ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENERIMAAN SISWA BARU PADA SMK MA ARIF 2 TEMON DENGAN PHP DAN MYSQL. Naskah Publikasi

(1)

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENERIMAAN

SISWA BARU PADA SMK MA’ARIF 2 TEMON

DENGAN PHP DAN MYSQL

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Arif Wahyu Nugroho

07.11.1356

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

(2)

(3)

3

SYSTEM ANALYSIS DAN DESIGN OF NEW STUDENT RECEPTION

ON SMK MA’ARIF 2 TEMON WITH PHP AND MYSQL

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENERIMAAN SISWA BARU

PADA SMK MA’ARIF 2 TEMON DENGAN PHP DAN MYSQL

Arif Wahyu Nugroho Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Along with the development of Information Technology and Computer Based Information Systems which required the user can operate it, then the students of elementary or secondary school equipped with the basic operation of computer use. Hopefully with this they are able to utilize technology to facilitate their work.

Prospective Students in the new data collection process was also need for an Information System that can help data processing. Then comes the concept in the selection process of the New Student Reception are conducted online by an agency that is SMK Ma'arif 2 Temon, Private School who has discipline and Automotive Engineering Computer Network.

The study will be discussed implementation of the manufacture of a Web-based applications to help SMK Ma'arif 2 Temon in the activities of the New Student Reception Selection process are conducted online. Restrictions are made starting from the registration process analysis & planning, information requirements and registration procedures, other relevant information, data collection Prospective Students with a registration form and processing the data to obtain information. This Information System is expected to be able to facilitate between the school with the prospective students in the selection process and student data collection.

(4)

4

1. Pendahuluan

Perkembangan Teknologi Komunikasi dan Informasi sampai sekarang ini sangatlah berpengaruh bagi pendidikan dan kalangan umum, dimana setiap pengguna komputer bisa dengan cepat bertukar informasi. Hal ini dapat berjalan dengan lancar jika adanya suatu jaringan komputer yang dimanfaatkan. Jaringan Komputer itu sendiri adalah kumpulan komputer yang bisa saling berkomunikasi, bertukar file menggunakan protokol-protokol tertentu, melewati media transmisi, sebagai sarana yang tepat untuk aliran data dan informasi. Dengan jaringan komputer diharapkan informasi tersebut bisa diakses dimanapun, kapanpun oleh pengguna yang terhubung dengan jaringan komputer atau internet.

Penerimaan Siswa Baru yang dilakukan oleh SMK Ma’Arif 2 Temon juga masih menggunakan Sistem konvensional. Calon Siswa diharuskan datang ke sekolah kemudian mengisi formulir registrasi, melengkapi persyaratan administrasi kemudian dilakukan proses seleksi yang telah ditentukan oleh panitia. Jadi calon siswa diwajibkan datang kesekolah sesuai jam kerja panitia. Dengan beberapa tahap tersebut jika Sekolah kedatangan banyak calon siswa, proses pendataan sampai seleksi akan menghabiskan waktu dan tenaga yang besar.

Bertitik tolak dengan sistem konvensional, SMK Ma’Arif memiliki sebuah Pemikiran pemecahan masalah yang baru dengan memanfaatkan teknologi Informasi yang ada. Yaitu dengan membuat Sistem pendaftaran secara Online, dimana para calon siswa dapat mendaftarkan dirinya dimana saja berada jika terkoneksi dengan internet. Waktu melakukan pendaftaran bisa dua puluh empat jam selama tanggal yang telah ditentukan oleh panitia. Data inputan dari calon siswa tersebut dapat langsung diolah oleh sistem menjadi informasi yang bisa langsung dipantau.

2. Landasan Teori 2.1 Sistem Informasi

Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra Fitzgerald, dan Warren D. Staling, ada dua pendekatan atau pendefinisian mengenai Sistem, yang pertama berorientasi prosedural dan yang kedua berorientasi pada objek atau komponennya. Untuk yang berorientasi prosedur didefinisikan sebagai berikut :

“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan dan bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan atau menyelesaikan tugas tertentu”

Sistem Informasi didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur, komponen sub-sistem yang berkumpul, berhubungan, berinteraksi dan bekerjasama untuk mencapai

(5)

5

suatu tujuan tertentu dengan cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data dari masukan (input) berupa data, melakukan pengolahan data (proses) dan mengahasilkan keluaran (output) berupa informasi yang digunakan sebagai dasar pegambilan keputusan.

2.2 Web Dinamis

Tampilan web yang dapat dilihat pada layar komputer client-client yang berbeda komputer akan mendapatkan tampilan yang sama selama file yang diunggah oleh pembuat web tersebut tidak diubah. Jenis halaman web yang seperti ini adalah web Statik. Mekanisme web seperti ini saat itu sudah memadai.

Namun dengan perkembangan jaman sesuai dengan kebutuhan web yang diinginkan akan lebih komplek terutama dengan adanya perudahaan yang menampilkan prosuknya dinternet, disisi server web mulai berubah.

Apa yang harus berada pada sisi server kini tak cukup lagi hanya kumpulan file statik, tapi program aplikasi dan database. Situs web seperti ini disebut situs web dinamis.

2.3 PHP1

PHP (Personal Hypertext Proposesor) adala bahasa server side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membangun Web Dinamis. Maksud dari server side scripting adalah sintak dan perintah-perintah yang diberikan sepenuhnya dijalankan di web server tetapi disertakan dalam dokumen HTML. Pembuatan Web itu disusun dengan PHP sebagai bahasa pemrogramannya kemudian HTML yang membangun halaman webnya. Ketika client meminta suatu halaman melaui server, maka server akan memproses perintak PHP kemudian menampilkan hasil pengolahannya berupa format HTML ke browser tersebut. Dengan demikian client tidak dapat melihat program yang dijalnkan didalam server sehingga keamamanan web terjamin.

2.4 MySQL2

Untuk menyimpan data di dalam server dibutuhkan sebuah perangkat lunak yang dapat mengatasi masalah tersebut. Ada beberapa perangkat lunak yang bisa digunakan untuk menyimpan database diantaranya adalah MySQL, SQL server, microsoft Acess, dll. Perangkat Lunak database server yang digunakan adalah MySQL versi 5.1.41. MySQL merupakan database server yangmenggunakan SQL (Structure Query Language) sebagai bahasa query stadar dalam melakukan akses terhadap database.

1

www.php.net

2

Prasetyo, Didik Dwi, Kolaborasi PHP dan MySQL untuk Membuat Web Database yang Interaktif, Elex Media Komputindo, Jakarta, 2003

(6)

6

2.5 Sistem Basis Data

Database merupakan kumpulan data yang terorganisasi, dimana data dapat dengan mudah dimanipulasi, untuk menghasilkan informasi. Database pada umumnya menggunakan bahasa standar untuk pengaksesan data, yaitu menggunakan bahasa Structure Query Language (SQL).

2.6 DFD3

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.

DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program

3. Analisis (Proses Penelitian)

Dalam analisis pengidentifikasian masalah merupakan tahap awal yang harus dilakukan. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu hal yang menghambat proses untuk mencapai tujuan. Permasalahan yang didapat dicari solusinya supaya sistem dapat bekerja sesuai dengan apa yang kita kehendaki. Analisis ini meliputi berbagai deskripsi tentang fitur, karakteristik dan sifat dasar sistem yang diharapkan.meliputi:

3.1 Identifikasi Masalah Perusahaan

Adapun masalah-masalah yang timbul dalam sistem pendaftaran siswa baru secara konvensional di SMK Maarif 2 Temon adalah sebagai berikut :

a. Data Calon Siswa tidak terorganisir dengan baik, sehingga pencarian data dan rekap data memerlukan waktu yang lama dan kurang efisien.

b. Waktu dan pelayanan pendaftaran yang dilakukan tidak efektif dan efisien dengan Sumber Daya.

3

(7)

7

c. Sistem dilakukan harus dalam satu tempat atau di Sekolah sehingga calon siswa

harus datang untuk melakukan proses pendaftaran sampai pengumuman hasil penerimaannya.

3.1.1 Penyebab Masalah

Untuk mengidentifikasi masalah, maka kita harus melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efesiensi dan pelayanan pengguna. Panduan ini dikenal dengan PIECES4 analisis (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service), dengan analisis ini kita bisa. mendapatkan beberapa masalah dan akhirnya dapat menemukan masalah utamanya.

3.1.2 Solusi Penyelesain Masalah

Bertitik tolak dengan sistem konvensional, SMK Ma’Arif memiliki sebuah Pemikiran pemecahan masalah yang baru dengan memanfaatkan teknologi Informasi yang ada. Yaitu dengan membuat Sistem pendaftaran secara Online, dimana para calon siswa dapat mendaftarkan dirinya dimana saja berada jika terkoneksi dengan internet. Waktu melakukan pendaftaran bisa dua puluh empat jam selama tanggal yang telah ditentukan oleh panitia. Data inputan dari calon siswa tersebut dapat langsung diolah oleh sistem menjadi informasi yang bisa langsung dipantau.Sistem ini dibuat berbasikan pemrograman web.

3.2 Alat dan Bahan penelitian

Perangkat Komputer yang digunakan penulis dengan spesifikasi sebagai berikut : A. Perangkat Keras (alat)

Perangkat keras dalam pembuatan 1. Processor Intel Core(TM)2 Duo 2. Harddisk 250 GB

3. Memori DDR2 2GB

B. Kebutuhan Perangkat Lunak (bahan)

Perangkat lunak sistem operasi yang digunakan yaitu : 1. Microsoft windows 7 Ultimate

2. Adobe Dreamweaver CS 3 3. PHP

4

Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi : Untuk Keunggulan Persaingan Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : Andy Offset

(8)

8 4. MySql

5. Apache

6. Adobe photoshop CS 3

3.3 Desain sistem dan pembuatan program

DFD yang digunakan sebagai alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data yang dapat digunakan untuk menggambarkan hasil analisa maupun perancangan sistem yang sudah dikomunikasikan oleh sistem kepada user maupun pembuat aplikasi program.

Gambar DFD Level 0

Gambar DFD level 0 ini menunjukkan bahwa sistem ini berintraksi dengan tiga external entity yaitu admin, user admin dan pengunjung. Seorang admin web dapat memasukan data-data informasi web kedalam sistem serta dapat memperoleh informasi PSB Online , user admin dapat memasukan data-data di konten-konten tertentu ,sedangkan pengunjung bisa melihat informasi PSB Online dengan sistem yaitu memilih menu-menu web kepada sistem dan mendaftarkan diri menjadi calon siswa baru SMK Maarif 2 Temon serta memperoleh informasi data yang di pilih.

(9)

9

Gambar Rancangan Halaman Utama Administrator

Gambar tersebut merupakan rancangan halaman utama website dan halaman utama administrator.

Gambar Rancangan Tampilan Utama

Gambar ini menunjukkan rancangan tampilan awal web pada sisi client. Setelah melakukan perancangan sistem selanjutnya adalah membuat database dan melakukan coding pemrograman php.

(10)

10

Gambar Database PSB Online

Gambar sourcescode halaman login admin

Ini merupakan salah satu source dari aplikasi web yang dibuat yaitu dibagian login administrator.

<title>Halaman Login Administrator</title>

<body>

<h2>Login</h2>

<tr><td>Username</td><td> : <input type="text" name="username"></td></tr> <tr><td>Password</td><td> : <input type="password" name="password"></td></tr> <tr><td colspan="2"><input type="submit" value="Login"></td></tr>

</table> </form> <p> </p> </div>

</div> </div>

</body> </html>

(11)

11

4. Hasil Percobaan dan Pembahasan

Dari perancangan dan coding yang dilakukan menghasilkan aplikasi web dengan tampilan sebgai berikut :

4.1 Halaman login admin

Pada halaman ini dibedakan berdasarkan level atau status admin dan users. Jika username dan password yang dimasukkan benar akan diijinkan masuk kehalam admin.

Gambar Halaman Login Admin

Setelah user atau admon berhasil login selanjutnya akan ditampilkan halaman utama administrator jika statusnya admin dan akan ditampilkan halaman utama users jika statusnya users.

4.2 Halaman Utama Administrator

Halaman ini terdapat menu-menu yang merupakan modul yang digunakan dalam web dan merupakan halaman kerja bagi administrator untuk mengelola, mengendalikan dan mengolah web PSB Online tentunya sesuai dengan hak akses dari username saat login.

(12)

12

Berikut ini adalah fasilitas yang terdapat pada form tambah dan edit pada masing-masing modul.

a. Simpan

Digunakan untuk menyimpan data users yang sudah diinputkan oleh administrator. Sama jua di form edit, hanya saja tombol save diganti dengan kata “update”.

b. Batal

Digunakan untuk membatalkan langkah untuk menambah user dan kembali ke halaman awal manajemen users.

c. Hapus

Digunakan untuk menghapus data users. 4.3 Halaman awal Pengunjung

Merupakan halaman utama atau index yang berisi berbagai menu dan link untuk memudahkan pengunjung memperolah informasi sampai tahap pendaftaran Online. Berikut adalah tampilan awal dari web PSB Online :

(13)

13

Dimana tampilan awal tersebut terdiri dari konten utama yaitu konten kanan dan kiri. Bagian kanan yang berisi link-link tersebut merupakan tampilan dari modul modul yang dibuat dibagian admin. Selanjutnya apabila memilih salah satu link di bagian kanan, maka web akan menampilkan informasi dibagian kanan web.

4.4 Menu Daftar Sekarang

Dalam menu ini adalah sebagai inti dari sistem, yaitu input data calon siswa. Dimana Calon siswa untuk mengisi form yang telah disediakan sesuai dengan identititas sebenarnya.

Setelah mengisi akan adanya konfirmasi pendaftaran pada halaman yang berbeda, setelah itu calon siswa untuk memprint-out formulir tesebut dan melengkapi dengan foto ukuran 4 x 3 yang nantinya ditempel. Setelah lengkap dan persyaratan yang lain baru calon siswa registrasi ulang ke SMK.

Berikut tampilan form pendaftarannya :

(14)

14

Gambar Tampilan Konfirmasi Pendaftaran

Selanjutnya meminta calon siswa untuk memprint form pendaftaran dengan menekan tombol “Print Formulir Sekarang !!”.

5. Kesimpulan

Berdasarkan rumusan masalah yang telah disampaikan pada bab-bab sebelumnya, telah diselesaikan permasalahan tersebut dengan beberapa kesimpulan hasil dari penelitian yang dilakukan.

Kesimpulan yang dapat diambil diantaranya:

1. Untuk mengorganisasikan data calon siswa SMK Maarif 2 Temon dengan baik dibuatlah sistem teknologi informasi berbasis web mulai dari proses input data, pencarian data sampai menghasilkan report yang diinginkan sesuai dengan waktu yang ditentukan sebelumnya.

2. Dengan menggunakan sistem teknologi informasi berbasis web, pelayanan pendaftaran dapat dilakukan kapan saja 2 x 24 jam selama rentang waktu pendaftaran yang ditentukan dan dapat diakses oleh calon siswa dimanapun dengan catatan terhubung dengan internet. Sumber Daya manusia hanya digunakan ketika mengolah data yang sudah masuk kedalam sistem.

3. Bagian administrator dan panitia pada Penerimaan Siswa Baru Online dapat memberikan informasi secara continue dan terupdate melalui sistem berupa informasi pendaftaran dan pengumuman penerimaan. Sehingga calon siswa dapat mengakses informasi ini tanpa harus datang kesekolah tetapi melalui website.

(15)

15

Daftar Pustaka

Burch, J.G. 1992. System, Analysis, Design, and Implementation. Boyd & Fraser Publishing Company

Bustami, Ahmad. 1999. Internet Homesite dan HTML, Dinastindo.

Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi : Untuk Keunggulan Persaingan Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : Andy Offset

Kurniawan, Dio. 1997. ,HTML 3 Untuk Publikasi di Internet. Yogyakarta : BPFE Yogyakarta

Parno, S.Kom., MMSI. 2002. Perancangan Sistem Data Base.

Prasetyo, Didik Dwi. 2003. Kolaborasi PHP dan MySQL untuk Membuat Web Database yang Interaktif. Jakarta : Elex Media Komputindo

Sugiyanto, David dan Renaldy N, Harpsoro. 2003. Langkah Demi Langkah Membangun Website dengan PHP. Jakarta : Datakom Lintas Buana