i
RANCANG BANGUN SISTEM ANALISIS JABATAN DAN
BEBAN KERJA PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH
KOTA SEMARANG
Laporan ini disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Studi Teknik Informatika S-1 pada Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Dian Nuswantoro
Disusun Oleh:
Nama
: Kenstano Alsanogiar
NIM
: A11.2011.06488
Program Studi : Teknik Informatika S-1
F A K U L T A S I L M U K O M P U T E R
U N I V E R S I T A S D I A N N U S W A N T O R O
S E M A R A N G
2 0 1 5
ii Nama Pelaksana : Kenstano Alsanogiar
NIM : A11.2011.06488
Program Studi : Teknik Informatika S-1 Fakultas : Ilmu Komputer
Judul Tugas Akhir : Rancang Bangun Sistem Analisis Jabatan dan Beban Kerja Pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang
Tugas Akhir ini telah diperiksa dan disetujui, Semarang, Juli 2015
Menyetujui, Mengetahui,
Pembimbing Dekan Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Dian Nuswantoro
iii Nama Pelaksana : Kenstano Alsanogiar
NIM : A11.2011.06488
Program Studi : Teknik Informatika S-1 Fakultas : Ilmu Komputer
Judul Tugas Akhir : Rancang Bangun Sistem Analisis Jabatan dan Beban Kerja Pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang
Tugas Akhir ini telah diujikan dan dipertahuankan dihadapan Dewan Penguji pada Sidang tugas akhir tanggal Juli 2015. Menurut pandangan kami, tugas akhir ini
memadai dari segi kualitas maupun kuantitas untuk penganugrahan gelar Sarjana Komputer (S.Kom)
Semarang, Juli 2015
Umi Rosyidah, S.Kom, M.T Noor Ageng Setiyanto, M.Kom
Anggota 1 Anggota 2
Heribertus Himawan, M.Kom Ketua Penguji
iv
Sebagai mahasiswa Universitas Dian Nuswantoro yang bertanda tangan di bawah ini, saya :
Nama : Kenstano Alsanogiar NIM : A11.2011.06488
Menyatakan bahwa karya ilmiah saya yang berjudul :
Rancang Bangun Sistem Analisis Jabatan dan Beban Kerja Pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang
Merupakan karya asli saya (kecuali cuplikan dan ringkasan yang masing-masing telah saya jelaskan sumbernya dan perangkat pendukungnya). Apabila di kemudian hari, karya saya disinyalir bukan merupakan karya asli saya, yang disertai dengan bukti-bukti yang cukup, maka saya bersedia untuk dibatalkan gelar saya beserta hak dan kewajiban yang melekat pada gelar tersebut. Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : Semarang Pada tanggal : Juli 2015
Yang menyatakan
v
Sebagai mahasiswa Universitas Dian Nuswantoro yang bertanda tangan di bawah ini, saya :
Nama : Kenstano Alsanogiar NIM : A11.2011.06488
Demi mengembangkan Ilmu Pengetahuan, menyetuji untuk memberikan kepada Universitas Dian Nuswantoro Hak Bebas Royalti Non-Elskusif ( Non-exclusive Royalty-Fee Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul :
Rancang Bangun Sistem Analisis Jabatan dan Beban Kerja Pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang berserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan Hak Bebas Royalti Non-Elskusif ini Universitas Dian Nuswantoro berhak untuk menyimpan, mengopy ulang (memperbanyak), menggunakan dalam bentuk pangkalan data (database), mendistribusikannya dan menampilkan/mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta.
Saya bersedia untuk menanggung secara pribadi, tanpa melibatkan pihak Universitas Dian Nuswantoro, segala bentuk tuntutan hukum yang timbul atas pelanggaran Hak Cipta dalam karya ilmiah saya ini.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : Semarang Pada tanggal : Juli 2015
Yang menyatakan
vi
diberikan, sehingga penulis Laporan Tugas Akhir yang berjudul “Rancang Bangun Sistem Analisis Jabatan dan Beban Kerja Menggunakan Metode Waterfall Pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang” ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya meskipun harus melalui berbagai hambatan.
Laporan ini disusun untuk memenuhi nilai akhir dari Tugas Akhir pada Program Studi Teknik Informatika jenjang Strata Satu (S1) di lingkungan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dian Nuswantoro Semarang. Laporan ini berisi tentang pelaksanaan tugas akhir serta menjelaskan tentang bagaimana proses Analisis Jabatan dan Beban Kerja pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang.
Atas tersusunnya Laporan Tugas Akhir ini, penulis tidak lupa mengucapkan terima kasih yang teramat besar kepada:
1. Dr.Ir.Edi Noersasongko, M.Kom selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang
2. Dr. Drs. Abdul Syukur, MM selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
3. Heru Agus Santoso,Ph.D selaku Ka. Program Studi Teknik Informatika-S1 4. Heru Lestiawan, M.Kom selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak
meluangkan waktu untuk membimbing serta memberikan masukan dan pengarahan dalam menyelesaikan laporan Tugas Akhir ini.
5. Dosen-dosen pengampu di Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dian Nuswantoro Semarang yang telah memberikan ilmu dan pengalamannya masing-masing.
6. Orang tua yang selalu mencurahkan rasa kasih sayangnya kepada penulis, senantiasa selalu mendoakan dan memberikan dorongan semangat untuk mewujudkan cita-cita dan harapan penulis. Dari merekalah penulis mendapatkan rasa kebahagiaan serta dorongan semangat yang begitu besar.
vii
dan informasi untuk kelancaran penyusunan laporan tugas akhir ini.
9. Nani Ernawati, Amanda Novita,Ardian Pratama dan teman-teman yang ikut mendukung dan memotivasi penulis dalam penyusunan laporan tugas akhir ini.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun.
Akhir kata, dengan segala kerendahan hati penulis berharap Laporan Tugas Akhir ini bisa bermanfaat bagi semua pihak.
Semarang, Juli 2015
viii
elektronika dan teknologi informasi telah memberi berbagai kemudahan dalam berbagai aspek kehidupan manusia. Analisis jabatan memiliki peranan yang sangat penting dalam menejemen sumber daya manusia yaitu meningkatkan kinerja organisasi baik dari segi produktivitas, pelayanan maupun kualitas untuk mencapai tujuan utama organisasi. Hal tersebut tercermin oleh beberapa aparatur yang kurang sesuai antara keterampilan dan keahlian yang dimiliki dengan beban kerja, dan masih adanya pengangkatan dalam jabatan yang memenuhi kualifikasi yang ditentukan, baik dari segi tingkat pendidikan, kepangkatan, skill maupun pengalaman Penerapan analisis jabatan ditinjau dari uraian pekerjaan nampaknya juga mengalami hal yang sama yaitu belum semua aparatur dalam penempatannya sesuai yang diharapkan. Kurang optimalnya dalam penerapan analisis jabatan ternyata membawa konsekuensi terhadap kinerja aparatur. . Hasil penelitian ini menghasilkan informasi jabatan dan beban kerja setiap jabatan, sehingga membantu Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang dalam rekruitmen
pegawai. Aplikasi pada penelitian ini diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman Borland Delphi 7.0 dan database MySQL.
ix
Halaman Persetujuan ... ii
Halaman Pengesahan ... iii
Halaman Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ... iv
Halaman Pernyataan Persetujuan Publikasi ... v
Halaman Ucapan Terimakasih ... vi
Halaman Abstrak ... viii
Halaman Daftar Isi ... ix
Halaman Daftar Gambar ... xi
Halaman Daftar Tabel ... xii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Pembatasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan Tugas Akhir ... 3
1.5 Manfaat Tugas Akhir ... 4
BAB II LANDASAN TEORI ... 5
2.1 Analisis Jabatan ... 5
2.2 Analisis Beban Kerja ... 16
2.3 Metode Waterfall ... 18 2.4 Pengertian Rancang ... 21 2.5 Pengertian Bangun ... 21 2.6 Pengertian Sistem ... 21 2.7 Pengertian Informasi ... 23 2.7.1 Kualitas Informasi ... 23 2.7.2Nilai Informasi ... 25 2.8 Perancangan Sistem ... 25
2.8.1Pengertian Perancangan Sistem ... 25
x
3.2.1 Jenis Data ... 35
3.2.2 Sumber Data ... 36
3.3 Metode Pengumpulan Data ... 36
3.4 Tahap-Tahap Pengembangan Sistem ... 37
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 40
4.1Tinjauan Umum Instansi ... 40
4.1.1 Sejarah Singkat Terbentuknya BKD Kota Semarang ... 40
4.1.2 Struktur Organisasi ... 41
4.1.3 Visi dan Misi ... 42
4.2Analisis Sistem ... 43
4.3Perancangan Sistem Secara Umum ... 48
4.4Perancangan Database ... 53
4.5Desain Input Output ... 67
4.6Rencana dan Implementasi ... 74
DAFTAR PUSTAKA ... 82 LAMPIRAN
xi
Gambar 2.2 : Pilar kualitas informasi ... 19
Gambar 4.1 : Struktur Organisasi BKD Kota Semarang ... 41
Gambar 4.2 : Context Diagram... 48
Gambar 4.3 : DFD Level 0 ... 49
Gambar 4.4 : DFD Level 1 Master Data ... 50
Gambar 4.5 : DFD Level 1 Proses Anjab dan ABK... 51
Gambar 4.6 : DFD Level 1 Proses Laporan ... 52
Gambar 4.7 : ERD ... 53
Gambar 4.8 : Relasi Tabel ... 61
Gambar 4.9 : Form Menu Admin ... 67
Gambar 4.10: Form Pendataan Bakat Kerja ... 67
Gambar 4.11: Form Pendataan Temperamen Kerja ... 68
Gambar 4.12: Form Pendataan Minat Kerja ... 68
Gambar 4.13: Form Pendataan Upaya Fisik ... 69
Gambar 4.14: Form Pendataan Fungsi Pekerjaan ... 69
Gambar 4.15: Form Pendataan Waktu Kerja Efektif ... 70
Gambar 4.16: Form Pendataan Pegawai ... 70
Gambar 4.17: Form Analisis Jabatan ... 71
Gambar 4.18: Form Beban Kerja ... 71
Gambar 4.19: Laporan Ikhtisar Jabatan ... 72
Gambar 4.20: Laporan Uraian Tugas ... 72
xii
Tabel 2.2: Simbol DFD Leveled ... 28
Tabel 2.3: Simbol Data Dictionary ... 30
Tabel 2.4: Simbol-Simbol ERD... 31
Tabel 4.1: Struktur Tabel Eselon ... 62
Tabel 4.2: Struktur Tabel Jabatan ... 62
Tabel 4.3: Struktur Tabel Pendidikan ... 62
Tabel 4.4: Struktur Tabel WKE (Waktu Kerja Efektif) ... 63
Tabel 4.5: Struktur Tabel SKPD ... 63
Tabel 4.6: Struktur Tabel Golongan ... 63
Tabel 4.7: Struktur Tabel Pegawai ... 64
Tabel 4.8: Struktur Tabel Anjab ... 65
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Reformasi Birokrasi yang dilaksanakan pemerintah adalah untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik. Namun demikian, profesionalisme Pegawai Negeri Sipil selaku penyelenggara masih belum sesuai dengan yang diharapkan. Salah satu penyebab utamanya karena terjadi ketidaksesuaian antara kompetensi Pegawai dengan jabatan yang didudukinya. Ketidaksesuaian itu disebabkan oleh komposisi keahlian atau keterampilan Pegawai yang belum proporsional. Demikian pula, pendistribusian Pegawai masih belum mengacu pada kebutuhan nyata organisasi, dalam arti belum didasarkan pada beban kinerja organisasi. Menumpuknya pegawai disatu unit tanpa pekerjaan yang jelas dan kurangnya pegawai diunit lain merupakan kenyataan dari permasalahan tersebut. Disisi lain pembentukan organisasi cenderung tidak berdasarkan kebutuhan nyata, dalam arti organisasi yang dibentuk terlalu besar sementara beban kerjanya kecil, sehingga pencapaian tujuan organisasi kurang efisien dan efektif. Berbagai upaya dilakukan untuk dapat meningkatkan kualitas dari aparatur negara. Salah satunya seperti dalam UU No. 17 tahun 2007 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional 2005 - 2025. Dimana dinyatakan bahwa “pembangunan aparatur negara dilakukan melalui reformasi birokrasi”. Reformasi manajemen kepegawaian dilakukan dengan mengubah cara berpikir (mindset) aparatur negara dahulu, karena hal tersebut sangat vital dan mendasar (Effendi, 2008: 55).
Pelaksanaan analisis jabatan dan analisis beban kerja pada hakekatnya diharapkan agar terpenuhi tuntutan kebutuhan untuk menciptakan efektivitas dan efisiensi serta profesionalisme sumber daya
manusia aparatur yang memadai pada setiap instansi serta mampu melaksanakan tugasnya. Selain itu, pelaksanaan analisis jabatan dan analisis beban kerja dapat menghasilkan suatu tolok ukur bagi Pegawai/unit organisasi dalam melaksanakan kegiatan, yaitu berupa norma waktu penyelesaian pekerjaan, tingkat efisiensi kerja, standar beban kerja dan prestasi kerja, menyusun formasi pegawai, dan penyempurnaan sistem prosedur kerja dan manajemen lainnya.
Kemajuan teknologi informasi penyusunan analisis jabatan dan analisis beban kerja dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi berbasis elektronik. Keuntungan dengan menggunakan aplikasi antara lain lebih cepat, akurat, tepat, murah, dan efisien. Selain itu dengan Aplikasi Sistem Informasi Analisis Jabatan dan Beban Kerja dapat membantu pemerintah dalam pembangunan di daerah, terutama bagi penyedia data dan informasi bagi penyusunan kebijakan perencanaan terkait dengan aparatur pelaksanaan pemerintah. Oleh karena itu, sangat penting untuk membuat dan menyusun dokumen analisis jabatan dan analisis beban kerja berbasis elektronik.
Dengan dasar tersebut diatas, untuk penulisan tugas akhir maka diambil sebuah judul “Rancang Bangun Sistem Analisis Jabatan dan Beban Kerja pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang”.
1.2 Perumusan Masalah
Dari uraian dalam latar belakang diatas maka dapat diambil perumusan permasalahannya adalah “Bagaimana mengembangkan sebuah Rancang Bangun Sistem Analisis Jabatan dan Beban Kerja di Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang ?”.
1.3 Pembatasan Masalah
Mengingat terbatasnya tenaga dan waktu yang ada serta menjaga dan menghindari pembahasan masalah yang terlalu luas, maka penulis membatasi permasalahan pada Rancang Bangun Sistem Analisis Jabatan dan Beban Kerja di Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang yang meliputi :
a. Sistem yang dibuat adalah penganalisis jabatan dan beban kerja.
b. Sistem mencatat jawaban responden (berupa kedudukan dalam struktur organisasi, ikhtisar jabatan, uraian tugas, bahan kerja, alat kerja, hasil kerja, tanggung jawab, wewenang, korelasi jabatan, kondisi lingkungan kerja, keadaan resiko bahaya, syarat jabatan, prestasi yang diharapkan, dan butir informasi lain).
c. Output/laporan berupa laporan Analisis jabatan dan Beban Kerja Pegawai.
1.4 Tujuan Tugas Akhir
Dalam melaksanakan suatu pekerjaan pasti terdapat tujuan yang hendak dicapai, karena tujuan merupakan suatu pedoman atau pegangan yang akan digunakan dalam menentukan arah jalannya pekerjaan tersebut.
Adapun tujuan dari penulis adalah :
1. Membangun Rancang Bangun Sistem Analisis Jabatan dan Beban Kerja di Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang.
2. Membantu mempermudah dalam memberikan masukan bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan secara cepat, tepat, dan akurat.
1.5 Manfaat Tugas Akhir
Manfaat yang didapat dari penyusunan Tugas Akhir ini adalah : 1. Bagi Mahasiswa
a) Menambah pengetahuan dan wawasan bagi penulis melalui Rancang Bangun Sistem Analisis Jabatan dan Beban Kerja di Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang.
b)Untuk menerapkan dan mengembangkan ilmu yang diperoleh di perkuliahan.
2. Bagi Akademik
Laporan Tugas Akhir ini dapat dijadikan sebagai sarana pengenalan atau tambahan informasi serta referensi di perpustakaan Universitas Dian Nuswantoro Semarang mengenai permasalahan yang terkait pada sistem tersebut.
3. Bagi Instansi
a) Sebagai pertimbangan dan masukan Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang mengenai sistem yang dapat membantu penyelesaian masalah pengelolaan Analisis Jabatan dan Beban Kerja Pegawai Negeri Sipil.
b)Memberikan kemudahan bagi kepala bagian, Subbag Kepegawaian atau Kasi yang berhubungan dengan pengelolaan Analisis Jabatan dan Beban Kerja.
5
Dalam manajemen kepegawaian, langkah pertama yang dilakukan yaitu mendapatkan pegawai yang berkompeten, baik secara kualitas maupun kuantitas untuk dapat berkontribusi dalam suatu instansi atau organisasi. Metode yang dilakukan untuk menentukan jumlah dengan menggunakan analisis beban kerja (ABK), lalu dalam menentukan kualitas dengan menggunakan analisis jabatan (Anjab). Analisis jabatan merupakan proses pengumpulan, pencatatan, pengolahan, dan penyusunan data jabatan menjadi informasi jabatan.. Analisis jabatan (job analysis) terdiri dari dua kata, yaitu job
dan analysis. Job memiliki arti sebagai tugas atau jabatan, kemudian analysis
berarti menguraikan. (Perka BKN No. 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan)
Dale Yoder (1981: 210), mengemukakan bahwa:
“Job analysis is the procedur by which the facts with respect to each job are systematically discover and noted. It is sometimes called job study, suggesting the care with which tasks; processes; responsibilities; and personnel requirement are investigated. Job analysis, which focuses attention on the characteristics of employees, using physical examinations tests, interviews, and other procedures for this purpose” (Mangkunegara, 2007: 13).
Hal tersebut menjelaskan bahwa analisis jabatan sebagai prosedur melalui fakta-fakta yang berhubungan dengan setiap jabatan yang diperoleh dan dicatat secara sistematis.
Robert dan John H. Jackson (2001), mengemukakan bahwa:
Analisis pekerjaan merupakan suatu cara sistematis untuk mengumpulan dan menganalisis informasi tentang isi pekerjaan dan kebutuhan tenaga manusia, dan konteks di mana pekerjaan dilaksanakan atau sistem formal untuk mengumpulkan data tentang apa yang dikerjakan orang dalam pekerjaannya (Sunyoto, 2013: 53).
Drs. Moekijat (2010: 12), mengemukakan bahwa:
Analisis jabatan merupakan suatu prosedur, melalui fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan yang diperoleh atau dikumpulkan dan dicatat secara sistematis.
Analisis jabatan adalah suatu proses, metode, dan teknik untuk memperoleh data jabatan yang diolah menjadi informasi jabatan dan disajikan untuk berbagai kepentingan program kelembagaan, kepegawaian, dan ketatalaksanaan. Produk akhir dari analisis jabatan adalah deskripsi tertulis dari persyaratan aktual suatu jabatan (Samsudin, 2007: 65).
Dalam analisis jabatan tidak hanya jabatan saja yang perlu dianalisis, namun juga pegawai yang nantinya akan menduduki jabatan juga dianalisis dengan menyesuaikan dengan kualifikasi minimal yang harus dimiliki oleh pegawai. Analisis jabatan menitikberatkan kepada fakta-fakta yang berhubungan dengan jabatan, dimana menghasilkan persyaratan jabatan/pekerjaan (Job Specification) dan uraian jabatan/pekerjaan (Job Description). Unsur-unsur dari deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan, yaitu sebagai berikut:
a. Deskripsi Pekerjaan (Job Description)
Deskripsi pekerjaan merupakan hasil analisis jabatan yang berupa uraian tertulis mengenai tugas pokok, wewenang, tanggung jawab, kondisi kerja, spesifikasinya dari suatu jabatan. Deskripsi pekerjaan digunakan untuk dapat mempermudah dalam memahami dan mengerti mengenai
uraian jabatan yang harus dilakukan oleh pegawai pada jabatan tersebut. Dimana hal tersebut didasarkan pada kenyatan yang dijelaskan melalui pertanyaan: apa, mengapa, bagaimana, kapan, dan dimana. Uraian jabatan (Job Description) dapat mengandung catatan tentang standar jabatan, khususnya apabila analisis jabatan tersebut menggunakan studi gerak dan waktu (Samsudin, 2010: 22).
Terdapat isi pokok dari suatu deskripsi jabatan/pekerjaan (Samsudin, 2010: 67), sebagai berikut:
1) Identifikasi pekerjaan 2) Ringkasan pekerjaan
3) Rincian tugas yang dilaksanakan
4) Pengawasan yang diberikan dan diterima 5) Hubungan dengan jabatan/pekerjaan lainnya 6) Bahan, alat, dan mesin yang dipergunakan 7) Kondisi lingkungan kerja
8) Penjelasan istilah-istilah yang tidak lazim
9) Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan diatas. b. Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification)
Spesifikasi jabatan/pekerjaan merupakan karakteristik atau syarat-syarat pekerja yang nantinya akan melaksanakan suatu tugas dan mencapai hasil kerja yang lebih baik. Persyaratan pekerja meliputi: pengetahuan, keterampilan, kemampuan mental, kemampuan fisik, dan sifat kepribadian tertentu. Persyaratan jabatan digunakan sebagai dasar untuk penarikan pegawai, penempatan, mutasi/pemindahan, dan promosi. Spesifikasi jabatan merupakan hasil dari analisis jabatan dan gambaran/uraian jabatan, dimana mengandung hal-hal sebagai berikut:
1) Identifikasi jabatan, meliputi: a. Nama
b. Kode c. Bagian
2) Persyaratan jabatan, meliputi: a. Pendidikan
b. Tingkat kecerdasan minimun yang diperlukan c. Pengalaman yang diperlukan
d. Pengetahuan dan keterampilan e. Persyaratan fisik f. Status perkawinan g. Jenis kelamin h. Usia i. Kewarganegaraan j. Kualifikasi emosi
k. Kemampuan khusus lain (Samsudin, 2010: 68).
Melakukan analisis jabatan tentunya perlu adanya beberapa hal yang perlu diperhatikan, seperti yang dikemukakan oleh Ghiselli dan Brown (1955: 18-19) dalam Mangkunegara (2007:15), yaitu sebagai berikut:
A. Mengenai jabatan a. Nama jabatan
b. Metode dan prosedur kerja masa kini, meliputi:
1. Kewajiban dan tugas yang harus dikerjakan oleh pegawai; 2. Bahan perlengkapan yang dipakai oleh pegawai;
3. Alat-alat, mesin, dan peralatan yang digunakan pegawai;
4. Metode, prosedur yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaan; 5. Tanggung jawab;
6. Besarnya pengawasan yang diterima; dan 7. Ukuran standar hasil kerja
c. Kondisi fisik dalam lingkungan kerja, meliputi: tempat kerja di dalam/luar; kondisi penerangan/cahaya; kondisi ventilasi; kondisi kegaduhan suara; dan kondisi yang tidak sehat
d. Hubungan antara pekerjaan yang satu dengan pekerjaan lainnya, meliputi: pekerja dan asisten; koordinasi tugas dan jabatan
e. Kondisi-kondisi penerimaan pegawai, meliputi: metode seleksi pegawai; lamanya jam kerja; metode penggajian; pekerja tetap dan temporer; dan kesempatan promosi jabatan.
B. Mengenai pegawai
a. Ciri-ciri jasmaniah pegawai, meliputi: kesehatan; kekuatan dan daya tahan tubuh; ukuran tubuh; keterampilan; dan kekurangan jasmani yang dapat diterima
b. Ciri-ciri rohaniah pegawai, meliputi: fungsi alat indera; kecakapan dan kemampuan; dan sifat kepribadian dan tabiat (kejujuran, stabilitas emosi)
c. Latar belakang pegawai, meliputi: pendidikan umum; pengalaman kerja sebelumnya; dan inservices training (Mangkunegara, 2007: 15-16).
Beberapa tahap dasar dalam analisis jabatan yang dikemukakan oleh Andrew J. Dubrin (1982: 29) dalam Mangkunegara (2007:14), yaitu:
a. Pengumpulan latar belakang informasi (Tahap 1)
Tahap ini mengumpulkan informasi dan diadakan pengujian terhadap informasi yang ada. selain itu juga membuat deskripsi jabatan, bagan informasi tentang upah dan gaji.
b. Pemilihan kedudukan yang representatif (Tahap 2)
Tahap ini menentukan kedudukan yang sesuai dengan kemampuan pegawai dan persyaratan yang telah ditentukan sebelumnya.
c. Pengumpulan data analisis jabatan (Tahap 3)
Tahap ini mengumpulkan data mengenai kemampuan dan skill pegawai yang relevan.
d. Pengembangan deskripsi jabatan (Tahap 4)
Melakukan pengembangan deskripsi jabatan yang sesuai dengan keperluan perusahaan.
e. Pengembangan spesifikasi jabatan (Tahap 5)
Menguaraikan kebutuhan jabatan, seperti: kemampuan; sifat; bakat; skill; dan pengalaman pegawai (Mangkunegara, 2007: 14).
Kemudian menurut Mathis dan Jackson (2001), tahap-tahap proses analisis pekerjaan (Sunyoto,2013: 71-73), yaitu:
1) Perencanaan Analisis Pekerjaan
Proses analisis pekerjaan direncanakan pada sebelum dimulai pengumpulan data dari manajer dan pegawai merupakan hal yang penting. Dan adanya rencana analisis pekerjaan juga memerlukan dukungan manajemen, seperti para manajer senior dimana mereka diperlukan dengan muncul isu perihal perubahan pada pekerjaan atau struktur organisasi. Adanya dukungan dari tingkat tertinggi manajemen akan membantu apabila timbul keresahan dan resistensi manajerial dan pegawai.
2) Mempersiapkan dan Mengkomunikasikan Analisis Pekerjaan
Persiapan dilakukan dengan mengidentifikasi terlebih dahulu pekerjaan yang sedang dikaji. Kemudian langkah krusial berikutnya yaitu mengkomunikasikan dan menjelaskan proses kepada manajer, pegawai bersangkutan, dan pihak lain yang terkait. Penjelasan berupa perihal kekhawatiran dan keresahan alamiah manusia ketika seseorang mengawasi secara ketat pekerjaan mereka.
3) Melakukan Analisis Pekerjaan
Metode yang dipilih akan menentukan jalur waktu untuk proyek tersebut. Angket dapat digunakan untuk mendapatkan informasi dari pegawai dan dikembalikan kembali kepada yang bersangkutan. Kemudian data dari analisis pekerjaan dikompilasi, lalu harus disortir per pekerjaan, famili pekerjaan, dan unit organisasi. Data tersebut harus ditinjau kembali kelengkapan dan dilanjutkan dengan melakukan wawancara untuk dijawab pleh para manajer dan pegawai.
4) Mengembangkan Uraian Pekerjaan dan Spesifikasi Pekerjaan
Pada tahap ini membahas mengenai rincian mengisi uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, dengan tujuan data harus lengkap dan mengidentifikasi area yang memerlukan klasifikasi tambahan. Kemudian uraian pekerjaan didistribusikan ke para manajer, supervisor, dan pegawai dan mereka harus meninjau ulang uraian yang telah diselesaikan. Sehingga, pihak-pihak terkait dapat memahami dan menyetujui isi yang akan dikaitkan dengan penilaian kinerja serta asemua aktivitas sumber daya manusia.
5) Mempertahankan dan Memutakhirkan Uraian Pekerjaan dan Spesifikasi Pekerjaan seseorang dari bagian sumber daya manusia bertanggung jawab untuk menjamin uraian dan spesifikasi pekerjaan tetap mutahir. Pegawai dan manajer memiliki peran penting, karena mereka yang dekat dengan pekerjaan dan lebih mengerti jika terjadi perubahan. Cara efektif agar terjadi tinjauan ulang yang efektif adalah memakai uraian dan spesifikasi pekerjaan dalam aktivitas sumber daya mausia lain. Pada organisasi, tinjauan lengkap dilakukan per tiga tahun atau ketika terjadi pergeseran teknologi dan lebih sering apabila dilakukan perubahan besar organisasi.
Informasi mengenai jabatan merupakan hal yang penting dan dangat diperlukan bagi banyak pihak, mulai dari pemegang jabatan itu sendiri, perekrut, pimpinan, hingga pada pengelola pelatihan. Hal tersebut diperlukan agar mengerti kesesuaian antara jabatan yang ada dengan pegawai yang akan mengisi jabatan tersebut. Sehingga, perlunya suatu proses yang terstruktur yaitu analisis jabatan. Ditempatkannya pegawai pada jabatan yang sesuai dengan kemampuan pegawai tersebut, berarti pegawai telah diberikan kesempatan untuk dapat mengembangkan diri dan berkontribusi secara optimal sesuai dengan potensinya.
Untuk dapat menghasilkan hasil yang baik dan mudah dimengerti, maka tim analisis perlu memperhatikan beberapa tahap pelaksanaan analisis jabatan yang benar. Berikut tahap pelaksanaan analisis jabatan dapat diuraikan sebagai berikut (Lamp. PermenPAN & RB No. 33 tahun 2011):
1) Persiapan, meliputi:
a. Pembentukan Tim Analisis
Anggota tim analisis yaitu pegawai yang ditunjuk dan mewakili unit kerja yang akan dianalisis. Anggota tim analisis sebelum menjalankan kegiatan harus dibekali terlebih dahulu dengan pelatihan analisis jabatan agar nantinya anggota memiliki kemampuan dan pengetahuan mengenai analisis jabatan.
b. Pemberitahuan Kepada Pimpinan Unit
Pimpinan unit yang akan dianalisis hendaknya diberitahu terlebih dahulu mengenai tujuan, waktu pelaskanaan, serta bantuan peran sebagai narasumber.
2) Pelaksanaan Lapangan, meliputi: a. Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan dengan cara: menggunakan daftar pertanyaan, wawancara, pengamatan langsung, referensi, dan gabungan beberapa cara.
b. Pengolahan Data
Data yang telah dikumpulkan kemudian diplah untuk dirumuskan nomenklatur jabatannya dan disusun uraian jabatannya.
c. Verifikasi Data
Pengujian kembali hasil olahan data, untuk memastikan kelengkapan dan kebenaran dengan realitas pekerjaan di unit yang dianalisis.
d. Penyempurnaan Hasil Olahan
Perbaikan hasil olahan data berdasarkan masukan yang diperoleh dari unit yang dianalisis.
3) Penetapan Hasil, meliputi:
a. Presentasi Hasil, berupa peta jabatan, uraian jabatan, dan rekomendasi atas temuan lapangan. Tujuan adanya presentasi untuk memperoleh masukan tindak lanjut dan memperoleh persetujuan pengesahannya. b. Pengesahan Hasil dilakukan dengan penerbitan surat keputusan dari
pimpinan tertinggi dari instansi yang bersangkutan.
Gambar 2.1 : Prosedur Analisis Jabatan dengan Penetapan Program MSDM
Sumber: Tjutju Y dan Suwatno, 2009: 101
Perencanaan Analisis Jabatan
Penyajian Hasil Analisis Jabatan Pengumpulan dan Pengolahan
Data
Perumusan Deskripsi Tugas dan Penetapan Spesifikasi Pekerjaan Penyusunan Program MSDM Visi, Misi,
dan Tujuan Organisasi
Kemudian kegiatan dalam analisis jabatan memiliki beberapa metode yang dapat digunakan (Samsudin, 2010:70-72), yaitu:
a. Observasi
Metode observasi dilakukan dengan melakukan peninjauan pada setiap jabatan dan melakukan pembicaraan diskusi dengan pegawai tersebut. Metode ini biasanya hanya dilakukan dengan penganalisis yang sudah memperoleh latihan secara khusus mengenai analisis jabatan.
b. Interview
Metode interview atau wawancara secara langsung dengan pegawai yang bersangkutan. Informasi yang didapat sebisa mungkin dihindari adanya kesalahpahaman antara penganalisis jabatan dengan pegawai yang diwawancarai. Metode intervies dilakukan guna mengecek kebenaran dari informasi yang diperoleh sebelumnya.
c. Angket
Metode angket dengan memberikan sejumlah pertanyaan mengenai jabatan (job questionnaires) dan meminta pegawai yang bersangkutan untuk mengisi pertanyaan-pertanyaan yang telah diajukan. Pertanyaan dibuat sedemikian rupa dengan memberikan batasan pada hal-hal yang dianggap penting agar jawaban dari pegawai tidak melenceng jauh dari pertanyaan, sehingga keterangan mengenai jabatan dapat terjawab dengan baik.
d. Kombinasi
Metode kombinasi dilakukan dengan menggabungkan ketiga cara yang sudah dijelaskan sebelumnya. Selain berdasarkan tiga cara tersebut, informasi yang terdapat dalam dokumen-dokumen hasil analisis jabatan yang telah ada sebelumnya.
Banyak terjadi pegawai di suatu perusahaan memiliki tugas yang banyak, namun ada juga pegawai yang memiliki tugas sedikit sehingga cenderung terjadi ketimpangan antar pegawai dalam melaskanakan tugasnya. Kemudian sering ditemukan bahwa ada jabatan yang sama dengan tugas-tugas yang berbeda. Adapun terdapat tugas-tugas yang sama, namun diberikan kepada jabatan yang berbeda. Adanya hal tersebut, nantiny akan mengganggu kualitas kerja pegawai pada perusahaan. Perusahaan atau organisasi harus dapat memahami dan mampu menyesuaikan antara permintaan pegawai dengan pegawai yang ada, karena perusahan merupakan wadah atau tempat para pegawai bekerja.
Terdapat empat macam informasi yang penting yang menjadi dasar dalam melakukan analisis jabatan atau pekerjaan (Samsudin, 2010: 70), yaitu:
a. Memberikan gambaran umum tentang unsur-unsur jabatan dalam perusahaan
b. Mencatat syarat-syarat perorangan yang penting untuk masing-masing jabatan
c. Memberikan gambaran akan tanggung jawab dari pemegang jabatan d. Memberi catatan tentang beberapa kondisi kerja yang penting.
Suatu perencanaan pegawai lebih mudah dilakukan apabila telah diketahui dengan tepat dan jelas mengenai batasan masing-masing jabatan, sehingga nantinya tidak akan terjadi adanya duplikasi tugas pada pegawai. Demi mendapatkan jumlah, komposisi, dan distribusi pegawai yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Maka perlu dilakukannya kegiatan analisis jabatan pada tiap perusahaan atau organisasi. Analisis jabatan dapat dijadikan bahan baku baik untuk proses pengelolaan SDM, seperti evaluasi jabatan, rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja, penyusunan kompetensi dan pelatihan.
2.2 Analisis Beban Kerja
Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenahi tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja. (Permendagri No. 12 Tahun 2008)
Aspek yang dianalisis :
1. Uraian tugas/Rincian kegiatan Jabatan Struktural dan Fungsional
2. Volume Kerja, Norma Waktu, dukungan Teknologi dan Jumlah Pegawai Aspek-aspek dalam Analisis Beban Kerja :
1. Norma Waktu
Waktu wajar yang benar-benar dipergunakan dalam menyelesaikan satu satuan proses kegiatan oleh pegawai yang memenuhi syarat untuk menghasilkan suatu produk.
2. Volume Kerja
Sejumlah kegiatan yang dilakukan oleh unit organisasi atau pegawai/pejabat dalam jangka waktu tertentu.
3. Jam Kerja Efektif
a. Waktu produktif/efektif yaitu yang benar-benar digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan.
b. Waktu non produktif yaitu waktu kerja yang tidak digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan.
2.2.1 Waktu Kerja Efektif (WKE)
1. Jam kerja Pegawai Negeri Sipil yaitu 37,5 jam/minggu 2. Jam kerja/hari = 37,5 jam : 5 = 7,5 jam
3. Jam kerja efektif = 70 % x 7,5 jam = 5 Jam 15 menit dibulatkan menjadi 5 jam atau sama dengan 300 menit
4. Standar waktu kerja : Harian = 300 menit
Mingguan = 5 hari X 300 menit = 1.500 menit Bulanan = 20 hari X 300 menit = 6.000 menit
Tahunan = 12 bulan X 6.000 menit = 72.000 menit = 1200 jam Sumber : Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 12 Tahun 2008
tentang Pedoman Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah
2.2.2 Beban Kerja
Bobot pekerjaan yang dikaitkan pada volume kerja pegawai/ unit organisasi dengan norma waktu penyelesaian pekerjaannya yang dinyatakan dalam jumlah satuan pekerjaan.
2.2.3 Perhitungan Kebutuhan Pegawai
Berdasarkan isi kerja jabatan selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan pegawai per jabatan dengan rumus :
Sumber : Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 12 Tahun 2008 tentang Pedoman Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.
2.3 Metode WaterFall
Metode Waterfall adalah suatu proses pengembangan perangkat
lunak berurutan, di mana kemajuan dipandang sebagai terus mengalir ke
bawah (seperti air terjun) melewati fase-fase perencanaan, pemodelan,
implementasi (konstruksi), dan pengujian. Berikut adalah gambar pengembangan perangkat lunak berurutan/ linear (Pressman, Roger S. 2001).
2.3.1 Tahapan Metode Waterfall
Dalam pengembangannya metode waterfall memiliki beberapa
tahapan yang runtut: requirement (analisis kebutuhan), design sistem
(system design), Coding & Testing, Penerapan Program, pemeliharaan. a. Requirement (analisis kebutuhan).
Dalam langakah ini merupakan Analisis terhadap kebutuhan sistem. Pengumpulan data dalam tahap ini bisa melakukan sebuah penelitian, wawancara atau study literatur. Seseorang system analisis akan menggali informasi sebanyak-banyaknya dari user sehingga akan tercipta sebuah sistem komputer yang bisa melakukan tugas-tugas yang diinginkan oleh user tersebut. Tahapan
ini akan menghasilkan dokumen user requirement atau bisa
dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan keinginan user dalam pembuatan sistem. Dokumen inilah yang akan menjadi acuan
system analisis untuk menterjemahkan kedalam bahasa pemrograman.
b. Design System (desain sistem)
Proses design akan menterjemahkan syarat kebutuhan kesebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat koding. Proses ini berfokus pada : struktur data,
arsitektur perangkat lunak, representasi interface, dan detail
yang disebut software requirement. Dokumen inilah yang akan digunakan programmer untuk melakukan aktivitas pembuatan sistemnya.
c. Coding & Testing (penulisan sinkode program / implemention)
Coding merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang bisa dikenali oleh komputer. Dilakukan oleh programmer yang akan meterjemahkan transaksi yang diminta oleh user. Tahapan inilah yang merupakan tahapan secara nyata dalam mengerjakan suatu sistem. Dalam artian penggunaan komputer akan dimaksimalkan dalam tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan
testing terhadap sistem yang telah dibuat tadi. Tujuan testing adalah
menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut dan kemudian bisa diperbaiki.
d. Penerapan / Pengujian Program (Integration & Testing)
Tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah sistem. Setelah melakukan Analisis, design dan pengkodean maka sistem yang sudah jadikan digunakan oleh user.
e. Pemeliharaan (Operation & Maintenance)
Perangkat lunak yang susah disampaikan kepada pelanggan pasti akan mengalami perubahan. Perubahan tersebut bisa karena mengalami kesalahan karena perangkat lunak harus menyesuaikan dengan lingkungan (periperal atau sistem operasi baru) baru, atau karena pelanggan membutuhkan perkembangan fungsional.
2.3.2 Manfaat Metode Waterfall
Keunggulan model pendekatan pengembangan software dengan
metode waterfall adalah pencerminan kepraktisan rekayasa, yang
membuat kualitas software tetap terjaga karena pengembangannya yang terstruktur dan terawasi. Disisi lain model ini merupakan jenis model yang bersifat dokumen lengkap, sehingga proses pemeliharaan dapat dilakukan dengan mudah. Akan tetapi dikarenakan dokumentasi yang lengkap dan sangat teknis, membuat pihak klien sulit membaca dokumen yang berujung pada sulitnya komunikasi antar pengembang dan klien. Dokumentasi kode program yang lengkap juga secara tak
langsung menghapus ketergantungan pengembang terhadap
pemrogram yang keluar dari tim pengembang. Hal ini sangat
menguntungkan bagi pihak pengembang dikarenakan proses
pengembangan perangkat lunak tetap dapat dilanjutkan tanpa bergantung pada pemrogram tertentu.
2.3.3 Kelemahan Metode Waterfall
Kelemahan pengembangan software dengan metode waterfall yang
utama adalah lambatnya proses pengembangan perangkat lunak. Dikarenakan prosesnya yang satu persatu dan tidak bisa diloncat-loncat menjadikan model klasik ini sangat memakan waktu dalam pengembangannya. Disisi lain, pihak klien tidak dapat mencoba sistem sebelum sistem benar-benar selesai pembuatannya. Kelemahan yang lain adalah kinerja personil yang tidak optimal dan efisien karena terdapat proses menunggu suatu tahapan selesai terlebih dahulu.
Secara keseluruhan model pendekatan pengembangan software
dengan metode waterfall cocok untuk pengembangan software /
perangkat lunak dengan tingkat resiko yang kecil, dan memiliki ukuran yang kecil serta waktu pengembangan yang cukup panjang.
2.4 Pengertian Rancang
Rancang berarti merancang segala sesuatu (sebelum bertindah, mengerjakan, atau melakukan sesuatu). (Purwanto, 2008:1)
2.5 Pengertian Bangun
Bangun berarti cara menyusun atau susunan yang merupakan suatu wujud. (Komputer, 2007:1)
2.6 Pengertian Sistem
Kata sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu kumpulan elemen yang saling berkait dan bertanggung jawab memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output).
Menurut perkembangannya ada beberapa pengertian mengenai sistem diantaranya :
1 Menurut Gordon B Davis.
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang beroperasi bersama-sama untuk menyelesaikan suatu sasaran.
2 Menurut Jogiyanto HM, 2001
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
3 Menurut Dr.Ricardus Eko Indrajit
Pengertian sistem adalah suatu kumpulan dari berbagai posedur yang dirancang dan disusun sedemikian rupa untuk mencapai suatu sasaran objektif yang telah ditetapkan.
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Di dalam suatu sistem diperlukan adanya keterkaitan yang terdiri dari elemen-elemen yaitu:
1. Tujuan
Merupakan tujuan dari sistem tersebut dimana komputer digunakan untuk mengurangi dan membantu tugas-tugas yang di lakukan oleh manusia dalam pengolahan data.
2. Kontrol
Merupakan pengawasan dari pelaksanaan pencapaian tujuan sistem pengawas dapat berupa:
a. Kontrol pemasukan data (input) b. Kontrol pengeluaran data (output) c. Kontrol pengoperasian (processing) 3. Input
Merupakan kajian dari sistem yang bertugas menerima data, dimana data yang masuk dapat berupa: asal masukan, jenis masukan.
4. Transformasi
Sistem komputer yang bertugas memproses data masukan (input) menjadi keluaran (output) sesuai dengan keinginan atau tujuan.
5. Output
Sistem komputer yang bertugas menghasilkan keluaran, tugasnya antara lain menghasilkan laporan dan grafik.
6. Umpan balik
Umpan balik bertujuan untuk melihat kembali apakah sistem telah berjalan sesuai dengan tujuan. Umpan balik yang di lakukan dapat berupa perbaikan dan pemeliharaan.
2.7 Pengertian Informasi
Terdapat beberapa definisi tentang pengertian informasi antara lain: a. Data yang di olah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi
yang menerima.
b. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian.
Berdasarkan definisi diatas maka dapat disimpulkan informasi merupakan data yang telah diproses atau diolah yang memiliki arti penting bagi si penerima dan dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau suatu kejadian.(Raymond McLeod. Jr,2001)
2.7.1 Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance). John Burch dan Gari Grudnitski
menggambarkan kualitas dari informasi dengan bentuk bangunan yang ditunjang oleh tiga buah pilar.
Gambar 2.2 : Pilar kualitas informasi
Sumber : Analisis & Desain Sistem Informasi (Jogiyanto HM, 2001) Kualitas Informasi A K U R A T Tepat waktu R E L E V A N
Kualitas Informasi tergantung dari 3 hal : 1. Akurat
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi memungkinkan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
2. Tepat pada waktunya
Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.
3. Relevan
Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai asal usul kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan.
2.7.2 Nilai Informasi
Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya, akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak dalam perusahaan. Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.
2.8 Perancangan Sistem
Merupakan pengembangan sistem baru di sistem lama yang ada,dimana masalah-masalah yang terjadi pada sistem lama diharapkan sudah teratasi pada sistem yang baru.
2.8.1 Pengertian Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan pengembangan sistem baru dari sistem lama yang ada, dimana masalah-masalah yang terjadi pada sistem lama diharapkan sudah diatasi pada sistem. Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang di hadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif yang baik.(Merle P. Martin, 2000).
Kegiatan yang di lakukan dalam perancangan sistem adalah:
1. Memberikan bentuk laporan sistem dan dokumentasinya yang menghasilkan bentuk dari dokumentasi keluaran (Output Design)
2. Memberikan bentuk masukan di dokumen dan di layar ke sistem informasi yang menghasilkan bentuk dari dokumentasi masukan (Input Design).
3. Memberikan bentuk file-file yang dibutuhkan dalam sistem informasi yang menghasilkan bentuk dari dokumentasi file (File Design)
2.8.2 Alat Bantu dalam Perancangan Sistem
2.8.2.1 Sistem Procedure Diagram
Sistem procedure diagram digunakan untuk membuat
flow of document (manual) maupun flow of system
(komputerisasi). Fungsi diagram ini untuk mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual atau berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen masukan dan keluaran).
Simbol Fungsi
Simbol Dokumen
Menunjukkan dokumen masukan (formulir dan dokumen keluaran laporan). Simbol Proses Manual
Menunjukan proses kerja manual.Seperti ACC, Terima gaji
Simbol Pemasukan Data
Menunjukkan input/masukan data
Simbol Transaksi
Mendefinisikan penyimpanan yang bukan master berupa transaksi.
Simbol Berbasis
Komputer Mendefinisikan proses yang dilakukan dengan komputer seperti:penghitungan,
pencetakan laporan, penjualan. Simbol Display
Menunjukkan output yang akan ditampilkan dilayar monitor.
Simbol Penghubung
Menunjukkan penghubung kehalaman lain atau pindah halaman.
Simbol Master
Menunjukkan file penyimpanan untuk data-data master.
Tabel 2.1 : Prosedur Diagram Sistem
2.8.2.2 Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Arus Data (DAD)
DFD adalah diagram dari aliran data melalui sebuah sistem. DFD dapat di bagi menjadi dua yaitu DFD fisik dan DFD logis. DFD digunakan untuk komunikasi antara analis dan pemakai.
Simbol-simbol yang di gunakan dalam DFD antara lain :
Simbol Fungsi
PROSES
Digunakan untuk menunjukkan transformasi dari masukan menjadi keluaran.
ALIRAN DATA
Digunakan untuk menggambarkan gerakan paket data atau informasi dari satu bagian ke bagian lain dari sistem dimana penyimpanan mewakili bakal penyimpanan data.
PENYIMPANAN
Dapat digunakan untuk mendefinisikan file atau basis data atau sering kali mendefinisikan bagaimana penyimpanan diimplementasikan dalam sistem komputer.
TERMINATOR (asal /tujuan data)
Melambangkan orang atau kelompok orang yang merupakan asal data atau tujuan informasi
Tabel 2.2 : Simbol DFD Leveled
Diagram arus data itu sendiri dibagi menjadi dua bagian yaitu :
a. DFD Context
Merupakan alat untuk menjelaskan struktur analisis. Pendekatan ini mencoba untuk menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar dan memecahkannya menjadi bagian yang terinci yang disebut dengan lower level. Dan yang pertama kali digambar adalah level yang teratas sehingga disebut Diagram Context.
b. DFD level
Setelah context diagram dirancang kemudian akan digambar lebih terinci lagi yang disebut dengan over view
diagram (level 0). Tiap-tiap proses di over view diagram akan digambar lebih terinci lagi dan disebut dengan level 1, dan kemudian di teruskan ke level berikutnya sampai tiap-tiap proses tidak dapat digambar lebih terinci.
2.8.2.3 Kamus Data (Data Dictionary)
Merupakan teknik lain untuk model data dalam sistem informasi dan merupakan tempat penyimpanan untuk semua
level sederhana struktur data dan elemen data dalam sistem (Merle P. Martin, 2000). Dengan demikian kamus data dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD. Arus data di DFD secara lebih terinci dapat dilihat di kamus data. Dan untuk mendefinisikan struktur data yang ada di kamus data biasanya digunakan notasi-notasi yang menunjukkan informasi-informasi tambahan.
Notasi-notasi tersebut berbentuk :
Simbol Uraian
=
Sama dengan diuraikan menjadi, terdiri dari, mendefinisikan, artinya.
+
Dan
( ) Optional ( boleh ada /tidak ) { } Pengulangan
[ ] Memilih salah satu dari alternatif ** Komentar
| Pemisah sejumlah alternatif pilihan antara simbol
Tabel 2.3 : Simbol Data Dictionary
Sumber : Analisis dan Desain (Jogiyanto HM, 2001)
2.8.2.4 ERD (Entity Relationship Diagram)
ERD adalah merupakan suatu model data untuk mengilustrasikan desain logika dari skema database. (Marle P. Martin 2000). ERD terdiri dari tiga bagian :
1. Entitas, yaitu suatu objek yang terdiri dari kumpulan data dari database.
2. Relasi, yaitu pengukur antar entitas
3. Atribut, yaitu menggambarkan hubungan antara entitas dan relasi.
ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data.
Simbol-simbol yang digunakan yaitu :
Simbol Fungsi
Entity Digunakan untuk menggambarkan
obyek yang dapat didefinisikan dalam lingkungan pemakai sistem.
Atribut Digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari suatu entity, yang menggambarkan karakter entity
Hubungan Entity dapat berhubungan satu dengan yang lain. Hubungan ini disebut
Relationship.
Garis Digunakan untuk menghubungkan
entity dengan entity dan entity dengan atribut.
Tabel 2.4 : Simbol-Simbol ERD
Sumber : Analisis dan Desain (Jogiyanto HM, 2001)
2.8.2.5 Merancang Database
Merancang database mempunyai tujuan yaitu meminimumkan pengulangan data dan indepedensi data (Fatansyah .Ir, 2000). Perancangan database diperlukan untuk menghindari permasalahan di dalam database.
2.8.2.6 Normalisasi
Normalisasi adalah proses yang berkaitan dengan model data relasional untuk menggorganisasi himpunan data dengan ketergantungan dan keterkaitan yang tinggi atau erat. (Fatansyah, Ir. 1999).
Bentuk-bentuk Normalisasi : 1. Bentuk tidak normal
Merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikat suatu format tertentu, dapat saja tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.
2. Bentuk Normal Kesatu
Bentuk normal kesatu mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk dalam flat file. Data dibentuk dalam satu
record dan nilai dari field berupa atomik value. 3. Bentuk Normal Kedua
Syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria kesatu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama.
4. Bentuk Normal Ketiga
Syarat yaitu harus memenuhi bentuk normal kedua. Setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada kunci utama dan pada kunci utama secara menyeluruh.
2.8.2.7 Perancangan Masukan dan Keluaran (Input Output
Design)
Desain Input
Untuk membuat laporan baru ke dalam perkembangan sistem adalah dengan menggunakan dokumen dan prosedur
desain input sehingga perkembangan sistem dapat berkembang dengan cepat dan akurat pada sistem informasi.(Merle P. Martin, 2000).
Tujuan desain input :
1. Untuk mengefektifkan biaya pemasukan data.
2. Untuk menjamin kemasukan data dapat diterima dan dimengerti oleh pemakai.
Desain Output
Desain output merupakan keberhasilan dari sistem informasi. Setelah desain input dan file berlangsung maka akan terjadi desain output (Marle P. Martin, 1999).
2.9 Borland Delphi 7.0
Dasar bahasa pemrograman yang digunakan dalam Delphi adalah Pascal, sebuah bahasa yang didesain khusus oleh Niklaus Wirth untuk mengajarkan pemrograman terstruktur. Dibandingkan dengan bahasa generasi ketiga lainnya, seperti bahasa C, Pascal lebih mudah dipelajari dan digunakan. Hal ini karena Pascal memiliki struktur bahasa seperti bahasa Inggris sehingga mudah untuk dibaca. Tipe data dalam pascal antara lain adalah : Integer, Real, Boolean, Char, String, Pointer, Pchar.
Pascal dalam Delphi berbeda dengan Pascal pada versi-versi sebelumnya, bahkan bila dibandingkan dengan Borland Pascal Versi 7.0, objek Pascal dalam Pascal 7 merupakan pengembangan kompiler-kompiler Pascal versi sebelumnya. Sekarang dalam Delphi bentuk objek Pascal lebih ditingkatkan lagi oleh Borland. Delphi dikembangkan dengan tujuan untuk menetapkan standar baru bahasa Pascal. Akan tetapi Delphi masih mampu mengenal bentuk-bentuk lama objek Pascal dari versi kompiler yang lama.
Bahasa pascal adalah bahasa yang strongly-typed. Artinya, variabel ini harus selalu diberi nilai yang tipenya sama dengan deklarasinya. Bila tidak maka kompiler akan memberikan pesan kesalahan. Sedangkan bahasa yang weak-typed seperti bahasa C, variabelnya dapat menerima nilai yang berbeda dengan tipe deklarasinya.
35
yang mempunyai langkah-langkah sistematis. Sedangkan metodologi ialah suatu pengkajian dalam mempelajari peraturan-peraturan suatu metode. Jadi, metodologi penelitian ialah suatu pengkajian dalam mempelajari peraturan-peraturan yang terdapat dalam penelitian (Husaini dan Purnomo, 2001: 42). 3.1 Objek Penelitian
Objek penelitian dalam penyusunan tugas akhir ini adalah di Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang.
3.2 Jenis dan Sumber Data
Untuk menyusun laporan tugas akhir ini, penulis mengadakan serangkaian pendekatan untuk memperoleh data yang dibutuhkan, kemudian data tersebut diolah sehingga menghasilkan informasi yang tersusun dalam sebuah laporan. Jenis data-data tersebut antara lain :
3.2.1 Jenis Data
Pada penelitian kualitatif data yang diperoleh sering digunakan untuk menghasilkan teori yang timbul dari hipotesis, seperti pada penelitian kuantitatif. Dalam penelitian kualitatif bersifat generating theory bukan hypothesis-testing, sehingga teori yang dihasilkan berupa teori substantif. Maka, analisis isi pada penelitian kualitatif lebih penting daripada simbol ataupun atribut yang ada pada penelitian kuantitatif. Penelitian kualitatif memerlukan ketajaman analisis, objektivitas, sistematis, sehingga ketepatan dalam interpretasi. Pertimbangan peneliti dalam penafsiran makna terhadap fenomena yang terjadi sangat diperlukan. Analisis yang dipergunakan dalam penelitian kualitatif bersifat deskriptif analisis, yang berarti bahwa interpretasi terhadap isi dibuat dan disusun secara sistematis dan menyeluruh.
3.2.2 Sumber Data 1) Data Primer
Sumber data primer merupakan data yang diperoleh langsung dari sumbernya. Dalam mengumpulkan data primer menggunakan interview/wawancara langsung. Data primer didapat dengan melakukan wawancara dengan informan atau narasumber yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang.
2) Data Sekunder
Sumber data sekuner merupakan data yang didapat bukan dari sumbernya. Data yang diperoleh berasal dari dokumen, buku, data statistik, laporan yang berhubungan dengan penelitian ini. Disini peneliti bertindak sebagai pemakai data yang didapat dari Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang. 3.3 Metode Pengumpulan Data
Dalam penulisan laporan tugas akhir ini penulis menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut :
1. Interview/wawancara
Teknik pengumpulan data berupa tanya jawab dengan Kepala Sub Bidang pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang untuk memperoleh data-data yang dibutuhkan diantaranya prosedur Analisis jabatan, faktor-faktor yang mempengaruhi Analisis jabatan.
2. Studi Pustaka
Merupakan teknik pengumpulan data dengan cara mempelajari dan membaca berbagai macam buku, laporan dan brosur yang ada kaitannya dengan penelitian.
3.4 Tahap-Tahap Pengembangan Sistem
Terdapat empat tahap dalam pengembangan sistem (System Life Cicle), Empat tahap pertama disebut dengan siklus hidup pengembangan sistem (System Development Life Cicle). Dalam penelitian ini penulis menggunakan Metode SDLC, empat tahap dalam metode SDLC meliputi :
1. Tahap Perencanaan
Merupakan tahap awal dalam pengembangan sistem, dalam pengembangan suatu sistem perlu adanya perencanaan agar tujuan dapat tercapai dengan efektif dan efisien. Langkah-langkah yang dilakukan dalam proses perencanaan adalah :
1. Menyadari masalah. 2. Mendefinisikan masalah. 3. Menentukan tujuan sistem.
4. Mengidentifikasi kendala-kendala sistem. 5. Membuat studi kelayakan.
6. Mempersiapkan usulan penelitian sistem. 7. Menentukan jabatan untuk diAnalisis. 8. Menetapkan mekanisme pengendalian.
2. Analisis Sistem
Dalam analisis sistem prosedur pengolahan informasi yang ada dibedakan secara terinci melalui proses identifikasi, adapun proses identifikasi yang dilakukan dalam proses Analisis sistem ini meliputi : a) Identifikasi Kebutuhan Informasi.
b) Identifikasi Sumber Data dan Tujuan Informasi. c) Identifikasi Kebutuhan Hardware dan Software. d) Identifikasi Sumber Daya Manusia (SDM).
3. Desain Sistem
Dalam pengembangan sistem, mengAnalisis sistem yang digunakan sekarang dengan Analisis kualitatif. Analisis data membahas tentang sistem pengolahan secara manual, sistem pengolahan dengan komputerisasi, struktur menu utama, Flowchart, Context Diagram, desain file database, desain input, dan desain output.
Alat-alat yang digunakan :
1. Flowchart
Bagan yang menunjang alur (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika.
2. Context Diagram
Suatu diagram context (CD) adalah kasus DFD (bagian dari DFD yang berfungsi memetakkan model lingkungan), yang dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan tunggal.
3. DFD Levelled
DFD menunjukkan alir di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir terutama digunakan sebagai alat bantu komunikasi dan dokumentasi.
4. ERD (Entity Relationship Data)
Diagram ini dapat menggambarkan data relational hubungan antar file yang direalisasikan dengan menggunakan kunci khusus (field key).
4. Implementasi Sistem
Tahap implementasi sistem merupakan tahap meletakkan atau menerapkan sistem supaya sistem tersebut siap untuk dioperasikan. Kegiatan-kegiatan dalam mengimplementasikan sistem dibagi menjadi beberapa tahap, yaitu:
a. Rencana Implementasi Sistem
Dalam tahap ini dimaksudkan untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap implementasi supaya lebih optimal.
b. Pelaksanaan Implementasi Sistem
Dalam tahap ini diadakan serangkaian kegiatan-kegiatan, antara lain: 1) Pemilihan dan pelatihan personil
2) Pemilihan tempat dan instalasi perangkat lunak 3) Pengetesan program
4) Konversi sistem c. Black Box Testing
Pada tahap ini penulis melakukan pengujian hanya dengan mengamati hasil eksekusi melalui data uji dan memeriksa fungsional dari perangkat lunak/software.
d. Tindak Lanjut Tahap Implementasi
Pada tahap ini penulis akan melakukan uji sistem dengan jalan menggunakan data yang sesungguhnya dalam jangka waktu waktu tertentu.
40 4.1 Tinjauan Umum Instansi
4.1.1 Sejarah Singkat Terbentuknya Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang
Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang adalah Lembaga Teknis Daerah yang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Semarang Nomor 13 Tahun 2008 Tentang Pembentukan, Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kota Semarang dan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Semarang khususnya, yang merupakan perubahan dari Peraturan Daerah Kota Semarang sebelumnya yaitu Perda Nomor 3 Tahun 2001 Tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kota Semarang Dalam Perda disebutkan bahwa kedudukan Badan Kepegawaian Daerah merupakan unsur pendukung tugas Walikota yang dipimpin oleh Kepala Badan yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.
4.1.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi
Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang
KEPALA SKRETARIAT SUB BAGIAN PERNCANAAN DAN EVALUASI SUB BAGIAN KEUANGAN
SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN BIDANG ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN BIDANG PENGEMBANGAN PEGAWAI BIDANG KESEJAHTERAAN PEGAWAI
BIDANG DISIPLIN DAN PESIUN PEGAWAI SUBBID FORMASI DAN PENGADAAN PEGAWAI SUBBID INFORMASI DATA KEPEGAWAI SUBBID MUTASI DAN PENEMPATAN PEGAWAI SUBBID KEPANGKATAN DAN PEMBINAAN KARIER SUBBID KSEHATAN JASMANI, DAN ROHANI SUBBID PENGHARGAAN DAN PENINGKATAN KESEJAHTERAAN SUBBID DISIPLIN DAN PEMBERHENTIAN SUBBID PENSIUN PEGAWAI KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
Gambar 4.1: Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang Sumber : Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang
Adapun Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang seperti tertuang dalam Peraturan Walikota Semarang 47 Tahun 2008 adalah sebagai berikut :
1. Kepala;
2. Sekretariat, terdiri dari :
a) Sub Bagian Perencanaan dan Evaluasi; b) Sub Bagian Umum dan Kepegawaian; c) Sub Bagian Keuangan.
3. Bidang Administrasi Kepegawaian, terdiri dari : a) Sub Bidang Formasi dan Pengadaan Pegawai; b) Sub Bidang Informasi data Kepegawaian; 4. Bidang Pengembangan Pegawai, terdiri dari :
a) Sub Bidang Mutasi dan Penempatan Pegawai; b) Sub Bidang Kepangkatan dan Pembinaan Karier;
5. Bidang Kesejahteraan Pegawai, terdiri dari : a) Sub Bidang Jasmani, Rohani dan Kesehatan;
b) Sub Bidang Penghargaan dan Peningkatan Kesejahteraan. 6. Bidang Disiplin dan Pensiun Pegawai, terdiri dari :
a) Sub Bidang Disiplin dan Pemberhentian Pegawai; b) Sub Bidang Pensiun Pegawai;
7. Kelompok Jabatan Fungsional. (Struktur organisasi terlampir).
4.1.3 Visi dan Misi Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang • Visi :
Visi adalah rumusan mengenai keadaan yang ingin dicapai pada akhir periode perencanaan. Visi harus mampu memberikan gambaran umum satu keadaan yang nyata dan benar benar dapat diwujudkan. Adapun visi Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang sesuai dengan Rencana Strategis Badan Kepegawaian Daerah Tahun 2010 – 2015 adalah :
“Terwujudnya Manajemen Kepegawaian Pemerintah Kota Semarang Yang Profesional Dan Berbudaya”
• Misi :
1. Misi adalah pernyataan tujuan organisasi yang diekspresikan dalam produk dan pelayanan yang ditawarkan, kelompok masyarakat yang dilayani, aspirasi dan cita-cita dimasa yang akan datang (Salusu, 1996). Dalam hubungan ini Bryson (1995) mengatakan bahwa misi organisasi menjelaskan mengenai tujuan yang akan dicapai organisasi dan menjelaskan mengapa organisasi melakukan apa yang dilakukan.
2. Misi organisasi memiliki peranan yang sangat penting dalam pencapaian tujuan organisasi, yaitu merupakan arahan sekaligus batasan dalam proses pencapaian tujuan, secara
yuridis formal keberadaan Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang diatur dalam Peraturan Daerah Kota Semarang Nomor 13 Tahun 2008 Tentang Pembentukan, Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kota Semarang.
Adapun Misi Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang adalah: 1. Meningkatnya kapasitas kelembagaan Badan Kepegawaian
Daerah.
2. Mewujudkan pengembangan pegawai yang kompetitif. 3. Meningkatkan disiplin dan kesejahteraan pegawai.
4.2 Analisis Sistem
Pada sub bab Analisis sistem secara umum ini, pembahasan akan diidentifikasikan lagi menjadi beberapa bagian yaitu :
4.2.1 Identifikasi Kebutuhan Informasi
Informasi yang diperoleh dari Aplikasi Anjab dan ABK ini adalah :
a. Laporan Pegawai
b. Laporan Anjab dan Abk Pegawai c. Laporan Rekap Anjab dan Abk Pegawai
Identifikasi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi antara lain dibutuhkan data :
a. Data Jabatan
b. Data Waktu Kerja Efektif c. Data Eselon
d. Data Satuan Kerja e. Data Pegawai
