Manajemen Kinerja dan Kompensasi
Proses Manajemen KinerjaProses dan Rancangan Manajemen Kinerja
Hari Keempat Bagian 2
Proses Manajemen Kinerja Model
Herman Aguinis
Aguinis, H. (2013:38)
Manajemen kinerja adalah proses yang berkelanjutan. manajemen kinerja tidak terjadi hanya sekali setahun. Kinerja manajemen merupakan proses yang berkesinambungan termasuk beberapa komponen. Komponen ini terkait erat satu sama lain dan buruknya implementasi salah satu dari komponen memiliki dampak negatif pada sistem manajemen kinerja secara keseluruhan.
Komponen dalam proses manajemen kinerja adalah: 1. Performance planning (Perencanaan Kinerja)
2. Performance execution (Eksekusi Kinerja) 3. Performance Assesment (Penilaian Kinerja) 4. Performance Review (Review Kinerja)
5. Performance Renewal & Recontracting (Pembaharuan dan Kontrak Ulang Kinerja)
Proses Manajemen Kinerja Model
Herman Aguinis
5. Performance Review 6. Renewal and Recontracting 4. Performance Assessment 3. Performance Execution 2. Performance Planning 1. Prerequisites Aguinis, H. (2013:39)Proses Manajemen Kinerja Model
Herman Aguinis
Aguinis, H. (2013:37)
Ada dua prasyarat penting yang diperlukan sebelum sistem manajemen kinerja diimplementasikan :
1. Pengetahuan tentang misi dan tujuan strategis organisasi 2. Pengetahuan tentang pekerjaan yang bersangkutan
Knowledge of the organizatio’s mission & strategic goals Where it wants to be in the future The goals it want to achieve Strategy it will use to attain these goals
Knowledge of the job in
question
What constitute the require duties
(Job desc) What information regarding Knowledge, skill, attitude (Job spec) What standard should the tasks
are performed (Job standard)
Proses Manajemen Kinerja Model
Herman Aguinis
2. Performance Planning
Karyawan harus memiliki pengetahuan yang mendalam tentang sistem manajemen kinerja. Bahkan pada awal setiap siklus kinerja, pengawas dan karyawan bertemu untuk membahas dan menyepakati apa yang perlu dilakukan dan bagaimana hal itu harus dilakukan. Diskusi perencanaan kinerja ini termasuk pertimbangan, termasuk hasil dan perilaku serta rencana pengembangan.
2.1 Results
Hasil merujuk pada apa yang perlu dilakukan atau yang harus dihasilkan karyawan. Menjadi acuannya adalah Job Decription dan Performance Standard (quality, quantity, cost dan time).
Proses Manajemen Kinerja Model
Herman Aguinis
2.2 Behaviors
Selain angka penjualan, sales/penjual juga dinilai pada kriteria perilaku (behaviors) seperti ketrampilan komunikasi
(communications skills) dan pengetahuan produk (product knowledge).
Langkah penting sebelum review dimulai untuk supervisor/ pengawas dan karyawan adalah menyetujui rencana
pengembangan. Rencana ini termasuk mengindentifikasi
area2 yg diperlukan untuk pengembangan dan setting goals di setiap area. Development Plan biasanya termasuk results dan behaviors.
Performance Planning
Result
• The outcomes an employee must produce key
accountabilities • Specific objective
Behaviors
• How employee do their jobs
• Critical competencies determining how result will be achieved
Planning
o Ensure that the position description is current
o Identify the essential job function
o Develop Performance expectation
o Identify applicable performance factors
Key steps in planning process :
o Setting expectation
o Setting goals
Setting Expectation and goals :
Source: UCR HR (2015)
Setting Expectation
What are Performance Expectations
When should Performance expectation
be set
A Performance Expectation should be
What are Performance Expectations
o
A description of the results expected for
the fully satisfied performance of a job
function/task.
o
Defines
“how well” each function or task
must be performed.
o
Provides a benchmark against which to
evaluate work performance.
When should Performance
Expectation be set
o
When an employee is hired
o
When responsibilities are changed or added
o
When clarification of responsibilities is needed
A performance expectation should be
o Derived from mission, goals and values
o Mutually understood
o Developed collaboratively, if appropriate
o Descriptive of how a job is to be performed
o Descriptive of fully satisfactory performance
o Expressed in measurable/observable terms
Setting Goals
Use
S M A R T
formula
• precise terms • Targeted
S
pecific
• Means for tracking
• How much of what & by when
M
easurable
• Assess the stretch
• Evaluate the growth for the employee
A
ttainable
• Links to results
• Links to higher-level goals (dept.)
R
elevant
• Timeframe for actions • Completion dates
T
rackable
Proses Manajemen Kinerja Model
Herman Aguinis
3 Performance Execution
Pada tahap eksekusi kinerja faktor-faktor berikut harus diperhatikan: 1. Commitment to goal achievement
2. Ongoing performance feedback and coaching 3. Communication with supervisor
4. Collecting and sharing performance data 5. Preparing for performance reviews
Supervisor memiliki tanggung jawab utama atas isu-isu berikut : 1. Observation and Documentation
2. Updates 3. Feedback 4. Resources
5. Reinforcement/penguatan: supervisor harus reinforcing/memperkuat perilaku dan goals yg efektif.
Performance Execution
Commitment to goal achievement
Employees must be committed, so involving employees actively in setting the goals.
Ongoing performance feedback and coaching
Employees should not wait until facing serious problem, so they can ask feedback proactively
Communication with supervisor openly and regularly
Collecting and sharing performance data
Employees should provide the supervisor progress toward goal achievement (behavior and result)
Preparing performance Review
Employees should engage in self appraisal
Performance Execution
Observation and documentation
Supervisor must observe and document performance. It is important to keep track good and poor performance.
Updates
If organizational goals are changed, it is important to update and revise initial objectives.
Feedback
Resources
Supervisor provide resources and opportunities to participate in development activities.
Reinforcement
Supervisor must let employees know that their outstanding performance.
Performance Execution
Commitment to goal
achievement
Ongoing performance
feedback and coaching
Communication with
supervisor
Collecting and sharing performance data Preparing performance Review Observation and documentation Updates Feedback Resources Reinforcement Employees Managers
Performance Execution
Preparing performance appraisal form
Gather the documentation regarding performance
Measuring Result
Proses Manajemen Kinerja Model
Herman Aguinis
4 Performance Assessment
Dalam tahap penilaian baik karyawan maupun manajer
bertanggung jawab untuk mengevaluasi sejauh mana perilaku yang diinginkan telah ditampilkan dan apakah hasil yang diinginkan telah tercapai.
Baik karyawan dan supervisor harus mengevaluasi kinerja
karyawan. keterlibatan karyawan dalam proses untuk
meningkatkan rasa kepemilikan karyawan dan komitmen untuk system performansi manajemen yg dijalanin di samping itu memberikan informasi penting yg akan dibahas dalam tinjauan kinerja berikutnya.
Proses Manajemen Kinerja Model
Herman Aguinis
5 Performance Review
Tahap review kinerja melibatkan pertemuan antara karyawan dan manajer untuk meninjau penilaian mereka. Rapat penilaian ini penting karena memberikan pengaturan secara formal di mana karyawan menerima umpan balik tentang kinerja nya. Pertemuan ini biasanya disebut pertemuan penilaian atau diskusi penilaian.
Tahap akhir dalam proses kinerja adalah pembaharuan dan kontrak ulang. Pada dasarnya ini adalah identik dengan komponen perencanaan kinerja, Perbedaan utama adalah bahwa tahap pembaharuan dan recontracting menggunakan wawasan dan informasi yang diperoleh dari fase lainnya.
Best Practice Proses Manajemen Kinerja
Model Telkom University
Rencana Strategis
Yayasan/Telkom Annual Message Rencana Kerja Manajerial
Menyusun Draft Kinerja Universitas/Fakultas One on one Kinerja Universitas/Fakultas
Penetapan Kinerja Universitas/Fakultas Implementasi Kinerja Universitas/Fakultas
One on one Kinerja Universitas/Fakultas (Assessment and Review - Triwulanan)
Penetapan Kinerja Dosen/Staf Penetapan Kinerja Universitas/Fak
Rewarding
remunerasi, dll
