BAHAN AJAR
TEKNIK EVALUASI DAN PELAPORAN
DIKLAT TEKNIS SATUAN POLISI PAMONG PRAJA
Disusun Oleh :
IKBAL KHAFID, S.IP, MSi
Widyaiswara Ahli Madya
NIP. 19670504 198603 1 002
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
DAERAH PROVINSI JAWA TENGAH
PENGERTIAN, PERANAN, SYARAT DAN JENIS-JENIS LAPORAN
A. Pengertian, dan Peranan Laporan
1. Pengertian Laporan
Laporan dalam bahasa Inggris “report” berasal dari bahasa Latin “portare” yang berarti membawa, mengangkut, menyampaikan. Awalan (prefix) “re” berarti sarat, mundur, kembali, maknanya bahwa jika seseorang ditugaskan untuk mengadakan penelitian, dan setelah itu ia harus membawa hasil fakta, data hasil informasi penelitian tersebut secara lengkap.
Pengertian dasar laporan ini ialah menyajikan fakta secara obyektif dan tulus. Laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran mengenai peristiwa yang terjadi. Isi laporan yang benar akan mendorong mutu penulisan laporan yang baik. Artinya, kebenaran isi tercakup pada laporan yang memiliki bentuk yang sistematis, penalaran yang jelas, dan mengikuti bahasa dengan kritis.
Secara umum laporan dapat dianggap sebagai pelaksanaan komunikasi secara tertulis dan lisan. Sedangkan secara khusus yaitu dalam konteks administrasi, laporan memperoleh pengertian khusus sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi setiap satuan organisasi.
Menurut E. Zaenal Arifin dalam bukunya Bahasa yang Lugas dalam Laporan Teknis, laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Pada dasarnya, fakta yang disajikan itu berkenaan degnan tanggung jawab yang ditugaskan kepada pelapor.
Menurut Prajudi Atmosudirjo, Laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data – informasi. Laporan sebagai salah satu produk kantor diperlukan oleh pimpinan organisasi.
Charles E. Redfield, laporan adalah segenap hubungan dalam organisasi yang berujud penyampaian ide-ide dari satu pihak ke pihak lain, disebut juga sebagai “administrative communication” (komunikasi administrasi). Laporan ini merupakan salah satu unsur penting dari tata hubungan administrasi tersebut.
Dari beberapa pengertian tersebut diatas, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data / informasi. Laporan juga merupakan alat komunikasi yang didalamnya terdapat beberapa simpulan atau rekomendasi dari fakta-fakta atau keadaan-keadaan yang telah diselidiki. Berdasarkan pengertian ini, suatu laporan berkaitan dengan suatu penyelidikan, penglihatan, pengamatan, pendengaran, penelitian dari suatu keadaan yang kemudian diperoleh data, dan atau informasi yang relevan, oleh karena laporan berisi informasi yang dapat dikomunikasikan, maka laporan dapat digunakan oleh pihak lain untuk tujuan tertentu.
2. Peranan Laporan
Peranan merupakan salah satu alat komunikasi ke atas dalam suatu organisasi, yang memungkinkan pimpinan untuk menguji atau mengubah kebijakan yang telah dibuatnya. Laporan juga berfungsi sebagai alat manajerial dalam melaksankan tuas atau fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan, dan pengawasan.
Laporan memiliki peran yang strategis dalam komunikasi administrasi, antara lain sebagai berikut:
a. Alat pertanggungjawaban.
Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang petugas/lembaga kepada atasannya sesuai dengan tugas dan fungsi yang diterimanya.
Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, setiap unjit organisasi perlu melakukan tukar menukar informasi tentang apa yang dilakukan. Bagi seorang pimpinan, informasi perlu agar pimpinan dapat melaksanakan fungsinya sebagai koordinator. Selain itu informasi yang ada dalam laporan berguna untuk mengetahui dengan tepat situasi dan kondisi lingkungan. Secara khusus, dilihat dari segi adminstrasi ,informasi mempunyai arti sebagai data yang telah diolah sesuai tujuan atau keperluan administrasi.
c. Bahan pengambilan keputusan
Untuk keperluan pengambilan keputusan, seorang pimpinan memerlukan data dan informasi yang berhubungan dengan keputusan yang akan diambil. Data dan informasi yang diambil berasal dari laporan yang disampaikan semua satuan organisasi.
d. Alat pembina kerjasama
Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk membina kerjasama, saling tukar informasi, dan membina pengertian serta koordinasi antara atasan dan bawahan.
e. Alat pengembangan wawasan
Dengan saling tukar informasi, pengetahuan akan bertambah luas dan mendorong timbulnya gagasan baru.
B. Syarat-syarat Laporan
Anda pasti sudah memahami tentang syarat-syarat laporan yang baik dan bermutu. Laporan yang bermutu memberikan manfaat yang besar dalam kegiatan manajerial, khususnya dalam proses pengambilan keputusan yang rasional dan obyektif.
Adapun syarat-syarat laporan yang baik dan bermutu adalah sebagai berikut:
Laporan harus lengkap dan obyektif, artinya laporan tidak dibuat-buat, tidak dikarang semaunya, dan tidak direkayasa berdasarkan kira-kira. Laporan yang benar dan obyektif harus ditulis secara cermat dan dapat dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu, laporan harus pula:
a. Perlu didukung data yang lengkap, relevan, akurat, sahih, dan tidak kadaluwarsa (up to date). Laporan yang tidak didukung oleh data yang tepat akan mengaburkan persoalan. Sebagai akibatnya, laporan menjadi salah/tidak jelas.
b. Penganalisisan persoalan harus objektif, sehingga ide-ide yang dikemukakan logis dan dapat diterima. Jika laporan tersebut tidak obyektif, yang berarti ide-ide yang dikemukakan dalam laporan adalah gambaran keinginannya sendiri, bukan gambaran tuntutan yang sebenarnya, maka kita dapat membayangkan tentang apa akibat yang akan terjadi selanjutnya.
c. Penggambaran laporan harus jelas dan mudah dimengerti. Bagaimana jika penggambaran laporan salah/kabur dan samar-samar? Hal ini tentu saja maksudnya sulit dimengerti. Bahkan penyimpulannya pun sulit. Apa akibatnya ?. Tentu kebenaran isi laporan tersebut diragukan bukan ?.
d. Penulisan laporan harus mengacu pada tujuan pembuatan laporan. Setiap penulisan atau kegiatan harus berorientasi pada tujuan. Jika tidak demikian, maka arti, kebenaran penulisan atau kegiatan tersebut diragukan.
2. Laporan Harus Jelas
Laporan harus jelas, artinya laporan tersebut harus mudah dimengerti. Tahukah Anda, bagaimana pedoman umum penulisan laporan, agar laporan mudah dimengerti.
Pedoman umum penulisan laporan sebagai berikut:
a. Kalimatnya sederhana, tidak berbelit-belit, pendek, (tidak dengan anak kalimat dan cucu kalimat).
Coba anda bandingkan contoh-contoh di bawah ini, mana kalimat-kalimat yang sederhana. Pendek, dan mana pula kalimat-kalimat yang berbelit-belit ?.
Contoh:
1) Adalah tanggung jawab setiap masing-masing kepala bagian untuk mengatur masalah-masalah organisasinya secara rapi dengan cara yang demikian rupa sehingga setiap pegawai, termasuk dirinya sindiri, akan menerima cuti penuh yang menjadi haknya.
2) Laporan ini mencakup kegiatan tahun anggaran 2005-2006. 3) Laporan yang dibuat ini didalamnya mencakup kegiatan yang
dilaksanakan pada tahun anggaran 2005/2006 yang baru lalu. b. Selektif dalam menggunakan istilah-istilah
Istilah-istilah yang digunakan hendaknya istilah-istilah yang popular.
Bandingkan ketiga pernyataan di bawah ini kemudian diskusikan dengan teman-teman, kalimat mana yang sebaiknya digunakan ?.
1. Jumlah peserta Diklat Pengadaan Barang dan Jasa Angkatan I Kabupaten “X” 30 orang peserta, 5 wanita, 25 pria.
2. Jumlah populasi Diklat Pengadaan Barang dan Jasa Angkatan I Kabupaten “X” 30 orang peserta, 5 wanita, 25 pria.
3. Jumlah anggota Diklat Pengadaan Barang dan Jasa Angkatan I Kabupaten “X” 30 orang peserta, 5 wanita, 25 pria
c. Tata bahasa dan ejaan yang digunakan harus benar, demikian juga tanda-tanda baca yang digunakan. Mengapa demikian ?. Karena, kalimat yang tidak menggunakan tata bahasa dan ejaan yang benar akan mengandung makna yang rancu dan bisa menimbulkan salah tafsir. Disamping itu, juga dapat menimbulkan perasaan janggal dan tidak menyenangkan bagi pembaca. Dapatkah anda
membuat kalimat yang demikian ?. Tentu saja dapat bukan ? Perhatikan contoh di bawah ini, kemudian diskusikan dengan teman-teman Anda, kalimat mana yang sesuai dengan tata bahasa dan ejaan yang benar, dan kalimat mana yang tidak sesuai ?. Perhatikan kesalahannya.
3. Laporan harus Langsung Mengenai Sasaran
Mengapa demikian ?. Kita semua menyadari bahwa si penerima laporan seperti pimpinan, setiap hari selalu sibuk dengan banyak persoalan yang dihadapi. Oleh karena itu, dalam membuat laporan diusahakan sesingkat mungkin, tepat, padat, dan jelas, serta langsung mengenai sasarannya. Tidak berbelit-belit dan berliku-liku, yang hanya memberi kesan bahwa laporan itu tebal.
Anda perhatikan informasi berikut!
- “Saya melihat Toto berbuat dosa. Diwaktu saya sedang bermain dengan adik saya, dia menangis karena jatuh dari sepeda. Dikala itu Toto mengambil jambu yang pohonnya tumbuh di pekarangan rumah Pak Azhari”.
Bandingkan dengan informasi berikut ?
- “Saya melihat Toto mencuri jambu Pak Azhari”
Informasi mana yang langsung mengenai sasaran ?. Tidak berbelit-belit ?.
4. Laporan harus Lengkap
Sebagai bahan untuk mengambil keputusan oleh pimpinan, maka laporan harus:
a. Mencakup segala segi yang dilaporkan
Contoh: Untuk melaporkan pertanggungjawaban pemelian ATK Semester I tahun anggaran 2006 laporan harus meliputi:
2) Apa saja dan macamnya
3) Berapa harga satuan dan jumlahnya 4) Berapa jumlah harga semua
5) Kuitansi bukti pembayaran dan faktur barang 6) Jumlah potongan pajak yang dipungut
7) Bukti pungutan dan setoran pajak 8) Berapa sisa kas pembelian ATK
5. Laporan Harus Tegas dan Konsisten
a. Tidak ada kontroversi antara bagian yang satu dan yang lain.
b. Keterangan tidak berubah-ubah dalam situasi apa pun. Mengapa demikian ?. Agar si pembaca jangan bingung. Misalkan kalau disebutkan bahwa “Anggaran yang digunakan untuk pembelian ATK Badan Diklat Kabupaten “X” Semester I TA 2006, sebesar Rp 4.000.000,00” Berdasarkan keterangan tersebut dapatkan Anda menunjukkan keterangan contoh yang tidak berubah-ubah.
6. Laporan harus tepar pada waktunya
Artinya, penyampaian dan penerimaan laporan harus tepat pada waktunya. Kalau tidak, apa akibatnya ?.
a. Pimpinan tidak mengetahui masalah yang berkembang pada waktunya.
b. Pimpinan tidak dapat mengambil keputusan tepat pada waktunya. c. Perencanaan bias terlambat.
d. Mekanisme kerja tidak lancar dan dapat terganggu. e. Laporan sia-sia, tidak mencapai tujuan.
f. Apa masih ada lagi yang lain ? Silahkan Anda tambah.
Yang pasti, apabila penyampaian dan penerimaan laporan tidak tepat pada waktunya, maka tujuan laporan itu tidak tercapai. Bahkan
dapat menimbulkan akibat lain yang sangat merugikan atau merusak organisasi atau yang lainnnya.
7. Laporan harus tepat penerimanya
Laporan harus diterima oleh yang berkompeten atau pihak yang berhak menerimanya. Laporan jangan diberikan atau diterima oleh yang tidak berhak.
Menurut Anda, apa kira-kira akibat yang muncul apabila terjadi salah alamat atau salah kirim laporan ?.
Tidak tepatnya penerimaan laporan, bisa mengakibatkan :
a. Timbulnya suatu masalah yang apabila tidak segera ditangani, bisa berkembang lebih parah. Apabila terdapat suatu masalah, pimpinan harus secepatnya mengambil tindakan. Karena kalau tidak, masalah akan berkembang lebih parah lagi, sedangkan laporan belum diterima. Rupanya laporan salah alamat, salah penerimanya. Lalu cepat dicari ke mana ?
b. Terlambatnya komunikasi administrasi
Untuk menangani masalah tersebut, perlu ada komunikasi administrasi (surat-menyurat) sesuai dengan isi laporan pimpinan dengan pihak-pihak lain yang berkaitan. Tetapi laporan tidak diterima, karena nyasar ke tempat lain. Dapatkah dilakukan komunikasi administrasi tepat waktu ?. Akhirnya masalah tidak dapat ditangani sebagaimana mestinya karena komunikasi administrasi terlambat.
C. Jenis-Jenis Laporan :
1. Berdasarkan Waktu Penyampaian a. Laporan Berkala
Laporan berkala ini merupakan pertanggung jawaban yang bersifat rutin berkala, yaitu dua kali dalam satu tahun anggaran. Laporan pertanggungjawaban pelaksanaan rencana dan program
selama satu semester (April sampai dengan September) disebut laporan tengah tahunan. Selambat-lambatnya pada tanggal 30 Obkober tahun anggaran, laporan tengah tahunan sudah harus disampaikan kepada Sekretaris Daerah. Sedangkan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan rencana dan program selama satu tahun (April sampai dengan Maret tahun berikut) disebut laporan tahunan. Laporan ini paling lambat sudah harus disampaikan kepada Sekretaris Daerah pada tanggal 30 April tahun anggaran.
Laporan tahunan mempunyai fungsi sebagai alat penilaian akhir terhadap hasil pelaksanaan rencana dan program rutin pembangunan tahunan. Setiap akhir tahun anggaran pimpinan mempunyai kewajiban melakukan pengawasan dan penilaian akhir. Caranya ialah dengan melakukan perbandingan antara hasil dengan rencana yang sudah ditentukan sebelumnya, baik secara kuantitatif maupun kualitatif dalam rangka mencapai sasaran fisik dan fungsional. Sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan rencana dan program rutin dan pembangunan, laporan tengah tahunan harus memberikan informasi mengenai hal-hal berikut:
1) Hasil-hasil yang telah dicapai antara disertai bukti konkret berupa data dan fakta.
2) Hambatan-hambatan yang dihadapi dengan disertai penjelasan permasalahan
3) Cara-cara mengatasi hambatan tersebut.
b. Laporan Insidental
Laporan Insidental adalah laporan yang perlu disampaikan, baik atas permintaan atasan maupun atas prakarsa bawahan sehubungan dengan adanya kasus atau masalah tertentu. Atasan dapat meminta laporan kepada bawahan untuk memperoleh informasi tentang suatu kejadian yang menyangkut kedinasan dan mempunyai dampak terhadap pelaksana program. Sebaliknya, tanpa diminta bawahan wajib menyampaikan laporan kepada
atasan apabila sewaktu-waktu mengalami kejadian tertentu sebagai informasi dan pertanggungjawaban. Laporan seperti itu merupakan sarana komunikasi dua arah untuk mencegah dan membatasi timbulnya akibat-akibat sampingan yang tidak diinginkan.
2. Berdasarkan cara penyampaian.
Jika dilihat dari segi cara penyampaian, laporan dapat diklasifikasikan menjadi 3, yaitu :
a. Laboran lisan.
Laporan ini mengungkapkan isi laporan secara lisan kepada pimpinan baik melalu tatap muka maupun melalui telepon. Laporan lisan disampaikan hanya bersifat informatif dan singkat,tidak memerlukan perincian yang mendetail. Salah satu kelemahan dari laporan lisan adalah ketidakleluasaan untuk mengungkapkan isi laporan karena waktu yang terbatas maupun tekanan psikologis pelapor terhadap pimpinan.
b. Laporan tertulis.
Laporan dalam bentuk tulisan biasanya diketik di komputer, yang memberi keleluasaan dalam bentuk diagram maupun gambar yang mendukung isi laporan. Banyaknya laporan yang akan dilaporkan tergantung pada kebutuhan ,apakah laporan dapat dibuat secara ringkas atau perlu pembahasan secara mendalam. Laporan tertulis diharapkan informasi yang disajikan lebih terstruktur disertai dengan analisis yang mendalam.
c. Laporan visual.
Laporan visual merupakan laporan yang disajikan dalam bentuk gambar bisa berupa foto, film atau slide. Laporan ini biasa ditemui pada berita yang ditayangkan dlam televisi atau film.
3. Berdasarkan bentuk.
Jika dilihat dari segi bentuknya, laporan dapat diklasifikasikan menjadi 3, yaitu:
a. Laporan berbentuk surat.
Laporan ini dibuat dalam bentuk surat dengan isi yang terbatas, biasanya hanya poin-poin terpenting saja.
b. Laporan berbentuk formulir.
Laporan ini disajikan dengan bentuk dan format yang tetap. Laporan berbentuk formulir digunakan untuk laporan yang bersifat rutin, misalnya laporan penilaian kinerja.
c. Laporan berbentuk karangan atau naskah.
Laporan ini dibuat dalam bentuk karangan karena informasi yang disampaikan cukup banyak. Laporan ini biasanya untuk menulis laporan formal, misalnya skripsi, tesis dll.
4. Berdasarkan sifat penyajian.
Jika dilihat dari sifat penyajian, laporan dapat diklasifikasikan menjadi 2 yaitu:
a. Laporan informal.
Laporan ini biasanya diwujudkan dalam bentuk e-mail, memo. Pembuat laporan dapat membuat bentuk yang sesuai dengan keinginannya sendiri dan sering tanpa disertai dokumen yang mendukung materi laporan.
b. Laporan formal.
Laporan ini sifatnya analitis yang dibuat dengan mengikuti aturan resmi dalam pembuatan laporan dan didukung oleh dokumen resmi. Yang perlu diperhatikan pembuat laporan harus mampu menginterpretasikan data dengan benar. Kekeliuran dalam menginterprtasikan data akan berdampak kesalahan dalam pengambilan keputusan.
5. Berdasarkan maksudnya.
Jenis laporan kalau ditinjau dari maksudnya pada dasarnya dibedakan atas ada tidaknya tingkat analisis dalam laporan tersebut. a. Laporan informatif.
Laporan ini biasanya dibuat utnuk menginformasikan tentang suatu hal, hanya bersifat memberi informasi. Pelapor tidak
diharuskan untuk memberi analisis atau rekomendasi terhadap fenomena yang dilaporkan.
b. Laporan rekomendasi.
Laporan ini selain menyampaikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor berupa penilaian atau tindak lanjut dari penilaian terhadap suatu hal.
c. Laporan pertanggungjawaban.
Laporan ini memberikan informasi kepada atasan mengenai pelaksanaan program kerja tertentu baik dilihat dari segi proses, keberhasilan atau kegagalan sutu program,faktor penghambat dan pendukungnya.
d. Laporan analitis.
Laporan ini selain memberikan informasi kepada pimpinan,juga dimaksudkan memberikan sumbangan pemikiran berdasarkan informasi yang mendalam.
e. Laporan perkembangan.
Laporan ini merupakan laporan yang dibuat untuk menginformasikan perkembangan atau kemajuan mengenai pelaksanaan suatu kegiatan, program. Laporan ini juga berupa evaluasi terhadap pelaksanaan pekerjaan. Laporan ini selain berguna untuk mengetahui sejauh mana suatu pekerjaan ,tetapi juga berguna untuk mengetahui dampak yang dikehendaki dan tak dikehendaki untuk perencanaan selanjutnya.
f. Laporan studi kelayakan.
Laporan ini dibuat atas dasar adanya permasalahan khusus terhadap suatu program yang dijalankan dan diupayakan pemecahannya. Laporan ini menganalisis permasalahan khusus secara mendalam guna pengambilan keputusan atas dasar penilaian layak dan tidak layak. Dalam laporan ini disajikan beberapa alternatif solusi atas masalah tersebut dan kemudian dievaluasi guna menentukan pilihan yang terbaik dari berbagai alternatif.
D. Latihan
1. Berikan pengertian laporan! Jelaskan pula peranan laporan!
2. Apa saja syarat-syarat laporan yang baik ?. Uraikan secara singkat ! 3. Anda mengetahui macam-macam laporan. Sebutkan dan jelaskan!
E. Rangkuman.
1. Laporan adalah alat komuniaksi yang berisi keterangan, informasi, ide-ide yang disajikan secara tertulis mengenai tanggung jawab yang dibebankan kepada seseorang.
2. Peranan laporan dalam organisasi sebagai alat komunikasi ke atas, alat manajerial dalam melaksanakan tugas/fungsi perencanaan, pengawasan/pengendalian, atau dalam pengambilan keputusan.
3. Syarat laporan : harus lengkap dan obyektif, jelas, langsung mengenai sasaran, dan lengkap, tegas dan konsisten, tepat pada waktunya. 4. Jenis laporan berdasarkan sasarannya terdiri atas : laporan lisan dan
laporan tertulis.5.Jenis laporan berdasarkan pada periodenya ialah laporan berkala, insidental, dan laporan statistik.
6. Jenis laporan berdasarkan pada maksud, terdiri atas laporan informatif, laporan eksaminasional dan laporan analistis.
7. Jenis laporan berdasarkan pada ruang lingkup terdiri atas laporan umum dan khusus.
8. Jenis laporan berdasarkan pada peristiwa terdiri atas laporan rutin dan laporan insidental.
9. Jenis laporan berdasarkan pada keamanan isi terdiri atas: laporan biasa, laporan rahasia, dan laporan sangat rahasia.
10.Jenis laporan berdasarkan pada kesempurnaan isi ialah : laporan sementara dan laporan akhir. Jenis laporan berdasarkan pada keresmiannya terdiri atas laporan formal dan nonformal.
11.Jenis laporan berdasarkan pada waktu terdiri atas: laporan harian, mingguan, bulanan, tahunan, dan lima tahunan.
12.Jenis laporan berdasarkan pada jumlah penerimanya terdiri atas laporan terbatas, dan tidak terbatas.
Semarang, Widyaiswara
IKBAL KHAFID, S.IP, MSi NIP. 19670504 198603 1 002
