PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPABEANAN
EXSPORT PADA PT.UTAMA YURIM INDAH
PURWAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Kelulusan Pada Program Diploma Tiga (DIII)
TATI HARYATI
NIM : 12143431
Program Studi Manajemen Informatika AMIK BSI Karawang
Karawang 2018
vi
Alhamdulillah, Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik. Dimana tugas akhir ini penulis ini sajikan dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul tugas akhir, yang penulis ambil sebagai berikut. “Perancangan Sistem Informasi Kepabeanan Export Pada Pt Utama
Yurim Indah Purwakarta”.
Tujuan penulisan tugas akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan Diploma Tiga (D.IIII) Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika. Sebagai bahan penulis diambil berdasarkan hasil penelitian (eksperimen), oberservasi dan beberapa sumber literatur yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan tugas akhir ini tidak akan lancar. Oleh karena itu pada kesempatan ini, izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada :
1. Direktur Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika. 2. Ketua Program Studi Manajemen AMIK BSI.
3. Bapak Dede Firmansyah.Saefudin, M.Kom selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir.
4. Staff/karyawan/dosen dilingkungan Akademi BSI.
5. Bapak Darmanto anto PIL sebagai manager exim Pt Utama Yurim Indah Purwakarta..
vii
ABSTRAKSI
TATI HARYATI(12143431), Perancangan Sistem Informasi Kepabeanan Export Pada Pt Utama Yurim Indah Purwakarta.
Kemajuan teknologi di bidang komunikasi dan transportasi telah membawa dampak yang besar terhadap hubungan antar bangsa-bangsa di dunia, terutama dalam hubungan ekonomi.Teknologi informasi komputer sangat menentukan dalam kompetensi di dunia mendatang. Pt Utama Yurim Indah Purwakarta memerlukan adanya suatu sistem informasi yang menunjang untuk hasil sebuah data yang akurat, cepat, tepat dan efisien yang berhubungan dengan data yang di perlukan untuk proses Export.
Maka dari itu penulis membuat tugas akhir mengenai sistem export di Pt Utama Yurim Indah Purwakarta yang sampai saat ini belum terkomputerisasi saat ini Pt Utama Yurim Indah Purwakarta adalah perusahaan yang bergerak di bidang pembuatan rambut palsu (WIG). Sistem saat ini pada Pt Utama Yurim Indah Purwakarta masih di lakukan secara manual, mulai dari pembuatan data yang di perlukan untuk proses export penyimpanan data yang berhubungan dengan proses export sampai pembuatan laporan bulanan export Import. Sehingga pada saat proses berlangsung memungkinkan terjadi kesalahan dalam pencatatan kurang akuratnya data untuk pembuatan laporan export yang di buat. Terlambat dalam pencarian data yang di perlukan.
Perancangan sistem informasi kepabeanan export pada Pt Utama Yurim Indah Purwakarta merupakan solusi yang terbaik untuk memecahkan permasalahan yang ada pada saat ini. Dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi dapat mencapai kegiatan yang efektif dan efisien dalam menunjang aktifitas pada Pt Utama Yurim indah Purwakarta. Sistem terkomputerisasi lebih baik dari sistem manual agar berjalan lebih efektif dan efisien sistem export sekarang lebih baik jika di bandingkan dengan sistem yang pernah ada di Pt Utama Yurim Indah Purwakarta.
viii
TATI HARYATI (12143431),Design of Export Customs Information System At Pt Utama Yurim Indah Purwakarta.
Technological advances in communications and transportation have had a profound impact on the relationships among nations in the world, especially in economic relations. Computer information technology is critical in competence in the future world. Pt Utama Yuirm Indah Purwakarta requires the existence of an information system that supports for the results of an accurate, fast, precise and efficient data associated with the data needed for the Export process.
Therefore the author makes the final task of the export system in Pt Utama Yurim Indah Purwakarta which until now has not been computerized today Pt Utama Yurim Indah Purwakarta is a company engaged in the manufacture of wigs (WIG). The current system on Pt Utama Yurim Indah Purwakarta still done manually, starting from the making of data in need for export process of data storage related to export process until monthly export report. So at the time of the process allows an error occurred in the recording of inaccurate data for the manufacture of export import reports are made. Too late in search of data in need.
The design of export customs information system on Pt Utama Yurim Indah Purwakarta is the best solution to solve existing problems at this time. By using a computerized system can achieve an effective and efficient activities in supporting activities on Pt Utama Yurim beautiful Purwakarta. Computerized system is better than manual system to run more effectively and efficiently exportsystem is now better if compared with the existing system in Pt Utama Yurim Indah Purwakarta.
ix DAFTAR ISI Halaman LembarJudulTugasAkhir ... i LembarPernyataanKeaslianTugasAkhir ... ii LembarPernyataanPersetujuanPublikasiKaryaIlmiah ... iii LembarPersetujuandanPengesahanTugasAkhir ... iv LembarKonsultasiTugasAkhir... v Kata Pengantar ... vi Abstrak... vii Daftar Isi ... ix Daftar Simbol ... xi DaftarGambar ... xiii DaftarTabel ... xiv DaftarLampiran ... xv BAB I PENDAHULUAN ... 1 1.1.LatarBelakangMasalah ... 1
1.2.Tujuan dan Manfaat ... 2
1.3.MetodePenelitian ... 3
1.4.RuangLingkup ... 6
BAB II LANDASAN TEORI ... 8
2.1. KonsepDasarSistem ... 8
2.2. TeoriPendukung ... 13
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN... 22
3.1. Tinjauan Perusahaan ... 22
3.1.1.Sejarah Perusahaan ... 22
3.1.2.Struktur Organisasi dan Fungsi ... 23
3.2.Prosedur Sistem Berjalan... 24
3.3.Use Case Diagram ... 27
3.4.Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan ... 32
3.5.Permasalahan Pokok ... 37
x
BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN ... 39
4.1. Tahapan Perancangan Sistem Usulan ... 39
4.1.1. Analisis Kebutuhan... 39
4.1.2. Rancangan Diagram Use Case ... 40
4.1.3. Rancangan diagram Aktivitas ... 40
4.1.4. Rancangan Dokumen Sistem Usulan ... 41
4.1.3. Rancangan Prototipe ... 45
4.2. Perancangan Perangkat Lunak... 45
4.2.1.Entity Relationship Diagram (ERD) ... 45
4.2.2.Logical Record Structure (LRS) ... 46
4.2.3. Spesifikasi File ... 46
4.2.4. Class Diagram ... 51
4.2.5. Sequence Diagram ... 52
4.2.6. Spesifikasi Hadware dan Software ... 52
4.3. Jadwal Implementasi ... 53
BAB V PENUTUP ... 57
5.1.Kesimpulan ... 57
5.2.Saran ... 58
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
SURAT KETERANGAN RISET/PKL ( WAJIB ) LAMPIRAN-LAMPIRAN
xi
DAFTAR SIMBOL
A. Simbol Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow
Digunakan untuk menggambarkan suatu arus
data.
External Entity
Dgunakan untuk menggambarkan suatu sumber
atau tujuan pada arus data.
Process
Digunakan untuk menggambarkan suatu proses
yang sedang berlangsung.
Data Store
Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk
menyimpan atau mengambil data yang diperlukan
xii
B. Simbol Entity Relatinship Diagram
Entitas atau Objek Data
Kumpulan objek atau sesuatu yang dapat dibedakan atau
dapat diidentifikasi secara unik
Relationship
Hubungan yang terjadi antara satu entitas atau lebih.
Kumpulan relationship yang sejenis disebut relationship
set
Atribut dan Elemen Data
Karakterisitik dalam entity atau relationship yang
mengerjakan penjelasan detail tentang entity atau
relationship atau dengan kata lain adalah kumpulan elemen
data yang membenteuk suatu entitas
Conection
Digunakan sebagai penghubung entitas yang
membedakan entitas tersebut dengan entitas lainnya.
Atribut multivalue
Atribut yang memiliki nilai lebih dari satu.
Atribut Primary key
Satu atau gabungan dari beberapa atribut yang dapat
membedakan semua baris data (Row/record) dalam tabel
secara unik.
xiii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar III.1 Struktur Organisasi ... 23
Gambar III.2 Use Case Diagram ... 27
Gambar IV.1 Rancangan Diagram Use Case ... 40
Gambar IV.2 Rancangan Diagram Activity ... 40
Gambar IV.3 Rancangan Prototype ... 45
Gambar IV.5 ERD ... 45
Gambar IV.6 LRS ... 46
Gambar IV.7 Class Diagram ... 51
xiv
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel III.1 Deskripsi Use Case Melakukan Pendaftaran ... 28
Tabel III.2 Deskripsi Use Case Membuat Dokumen Export ... 29
Tabel III.3Deskripsi Use Case Proses Pembayaran... 31
Tabel III.4 Deskripsi Use Case Proses Proses Pengiriman ... 49
Tabel III.5 Deskripsi Use Case Pembuatan Laporan ... 32
Tabel IV.1 Spesifikasi Tabel File Barang ... 47
Tabel IV.2 Spesifikasi Tabel Buyer ... 48
Tabel IV.3 Spesifikasi Tabel Commercial Invoice ... 48
Tabel IV.4 Spesifikasi Tabel Detai Commercial Invoice ... 49
Tabel IV.5Spesifikasi Tabel File Packing List ... 50
Tabel IV.6Spesifikasi Tabel File Packing List ... 51
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran A.1 Purchase Order ... 59
Lampiran B.1 Shipping Schedule ... 60
Lampiran B.2 Commercial Invoice ... 61
Lampiran B.3 Packing List ... 62
Lampiran B.4 Pemberitahuan Export Barang (PEB)... 63
Lampiran B.5 Nota Pelayanan Export (NPE) ... 64
Lampiran B.6 Surat Jalan putih ... 65
Lampiran B.7 Surat Jalan Kuning ... 66
Lampiran B.8 Surat Jalan Hijau ... 67
1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
. Kemajuan teknologi di bidang komunikasi dan transportasi telah membawa dampak yang besar terhadap hubungan antar bangsa-bangsa di dunia, terutama dalam hubungan ekonomi. Salah satu manfaat dari kemajuan teknologi komunikasi dan transportasi adalah pergaulan antar bangsa menjadi sangat terbuka. Arus informasi telah memungkinkan setiap bangsa lebih mengenal dan memahami bangsa lain. Dalam bidang ekonomi, setiap bangsa akan lebih mudah mengetahui dari mana barang-barang dapat diperoleh untuk memenuhi berbagai kebutuhannya dan sebaliknya kemana sebaiknya memasarkan produk-produk unggulannya.
Sekarang ini, sulit kita temukan suatu Negara yang benar-benar mandiri. karena tidak ada Negara yang benar-benar mandiri untuk memenuhi kebutuhannya dari hasil produksi negaranya sendiri. Oleh karena itu peranan perdagangan internasional di masa sekarang maupun masa datang sangat penting bagi kepentingan ekonomi nasional kita. Pengaruh dari perdagangan export
import ini adalah saling memberikan keuntungan bagi Negara-negara yang
melakukan transaksi export import.
PT.Utama Yurim Indah adalah perusahaan yang bergerak di bidang rambut palsu (wig). Dalam kegiatanya Pt Utama Yurim Indah melakukan export satu minggu sekali dengan kuantity rata-rata 15000 piece dengan nominal perpiece 13
2
dilatar belakangi oleh kasus diatas, maka diperlukan pelayanan informasi yang dapat diakses oleh perusahaan industri yang bertujuan agar perusahaan lebih mudah memperoleh informasi-informasi tentang export import yang di ikuti sehingga dapat lebih giat dalam melaporkan aktifitas export import barang. Berdasarkan pengamatan tersebut penulis tertarik untuk mengangkat masalah yang terdapat pada perusahaan terikat sebagai bahan penulisan Tugas Akhir.
1.1. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas dapat diambil beberapa identifikasi masalah, antara lain sebagai berikut :
1. Bagaimana membuat rancangan di sistem akademik 2. Bagaimana mengelola data nilai
3. Bagaimana Implementasi terhadap sistem yang ada
1.2. Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penulisan Laporan Tugas Akhir ini sebagai berikut :
1. Untuk menerapkan ilmu yang telah dipelajari pada akademik dengan kenyataan yang ada diperusahaan.
2. Mengetahui sistem export import pada Pt.Utama Yurim Indah Purwakarta 3. Menganalisa sistem export import pada Pt.Utama Yurim Indah Purwakarta
untuk mengetahui permasalahan yang ada serta menemukan alternatif pemecahanya
Tujuan dari penulisan Tugas akhir ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga (DIII) untuk program studi Manajemen Informatika pada Akademik Manajemen Informatika dan Komputer AMIK BSI KARAWANG.
1.3. Metode Penelitian
Metode penelitian adalah tata cara yang dimiliki dan dilakukan oleh peneliti dalam rangka untuk mengumpulkan informasi atau data serta melakukan investigasi terhadap data yang telah didapatkan tersebut.
Sukamto dan Shalahuddin (2013:28) mengemukakan bahwa “Metode air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensial linier (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle)”. Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup terurut mulai dari analisis, desain, pengodean, pengujian, dan pemeliharaan.
A. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Metode pengembangan perangkat lunak (sofware Development methodology) merupakan panduan langkah demi langkah dalam pembangunan aplikasi perangkat lunak. Menurut Sugiyono (2013:2) menjelaskan bahwa “Metode Penelitian pada dasarnya merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu”. Metode waterfall mempunyai tahapan – tahapan
sebagai berikut :
1) Analisis kebutuhan perangkat lunak
Pada tahap analisis dilakukan secara intensif untuk menspesifikasikan kebutuhan sistem agar dapat dipahami sistem seperti apa yang dibutuhkan
4
dalam sistem informasi pembayaran iuran bulanan dan sistem informasi yang beraikatan dengan eksport import pada Pt. Yurim Indah Purwakarta.
2) Desain
Tahap desain adalah proses yang fokus pada desain pembuatan design program termasuk database, representasi antarmuka, dan prosedur pengkodean. Tahap ini mentranslasi kebutuhan sistem dari tahap analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat diimplementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya.
3) Pengkodean
Desain harus diterjemahkan dalam bentuk mesin yang bisa di baca. Langkah pembuatan kode melakukan tugas ini. Jika desain dilakukan dengan cara yang lengkap, pembuatan kode dapat diselesaikan secara mekanis. Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding. Tahap ini merupakan implementasi dari tahap design yang secara teknis nantinya dikerjakan oleh programmer.
4) Pengujian
Proses Pengujian dilakukan pada logika internal untuk memastikan semua pernyataan sudah diuji. Pengujian eksternal fungsional untuk menemukan kesalahan-kesalahan dan memastikan bahwa input akan memberikan hasil yang aktual sesuai yang dibutuhkan.
5) Pemeliharaan
Perangkat lunak yang sudah disampaikan kepada pelanggan pasti akan mengalami perubahan. Perubahan tersebut bisa karena mengalami kesalahan karena perangkat lunak harus menyesuaikan dengan lingkungan (periperal atau sistem operasi baru) baru, atau karena pelanggan membutuhkan perkembangan fungsional atau unjuk kerja. Sesuatu yang dibuat haruslah diuji cobakan. demikian juga dengan software. Semua fungsi-fungsi software harus diuji cobakan, agar software bebas dari error, dan hasilnya harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya. Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu ketika dijalankan mungkin saja masih ada error kecil yang tidak ditemukan sebelumnya atau ada penambahan fitur-fitur yang belum ada pada software tersebut. Pengembangan diperlukan ketika adanya perubahan dari eksternal perusahaan seperti ketika ada pergantian sistem operasi, atau perangkat lainnya.
B. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data adalah teknik atau cara yang dilakukan oleh peneliti untuk mengumpulkan data. Pengumpulan data dilakukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan penelitian. Di dalam kegiatan penelitian penulis melakukan pengumpulan data melalui cara:
6
1. Pengamatan (Observation)
Penulis melakukan pengamatan-pengamatan langsung terhadap kegiatan di Pt. Yurim Indah Purwakarta yang berhubungan dengan masalah eksport
import yang diambil. Hasil dari pengamatan tersebut langsung dicatat oleh
penulis dan dari kegiatan observasi dapat diketahui kesalahan atau proses dan kegiatan tersebut.
2. Wawancara (Interview)
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, untuk mendapatkan informasi secara lengkap maka penulis melakukan suatu metode suatu tanya jawab mengenai semua kegiatan yang berhubungan dengan cara pembayaran kepada buyer, penerimaan dan pengiriman, laporan-laporan kepada bagian gudang, bagian furchasing, bagian Exim, kepala gudang dan administrasi. 3. Studi pustaka
Selain melakukan kegiatan diatas penulis juga melakukan studi kepustakaan melalui literatur-literatur atau referensi-referensi yang ada di perpustakaan Akademi Manajemen Informatika Bina Sarana Informatika maupun diperpustakaan lainnya.
1.4. Ruang Lingkup
Ruang lingkup penulisan ini yang di bahas sebatas pada proses export
import Yaitu mulai dari proses pemesanan barang, pembutan dokumen
export,pengiriman ,penagihan pembayaran kepada buyer dan pembuatan laporan
Penulis membatasi masalah yang diambil hanya pada ruang lingkup
Exsport Import adalah sebagai berikut :
1. Pengelolaan dan proses pemesanan barang 2. Pengelolaan dan pembuatan dokumen 3. Pengelolaan dan pengiriman barang 4. Penagihan dan pembayaran kepada bayer
8
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Menurut Romney dan Steinbart (2015:3),”Rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sebagian sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil yang mendukung sistem yang lebih besar.
Menurut Purnamawati (2013:13),”Import adalah membeli barang-barang dari luar negeri sesuai dengan ketentuan pemerintah yang dibayar dengan menggunakan valuta asing. Dalam hal ini bisa diwakili oleh kepentingan dua perusahaan antar dua negara tersebut, yang berbeda dan pastinya juga peraturan serta bertindak sebagai supplier dan satunya bertindak sebagai negara penerima. Menurut Rizky (2013:249) ada beberapa faktor yang dapat mempengaruhi ekspor,
impor, dan ekspor suatu negara, meliputi :
a. Selera konsumen terhadap barang-barang produksi dalam dan luar negeri. b. Harga-harga barang di dalam dan luar negeri.
c. Kurs yang menentukan jumlah mata uang domestik yang dibutuhkan untuk membeli mata uang asing.
d. Pendapatan konsumen di dalam dan luar negeri. e. Ongkos angkutan barang antar negara.
f. Kebijakan pemerintah dalam perdagangan internasional.
Besarnya impor yang dilakukan suatu negara, antara lain ditentukan oleh sampai dimana kesanggupan barang yang diproduksi di negara-negara lain untuk
bersaing dengan barang-barang yang dihasilkan di negara itu. Impor juga dipengaruhi oleh pendapatan nasional. Apabila barang dari luar negeri mutunya lebih baik atau harganya lebih murah dari pada barang-barang yang sama yang dihasilkan di dalam negeri, maka akan terjadi kecenderungan negara tersebut akan mengimpor lebih banyak dari luar negeri. Kegiatan impor juga terus meningkat seiring dengan meningkatnya pertumbuhan ekonomi domestik dan volume
exspor.
A. Sistem
Menurut Sukamto dan Shallahudin (2018:99), “metode berorientasi objek adalah suatu strategi pembangunan perangkat lunak yang mengorganisasikan perangkat lunak sebagai kumpulan objek yang berisi data dan operasi yang diberlakukan terhadapnya”.
Menurut Krismaji (2015:15):”cara-cara yang diorganisasi untuk
mengumpulkan, memasukan, dan mengolah serta menyimpan data, dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan, dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga organisasi dapat mencapai tujuan yang ditetapkan.
1.Internet
Internet adalah suatu jaringan komputer yang satu dengan yang lain saling
terhubung untuk keperluan komunikasi dan informasi. Sebuah komputer dalam satu jaringan internet dapat berada di mana saja atau bahkan di seluruh Indonesia. Sering juga internet diartikan sebagai jaringan komputer di seluruh dunia yang berisikan informasi dan sebagai sarana komunikasi data yang berupa suara, gambar, video dan juga teks. Informasi ini dibuat oleh penyelenggara atau pemilik
10
jaringan komputer atau dibuat pemilik informasi yang menitipkan informasinya kepada penyedia layanan internet.
B. Basis Data (Database)
Menurut Sukamto dan Shalahuddin (2018:43) “Sistem basis data adalah sistem terkomputerisasi yang tujuan utamany adalah memelihara data yang sudah di olah atau informasi dan membuat informasi tersedia saat di butuhkan”. Manajemen Sistem Basis Data (Database Management System) adalah perangkat lunak yang didesain untuk membantu dalam hal pemeliharaan dan utilitas kumpulan data dalam jumlah besar dapat menjadi alternatif penggunaan secara khusus untuk aplikasi, semisal penyimpanan data dalam file dan menulis kode aplikasi yang sfesifik untuk pengaturannya.
Penggunaan Database Management System untuk suatu aplikasi tergantung pada kemampuan dan dukungan yang beroperasi secara efisien. Sehingga agar bisa menggunakannya dengan baik, perlu diketahui cara kerja System tersebut. Pendekatan yang dilakukan untuk menggunakan Database
Management System dan arsitektur secara mendetail untuk dapat memahami
desain dari suatu basis data.
MYSQL mempunyai beberapa sifat yang menjadikannya sebagai salah satu software database yang banyak digunakan oleh pemakai di seluruh dunia. Sifat-sifat yang dimiliki oleh MYSQL antara lain:
1. MYSQL merupakan DBMS (Database Management System).
2. Database adalah kumpulan data yang terstruktur. Data dapat berupa data belanja, kumpulan gambar, atau lebih luas yaitu informasi jaringan perusahaan. Agar dapat menambah mengakses, dan memroses data tersimpan
pada sebuah komputer database, kita membutuhkan sistem manajemen databse (DBMS) seperti MYSQL server. Sejak komputer dan sangat baik menangani sejumlah besar data, sistem manajemen database (DBMS) memainkan peran utama dalam perhitungan baik sebagai peralatan yang berdiri sendiri maupun bagian sebuah aplikasi.
3. MYSQL merupakan RDBMS (Relational Database Management System) Database relasional menyimpan data pada tabel-tabel yang terpisah, bukan menyimpan data dalam ruang penyimpanan yang besar. Hal ini menambah kecepatan dan fleksibilitas.
4. MYSQL merupakan software open source.
E. Model Pengembangan Perangkat Lunak
Menurut Sukamto dan Shalahuddin SDLC atau software Development Life
Cycle atau sering disebut juga System Development Life Cycle adalah “proses
pengembangan atau mengubah suatu sistem perangkat lunak dengan menggunakan model-model metodologi yang digunakan orang untuk mengembangkan sistem-sistem perangkat lunak sebelumnya (berdasarkan best
practice atau cara-cara yang sudah teruji baik”). Seperti halnya proses
mertamorfosis pada kupu-kupu yang indah maka akan dibutuhkan beberapa tahap untuk dilalui, sama halnya dengan membuat perangkat lunak, memiliki daur tahapan yang dilaui agar menghasilkan perangkat lunak yang berkualitas.
Menurut Sukamto dan Shalahuddin (2018:28) "Model SDLC air terjun (water
fall) sering disebut juga disebut model skuensial linier (squential linear) atau alur
12
hidup perangkat lunak secara skuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengodean, pengujian dan tahap pendukung (support) berikut.
ANALISIS DESAIN PENGODEAN PENGUJIAN
SISTEM / REKAYASA INFORMASI
Sumber: Sukamto dan Shalaluddin (2018:28)
Gambar II.1. Ilustrasi model Waterfall
a. Analis kebutuhan perangkat lunak
Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk mespesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu untuk didokumentasikan.
b. Desain
Desain perangkat lunak adalah multi langkah yang fokus pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka, dan prosedur pengodean. Tahap ini mentranslasi desain agar dapat diimplementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu didokumentasikan.
c. Pembuatan kode program
Desain harus ditranslansikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain.
d. Pengujian
Pengujian focus pada perangkat lunak secara segi lojik dan fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan.
2.2 Teori Pendukung
Dalam proses pembuatan atau pengembangan sistem dibutuhkan perencanaan dan metode-metode dalam perancangannya. Serta teori-teori yang mendukung untuk mengakuratkan dari perancangan sistem tersebut. Berikut adalah beberapa poin yang harus diperhatikan dalam perancangan sebuah sistem.
A. Entity ReIationship Diagram (ERD)
Menurut Kusrini (2013:99) “ERD merupakan notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan”. ERD
digunakan untuk memodalkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif kompleks. Dengan ERD kita mencoba menjawab pertanyaan. “Data apa yang kita perlukan? Bagaimana data yang satu berhubungan dengan yang lain?”
14
ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data. Pada dasarnya ada 3 macam simbol yang digunakan, yaitu:
1. Entity adalah suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai, suatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sitem yang akan dibuat. Sebagai contoh adalah siswa, pendaftaran, dan lain-lain. Seandainya A adalah siswa maka A adalah sisi dari siswa, sedangkan jika B adalah seorang guru. Karena itu harus dibedakan antara entitas sebagai bentuk umum dari deskripsi tertentu dan isi dari entitas seperti A dan B dalam contoh di atas. Entitas digambarkan dalam bentuk persegi empat. 2. Atribut Entitas mempunyai elemen yang disebut atribut dan berfungsi
mendeskripsikan karakter entitas, misalnya atribut nama barang dari entitas barang. Setiap ERD bisa lebih berisi lebih dari satu atribut. Entitas digambarkan dalam bentuk elips.
Hubungan-relationship. Sebagaimana halnya entitas, hubungan pun harus dibedakan antara hubungan atau betuk hubungan antar entitas dengan isi dari hubungan itu sendiri. Misalnya dalam kasus hubungan antara entitas barang, sedangkan isi hubungannya dapat berupa harga barang atau yang lainnya. Relationship digambarkan dalam betuk intan (diamonds).
Logical Relationship Structure (LRS)
Menurut Frieyadie (2014:7) “Sebelum tabel dibentuk dari field atau atribut entitas secara fisik atau level internal, maka harus dibuatkan suatu bentuk
relational model yang dibuat secara logic atau level external dan konsep, dari pernyataan tersebut dibutuhkan yang disebut engan Logical Relationship Structure (LRS). LRS merupakan hasil dari pemodelan Entity Relationship (ER) beserta atributnya sehingga bisa terlihat hubungan-hubungan antarentitas.
B. Unifield Modeling Languange (UML)
Menurut Sukamto dan Shalahudin. “UML Merupakan bahasa visual untuk
pemodelan dan komunikasi mengenai sebuah sistem dengan menggunakan diagram dan teks-teks pendukung”.
1.Activity Diagram
Diagram aktivitas atau activity diagram menggambarkan workflow(aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak. Yang perlu diperhatikan disini adalah bahwa diagram aktivitas sistem bukan apa yang di lakukan aktor, jadi aktivitas yang dilakukan oleh sistem.
Start / Status Awal (Initial State) Start atau initial state adalah state atau keadaan awal pada sistem mulai hidup.
End / Status Akhir (Final State) END atau final state adalah state keadaan akhir dari daur hidup suatu sistem.
Event
event
Event adalah kegiatan yang menyebabkan berubahnya status mesin
16
State State atau status adalah keadaan
Sistem pada waktu tertentu.State dapat berubah jika ada event tertentu yang memicu perubahan tersebut.
Sumber: Rosa dan Salahudin(2018:163)
2. Use Case Diagram
Menurut Rosa Shalahudin (2018:48) Use case atau diagram use case “merupakan pemodelan untuk kelakuan(behavior) sistem informasi yang
akan di buat”.Use case mendeskrifsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem informasi yang akan di buat.Secara kasar, use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada di dalam sebuah sistem informasi dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi itu.
Simbol or Deskripsi
Use case Fungsionalitas yang disediakan sistem
sebagai unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit atau aktor; biasanya di nyatakan dengan menggunakan kata kerja diawal di awal frase nama usecase Aktor / actor
Nama aktor
Orang, proses,atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan di buat di luar sistem informasi yang akan di buat itu sendiri
Asosiasi / assosiation Komunikasi antara aktor dan use case yang berpartisifasi pada use case atau
use case memiliki interaksi dengan
aktor state
Ekstensi / extend Relasi use case tambahan ke sebuah
usecase di mana use case yang di
tambahkan dapat berdiri sendiri walau tanpa use case tambahan itu; mirip dengan prinsip inheritance pada pemograman berorientasi objek; Biasanya use case tambahan memiliki nama depan yang sama dengan use case yang di tambahkan,misal
<<extend>>
<<extend>>
arah panah mengarah pada use case yang di tambahkan; biasanya use case yang menjadi extend-nya merupakan jenis yang sama dengan use case yang menjadi induknya.
Generalisasi/ generalization Hubungan generalisai dan
spesialisasi(umum-khusus)antara dua buah use case di mana fungsi yang satu adalah fungsi yang lebih umum dari lainnya, misalnya:
Arah panah mengarah pada use case yang menjadi generalisasinya(umum)
Validasi username
Validasi user
Validasi sidik jari
Ubah data
Mengelola data
18
Menggunakan / include/ uses
<< include>>
<<usess>>
Relasi use case tambahan ke sebuah
usecase dimana use case yang di
tambahkan memerlukan use case ini untuk menjalankan fungsinya atau sebagai syarat di jalankan use case ini
Ada dua sudut pandang yang cukup besar mengenai include di use case:
Include berarti use case yang di tambahkan akan selalu di panggil saat use case tambahan dijalankan,misal pada kasus berikut:
<<include>>
include berarti use case tambahan akan selalu
melakukan pengecekan apakah
use case tambahan dijalankan,
misal pada kasus berikut:
<<include>>
Kedua interprestasi diatas dapat dianut salah satu atau keduanya tergantung pada pertimbangan dan interprestasi yang di butuhkan.
3. Class Diagram
Diagram kelas atau class diagram menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan di buat untuk membangun sistem. Kelas memiliki apa yang di sebut atribut dan metode atau operasi.
Validasi username
login
Validasi user
Simbol Deskripsi
Kelas Kelas pada struktur sistem
Antarmuka/ interface
Nama_interface
Sama dengan konsep interface dalam pemograman berorientasi objek
Asosiasi/ association Relasi antarkelas dengan makna umum,asosiasi biasanya juga disertai dengan multiplicity
Generalisasi Relasi antarkelas dengan makna kelas
yang satu digunakan oleh kelas yang lain lain,asosiasi biasanya juga disertai dengan multiplicity.
Kebergantungan/ depency Relasi antarkelas dengan makna generalisasi-generalisasi(umum khusus) Kebergantungan antarkelas
Agregasi/ aggregation Relasi antarkelas dengan makna semua-bagian (whole-part)
4. Sequence Diagram
Menurut Rosa dan Shalahudin (2018:165) Diagram sekuen menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima antar objek. Oleh karena itu untuk menggambar diagram sekuen maka harus diketahui Nama_kelas
+atribut +operasi
20
objek-objek yang terlibat dalam sebuah use case beserta mtode-metode yang dimiliki kelas yang diinstansiasi menjadi objek itu. Membuat diagram sekuen juga dibutuhkan untuk melihat skenario yang ada pada use
case.
Aktor
Atau
Tanpa waktu aktif
Orang, proses, atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan di buat diluar sistem informasi yang akan dibuat diluar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri, jadi walaupun simbol dari aktor adalah gambar orang, tapi aktor belum tentu merupakan orang; biasanya dinyatakan menggunakan kata benda diawal frase nama aktor
Garis hidup Menyatakan kehidupan suatu objek
Objek Menyatakan objek yang berinteraksi
pesan
Waktu aktif Menyatakan objek dalam keadaan
aktif dan berinteraksi,semua yang terhubung dengan waktu aktif ini adalah sebuah tahapan yang dilakukan di dalamnya,misalnya 1. login() 2.cekstatuslogin() 3.open () Nama_aktor _
Maka cekStatusLogin() dan open()dilakukan didalam metode login()
Aktor tidak memiliki waktu aktif Pesan tipe create
<<create>>
Menyatakan suatu objek memanggil operasi/metode yang ada pada objek lain atau dirinya sendiri,
pesan tipe call
1:nama_metode()
Arah panah mengarah pada objek yang memiliki operasi/metode,
Karena itu memanggil operasi/metode maka operasi/metode yang diambil harus ada pada diagram kelas sesuai dengan kelas objek yang berinteraksi Pesan tipe send
1:masukan
Menyatakan bahwa suatu objek mengirimkan data/ masukan /informasi ke objek lainnya, arah panah mengarah pada objek yang dikirimi
Pesan tipe return
1:keluaran
Menyatakan bahwa suatu objek yang telah menjalankan suatu operasi atau metode menghasilkan suatu
kembalian ke objek tertentu,arah panah mengarah pada objek yang menerima kembalian.
Pesan tipe destroy
<<destroy>>
Menyatakan suatu objek mengakhiri hidup objek yang lain,arah panah mengarah pada objek yang diakhiri, sebaliknya jika ada create maka ada destroy
22
BAB III
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan 3.1.1. Sejarah Perusahaan
PT Utama Yurim Indah Purwakarta didirikan pada 24 july 2007, PT Utama Yurim Indah merupakan perusahaan yang kepemilikan nya oleh orang Korea, yang di pimpin oleh Mrs. Shim Hyun Joo (presiden direktur). PT Utama Yurim Indah merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak dibidang rambut palsu (synthetic hair / wig).
Seiring berjalan nya waktu PT Utama Yurim Indah mulai beroprasi dan memproduksi Rambut palsu / wig pada tahun 2008. PT Utama Yurim Indah siap untuk bersaing di dunia wig demi mencapai nya tujuan, oleh karena itu PT Utama Yurim Indah selalu mengutamakan kualitas yg tinggi dengan mengandalkan bahan baku yang berkualitas terbaik. Hal ini di dukung oleh desain, periodik pemeliharaan mesin, dan peralatan untuk menghasilkan produk yang terbaik. Itu yang merupakan jadi target PT Utama Yurim Indah untuk mendapatkan kepuasan dari semua buyer.
PT Utama Yurim Indah yang beralamatkan di Kp.karang mulya Rt/Rw 001/001 Desa cibodas, Kec.bungursari Kab.Purwakarta 41181, Jawa Barat, ini merupakan perusahaan yang termasuk kedalam Company Type atau pendirian perusahaan penanaman modal asing. Dengan total capital amount yaitu sebanyak $ 700,000 (Tujuh Ratus Ribu Dollar).
3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi 1. Struktur Organisai
Struktur organisasi adalah susunan sub-sub system dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab. Dalam organisasi terdapat struktur yang menerapkan bagaimana tugasakan dibagi. Berikut ini merupakan struktur organisasi pada PT Utama Yurim Indah Purwakarta :
` Presiden Manajer HRD Manajer Exsport Import
Staff Exim Staff Exin Local
Karyawan Karyawan Karyawan
Sumber : PT Utama Yurim Indah Purwakarta (2017)
Gambar III.1.
Struktur Navigasi PT Utama Yurim Indah Purwakarta 2. Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut:
a. Presiden Direktur
1. Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan.
2. Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manager)
24
3. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan
4. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan.
b. Manager HRD
1. Mengidentifikasi lowongan staff, merekrut mewawancarai dan memilih pelamar.
2. Mengalokasikan sumberdaya manusia dengan tepat.
3. Memberikan informasi tentang kebijakan perusahaan, detail tugas pekerjaan, kondisi kerja, upah, jenjang karir, dan lain sebagainya kepada calon karyawan saat ini.
c. Manager export import
1. Mengontrol pengeluaran dan pemasukan barang kedalam perusahaan 2. Mengontrol semua kegiatan export maupun import
3. Mengurus semua perizinan tentang kepabeanan
d. Staff Exim Export & import
1. Membuat Commercial Invoice & Packing list 2. Membuat dokumen Export & dokumen Import
e. Staff Exim Local
1. Membuat dokumen subkontrak
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur Sitem berjalan sesuai yang ada pada ruang lingkup makalah ini, maka akan di uraikan secara umum pada prosedur sistem berjalan sebagai berikut:
1. Proses Pemesanan Barang
Pelanggan datang pada PT.Yurim Utama Yurim Indah Purwakarta menemui bagian purchasing untuk memesan barang, sebelum memesan barang pelanggan diberi pormulir pendaftaran untuk memesan barang, setelah itu pelanggan mengisi pormulir tersebut, setelah mengisi pelanggan memberikan pormulir tersebut ke bagian administrasi, setelah itu bagian administrasi memproses pemesanan barang buyer kemudian P.O (Purchase Order) dikirim ke presiden direktur dan presiden direktur membuat shipping schedule produksi untuk P.O tersebut. Dan menginformasikan P.O tersebut manager
export-impor.
2. Proses Pembuatan Dokumen Export.
Proses pembuatan dokumen export setelah bagian produksi menyelesaikan
schedule P.O dari buyer direktur produksi menginformasikan kepada manager
exim lalu manager exim dan staffnya membuat dokumen export berupa
comercial invoice dan packing list lalu membuat dokumen PEB dan NPE di aplikasi PEB (Pemberitahuan Export Barang) input data PEB dari data comercial invoice dan packing list yang nantinya akan di komunikasikan
secara online ke bea cukai untuk mendapat respon dari bea cukai berupa PEB (Pemberitahuan Export Barang) & NPE (Nota Pelayanan Export). Setelah mendapat respon lalu di print out 5 rangkap. Kemudian di tanda tangan oleh penanggung jawab perusahaan setalah dokumen lengkap lalu menyerahkan data ke bea cukai untuk mengambil segel beacukai, Meminta tanda tangan stample dinas Kasubsi hanggar dan pemeriksanya.
26
3. Proses Pembayaran kepada Buyer
Pada prosedur ini pelanggan melakukan pembayaran untuk barang yang telah dipesan. Kemudian Staff exim membuat comercial invoice dan packing list kepada manager exim selanjutnya dari manager exim di berikan kepada presiden direktur, Setelah itu proses pengiriman barang bisa dilakukan.
4. Proses Pengiriman
Setelah proses staffing masukan ke dalam kontainer atau truck yang sudah di sewa dari perusahaan tracking. Setelah barang finish good masuk semua kedalam kontainer atau truck lalu di segel tanda pengaman bea cukai. Dokumen export dan surat jalan di kasih supir kontainer / truck.
5. Pembuatan Laporan export.
Proses pembuatan laporan export merupakan proses terakhir yaitu melaporkan total export dalam satu bulan export. laporan export berupa printing yang di berikan kepada direktur accounting dan presiden direktur. Tentang banyaknya
export dan nominalnya kita mengambil dari data export comercial invoice dan packing list.
3.3. Use Case Diagram
Sumber: Hasil Penelitian 2018
Gambar III.2.
Use Case Diagram
uc Use Case BAB 3
Perancangan Eksport Inport
Pelanggan Melakukan Pendaftaran Memberikan Formulir Purchsing Mengisi Biodata Memberikan Daftar Barang Pemesanan Administrasi Gudang Melalukan Pemesanan Membuatan Dokumen Ex sport Comercial Invoice Packing List Menerima dan Menyetujui Pemesanan Proses Pembayaran Proses Pengiriman Pembayaran Awal Pembayaran Akhir Ex im Pembuatan Laporan Laporan Pendaftaran Laporan Pemesanan Laporan Pengiriman Laporan Pembayaran Presiden Direktur «include» «include» «include» «extend» «include» «include» «extend» «include» «include» «include» «include» «include» «include» «include» «include» «include» «include»
28
Tabel III.1.
Deskrispsi Use Case Melakukan Pendaftaran
Use Case Name Melakukan Pendaftaran
Requirements Pelanggan dapat melakukan pendaftaran
Goal Untuk melakukan pendaftaran pemesanan barang
Pre-Conditions Pelanggan harus datang langsung
Post-Conditions Pelanggan diberikan formulir pendaftaran
Failed end Condition Pelanggan tidak dapat melakukan pemesanan barang
Actors Pelanggan
Main Flow/ Basic path 1. Pelanggan datang langsung 2. Pelanggan diberikan formulir 3. Pelanggan mengisi biodata
4. Purchasing memberikan daftar barang pemesanan
Alternate Flow/ Invariant A A.1. Pelanggan diberikan formulir A.2. Pelanggan mengisi biodata
A.3. Pelanggan diberikan daftar barang pemesan A.4. Pelanggan memilih barang yang akan
dipesan
Invariant B B.1. pelanggan tidak mengisi formulir pendaftaran
Tabel III.2.
Deskrispsi Use Case Membuat Dokumen Exsport
Use Case Name Membuat Dokumen Exsport
Requirements Pelanggan melakukan pemesanan kemudian membuat dokumen exsport
Goal Untuk membuat dokumen exsport atas barang yang telah dibuat
Pre-Conditions Pelanggan melakukan pemesanan
Post-Conditions Purchasing membuat dokumen exsport
Failed end Condition Pelanggan tidak dapat melakukan pemesanan barang
Actors Purchasing
Main Flow/ Basic path 1. Pelanggan melakukan pemesanan barang 2. Pelanggan memilih barang yang akan
dipesan
3. Bagian purchasing membuat dokumen
exsport dan menerima dan menyetujui
dokumen pemesanan
Alternate Flow/ Invariant A A.1. Pelanggan melakukan pemesanan A.2. Pelanggan memilih barang yang akan
dipesan
A.3. Purchasing membuat dokumen exsport pemesanan
30
pemesanan barang
Invariant B B.1. Pelanggan tidak melakukan pemesanan B.2. Purchasing tidak membuat dokumen exsport B.3. Purchasing tidak menerima dan menyetujui
prosen pemesanan
Tabel III.3.
Deskrispsi Use Case Proses Pembayaran
Use Case Name Proses Pembayaran
Requirements Pelanggan melakukan proses pembayaran
Goal Untuk pembayaran atas barang yang dipesan
Pre-Conditions Pelanggan melakukan pemesanan
Post-Conditions Pelanggan membayar uang awal/muka dan akhir pada barang pesanannya
Failed end Condition Pelanggan tidak dapat melakukan pembayaran
Actors Pelanggan
Main Flow/ Basic path 1. Pelanggan melakukan pemesanan barang 2. Pelanggan melakukan pembayaran
3. Administrasi menerima dan membuat bukti pembayaran
Alternate Flow/ Invariant A A.1. Pelanggan melakukan pembayaran A.2. Administrasi menerima uang pembayaran
awal dan akhir
B.2. Administrasi tidak menerima uang pembayaran
Tabel III.4.
Deskrispsi Use Case Proses Pengiriman
Use Case Name Proses Pengiriman
Requirements Bagian gudang melakukan pengiriman barang
Goal Untuk proses pengiriman barang yang telah dipesan
Pre-Conditions Pelanggan melakukan pembayaran
Post-Conditions Bagian gudang melakukan pengiriman barang
Failed end Condition Pelanggan tidak dapat melakukan pembayaran
Actors Pelanggan
Main Flow/ Basic path 1. Pelanggan melakukan pemesanan barang 2. Pelanggan melakukan pembayaran
3. Administrasi menerima dan membuat bukti pembayaran
Alternate Flow/ Invariant A A.1. Pelanggan melakukan pembayaran A.2. Administrasi menerima uang pembayaran
awal dan akhir
Invariant B B.1. Pelanggan tidak melakukan pembayaran B.2. Administrasi tidak menerima uang
32
Tabel III.5.
Deskrispsi Use Case Pembuatan Laporan
Use Case Name Pembuatan Laporan
Requirements Bagian gudang melakukan pembuatan laporan
Goal Untuk laporan atas proses yang terjadi secara keseluruhan mulai dari pendaftaran, pemesanan, pembayaran dan pengiriman
Pre-Conditions Bagian gudang membuat laporan
Post-Conditions Bagian gudang memberikan laporan kepada presiden direktur
Failed end Condition Bagian gudang tidak membuat laporan
Actors Bagian gudang
Main Flow/ Basic path 1. Bagian gudang membuat laporan atas barang yang dipesan
2. Membuat laporan pendaftaran, pemesanan, pembayaran dan pengiriman
Alternate Flow/ Invariant A A.1. Bagian gudang membuat laporan dan diberikan kepada presiden direktur
Invariant B B.1. Bagian gudang tidak membuat laporan
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi merupakan pembahasan mengenai bentuk dari dokumen-dokumen sistem berjalan, yang berperan penting dalam pembuatan prosedur sistem informasi kepabeanan export pada Pt Utama Yurim Indah Purwakarta.
Bentuk dokumen ini dapat di golongkan dalam dua bagian yaitu dokumen input (masukan) dan output (keluaran).
3.4.1. Spesifikasi bentuk dokumen masukan (Input)
Bentuk dokumen input (masukan) adalah segala bentuk input atau masukan yang di perlukan dalam jalanya sistem data dan berjalanya akan di olah sesuai dengan kebutuhan. Adapun masukan yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :
1. Purchase Order
Nama Dokumen : Purchase Order
Fungsi : Sebagai bukti pemesanan barang dari buyer Sumber : Buyer
Tujuan : Presiden direktur Pt Utama Yurim Indah Purwakarta
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap Buyer memesan barang Bentuk : Lampiran A-1
3.4.2. Spesifikasi bentuk dokumen keluaran (Output)
Dokumen keluaran terdiri dari proses pembuatan dokumen export. Proses pembuatan PEB (Pemberitahuan Export Barang), NPE (Nota Pelayanan Export).
Adapun dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut :
1. Shipping Schedule
34
Fungsi : Untuk menyusun schedule export selama satu bulan Sumber : Presiden Direktur
Tujuan : Exim
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada P.O dari Buyer untuk memesan barang Bentuk : Lampiran B-1
2. Comercial Invoice
Nama Dokumen : Comercial Invoice
Fungsi : Sebagai Nota atau Faktur penjualan barang export Sumber : Staff exim
Tujuan : Accounting
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap membuat dokumen export sesuai data dari schedule Bentuk : Lampiran B-2
3. Packing List
Nama Dokumen : Packing List
Fungsi : Sebagai data kemasan dan Quantity barang Sumber : Staff exim
Tujuan : Manager Produksi
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran B-3 4. PEB (Pemberitahuan Export Barang)
Nama Dokumen : PEB (Pemberitahuan Export Barang)
Fungsi : Untuk menginformasi ke bea cukai menggunakan aplikasi PEB untuk daftar barang yang akan di export.
Sumber : Staff exim Tujuan : Bea Cukai
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada export barang karna dokumen ini wajib di buat untuk proses export
Bentuk : Lampiran B-4 5. NPE (Nota Pelayanan Export)
Nama Dokumen : NPE (Nota Pelayanan Export)
Fungsi : Sebagai surat jalan export untuk masuk ke kawasan pabean
Sumber : Bea Cukai Tujuan : Staff exim
Media : kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada export barang karna dokumen ini wajib di buat untuk proses export
36
6. Surat Jalan warna putih,biru dan merah
Nama Dokumen : Surat Jalan warna putih,biru dan merah
Fungsi : Untuk dibawa driver masuk gudang export di jakarta. Sumber : Staff Exim
Tujuan : Driver Trucking
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setip melakukan export barang pada saat barang di pickup Bentuk : Lampiran B-6
7. Surat Jalan warna Kuning
Nama Dokumen : Surat Jalan warna kuning Fungsi : Untuk arsip security Sumber : Staff Exim
Tujuan : Security
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada truck export Bentuk : Lampiran B-7
8. Surat Jalan warna Hijau
Nama Dokumen : Surat Jalan warna Hijau Fungsi : Untuk arsip dokumen exim Sumber : Staff Exim
Tujuan : Staff Exim
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada dokumen export harus di sertai surat jalan Bentuk : Lampiran B-8
3.5. Permasalahan Pokok
Sistem export pada Pt Utama Yurim Indah Purwakarta sebenarnya sudah berjalan dengan baik. Dalam proses pengiriman, pembuatan dokumen export sampai pembuatan laporan. Tetapi penulis melihat adanya kelemahan dari proses tersebut, adapun kelemahanya sebagai berikut :
1. Semua proses penginputan dalam pembuatan dokumen export masih di input manual kedalam Ms.Excel, Seperti membuat Comercial Invoice dan Packing
List Sehingga kalau masih manual akan memakan banyak waktu dan kurang
efisien waktu dan sulit untuk membuat laporan export.
2. Sering terjadi ketidak cocokan data antara exim dan accounting untuk laporan hasil export karna masih di input manual.
3. Masalah pencarian data barang masih menggunakan proses manual sehingga memakan banyak waktu untuk di proses dalam pembuatan dokumen export sehingga sering kali salah dalam memasukan data barang.
4. Proses penagihan pembayaran di hilangkan dalam proses sistem informasi
kepabean export.
5. Presiden direktur hanya menerima laporan tidak harus mengikuti proses export.
38
3.6. Pemecahan Masalah
Seperti yang telah di uraikan pada analisa di atas maka untuk mengatasi masalah tersebut haruslah mencari pemecahan masalah :
1. Sistem Komputerisasi akan mempermudah dalam membuat dokumen export seperti Comercial Invoice & Packing List akan lebih efisien dan bermanfaat dalam menghindari permasalahan yang di sebabkan oleh faktor human eror. 2. Dengan di pergunakanya rancangan aplikasi. Maka dapat mencegah
terjadinya ketidak cocokan data dalam inputan dengan actual barang yang di
export. Untuk pembuatan laporan export tiap bulanya maka perusahaan dapat
mencegah ketidak cocokanya. Bisa di sebabkan karna salah input data karna barang yang di export banyak model dan ukuran.
3. Sebaiknya untuk data barang yang akan di export di buatkan dalam sistem database sehingga pencarian data barang akan lebih cepat dan efisien untuk di proses kedalam pembuatan dukumen export.
4. Proses penagihan pembayaran digantikan dengan laporan bulanan export. File untuk mengetahui seluruh barang yang sudah di export. Untuk penagihan pembayaran akan di lakukan oleh direktur accounting.
5. Presiden direktur digantikan dengan direktur produksi untuk membuat
39
PERANCANGAN SISTEM USULAN
4.1.Tahapan Perancangan Sistem 4.1.1. Analisis Kebutuhan
Menurut Romney dan Steinbart (2015:3),”rangkaian dari dua atau lebih
komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sebagian sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil yang mendukung sistem yang lebih besar.
Setelah mengetahui sistem berjalan PT Utama Yurim Indah Purwakarta maka bab ini penulis mengajukan rancangan sistem usulan export yang di aplikasikan pada komputer sistem usulan dibuat untuk memperbaiki sistem manual yang selama ini dipakai dalam proses pembuatan dokumen export pada PT Utama Yurim Indah Purwakarta menjadi sistem menggunakan komputerisasi supaya data yang ingin digunakan lebih efektif dan efisien, juga dapat mengaplikasikan sistem yang memenuhi kebutuhan informasi yang cepat dan akurat untuk memproses data export pada PT Utama Yurim Indah Purwakarta berdasarkan dokumen-dokumen pada sistem lama.
Rancangan sistem usulan dibuat untuk mempermudah dalam pengolahan datanya, beserta spesifikasi sistem komputer yang mengetahui kapasitas hardware dan software yang digunakan.
Sistem usulan yang penulis ajukan dilihat dari sistem dan prosedurnya tidak jauh berbeda dari sistem yang ada sebelumnya.
40
Hanya merupakan sistem terkomputerisasi dari sistem yang telah berjalan pada PT Utama Yurim Indah Purwakarta khususnya untuk pembuatan dokumen dan laporan export.
4.1.2. Rancangan Diagram Use Case
4.1.4. Rancangan Diagram Dokumen Sistem Usulan A. dokumen masukan (Input)
Bentuk dokumen input (masukan) adalah segala bentuk input atau masukan yang di perlukan dalam jalanya sistem data dan berjalanya akan di olah sesuai dengan kebutuhan. Adapun masukan yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :
1. Purchase Order
Nama Dokumen : Purchase Order
Fungsi : Sebagai bukti pemesanan barang dari buyer Sumber : Buyer
Tujuan : Presiden direktur Pt Utama Yurim Indah Purwakarta
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap Buyer memesan barang Bentuk : Lampiran A-1
B. Spesifikasi bentuk dokumen keluaran (Output)
Dokumen keluaran terdiri dari proses pembuatan dokumen export. Proses pembuatan PEB (Pemberitahuan Export Barang), NPE (Nota Pelayanan Export).
Adapun dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut :
1. Shipping Schedule
Nama Dokumen : Shipping Schedule
Fungsi : Untuk menyusun schedule export selama satu bulan Sumber : Presiden Direktur
42
Tujuan : Exim
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada P.O dari Buyer untuk memesan barang Bentuk : Lampiran B-1
2. Comercial Invoice
Nama Dokumen : Comercial Invoice
Fungsi : Sebagai Nota atau Faktur penjualan barang export Sumber : Staff exim
Tujuan : Accounting
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap membuat dokumen export sesuai data dari schedule Bentuk : Lampiran B-2
3. Packing List
Nama Dokumen : Packing List
Fungsi : Sebagai data kemasan dan Quantity barang Sumber : Staff exim
Tujuan : Manager Produksi
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap membuat dokumen export sesuai data dari schedule Bentuk : Lampiran B-3
Nama Dokumen : PEB (Pemberitahuan Export Barang)
Fungsi : Untuk menginformasi ke beacukai menggunakan aplikasi PEB untuk daftar barang yang akan di export.
Sumber : Staff exim Tujuan : Bea Cukai
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada export barang karna dokumen ini wajib di buat untuk proses export
Bentuk : Lampiran B-4 5. NPE (Nota Pelayanan Export)
Nama Dokumen : NPE (Nota Pelayanan Export)
Fungsi : Sebagai surat jalan export untuk masuk ke kawasan pabean
Sumber : Bea Cukai Tujuan : Staff exim
Media : kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada export barang karna dokumen ini wajib di buat untuk proses export
Bentuk : Lampiran B-5 6. Surat Jalan warna putih,biru dan merah
Nama Dokumen : Surat Jalan warna putih,biru dan merah
44
Sumber : Staff Exim Tujuan : Driver Trucking
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setip melakukan export barang pada saat barang di pickup Bentuk : Lampiran B-6
7. Surat Jalan warna Kuning
Nama Dokumen : Surat Jalan warna kuning Fungsi : Untuk arsip security Sumber : Staff Exim
Tujuan : Security
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada truck export Bentuk : Lampiran B-7
8. Surat Jalan warna Hijau
Nama Dokumen : Surat Jalan warna Hijau Fungsi : Untuk arsip dokumen exim Sumber : Staff Exim
Tujuan : Staff Exim
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada dokumen export harus di sertai surat jalan Bentuk : Lampiran B-8
4.1.5. Rancangan Prototype
4.2 Perancangan Perangkat Lunak 4.2.1. ERD (Entity Relationship Diagram)
memiliki memiliki memiliki Buyer 1 Packing List Commercial Invoice 1 Barang m 1 alamat Kd_buyer nm_buyer No_telp tanggal No_ci memiliki 1 m tanggal Kd_buyer No_pl Type_barang nm_barang harga Kd_barang Kd_buyer No_ci No_ci No_pl No_pl Kd_barang No_ci Kd_barang Qty Color Qty Nama_Ka pal Nama_Ka pal
46
4.2.2. LRS ( Logical Record Structure)
CI No_ci (PK) Tanggal Kd_buyer (FK) No_pl (PK) Kd_buyer (PK) Nm_buyer Alamat No.telp Kd_barang (Fk) Type_barang Nm_barang harga 1 No_ci (FK) Qty No_pl (FK) Kd_barang (FK) Color Kd_barang (FK) 1 No_ci (FK) 1 1 1 M 1 M M 1 M 1 BUYER PL Detail_Ci Detail_PL BARANG Nama Kapal Nama Kapal Qty Tanggal Kd_buyer 4.2.3. Spesifikasi File
Spesifikasi file pada sistem usulan ini di buat supaya file yang ada tidak mengalami kerusakan. Untuk pengolahan data saat pemrosesan maka data yang akan di masukan kedalam beberapa file :
a) Nama File : File Barang Akronim : Barang
Fungsi : Untuk menyimpan data-data barang
Type File : File Master Organisasi File : Index Sequential
Akses File :Random Media : Hardisk
Panjang Record : 25 Karakter Kunci Field : kd-barang
Software : Microsoft Access
Tabel IV.1
Spesifikasi TabelFile Barang
NO NAMA AKRONIM TYPE PANJANG KETERANGAN
1 Kode Barang kd_brg Short text 5 Primary Key
2 Type Barang tipe_brg Short text 10
3 Nama Barang nm_brg Short text 10
4 Harga Harga Currency
b) Nama File : File Buyer Akronim : Buyer
Fungsi : Untuk Menyimpan Data Buyer
Type File : File Master Organisasi File : Index Sequential Akses File :Random
Media : Hardisk Panjang Record : 29 Karakter Kunci Field : Kd_Pembeli Software : Microsoft Access
48
Tabel IV.2
Spesifikasi Tabel File Buyer
NO NAMA AKRONIM TYPE PANJANG KETERANGAN
1 Kode Buyer kd_buyer Short text 2 PrimaryKey
2 Nama Buyer nm_buyer Short text 15
3 Alamat Alamat Long text
4 No.Telp Notlp number 12
c) Nama File : File Commercial Invoice Akronim : Ci
Fungsi : Menyimpan Data Commercial Invoice
Type File : Transaksi Organisasi File : Index Squential Akses File :Random
Media : Hardisk Panjang Record : 32 Karakter Kunci Field : no_ci
Software : Microsoft Access
Tabel IV.3
Spesifikasi Tabel File Commercial Invoice
NO NAMA AKRONIM TYPE PANJANG KETERANGAN
1 No Commercial
Invoice no_ci varchar 9 Primary Key
2 Tanggal Tgl date
3 Kode Buyer kd_buyer varchar 8 Foreign Key
d) Nama File : File Detail Commercial Invoice Akronim : Dci
Fungsi : Menyimpan Data Detail Commercial Invoice
Type File : Transaksi Organisasi File : Index Squential Akses File :Random
Media : Hardisk Panjang Record : 19 Karakter Kunci Field : no_ci
Software : Microsoft Access
Tabel IV.4
Spesifikasi Tabel File Detail Commercial Invoice
NO NAMA AKRONIM TYPE PANJANG KETERANGAN
1 No Detail
Commercial Invoice no_dci Varchar 9 Foreign Key
4 Kode Barang kd_brg Varchar 5 Foreign Key
5 Qty qty Varchar 5
e) Nama File : File Packing List Akronim : Pl
Fungsi : Menyimpan Data Packing List
Type File : Transaksi master Organisasi File : Index Sequential Akses File :Random
50
Panjang Record : 41 Karakter Kunci Field : no_pl
Software : Microsoft Access
Tabel IV.5
Spesifikasi Tabel File Packing List
NO NAMA AKRONIM TYPE PANJANG KETERANGAN
1 No Packing List no_pl varchar 9 Primary Key
2 No Commercial
Invoice no_ci varchar 9 Foreign Key
3 Tanggal tgl date
4 Kode Buyer kd_buyer varchar 8
5 Nama Kapal Nk varchar 15
f) Nama File : File Detail Packing List Akronim : Dpl
Fungsi : Menyimpan Data Detail Packing List Type File : Transaksi
Organisasi File : Index Sequential Akses File :Random
Media : Hardisk Panjang Record : 29 Karakter Kunci Field : no_pl
Tabel IV.6
Spesifikasi Tabel File Detail Packing List
NO NAMA AKRONIM TYPE PANJANG KETERANGAN
1 No Packing List no_pl varchar 9 Foreign Key
2 Kode Barang kd_brg varchar 5 Foreign Key
3 Color Clr varchar 10
4 Qty Qty varchar 5
52
4.2.5. Sequence Diagram
4.2.6. Spesifikasi Hardware dan Software A. Perangkat keras (HardWare)
Perangkat keras (hardware) yang di gunakan merupakan peralatan fisik komputer, Baik peralatan input, Perangkat proses, Dan perangkat output pada sistem komputer. Komputer yang digunakan untuk membantu proses kerja manusia (brainware), Contoh : CPU, MONITOR, KEYBOARD, HARDISK, DISKDRIVE hardware yang digunakan di bagian export-import departemen untuk penginputan data-data dokumen export dan pembuatan laporan bulanan export adalah :
1. CPU
a. Pc Type : Desktop
