BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Sebuah perusahaan pada umumnya selalu dituntut untuk selalu melakukan perbaikan dan penyesuaian terhadap mutu pelayanan dari jasa yang ditawarkan, sehingga apa yang menjadi harapan dan kebutuhan para pelanggan dapat terpenuhi. Dalam kinerja bisnis, perusahaan pasti menghadapi persaingan yang ketat, baik dalam faktor pelayanan, ketepatan waktu dan keamanan. Hal-hal tersebut merupakan beberapa faktor penentu keberhasilan. Untuk menghasilkan barang dan jasa yang berkualitas prima dan dijadikan sebagai prioritas utama konsumen tidak lepas dari peran penting kinerja sumber daya manusianya, komunikasi organisasi dan pemberian motivasi merupakan salah satu cara yang dapat memberikan solusi untuk menyelesaikan permasalahan tersebut.
Komunikasi merupakan dasar bagi tindakan dan kerja sama untuk sebuah pencapaian. Komunikasi bagi manusia tidak dapat dipungkiri, begitu juga halnya bagi suatu organisasi atau perusahaan. Dalam pertumbuhan perekonomian sekarang ini, keberhasilan suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya tidak terlepas dari bagaimana perusahaan tersebut berusaha memberikan pelayanan yang baik dan berkualitas kepada para pelanggan.
Komunikasi, menurut Curtis et.al. (1996), adalah pertukaran pesan. Sedangkan Katz (1994) berpendapat bahwa komunikasi adalah proses bertukar pengertian. Selanjutnya, Tubbs & Moss (1996) mengatakan bahwa komunikasi adalah berbagi pengalaman. Sedangkan Luthans (1973) mendefinisikan komunikasi sebagai pemindahan informasi. Lain lagi dengan Pace & Faules (1998), mereka mendefinisikan komunikasi sebagai tindakan pertunjukan-pesan dan penafsiran-pesan.
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan apresiasi. Memasuki millenium baru, dunia usaha banyak menghadapi masalah kompleks. Bukan saja karena cakupan bisnisnya yang semakin beragam, melainkan juga karena skala bisnis sudah menjadi problem yang sangat luas. Sejumlah ahli mengatakan bisnis sudah menjadi masalah global. Mengapa sampai demikian?
a. Pertama, karena semakin pesatnya kemajuan di bidang sains dan teknologi, sehingga merangsang terciptanya sistem dan proses produksi yang efisien. Produksi barang dan jasa sudah melampaui batas kebutuhan pasar dalam negeri, sehingga perlu di ekspor.
b. Kedua, karena teknologi telah mempercepat pembangunan sarana dan prasarana transportasi, sehingga mobilitas sosial menjadi semakin cepat dan tinggi.
c. Ketiga, bersamaan dengan itu, kemajuan di bidang transformasi informasi komunikasi juga berlangsung sangat pesat, sehingga informasi tentang keadaan tertentu dapat disampaikan tanpa tergantung pada jarak geografis. Bukan itu saja, kemajuan di bidang komunikasi (media massa) telah mempengaruhi pola-pola bisnis antar manusia. Fenomena inilah yang menyadarkan banyak orang betapa pentingnya memahami gejala komunikasi dalam rangka memahami gejala bisnis.
1.2 Rumusan Masalah
Dari latar belakang masalah di atas, maka muncul rumusan masalah sebagai berikut :
1. Apakah yang dimaksud dengan komunikasi bisnis? 2. Pentingkah memiliki kemampuan komunikasi bisnis?
3. Apa saja fungsi dari komunikasi di dalam suatu bisnis atau organisasi? 4. Apakah yang menjadi kendala dalam membangun komunikasi bisnis
yang efektif?
5. Apa saja yang menjadi faktor penentu efektivitas komunikasi bisnis? 6. Strategi apa yang dilakukan untuk mencapai komunikasi bisnis yang
efektif agar dapat melewati kendala/hambatan dalam berkomunikasi? 7. Bagaimana cara membangun komunikasi yang baik dalam berbisnis? 1.3 Tujuan Penulisan
Sesuai dengan permasalahan yang telah dikemukakan di atas, maka tujuan dari penulisan makalah ini adalah :
1. Untuk mengetahui definisi mengenai komunikasi bisnis.
2. Untuk mengetahui pentingnya memiliki kemampuan komunikasi bisnis. 3. Untuk mengetahui fungsi komunikasi di dalam suatu bisnis atau
organisasi.
4. Untuk mengetahui hal yang menjadi kendala di dalam membangun komunikasi bisnis yang efektif.
5. Untuk mengetahui faktor penentu dari efektivitas komunikasi bisnis. 6. Untuk mengetahui strategi atau upaya untuk meningkatkan efektivitas
komunikasi bisnis.
7. Untuk mengetahui cara membangun komunikasi yang baik dalam berbisnis.
1.4 Manfaat Penulisan
manusia begitu pula bagi suatu organisasi atau suatu perusahaan, sebab dengan adanya komunikasi yang baik maka suatu organisasi atau perusahaan dapat berjalan dengan lancar begitu pula sebaliknya. Selain itu pembuatan makalah ini juga merupakan suatu kesempatan bagi penulis untuk memperluas wawasan penulis mengenai cara membangun komunikasi yang baik di dalam berbisnis serta strategi yang dapat dilakukan untuk dapat mencapai komunikasi bisnis yang efektif.
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika uraian makalah ini terdiri dari tiga bagian, yaitu:
1. Bagian pertama yaitu, Pendahuluan yang meliputi Latar Belakang Masalah, Tujuan, Manfaat dan Sistematika Penulisan.
2. Bagian kedua meliputi Isi atau Pembahasan.
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Komunikasi Bisnis. 2.1.1 Definisi Komunikasi
Secara etimologi komunikasi berasal dari bahasa Latin ”communis” (bersama), sedangkan menurut kamus, komunikasi meliputi ungkapan-ungkapan seperti berbagi informasi atau pengetahuan, memberi gagasan atau bertukar fikiran, informasi, atau sejenisnya dengan tulisan atau ucapan. Definisi lain terbatas pada situasi stimulus-response. Pesan dengan sengaja disampaikan untuk mendapatkan respons, seperti pertanyaan yang diajukan memerlukan jawaban, instruksi yang diberikan perlu di ikuti, atau penyajian iklan untuk stimulan agar orang membeli suatu produk.
Berkomunikasi merupakan dasar interaksi antar manusia untuk memperoleh kesepakatan dan kesepahaman yang dibangun untuk mencapai suatu tujuan yang maksimal diantara keduanya. Untuk mencapai usaha dalam berkomunikasi secara efektif, maka sebaiknya kita harus mengetahui sejumlah pemahaman dan persoalan yang terjadi dalam proses berkomunikasi itu sendiri.
Beberapa proses komunikasi yang lazim digunakan : komunikasi verbal, komunikasi non verbal, komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi dari bawah ke atas, komunikasi leteral atau horizontal, komunikasi diagonal.
Komunikasi yang internal termasuk komunikasi visi (perseroan/perusahaan), strategi, rencana-rencana, kultur/budaya perusahaan, nilai-nilai dan prinsip dasar yang terdapat di perusahaan, motivasi karyawan, serta gagasan-gagasan, dll. Komunikasi eksternal termasuk merek, pemasaran, iklan, hubungan pelanggan, humas, hubungan-hubungan media, negosiasi-negosiasi bisnis, dll. Bagaimanapun bentuknya, semua hal tersebut memiliki tujuan yang sama, yaitu menciptakan suatu nilai bisnis (create business value).
dikatakan komunikasi tidak formal dimana kondisinya sering tampak saat-saat santai dan tempat dan waktu yang tidak tertentu, misalnya saat dalam perjalanan, saat istirahat atau waktu mengadakan gala dinner, dan sebagainya, komunikasi ini juga lebih mengarah kepada pembicaraan yang menyangkut pekerjaan dan tindakan pimpinan.
Komunikasi diagonal atau komunikasi silang (cross comunication) adalah komunikasi antara seseorang dengan yang lainnya yang satu sama lain berbeda kedudukan unitnya. Komunikasi yang satu ini tidak sekuat komunikasi vertikal ataupun tidak seakrab komunikasi horizontal. Dan kelemahan sistem komunikasi seperti ini adalah mampu sebagai pemicu adanya miss communication apabila seorang pegawai suatu unit mengeluhkan masalah pekerjaan ataupun pimpinannya kepada kepala unit lain, dan jika sampai dikethui oleh pimpinan unitnya maka akan mungkin terjadi benturan psikologis.
Komunikasi Verbal (Verbal Communication) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui lisan ataupun tulisan. Bentuk komunikasi ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik. Contoh komunikasi verbal dalam dunia bisnis, antara lain ;
a. Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayaran;
b. Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain c. Berdiskusi dalam suatu tim kerja;
d. Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer operasional/manajer lini; dan
e. Melakukan presentasi bisnis dengan para investor.
bisnis orang sering menggunakan pendengaran / mendengar (45 %) dan bacaan / membaca (16 %).
Komunikasi nonverbal sangat penting karena memiliki pengaruh yang lebih besar daripada komunikasi verbal, isyarat komunikasi nonverbal adalah sangat penting untuk menyampaikan perasaan dan emosi seseorang. Keunggulan komunikasi nonverbal adalah reabilitasnya, hal ini berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan yang disampaikan. Dengan isyarat nonverbal seseorang dapat mendeteksi kecurangan ataupun menegaskan kejujuran informasi yang diterimanya.
Komunikasi Nonverbal (Nonverbal communication) adalah salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam menyampaikan pesan dengan menggunakan gerak tubuh / bahasa tubuh. Contoh komunikasi nonverbal antara lain :
a. Mengerutkan dahi tanda seseorang sedang berfikir
b. Tersenyum dan berjabat tangan sebagai cerminan rasa senang, simpati dan penghormatan kepada relasi bisnis
c. Menganggukkan kepala isyarat tanda setuju dengan pendapat rekan bisnis 2.1.2 Definisi Komunikasi Bisnis.
Menurut William C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty, komunikasi berarti suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang biasa (lazim digunakan) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun dengan prilaku atau tindakan. Sedangkan Bisnis dalam kamus bahasa indonesia diartikan sebagai perniagaan, perdagangan ataupun dagang. Jadi secara sederhana dapat dikemukakan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, yang mencakup komunikasi verbal dan nonverbal (Drs.Djoko Purwanto, M.B.A).
Bisnis dan komunikasi sama-sama memulai kegiatannya dengan melakukan proses produksi. Lebih jelasnya bisa dijelaskan sebagai berikut :
a. Dalam komunikasi, yang diproduksi dinamakan informasi; sedangkan dalam bisnis, yang diproduksi adalah barang dan jasa. Dalam konteks tertentu, informasi juga termasuk barang dan jasa. Misalnya : informasi lewat surat kabar, majalah, televisi, dll.
b. Kemudian, bisnis dan komunikasi menyampaikan produk tsb kepada pihak lain. Dalam komunikasi, pihak lain bisa disebut communicator, audience, destination, dst. Sementara dalam kegiatan bisnis pihak lain sering disebut konsumen, klien, buyer, dst.
c. Komunikasi dan bisnis sama-sama menimbulkan reaksi tertentu dan mempunyai hambatan-hambatan yang spesifik.
2.2 Pentingnya Kemampuan Komunikasi Bisnis.
Menurut Courtland L. Bovee dan john V. Thil dalam business Communication Today, proses komunikasi (communication process) terdiri dari enam tahapan, yaitu :
1. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan, 2. pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan, 3. Pengirim menyampaikan pesan,
4. penerima menerima pesan, 5. Penerima menafsirkan pesan,
6. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim.
Terdapat beberapa alasan yang mengharuskan komunikasi terjadi di dalam sebuah organisasi atau perusahaan, diantaranya:
a) Perlunya memberikan dan diberikan informasi (pesan). Para karyawan, manajer, klien, pelanggan, pemasok, pemerintah dan seterusnya akan berinteraksi di dalam dan dengan organisasi. Dalam interaksi tersebut mereka memberikan dan diberikan informasi (pesan).
b) Untuk mempengaruhi dan membantu orang lain. Antara lain bahwa para manajer perlu memotivasi para karyawan agar mereka bersedia untuk bekerjasama dalam rangka mencapai tujuan organisasi; para karyawan membantu para pelanggan untuk mengatasi permasalahan mereka.
c) Pentingnya mengambil keputusan dan mengatasi masalah. Sebelum pengambilan keputusan dan pemecahan masalah dilakukan manajer memerlukan informasi.
Agar dapat mengawasi dan mengendalikan organisasi serta mengevaluasi kinerja organisasi berikut kinerja semua sumber daya yang digunakan dalam organisasi.
2.3 Fungsi Komunikasi Di Dalam Suatu Organisasi Perusahaan.
Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi / lembaga tersebut akan melibatkan 4 fungsi yaitu:
2.3.1 Fungsi Informative
Organisasi dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Dimana seluruh anggota dalam organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi melaksanakan pekerjaan secara lebih pasti.
2.3.2 Fungsi Regulatif
Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.
Dalam mengatur organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Karena pekerjaan yang dilakukan secara sukarela akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibandingkan kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan.
2.3.4 Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Ada dua komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi dan laporan kemajuan organisasi, juga saluran komunikasi informal. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
2.4 Kendala Dalam Komunikasi Bisnis.
Hambatan dalam komunikasi dapat di kelompokkan dalam empat masalah utama, yaitu :
1. Masalah dalam mengembangkan pesan 2. Masalah dalam menyampaikan pesan 3. Masalah dalam menerima pesan
4. Masalah dalam menafsirkan pesan, yang dikarenakan : a. Perbedaan latar belakang
b. Perbedaan penafsiran kata c. Perbedaan reaksi emosional
2.4.1 Struktur komunikasi yang buruk.
Struktur komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik-buruknya komunikasi bisnis. Tidak penting apakah audiencenya hanya satu orang atau ribuan orang dan sekalipun di tengah bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran, pesan yang disampaikan haruslah terdengar dan dimengerti. Struktur komunikasi yang baik, mengikuti pola :
a. pembukaan b. isi
c. penutup
Tidak menjadi masalah, apakah pesan itu penting atau impresif. Namun apabila disampaikannya tanpa “sentuhan yang kuat”, hasilnya tidak akan dapat menyakinkan orang lain sesuai harapan. Disamping itu, meskipun telah dilakukan “sentuhan” yang sudah tepat ternyata seringkali juga masih memerlukan waktu untuk mendapatkan respons. Dengan demikian, pesan yang kuat, tidak boleh seperti lawakan yang tidak lucu. Pesan yang disampaikan haruslah ‘menyentuh’ secara kuat dan telak, tidak sekedar mengelus-elus atau mengingatkan.
2.4.2 Penggunaan media yang salah
Perlu untuk mempertimbangkan siapa, dari kalangan atau status sosial mana dan karakteristik unik lainnya dari sasaran yang kita tuju, sehingga kita dapat memilih media yang tepat. Jika pesan yang disampaikan sangat kompleks, berikanlah ruang agar audience kita dapat mencerna pesan tersebut secara lebih leluasa, sesuai kecepatan mereka.
2.4.3 Pesan yang campur aduk
Sementara, kriteria dari klien potensial atau pelanggan VIP tersebut tidak dirinci secara jelas.
2.4.4 Salah Audience
Topik yang dipilih hendaknya relevan dan sesuai dengan ekspektasi audience. Sebagai contoh, misalnya dalam event pertemuan antara wakil dari Pemerintah dan Pengusaha, namun dalam presentasi disajikan tentang analisis situasi politik dan pemerintahan, sedangkan para pengusaha, sebenarnya lebih mengharapkan penjelasan bagaimana tindakan atau langkah-langkah konkrit yang diambil pemerintah untuk menciptakan iklim usaha yang kondusif.
2.4.5 Lingkungan yang mengganggu
Lingkungan yang mengganggu jelas merupakan kendala dalam komunikasi, sehingga pesan yang disampaikan tidak dapat diterima / didengar secara optimal. Misal seperti, suara penyaji yang tidak cukup terdengar oleh Audience, suara keras dari luar ruangan, (seperti raungan sirine ambulan atau suara lalu lintas yang padat), bunyi handphone dari kantong audience, Interupsi, sesi bicara yang menegangkan, dsb. Oleh karena itu, perlunya pemilihan tempat yang tepat serta upaya agar audience fokus dengan pesan yang disampaikan.
Kendala komunikasi bisnis dapat bermacam-macam, namun dengan kehati-hatian serta kecermatan, sebagian kendala tersebut akan dapat diatasi. Presentasi yang disampaikan akan lebih bermakna dengan kendala yang diminimalisir, sehingga pesan yang disampaikan dapat memberikan efek yang diharapkan.
Seiring dengan perkembangan teknologi dan sistem informasi, komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri. Perkembangan sistim informasi dan teknologi mempercepat proses Globalisasi, sehingga proses komunikasi terjadi setiap saat tanpa berhenti dan berlangsung pada saat yang hampir bersamaan di seluruh belahan dunia. Informasi dengan mudah dan cepat menyebar, bahkan nyaris tanpa penghalang apapun.
sekedar menjual produk & jasa perusahaan, tetapi bagaimana menyampaikan pesan bahwa produk atau jasa yang ditawarkan dapat memberikan manfaat kepada banyak orang dari berbagai ragam budaya, latar belakang, dan sebagainya. Proses penyampaian pesan atau informasi tersebut, dapat dilakukan secara satu arah, seperti melalui media elektronik atau media cetak juga dapat dilakukan secara dua arah (interaktif) melalui jaringan internet.
2.5 Faktor Penentu Efektivitas Komunikasi Bisnis.
Komunikasi Bisnis yang efektif diperlukan oleh semua organisasi bisnis dalam upaya mencapai tujuannya. Organisasi bisnis yang produktif ditunjang oleh penguasaan komunikasi bisnis para anggota organisasinya, baik penguasaan komunikasi verbal (lisan dan tulisan), maupun komunikasi non-verbal. Fakta empiris dalam dunia organisasi menunjukkan bahwa sebagain besar anggota organisasi melakukan pekerjaannya dengan melakukan komunikasi.
Dalam kehidupan organisasi bisnis, keberadaan tim kerja semakin populer. Penjumlahan anggota dalam tim akan memungkinkan menghasilkan output yang lebih besar dibandingkan output total yang dikerjakan oleh masing-masing individu. Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, betapapun unggulnya sebuah tim atau seberapapun kuatnya kasus hukum, keberhasilan tidak akan diperoleh tanpa penguasaan keterampilan komunikasi yang efektif.
Keterampilan melakukan komunikasi yang efektif akan berperan besar dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh aktivitas. Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif, maka kemampuan untuk mengirimkan pesan atau informasi yang baik, kemampuan untuk menjadi pendengar yang baik, serta keterampilan menggunakan berbagai media atau alat audio visual merupakan bagian yang sangat penting.
komunikasi bisnis, seperti halnya jenis komunikasi lainnya ditentukan beberapa hal :
2.5.1 Persepsi. Komunikator harus dapat memprediksi apakah message yang disampaikan dapat diterima komunikan.
2.5.2 Ketepatan. Komunikan atau audience memiliki kerangka pikir. Agar komunikasi yang dilakukan tepat sasaran, komunikator perlu mengeksperikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka pikir komunikan.
2.5.3 Kredibilitas. Dalam berkomunikasi, komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bawah komunikan dapat dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari komunikan.
2.5.4 Pengendalian. Dalam komunikasi, komunikan memberikan reaksi / umpan balik / feedback terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan oleh komunikator sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan. 2.5.5 Kecocokan. Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan
persahabatan yang menyenangkan dengan komunikan.
Sementara Keterampilan meningkatkan efektivitas komunikasi bisa dilakukan dengan berbagai cara menyangkut komunikasi verbal, non verbal, lisan maupun tulisan.
a. Reading c. Speaking
b. Listening d. Writing
Aktivitas komunikasi adalah aktivitas rutin serta otomatis dilakukan, sehingga kita tidak pernah mempelajarinya secara khusus, seperti bagaimana menulis ataupun membaca secara cepat dan efektif ataupun berbicara secara efektif serta menjadi pendengar yang baik.
Menurut “Stephen Covey: komunikasi merupakan keterampilan yang penting dalam hidup manusia”. Unsur yang paling penting dalam berkomunikasi adalah bukan sekedar apa yang kita tulis atau yang kita katakan, tetapi karakter kita dan bagaimana kita menyampaikan pesan kepada penerima pesan. Penerima pesan tidak hanya sekedar mendengar kalimat yang disampaikan tetapi juga membaca dan menilai sikap kita. Jadi, syarat utama dalam komunikasi yang efektif adalah karakter kokoh yang dibangun dari fondasi etika serta integritas pribadi yang kuat. Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, betapapun unggulnya sebuah tim atau seberapapun kuatnya kasus hukum, keberhasilan tidak akan diperoleh tanpa penguasaan keterampilan komunikasi yang efektif.
Keterampilan melakukan komunikasi yang efektif akan berperan besar dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh aktivitas. Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif, maka kemampuan untuk mengirimkan pesan atau informasi yang baik, kemampuan untuk menjadi pendengar yang baik, serta keterampilan menggunakan berbagai media atau alat audio visual merupakan bagian yang sangat penting.
2.6 Strategi Komunikasi dalam Mencapai Efektivitas Komunikasi Bisnis. Dalam proses komunikasi semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi, baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :
2.6.1 Completeness (Lengkap)
2.6.2 Conciseness (Singkat)
Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetap menonjolkan gagasannya.
2.6.3 Consideration (Pertimbangan)
Penyampaian pesan, hendaknya menerapkan empati dengan mempertimbangkan dan mengutamakan penerima pesan.
2.6.4 Concreteness (konkrit)
Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gamblang, pasti dan jelas.
2.6.5 Clarity (Kejelasan)
Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.
2.6.6 Courtessy (Kesopanan)
Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baik dalam komunikasi bisnis.
2.6.7 Correctness (ketelitian)
Pesan hendaknya dibuat dengan teliti, dan menggunakan tata bahasa, tanda baca dan ejaan dengan benar (formal atau resmi).
2.7 Upaya untuk Meningkatkan Efektifitas Komunikasi Bisnis.
Kemampuan komunikasi bisnis dalam upaya meningkatkan efektifitas sangat diperlukan, adapun upaya yang dapat dilakukan agar komunikasi bisnis dapat tercapai adalah sebagai berikut:
Beri mereka kesan bahwa anda lebih suka berbicara dengan mereka daripada orang lain di muka bumi ini. Ketika anda memberi mereka kesan bahwa anda sangat antusias berbicara dengan mereka dan bahwa anda peduli kepada mereka, anda membuat perasaan mereka lebih positif dan percaya diri. Mereka akan lebih terbuka kepada anda dan sangat mungkin memiliki percakapan yang mendalam dengan anda.
2.7.2 Ajukan pertanyaan tentang minat mereka.
Ajukan pertanyaan terbuka yang akan membuat mereka berbicara tentang minat dan kehidupan mereka. Galilah sedetail mungkin sehingga akan membantu mereka memperoleh perspektif baru tentang diri mereka sendiri dan tujuan hidup mereka.
2.7.3 Beradaptasi dengan bahasa tubuh dan perasaan mereka.
Rasakan bagaimana perasaan mereka pada saat ini dengan mengamati bahasa tubuh dan nada suara. Dari sudut pandang ini, anda dapat menyesuaikan kata-kata, bahasa tubuh, dan nada suara anda sehingga mereka akan merespon lebih positif.
2.7.4 Tunjukkan rasa persetujuan: “Katakan kepada mereka apa yang anda kagumi tentang mereka dan mengapa?”
Salah satu cara terbaik untuk segera berhubungan dengan orang adalah dengan menjadi jujur dan memberitahu mereka mengapa anda menyukai atau mengagumi mereka. Jika menyatakan secara langsung dirasakan kurang tepat, cobalah dengan pernyataan tidak langsung. Kedua pendekatan tersebut bisa sama-sama efektif.
suasana bersama dengan mereka. Juga pastikan untuk bertanya setiap kali ada sesuatu yang tidak mengerti pada hal-hal yang mereka katakan. Anda tentu saja ingin menghindari semua penyimpangan yang mungkin terjadi dalam komunikasi jika anda ingin mengembangkan hubungan yang sepenuhnya dengan orang tersebut.
2.7.6 Beri mereka kontak mata yang lama.
Kontak mata yang kuat mengkomunikasikan kepada orang lain bahwa anda tidak hanya terpikat oleh mereka dan apa yang mereka katakan tetapi juga menunjukkan bahwa anda dapat dipercaya. Ketika dilakukan dengan tidak berlebihan, mereka juga akan menganggap anda yakin pada diri anda sendiri karena kesediaan anda untukbertemu mereka secara langsung. Akibatnya, orang secara alami akan lebih memperhatikan anda dan apa yang anda katakan.
2.7.7 Ungkapkan diri anda sebanyak mungkin.
Salah satu cara terbaik untuk mendapatkan kepercayaan seseorang adalahdengan mengungkapkan diri seterbuka mungkin. Bercerita tentang kejadian yang menarik dari hidup anda atau hanya menggambarkan contoh lucu dari kehidupan normal sehari-hari. Ketika anda bercerita tentang diri anda, pastikan untuk tidak menyebutkan hal-hal yang menyimpang terlalu jauh dari minat mereka atau bahkan berlebihan. Anda dapat membiarkan mereka mengetahui lebih jauh tentang diri anda seiring berjalannya waktu.
2.7.8 Berikan kesan bahwa anda berdua berada di tim yang sama. Gunakan kata-kata seperti “kami, kita” untuk segera membangun sebuah ikatan. Bila anda menggunakan kata-kata tersebut, anda membuatnya tampak seperti anda dan mereka berada di tim yang sama, sementara orang lain berada di tim yang berbeda.
2.7.9 Berikan mereka senyuman terbaik anda.
pada mereka akan menyebabkan mereka sadar ingin tersenyum kembali pada anda yang secara langsung akan membangun hubungan antara anda berdua.
2.7.10 Menawarkan saran yang bermanfaat.
Kenalkan tempat makan yang pernah anda kunjungi, film yang anda tonton, orang-orang baik yang mereka ingin temui, buku yang anda baca, peluang karir atau apa pun yang terpikirkan oleh anda. Jelaskan apa yang menarik dari orang-orang, tempat atau hal-hal tersebut. Jika anda memberi ide yang cukup menarik perhatian mereka, mereka akan mencari anda ketika mereka memerlukan seseorang untuk membantu membuat keputusan tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya.
2.7.11 Beri mereka motivasi.
Jika orang yang anda hadapi lebih muda atau dalam posisi yang lebih sulit dari anda, mereka mungkin ingin mendengar beberapa katamotivasi dari anda karena anda lebih berpengalaman atau anda tampaknya menjalani kehidupan dengan baik. Jika anda ingin memiliki hubungan yang sehat dengan orang tersebut, anda tentu saja tidak ingin tampak seperti anda memiliki semuanya sementara mereka tidak. Yakinkan mereka bahwa mereka dapat melampaui masalah dan keterbatasan mereka, sehingga mereka akan berharap menjadikan anda sebagai teman yang enak untuk diajak bicara.
2.7.12 Tampil dengan tingkat energi yang sedikit lebih tinggi dibanding orang lain.
orang-orang tampak seperti tidak berdaya. Energi dan gairah yang tepat akan membangun antusiasme mereka.
2.7.13 Sebut nama mereka dengan cara yang menyenangkan telinga mereka.
Nama seseorang adalah salah satu kata yang memiliki emosional yang sangat kuat bagi mereka. Tapi hal itu belum tentu seberapa sering anda katakan nama seseorang, namun lebih pada bagaimana anda mengatakannya. Hal Ini dapat terbantu dengan cara anda berlatih mengatakan nama seseorang untuk satu atau dua menit sampai anda merasakan adanya emosional yang kuat. Ketika anda menyebutkan nama mereka lebih menyentuh dibanding orang lain yang mereka kenal, mereka akan menemukan bahwa anda lah yang paling berkesan.
2.7.14 Tawarkan untuk menjalani hubungan selangkah lebih maju. Ada beberapa hal yang dapat anda lakukan untuk memajukan persahabatan anda dengan seseorang: tawaran untuk makan dengan mereka, berbicara sambil minum kopi, melihat pertandingan olahraga, dll. Meskipun jika orang tersebut tidak menerima tawaran anda, mereka akan tetap tersanjung bahwa anda ingin mereka menjalani persahabatan ke tingkat yang lebih dalam. Di satu sisi, mereka akan memandang anda karena anda memiliki keberanian untuk membangun persahabatan bukan mengharapkan persahabatan yang instan.
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah “Persuasif”, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
Di era globalisasi ini, tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, karena dunia bisnis menghadapi lingkungan persaingan yang cenderung semakin ketat. Para manajer perlu membekali diri dengan keterampilan lintas budaya, berupa kemampuan berinteraksi dengan berbagai ragam budaya, gaya manajemen / bisnis bangsa lain, maupun kerjasama tim, baik intern maupun dalam suatu aliansi strategis dengan mitra bisnis. Disini peran komunikasi bisnis menjadi semakin sangat penting, yaitu kemampuan membaca, menafsirkan laporan dan informasi dari lingkungan. Disamping menyampaikan gagasan, baik lisan maupun tertulis secara sistematik.
Di era e-bisnis, Komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri. Perkembangan sistim informasi dan teknologi mempercepat proses Globalisasi dan memberikan peluang bagi dunia usaha di Indonesia untuk mengembangkan usahanya, melalui berbagai kesempatan menjalin relasi bisnis, pemasaran produk ataupun lainnya.
DAFTAR PUSTAKA
Effendi, Maulana. 2013. Komunikasi Bisnis, diakses di
https://meiza86.files.wordpress.com/2013/03/komunikasi-bisnis-lengkap.pdf, pada 01 Maret 2016.
Rahman, Taufiqur. 2014. Peran Komunikasi Dalam Organisasi Perusahaan, diakses di http://taura93.blogspot.co.id/2014/12/peran-komunikasi-dalam-organisasi.html, pada 01 Maret 2016.
Sumarna, Nana. 2014. Upaya Untuk Meningkatkan Efektifitas Komunikasi Bisnis,
diakses di
http://www.slideshare.net/RatnaAnindiaKusumaWardhany/makalah-komunikasi-bisnis-33997218, pada 01 Maret 2016.
Zulfitri. Modul Perkuliahan: Komunikasi Bisnis,
http://kk.mercubuana.ac.id/elearning/files_modul/99026-1-820982182425.doc, diakses pada 01 Maret 2016.
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/34612/5/Chapter%20I.pdf, diakses pada 01 Maret 2016.
