KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH PROSEDUR KERJA HEP-PK-03 PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR

(1)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI

POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH

PROSEDUR KERJA

HEP-PK-03

PENGURUSAN

DISIPLIN PELAJAR

Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh:

JULIA BINTI MARJUKI ISHAK BIN HASAN

KOL. BERSEKUTU (PA)

HAJI TAJUDDIN BIN ABDUL RASHID K.M.N

Pegawai Hal Ehwal Pelajar (KD) Pengarah

(2)

KANDUNGAN

1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1_{... 3}

2. SKOP PROSES 4.4.1_{... 3}

3. PELANGGAN PROSES 5.1.2_{... 3}

4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 _{& KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN}7.2_{... 3}

5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2_{... 4}

6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C_{... 4}

7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4_{... 4}

8. RISIKO PROSES 6.1_{... 5}

9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7_{... 5}

10. DEFINISI ... 5

11. SINGKATAN 4.4_{... 7}

12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4_{... 8}

13. SIPOC DIAGRAM 4.4_{... 9}

14. PROSES KERJA ... 9

15. REKOD 7.5_{... 10}

16. LAMPIRAN 8.5.1_{... 10}

(3)

1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1

Prosedur ini mewujudkan garis panduan untuk mengawal, merekod serta mengendalikan masalah-masalah disiplin pelajar bagi tujuan pematuhan terhadap peraturan-peraturan disiplin di Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (PSA).

2. SKOP PROSES 4.4.1

Prosedur ini digunakan untuk mengawal dan mengendalikan masalah-masalah disiplin pelajar di dalam kampus serta kesalahan-kesalahan yang dinyatakan di bawah Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 (Akta 174) yang boleh diambil tindakan secara pentadbiran atau dikenakan tindakan tatatertib terus iaitu denda sebagai ganti tindakan tatatertib.

3. PELANGGAN PROSES 5.1.2

Staf PSA

4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 _{& KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN}7.2

PEMILIK PROSES

KOMPETENSI MINIMUM YANG DIPERLUKAN 7.2

PENGETAHUAN SKIL ATITUD PENGALAMAN

KJHEP PHEP (KD) PDP Pegawai yang dilantik untuk menguruskan Pengurusan Disiplin Pelajar Mengendalikan proses untuk Pengurusan Disiplin Pelajar Berminat menguruskan proses Pengurusan Disiplin Pelajar Berpengalaman dalam melaksanakan tugas-tugas menguruskan proses Pengurusan Disiplin Pelajar

(4)

5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2

6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C

JENIS SUMBER KEPERLUAN

Sumber manusia a. Pengarah b. TPSA c. KJHEP d. PHEP (KD) e. PDP f. PDJ g. Staf PSA h. Pelajar

Peralatan a. Alat tulis

b. Komputer

Bahan a. Buku Notis Kesalahan

Keperluan lain a. Bahan hebahan dari semasa ke semasa

7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4

KEPERLUAN KRITERIA

Maklumat yang perlu dirujuk

7.5.3.2

1) Garis Panduan Pengurusan Kebajikan Dan Disiplin Pelajar, Politeknik KPTM

2) Buku Panduan Dan Peraturan Am Pelajar Politeknik, KPTM

3) Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 (Akta 174) Dan Pindaan-Pindaannya Komunikasi dengan pelanggan

8.2.1

Memo, email, banner Harta hak milik pelanggan 8.5.3 _-

Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2

- Rekod Notis Kesalahan Disiplin Pelajar

Pemuliharaan 8.5.4 _-

Peraturan dan perundangan 8.2.2 (a)

Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 (Akta 174) Dan Pindaan-Pindaannya

Perubahan dan kajian semula

8.2.3.1 (e)

1) Garis Panduan Pengurusan Kebajikan Dan Disiplin Pelajar, Politeknik KPTM

2) Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan PSA

JENIS KHIDMAT LUAR KAEDAH KAWALAN

(5)

8. RISIKO PROSES 6.1

PROSES RISIKO TINDAKAN

PENCEGAHAN

TINDAK BALAS JIKA BERLAKU

Menguruskan disiplin Pelajar

Pelajar tidak mematuhi peraturan - Taklimat disiplin - Pemantauan yang menyeluruh - Penglibatan pihak luar - Denda - Nasihat - Kerja Amal

9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7

10. DEFINISI

Terminologi & Definisi

1. Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (PSA)

Salah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam 2. Pengarah Pengarah PSA

3. Timbalan Pengarah (Sokongan

Akademik) (TPSA)

Pegawai yang dilantik oleh Jabatan Pendidikan Politeknik 4. Akta 174 Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 dan

pindaan-pindaannya 5. Pegawai Hal Ehwal

Pelajar (PHEP)

Adalah merupakan Pengarah PSA yang dilantik oleh Menteri Pendidikan Malaysia yang berkuasa mengambil tindakan tatatertib dan mengenakan apa-apa hukuman tatatertib yang diperuntukkan di bawah Akta 174

6. Jabatan Adalah merupakan jabatan akademik (induk) yang terdiri daripada Jabatan Kejuruteraan Mekanikal (JKM), Jabatan Kejuruteraan Awam (JKA), Jabatan Kejuruteraan Elektrik (JKE) dan Jabatan Perdagangan (JPG) serta jabatan akademik (sokongan) yang terdiri daripada Jabatan Pengajian Am (JPA) dan Jabatan Matematik, Sains dan Komputer (JMSK).

7. Ketua Jabatan Kejuruteraan Mekanikal (KJKM)

Pegawai yang dilantik oleh Jabatan Pendidikan Politeknik

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR

TINDAKAN PERLU DIAMBIL JIKA BERLAKU

TINDAKAN PENCEGAHAN UNTUK ELAK BERLAKU

Pelajar tidak membayar denda

Sekatan untuk mendaftar pengajian semester berikutnya

Notis peringatan dikeluarkan sebelum peperiksaan pada minggu ke 14 kuliah

(6)

8. Ketua Jabatan Kejuruteraan Awam (KJKA)

Pegawai yang dilantik oleh Jabatan Pendidikan Politeknik 9. Ketua Jabatan

Perdagangan (KJPG) Pegawai yang dilantik oleh Jabatan Pendidikan Politeknik 10. Ketua Jabatan

Kejuruteraan Elektrik (KJKE)

Pegawai yang dilantik oleh Jabatan Pendidikan Politeknik 11. Ketua Jabatan (KJ) Adalah merupakan ketua jabatan akademik (induk) yang

terdiri daripada KJKM, KJKA, KJKE dan KJPG. Memantau masalah disiplin pelajar di jabatan

12. Kamsis Tempat penginapan pelajar PSA yang tinggal di dalam kampus yang terdiri daripada Kamsis Aman, Damai dan Sentosa

13. Pengurus Asrama (Pengurus)

Memantau masalah disiplin yang berlaku di kamsis dan mempertimbangkan rayuan pelajar yang dikenakan hukuman tatatertib terus (denda) bagi kesalahan di kamsis

14. Pustakawan (PT) Memantau masalah disiplin yang berlaku di perpustakaan dan mempertimbangkan rayuan pelajar yang dikenakan hukuman tatatertib terus (denda) bagi kesalahan di perpustakaan

15. Pegawai Psikologi (Peg.P)

Pegawai yang dilantik oleh Jabatan Perkhidmatan Awam bertanggungjawab memberi bimbingan dan kaunseling di PSA.

16. Penyelaras Psikologi & Kerjaya Jabatan (PPKJ)

Pegawai yang dilantik oleh Pengarah atau TPSA bertanggungjawab membantu Pegawai Psikologi untuk memberi bimbingan dan kaunseling jabatan.

17. Notis Notis Kesalahan Disiplin Pelajar 18. Pegawai Hal Ehwal

Pelajar (Kebajikan & Disiplin) (PHEP (KD))

Pegawai yang dilantik oleh Jabatan Pendidikan Politeknik untuk menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan kebajikan dan disiplin pelajar PSA.

19. Pegawai Disiplin Politeknik (PDP)

Pegawai yang dilantik oleh Pengarah atau TPSA untuk menguruskan pelaksanaan disiplin pelajar di PSA. 20. Penolong Pegawai

Disiplin Politeknik (PPDP)

Pegawai yang dilantik oleh Pengarah atau TPSA untuk mengurus dan mengawalselia hal-hal yang berkaitan dengan pengurusan kenderaan pelajar dan membantu menguruskan pelaksanaan disiplin pelajar

21. Penyelaras Hal Ehwal Pelajar Jabatan

(PHEPJ)

Pegawai yang dilantik oleh Pengarah atau TPSA untuk mengurus dan mengawalselia hal-hal yang berkaitan Hal Ehwal Pelajar di jabatan akademik induk

22. Pegawai Disiplin Jabatan (PDJ)

Pegawai yang dilantik oleh Pengarah atau TPSA untuk mengurus dan mengawal disiplin pelajar di jabatan akademik induk dan sokongan.

23. Ketua Biro Disiplin Kamsis (KBDK)

Pegawai yang dilantik oleh Pengarah atau TPSA untuk mengurus dan mengawal disiplin pelajar di kamsis.

(7)

24. Ketua Disiplin Perpustakaan (KDP)

Pegawai yang dilantik oleh Pengarah atau TPSA untuk mengurus dan mengawal disiplin pelajar di perpustakaan. 25. Jawatankuasa

Disiplin Pelajar (JKDP)

Terdiri daripada KJHEP, PHEP (KD), PDP, PPDP, PDJ, KBDK dan KDP (Rujuk Carta Organisasi Jawatankuasa Disiplin Pelajar (HEP-PK-03(L1)).

26. Urusetia Disiplin Jabatan (UDJ)

Dianggotai oleh PHEPJ, PDJ dan sekurang-kurangnya 2 orang ahli jawatankuasa (AJK) disiplin di jabatan akademik induk

27. Urusetia Disiplin Kamsis (UDK)

Dianggotai oleh Ketua Warden, KBDK dan sekurang-kurangnya 2 orang ahli jawatankuasa (AJK) Biro Disiplin Kamsis.

28. Urusetia Disiplin

Perpustakaan (UDP) Dianggotai oleh staf perpustakaan. 29. Pelajar Semua pelajar PSA

11. SINGKATAN 4.4

Singkatan Maksud

1. PSA Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah 2. P Pengarah PSA

3. TPSA Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik) PSA 4. PHEP _{Pegawai Hal Ehwal Pelajar}

5. KJKM Ketua Jabatan Kejuruteraan Mekanikal 6. KJKA Ketua Jabatan Kejuruteraan Awam 7. KJPG Ketua Jabatan Perdagangan

8. KJKE Ketua Jabatan Kejuruteraan Elektrik

9. KJ Ketua Jabatan

10. PHEP (KD) Pegawai Hal Ehwal Pelajar (Kebajikan & Disiplin)

11. PT Pustakawan

12. Peg.P Pegawai Psikologi 13. Pengurus Pengurus Asrama

14. PPKJ Penyelaras Psikologi & Kerjaya Jabatan 15. PDP Pegawai Disiplin Politeknik

16. PPDP Penolong Pegawai Disiplin Politeknik 17. PHEPJ Penyelaras Hal Ehwal Pelajar Jabatan 18. PDJ Pegawai Disiplin Jabatan

19. KBDK Ketua Biro Disiplin Kamsis 20. KDP Ketua Disiplin Perpustakaan 21. JKDP Jawatankuasa Disiplin Pelajar

(8)

Singkatan Maksud

22. UDJ Urusetia Disiplin Jabatan 23. UDK Urusetia Disiplin Kamsis

24. UDP Urusetia Disiplin Perpustakaan 25. Pelajar Semua pelajar PSA

12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4

Tidak Bayar Denda

Bayar Denda

Rekod dalam sistem I-Disiplin Notis Peringatan Notis Kesalahan Kemaskini dalam sistem

Surat HEP-PK-03-(L3) kepada Pelajar & Ibubapa

/Penjaga/KJ/KJHEP/PT/Pengurus

Failkan

Kemaskini dalam sistem

(9)

13. SIPOC DIAGRAM 4.4

PEMBEKAL INPUT PROSES OUTPUT PELANGGAN

Pensyarah/ Warden/Staf

Notis kesalahan Denda Resit bayaran Pelajar

14. PROSES KERJA

T.JAWAB BIL TINDAKAN

UDJ/ UDK/ UDP/ PPDP/

PDP 1.

1) Merekod Notis Kesalahan Pelajar yang dikeluarkan oleh pensyarah / warden / staf perpustakaan

2) Memantau pembayaran denda yang dibuat oleh pelajar. 3) Mengemaskini rekod pelajar telah membayar denda.

PPDP/ PDP 2.

1) Menyediakan laporan pelajar yang tidak membayar denda dan menghantar laporan kepada KJHEP pada minggu ke 14 kuliah.

KJHEP 3.

1) Mengeluarkan notis peringatan pelajar tidak membayar denda kepada pelajar melalui KJ pada minggu ke 14 kuliah.

Pelajar 4.

1) Pelajar menjelaskan bayaran denda dalam tempoh 5 hari bekerja dari tarikh notis peringatan dikeluarkan.

PPDP/ PDP 5.

1) Menyemak status bayaran denda bagi pelajar yang telah diberikan notis peringatan.

2) Menyediakan Surat Penggantungan Pengajian (HEP-PK-(L3) jika pelajar tidak membayar denda.

PHEP

(Pengarah) 6. Menandatangani Surat Penggantungan Pengajian.

PPDP/ PDP/

PHEP(KD) 7.

Menyerahkan Surat Penggantungan Pengajian kepada pelajar dan salinan kepada ibu bapa/penjaga / KJ / KJHEP / Pengurus/ PT.

KJHEP/ KJ/

Pengurus/ PT 8.

Menerima salinan Surat Penggantungan Pengajian untuk makluman/tindakan.

UDJ/ UDK/

UDP 9.

Memfailkan salinan Surat Penggantungan Pengajian yang diterima daripada KJ / Pengurus / PT.

(10)

15. REKOD 7.5

BIL NAMA REKOD TEMPOH

SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

1

Surat Penggantungan Pengajian 1Tahun JHEP

16. LAMPIRAN 8.5.1

BIL NAMA LAMPIRAN RUJUKAN

1 Carta Organisasi Jawatankuasa Disiplin Pelajar HEP-PK-03(L1) 2 Jadual Senarai Kesalahan yang Dikenakan

Denda

HEP-PK-03(L2) 3 Surat Penggantungan Pengajian HEP-PK-03(L3)

17. PETUNJUK PRESTASI (PI)

Memastikan 100% perancangan aktiviti di dalam Takwim Perancangan Pengurusan Disiplin Jawatankuasa Disiplin Pelajar dilaksanakan

(11)

KETUA JABATAN HAL EHWAL PELAJAR

PEGAWAI HAL EHWAL PELAJAR (KEBAJIKAN & DISIPLIN)

PEGAWAI DISIPLIN POLITEKNIK PENOLONG PEGAWAI DISIPLIN POLITEKNIK PEGAWAI DISIPLIN JKA PEGAWAI DISIPLIN JKE PEGAWAI DISIPLIN JPG PEGAWAI DISIPLIN JKM KETUA DISIPLIN PERPUSTAKAAN PEGAWAI

DISIPLIN JPAM DISIPLIN JMSK PEGAWAI DISIPLIN KAMSIS KETUA BIRO

HEP-PK-03(L1) P: 00 01-01-2017

(12)

(Alamat)

Saudara/saudari,

Penggantungan Pengajian Nama Pelajar :

No. Kad Pengenalan : Program :

Semester : No. Pendaftaran :

Kesalahan Tatatertib : Gagal Membayar Denda Dalam Tempoh Yang Ditetapkan.

Perkara di atas adalah dirujuk.

2. Dimaklumkan bahawa satu laporan kesalahan tatatertib telah dikemukakan kepada saya dan berdasarkan siasatan adalah didapati bahawa kesalahan tatatertib tersebut berasas dan telah dilakukan oleh saudara/saudari ...[nama pelajar].

3. Kesalahan tatatertib tersebut adalah seperti berikut:

Gagal membayar denda sebanyak RM ... dalam tempoh ……..…… hari bekerja dari tarikh Notis Kesalahan Disiplin Pelajar dikeluarkan bagi kesalahan ... pada …………... [jelaskan secara ringkas butir-butir kesalahan tatatertib] dan ianya bersalahan di bawah kaedah 63 Kaedah-Kaedah Institusi Pelajaran (Tatatertib Pelajar-pelajar) 1976. 4. Menurut kaedah 64 Kaedah-Kaedah Institusi Pelajaran (Tatatertib Pelajar-pelajar) 1976, saudara/saudari adalah dengan ini digantung daripada menjadi pelajar di Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah ini mulai ………. [tarikh selepas tarikh akhir bayaran]dan tidak boleh, selepas daripada tarikh tersebut, berada atau memasuki kampus Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah sehinggalah saudara/saudari membayar denda tersebut.

Sekian, terima kasih.

“ BERKHIDMAT UNTUK NEGARA “

Saya yang menurut perintah,

( )

Pegawai Hal Ehwal Pelajar

Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah s.k

1. (Nama Ibu bapa/Penjaga) (Alamat)

2. Ketua Jabatan……… 3. Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar

4. Pustakawan 5. Pengurus

HEP-PK-03(L3) P: 00 01-01-2017

(13)

POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH

JADUAL SENARAI KESALAHAN YANG DIKENAKAN DENDA

Kod Jenis Salahlaku No.Kesalahan Jumlah Denda (RM)

S1

Kesalahan Rupadiri dan

Pakaian 1 - 44 50

S2 Kesalahan Kad Matrik 1 - 5 50

S3 Kesalahan Kamsis 8, 9, 10, 11, 12, 13, 16, 21, 28, 30, 32, 33, 34, 35, 36, 38, 39, 40, 41, 43, 44, 45 50 S4 Kesalahan Perpustakaan 1 - 15 50 S5 Vandalisme 1- 3 50 S6 Kesalahan Perlakuan 3, 7, 10, 12, 13, 14 50 S7 Kesalahan Lalulintas 1 - 13 100 HEP-PK-03(L2) P: 00 01-01-2017