1 BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Rumah sakit adalah sarana kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan secara merata dengan mengutamakan upaya penyembuhan penyakit dan pemulihan kesehatan yang dilakukan secara serasi dan terpadu dengan upaya peningkatan kesehatan pencegahan penyakit dalam suatu tatanan rujukan serta dapat dimanfaatkan untuk pendidikan dan pelatihan (Hartono, 2010).
Setiap sarana pelayanan kesehatan wajib membuat rekam medis yang akan diisi oleh dokter atau tenaga kesehatan lainnya setelah selesai melakukan pelayanan kepada pasien. Menurut Permenkes RI no 269/MENKES/PER/III/2008 rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien di sarana pelayanan kesehatan.
Menurut Depkes RI (1997) kegunaan rekam medis secara umum adalah untuk alat komunikasi antara dokter dengan tenaga kesehatan lainnya, dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien, sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan penyakit dan pengobatan selama pasien berkunjung atau dirawat di rumah sakit, bahan untuk analisa, penelitian dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien, melindungi kepentingan hukum pasien dan rumah sakit, dokter ataupun tenaga kesehatan lainnya, menyediakan data data khusus
2 yang sangat berguna bagi kepentingan pendidikan dan penelitian, dasar dalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan medis pasien dan menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan serta sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan. Dengan tersedianya berkas rekam medis maka rumah sakit mempunyai sumber informasi tentang riwayat kesehatan seorang penyakit.
Di dalam sarana pelayanan kesehatan peran perekam medis sangat penting dalam memberikan informasi atau melakukan pencatatan dokumen dan pendokumentasian terhadap berkas rekam medis. Informasi dan catatan inilah yang nantinya akan menyambungkan riwayat kesehatan pasien dan terlihat pelayanan yang diberikan oleh rumah sakit. Agar riwayat pelayanan yang diberikan tidak hilang dan riwayat kesehatan tidak terputus maka berkas rekam medis harus disimpan di dalam tempat penyimpanan.
Menurut Permenkes RI no 269/MENKES/PER/III/2008 pasal 8 berkas rekam medis sendiri disimpan dalam kurun waktu minimal 5 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan yang kemudian disebut rekam medis aktif. Setelah masa simpan lima tahun berakhir berkas rekam medis menjadi inaktif dan disimpan di tempat yang berbeda dengan rekam medis aktif. Berkas rekam medis yang telah inaktif masih memungkinkan untuk menjadi aktif kembali apabila suatu saat pasien datang kembali untuk mendapatkan pelayanan kesehatan maupun untuk kebutuhan lain sehingga berkas tersebut harus ditemukan kembali. Proses penemuan berkas rekam medis yang telah inaktif dipengaruhi oleh tata cara penyimpanan yang baik dan fasilitas
3 penyimpanan yang memadai sehingga proses tersebut dapat dilaksanakan dengan baik.
Pada Permenkes 269 tahun 2008 pasal 7 menyebutkan bahwa sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis. Salah satu dari fasilitas yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis adalah ruang penyimpanan dan rak penyimpanan berkas rekam medis. Ada enam unsur yang berkaitan dengan penyimpanan agar fungsi rekam medis sebagai penyimpanan data dan informasi pelayanan pasien yaitu mudah diakses, berkualitas, terjaga keamanannya, fleksibilitas, dapat dihubungkan dengan berbagai sumber dan efisien (Hatta, 2008).
Faktor keamanan adalah pertimbangan penting di area ruang penyimpanan dan aturan tentang keamanan tersebut hendaknya dibuat secara jelas. Cahaya yang mencukupi, juga dapat membantu menghindarkan dari kelelahan mata. Pengaturan udara, kontrol suhu, kelembaban dan debu penting juga untuk mencegah kebakaran dan meningkatkan produktivitas kerja (Huffman,1994).
Berdasarkan studi pendahuluan performance rumah sakit pada tanggal 25 September 2014 ruang instalasi rekam medis akan dipindahkan mulai tahun 2015 dari lantai 2 ke lantai 1 termasuk juga ruang penyimpanan yang akan berpindah dari lantai 2 ke lantai 1. Perpindahan ruang penyimpanan dilakukan karena ruang penyimpanan membutuhkan ruang yang lebih besar untuk menyimpan berkas rekam medis pasien. Pada tahun 2012 jumlah pasien IGD dan rawat inap di RS Universitas Gadjah Mada adalah 1393. Pada tahun 2013 jumlah pasien
4 IGD dan rawat inap mencapai 4146. Pada tahun 2014 jumlah pasien IGD dan rawat inap mencapai 7393. Kenaikan hampir tiga kali lipat ini tentu membutuhkan banyak rak penyimpanan/roll o pack untuk menyimpan berkas rekam medis. Kondisi roll o pack yang tersedia sekarang juga sudah hampir penuh dan dengan kenaikan jumlah pasien tersebut maka diperlukan perhitungan rak untuk mengetahui secara pasti berapa roll o pack yang dibutuhkan untuk menyimpan berkas rekam medis pasien dalam lima tahun ke depan. Karena fungsi roll o pack sebagai tempat penyimpanan berkas rekam medis maka akan baik jika jumlahnya mencukupi.
Ruang penyimpanan yang berpindah akan menyebabkan kondisi lingkungan kerja yang berbeda pula. Sinar matahari akan berkurang menyebabkan suhu menurun dan kelembaban naik penerangan alamipun menjadi berkurang. Ruang penyimpanan berkas rekam medis diharuskan mempunyai penerangan yang baik, pengaturan suhu ruangan. Ruang penyimpanan berkas rekam medis juga harus melindungi berkas dari bahaya air, api dan serangga. Diperlukan adanya pertimbangan mengenai kondisi lingkungan kerja agar berkas rekam medis tetap awet, bersih dan aman dan petugas bisa bekerja nyaman dan kesehatan kerjanya terjamin sehingga bisa meningkatkan produktivitas kerja.
Dengan kondisi diatas maka penulis mengambil tema perancangan dengan judul “Perancangan Layout Ruang Penyimpanan menurut Ilmu Ergonomi dan Kebutuhan Rak di RS Universitas Gadjah Mada”.
5 B. RUMUSAN IDE PERANCANGAN
Berdasarkan latar belakang diatas maka rumusan masalah perancangan ini adalah “Bagaimanakah Perancangan Layout Ruang Penyimpanan menurut Ilmu Ergonomi Kebutuhan Rak di RS Universitas Gadjah Mada?”
C. TUJUAN PERANCANGAN
1. Tujuan umum
Mendapatkan kebutuhan rak penyimpanan rekam medis aktif selama lima tahun ke depan dan mendapatkan rancangan tata letak ruang penyimpanan di RS Universitas Gadjah Mada.
2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui kondisi ruang penyimpanan sekarang dan ruang penyimpanan baru.
b. Menghitung kebutuhan rak penyimpanan lima tahun ke depan. c. Membuat denah alternatif ruang penyimpanan dan pemilihan
ruang penyimpanan baru.
d. Perancangan ruang penyimpanan baru terpilih berdasarkan aspek kondisi lingkungan kerja.
D. MANFAAT PERANCANGAN 1. Manfaat praktis
6 1) Memberikan masukan mengenai rancangan tata letak ruang penyimpanan sesuai ilmu ergonomi dan kebutuhan rak 5 tahun ke depan sesuai dengan kebutuhan rumah sakit.
2) Sebagai bahan evaluasi dalam perancangan tata letak ruang penyimpanan dan kebutuhan rak 5 tahun ke depan.
b. Perancang
1) Menambah pengetahuan dan pengalaman dalam hal merancang tata letak ruang penyimpanan dan menghitung kebutuhan rak rekam medis aktif dalam lima tahun ke depan.
2) Perancang mampu mengaplikasikan ilmu yang didapat di bangku kuliah.
2. Manfaat teoritis
a. Bagi institusi pendidikan
1) Menambah referensi pengetahuan dengan adanya permasalahan yang timbul di lapangan yang dapat dibandingkan dengan teori yang ada.
b. Bagi perancang lain
1) Sebagai dasar atau acuan dan referensi untuk pengembangan yang berhubungan dengan materi yang diambil oleh peneliti lain di masa yang akan datang.
E. KEASLIAN PERANCANGAN
Perancangan ini belum pernah dilakukan sebelumnya, tetapi ada beberapa perancangan yang serupa, yaitu:
1. Penelitian Suardi (2013) dengan judul Perancangan Ulang Ruang Filing berdasarkan Ilmu Ergonomi di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan.
7 Hasil perancangan tersebut adalah perancang menghasilkan rak dari baja sebagai tempat penyimpanan dengan menekankan pada tinggi rak yang dapat dijangkau oleh petugas tanpa menggunakan alat bantu apapun dengan tinggi 180cm. hasil rancangan ruang penyimpanan adalah menggunakan 6 rak ukuran panjang 3,5m dan lebar 60cm di ruang dengan ukuran 8m x 6m .
Persamaan dengan penelitian ini adalah sama sama mendesain menggunakan konsep ergonomi. perbedaannya adalah rahmi menggunakan konsep ergonomi secara umum sedangkan yang perancang lakukan saat ini adalah menggunakan pertimbangan lingkungan kerja sebagai pertimbangan dalam merancang ruang penyimpanan. Perbedaan kedua rahmi menggunakan ruangan lama sedangkan perancang saat ini menggunakan ruangan baru. Perbedaan lainnya adalah software pembuatan rancangan rahmi menggunakan Microsoft Visio sedangkan yang perancang lakukan saat ini menggunakan AutoCAD 2009
2. Penelitian Prastiwi (2013) dengan judul perancangan uang ruang penyimpanan berdasarkan kebutuhan rak di RS Bhayangkara Polda DIY. Hasil perancangan tersebut antara lain didapatkan rak dengan tinggi 220cm, lebar 240cm, tinggi shaft 35cm, terdapat 6 shaft ke bawah dan 4 shaft kesamping. Rak dibuat dari bahan dasar kayu. Hasil perancangan denah diletakkan di tengah ruangan dengan jarak antar rak 63cm dan tidak menghalangi jendela sebagai alat sirkulasi. persamaannya sama sama menghitung kebutuhan rak untuk menata ruang penyimpanan sedangkan perbedaannya lea tidak merancang
8 ruang penyimpanan menggunakan pertimbangan kondisi lingkungan kerja sedangkan perancang saat ini merancang ruang menggunakan pertimbangan kondisi lingkungan kerja.
3. Penelitian Saputro (2011) dengan judul Perancangan Ruang Penyimpanan dan Rak Berkas Rekam Medis Aktif untuk 5 Tahun Mendatang di RSUD Muntilan Kabupaten Magelang. Hasil dari penelitian ini adalah berdasarkan perhitungan kebutuhan rak penyimpanan berkas rekam medis untuk lima tahun mendatang yang dibutuhkan adalah 12 unit rak statis terbuka dengan pembagian 8 unit rak statis 2 muka 5 shaf dan 4 unit rak statis terbuka satu muka 5 shaf. Persamaan yang ada dengan penelitian ini adalah sama sama merancang ruang penyimpanan berkas rekam medis. Sedangkan perbedaannya adalah perancang saat ini merancang ruang penyimpanan yang berfokus pada kondisi lingkungan kerja dari sebuah ruang sehingga menciptakan kondisi kerja yang efektif, aman, sehat dan produktif bagi petugas dan melindungi berkas rekam medis dari bahaya air, api dan serangga.
F. GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT 1. Visi dan Misi
a. Visi
Menjadikan Rumah Sakit Akademik yang melaksanakan pelayanan, pendidikan dan riset yang unggul, berkelas dunia, mandiri, bermartabat dan mengabdi kepada kepentingan masyarakat.
9 1) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan terpadu yang bermutu
dengan mengutamakan aspek pelayanan berbasis riset.
2) Melaksanakan pelayanan kesehatan tingkat paripurna berdasarkan evidence dan riset IPTEKDOK.
3) Menyelenggarakan riset klinik dan non klinik yang berwawasan global.
4) Melaksanakan pengabdian kepada kepentingan kesehatan masyarakat.
5) Meningkatkan kemandirian Rumah Sakit Akademik dan kesejahteraan karyawan.
2. Tugas RS Universitas Gadjah Mada
a. Memberikan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna. b. Menyelenggarakan pendidikan, penelitian dan pengabdian yang
terkait dengan bidang kesehatan secara terpadu (multi dan/atau interdisiplin).
c. Melaksanakan pengamatan dan analisis data pelayanan medis yang strategis, serta menghasilkan rekomendasi dari hasil analisis dan
d. Menyelenggarakan tata kelola kinerja yang sesuai dengan peraturan yang berlaku
3. Motto RS Universitas Gadjah Mada
Motto RS Universitas Gadjah Mada adalah friendly and caring hospital ( ramah dan peduli), dimana institusi ini berkomitmen mewujudkan rumah sakit yang benar - benar nyaman, sejuk, penuh
10 keramahan dalam pelayanan serta menghadirkan nuansa yang menunjang kesembuhan pasien.
4. Kebijakan Mutu RS Universitas Gadjah Mada
RS mempunyai kebijakan mutu yang terangkum dalam nilai RSA, yang berarti
R : Response to Change: selalu tanggap terhadap perubahan. Perubahan dan perkembangan pelayanan kesehatan yang dinamis menuntut adanya daya tanggap dan daya saing. Manajemen dan karyawan terus berusaha untuk tanggap dan meningkatkan kompetensi agar bisa menjadi yang terbaik dalam pelayanan dan menjadi pilihan masyarakat luas serta berdaya jangkau jauh ke depan.
S : Service excellence : berorientasi pada pelayanan prima bermutu dan aman (quality and safety) serta kepuasan pelanggan dengan mengutamakan kerja tim.
A : Academic environment : memberikan pelayanan dan pendidikan selalu dalam timbangan menghargai setiap profesi dan kompetensinya. Nuansa pendidikan yang ramah (friendly), disiplin, jujur, dan bertanggungjawab. Sehingga membangkitkan kepercayaan masyarakat terhadap landasan ilmiah yang melandasi pelayanan di rumah sakit.
5. Pelayanan
Desain pelayanan klinis RS Universitas Gadjah Mada dalam bentuk klaster dengan ciri khas pelayanan dalam tim terpadu dan multiprofesional/multidisiplin. Pelayanan klaster ini meliputi pelayanan
11 rawat jalan maupun rawat inap. Adapun klaster yang dikembangkan adalah:
a. Klaster pelayanan kesehatan primer 1) Dokter umum
2) Dokter spesialis mata 3) Dokter spesialis THT
4) Dokter spesialis Kulit dan kelamin 5) Ners/perawat
6) Dokter spesialis anak 7) Dokter gigi
8) Dokter gigi spesialis orthodontologi 9) Dokter gigi spesialis konservasi 10) Dokter gigi spesialis periodontologi 11) Perawat gigi
b. Klaster penyakit dalam dan metabolism 1) Dokter spesialis penyakit dalam 2) Dokter spesialis PD (Rheumatologi) 3) Dokter spesialis PD (imunologi)
4) Dokter spesialis PD (hemato onkologi) 5) Dokter spesialis PD (endokrinologi)
6) Dokter spesialis PD (Gastroentero hepatologi) 7) Dokter spesialis PD (geriatri)
8) Dokter spesialis PD (penyakit tropis dan infeksi) 9) dietisien
12 11) Farmakologi klinik
c. Klaster jantung terpadu
1) Dokter spesialis penyakit dalam
2) Doker spesialis penyakit dalam (Pulmonologi) 3) Dokter spesialis jantung dan pembuluh darah 4) Dokter spesialis bedah thorak dan kardiovaskuler 5) Dokter spesialis jantung anak
6) Dokter spesialis rehabilitasi medis 7) Fisioterapis
8) Ners/perawat 9) Dietisien
d. Klaster bedah terpadu 1) Dokter spesialis bedah 2) Dokter spesialis bedah urologi 3) Dokter spesialis bedah digestif 4) Dokter spesialis bedah plastik 5) Dokter spesialis bedah saraf 6) Dokter spesialis bedah orthopedic 7) Dokter spesialis bedah onkologi 8) Dokter spesialis bedah anak
9) Dokter spesialis bedah thorak dan kardiovaskuler 10) Dokter spesialis mata
11) Dokter spesialis THT
13 13) Dokter spesialis anestesiologi
14) Fisioterapis
15) Ners/perawat bedah/anestesi e. Klaster kesehatan ibu dan reproduksi
1) Dokter spesialis obsgin
2) Dokter spesialis obsgin onkologi 3) Dokter spesialis obsgin infertilitas 4) Dokter spesialis andrologi
5) Dokter spesialis obsgin (uroginekologi) 6) Dokter spesialis kulit dan kelamin 7) Psikologi klinis
8) Dokter spesialis anestesiologi 9) Ners/perawat bedah/anestesi 10) Fisioterapis
f. Klaster kesehatan anak terpadu 1) Dokter spesialis anak
2) Psikologi anak/perkembangan 3) Dokter spesialis kesehatan jiwa anak 4) Dokter spesialis (nutrisi dan metabolisme) 5) Dokter spesialis anak (anak)
6) Dokter spesialis anak (hemato onkologi) 7) Dokter spesialis anak (pulmonologi) 8) Dokter spesialis anak (gastrohepatologi) 9) Dokter spesialis rehabilitasi medis 10) Fisioterapis anak, terapi wicara, terapis
14 11) Okupasi
12) Ners/perawat 13) Fisioterapis
g. Klaster saraf dan perilaku 1) Dokter spesialis saraf 2) Dokter spesialis bedah saraf 3) Dokter spesialis kesehatan jiwa 4) Dokter spesialis rehabilitasi medis 5) Psikologi klinis
6) Ners/perawat 7) Fisioterapis h. Klaster ginjal terpadu
1) Dokter spesialis PD (Nefrologi) 2) Dokter spesialis anak (nefrologi) 3) Dokter spesialis bedah urologi
4) Dokter spesialis PD (sertifikasi dialysis) 5) Dokter umum (sertifikasi dialysis) 6) Dokter spesialis rehabilitasi medis 7) Ners/perawat (sertifikasi dialysis) 8) Fisioterapis
i. Klaster gawat darurat dan perawatan intensif 1) Dokter umum
2) Dokter spesialis bedah
3) Dokter spesialis emergensi/gawat darurat 4) Dokter spesialis anestesiologi (intensive care)
15 5) Dokter spesialis anak (konsultan NICU, PICU)
6) Ners/perawat gawat darurat j. Klaster diagnostik terpadu
1) Dokter spesialis radiologi 2) Dokter spesialis patologi klinik 3) Dokter spesialis patologi anatomi 4) Dokter spesialis mikrobiologi klinis 5) Analis
6) Ners/perawat 7) Radiographer
k. Klaster rehabilitasi terpadu
1) Dokter spesialis rehabilitasi medik 2) Fisioterapis, terapi wicara, terapis 3) Okupasi
4) Psikologi klinis
5) Dokter spesialis anak (saraf anak) 6) Dietisien
l. Pelayanan 24 jam meliputi 1) Gawat darurat 2) Kamar operasi 3) Kamar bersalin 4) Laboratorium 5) Radiologi 6) Farmasi/apotek 7) Ambulan
16 8) Pendaftaran dan kasir
m. Pelayanan rawat inap
Pelayanan rawat inap telah dimulai dari bulan april 2013 akan difungsikan sekitar 200 tempat tidur, terdiri dari rawat inap kelas I,II,III dan VIP.
