IMPLEMENTASI SISTEM DASHBOARD PADA APLIKASI KEPENDUDUKAN
(STUDI KASUS: DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL
KABUPATEN CIAMIS)
Andi Nur Rachman1, Cecep Muhamad Sidik Ramdani2, Siti Hasanah Nisya3 Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik,Universitas Siliwangi
Jl. Siliwangi No.24 Kota Tasikmalaya E-mail: andy.mbew@gmai.com
ABSTRAKS
Perkembangan teknologi komputer saat ini telah banyak membantu manusia. Salah satunya, aplikasi komputer yang sangat membantu dalam proses pengerjaan dengan keakuratan data yang benar. Dengan adanya aplikasi pengolahan data penduduk, diharapkan dapat mempermudah proses pengolahan dan pengarsipan data penduduk. Permasalahan yang terjadi di DISDUK CAPIL, adalah masih adanya dilakukan rekapitulasi data perpindahan penduduk secara manual. Jika petugas akan melakukan pengurutan data kepindahan menurut jenis kelamin dan klasifikasi pindah, masih dilakukan dengan pengecekkan data satu per satu, sehingga hal tersebut dapat menghambat aktivitas di instansi dan juga juga memperhambat dalam hal pelaporan dan tidak adanya sistem dashboard untuk melihat siklus data kependudukan. Tujuan dari penelitian ini adalah Menerapkan sistem dashboard pada aplikasi pengolahan data kependudukan berbasis web di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ciamis. Aplikasi yang akan dibangun melihat permasalahan tersebut, maka perlu dibuat suatu aplikasi kependudukan dengan implementasi sistem dashboard berbasis web. Dengan menggunakan aplikasi ini dapat membantu petugas dalam melakukan rekapitulasi data pelaporan lebih efektif dan efisien. Metode penelitian yang digunakan pada penelitian ini yaitu berupa tahapan penelitian penggabungan Identifikasi Kebutuhan dan Waterfall. Dengan adanya implementasi dashboard pada aplikasi kependudukan, selain dapat mempermudah dalam melakukan rekapitulasi data, dapat mengetahui siklus data penduduk yang melakukan kepindahan, kedatangan, kelahiran, kematian dan rekomendasi penyedia kartu e-KTP.
Kata Kunci: Dashboard, Kependudukan, Rekomendasi kartu e-ktp.
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUK CAPIL) Kabupaten Ciamis adalah unsur penunjang Pemerintah Daerah yang melaksanakan kewenangan Daerah sebagian bidang kependudukan sebagaimana yang disebutkan dalam Peraturan Daerah Kabupaten Ciamis Nomor 13 Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Pemerintah Kabupaten Ciamis. Seiring berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi di jaman sekarang yang sangat pesat, khususnya dalam bidang teknologi. Salah satu perkembangan teknologi yang sangat pesat yaitu komputer. Hampir di setiap instansi pada umumnya sudah menggunakan komputer sebagai alat untuk membantu dalam proses pengolahan data pegawai, data penggajian dan pelaporan, sehingga proses pengerjaan akan lebih mudah, efektif dan efesien.
Perkembangan teknologi komputer saat ini telah banyak membantu manusia. Salah satunya, aplikasi komputer yang sangat membantu dalam proses pengerjaan dengan keakuratan data yang benar. Dengan adanya aplikasi pengolahan data penduduk, diharapkan dapat mempermudah proses pengolahan dan pengarsipan data penduduk.
Permasalahan yang terjadi di DISDUK CAPIL sesuai dengan penelitian yang sebelumnya telah
dilakukan pada saat kerja praktek, yaitu masih adanya dilakukan
Rekapitulasi data perpindahan penduduk secara manual. Jika petugas akan melakukan pengurutan data kepindahan menurut jenis kelamin dan klasifikasi pindah, masih dilakukan dengan pengecekkan data satu per satu, sehingga hal tersebut dapat menghambat aktivitas di instansi dalam hal pelaporan dan juga tidak adanya penerapan sistem dashboard.
Maka, dalam penelitian ini solusi yang diambil adalah dengan melakukan perancangan aplikasi kependudukan dengan implementasi dashboard berbasis web, yang nantinya diharapkan dapat terciptanya mekanisme kerja yang yang lebih akurat, efektif, dan efisien. Dan juga dengan adanya implementasi dashboard tersebut, dapat mengetahui siklus data penduduk yang melakukan kepindahan, kedatangan, kelahiran, kematian dan jumlah rekomendasi pembuatan e-KTP.
Tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Mengembangkan sistem pengolahan data kependudukan yang sedang berjalan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ciamis.
2. Membangun aplikasi kependudukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ciamis.
3. Menerapkan sistem dashboard pada aplikasi pengolahan data kependudukan berbasis web di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ciamis.
1.2 Landasan Teori 1.2.1 Pengertian Dashboard
Menurut Few, Dashboard adalah sebuah tampilan visual dari informasi terpenting yang dibutuhkan untuk mencapai satu atau lebih tujuan, digabungkan dan diatur pada sebuah layar, menjadi informasi yang dibutuhkan dan dapat dilihat secara sekilas. Tampilan visual disini mengandung pengertian bahwa penyajian informasi harus dirancang sebaik mungkin, sehingga mata manusia dapat menangkap informasi secara cepat dan otak manusia dapat memahami maknanya secara benar. Dashboard itu sebuah tampilan pada satu monitor komputer penuh, yang berisi informasi yang bersifat kritis, agar dapat melihatnya dengan segera, sehingga dengan melihat dashboard saja, dapat mengetahui hal-hal yang perlu diketahui. Biasanya kombinasi dari teks dan grafik, tetapi lebih ditekankan pada grafik. (Few, 2006).
1.2.2 Karakteristik Dashboard
Beberapa karakteristik dashboard (Kusnami, 2009), Synergetic ialah ergonomis dan memiliki tampilan visual yang mudah dipahami oleh pengguna. Dashboard mensinergikan informasi dari berbagai aspek yang berbeda dalam satu layar. Monitor dimana menampilkan Key Performance Index (KPI) yang diperlukan dalam pembuatan keputusan dalam domain tertentu, sesuai dengan tujuan pembangunan dashboard tersebut. Accurate merupakan informasi yang disajikan harus akurat, dengan tujuan untuk mendapatkan kepercayaan dari penggunanya. Responsive dimana merespon threshold yang telah didefinisikan, dengan memberikan alert (seperti bunyi alarm, blinker, email) untuk mendapatkan perhatian pengguna terhadap hal-hal yang kritis. Timely menampilkan informasi terkini yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Interactive, pengguna dapat melakukan drill down dan mendapatkan informasi lebih detail, analisis sebab akibat dan sebagainya. More Data History, Melihat tren sejarah KPI contohnya perbandingan jumlah mahasiswa baru periode saat ini dengan beberapa tahun yang lalu, untuk mengetahui apakah kondisi sekarang lebih baik atau tidak. Personallize, Penyajian informasi spesifik untuk setiap jenis pengguna sesuai domain tanggung jawab, hak akses, dan batasan akses data. Analytical, Fasilitas untuk melakukan analisis, seperti analisis sebab akibat. Collaborative, Fasilitas pertukaran catatan (laporan) antar pengguna mengenai hasil pengamatan dashboardnya masing-masing yaitu sarana komunikasi dalam melakukan fungsi manajemen dan kontrol. Trackability, Memungkinkan setiap pengguna untuk mengkustomisasi nilai yang akan dilacaknya.
Untuk karakteristik dashboard yang diadopsi adalah Synergetic, Monitor, Accurate, Timely, Interactive dan Personalized.
1.2.3 Metode Waterfall
Model waterfall adalah model klasik yang bersifat sistematis, berurutan adalah membangun software. (Bahra Bin Ladjamudin, 2006).
Model pengembangan sistem yang digunakan menggunakan pendekatan terstruktur yaitu Linear Sequential Model atau biasa disebut dengan Waterfall model atau Classic Life Cycle Model menyarankan pendekatan yang bersifat sistematis dan berurutan, dalam pengembanganya model ini melalui beberapa fase yaitu: communication, planning, modeling, construction, dan deployment.
Fase-fase dalam model Waterfall menurut referensi Pressman biasanya diikuti secara sempurna oleh implementor model ini. Fase-fase tersebut terdapat pada gambar dibawah ini:
Gambar 1. Model Waterfall (Pressman, 2010)
1.2.4 Sistem Basis data
Menurut Fathansyah (2012) basis data dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang tertentu, diantaranya :
a. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.
b. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersamaan sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
c. Kumpulan file/ tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.
Sebuah sistem basis data dapat memiliki beberapa basis data. Setiap basis data dapat berisi sejumlah objek basis data (seperti table, indeks dan lain-lain). Di samping berisi data, setiap basis data juga menyimpan define struktur (Harianto, 2006).
1.2.5 XAMPP
XAMPP merupakan salah satu paket installasi Apache, PHP dan MySQL instant yang dapat kita gunakan untuk membantu proses installasi ketiga produk tersebut dan yang terpenting XAMPP bersifat free atau gratis untuk digunakan serta dapat dari web http://www.apachefriends.org dan merupakan pengembangan dari LAMP (Linux Apache, MySQL, PHP and PERL), XAMPP ini
oleh Apache Friends yang didirikan Kai 'Oswalad' Seidler dan Kay Vogelgesang pada tahun 2002, project mereka ini bertujuan mempromosikan pengunaan Apache web server. (Sidik,2005).
2. PEMBAHASAN
Identifikasi kebutuhan dimulai dari identifikasi gambaran umum skenario informasi yang akan disajikan pada dashboard. Pada perangkat lunak ini akan menampilkan dashboard dari pengolahan data (kepindahan, kedatangan, kelahiran, kematian dan rekomendasi penyedia kartu e-ktp). Dashboard disini akan menampilkan jumlah rekapitulasi data pertahun-nya. Dashboard disini bersifat drill down, jadi jika akan melihat data lebih detail, petugas dapat meng-klik pada gambar dashboard tersebut.
Selanjutnya identifikasi KPI (Key Performance Indicator), untuk menampilkan dashboard data kepindahan, penduduk harus mengisi formulir surat keterangan pindah WNI dan menyerahkan kepada petugas beserta persyaratan yang lainnya, setelah diterima petugas memasukkan data kepindahan penduduk tersebut. Jika berhasil data penduduk yang melakukan kepindahan dimasukkan, secara otomatis akan pindah. Maka data kepindahan berhasil ditambahkan. Untuk menampilkan dashboard kepindahan, petugas dapat melakukan pemilihan menampilkan data berdasarkan per-periode, kecamatan, desa dan jenis kelamin. Jika salah satu dipilih maka dashboard akan tampil.
2.1 Key Performance Indicator (KPI)
Tabel 1. CSF dan KPI Kepindahan Penduduk
Dari tabel KPI diatas memiliki tujuan kerja yaitu melaksanakan fungsi bidang kependudukan, dimana bidang kependudukan bertugas untuk menerima pendaftaran dan mencatat kepindahan penduduk. Untuk mencapai tujuan tersebut faktor kunci keberhasilannya adalah dengan melaksanakan pemantauan, evaluasi dan pengelolaan informasi data kepindahan sehingga dapat dihasilkan dashboard tentang kepundahan penduduk yang diambil dari KPI diatas.
Tabel 2. CSF dan KPI Kedatangan Penduduk
Tabel 3. CSF dan KPI Kelahiran Penduduk
Tabel 4. CSF dan KPI Kematian Penduduk
Tabel 5. CSF dan KPI Rekomendasi Penyedia Kartu e-KTP
2.2 Arsitektur Aplikasi
Arsitektur aplikasi pada penelitian ini menggambarkan proses interaksi antara pengguna dengan aplikasi management personalia dan database. Pengguna memberikan masukan kedalam aplikasi management personalia, lalu aplikasi meneruskan kedalam database sebagai tempat penyimpanan data. Interaksi tersebut menghasilkan keluaran dari database berupa rekaman data dan diolah oleh aplikasi management personalia yang kemudian diterima oleh pengguna sebagai informasi.
Gambar 2. Perancangan Arsitektur Aplikasi
2.3 Metode Perancangan
Metode Perancangan yang digunakan pada “Implementasi Sistem Dashboard pada Aplikasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ciamis” menggunakan pendekatan berorientasi data atau terstruktur yaitu Waterfall, dengan alat bantu perancangan sistem menggunakan Data Flow Diagram (DFD) dan alat bantu perancangan basis data menggunakan Entity- Relationship Diagram (ER-D).
2.4 Diagram Konteks
Gambar 3. Diagram Konteks
2.5 Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar 4. Entity Relationship Diagram (ERD) Kamus Data adalah kumpulan deskripsi dari objek data atau item dalam sebuah model data. Kamus data dari ERD di atas adalah sebagai berikut :
a. Tabel provinsi, dengan atribut : *id_provinsi, provinsi.
b. Tabel kabupaten : *id_kabupaten, kabupaten, **id_provinsi.
c. Tabel kecamatan : *id_kecamatan, kecamatan, **id_kabupaten.
d. Tabel desa : *id_desa, desa, **id_kecamatan. e. Tabel penduduk : *nik, nama_lengkap, alamat,
dusun, rt, rw, **id_desa, jenis_kelamin, agama, tempat_lahir, tgl_lahir, gol_darah, status_perkawinan, kode_pos, telepon, pendidikan, pekerjaan, status_penduduk, **id_datang.
f. Tabel kk : *no_kk, **nik.
g. Tabel anggota_kk : *id_kk, **no_kk, **nik, hubungan_keluarga
h. Tabel Pindah : *id_pindah, **no_kk, **nik, alasan_pindah, klasifikasi_pindah, jenis_kepindahan, status_kk_yg_tidak_pindah, status_kk_yg_pindah, tgl_pindah, tgl_entri_data, instansi_yg_mengeluarkan, nama_ttd, nip_ttd, no_skp, **id_admin.
i. Tabel datang : *id_datang, **nik, status_kk_yg_pindah, tgl_pindah, tgl_datang, tgl_entri, **id_admin, no_skd, **id_desa. j. Tabel mati : *id_mati, **no_kk, **nik,
hari_mari, tgl_mati, waktu_mati, tempat_mati, penyebab_mati, **id_admin, no_skm, tgl_entri. Keterangan : * Primary Key
Perangkat lunak implementasi dashboard pada aplikasi kependudukan berbasis web yang sudah dibangun mempunyai level hak akses. Hak akses level admin yang diberi nama petugas dapat melakukan pengolahan data, rekapitulasi laporan dan informasi berupa tampilan visual atau dashboard. Hak akses level kepala dapat melakukan rekapitulasi laporan dan informasi berupa tampilan visual atau dashboard.
Perangkat lunak yang dirancang, dapat menghasilkan informasi berupa data petugas, data desa, data kecamatan, data kabupaten, data provinsi, data penduduk, data kartu keluarga, data kepindahan, data kelahiran, data kematian, laporan data kepindahan, laporan data kedatangan, laporan data kelahiran, laporan data kematian, dashboard kepindaha, dashboard kedatangan, dashboard kelahiran, dashboard kematian dan dashboard rekomendasi pembuatan e-KTP. Dengan adanya implementasi sistem dashboard pada aplikasi kependudukan berbasis web ini, kepala dapat menerima dan memahami informasi yang sedang terjadi secara cepat dan dapat melakukan perbandingan dari berbagai informasi yang ada dalam satu layar.
2.6 Implementasi Perangkat Lunak
Tampilan utama aplikasi kependudukan ini langsung menampilkan menu untuk login/masuk. Pengguna dapat memasukkan nama dan kata sandi yang sudah didapat. Hak akses pada aplikasi ini terdapat dua tingkatan, yaitu sebagai pengguna dan kepala.
Gambar 5. Tampilan Login
Menu petugas bisa diakses jika melakukan Login sebagai petugas, didalam menu petugas tampilannya terdapat beberapa menu seperti home, ubah kata sandi, data pengguna, data wilayah, pengolahan data, laporan, dashboard, backup/restore dan keluar. Masing – masing menu tersebut dapat diakses sesuai dengan fungsi dari menu tersebut.
Gambar 6. Tampilan Utama Petugas
Tampilan menu dashboard kepindahan ini merupakan menu untuk menampilkan dashboard atau grafik data kepindahan. Menu ini dapat diakses oleh petugas dan kepala. Grafik itu sendiri dapat ditampilkan berdasarkan per-periode, kecamatan, desa dan jenis kelamin. Grafik akan muncul berdasarkan tahun, apabila grafik diklik maka akan menampilkan data secara detail berdasarkan bulan.
Gambar 7. Tampilan Menu Dashboard Kepindahan
Kelebihan dari Implementasi Dashboard pada Aplikasi Kependudukan yang dibangun adalah : a. Dengan adanya Implementasi dashboard pada
aplikasi kependudukan ini mempermudah pembuatan surat keterangan pindah penduduk. b. Aplikasi yang dibangun dapat menghasilkan
keluaran surat keterngan pindah penduduk. c. Dengan adanya Implementasi dashboard pada
aplikasi kependudukan ini membantu petugas untuk melakukan pencarian data penduduk yang melakukan kepindahan berdasarkan jenis kelamin dan klasifikasi pindah.
d. Dapat menampilkan informasi dashboard rekomendasi penyedia kartu e-ktp.Dashboard tersebut hanya menampilkan jumlah penduduk yang akan melakukan pembuatan e-ktp. Hal tersebut hanya memberitahu petugas berapa jumlah berkas yang harus disiapkan untuk melakukan pembuatan e-ktp.
e. Dengan adanya Implementasi dashboard pada aplikasi kependudukan kepala dapat menerima informasi berupa tampilan visual yang dapat mempermudah dalam memahami infomrasi yang diterima, dan juga dapat membandingkan beberapa data/informasi dalam satu layar.
3. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan dapat diambil kesimpulan sebagai berikut Dari hasil analisis di lapangan, Proses Rekapitulasi Data Perpindahan Penduduk menurut jenis kelamin dan klasifikasi pindah di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ciamis masih dilakukan secara manual yaitu
membandingkan data satu per satu, sehingga memperhambat dalam melakukan pelaporan. Telah dibuat sebuah aplikasi kependukan yang akan membantu petugas untuk mempermudah kinerjanya dalam melakukan pengarsipan dan rekapitulasi data. Implementasi sistem dashboard pada aplikasi kependudukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil menampilkan data dashboard kepindahan, dashboard kedatangan, dashboard kelahiran, dashboard kematian dan dashboard rekomendasi penyedia kartu e-ktp yang mudah untuk dipahami, interaktif dan sederhana. Selain itu juga dapat melakukan monitoring dengan membandingkan beberapa data sekaligus dalam satu layar.
Diharapkan kedepanya bagi pengembang perangkat lunak ini agar lebih luas lagi dalam batasan masalahnya tidak hanya pada pengolahan data kepindahan dalam negeri saja, tetapi dapat juga melakukan kepindahan ke luar negeri dan dalam negeri.
PUSTAKA
Bahra Bin Ladjamudin, Al. 2006. Rekayasa Perangkat Lunak. Graha Ilmu :Yogyakarta. Fatansyah. 2002. Basis Data. Informatika. Bandung. Few, Stephen. 2006. Information Dashboard Design.
The Effective Visual Communication of Data. O’ Reilly Media, Inc.
Harianto Kristanto. 2006. Konsep dan Perancangan Database. Andi Offset :Yogyakarta.
Kusnami. 2009. Aplikasi Data Warehouse Untuk Business Inteigence. Gramedia. Jakarta
Nugroho, Bunafit. 2009. Membuat Website Sendiri dengan PHP-MySQL.
Mediakita : Jakarta.
Pressman, Rogger S. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak (Buku Satu) McGraw-Hill
Book Co. Andi : Yogyakarta.
Sidik, Bettha. 2008. MySQL Untuk Pengguna, Administrator, dan Pengembang Aplikasi Web. Informatika : Bandung.
