USER MANUAL. e-sewa BMN. Role : 1. Kuasa Pengguna Barang (KPB) 2. Penyewa 3. Perencanaan 4. Utop

(1)

2019

USER MANUAL

e-SEWA BMN

Role :

1. Kuasa Pengguna Barang (KPB) 2. Penyewa

3. Perencanaan 4. Utop

(2)

1

Daftar Isi

Daftar Isi 1

Role Kuasa Pengguna Barang (KPB) 3

A. Registrasi sebagai KPB 3

B. Sewa Bulan Tahun 6

C. Minat Sewa 10

I. Proses Minat Sewa yang sudah tidak terkunci (unlock ) 10

II. Proses kelengkapan berkas sewa 11

III. Proses Input PNPB Penyewa dan Perjanjian Sewa 14

D. Inisiasi Sewa Hari / Jam PB 17

I. Inisiasi Sewa PB 17

II. Inisiasi Sewa KPB 19

i. Input Inisiasi Sewa KPB 19

ii. Proses kelengkapan berkas sewa 22

iii. Proses Input PNPB Penyewa dan Perjanjian Sewa 25 E. Catat Sewa Berjalan – Catat Sewa Berjalan Bulanan dan Tahunan oleh user KPB 27 I. Proses Catat Sewa Berjalan Input Sewa Bulanan dan Tahunan 27

II. Proses Input PNPB 30

F. Catat Sewa Berjalan – Catat Sewa Berjalan Hari/Jam oleh user KPB 33 I. Proses Catat Sewa Berjalan Input Sewa Bulanan dan Tahunan 33

II. Proses Input PNPB 35

G. Perpanjangan Sewa oleh KPB 37

I. Perpanjangan Bulan/ Tahun 37

i. Perpanjangan Paket Sewa 37

ii. Lengkapi Perpanjangan Paket Sewa 39

iii. Proses Input PNPB Penyewa dan Perjanjian Sewa 42

II. Perpanjangan Hari / Jam 44

i. Perpanjangan Paket Sewa 44

H. Profile Satker 46

I. Daftar Penyewa 47

(3)

2

ii.Ubah Penyedia 49

J. Monitoring 50

Role Penyewa 52

A. Registrasi Role Penyewa 52

B. Tambah Data Pribadi 54

C. Penyedia Minat Sewa pada BMN Periode Sewa Bulan / Tahun 57

D. Fitur Tinggalkan Pesan 60

Role Perencanaan 62

A. Publish/ Tayangkan Produk Sewa 62

B. Inisiasi Sewa Hari Jam Pengguna Barang (PB) 63

Role UTOP 67

A. Inisiasi Sewa Jam / Hari - Inisiasi Sewa PB 67

I. Melengkapi Usulan persetujuan hingga SK Sewa 67

II. Umumkan Paket 69

B. Inisiasi Sewa Jam / Hari - Inisiasi Sewa KPB 71

I. Melengkapi SK Sewa 71

II. Umumkan Paket 72

C. Catat Sewa Berjalan - Catat Sewa Berjalan Bulan / Tahun 74 D. Catat Sewa Berjalan - Catat Sewa Berjalan Hari / Jam 78

(4)

3

Role Kuasa Pengguna Barang (KPB)

A. Registrasi sebagai KPB

Berikut langkah-langkah untuk melakukan registrasi KPB :

1. Untuk register sebagai user KPB anda pilih tombol masuk di kanan atas, kemudian pilih Registrasi KPB

2. Anda akan diarahkan ke halaman form pengisian Registrasi KPB silahkan lengkapi data tersebut.

Pada form isian Unit kerja ini sesuaikan dengan unit kerja dimana anda berada saat ini.Pilih provinsi. Kemudian satuan kerja

(5)

4

Pada baris Akun form ini harus anda isi valid sesuai keinginan silahkan dicatat username dan password beserta email yang anda isi pada form ini, agar ketika anda lupa bisa melihat catatan tersebut.

Pada baris Profile ini anda harus terlebih dahulu mendownload form permohonan yang sudah disiapkan templatenya silahkan isi sesuai dengan petunjuk pada form tersebut, kemudian jadikan pdf, dan upload pada baris yang sudah disiapkan. Pastikan data yang anda input pada form tersebut valid dan dapat dipertanggung jawabkan.

Jika dirasa sudah di isi seluruhnya form yang disiapkan silahkan pilih Simpan. 3. Jika email anda benar maka anda akan mendapatkan pemberitahuan melalui

email status registrasi berhasil sebagai UKPB namun user tersebut butuh untuk di verifikasi terlebih dahulu.

4. Untuk memastikan bahwa user anda sudah terdaftar anda bisa langsung login menggunakan username dan password sesuai dengan yang anda inputkan ketika registrasi, klik info profile di pojok kanan atas

(6)

5

Di informasi profil tersebut anda akan mendapatkan informasi status user : belum di verifikasi atau status user belum aktif.

Jika user anda sudah di verifikasi oleh admin maka statusnya sudah aktif seperti gambar berikut :

(7)

6

B. Sewa Bulan Tahun

Dalam aplikasi Sewa BMN ini KPB dapat melakukan tugas menayangkan barang BMN yang dapat disewa oleh masyarakat umum. Untuk melaksanakannya, pengguna akan difasilitasi pada menu ini. Berikut langkah-langkah untuk mencatatkan produk BMN:

1. Login sebagai role KPB

2. Masuk ke menu Sewa Bulan/Tahun

3. Aplikasi akan mengarahkan pada halaman daftar Sewa Bulan Tahun. 4. Untuk menambahkan klik , maka aplikasi akan mengarahkan apa

formulir buat paket. Lengkapilah formulir:

- Kategori : pilihlah kategori dari dropdown - Produk : pilihlah produk dari dropdown

- Periodisasi : pilihlah satuan kerja dari dropdown (Bulan , Tahun)

- Pilihlah RP4 dengan Klik tombol maka akan keluar pop up untuk memilih RP4 .

(8)

7

- Deskripsi : keterangan tambahan dari produk sewa

- Alamat : isi dengan informasi alamat, jika alamat sama dengan satker dapat menggunakan fitur copy alamat satker dengan aktifkan checkbox

- Provinsi : pilihlah provinsi dari dropdown

- Kabupaten : pilihlah kabupaten / kota dari dropdown

- Detail Lokasi : isikan dengan informasi tambahan agar penyewa mudah menemukan lokasi produk sewa.

- Koordinat GPS :isikan dengan bujur dan lintang dari lokasi - Nama : isikan dengan nama kontak person BMN

- No telepon / HP : isikan dengan nomor telepon kantor/ nomor HP kontak person BMN

(9)

8

5. Setelah data dilengkapi maka simpanlah data dengan klik tombol 6. Setelah data berhasil disimpan maka data akan berstatus Draf.

7. Tambahkan gambar BMN dengan klik di sini kanan. Maka aplikasi akan mengarahkan ke halaman tambah gambar.

8. Klik maka aplikasi akan mengarahkan ke formulir tambah gambar paket. Lengkapi formulir:

Deskripsi: isikan dengan deskripsi dari gambar Gambar : pilih gambar yang akan di upload

Primary : jika di checkbox diaktifkan, maka gambar tersebut akan menjadi thumbnail pada produk Sewa BMN.

(10)

9

9. Klik simpan untuk menyimpan. Setelah menyimpan dapat maka produk akan dipublikasikan oleh role Perencanaan sehingga dapat dilihat oleh masyarakat umum.

(11)

10

C. Minat Sewa

Pada aplikasi ini KPB berperan dalam memproses Minat sewa yang telah diajukan penyewa. Untuk melaksanakan fungsi ini dapat dijelaskan pada langkah -langkah berikut :

I.Proses Minat Sewa yang sudah tidak terkunci (unlock )

Paket terkunci ketika sebuah produk sewa mendapatkan pengajuan minat sewa dari penyewa. Dari hari itu paket tersebut terkunci selama 1 minggu. Waktu 1 minggu yang diberikan untuk menunggu calon penyewa lain menawar sehingga harapannya KPB mendapatkan harga penawaran yang bagus.

Paket tidak terkunci kembali adalah setelah melewati jangka waktu 1 minggu. Aplikasi akan melakukan sorting penawaran yang tertinggi yang masuk pada aplikasi.

Berikut langkah-langkah yang dilakukan untuk melakukan proses minat sewa yang sudah tidak terkunci :

2. Masuk pada menu Minat Sewa , pengguna akan diarahkan pada halaman Daftar Minat Sewa.

3. KPB hanya dapat memproses minat sewa yang sudah melalui masa kunci selama seminggu.

4. Untuk memproses klik pada tombol di kolom action.

5. Maka aplikasi akan memunculkan pop up Verifikasi Minat Sewa. KPB akan memberikan penilaian sesuai dengan hasil verifikasi sesuai hasil proses offline kepada penyewa. Jika KPB memilih gagal maka wajib memberikan alasan gagal verifikasi.

(12)

11

Setelah proses ini maka tombol pada kolom action akan berubah menjadi

II.Proses kelengkapan berkas sewa

Setelah proses verifikasi selesai maka pengguna akan melengkapi pencatatan berkas-berkas sewa pada aplikasi. Berikut langkah-langkah yang perlu dilakukan:

1. Masih dalam login dengan role KPB

2. Klik tombol proses maka aplikasi akan mengarahkan ke halaman untuk melakukan kelengkapan pencatatan berkas

3. Masuk ke Tab Usulan Persetujuan

4. Tambahkan permohonan persetujuan dengan klik tombol maka aplikasi akan mengarahkan pada halaman Formulir Usulan Persetujuan. Lengkapilah formulir dengan informasi yang diperlukan.

(13)

12

5. Masuk ke tab persetujuan sewa ,maka pengguna akan diarahkan ke halaman informasi persetujuan sewa. Tambahkan persetujuan sewa

(14)

13

6. Masuk ke tab permohonan SK sewa ,maka pengguna akan diarahkan ke halaman informasi permohonan sewa. Tambahkan persetujuan sewa . Lengkapilah formulir dengan informasi permohonan SK yang diperlukan.

(15)

14

7. Langkah selanjutnya yaitu pencatatan SK yang akan dilakukan oleh role UTOP

III.Proses Input PNPB Penyewa dan Perjanjian Sewa

Dalam proses sewa BMN penyewa akan membayar di muka biaya sewa tersebut. KPB selanjutnya memiliki fungsi untuk mencatat PNPB yang telah dibayarkan oleh

penyewa. Untuk melakukan fungsi ini langkah-langkahnya sebagai berikut : 1. Login sebagai KPB

3. Masuk ke Tab PNPB, maka pengguna akan diarahkan ke halaman informasi setor PNPB.

4. Klik tombol untuk menambahkan PNPB, pengguna akan masuk pada halaman formulir tambah PNPB, lengkapilah formulir:

- Tanggal Setor : pilih tanggal setor penyewa dengan datepicker - Nama Bank : isikan dengan nama bank penyewa menyetor PNPB - NTPN : isikan dengan bukti Transaksi Penerimaan Negara

- Jumlah Setoran : isikan jumlah setoran penyewa - PNPB:unggah bukti transfer setoran PNPB

(16)

15

5. Selanjutnya pengguna melakukan pencatatan terhadap perjanjian sewa yang sudah disepakati oleh kedua belah pihak.

6. Pengguna masuk pada tab Perjanjian Sewa, maka pengguna akan masuk pada halaman formulir Perjanjian Sewa. Klik tombol untuk menambahkan, pengguna akan masuk pada halaman formulir perjanjian sewa, lengkapilah formulir:

- Nomer Perjanjian: isikan nomer perjanjian - Tanggal perjanjian : isikan tanggal perjanjian - Jangka Waktu : (otomatis)

- Masa berlaku sewa: isikan lama masa sewa

- File arsip : unggah dokumen perjanjian sewa yang berlaku Lalu simpan data jika data yang diisikan sudah benar.

(17)

(18)

17

D. Inisiasi Sewa Hari / Jam PB

I. Inisiasi Sewa PB

Pada aplikasi ini KPB dapat melakukan penambahan pembayaran PNPB penyewa pada Inisiasi Sewa Hari Jam PB yang telah diinput oleh role Perencanaan. Untuk melaksanakan fungsi ini dapat dijelaskan pada langkah -langkah berikut :

1. Login sebagai Role KPB

2. Arahkan cursor anda ke arah kiri dan klik Inisiasi Sewa Hari/Jam. Maka akan muncul 2 pilihan : - inisiasi Sewa PB

- inisiasi Sewa KPB

(19)

18

4. Lalu untuk melakukan Proses KPB, maka anda klik icon yang ada di sebelah kanan pada tabel action.

5. Maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini. Dimana dalam tampilan tersebut terdapat beberapa informasi yang telah dilaksananakan oleh role UTOP.

6. Tugas KPB adalah untuk melengkapi data setoran PNPB yang telah dilakukan oleh penyewa. Masuk ke Tab PNPB, maka pengguna akan diarahkan ke halaman informasi setor PNPB. Klik tombol untuk menambahkan PNPB, pengguna akan masuk pada halaman formulir tambah PNPB, lengkapilah formulir:

(20)

19

7. Setelah selesai terisi semuanya klik tombol simpan

II. Inisiasi Sewa KPB

i. Input Inisiasi Sewa KPB

Pada aplikasi ini KPB dapat melakukan Inisiasi Sewa Hari Jam yang telah terlaksana. Untuk melaksanakan fungsi ini dapat dijelaskan pada langkah -langkah berikut :

1. Selanjutnya klik Inisiasi Sewa KPB,

(21)

20

2. Dalam tampilan diatas terdapat tombol tambah inisiasi. Maka akan tampilan halaman maka aplikasi akan mengarahkan pada formulir buat paket. Lengkapilah formulir:

- Periodisasi : pilihlah satuan kerja dari dropdown (Jam, Hari)

- Pilihlah RP4 dengan Klik tombol maka akan keluar pop up untuk memilih RP4 .

- Deskripsi : keterangan tambahan dari produk sewa

(22)

21

- Kabupaten : pilihlah kabupaten / kota dari dropdown

- Email: isikan dengan email kontak person BMN

10.Setelah data dilengkapi maka simpanlah data dengan klik tombol 11.Setelah data berhasil disimpan maka data akan berstatus Draf.

(23)

22

12.Tambahkan gambar BMN dengan klik di sini kanan. Maka aplikasi akan mengarahkan ke halaman tambah gambar.

13.Klik maka aplikasi akan mengarahkan ke formulir tambah gambar paket. Lengkapi formulir:

Deskripsi: isikan dengan deskripsi dari gambar Gambar : pilih gambar yang akan di upload

Primary : jika di checkbox diaktifkan, maka gambar tersebut akan menjadi thumbnail pada produk Sewa BMN.

14.Klik simpan untuk menyimpan.

ii. Proses kelengkapan berkas sewa

Setelah proses verifikasi selesai maka pengguna akan melengkapi pencatatan berkas-berkas sewa pada aplikasi. Berikut langkah-langkah yang perlu dilakukan:

(24)

23

3. Masuk ke Tab Usulan Persetujuan

(25)

24

(26)

25

7. Langkah selanjutnya yaitu pencatatan SK yang akan dilakukan oleh role UTOP dan publikasi Paket oleh UTOP.

iii. Proses Input PNPB Penyewa dan Perjanjian Sewa

Dalam proses sewa BMN penyewa akan membayar di muka biaya sewa tersebut. KPB selanjutnya memiliki fungsi untuk mencatat PNPB yang telah dibayarkan oleh penyewa. Untuk melakukan fungsi ini langkah-langkahnya sebagai berikut : 1. Login sebagai KPB

(27)

26

- PNPB:unggah bukti transfer setoran PNPB

(28)

27

E. Catat Sewa Berjalan

–

Catat Sewa Berjalan Bulanan dan Tahunan oleh

user KPB

I. Proses Catat Sewa Berjalan Input Sewa Bulanan dan Tahunan

Setelah profil anda dilengkapi tahapan berikutnya adalah publikasi penyewaan BMN silahkan klik menu Catat Sewa Berjalan Bulan/Tahun jika anda ingin mencatatkan penyewaan BMN tersebut dengan durasi bulanan atau tahunan

Klik tombol anda akan disajikan Formulir Buat Paket Catat Sewa Berjalan Bulan/Tahun silahkan lengkapi data formulir tersebut

Baris Detail Satker akan otomatis terisi karena anda diawal sudah melengkapi data satker silahkan lanjutkan pada form isian berikutnya

Pada baris Detail Sewa BMN anda harus memilih kategori produk yang akan di sewakan kira kira produk tersebut masuk kedalam kategori apa.

(29)

28

Sub kategori sesuai dengan kategori yang dipilih di kategori pertama sesuaikan dengan barang yang ingin anda sewakan

Periodisasi ini silahkan disesuaikan kira kira produk yang akan disewakan hitungan pembayarannya bulanan atau tahunan

Lokasi Sewa ini disiapkan feature untuk checklist jika lokasi barang yang mau disewakan sesuai dengan alamat Satuan Kerja jika memang berbeda dengan alamat satuan kerja silahkan diisi alamat lengkap barang yang akan disewakan tersebut

(30)

29

Pada rincian alamat sewa ada koordinat GPS yang harus di isi agar memudahkan

penyewa untuk melihat alamat detail untuk mempermudah mencari koordinat GPS user dapat memanfaatkan https://maps.google.com sebagai contoh seperti gambar berikut cari salah satu alamat dan ikuti

Pada tanda panah nomor 2 dan nomor 3 di input nilainya pada Koordinat GPS yang sudah disiapkan maka sistem akan langsung otomatis menarik data yang sudah di input pada koordinat GPS tersebut.

Pada baris Kontak Person silahkan diisi dengan data kontak person yang dapat di hubungi oleh penyewa nantinya, gunakan data valid agar penewa nantinya mudah untuk berkomunikasi, melalui jalur kontak person tersebut.

Silahkan klik simpan maka anda catat sewa bulan/tahun anda akan statusnya jadi draft, draft ini butuh dilengkapi seperti gambar berikut :

(31)

30

Setelah jadi draft maka klik icon proses pada kolom action untuk melengkapi paket yang sudah dibuat.

SK Sewa di inputkan oleh user UTOP, silahkan berkomunikasi dengan user UTOP untuk uploadkan SK Sewa tersebut.

II. Proses Input PNPB

penyewa. Untuk melakukan fungsi ini langkah-langkahnya sebagai berikut : 1. Login sebagai KPB

(32)

31

(33)

(34)

33

F. Catat Sewa Berjalan

–

Catat Sewa Berjalan Hari/Jam oleh user KPB

I. Proses Catat Sewa Berjalan Input Sewa Bulanan dan Tahunan

Dalam aplikasi Sewa BMN ini role KPB pada modul ini memiliki fungsi untuk melakukan pencatatan sewa yang sudah berjalan periode hari atau jam. Berikut langkah -langkah KPB dalam melaksanakan fungsinya :

2. Masuk ke menu Catat Sewa Berjalan - Catat Sewa Berjalan Hari / Jam pada navigasi menu di sebelah kiri .

3. Pengguna akan diarahkan ke menu Daftar Sewa berjalan Hari / Jam. Untuk menambahkan Klik tombol maka aplikasi akan mengarahkan pada Formulir Buat Paket Catat Sewa Berjalan Bulan/Tahun silahkan lengkapi data formulir tersebut

4. Lengkapilah formulir tersebut:

- Satuan Kerja : pilihlah satuan kerja dari dropdown - Kategori : pilihlah kategori dari dropdown

- Produk : pilihlah produk dari dropdown

- Periodisasi : pilihlah satuan kerja dari dropdown (Bulan , Tahun) - Deskripsi : keterangan tambahan dari produk sewa

(35)

34

- Kabupaten : pilihlah kabukaten / kota dari dropdown

5. Jika pengisian formulir sudah selesai maka klik tombol 6. Paket yang baru saja dibuat maka akan memiliki status Draf

7. Selanjutnya proses akan dilanjutkan oleh UTOP untuk melakukan unggah SK Sewa dan publikasi paket.

(36)

35

II. Proses Input PNPB

penyewa. Langkah ini akan dilaksanakan oleh KPB setelah SK sudah berhasil diunggah oleh UTOP. Untuk melakukan fungsi ini langkah-langkahnya sebagai berikut :

1. Login sebagai KPB

(37)

36

Lalu simpan data jika data yang diisikan sudah benar. Maka data setoran PNPB akan tersimpan

(38)

37

G. Perpanjangan Sewa oleh KPB

I.Perpanjangan Bulan/ Tahun i. Perpanjangan Paket Sewa

Dalam aplikasi Sewa BMN ini role KPB pada modul ini memiliki fungsi dapat melakukan perpanjangan sewa yang sudah berjalan. Berikut langkah -langkah KPB dalam melaksanakan fungsinya :

2. Masuk ke menu Perpanjangan – Bulan/ Tahun pada navigasi menu di sebelah kiri.

3. Pengguna akan masuk pada halaman Daftar Perpanjangan Bulan/ Tahun. Untuk melakukan perpanjangan sewa, pengguna klik pada tombol . Pengguna akan masuk pada halaman untuk memilih paket yang dapat diperpanjang. Pada halaman ini akan berisi list dari paket sewa yang sedang berjalan. Pengguna hanya dapat memilih paket yang sedang berjalan.

(39)

38

4. Untuk melihat detail paket pengguna dapat klik tombol lihat detail .

5. Jika paket yang dimaksud adalah benar akan diperpanjang maka klik tombol Proses Perpanjangan . Aplikasi akan memeberikan notifikasi bahwa proses perpanjangan berhasil. Paket sewa yang telah berhasil diperpanjang akan ada pada Daftar Perpanjangan Bulan / Tahun dengan status sewa “Minat Sewa Disampaikan ”.

(40)

39

ii. Lengkapi Perpanjangan Paket Sewa

Setelah paket sewa berhasil diperpanjang maka selanjutnya KPB harus melengkapi informasi yang berhubungan dengan perjanjian sewa yang terbaru. Berikut langkah -langkah KPB dalam melaksanakan fungsinya :

2. Masuk ke menu Perpanjangan – Bulan/ Tahun pada navigasi menu di sebelah kiri.

3. Pengguna akan masuk pada halaman Daftar Perpanjangan Bulan/ Tahun, untuk melengkapi berkas dari perpanjangan paket sewa. Klik tombol Proses maka pengguna akan masuk pada detail Minat sewa dari paket yang diperpanjang. 4. Masuk ke Tab Usulan Persetujuan

(41)

40

.Lengkapilah formulir dengan informasi yang diperlukan.

(42)

41

(43)

42

8. Langkah selanjutnya yaitu pencatatan SK yang akan dilakukan oleh role UTOP

iii. Proses Input PNPB Penyewa dan Perjanjian Sewa

Dalam proses sewa BMN penyewa akan membayar di muka biaya sewa tersebut. KPB selanjutnya memiliki fungsi untuk mencatat PNPB yang telah dibayarkan oleh penyewa. Untuk melakukan fungsi ini langkah-langkahnya sebagai berikut : 1. Login sebagai KPB

(44)

43

(45)

44

II.Perpanjangan Hari / Jam i. Perpanjangan Paket Sewa

Dalam aplikasi Sewa BMN ini role KPB pada modul ini memiliki fungsi dapat melakukan perpanjangan sewa yang sudah berjalan. Berikut langkah -langkah KPB dalam melaksanakan fungsinya :

2. Masuk ke menu Perpanjangan – Hari/Jam pada navigasi menu di sebelah kiri.

3. Pengguna akan masuk pada halaman Daftar Perpanjangan Hari/Jam. Untuk melakukan perpanjangan sewa, pengguna klik pada tombol . Pengguna akan masuk pada halaman untuk memilih paket yang dapat diperpanjang. Pada halaman ini akan berisi list dari paket sewa yang sedang berjalan. Pengguna hanya dapat memilih paket yang sedang berjalan.

(46)

45

4. Untuk melihat detail paket pengguna dapat klik tombol lihat detail .

5. Jika paket yang dimaksud adalah benar akan diperpanjang maka klik tombol Proses Perpanjangan . Aplikasi akan memeberikan notifikasi bahwa proses perpanjangan berhasil. Paket sewa yang telah berhasil diperpanjang akan ada pada Daftar Perpanjangan Hari /Jam dengan status sewa “Draf ”.

(47)

46

H. Profile Satker

Dalam aplikasi Sewa BMN ini role KPB dapat melakukan perubahan data satker yaitu alamat satker. Berikut langkah -langkah KPB dalam melaksanakan fungsinya :

2. Pilih menu pada aplikasi Profile Satker

3. Maka aplikasi akan mengarahkan pengguna ke halaman Detail Satker. Untuk melakukan pembaharuan data alamat satker klik tombol ubah satker di kiri atas.

(48)

47

4. Aplikasi akan mengarahkan pada halaman edit. Pada halaman ini pengguna dapat melakukan pembaharuan data pada kolom Alamat. Isikan informasi alamat yang terbaru dan klik simpan untuk menyimpan data perubahan.

I. Daftar Penyewa

i.Tambah Penyedia

Dalam aplikasi Sewa BMN ini role KPB dapat melakukan penambahan data detail penyewa yang pernah melakukan perjanjian sewa BMN dengan Kementerian Keuangan. Data penyewa tersebutpun akan dapat dipilih pada saat pengguna mencatat sewa berjalan di menu Catat Sewa Berjalan . Berikut langkah -langkah KPB dalam melaksanakan fungsinya :

(49)

48

3. Aplikasi akan mengarahkan pada halaman daftar penyewa. Untuk melakukan penambahan data, klik tombol dan aplikasi akan mengarahkan ke halaman tambah penyewa

8. Lengkapilah informasi penyewa yang ingin disimpan.

- Nama Penyewa: lengkapilah nama lengkap penyewa yang ada pada KTP - Alamat : lengkapilah alamat lengkap penyewa

- Provinsi : pilih provinsi dari dropdown yang disediakan - KabKota : pilih KabKota dari dropdown yang disediakan - Nomor Telepon : lengkapi nomor telepon

- Nomor Handphone : lengkapi nomor handphone penyewa - KTP: lengkapi nomor KTP penyewa

- File KTP : unggah foto atau scan KTP penyewa - NPWP: lengkapi nomor NPWP penyewa

(50)

49

9. Jika kelengkapan data yang diisikan dirasa sudah benar maka klik simpan untuk menambah data penyedia.

ii.Ubah Penyedia

Jika penambahan data penyedia telah dilakukan dan pengguna ingin melakukan pengkinian data, maka modul ini yang akan memfasilitasi kebutuhan pengguna. Berikut langkah -langkah KPB dalam melaksanakan fungsinya :

(51)

50

3. Aplikasi akan mengarahkan pada halaman daftar penyewa. Untuk melakukan pembaharuan data, klik tombol di kolom action sisi kanan pada data penyedia yang ingin dilakukan pembaharuan data

4. Perbaharui data yang ingin diubah. Jika kelengkapan data yang diisikan dirasa sudah benar maka klik simpan untuk memperbaharui data penyedia.

J. Monitoring

Dalam aplikasi Sewa BMN ini role KPB dapat melakukan monitoring data sewa yang telah dicatat dan didaftarkan melalui aplikasi Sewa BMN. Terdapat 3 hal monitoring yaitu :

1. SK Sewa

(52)

51

3. Perjanjian Hari

Pada ke 3 monitoring ini diaharapkan pengguna lebih mudah memantau berjalannya sewa yang berjalan di Kementerian Keuangan.

(53)

52

Role Penyewa

Dalam aplikasi Sewa BMN role penyewa akan diperankan oleh masyarakat umum yang tertarik untuk menyewa BMN milik Kementerian Keuangan yang sudah di publish di website Sewa BMN.

A. Registrasi Role Penyewa

Untuk dapat menjadi penyewa BMN seseorang harus melakukan registrasi pada aplikasi Sewa BMN. Untuk melakukan registrasi berikut langkah-langkahnya:

1. Pada sisi kanan aplikasi terdapat tombol , maka aplikasi akan mengarahkan ke halaman login, seperti pada gambar di bawah ini.

2. Klik pada tombol pada sisi kanan. Aplikasi akan mengarahkan ke formulir pendaftaran penyewa.Lengkapilah formulir tersebut dengan informasi tersebut. Untuk formulir dengan tanda bintang (*) merupakan kolom yang tidak boleh kosong.

(54)

53

4. Setelah simpan maka aplikasi akan mengirimkan email konfirmasi ke email yang sudah diinputkan pada formulir.

(55)

54

5. Untuk melakukan aktivasi pengguna klik tombol Aktivasi yang ada pada email, maka aplikasi akan melarikan ke aplikasi. Jika prosesnya berhasil maka penyewa dapat melakukan login pada aplikasi dengan username dan password yang telah didaftarkan sebelumnya.

6. Untuk melakukan pembaharuan data dapat masuk ke halaman pembaharuan dengan klik tombol . Lakukan pembaruan data sesuai dengan kebutuhan dan lakukan simpan untuk menyimpan pembaharuan data.

B. Tambah Data Pribadi

Data pribadi merupakan halaman untuk penyewa melengkapi berkas-berkas kebutuhan verifikasi saat melakukan penyewaan BMN. Langkah - langkah untuk menambahkan data adalah sebagai berikut:

(56)

55

2. Lengkapilah data yang ada di formulir. Data yang harus dilengkapi berdasarkan jenis penyewa adalah sebagai berikut:

Perorangan Badan Usaha Bahan Hukum lainnya

1.KTP 2.NPWP

1. Surat Izin Usaha 2. NPWP Badan Usaha

3. NPWP Penandatangan Surat Permohonan

4. Surat Keterangan Domisili Perusahaan

5. Akta Pendirian Perusahaan 6. KTP Penandatangan Surat Permohonan 1.NPWP Badan Hukum Lainnya 2.NPWP Penandatangan Surat Permohonan 3.KTP Penandatangan Surat Permohonan 4.Akta Pendirian

(57)

(58)

57

C. Penyedia Minat Sewa pada BMN Periode Sewa Bulan / Tahun

Pada website Sewa BMN seluruh masyarakat dapat melihat semua BMN yang tersedia disewakan. Periode sewa bulan / tahun adalah barang BMN yang ditawarkan dapat disewa dalam pilihan periode bulan atau tahun. Tetapi untuk mengajukan minat sewa harus melakukan login sebagai penyewa. Berikut langkah - langkah penyewa mengajukan penawaran minta sewa BMN.

1. Login pada website sebagai “Penyewa”

2. Pilih BMN yang ingin di Sewa dengan klik pada gambar BMN.

3. Pengguna akan arahkan ke halaman detail yang berisi informasi detail dari BMN yang ditawarkan. Informasi yang dibutuhkan pengguna ada pada halaman ini.

(59)

58

4. Untuk mengajukan minat sewa pengguna klik pada tombol . Selanjutnya pengguna akan masuk pada halaman pernyataan bahwa pengguna akan menyetujui ketentuan yang berlaku. Pada halaman ini pula pengguna akan memasukkan harga penawaran dari BMN yang disewa dan memilih checkbox dari pernyataan untuk dapat melakukan simpan pengajuan. Checkbox tersebut menjadi dasar bahwa akan menyetujui syarat dan ketentuan yang berlaku dalam melakukan sewa BMN.

5. Status dari BMN yang telah diajukan minat sewa maka dapat di monitring di menu Minat Sewa.

(60)

59

Setelah melaksanakan tahapan ini berikutnya proses ini akan diteruskan oleh pihak Kementerian Keuangan, pengguna akan dihubungi oleh pihak Kementerian Keuangan kurang lebih dalam 7 (tujuh) hari kerja berikutnya.

(61)

60

D. Fitur Tinggalkan Pesan

Fitur tinggalkan pesan adalah fitur yang disediakan agar calon penyewa dapat melakukan komunikasi atau jika calon penyewa memiliki pertanyaan atas produk sewa BMN. Berikut langkah-langkahnya :

1. Login sebagai role penyewa

2. Pilih BMN yang ingin di Sewa dengan klik pada gambar BMN.

3. Pengguna akan arahkan ke halaman detail yang berisi informasi detail dari BMN yang ditawarkan. Informasi yang dibutuhkan pengguna ada pada halaman ini. 4. Untuk mengajukan pertanyaan atau melakukan komunikasi pengguna klik pada

(62)

61

5. Maka akan muncul pop up halaman dimana pengguna dapat mengisi Subject dan isi pesan. Lalu Klik tombol .

(63)

62

Role Perencanaan

Dalam aplikasi Sewa BMN role perencanaan akan diperankan oleh pegawai Kementerian Keuangan. Beberapa fungsi yang dapat dilakukan oleh role perencanaan adalah :

A. Publish/ Tayangkan Produk Sewa

Dalam aplikasi Sewa BMN ini role perencanaan memiliki fungsi untuk melakukan persetujuan tayangan produk sewa. Produk sewa yang akan direviu oleh perencanaan adalah yang telah dimasukkan oleh role KPB pada menu Sewa Bulan / Tahun. Untuk langkah melakukan reviu dan penayangan dengan langkah -langkah berikut ini:

1. Login sebagai role perencanaan

(64)

63

3. Pengguna akan diarahkan pada halaman daftar Sewa Bulan/ Tahun. Pada halaman tersebut pengguna dapat melihat daftar produk mana yang belum dilakukan publikasi paket. Paket yang belum dipublikasikan akan berstatus “Draf”. Untuk melakukan publikasi pilih tombol pada kolon action dipaling kanan tabel.

4. Pengguna akan diarahkan pada pop up konfirmasi publikasi sewa BMN. Untuk konfirmasi klik tombol . Maka produk sewa BMN akan tampil pada beranda website dan dapat dilihat oleh masyarakat umum.

B. Inisiasi Sewa Hari Jam Pengguna Barang (PB)

Dalam aplikasi Sewa BMN ini role perencanaan memiliki fungsi untuk memasukkan data inisiasi sewa pengguna barang dengan periode hari jam. Langkah -langkah untuk melaksanakan fungsi ini adalah sebagai berikut:

1. Login sebagai role perencanaan

(65)

64

3. Maka pengguna akan diarahkan ke halaman daftar pengisian Inisiasi Sewa Pengguna Barang

4. Untuk menambahkan data inisiasi sewa maka pengguna klik tombol

5. Pengguna akan diarahkan pada halaman formulir tambah Paket Inisiasi Sewa Pengguna Barang. Lengkapilah formulir tersebut:

(66)

65

- Periodisasi : pilihlah satuan kerja dari dropdown (jam / hari)

- RP4: pilihlah RP4 dengan Klik tombol maka akan keluar pop up untuk memilih RP4

- Deskripsi: isi dengan informasi tambahan perihal produk BMN - Estimasi Nilai : masukkan nilai estimasi harga sewa dari produk BMN - Alamat : isi dengan informasi alamat, jika alamat sama dengan satker

dapat menggunakan fitur copy alamat satker dengan aktifkan checkbox

(67)

66

6. Jika pengisian formulir sudah selesai maka klik tombol

7. Data yang telah berhasil dimasukkan pada aplikasi maka akan berstatus Draf. Selanjutnya proses akan dilanjutkan oleh role KPB untuk melengkapi berkas -berkas dan UTOP untuk melakukan publikasi data.

(68)

67

Role UTOP

Dalam aplikasi Sewa BMN role UTOP akan diperankan oleh pegawai Kementerian Keuangan. Beberapa fungsi yang dapat dilakukan oleh role UTOP adalah :

A. Inisiasi Sewa Jam / Hari - Inisiasi Sewa PB

Dalam aplikasi Sewa BMN ini role UTOP pada modul ini memiliki tugas untuk melakukan pencatatan berkas - berkas administrasi dari permohonan persetujuan hingga upload SK Sewa yang digunakan untuk sewa BMN hari / jam. Setelah berkas administrasi selesai dicatat dalam aplikasi, UTOP juga bertugas mengumumkan paket sewa tersebut.

I. Melengkapi Usulan persetujuan hingga SK Sewa

Berikut langkah -langkah UTOP dalam melaksanakan tugasnya lengkapi berkas administrasi Sewa:

1. Login sebagai role UTOP

2. Masuk ke menu Inisiasi Sewa Jam / Hari lalu pilih Inisiasi Sewa PB pada navigasi menu di sebelah kiri

3. Pengguna akan diarahkan ke menu Daftar Inisiasi Pengguna Barang. Daftar data inisiasi pengguna barang pada halaman ini memiliki 2 jenis status :

(69)

68

- Terpublikasi : status yang telah diumumkan oleh UTOP. pengumuman paket hanya bisa dilakukan setelah kelengkapan berkas upload lengkap

4. Untuk memulai melengkapi berkas, pilih paket yang masih memiliki status Draf. Klik tombol Proses di sisi kanan, maka aplikasi akan mengarahkan pada halaman Usulan Persetujuan.

5. Klik tombol maka akan masuk pada formulir pengisian. Lengkapilah formulir dan untuk file arsip adalah Usulan Persetujuan Sewa yang format nya bisa di unduh di halaman ini. Lalu klik tombol simpan untuk melakukan penyimpanan.

(70)

69

6. Selanjutnya Klik tombol maka akan masuk pada formulir pengisian.

7. Lengkapilah formulir dan untuk file arsip adalah scan dari SK. Lalu klik tombol simpan untuk melakukan penyimpanan.

II. Umumkan Paket

Berikut langkah - langkah UTOP dalam melaksanakan tugasnya mengumumkan paket sewa:

1. Setelah berkas administrasi terisi semua maka UTOP dapat melakukan pengumuman paket sewa, kembali pada Halaman Inisiasi Sewa Jam / Hari lalu pilih Inisiasi Sewa PB pilih data yang telah selesai dilengkapi, klik tombol Umumkan Paket , maka akan muncul pop up konfirmasi

(71)

70

2. Klik tombol untuk mengkonfirmasi.

(72)

71

B. Inisiasi Sewa Jam / Hari - Inisiasi Sewa KPB

Dalam aplikasi Sewa BMN ini role UTOP pada modul ini memiliki tugas untuk melakukan pencatatan berkas SK Sewa dan upload SK Sewa dari data sewa yang telah dilakukan oleh KPB sebelumnya. yang digunakan untuk sewa BMN hari / jam. Setelah berkas administrasi selesai dicatat dalam aplikasi, UTOP juga bertugas mengumumkan paket sewa tersebut.

I. Melengkapi SK Sewa

Berikut langkah -langkah UTOP dalam melaksanakan tugasnya lengkapi berkas administrasi SK Sewa:

2. Masuk ke menu Inisiasi Sewa Jam / Hari lalu pilih Inisiasi Sewa PB pada navigasi menu di sebelah kiri

3. Pengguna akan diarahkan ke menu Daftar Inisiasi Pengguna Barang. Daftar data inisiasi pengguna barang pada halaman ini memiliki 2 jenis status :

- Draf : adalah status awal setelah paket dibuat.

- Terpublikasi : status yang telah diumumkan oleh UTOP. pengumuman paket hanya bisa dilakukan setelah kelengkapan berkas upload lengkap

4. Untuk memulai melengkapi berkas, pilih paket yang masih memiliki status Draf. Klik tombol Proses di sisi kanan, maka aplikasi akan mengarahkan pada halaman SK sewa

(73)

72

II. Umumkan Paket

Berikut langkah - langkah UTOP dalam melaksanakan tugasnya mengumumkan paket sewa:

1. Setelah berkas SK Sewa selesai maka UTOP dapat melakukan pengumuman paket sewa, kembali pada Halaman Inisiasi Sewa Jam / Hari

(74)

73

lalu pilih Inisiasi Sewa KPB pilih data yang telah selesai dilengkapi, klik tombol Umumkan Paket , maka akan muncul pop up konfirmasi

2. Klik tombol untuk mengkonfirmasi.

(75)

74

C. Catat Sewa Berjalan - Catat Sewa Berjalan Bulan / Tahun

Dalam aplikasi Sewa BMN ini role UTOP pada modul ini memiliki fungsi untuk melakukan pencatatan sewa yang sudah berjalan periode bulan atau tahun. Berikut langkah -langkah UTOP dalam melaksanakan fungsinya :

2. Masuk ke menu Catat Sewa Berjalan - Catat Sewa Berjalan Bulan / Tahun pada navigasi menu di sebelah kiri .

3. Pengguna akan diarahkan ke menu Daftar Sewa berjalan bulan / tahun.

Untuk menambahkan Klik tombol maka aplikasi

akan mengarahkan pada Formulir Buat Paket Catat Sewa Berjalan Bulan/Tahun silahkan lengkapi data formulir tersebut

(76)

75

(77)

76

7. Untuk memulai melengkapi berkas, pilih paket yang baru saja dibuat. Klik tombol Proses di sisi kanan, maka aplikasi akan mengarahkan pada halaman SK sewa .

9. Lengkapi formulir SK Sewa . Klik tombol

10.Selanjutnya klik Tab PNPB maka aplikasi akan mengarahkan ke form PNPB berjalan Bulan / Tahun. Klik tombol

(78)

77

11.Lengkapilah formulir PNPB.Klik tombol

12.Selanjutnya klik Tab Perjanjian Sewa berjalan maka aplikasi akan mengarahkan ke form Perjanjian Sewa berjalan. Klik tombol

(79)

78

D. Catat Sewa Berjalan - Catat Sewa Berjalan Hari / Jam

Dalam aplikasi Sewa BMN ini role UTOP pada modul ini memiliki fungsi untuk melakukan pencatatan sewa yang sudah berjalan periode hari atau jam. Berikut langkah -langkah UTOP dalam melaksanakan fungsinya :

3. Pengguna akan diarahkan ke menu Daftar Sewa berjalan Hari / Jam. Untuk menambahkan Klik tombol maka aplikasi akan mengarahkan pada Formulir Buat Paket Catat Sewa Berjalan Bulan/Tahun silahkan lengkapi data formulir tersebut

(80)

79

(81)

80

7. Untuk memulai melengkapi berkas, pilih paket yang baru saja dibuat. Klik tombol Proses di sisi kanan, maka aplikasi akan mengarahkan pada halaman SK sewa .

8. Selanjutnya Klik tombol maka akan masuk pada formulir pengisiaan

(82)

81

10.Selanjutnya klik Tab PNPB maka aplikasi akan mengarahkan ke form PNPB berjalan Bulan / Tahun. Klik tombol

11.Lengkapilah formulir PNPB.Klik tombol

12.Setelah berkas PNPB selesai maka UTOP dapat melakukan pengumuman paket sewa, kembali pada Halaman Catat Sewa Berjalan – Sewa Berjalan Hari/Jam, klik tombol Umumkan Paket

, maka akan muncul pop up konfirmasi

(83)

82

E. Minat Sewa - SK SEWA

Pada proses bisnis Minat Sewa, setelah melakukan proses pemohonan SK oleh KPB, maka selanjutnya proses upload SK berapa pada role UTOP. Berikut langkah untuk melaksanakan fungsi tersebut:

1. Login sebagai UTOP

2. Masuk ke menu Minat Sewa pada navigasi di kiri

3. Pengguna akan diarahkan ke menu Daftar Minat Sewa. Daftar Minat Sewa pada halaman ini memiliki 2 jenis status :

- Draf : adalah status awal setelah paket dibuat.

- Terpublikasi : status yang telah diumumkan oleh UTOP.

4. Untuk memulai melengkapi berkas, pilih paket yang masih memiliki status Draf. Klik tombol Proses di sisi kanan, maka aplikasi akan mengarahkan pada halaman SK sewa

(84)

83

7. Setelah unggah SK Sewa maka UTOP dapat melakukan pengumuman paket sewa, kembali pada Halaman Minat Sewa , klik tombol Umumkan Paket , maka akan muncul pop up konfirmasi

8. Klik tombol untuk mengkonfirmasi. Maka paket sewa tersebut sudah terpublikasi

(85)