BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN

(1)

67 ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1. Sejarah dan Latar Belakang Rumah Sakit Royal Taruma

Pembangunan Rumah Sakit Royal Taruma merupakan cita-cita lama Yayasan

Tarumanagara yang tertunda. Sebelum Rumah Sakit Royal Taruma berdiri, para

mahasiswa Fakultas Kedokteran Universitas Tarumanagara melakukan praktek di

berbagai rumah sakit. Awalnya Rumah Sakit Sumber Waras di Grogol Jakarta Barat

itu menjadi andalan utama untuk tempat praktek mahasiswa Fakultas Kedokteran

Universitas Tarumanegara (UNTAR). Rumah Sakit Sumber Waras secara historis

memiliki kaitan erat dengan Universitas Tarumanagara. Namun seiring berjalanya

waktu Rumah Sakit Sumber Waras tidak bisa lagi dikatakan rumah sakit dengan

katagori andalan. Sedangkan kebutuhan tempat praktek mahasiswa sangat mendesak.

Hal ini ditambah dengan keadaan Fakultas Kedokteran yang semakin populer

menampung lebih banyak jumlah mahasiswa. Selain dibidang pendidikan, Yayasan

Tarumanagara adalah badan sosial yang bergerak dalam bidang kesehatan,

kesejahteraan dan bidang lainnya. Untuk itu Yayasan mencoba untuk menjalankan

usaha sosial di antaranya mendirikan rumah sakit (Koderi, 2011:31).

Rumah Sakit Royal Taruma berdiri pada 29 Maret 2007, merupakan

perusahaan yang bergerak di bidang usaha pelayanan kesehatan yang melayani

berbagai jenis pemeriksaan untuk masyarakat wilayah Jakarta Barat dan sekitarnya.

Rumah Sakit Royal Taruma beralamatkan di Jalan Daan Mogot No.34, Jakarta Barat

dengan kode pos 11470. Rumah Sakit Royal Taruma terdiri dari 8 lantai yang

dibangun dengan gaya arsitektur simple dan modern, dengan rencana pengadaan 279

tempat tidur. Pada saat ini, Rumah Sakit Royal Taruma telah membuka kamar

perawatan dengan 171 tempat tidur.

Rumah Sakit Royal Taruma memberikan fasilitas pelayanan kesehatan baik

rawat jalan seperti Poliklinik Spesialis, Bone Care Clinic, Medical Check Up, dan

Unit Gawat Darurat (UGD), maupun rawat inap seperti kamar perawatan dengan

beberapa tingkatan kelas pelayanan, Kamar Isolasi, Kamar Bayi, Kamar Bersalin,

Kamar Operasi, Intensive Care Unit (ICU) / Intensive Cardiac Care Unit and

Intermediate Care (ICCU & IMC), Neonatal Intensive Care Unit / Perinatal

Intensive Care Unit (NICU/PICU). Tersedia pula penunjang medis bagi pasien

(2)

seperti Laboratorium, Radiologi, Endoskopi, Kolposkopi, Farmasi, Rehabilitasi

Medik, dan Hemodialisa disertai sarana diagnostik radiologi yang modern seperti

MRI 1,5 Tesla, CT-Scan 64 slices, Fluoroskopi, Mammografi, Panoramic, BMD,

USG 4 Dimensi, dan Angiografi. Rumah Sakit Royal Taruma juga menyediakan

fasilitas kegiatan kesehatan minor seperti Seminar, Senam hamil (YOGA), Parental

Class maupun fasilitas non kesehatan untuk pengunjung non-pasien seperti Café,

Bank, ATM, Toko Bayi, Pojok Asuransi, Toko Alat Kesehatan, dan Salon.

Dengan dukungan Sumber Daya Manusia yang berkualitas dan fasilitas

lengkap dan terkini, diharapkan Rumah Sakit Royal Taruma dapat memenuhi

harapan dan kebutuhan layanan kesehatan masyarakat Jakarta Barat dan sekitarnya.

Dasar atau Filosofi Rumah Sakit Royal Taruma adalah nilai inti yang dijabarkan

dalam nama utama, yakni ROYAL TARUMA:

Ramah, Obyektif, Yakin, Antisipatif, Lugas

Tuntas, Akurat, Rapi, Unggul, Mutu pelayanan, Andal

3.1.1. Maksud dan Tujuan Pendirian Rumah Sakit

Maksud dan tujuan Yayasan Tarumanagara mendirikan rumah sakit Royal

Taruma antara lain:

1. Untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat termasuk memberikan

pelayanan kesehatan terbaik kepada masyarakat secara profesional dan bermutu

tinggi.

2. Untuk memberikan pelayanan kesehatan secara tepat guna, inovatif dan efisien

dengan didukung sumber daya manusia yang profesional.

3. Untuk menjamin kualitas sarana prasarana kesehatan yang berteknologi tinggi

kepada masyarakat luas.

4. Untuk memenuhi penyelenggaraan praktek pendidikan kedokteran sebagai sarana

penunjang pembelajaran praktek mahasiswa.

5. Sebagai pusat penelitian dan pelayanan kesehatan yang mampu berperan untuk

melayani seluruh lapisan masyarakat di bidang kesehatan dengan lebih baik.

3.1.2. Visi dan Misi

Adapun Visi dan Misi dari Rumah Sakit Royal Taruma, adalah sebagai

berikut:

(3)

• Visi Rumah Sakit:

Menjadi Rumah Sakit yang terkemuka dan terpandang secara Nasional dan

Internasional pada semua aspek pelayanan Rumah Sakit dan pendidikan tenaga

profesional.

• Misi Rumah Sakit:

1. Memberikan pelayanan kesehatan terbaik kepada seluruh lapisan masyarakat

dan menyelenggarakan pendidikan pelatihan tenaga profesional yang bermutu

sesuai dengan perkembangan jaman.

2. Meningkatkan kuantitas dan kualitas sarana dan prasarana untuk menjamin

pelayanan yang semakin baik kepada masyarakat.

3. Meningkatkan kemampuan manajemen, sikap dan perilaku untuk pelayanan

yang semakin baik.

4. Melakukan kerjasama dengan mitra di dalam dan di luar negeri dalam

berbagai bentuk.

3.2. Struktur Organisasi Rumah Sakit Royal Taruma

(4)

Rancangan organisasi Rumah Sakit Royal Taruma merupakan rancangan

organisasi mekanistik. Secara umum, rancangan mekanistik menyatakan bahwa

organisasi memiliki aturan-aturan standar, prosedur, dan hirarki kekuasaan yang jelas

bagaikan mesin mekanis (Daft, 2013:30). Bentuk organisasi sangat formal dan

tersentralisasi dan kebanyakan keputusan berasal dari level atas. Setiap anggota

dalam organisasi memiliki tugas masing-masing sesuai dengan yang ditentukan

dalam deskripsi pekerjaan untuk setiap jabatan. Organisasi menekankan arah

komunikasi vertikal ke atas maupun ke bawah melalui masing-masing tingkat

organisasi. Struktur kewenangan masing-masing bagian organisasi juga dinyatakan

secara jelas dalam arah vertikal sesuai dengan hirarki dengan rantai perintah yang

formal.

Dalam struktur organisasi, Manajemen RS. Royal Taruma bertanggung jawab

penuh kepada PT. Taruma Bhakti Medika. Persero ini merupakan sebuah badan

usaha milik Yayasan Tarumanagara. RS. Royal Taruma dipimpin oleh seorang

Direktur RS yang dibantu oleh beberapa Kepala Biro, Kepala Divisi, dan Komite.

Ada 2 buah komite yang membantu Direktur RS yaitu Komite Medik dan Komite

Mutu. Komite Medik bertanggung jawab untuk menyusun standar pelayanan medis

dan memantau pelaksanaannya. Sedangkan, Komite Mutu bertanggung jawab untuk

menyusun garis besar kebijakan medis di bidang mutu profesi medis bersama dengan

Komite Medis serta melakukan pemantauan dan pengawasan mutu pelayanan medis.

Ada 2 biro yang membantu Direktur RS, yaitu: Biro Teknologi Informasi

dan Biro Pengembangan RS. Biro Teknologi Informasi bertanggung jawab atas

infrastruktur teknologi informasi yang meliputi jaringan komunikasi dan perangkat

keras, sistem analis yang bertanggung jawab atas perancangan pengembangan

sistem, dan programmer pengembangan aplikasi perangkat lunak sekaligus

administrator basis data. Biro berikutnya yang membantu Direktur adalah Biro

Pengembangan RS yang bertanggung jawab atas pemasaran, pelayanan pelanggan,

pengembangan SDM, pengelolaan resiko, dan manajemen representatif.

Dalam menjalankan pelayanannya, ada 4 buah divisi yang bertanggung jawab

dalam operasional pelayanan dalam rumah sakit yaitu: Divisi Pelayanan Medis,

Divisi Penunjang Medis, Divisi Keuangan dan Akunting, dan Divisi Umum

Personalia.

Divisi pelayanan medis bertanggung jawab dalam

mengkoordinasikan

rencana pembinaan dan pengelolaan penyelenggaraan pelayanan medis. Divisi

penunjang medis mempunyai tugas mengkoordinasikan semua kebutuhan pelayanan

(5)

penunjang medis, melaksanakan pemantauan dan pengawasan penggunaan fasilitas

dan kegiatan pelayanan penunjang medis. Divisi berikutnya yaitu divisi keuangan

dan akutansi berurusan dengan pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan dan

akutansi, dan mengendalikan administrasi keuangan dan akutansi dalam rumah sakit.

Divisi umum personalia merupakan divisi yang berhubungan dengan para karyawan.

Divisi personalia bertanggung jawab dalam bagaimana menjalin kerjasama dalam

mengembangkan dan menumbuhkan kebijaksanaan dalam mempengaruhi

orang-orang dalam organisasi maupun membantu para pimpinan untuk mengelola

sumberdaya manusia yang dimiliki.

3.2.1. Tugas dan Wewenang Anggota Rumah Sakit Royal Taruma

Dalam sub-bab ini akan menjelaskan bagian tugas dan wewenang dalam

struktur organisasi dan komite sistem mutu Rumah Sakit Royal Taruma.

1. Direktur

a.

Merencanakan, mengorganisasikan dan melaksanakan serta mengarahkan

karyawan dalam melaksanakan tugas.

b.

Menetapkan anggaran belanja dan pendapatan operasional tahunan.

c.

Melaksanakan program kerja dan kegiatan pelayanan serta anggaran

operasional.

d.

Mengevaluasi hasil pelaksanaan program kerja, kegiatan pelayanan dan

anggaran.

e.

Menetapkan uraian tugas dan tanggung jawab seluruh karyawan.

f.

Melaksanakan penilaian kinerja karyawan.

g.

Menetapkan, melaksanakan, mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan

penerapan Standar Pelayanan Rumah Sakit, Standar Pelayanan Medis dan

Penerapan Etika Rumah Sakit.

h.

Membuat Standar Penilaian Kinerja karyawan.

i.

Mengambil keputusan atau kebijakan sehubungan dengan pelaksanaan

pelayanan di Rumah Sakit.

j.

Menetapkan pengangkatan Ketua Satuan Medis Fungsional.

k.

Menetapkan pembentukan Ketua Komite Medik.

(6)

l.

Menyelenggarakan kordinasi dan kerjasama fungsional dengan Dinas

Kesehatan Pemerintah.

m.

Mengikuti rapat dinas, seminar, ceramah dan kegiatan lainnya.

n.

Melaksanakan dan mengamankan peraturan/perundang-undangan.

2. Komite Medik

a.

Membantu direktur rumah sakit menyusun standar pelayanan medis dan

memantau pelaksanaannya.

b.

Melaksanaan pembinaan etika profesi, disiplin profesi dan mutu profesi.

c.

Mengatur kewenangan profesi antar kelompok petugas medis.

d.

Membantu direktur menyusun medical petugas by laws dan memantau

pelaksanaannya.

e.

Membantu direktur rumah sakit menyusun kebijakan dan prosedur yang

terkait dengan mediko-legal.

f.

Membantu direktur rumah sakit menyusun kebijakan dan prosedur yang

terkait dengan etiko-legal.

g.

Melakukan koordinasi dengan kepala bidang pelayanan medik dalam

melaksanakan pemantauan dan pembinaan pelaksanaan tugas kelompok

petugas medis.

h.

Meningkatkan program pelayanan, pendidikan dan pelatihan serta penelitian

dan pengembangan dalam bidang medis.

i.

Melakukan monitoring dan evaluasi mutu pelayanan medis antara lain

melalui monitoring dan evaluasi kasus bedah, penggunaan obat, farmasi dan

terapi, ketepatan, kelengkapan dan keakuratan rekam medis, tissue review,

mortalitas dan morbiditas, medical care review/peer review/audit medis

melalui pembentukan sub komite – sub komite.

j.

Memberikan laporan kegiatan kepada direktur rumah sakit.

3. Komite Mutu

a.

Bersama ketua komite medis menyusun garis besar kebijakan medis di

bidang mutu profesi medis.

b.

Membuat dan melaksanakan rencana /program kerja.

c.

Membuat panduan mutu pelayanan medis.

(7)

e.

Menyusun indikator mutu klinik (berkoordinasi dengan kelompok Petugas

medis).

f.

Melakukan koordinasi dengan komite peningkatan mutu rumah sakit.

g.

Melakukan pencatatan dan pelaporan secara berkala.

4. Biro Teknologi Informasi

a.

Memelihara sarana, prasarana komputer dan jaringan,

b.

Mengusulkan pengadaan komputer, printer, jaringan, dan lainnya.

c.

Mengawasi penggunaan program SIRS (Sistem Informasi Rumah Sakit).

d.

Melaksanakan pencatatan laporan dan pengelolaan administrasi.

5. Teknologi Informasi.

a.

Melaksanakan inventarisasi, tentang kondisi seluruh perangkat yang ada.

b.

Melaksanakan pelatihan berlanjut terhadap operator program SIRS.

6. Divisi Pelayanan Medis

a.

Mengkoordinasikan rencana pembinaan dan pengelolaan penyelenggaraan

pelayanan medik dan keperawatan pada instalasi gawat darurat, rawat jalan,

rawat inap dan bedah sentral.

b.

Memfasilitasi seluruh kebutuhan instalasi di dalam mengelola dan

menyelenggarakan pelayanan medis sesuai standar pelayanan yang

ditetapkan.

c.

Mengkoordinasikan rencana pengendalian dan pengelolaan penyelenggaraan

pelayanan penunjang medis pada instalasi farmasi, laboratorium, radiologi,

gizi, dan pemeliharaan sarana rumah sakit.

d.

Memfasilitasi kebutuhan instalasi di dalam mengelola dan menyelenggarakan

pelayanan penunjang medik sesuai dengan standar pelayanan yang

ditetapkan.

7. Divisi Keuangan dan Akuntansi

a.

Membantu kepala bagian tata usaha dalam melaksanakan tugasnya di bidang

urusan keuangan dan akuntansi.

(8)

b.

Mengumpulkan bahan pedoman petunjuk teknis kebijaksanaan dan

pembinaan urusan keuangan dan akuntansi.

c.

Melakukan urusan pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan dan

akuntansi, dan mengendalikan administrasi keuangan dan akutansi.

d.

Penyiapan urusan keuangan dan akuntansi yang meliputi pembayaran gaji

dan administrasi pertanggungjawaban pengelolaan keuangan dan akuntansi.

e.

Membina, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tugas.

f.

Memberi petunjuk kepada bawahan baik lisan maupun tulisan.

g.

Melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada kepala bagian tata usaha.

3.3. Struktur Organisasi Radiologi

Dalam sub-bab ini akan digambarkan tentang struktur organisasi serta tugas

dan wewenang yang dimiliki oleh Departemen Radiologi Rumah Sakit Royal

Taruma. Departemen Radiologi merupakan salah satu bagian dari Divisi Penunjang

Medik yang bertugas untuk memberikan pelayanan pemeriksaan radiologi bagi

pasien. Departemen Radiologi dikepalai oleh seorang Kepala Departemen Radiologi

yang bertanggung jawab langsung kepada Kepala Divisi Penunjang Medis. Dalam

menjalankan operasional Departemen Radiologi, maka Kepala Departemen

Radiologi dibantu oleh Kepala Bagian Radiologi, Petugas Proteksi Radiasi, Petugas

Administrasi Radiologi, Radiografer, Perawat, dan Dokter Ahli Radiologi.

(9)

3.3.1. Tugas dan Wewenang Anggota Radiologi

Tugas dan wewenang anggota Departemen Radiologi di Rumah Sakit Royal

Taruma yang penulis dapat merupakan berdasarkan hasil dari wawancara dengan

salah satu petugas Departemen Radiologi di Rumah Sakit Royal Taruma.

1. Kepala Divisi Penunjang Divisi Medis

Kepala Penunjang Divisi Medis merupakan pimpinan dibawah Direktur,

bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pengendalian pelayanan penunjang medis

Rumah Sakit Royal Taruma. Sebagai pendukung dalam berjalannya misi Rumah

Sakit Royal Taruma untuk meningkatkan kemampuan manajemen, sikap, dan

perilaku untuk pelayanan yang semakin baik, Kepala Penunjang Divisi Penunjang

Medis memegang peranan tugas, yaitu :

a.

Memastikan pelayanan di bagian penunjang medis dapat berjalan dengan baik

dan lancar.

b.

Merangkum semua data-data laporan yang berasal dari kepala badan yang

merupakan bawahan penunjang medik untuk diteruskan ke direktur.

2. Kepala Departemen Radiologi

Kepala Departemen Radiologi merupakan pimpinan departemen dibawah

kepala divisi penunjang medis, bertanggung jawab dalam pengelolaan dan

pengendalian departemen radiologi Rumah Sakit Royal Taruma. Sebagai pendukung

dalam berjalanya misi Rumah Sakit Royal Taruma untuk meningkatkan kuantitas

dan kualitas sarana dan prasarana untuk menjamin pelayanan yang semakin baik

kepada masyarakat, Kepala Departemen Radiologi memegang peranan tugas, yaitu:

a.

Memastikan pemeriksaan sesuai dengan prosedur.

b.

Memastikan peralatan siap dipakai termasuk supplier barang medis.

c.

Memastikan pelaksanaan sesuai dengan ketentuan.

d.

Memastikan distribusi laporan tepat waktu.

e.

Memastikan petugas dalam menjalankan pekerjaannya dengan aman.

f.

Mengajukan dana untuk kegiatan radiologi.

g.

Mengajukan permintaan pengadaan yang ada.

h.

Mengajukan laporan – laporan kegiatan yang ada di lingkungan radiologi.

i.

Menilai kinerja bawahannya.

(10)

3. Kepala Bagian Radiologi

Kepala Bagian Radiologi merupakan seorang profesional yang diberikan

wewenang dan bertanggung jawab dalam pemantauan aktivitas kegiatan pengelolaan

radiologi agar kegiatan radiologi yang dilakukan dapat berjalan sesuai dengan

prosedur standar yang berlaku pada rumah sakit.

Sebagai pendukung dalam

berjalanya misi Rumah Sakit Royal Taruma untuk meningkatkan kuantitas dan

kualitas sarana dan prasarana untuk menjamin pelayanan yang semakin baik kepada

masyarakat; dan menyelenggarakan pendidikan pelatihan tenaga profesional yang

bermutu sesuai dengan perkembangan jaman, Kepala Bagian Radiologi memegang

peranan tugas, yaitu:

a.

Memastikan pelaksanaan kegiatan radiologi dapat berjalan efektif.

b.

Membantu kepala divisi radiologi dalam menyusun lembar kerja di radiologi.

c.

Menanggapi dan menyelesaikan permasalahan di radiologi.

d.

Membuat data laporan bulanan.

e.

Membuat usulan pengembangan pelayanan radiologi.

f.

Menyiapkan data untuk program pemantapan mutu.

g.

Memastikan pemeliharaan prasarana radiologi.

h.

Mengkoordinir bagian radiologi.

i.

Membimbing karyawan radiologi.

4. Petugas Proteksi Radiasi

Petugas Proteksi Radiasi merupakan profesional yang memantau dan

memastikan keamanan petugas radiologi pada semua pelaksaan kegiatan radiologi

didalam Rumah Sakit Royal Taruma sesuai dengan tingkat keamanan paparan radiasi

radiologi yang berlaku. Sebagai pendukung misi dalam melakukan kerjasama dengan

mitra di dalam dan di luar negeri dalam berbagai bentuk, Petugas Proteksi Radiasi

memiliki tugas dan wewenang, yaitu :

a.

Melakukan pengecekan kadar radiasi radiologi secara periodik.

b.

Membuat laporan bulanan dan rekapitulasi hasil pengecekan film badge dari

Balai Pengamanan Fasilitas Kesehatan (BPFK).

(11)

5. Radiografer

Radiografer merupakan profesional yang melaksanakan tugas dan tanggung

jawabnya dalam melaksanakan pemeriksaan atau tindakan pelayanan radiologi di

Rumah Sakit Royal Taruma. Sebagai pendukung misi dalam memberikan pelayanan

kesehatan terbaik kepada seluruh lapisan masyarakat. Radiografer memiliki tugas,

yaitu :

a.

Memastikan pemeriksaan dan penjadwalan dengan benar.

b.

Memastikan peralatan siap dipakai.

c.

Memastikan pelaksanaan sesuai dengan Standard Operational Procedure (SOP)

dan Instruksi Kerja (IK).

6. Administrasi Radiologi

Administrasi Radiologi merupakan profesional yang diberi tugas dan

wewenang untuk bertanggung jawab terhadap kegiatan administrasi dari penerimaan

pasien hingga pendistribusian hasil radiologi Rumah Sakit Royal Taruma kepada

pasien. Sebagai pendukung misi dalam memberikan pelayanan kesehatan terbaik

kepada seluruh lapisan masyarakat, Administrasi Radiologi memiliki tugas dan

wewenang, yaitu :

a.

Mengelola administrasi pasien.

b.

Menjaga kelancaran administrasi.

c.

Rekaptulasi Pemeriksaan radiologi setiap bulan.

3.4. Tata Laksana Sistem Berjalan

Sistem berjalan dalam Departemen Radiologi secara lengkap dideskripsikan

pada SOP (Standard Operation Procedure) pelayanan radiologi RS. Royal Taruma.

Hasil dari obervasi proses pelayanan radiologi dilapangan dideskripsikan dalam

diagram aktivitas (activity diagram) yang ditunjukkan dalam Gambar 3.8. Berikut

adalah tata laksana sistem berjalan dan proses bisnis pada Departemen Radiologi

Rumah Sakit Royal Taruma.

(12)

3.4.1. Sistem Berjalan Berdasarkan SOP (Standard Operation Procedure)

Rumah Sakit Royal Taruma.

3.4.1.1. Pendaftaran

Proses pendaftaran pemeriksaan radiologi dibedakan menjadi 2, yaitu

pendaftaran radiologi untuk pasien rawat jalan dan pendaftaran radiologi untuk

pasien rawat inap.

3.4.1.1.1. Pendaftaran Radiologi Rawat Jalan

Proses Pasien Rawat Jalan adalah pasien yang mendapatkan pelayanan

medis di poliklinik rumah sakit, unit gawat darurat atau pasien umum yang berasal

dari luar. Proses pendaftaran pemeriksaan radiologi rawat jalan adalah proses

pendaftaran bagi pasien rawat jalan untuk mendapat pelayanan pemeriksaan

radiologi. Tujuan proses pendaftaran adalah untuk memastikan proses pendaftaran

dan pembayaran pemeriksaan radilogi yang tepat dan benar. Proses pemeriksaan

radiologi baru hanya dilakukan setelah proses pendaftaran dilakukan dan

pembayaran sudah lunas. Namun, pasien dengan kegawatan atau dalam gawat

darurat, akan diprioritaskan untuk segera dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu.

Bagi pasien rawat jalan proses pendaftaran pemeriksan radiologi dimulai dari

pasien yang membawa surat permintaan pemeriksaan radiologi akan memberikan

surat tersebut kepada petugas administrasi pendaftaran radiologi. Setelah menerima

permintaan pemeriksaan radiologi, maka petugas administrasi pendaftaran radiologi

akan meminta dokter ahli radiologi untuk memberikan persetujuan atas pemeriksaan

yang diminta. Selanjutnya, petugas administrasi pendaftaran radiologi melakukan

konfirmasi item pemeriksaan dan harga kepada pasien atau wakil pasien. Jika tidak

setuju maka petugas administrasi radiologi akan mengembalikan formulir permintaan

pemeriksaan radiologi kepada pasien.

Jika pasien setuju maka petugas radiologi akan membuat struk pembayaran

transaksi radiologi yang diberikan kepada pasien. Pasien kemudian membawa bukti

tersebut ke kasir dan kasir akan menerima pembayaran atau pelunasan biaya

pemeriksaan. Kasir akan memberikan bukti pembayaran kepada pasien dan pasien

akan menyerahkan kembali bukti pembayaran ke loket pendaftaran radiologi. Setelah

itu lalu petugas radiologi menerima struk bukti transaksi radiologi berwarna kuning

dan stempel lunas dari pasien yang telah melakukan pembayaran.

(13)

Gambar 3.3 Diagram Alir Proses Pendaftaran Radiologi untuk Pasien Rawat Jalan.

3.4.1.1.2. Pendaftaran Radiologi Rawat Inap

Pasien rawat inap adalah pasien yang dinyatakan oleh dokter yang

memeriksa, baik yang masuk melalui rawat jalan maupun gawat darurat, untuk

diobservasi dan atau mendapatkan tindakan medis lebih lanjut sehingga perlu dirawat

inap. Pendaftaran radiologi rawat inap adalah proses permintaan pemeriksaan

radiologi pasien rawat inap mulai dari perjanjian diterima sampai dengan

pemeriksaan dilakukan. Tujuan proses pendaftaran adalah untuk memastikan proses

pemeriksaan radiologi dapat dilakukan dengan tepat dan benar. Proses pemeriksaan

(14)

radiologi dilakukan sesuai dengan standar pengujian radiologi. Pasien dengan

kegawatan menjadi prioritas untuk dilakukan pemeriksaan radiologi terlebih dahulu.

Gambar 3.4 Diagram Alir Proses Pendaftaran Radiologi untuk Pasien Rawat Inap.

Bagi pasien rawat inap proses pendaftaran pemeriksaan radiologi dimulai dari

perawat yang berada di ruang perawatan pasien akan memberikan formulir

permintaan pemeriksaan radiologi yang sudah dinyatakan oleh dokter yang

memeriksa kepada petugas administrasi radiologi. Kemudian petugas radiologi akan

menerima perjanjian untuk pemeriksaan radiologi. Petugas radiologi akan melakukan

konfirmasi item radiologi kepada dokter ahli radiologi, melakukan persiapan

tindakan radiologi, menginformasikan harga pemeriksaan radiologi dan waktu

(15)

pelaksanaan pemeriksaan. Jika pasien setuju dengan informasi radiologi yang telah

diberikan oleh petugas administrasi radiologi, maka petugas radiologi akan

memberitahukan perawat agar membawa pasien ke radiologi untuk melakukan tahap

pengujian.

3.4.1.2. Pengujian Radiologi

Pengujian atau pemeriksaan radiologi meliputi foto sinar-X (radiografi),

Flouroscopy, Full-Body CT Scan, Mammography, MRI, dan Ultrasonography, Blass

Nier Overzight (BNO). Tujuan proses pengujian radiologi untuk memastikan proses

pemeriksaan radiologi bisa berjalan dengan baik dan benar. Pelaksanaan

pemeriksaan radiologi harus sesuai dengan ketentuan standar layanan Kementrian

Kesehatan Republik Indonesia (KEMENKES RI) dan standar profesi. Pasien dengan

kegawatan menjadi prioritas untuk dilakukan pemeriksaan radiologi terlebih dahulu.

Proses dimulai dari bagian rawat jalan, rawat inap atau bagian

ICU/ICCU/PICU/IM/NICU/PERINA memberikan infromasi untuk melakukan

pengujian radiologi maka petugas radiologi akan memastikan kesiapan, pasien,

alat-alat radiologi dan jadwal untuk pelaksanaan pemeriksaan. Jika pemeriksaan belum

siap dilakukan maka petugas radiologi akan menyiapkan / melengkapi persiapan

pemeriksaan radiologi yang belum lengkap atau menunda / membatalkan

pemeriksaan pasien. Jika pemeriksaan siap dilakukan maka petugas radiologi akan

melakukan pemeriksaan sesuai item yang tercantum dalam formulir permintaan

pemeriksaan radiologi. Pada proses pemeriksaan petugas radiologi akan melakukan

pengecekan apakah pemeriksaan sudah sempurna atau kurang sempurna. Jika

pemeriksaan kurang sempurna maka dokter radiologi dan petugas radiologi akan

melakukan konfirmasi ke pasien untuk mengulangi pemeriksaan. Jika pasien

bersedia untuk dilakukannya pemeriksaan ulang, maka petugas radiologi akan

melakukan kembali pemeriksaan sesuai item yang tercantum dalam formulir

permintaan pemeriksaan radiologi. Apabila hasil pemeriksaan sempurna maka proses

akan dilanjutkan ke laporan radiologi dan analisis.

(16)

Gambar 3.5 Diagram Alir Proses Pengujian Radiologi.

3.4.1.3. Laporan Radiologi dan Analisis

Laporan radiologi adalah hasil dari pemeriksaan X-Ray, Flouroscopy,

Full-Body CT Scan, Mammography, MRI dan Ultrasonography. Tujuan proses laporan

radiologi telah dilaporkan sesuai jenisnya dan dianalisa oleh dokter bagian radiologi.

Analisa hasil pemeriksaan bersifat rahasia.

Setelah pengujian radiologi telah selesai maka petugas radiologi akan

mencetak / memproses hasil visual radiologi. Petugas radiologi akan melaporkan

hasil pemeriksaan radiologi kepada dokter radiologi untuk di analisis. Dokter

radiologi menganalisis hasil pemeriksaan radiologi dan akan menginputnya ke

sistem, kemudian dokter radiologi akan mencetak (print out) hasil interpretasi

pemeriksaan radiologi. Setelah melakukan pencetakan hasil interpretasi pemeriksaan

maka proses selanjutnya adalah distribusi hasil pemeriksaan radiologi.

(17)

Gambar 3.6 Diagram Alir Proses Laporan Radiologi dan Analisis.

3.4.1.4. Distribusi Hasil Pemeriksaan Radiologi

Distribusi hasil pemeriksaan radiologi merupakan suatu proses pemberian

hasil pemeriksaan kepada pihak yang berhak / berwenang mengetahui hasil

pemeriksaan radiologi. Tujuan distribsi hasil pemeriksaan radiologi untuk

memastikan bahwa hasil pemeriksaan radiologi sudah diberikan kepada yang berhak

/ berwenang. Hasil pemeriksaan radiologi yang di distribusi harus sudah melalui

proses laporan dan analisis dokter.

Dalam proses ini petugas radiologi yang telah mendapatkan hasil

pemeriksaan radiologi dari dokter akan memastikan kembali bahwa lembar jawaban

film / paper dan label sesuai dengan data pasien pada formulir hasil pemeriksaan

radiologi. Petugas radiologi akan merapikan hasil pemeriksaan radiologi dengan

membaginya satu lembar untuk pasien, satu lembar untuk arsip rekam medis, dan

arsip radiologi disimpan pada soft copy hardisk dan back up database oleh divisi TI

(Teknologi Informasi). Kemudian petugas radiologi akan mengelompokkan hasil

berdasarkan asal pasien yaitu pasien rawat jalan dan pasien rawat inap.

(18)

Gambar 3.7 Diagram Alir Proses Distribusi Hasil Pemeriksaan Radiologi.

Untuk pasien rawat jalan dan walk in, petugas radiologi akan melihat bukti

pembayaran pasien dan menyerahkan hasil pemeriksaan kepada pasien. Pengambilan

hasil akan dicatat pada buku ekspedisi dan pasien / keluarga menandatanganinya

sebagai bukti pengambilan.

Untuk pasien rawat inap, petugas radiologi akan menghubungi bagian /

ruangan yang terkait setelah dapat dihubungi perawat ruangan akan mengambil hasil

pemeriksaan, pengambilan hasil dicatat dibuku ekspedisi disertai tanda tangan

petugas yang mengambil.

3.4.2. Sistem Berjalan Berdasarkan Observasi Lapangan

Dalam bagian ini akan dijelaskan proses pelayanan radiologi yang sedang

berjalan pada Rumah Sakit Royal Taruma. Proses tersebut akan digambarkan melalui

activity diagram yang terdapat pada gambar 3.8 yang akan menjelaskan activity

diagram proses pelayanan radiologi Rumah Sakit Royal Taruma dan gambar 3.9

akan menjelaskan proses permintaan atau pengembalian barang pada bagian

radiologi Rumah Sakit Royal Taruma.

(19)

(20)

(21)

(22)

Gambar 3.9 Activity Diagram – Inventory

1. Permintaan Pemeriksaan

Aktivitas–aktivitas yang terjadi di dalam Rumah Sakit Royal Taruma dimulai

ketika pasien membawa surat permintaan pemeriksaan radiologi yang sebelumnya

telah dibuat oleh dokter pengirim. Surat Pemeriksaan radiologi ini berisi tentang

informasi pemeriksaan apa saja yang harus dilakukan petugas radiologi terhadap

pasien. Setelah itu, pasien akan memberikan surat pemeriksaan radiologi kepada

bagian administrasi pendaftaran radiologi.

2. Verifikasi Surat Permintaan Pemeriksaan

Kemudian bagian administrasi radiologi akan mengecek kesesuaian surat

permintaan tersebut. Setelah itu, bagian administrasi radiologi akan memberikan

surat permintaan pemeriksaan tersebut kepada dokter radiologi untuk direview dan

memberikan verifikasi surat pemeriksaan yang telah dibuat oleh dokter pengirim.

Jika diterima, maka akan lanjut ke proses berikutnya. Jika ditolak, maka bagian

(23)

administrasi radiologi harus menyesuaikan permintaan pemeriksaan berdasarkan

keterangan yang diberikan oleh dokter radiologi.

3. Pendaftaran

Selanjutnya bagian administrasi radiologi nantinya akan melakukan

pengecekan apakah dokter pengirim dan pasien tersebut sudah terdaftar atau belum.

Jika belum maka bagian administrasi akan mendaftarkan dokter pengirim tersebut

dan juga akan mendaftarkan pasien yang belum terdaftar atau belum mempunyai

medical record.

Selanjutnya bagian administrasi akan memeriksa apakah dalam pemeriksaan

tersebut perlu dilakukan pemberian zat kontras atau anastesi. Bila pemeriksaan yang

dilakukan perlu menggunakan zat kontras atau layanan anastesi, maka surat

persetujuan penggunaan zat kontras atau anastesi diberikan ke pada pasien untuk

memohon persetujuannya. Bila pasien menolak maka pasien harus menandatangani

surat penolakan persetujuan zat kontras atau anastesi.

4. Pembayaran

Setelah melakukan pendaftaran maka bagian administrasi radiologi akan

memberikan informasi item dan harga yang akan dibayar oleh pasien. Jika setuju,

administrasi akan membuat struk pembayaran. Kemudian pasien akan mendapatkan

struk pembayaran yang nantinya akan diberikan kepada kasir dan pasien akan

melakukan proses pembayaran di kasir. Setelah proses pembayaran telah selesai

maka kasir akan memberikan bukti pembayaran kepada pasien yang nantinya akan

dibawa kembali ke administrasi radiologi untuk melanjutkan melanjutkan proses

penjadwalan dan pemeriksaan.

5. Penjadwalan Pemeriksaan Pasien

Penjadwalan dilakukan setelah semua data pemeriksaan yang dibutuhkan

lengkap untuk dilakukan pemeriksaan dan bukti pelunasan pembayaran pasien sudah

diterima administrasi radiologi. Selanjutnya bagian administrasi radiologi akan

melakukan penjadwalan pemeriksaan yang sesuai dengan permintaan pemeriksaan

dengan dokter radiologi yang bertugas. Jika ada pasien yang harus menggunakan

tindakan anastesi, maka bagian administrasi radiologi akan memberikan jadwal

(24)

pelaksanaan anastesi kepada bagian anastesi untuk melakukan penyuntikan anastesi

sesuai dengan jadwal pemeriksaan yang telah ditentukan sebelumnya.

Selanjutnya administrasi radiologi akan mempersiapkan data pasien dan

pasien juga akan diberikan informasi – informasi prosedur pemeriksaan yang sesuai

dengan jenis pemeriksaan yang telah dipilih. Beberapa penjadwalan akan dilakukan

sesuai dengan prosedur pemeriksaan pasien yang telah diinformasikan, yang

mengharuskan pasien untuk melakukan puasa dan tindakan lainnya untuk

mendukung proses pemeriksaan. Setelah itu dokter radiologi akan memberikan

instruksi pemeriksaan kepada radiografer untuk mendukung proses pemeriksaan

pasien.

Jika pasien yang telah dijadwalkan tidak dapat hadir dalam waktu yang

ditentukan, maka bagian administrasi akan mengatur ulang jadwal yang ada. Setelah

pasien mendapatkan jadwal pemeriksaan, pasien akan menunggu panggilan

pemeriksaan.

6. Pelaksanaan Pemeriksaan

Pada saat penjadwalan pemeriksaan pasien telah tiba, petugas radiografer

akan melakukan persiapan pemeriksaan radiologi, pada saat proses ini petugas

radiografer akan menjelaskan prosedur pemeriksaan kembali kepada pasien. Jika

pemeriksaan pasien diperlukan untuk penyuntikan zat kontras atau tindakan anastesi

yang ternyata belum diinformasikan sebelum pemeriksaan, maka bagian administrasi

radiologi akan memberikan lagi surat persetujuan zat kontras dan/atau anastesi

(formulir Informed Consent). Jika pasien setuju maka pasien akan menandatangani

surat persetujuan penggunaan zat kontras dan/atau anastesi dan perawat akan

melakukan penyuntikan zat kontras dengan pengawasan dokter ahli radiologi atau

pelaksanaan anastesi oleh dokter ahli anastesi dengan memberikan zat anastesi

kepada pasien. Tujuan permohonan persetujuan penggunaan zat kontras atau

tindakan anastesi ini untuk memastikan bahwa pasien akan mendapatkan penolakan

(disclaimer) tanggung jawab dari rumah sakit jika terjadi efek samping atau reaksi

alergi yang dapat mengakibatkan hingga pasien meninggal dalam penyuntikan sesuai

dengan prosedur.

Setelah itu radiografer akan melakukan pelaksanaan foto radiologi pasien.

Hasil foto radiologi bisa saja berbeda-beda tergantung dari penggunaan alat dari

pemeriksaan pasien. Setiap prosedur pemeriksaan berbeda-beda karena setiap alat

(25)

memiliki syarat keamanan yang berbeda-beda pula untuk bisa memakai alat tersebut.

Berikut penjelasan syarat-syarat keamanan peralatan dan karakteristik

masing-masing pemeriksaan radiologi beserta dengan bentuk hasilnya.

a.

Radiografi

Radiografi ialah penggunaan radiasi pengion (sinar X, sinar gama) untuk

membentuk bayangan bagian dalam tubuh yang dikaji pada film tanpa melakukan

pembedahan. Radiografi umumnya digunakan untuk melihat obyek tak tembus

pandang, misalnya bagian dalam tubuh manusia. Gambaran benda yang diambil

dengan radiografi disebut radiograf atau radiogram. Radiografi lazim digunakan pada

pelbagai bidang, seperti pelayanan kesehatan, arkeologi, dan industri.

Radiografi digunakan untuk menghasilkan gambar diam 2 dimensi dari suatu

obyek bagian dalam tubuh manusia. Oleh karena menggunakan radiasi sinar-X yang

merupakan radiasi pengion, maka pemeriksaan radiografi harus dilakukan

berdasarkan permintaan dokter pengirim dan harus memperhatikan batas paparan

radiasi yang boleh diterima pasien dalam satu periode waktu. Selain itu pemeriksaan

radiografi juga merupakan kontra indikasi bagi ibu hamil. Macam-macam

pemeriksaan radiografi yang dilakukan antara lain: TRAKTUS

CARDIO-RESPIRATORIUS, ABDOMEN & PELVIS, VERTEBRA & AXIAL, TULANG

MUKA, EXSTREMITAS, SISTEM PENCERNAAN, dan SISTEM UROGENITAL.

Pemerikaan dapat dilakukan tanpa atau menggunakan zat kontras.

b.

Fluoroskopi

Pemeriksaan dengan alat fluoroskopi menggunakan sinar-X, namun mampu

untuk menghasilkan gambar statis (serupa dengan radiografi) dan gambar dinamis

(bergerak) karena dilengkapi dengan komponen detektor gambar yang disebut image

intensifier maupun flat panel detector. Untuk bisa menggunakan alat ini, ada beberpa

pemeriksaan dimana pasien harus diberikan suntikan zat kontras terlebih dahulu. Ada

2 macam zat kontras, yaitu kontras yang disuntikkan melalui pembuluh darah dan

kontras yang diminum atau dimasukkan melalui anus. Hal ini dikarenakan dengan

bantuan zat kontras penyinaran sinar-X klasik yang dilakukan terus menerus mampu

menghasilkan gambar dengan kontras yang jelas.

(26)

Dalam pemberian zat kontras melalui pembuluh darah vena maka sebelum

disuntik pasien harus menyetujui syarat dan kondisi yang berlaku dengan

menandatangani surat persetujuan zat kontras terlebih dahulu. Hasil dari

FLUROSKOPI tersebut akan ditampilkan terlebih dahulu pada layar monitor dan

diperiksa kembali kualitas dan kejelasan gambar sebelum dicetak. Pencetakan bisa

menggunakan film sesuai dengan jumlah dan keadaan pemeriksaan. Dalam

pemeriksaan FLUROSKOPI membutuhkan dokumen pendukung seperti kuisioner

untuk pemeriksaan khusus.

Jika proses foto telah selesai maka radiografer akan mencetak foto dan

melakukan pengecekan kembali apakah hasil foto yang diambil sudah benar dan

jelas, jika hasil foto yang telah diambil kurang jelas maka radiografer akan

melakukan pengambilan foto kembali. Setelah pengecekan foto maka radiografer

akan menginput pemakaian inventori seperti film dan obat yang telah digunakan

dalam proses pemeriksaan ini. Kemudian radiografer akan mencetak label foto dan

memasukkan foto kedalam amplop hasil pemeriksaan radiologi. Hasil visualisasi

radiologi yang sudah lengkap tersebut untuk dianalisis oleh dokter radiologi

c.

Angiografi

Pemeriksaan angiografi merupakan pencitraan sinar-X untuk memeriksa

pembuluh darah yang dapat dilakukan dengan menggunakan peralatan fluoroskopi

atau dengan mengunakan peralatan khusus angiografi. Peralatan khusus angiografi

terdiri dari tabung pembangkit sinar-X dan detektor gambar yang dirangkai dalam

suatu lengan berbentuk huruf C sehingga dikenal dengan nama C-arm. Khusus yang

mampu untuk melihat pembuluh darah kecil. Untuk bisa menggunakan alat ini pasien

harus melepas semua benda – benda yang menempel pada bagian tubuh yang ingin

diperiksa. Benda – benda yang menghalangi bagian tubuh yang diperiksa akan

menggangu hasil dari angiografi tersebut. Hasil dari angiografi dicetak kedalam film

sesuai dengan jumlah dan keadaan pemeriksaan.

d.

Mammography

MAMMOGRAFI merpakan alat khusus pencitraan payudara dengan

menggunakan sinar-X yang relatif kecil, sehingga hal ini tidak membahayakan

pasien dan tidak diperlukan ruang isolasi dengan daya kedap radiasi khusus untuk

melakukan pelaksanaan pemeriksaan. Untuk mendapatkan hasil yang akurat, pasien

(27)

harus mengisi kuisioner mammografi terlebih dahulu yang diperlukan oleh dokter

ahli radiologi untuk memberikan diagnosis yang tepat. Selain itu, informasi ini juga

diperlukan agar pengukuran dan pengaturan alat bisa berjalan dengan tepat.

Hasil dari MAMOGRAFI dilihat dulu ketepatan posisinya dengan komputer

sebelum dicetak. Jika sudah tepat dan jelas, maka hasil dicetak dalam film untuk

dilakukan

diagnosis

lebih

lanjut.

Dalam

Pemeriksaan

MAMMOGRAFI

membutuhkan dokumen pendukung seperti formulir permintaan pemeriksaan

radiologi, formulir permintaan pemeriksaan mammografi.

e.

CT-SCAN (Computed Tomography)

Untuk bisa dilaksanakanya pemeriksaan dengan menggunakan alat

CT-SCAN radiografer harus memastikan bahwa pasien wanita tidak dalam keadaan

mengandung (hamil). Hal ini disebabkan karena tingkat radiasi sinar-X pada alat

CT-SCAN bisa membahayakan janin yang ada didalam kandungan. Pemeriksaan ini

dilakukan harus dengan ruang tertutup khusus dengan kemampuan kedap radiasi,

agar tingkat radiasi tidak menyebar ke luar ruangan. Walaupun memiliki tingkat

radiasi yang sama – sama tinggi dengan MRI, CT-SCAN tidak memakai medan

magnet untuk bisa menembus bagian dalam pasien, melainkan menggunakan

sinar-X. CT-SCAN mampu menghasilkan hasil yang lebih rinci dan terpisah dan dibentuk

menjadi tampilan 3D sehingga lebih memudahkan dokter dalam melakukan

diagnosa. Dalam Pemeriksaan CT-SCAN membutuhkan dokumen pendukung seperti

formulir persiapan pemeriksaan radiologi dengan Kontras IntraVena, formulir

persiapan Pemeriksaan CT SCAN Abdomen/ Whole Abdomen dengan Kontras Oral

dan Intra Vena (IV).

f.

Pemeriksaan BMD (Bone Mineral Densitometry)

Pemeriksaan BMD adalah Tes Kepadatan Mineral Tulang (Bone Mineral

Densitometry) umumnya berkorelasi dengan kekuatan tulang dan digunakan untuk

mendiagnosis osteoporosis. BMD diukur dengan uji absorptiometry sinar-X energi

ganda (disebut sebagai scan DXA). Dengan mengukur BMD, memungkinkan untuk

memprediksi risiko patah tulang. Ini sama halnya dengan dengan mengukur tekanan

darah untuk membantu memprediksi risiko stroke.

(28)

Penting untuk diingat bahwa tes BMD tidak dapat memprediksi dengan pasti

kapan dimulainya proses patah tulang. Ini hanya dapat memprediksi risiko. Tes

kepadatan tulang tidak sama dengan scan tulang, yang merupakan tes kedokteran

yang digunakan untuk mendeteksi tumor, kanker, patah tulang, dan infeksi pada

tulang.

Standar penilaian hasil tes BMD mengacu pada standar yang dikeluarkan

oleh WHO untuk osteoporosi (WHO Technical Report Series # 843, Jenewa 1994):

Hasil tes dinyatakan normal bila statistik BMD menunjukkan skor T antara 1

dan -1, dengan standar deviasi 1 dibanding rata-rata orang dewasa.

Massa tulang yang rendah (secara medis disebut osteopenia) bila nilai BMD

yang lebih besar dari 1 deviasi standar tetapi kurang dari 2,5 standar deviasi

terhadap rata-rata orang dewasa. Laporan ini menunjukkan skor T antara -1 dan -2,5,

yang berarti meningkatkan risiko patah tulang tetapi tidak memenuhi kriteria untuk

osteoporosis.

Osteoporosis: Sebuah nilai BMD 2,5 atau standar deviasi bawah lebih besar

dari massa tulang puncak dewasa rata-rata muda. BMD dalam kisaran ini

menandakan risiko patah tulang lebih tinggi daripada osteopenia. Laporan ini

menunjukkan skor T -2,5 atau lebih rendah.

National Osteoporosis Foundation memperkirakan bahwa 10 juta orang di

Amerika Serikat mengalami osteoporosis dan hampir 34 juta lebih memiliki

osteopenia, yang menempatkan mereka pada risiko lebih besar untuk osteoporosis.

Data penelitian dari Depkes Indonesia pada tahun 2006 menunjukkan bahwa 1 dari 5

orang Indonesia rentan terkena penyakit osteoporosis.

g.

MRI (Magnetic Resonance Imaging)

Untuk dilaksanakan pemeriksaan dengan menggunakan alat MRI, pasien

tidak boleh membawa benda logam baik yang ada didalam tubuh pasien maupun

yang melekat pada tubuhnya kedalam ruang MRI. Hal ini dikarenakan MRI

menggunakan medan magnet yang sangat tinggi. Membawa benda logam ke area

tersebut akan sangat berbahaya karena dapat menyebabkan tertariknya logam ke

mesin MRI dan bisa merusak peralatan. Daya tarik logam ini mampu menarik lebih

bahan logam lebih dari berat manusia sekalipun. Selain itu pasien dengan implan

logam atau yang menggunakan alat pacu jantung juga dilarang mendekat ke area

(29)

MRI. Berdasarkan jenis radiasi yang digunakan, pemeriksaan MRI jauh lebih aman

bagi manusia daripada pemeriksaan radiologi lainnya yang menggunakan radiasi

sinar-X.

Hasil pemeriksaan MRI membutuhkan film lebih dari satu lembar sebagai

media cetaknya. Pencetakan yang banyak tersebut dikarenakan MRI perlu mencetak

hasil gambar 2D dan 3D secara terbagi-bagi sesuai dengan pengaturan protokol

pemeriksaan (sekuen) yang digunakan. Pemeriksaan MRI bisa saja berbeda-beda

jumlah cetak pada setiap pemeriksaanya, tergantung dari jenis pemeriksaan dan

diagnosis pasien. Hasil pemeriksaan MRI ini bisa digunakan untuk diagnosis

kelainan pada jaringan lunak atau daerah anatomi terkecil sekalipun. Berbeda dengan

pemeriksaan CT Scan yang baik untuk mendeteksi kelainan pada jaringan keras dan

tulang.

Dalam pemeriksaan MRI mebutuhkan dokumen pendukung yaitu formulir

permintaan pemeriksaan MRI, surat persetujuan penggunaan zat kontras/anastesi,

formulir anamnesis pemeriksaan pasien MRI. Zat kontras digunakan dalam

pemeriksaan MRA (Magnetic resonance angiography, yaitu kelompok pemeriksaan

menggunakan

modalitas

magnetic

resonance

imaging

(MRI)

untuk

memvisualisasikan pembuluh darah). Bila permohonan pemeriksaan MRI meminta

pemeriksaan MRCP (magnetic resonance cholangiopancreatography, adalah istilah

dalam pencitraan medis yang menyatakan sebuah teknik untuk memvisualisasikan

saluran empedu dan saluran pankreas menggunakan modalitas MRI), maka formulir

persiapan pemeriksaan MRCP diberikan.

h.

USG (Ultrasonography)

USG Merupakan alat pemeriksaan yang paling tidak berisiko pada

departemen radiologi. Hal ini dikarenakan USG memiliki kadar radiasi yang sangat

rendah dan tidak membahayakan sama sekali bagi mahluk hidup. untuk bisa

memakai alat ini, pasien hanya perlu untuk melepas baju bagian atas dan pasien

diharuskan untuk diolesi cairan khusus untuk bisa melihat kondisi internal fisik

pasien. hasil pasien bisa terlihat dilayar alat USG tersebut. Hasil USG bisa terlihat

langsung dilayar. Bukan hanya dokter radiologi / petugas radiografer saja yang bisa

melihat keadaan internal pasien, pasien sendiri juga bisa melihat keaadaan

internalnya secara langsung, sehingga tidak diperlukan dokter untuk mencetak hasil

(30)

kedalam film. Namun jika pasien meminta hasil cetak, maka petugas radiologi akan

mencetak hasil dari alat USG tersebut. Dalam Pemeriksaan USG membutuhkan

dokumen pendukung seperti formulir permintaan pemeriksaan radiologi, formulir

persiapan pemeriksaan USG.

7. Laporan Hasil Pemeriksaan

Proses selanjutnya dokter radiologi akan menganalisis hasil visualisasi

radiologi yang sebelumnya diberikan oleh petugas radiografer, jika hasil visualisasi

radiologi membutuhkan analisa lanjut maka dokter radiologi akan melakukan

anamnesis. Anamnesis adalah diagnosa pemeriksaan pasien. Dokter radiologi akan

menulis dan mencetak hasil pemeriksaan radiologi atau disebut juga dengan

ekspertise radiologi. Hasil laporan pemeriksaan ini berupa berkas foto yang terdiri

dari beberapa hasil foto dari pemeriksaan dan hasil laporan diagnosa. Kemudian

laporan hasil tersebut diberikan kepada bagian administrasi radiologi untuk

kemudian didistribusikan kepada pasien yang bersangkutan.

Pada setiap pemeriksaan yang telah dilakukan, bagian administrasi radiologi

akan melakukan pencatatan pemeriksaan yang telah dilakukan didalam buku log

pemeriksaan pasien yang telah disiapkan. Pencatatan dicatat berdasarkan nomor urut

pemeriksaan saja yang ditambahkan sendiri secara manual oleh petugas radiologi.

8. Distribusi Hasil Pemeriksaan

Jika proses pemeriksaan telah selesai, maka bagian administrasi akan

melakukan pendataan apakah ada biaya tambahan atau tidak, jika ada maka bagian

administrasi akan mencetak biaya tambahan dan setelah itu bagian administrasi

memberikan struk biaya tambahan kepada pasien.

Biaya tambahan ini merupakan biaya alat/obat/media yang dikeluarkan lebih

dari seharusnya pada pemeriksaan pasien terkait. Setelah itu struk biaya tambahan

tersebut akan dibawa ke kasir untuk melakukan pelunasan biaya tambahan. Jika

pembayaran biaya tambahan sudah lunas maka kasir akan mencetak struk pelunasan

biaya tambahan. Pasien memberikan struk tersebut kepada bagian administrasi

radiologi untuk bisa mengambil hasil pemeriksaan yang telah dilakukan.

(31)

Bagian administrasi

radiologi akan menyerahkan amplop yang berkas foto

pemeriksaan pasien beserta hasil pemeriksaan kepada pasien. Pasien yang telah

menerima foto dan hasil pemeriksaan akan membawa hasil tersebut ke dokter

pengirim atau dokter luar lainya untuk dilakukan pembacaan hasil pemeriksaan.

9. Persediaan Material Radiologi

Setiap proses pemeriksaan, petugas radiografer akan melakukan pendataan

penggunaan obat, alat dan bahan medis habis pakai, dan film yang telah digunakan

oleh pasien secara manual. Setiap minggu dibuat laporan pembelian material

radiologi seperti obat-obatan, film, dan sebagainya. Untuk proses pemesanan

persediaan, jika persediaan sudah mencapai batas kurang maka petugas radiografer

akan membuat surat permintaan barang. Ambang batas kurang yang ditentukan bisa

saja berbeda – beda setiap bulannya, bergantung pada keadaan data penggunaan

peralatan dan obat pada bulan yang terkait. Nantinya bagian farmasi akan

memverifikasi untuk segera dilakukan pemberian barang sesuai dengan permintaan.

Setelah itu petugas radiografer akan membuat laporan penerimaan barang yang

kemudian akan diberikan kepada kepala radiologi. Kepala radiologi nantinya akan

memverifikasi penerimaan barang yang telah diterima oleh petugas radiografer. Jika

ada obat yang tidak sesuai maka radiografer akan mengembalikan barang tersebut ke

bagian farmasi kemudian radiografer akan yang akan membuat laporan barang apa

saja yang sudah dikembalikan kepada bagian farmasi, dan membuat laporan

pengembalian barang yang akan diverifikasi oleh kepala radiologi.

3.5. Masalah

Secara garis besar, departemen radiologi Rumah Sakit Royal Taruma telah

memanfaatkan sistem komputer dengan aplikasi desktop, namun sistem yang ada

sekarang masih belum mencakup keseluruhan proses bisnis yang berjalan.

Pemanfaatan sistem informasi radiologi di RS. Royal Taruma masih hanya terbatas

pada proses pendaftaran pasien, pembayaran, dan penulisan laporan hasil

pemeriksaan. Sistem yang berjalan belum menyatukan modul aplikasi yang ada

dengan kebutuhan keseluruhan proses bisnis di lapangan.

(32)

Berdasarkan atas wawancara dan pengamatan yang telah penulis lakukan

terdapat beberapa masalah yang sering dihadapi oleh Rumah Sakit Royal Taruma

sebagai berikut:

3.5.1. Verifikasi Permohonan Pemeriksaan oleh Dokter Radiologi

Review atau verifikasi permohonan pemeriksaan dari dokter pengirim oleh

dokter radiologi termasuk dalam pengolahan data klinis. Verifikasi betujuan untuk

mendapatkan persetujuan pemeriksaan pasien. Proses berjalan sekarang masih

menggunakan sistem pencatatan manual. Hal ini menyebabkan petugas administrasi

radiologi harus melakukan pendistribusian formulir fisik secara berulang-ulang antar

ruang dokter radiologi dengan ruang administrasi.

3.5.2. Proses Penjadwalan

Proses penjadwalan pemeriksaan radiologi termasuk kedalam pengolahan

data administrasi. Proses penjadwalan sekarang masih dituliskan di papan tulis dan

buku perjanjian pemeriksaan. Dalam kasus ini pencatatan untuk pemeriksaan pasien

terkadang bisa lupa untuk dituliskan ke dalam papan tulis dan buku perjanjian,

sehingga hal ini dapat menyebabkan bentrok pemeriksaan jika ada pasien yang

melakukan pemeriksaan di jam yang sama.

Untuk pasien yang melakukan pemeriksaan secara berkala, petugas

administrasi radiologi harus mencari data pasien yang harus melakukan pemeriksaan

tersebut, hal ini dapat memungkinkan menyebabkan pemeriksaan yang dilakukan

terlambat untuk dilakukan.

3.5.3. Pencatatan Pemeriksaan Pasien pada Tiap Modalitas

Pencatatan pemeriksaan pasien termasuk dalam pengolahan data

administrasi. Pencatatan pemeriksaan pasien yang berjalan masih dicatat dalam buku

log, setiap buku log merupakan modalitas yang berbeda. Seperti pemeriksaan MRI

memiliki buku pemeriksaan sendiri, dan pemeriksaan CT Scan mempunyai buku

sendiri. Hal ini dapat menyebabkan pencarian pemeriksaan pasien yang

membutuhkan waktu relatif lama.

(33)

3.5.4. Pencarian Riwayat Pemeriksaan Pasien

Sistem pencarian riwayat pemeriksaaan pasien termasuk dalam pengolahan

data klinis. Sistem pencarian riwayat pemeriksaan pasien hanya dapat disaring

berdasarkan tanggal atau bulan pemeriksaan pasien. Hal ini dapat menyulitkan

petugas administrasi radiologi atau dokter jika ingin melakukan pencarian riwayat

pemeriksaan pasien.

3.5.5. Rekapitulasi Transaksi Pemeriksaan berdasarkan Dokter Pengirim

Rekapitulasi Transaksi termasuk kedalam pengolahan data administrasi.

Dalam sistem yang berjalan, data dokter pengirim tidak akurat. Sehingga jika petugas

administrasu ingin menuliskan nama dokter pengirim yang baru harus memasukkan

data tersebut ke dalam database. Hal ini dapat mengganggu pada saat proses

pencatatan dalam keadaan darurat atau dalam keadaan untuk menuliskan informasi

tersebut dalam waktu yang cepat.

Dalam sistem yang berjalan data rekap dokter pengirim tidak ada, hal ini

berguna untuk melakukan pendataan dokter mana yang sering melakukan

pemeriksaan yang nantinya dapat digunakan untuk mengetahui seberapa sering

dokter pengirim merekomendasikan atau merujuk pasien agar melakukan

pemeriksaan radiologi di Rumah Sakit Royal Taruma. Informasi ini ditujukan untuk

membangun relasi yang lebih baik lagi bagi Rumah Sakit Royal Taruma dengan

memberikan apresiasi kepada dokter pengirim.

3.6. Usulan Pemecahan Masalah

Untuk menyelesaikan masalah pada Rumah Sakit Royal Taruma, penulis

mengusulkan beberapa pemecahan masalah, antara lain:

3.6.1. Verifikasi Pemeriksaan dari Dokter Radiologi

Proses persetujuan oleh dokter ahli radiologi atas permintaan pemeriksaan

radiologi yang diajukan dilakukan melalui sistem. Sehingga petugas administrasi

radiologi menerima informasi persetujuan pemeriksaan dengan perubahan status,

dengan demikian tidak perlu lagi ada pendistribusian formulir-formulir fisik antar

ruangan. Dengan demikian petugas administrasi radiologi dengan segera dapat

memberikan informasi kepada pasien.

(34)

3.6.2. Proses Penjadwalan

Sistem penjadwalan pasien yang berinformasikan tentang modalitas yang

digunakan, dengan tercantumnya modalitas yang ada. Dapat menghindarkan jadwal

bentrok. Untuk mempermudah pencarian data pasien dalam melakukan penjadwalan,

sistem akan mereferensikan data pasien sesuai dengan penjadwalan terkait.

3.6.3. Pencatatan Pemeriksaan Pasien dan Modalitas

Nantinya sistem akan memiliki pencatatan pemeriksaan sesuai modalitas

yang digunakan, hal ini dapat memudahkan radiografer maupun administrasi

radiologi dalam melakukan pencarian pemeriksaan sesuai dengan modalitas yang ada

dan akan disimpan kedalam sistem. Dengan adanya pencatatan pemeriksaan sesuai

dengan modalitas maka administrasi radiologi dapat melihat informasi modalitas

berikut dengan pemeriksaan yang sering dilakukan pasien. Hal ini berguna untuk

membantu dalam pembuatan laporan sesuai pemeriksaan modalitas. Membantu

kemudahan dalam pengecekan dan pencarian data pemeriksaan pasien sesuai dengan

modalitas jika data tersebut diperlukan untuk kepentingan medis. Dengan demikian

lebih memudahkan pencarian dibandingkan dengan mencari menggunakan buku log

sesuai dengan kategori modalitas.

3.6.4. Pencarian Riwayat Pemeriksaan Pasien

Dengan sistem yang dirancang ini, pencarian riwayat pasien dapat melakukan

pencarian riwayat pemeriksaan dengan menggunakan nama pasien. Hal ini

memudahkan dalam pencarian riwayat pemeriksaan dibandingkan dengan mencari

pasien berdasarkan tanggal atau bulan pemeriksaan.

3.6.5. Laporan Dokter Pengirim

Dengan sistem yang dirancang ini radiografer maupun petugas administrasi

radiologi dapat melihat rekap yang tercatat dari dokter pengirim yang telah merujuk

pemeriksaan pasien radiologi ke Rumah Sakit Royal Taruma. Sehingga rekap ini

dapat menjadi track record dokter pengirim yang telah merujuk pemeriksaan

radiologi ke Rumah Sakit Royal Taruma. Dengan adanya track record tersebut,

terlihat seberapa sering dokter pengirim merekomendasikan pasien untuk melakukan

pemeriksaan radiologi di Rumah Sakit Royal Taruma, sehingga Rumah Sakit Royal

(35)

Taruma dapat memberikan apresiasi kepada dokter pengirim tersebut. Dengan

demikian, dokter pengirim yang sering melakukan rujukan pemeriksaan radiologi

dapat dijadikan sebagai mitra kerja sama dalam pemeriksaan radiologi yang nantinya

akan dilakukan di Rumah Sakit Royal Taruma.

3.6.6. Integrasi Data

Untuk mendukung proses pemeriksaan radiologi membutuhkan

dokumen-dokumen pemeriksaan yang berisikan informasi pemeriksaan pasien radiologi, data