalnya, kata ini diganti buku dan kata anu diganti bagi. Jadi kalimat itu berbunyi: Masalahnya, bukunya belum
dibagikan.
2. Ketepatan (accuracy): bahasa dan informasi yang disampaikan harus betul-betul akurat alias tepat. Bahasa yang digunakan harus sesuai dan informasi yang disampaikan
harus benar. Benar ini artinya sesuai dengan apa yang sesungguhnya ingin disampaikan. Bisa saja informasi yang ingin kita sampaikan belum tentu kebenarannya, tetapi apa yang kita sampaikan benar-benar apa yang memang kita ketahui. Inilah yang dimaksud akurasi di sini.
3. Konteks (contex): bahasa dan informasi yang disampaikan harus sesuai dengan keadaan dan lingkungan di mana komunikasi itu terjadi. Bisa saja kita menggunakan bahasa dan informasi yang jelas dan tepat tetapi karena konteksnya tidak tepat, reaksi yang kita peroleh tidak sesuai dengan yang
diharapkan. Contohnya, sepulang kerja seorang suami berkata kepada istrinya: "Dindaku, tolong kanda berikan segelas air
nan jernih, kanda haus sekali." Dari segi kejelasan dan
keakuratan bahasa dan informasi tidak ada masalah. Tetapi konteksnya tidak tepat, sehingga mungkin sang istri tidak segera mengambil air melainkan bertanya tentang keadaan
4. Alur (flow): keruntutan alur bahasa dan informasi akan sangat berarti dalam menjalin komunikasi yang efektif. Sewaktu kita meminjam uang, misalnya, kita cenderung mengemukakan kesulitan-kesulitan kita terlebih dahulu sebelum kita menyampaikan maksud kita untuk meminjam
uang. Mungkin begitu juga pada saat kita pertama kali menyampaikan perasaan jatuh cinta pada seseorang.
5. Budaya (Culture): aspek ini tidak saja menyangkut bahasa dan informasi, tetapi juga tatakrama atau etika. Bersalaman dengan satu tangan bagi orang Sunda mungkin terkesan rada
kurang sopan, tetapi bagi etnis lain mungkin suatu hal yang biasa.
Kata “Juancu” bagi arek-arek Suroboyo merupakan kata yang lumrah didengar dan dapat diterima. Tetapi bagi wong Solo atau Jogja, mungkin risih mendengar kata itu.
B.
Strategi Membangun Komunikasi Yang Efektif
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menciptakan suatu komunikasi yang efektif.
1. Ketahui mitra bicara (Audience): Kita harus sangat sadar dengan siapa kita bicara, apakah dengan orang tua, anak-anak, laki-laki atau perempuan, status sosialnya seperti apa pangkat, jabatan dan semacamnya petani, pengusaha, guru, kyai, dan lain-lain. Dengan mengetahui audience kita, kita harus cerdik dalam memilih kata-kata yang digunakan dalam
menyampaikan informasi atau buah fikiran kita. Artinya, bahasa yang dipakai harus sesuai dengan bahasa yang mudah
dipahami oleh audience kita. Berbicara dengan orang dewasa tentu akan sangat berbeda dengan berbicara kepada anak-anak. Berbicara dengan atasan tentu akan berbeda berbicara pada bawahan atau teman sederajat. Pengetahuan mitra bicara kitapun harus diperhatikan. Informasi yang disampaikan mungkin saja bukan hal yang baru bagi mitra kita, tetapi
kalau penyampaiannya dengan menggunakan jargon-jargon atau istilah-istilah yang tidak dipahami oleh mitra, informasi atau gagasan yang kita sampaikan bisa saja tidak dapat dipahami. Jadi, dengan memperhatikan mitra bicara kita, kita akan dapat menyesuaikan diri dalam berkomunikasi dengannya.
2. Ketahui tujuan. Tujuan kita berkomunikasi akan sangat
menentukan cara kita menyampaikan informasi, tentu komunikasi kita bersifat pengumuman. Tetapi bila kita bermaksud membeli atau menjual barang komunikasi kita
akan bersifat nogosiasi. Lain pula cara kita berkomunikasi apabila tujuan kita untuk menghibur, membujuk, atau sekedar basa-basi. Misalnya kita bertanya : “Anda mau pergi kemana?” Apakah pertanyaan ini dimaksudkan untuk benar-benar mengetahui agenda orang yang ditanya ataukah kita bertanya sekedar basa-basi? Jadi, kejelasan tujuan dalam
berkomunikasi harus diketahui sebelum kita berkomunikasi.
3. Perhatikan Konteks. Konteks disini bisa saja berarti keadaan atau lingkungan pada saat berkomunikasi. Pada saat berkomunikasi konteks sangat berperan dalam memperjelas
menghemat uang, waktu dan tenaga kita”, sangat berbeda dengan kata “hemat” dalam kalimat “Menurut hemat saya, kita harus lebih jujur dan terbuka dalam berkomunikasi
dengan sesama rekan sekerja." Tidak hanya kata konteks
kalimat, tetapi cara mengucapkan dan kepada siapa kata itu diucapkan akan membuat makna yang disampaikan berbeda
pula. "Ah...dasar gila." Kalimat ini bisa bermakna cacian bisa juga bermakna kekaguman, tergantung bagaimana kita mengucapkannya. Bila diucapkan dengan nada tinggi berarti cacian, tetapi bila diucapkan dengan nada datar apalagi dibarengi dengan gelengan kepala, kalimat ini bisa berarti kekaguman. Ungkapan "Gila ha" disampaikan kepada teman
dekat, pasti dipahami sebagai ungkapan biasa yang tidak bermakna negatif. Tetapi bila disampaikan kepada orang yang belum atau baru kita kenal ungkapan ini tentu akan dipahami sebagai ungkapan yang memiliki makna negatif.
Formalitas dalam konteks tertentu juga dapat mempengaruhi cara berkomunikasi seseorang. Coba perhatikan gaya komunikasi atasan dan bawahan di lingkungan dunia kerja, bahkan komunikasi antar sesama atasan maupun sesama bawahan pasti berbeda. Apabila orang-orang ini bertemu di
mall atau di undangan (tempat resepsi) gaya komunikasi
diantara mereka akan sangat lain dengan gaya pada saat mereka berada di kantor.
Mengirim bunga kepada orang yang berulang tahun atau kepada orang yang kita kasihi, akan berbeda maknanya bila disampaikan kepada orang yang sedang berduka. Bahkan jenis bunga yang disampaikanpun membawa pesan atau kesan tersendiri.
Dengan ilustrasi singkat di atas, jelaslah bahwa konteks
sangat mempengaruhi makna apapun yang disampaikan.
4. Pelajari Kultur. Kultur atau budaya, habit atau kebiasaan
orang atau masyarakat juga perlu diperhatikan dalam berkomunikasi. Orang Jawa atau Sunda pada umumnya
dikenal dengan kelembutannya dalam bertutur kata. Kegemulaian bertutur ini akan sangat baik bila diimbangi dengan cara serupa. Tetapi tentu tidak berarti mutlak. Maksudnya, bukan berarti orang non Jawa atau non Sunda mutlak harus seperti bertuturnya orang Jawa atau Sunda, meskipun kalau memang bisa itu lebih baik. Atau orang
Batak yang dikenal bernada tinggi dalam bertutur perlukah diimbangi dengan nada tinggi pula oleh orang yang non Batak? Perimbangan di sini tidak berarti orang Jawa harus ber tutur seperti orang Batak bila bermitra bicara dengannya, atau orang Batak harus bertutur seperti orang Sunda, orang Maluku, orang Papua, dan sebagainya pada saat mereka
berkomunikasi. Yang penting adalah pelaku komunikasi harus memahami kultur mitra bicaranya sehingga timbul saling pengertian dan penyesuaian gaya komunikasi dapat terjadi. Ingat peribahasa: "Di mana bumi dipijak, di situ langit
5. Pahami Bahasa. "Bahasa menunjukkan bangsa" artinya
bahasa dapat menjadi ciri atau identitas suatu bangsa. Berbicara identitas berarti berbicara harga diri atau kebanggaan. Dengan memahami bahasa orang lain berarti berusaha menghargai orang lain. Tetapi memahami bahasa di
sini tidak berarti harus memahami semua bahasa yang dipakai oleh mitra bicara kita.
Istimewa sekali kalaupun memang demikian. Yang lebih penting adalah memahami gaya orang lain berbahasa (bukan
gaya bahasa). Coba perhatikan bagaimana anak muda berbahasa dengan sesamanya, atau bagaimana cara orang terminal (bis atau angkutan kota) berbahasa. Bahasa orang kantoran, bahasa pedagang, bahasa petani, bahasa politisi tentu semuanya ada perbedaan. Perhatikan kalimat berikut. "Masyarakat Indonesia pada umumnya masih berada pada
tingkat kehidupan pra sejahtera. "Apa bedanya dengan: "Masyarakat Indonesia pada umumnya masih miskin?" Siapa memakai kalimat yang mana akan membantu kita memahami pesan yang disampaikannya. Orang kebanyakan tentu akan lebih suka memakai kalimat yang kedua dari pada yang pertama. Para politisi biasanya cenderung memakai bahasa
yang sumir-sumir, eufimistis, atau diplomatis.
Untuk memperjelas pesan yang hendak disampaikan dalam berkomunikasi, gunakanlah kalimat-kalimat sederhana yang mudah dipahami. Kalimat panjang dan kompleks seringkali
mengaburkan makna. Kepiawaian dalam menggunakan
kalimat-kalimat yang sederhana dan tepat dalam berbahasa akan sangat mempengaruhi efektifitas komunikasi kita. Bagaimana bila kita berkomunikasi dengan menggunakan bahasa asing? Sama saja! Memahami bahasa asing memang prasyarat mutlak untuk dapat berkomunikasi secara global.
C.
Efektivitas Komunikasi Verbal
Seperti telah disinggung pada bab sebelumnya, kualitas komunikasi verbal ditentukan oleh tonalitas suara atau tinggi rendahnya dan lemah lembutnya suara, keras tidaknya suara dan perubahan nada suara. Tetapi tonalitas suara saja tidak cukup,
karena tonalitas suara bisa saja membuat komunikasi verbal kurang hidup. Oleh karena itu, tonalitas suara sebaiknya dibarengi dengan ekspresi atau raut muka yang sesuai.
Sebuah hasil riset menunjukkan bahwa dalam komunikasi verbal,
khususnya pada saat presentasi, keberhasilan menyampaikan informasi 55% ditentukan oleh bahasa tubuh (body language), postur, isyarat dan kontak mata - 38 % ditentukan oleh nada suara, dan hanya 7% saja yang ditentukan oleh kata-kata (Mechribian dan Ferris seperti yang dikutip oleh O'Connor dan Seymour). Riset lain juga menunjukkan bahwa komunikasi akan
Masyarakat senang dengan komunikasi lisan pada saat media tulisan memberitakan hal-hal yang tidak jelas, dan masyarakat akan senang menggunakan media tulisan apabila media lisan telah jelas.
Pada perkembangan jaman saat ini, komunikasi pada organisasi modern/organisasi yang maju menggunakan media yang tersedia yaitu video display terminal, e-mail, net camera dan Voice mail (voice messaging system) dan bahkan SMS.
D.
Efektivitas Komunikasi Non Verbal
Bagaimana efektifitas komunikasi non verbal dapat dibangun? Berikut adalah beberapa contoh yang dapat kita kembangkan.
1. Cara berpakaian.
Cara berpakaian telah mengkomunikasikan siapa dan apa status seseorang, baik dalam pekerjaan sehari hari maupun dalam waktu-waktu tertentu (pesta, rapat-rapat, kunjungan resmi/tidak resmi).
Masyarakat mempunyai kecenderungan percaya diri kalau ia berpakaian/berpenampilan dengan sempurna, demikian juga adanya perbedaan cara berpakaian. Kita mengenal istilah "White Collar" dan "Blue Collar", yang mengkomunikasi status seseorang dalam perusahaan.
Kenyataan menunjukkan bahwa pada saat seseorang wawancara dalam rangka melamar pekerjaan, mereka yang berpakaian tidak tepat (misalnya: berpakaian T-Shirt atau
Jeans) dibandingkan dengan mereka yang berpakaian tepat
(misalnya: berpakaian berdasi, jas, berpakaian bisnis), maka yang berpakaian tepat akan mempunyai rasa percaya diri
yang lebih dibandingkan dengan yang berpakaian tidak tepat, dan hasilnya ia akan mendapatkan pekerjaan dengan gaji pertama yang lebih baik.
Jadi, pakailah pakaian yang tepat untuk suasana yang tepat pula.
2. Waktu.
Bagi sebagian orang, semestinya bagi kita semua, waktu adalah sesuatu yang sangat berarti. "Time is money" adalah
prinsip yang dipegang oleh para pengusaha bahkan oleh orang-orang yang memanfaatkan hidupnya untuk suatu produktivitas yang bermanfaat. Dokter, akuntan, dosen, bahkan sebagian guru, sering dibayar berdasarkan jam kerja. Dalam konteks organisasi, di mana masing-masing
secara tepat. Artinya, dalam berkomunikasi manfaatkan waktu sebaik-baiknya.
3. Tempat.
Sama seperti waktu, tempat pun sangat menentukan
efektifitas komunikasi. Kantor adalah tempat bekerja, restoran adalah tempat makan, lapangan golf adalah tempat olah raga, diskotik atau karaoke adalah tempat hiburan, dan sebagainya. Meskipun demikian, sering kali urusan kantor bisa diselesaikan di tempat makan atau lapangan olah raga.
Informalitas seringkali menyelesaikan masalah-masalah formal. Jadi, dalam berkomunikasi kita perlu memperhitungkan tempat yang tepat untuk mencapai tujuan komunikasi kita.
Untuk itu, kita harus jeli tentang suasana lingkungan kerja,
rekan kerja, bahkan beban kerja.
Meskipun ada ungkapan bahwa urusan kantor adalah urusan kantor dan harus diselesaikan di kantor. Tetapi, banyak sekali urusan kerja yang dapat diselesaikan pada acara konsinyasi di luar kantor.
Selain tiga aspek di atas, untuk membangun efektifitas dalam komunikasi non verbal, kita perlu juga memahami fungsi-fungsi yang menunjukkan kenonverbalan komunikasi. Diantaranya adalah:
Repetition (pengulangan). Pengulangan pesan dari individu dilakukan dengan verbal.
Contradiction (pertentangan/penyangkalan).
Penyangkalan pesan yang dilakukan terhadap seseorang. Misalnya, mengangkat bahu artinya "tidak tahu", menggerakkan telapak tangan ke kiri dan ke kanan dan
menghadap ke depan artinya "tidak", atau menggelengkan kepala artinya "tidak". Akan tetapi untuk orang India, menggelengkan kepala artinya "Ya".
Pada momen tertentu, komunikasi non verbal mungkin saja lebih akurat dari pada komunikasi verbal.
Substitution (pengganti pesan). Misalnya seseorang berkomunikasi dengan "fire in his eyes" (mendelik, berkomunikasi dengan mengepalkan tangan, dan sebagainya.
Complementing (melengkapi pesan verbal). Misalnya mengatakan "bagus" sambil menunjukkan "ibu jari", mengatakan seseorang tidak waras dengan menunjuk "kening dengan jari telunjuk miring".
Accenting (penekanan). Penekanan di sini artinya menggarisbawahi pesan verbal. Misalnya berbicara dengan sangat pelan, atau menekan kaki.
Pengirim pesan dapat secara terus menerus menggunakan non verbal komunikasi untuk meningkatkan dampak dari verbal komunikasi. Misalnya: Tanda "A-OK" dengan ibu jari dan jari lainnya melingkari. Di Amerika hal ini diartikan sebagai
mempunyai arti yang cabul, dan di Jepang artinya adalah uang. Seorang manejer Jepang mungkin selalu tersenyum dalam suatu rapat. Apakah ini berarti rapat mengalami kemajuan? Nanti dulu. Orang Jepang dalam bicara sangat jarang menggunakan kontak mata, ekspresi wajah atau isyarat dengan tangan. Buat mereka tersenyum dapat saja
menyembunyikan rasa ketidakpuasannya atau keadaan yang memalukan.
Oleh karena itu dalam menggunakan non verbal komunikasi harus hati-hati. Karena penggunaan non verbal komunikasi akan mempunyai arti yang berbeda antara satu suku bangsa
dengan suku bangsa lainnya, antara satu bangsa dengan bangsa lainnya, antara satu orang dengan orang lainnya.
E.
Pengaruh Budaya Dalam Komunikasi
Perbedaan budaya akan mempengaruhi keefektifan dalam berkomunikasi. Sebab komunikasi akan efektif apabila ia dapat menguraikan nilai-nilai dasar, motivasi, aspirasi, dan asumsi-asumsi yang didasarkan pada geografi atau letak suatu negara, fungsi, dan tingkat sosial.
Perbedaan bahasa dapat menyebabkan hambatan dalam komunikasi. Akan tetapi perbedaan budaya lebih menghambat komunikasi dibandingkan dengan perbedaan bahasa. Misalnya, pengaruh budaya mempunyai perbedaan dalam norma berbicara. Untuk bangsa-bangsa Amerika Selatan, Eropa Selatan, Eropa
Barat, dan Arab berbicara dengan suara yang keras-keras adalah hal yang biasa, sedangkan bangsa-bangsa Asia, Eropa Utara, dan Amerika Utara berbicara dengan suara yang lembut.
Demikian juga sering dikatakan bahwa suku Jawa berbicara dengan suara yang lembut, sedangkan suku Batak berbicara
dengan suara yang keras-keras, suku Sunda berbicara derigan mendayudayu dan lemah lembut. Bagaimana dengan suku bangsa lain yang ada di Indonesia? Misalnya suku Minangkabau, Madura, Papua, Maluku, Dayak, Timor dll.
F.
Rangkuman
Komunikasi yang efektif dapat terjadi apabila pesan yang dikirim oleh komunikator/sender dapat diterima dengan baik (menyenangkan, aktual/nyata) oleh komunikan/receiver. Kemudian penerima pesan menyampaikan kembali bahwa pesan
telah diterima dengan baik dan benar. Artinya ada komunikasi dua arah atau komunikasi yang timbal balik.
Lima aspek yang harus dipahami dalam membangun komunikasi yang efektif adalah clarity, accuracy, contex, flow, dan culture.
Dalam komunikasi lisan, informasi disampaikan secara lisan/verbal melalui kata-kata. Penyampaikan informasi seperti ini dinamakan berbicara. Komunikasi lisan akan menjadi lebih efektif apabila diikuti dengan tinggi rendah, lemah lembut, dan perubahan nada suara yang disesuaikan. Dengan demikian kata-kata adalah isi sebuah pesan, sedangkan bahasa tubuh, nada suara
adalah konteks di mana pesan itu melekat.
Komunikasi non verbal menunjukkan adanya lima fungsi yaitu:
Repetition, Contradiction, Substitution, Complementing, dan Accenting.
Perbedaan budaya dalam komunikasi dapat berakibat lebih buruk dibandingkan dengan perbedaan dalam bahasa.
G.
Latihan
1. Apa yang dimaksudkan dengan komunikasi yang efektif? Berikan contoh dalam kehidupan sehari-hari, atau dalam kehidupan di tempat kerja Saudara.
2. Sebutkan lima aspek yang harus dipahami dalam membangun komunikasi efektif?
3. Dalam strategi membangun komunikasi yang efektif, apa saja
yang perlu diperhatikan ?
4. Sebutkan lima fungsi dari komunikasi non verbal serta berikan masing-masing contohnya.
5. Berikan contoh perbedaan bahasa dan perbedaan budaya dalam berkomunikasi.
BAB IV
BAHASA DAN KOMUNIKASI
Bahasa itu arbitrari. Artinya, suatu kata tidak akan ada artinya apabila tidak ada persetujuan dari para pemakainya. Misalnya, kata “rumah” bisa dipahami oleh Bangsa Indonesia karena kita semua
setuju bahwa bangunan tempat kita tinggal adalah rumah. Tetapi, bagi yang bahasanya adalah Bahasa Inggris, arti yang sama disebut “house” karena mereka sepakat untuk menyebutnya demikian.
Kadang-kadang kita keliru dalam mengenali seluk beluk suatu kata dalam suatu bahasa tertentu. Akibatnya, terjadilah perubahan arti. Misalnya, kata “popular” dalam bahasa Inggris artinya “many people
like”. Tetapi di Indonesia kata ini berarti terkenal yang dalam bahasa
Inggris disebut “famous”. Padahal sesuatu yang terkenal belum tentu banyak disukai. Itulah bahasa. Oleh karena itu, pada bab ini kita akan membahas peranan bahasa dalam komunikasi.
A.
Pengertian Bahasa
Collins Cobuild English Language Dictionary, mendefinisikan
bahasa sebagai suatu sistem komunikasi yang terdiri dari seperangkat bunyi dan lambang tertulis yang digunakan oleh orang-orang pada suatu negara atau wilayah tertentu untuk berbicara dan menulis dilingkungan negara atau wilayah tersebut
written which are used by the people of particular country of region for talking or writing in).
Menurut Oxford Advanced Learner's Dictionary, bahasa adalah sistem bunyi dan kata yang digunakan oleh manusia untuk mengungkapkan pikiran dan perasaannya (the system of sounds
and words used to express their thoughts and feelings).
Bahasa dalam kamus Purwadarminta diartikan sebagai:
1. Sistem lambang, tanda yang berupa segala macam bunyi yang dipakai orang untuk melahirkan pikiran dan perasaan. Perkataan-perkataan yang dipakai oleh suatu bangsa (suku
bangsa, negara, daerah).
2. Percakapan, perkataan yang baik, sopan santun, tingkah laku yang baik.
3. Bahasa dapat dibedakan menjadi dua pengertian.
Bahasa dalam arti luas: sebagai alat perhubungan yang tidak
terbatas kata-kata saja akan tetapi juga gerak-gerik, mimik, dan panto mimik. Dengan demikian bahasa dalam arti kata luas dapat berupa:
1. Kata-kata atau kalimat, baik yang diucapkan maupun yang ditulis.
2. Gerak-gerik dan panto mimik. 3. Diam.
4. Sopan santun (perbuatan).
Bahasa dalam arti sempit. yaitu hubungan antara suara dengan
kata-kata.
Bahasa juga dapat dibedakan dalam bahasa lisan dan bahasa tulisan.
Bahasa dalam arti sempit juga berperan penting dalam menentukan arti. Misalnya dapat saja terjadi orang-orang yang berbeda menggunakan kata-kata yang sama akan tetapi mempunyai arti yang berbeda.
Dengan mengetahui arti bahasa, maka dalam berkomunikasi
harus juga memperhatikan tatabahasa. Tatabahasa merupakan aturan-aturan yang digunakan dalam berbahasa sebagai alat komunikasi interpersonal maupun organisasi.
Dua hal yang perlu diperhatikan dalam berbahasa agar komunikasi menjadi efektif yaitu: memilih kata dan menyusunnya dengan baik dan benar, menggunakan ejaan dengan benar dan menggunakan imbuhan yang beraturan. Dalam kehidupan kita sehari-hari, sering kita mendengar, atau kita bahkan menggunakan, imbuhan "in" dalam konteks formal
sekalipun. Misalnya. "ngapain", "dikemanain", "dimatiin", "dinyalain", "diduluin" dan sebagainya. Sebagai bahasa baku dalam percakapan sehari-hari memang dapat diterima. Tetapi dalam bahasa tulisan (yang formal) sebaiknya penambahan imbuhan disesuaikan dengan kaidah-kaidah bahasa Indonesia
B.
Fungsi Bahasa Dalam Arti Kehidupan Manusia
Fungsi bahasa dalam kehidupan manusia berbeda-beda
tergantung pada tingkat perkembangan manusia itu sendiri. Misalnya fungsi bahasa bagi anak akan berbeda dengan fungsi bahasa bagi orang dewasa.
Dalam kehidupan manusia sehari-hari, bahasa mempunyai fungsi
utama yaitu:
1. sebagai alat untuk mengekspresikan berbagai macam perasaan,
2. sebagai alat komunikasi.
Bahasa sebagai alat melahirkan perasaan
Setiap orang memiliki berbagai macam perasaan. Misalnya perasaan kasih sayang, rasa kagum atau heran, rasa senang atau tidak senang, rasa sedih, gembira, aman dan tidak aman, atau rasa takut.
Semua perasaan itu diekpresikan melalui ucapan-ucapan. Misalnya: hebat, aduh, takut, hore, wah, indah sekali, cek-cek.
Bahasa sebagai alat komunikasi
Sebagai alat komunikasi dengan masyarakat, bahasa dapat: a. memperlancar pergaulan,
b. memperluas hubungan,
c. melahirkan gagasan, ide, isi hati, perasaan, inisiatif, kreatifitas,
d. menambah pengetahuan, e. menyampaikan informasi.
C.
Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Kelancaran
dan Hambatan Berkomunikasi
Kelancaran berkomunikasi dengan lisan bagi setiap orang berbeda-beda, dan dipengaruhi oleh berbagai faktor. Misalnya:
1. Faktor pengetahuan.
Makin luas pengetahuan yang dimiliki seseorang, maka ia makin banyak perbendaharaan kata yang dapat memberikan dorongan bagi yang bersangkutan untuk berbicara lebih lancar.
2. Faktor pengalaman.
Makin banyak pengalaman yang dimiliki seseorang, makin menyebabkan seseorang terbiasa menghadapi sesuatu. Orang yang sering menghadapi massa, sering berbicara di muka umum, akan lancar berbicara dalam keadaan apapun dan dengan siapapun.
3. Faktor inteligensi.
Orang yang intelegensinya rendah, biasanya kurang lancar dalam berbicara, karena kurang memiliki kekayaan perbendaharaan kata dan bahasa yang baik. Cara
berbicaranya terputus-putus, bahkan antara kata yang satu dengan lainnya tidak/kurang adanya relevansi.
4. Faktor kepribadian.
Orang yang mempunyai sifat pemalu dan kurang pergaulan, biasanya kurang lancar berbicara.
5. Faktor biologis.
a. Sulit mengatakan kata desis (lisping), karena ada kelainan pada rahang, bibir, gigi.
b. Berbicara tidak jelas (sluring), yang disebabkan oleh bibir (sumbing), rahang, lidah tidak aktif.
c. Berbicara ragu-ragu, gagap yang disebabkan tidak biasa berbicara dengan orang banyak, sifat pemalu.
D.
Macam-Macam Bicara
Komunikasi dengan cara berbicara dapat digolongkan atau menjadi beberapa macam sebagai berikut:
1. Dari segi jarak.
Komunikasi berbicara langsung atau face to face, dan berbicara tidak langsung.
2. Dari segi sarana/saluran/media yang dipergunakan.
Komunikasi berbicara dapat melalui surat, telepon (SLJJ, SLI), melalui radio, melalui televisi, E-Mail, melalui internet,
semapor, sandi, SMS dll.
3. Dari segi tujuan.
Komunikasi berbicara dalam seminar, semi loka, diskusi panel, rapat kerja, santiaji, kampanye, konferensi, workshop, penataran (sebagai petatar atau sebagai penatar), dalam kelas,
wawancara dll. Dari segi tujuan ini dapat dibedakan adanya pemberian informasi, pengumpulan informasi, pengambilan keputusan, pemecahan masalah, penjualan informasi.
4. Dari segi kedinasan.
Komunikasi yang membicarakan soal kedinasan (antara sesama rekan kerja, dengan atasan, dengan bawahan), berbicara soal pribadi.
5. Dari segi bahasa yang digunakan.
Komunikasi dengan berbicara melalui bahasa lisan/dengan ucapan kata-kata atau kalimat yang diucapkan dan diperjelas dengan tinggi rendahnya nada suara, keras dan lembutnya suara.
6. Dari segi lawan berbicara.
Komunikasi dengan berbicara satu lawan satu, satu lawan banyak, satu lawan kelompok, kelompok lawan satu.
7. Dari segi hierarkhi.
Downward Communication atau komunikasi ke bawah
yaitu komunikasi yang turun dari satu level ke level yang lebih rendah, secara perlahan-lahan menuju ke bawah. Dalam komunikasi ke bawah ini peran pimpinan dituntut mampu mengadakan komunikasi, memberikan informasi, dan ide-idenya kepada bawahannya, baik secara perorangan, maupun secara kelompok, atau baik secara
langsung atau tidak langsung. Pesan yang melalui
.
beberapa tingkatan, biasanya menjadi tidak akurat khususnya pesan yang disampaikan dengan berbicara. Fungsi komunikasi ke bawah antara lain :
a. menyampaikan informasi dari bagian atas kebagian
bawah yang berkaitan dengan kebijakan, peraturan, prosedur, program dan sasaran kerja.
c. menyampaikan umpan balik oleh atasan kepada bawahan tentang perilaku dan kinerjanya.
d. memberikan informasi lembaga/organisasi berupa laporan keadaan (status report) dan laporan perkembangan (progress report).
e. mengajukan permintaan dari atasan terhadap bawahan.
(Agus M. Hardjana, Komunikasi Intrapersonal & Interpersonal)
Upward Communication atau komunikasi ke atas yaitu
komunikasi dengan atasan. Komunikasi ini tidak semudah komunikasi dengan bawahan. Perbedaan status
menyebabkan beberapa kendala dalam berkomunikasi terutama dalam mendapatkan umpan balik tentang apa-apa yang menjadi pikiran dan kinerja bawahan.
Komunikasi ke atas pada umumnya bertujuan memperoleh informasi, keterangan yang berkaitan dengan kegiatan dan palaksanaan tugas/pekerjaan para pegawai di tingkat bawah/rendah.
Fungsi komunikasi ke atas antara lain untuk:
a. menyampaikan umpan balik atas kebijakan, pengaturan, pengarahan dan instruksi atasan.
b. menyampaikan laporan perkembangan dan hasil kerja. c. menyampaikan gagasan dan usulan untuk peningkatan
kinerja dan pemecahan masalah.
d. menyampaikan permintaan informasi dan bantuan.
e. menyampaikan ungkapan perasaan, sikap, dan keluhan yang berkaitan dengan kerja dan pribadi bawahan.
(Agus M. Hardjana, Komunikasi Intrapersonal & Interpersonal)
Horizontal Communication/Lateral Communication yaitu
komunikasi antar teman sekerja (co-worker), antar bagian, atau dengan teman kerja lainnya, pimpinan dengan pimpinan, bawahan dengan bawahan, sesama tua, sesama muda, orang tua dengan orang muda.
Komunikasi horizontal mengikutsertakan orang-orang dalam satu tingkatan menunjukkan tendensi lebih mudah, familier, sederhana dan cepat sebab kesamaan kedudukanlah yang dapat menghilangkan kesulitan dalam
berkomunikasi.
Diagonal Communication atau Komunikasi diagonal yaitu
komunikasi yang memotong rantai perintah organisasi yang dilakukan antara dua orang pada tingkat kedudukan yang berbeda, pada tugas dan fungsi yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak yang lain. Lihat ilustrasi berikut.
Dari segi isi.
Komunikasi egosentris, isi pembicaraan lebih mengutamakan persoalan dirinya sendiri.
Berbicara sosial, isi pembicaraan mengenai orang lain (mengadakan hubungan, kontak dengan orang lain,
mempertimbangkan masalah dengan pihak lain).
Dari segi pertumbuhan bicara (pada anak). Komunikasi
dengan meraba, mengeluarkan suara yang belum mengandung arti, kalimat satu kata, (satu kata untuk
maksud yang banyak), haus nama (menanyakan setiap
benda/warna yang dijumpai/dilihat).
Mengenal perbandingan, mulai dapat membedakan antara satu benda dengan benda lainnya, membuat kalimat, sudah mulai mendekati bentuk bahasa yang benar.
E.
Rangkuman
Dalam komunikasi, bahasa mempunyai peran yang sangat penting, walaupun kadang-kadang keliru dalam mengartikannya
sebagai akibat seluk beluk bahasa yang tidak dimengerti. Didalam bahasa, ada kata denotasi/harafiah, dan ada kata-kata konotasi, dan dengan menggunakan logat bahasa tertentu dapat menimbulkan perbedaan pengertian.
Bahasa didefinisikan oleh Collin Cobuild English Language
Dictionary sebagai suatu sistem komunikasi yang terdiri dari
seperangkat bunyi dan lambang tertulis yang digunakan oleh orang-orang dalam suatu negara atau wilayah tertentu. Sedangkan Purwadarminta mengartikan bahasa sebagai: sistem lambang, tanda berupa segala macam bunyi yang dipakai orang untuk melahirkan pikiran dan perasan, perkataan-perkataan yang
dipakai oleh suatu bangsa (suku bangsa, negara, daerah), percakapan, perkataan yang baik, sopan santun, tingkah laku yang baik.
Bahasa dapat dibedakan dalam dua pengertian yaitu bahasa
Fungsi bahasa dalam arti kehidupan manusia adalah sebagai alat yang dapat melahirkan berbagai macam perasaan dan sebagai alat komunikasi.
Faktor-faktor yang mempengaruhi kelancaran dan kelainan dalam komunikasi yaitu faktor pengetahuan, faktor pengalaman,
faktor intelegensia, faktor kepribadian, faktor biologis.
Berbicara dapat digolongkan dalam berbagai segi yaitu segi jarak, sarana yang digunakan, tujuan (menyampaikan informasi, mengumpulkan informasi, pengambilan keputusan, pemecahan masalah, dan penjualan informasi), kedinasan, lawan bicara,
hierarki, isi, dan pertumbuhan bicara.
F.
Latihan
1. Berikan pengertian bahasa menurut pengertian Saudara. 2. Jelaskan pengertian bahasa dalam arti luas dan bahasa dalam
arti sempit.
3. Apa yang dimaksudkan dengan fungsi bicara dalam kehidupan manusia?
4. Jelaskan dengan singkat faktor-faktor yang mempengaruhi
kelancaran/kelainan dalam berbicara.
5. Macam-macam bicara dapat digolongkan dalam berbagai segi. Uraikan berbagai segi tersebut menurut pengetahuan Saudara.
BAB V
TEKNIK BERBICARA
Dalam komunikasi verbal atau berbicara yang didengar hanya berupa suara-suara yang diucapkan melalui kata-kata yang keluar dari mulut. Suara-suara itu harus mempunyai makna sehingga maksud dari berbicara itu dapat dimengerti. Berbicara yang baik apabila orang yang berbicara itu memperhatikan prinsip teknik berbicara yang efektif.
Secara harfiah, teknik adalah kepandaian, pengetahuan dalam
membuat sesuatu atau melakukan sesuatu yang berkenaan dengan seni atau kesenian, misalnya mengarang. Teknik lebih luas dari
metode. Teknik berarti pula daya upaya dan kemahiran yang terjadi
karena pikiran yang lebih luas, perasaan yang lebih tajam atau ketangkasan jasmani yang lebih besar.
Pada bab ini kita akan membahas tentang teknik berbicara.
A.
Teknik Berbicara Efektif
Sampai saat ini, masih banyak orang yang beranggapan bahwa kemampuan seseorang berbicara, menyampaikan ide dan gagasannya, mempengaruhi orang lewat pembicaraan adalah
