MEMAHAMI KOMUNIKASI BISNIS

(1)

MEMAHAMI KOMUNIKASI BISNIS

Tujuan Pembelajaran:

Mampu membedakan komunikasi verbal & non verbal

Mampu menjelaskan terjadinya proses komunikasi

Mampu mengidentifikasikan sebab-sebab munculnya kesalahpahaman dalam komunikasi

Mampu menjelaskan cara untuk memperbaiki komunikasi.

Memahami Komunikasi Bisnis 1

komunikasi.

Arti :

Komunikasi adalah : “Proses pertukaran informasi

antara individu2 melalui suatu sistem biasa baik melalui simbol, sinyal maupun perilaku & tindakan.”

Komunikasi Bisnis adalah :”Komunikasi yang

digunakan dalam dunia bisnis, mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun nonverbal”.

Nurjanah. M.Si Dosen Komunikasi UNRI

Bentuk Dasar Komunikasi

Orangnya = komunikator = harus tahu bagaimana menempatkan kata yg membentuk suatu arti, dan membentuk situasi menjadi lebih menarik dan

menggairahkan, melalui proses penyampaian pesan melalui tulisan (written) atau lisan (oral) disertai bahasa tubuh (gerak isyarat dan tindakan).

Bentuk komunikasi terbagi atas:

1. Komunikasi Verbal (Verbal communication) : Merupakan bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral), misal ; berbicara

& menulis, mendengarkan & membaca , presentasi,

mendengar radio, menonton televisi dsb. Penyampaian

komunikasi secara verbal dianggap lebih leluasa, terutama yg berhubungan dengan peristiwa lalu.

Intinya: Komunikasi ini bertujuan agar audience

memahami apa yang disampaikan oleh komunikator.

(2)

Komunikasi Lisan

Penyampaian perintah, penjelasan dan bimbingan tugas kepada bawahan

Presentase bisnis di depan forum atau audience Berdiskusi dalam suatu tim kerja

Berbagai wawancara kerja

Pembicaraan bisnis melalui telepon atau teleconference

Komunikasi tertulis

Formulir, memorandum, surat penugasan untuk kegiatan perusahaan

Surat telefax, e-maill, telex untuk koresponden dengan pihak ketiga antar bagian perusahaan.

Laporan formal, sebabai bahan masukan untuk menyusun strategi, rencana kerja, atau pengambilan keputusan.

Naskah, hands-out, kertas kerja

Sarana promosi, brosur, iklan, spanduk, poster, baliho dsb.

Pilihan Bentuk Komunikasi

1.

Komunikasi Lisan

Diperlukan bilamana pesan yang akan disampaikan sgt penting dan rahasia dan membutuhkan tanggapan yg cepat dari penerima pesan

2. Komunikasi Tertulis

Pesan atau objek yg ingin disampaikan cukup banyak

Pesan atau objek yg ingin disampaikan cukup banyak dan komplek perlu penjelasan panjang lebar atau teknis, perlu visualisasi pesan dlm bentuk angka, grafik, gambar dan statistik

Penerima pesan terpisah jarak jauh

Memerlukan laporan, data atau dokumen tertulis untuk

arsip

(3)

lanjutan

Catatan :

o Pesan yang penting dan kompleks, lebih tepat

disampaikan dengan menggunakan tulisan (surat.memo

& laporan).

o Berbicara dianggap lebih praktis dalam menyampaikan pesan bisnis.

o Komunikasi yang efektif adalah komunikasi 2 (dua) arah.

o Bisnis terkadang cenderung lebih suka memperoleh/

mendapatkan informasi daripada menyampaikan

sehingga sangat dibutuhkan keterampilan mendengar (listening) dan membaca (reading).

o Kemampuan mendengar yang baik merupakan hal yang sulit, sehingga informasi efektif yang tinggal memiliki tingkat reduksi yang besar.

o Berhubungan dengan keterampilan membaca ; orang sering kesulitan memahami pesan penting dari suatu bacaan.

o

Pendekatan untuk mendengar dan membaca yang efektif :

o Mencatat informasi ; harus memusatkan perhatian pada pembicaraan yang tengah berlangsung atau bahan yg sedang dibaca.

o Menafsirkan dan menilai informasi ; bagian terpenting dari proses mendengar, dimana perlu diputuskan mana informasi yang penting dengan cara :Mencari ide pokok informasi yang penting dengan cara :Mencari ide pokok (main idea) dan ide-ide pendukung (supporting idea) secara rinci.

o Harus disadari bahwa untuk konsentrasi terhadap bacaan ataupun pendengaran perlu dibangun melalui tindakan yang berulang-ulang / latihan.

(4)

2. Komunikasi Nonverbal ( Nonverbal Communication) : Suatu bentuk komunikasi yang memiliki bentuk kurang terstruktur sehingga sulit dipelajari, dilakukan dengan gerakan tubuh,

ekspresi, simbol dan warna , dengan penyampaian pesan yang cenderung spontan.

Komunikasi ini sering dilakukan secara tidak sadar ; berbeda dgn verbal ( “tolong bukakan pintu itu” ; secara sadar sudah

mempunya tujuan dan maksud).

Tindakannya alami dan jarang direncanakan sebelumnya (mengerutkan dahi)

Pentingnya Komunikasi Nonverbal: Isyarat komunikasi nonverbal

Pentingnya Komunikasi Nonverbal: Isyarat komunikasi nonverbal sangat penting untuk menyampaikan perasaan dan emosi.

Kebaikan Komunikasi ini adalah “Kesahihannya (reliabilitas)”, karena

tingginya tingkat kepercayaan terhadap kebenaran pesan – pesan yang disampaikan dengan bahasa isyarat, sehingga mampu

mendeteksi

kecurangan atau menpertegas kejujuran pembicara, selain itu arti pentingnya adalah karena sifatnya yang efisien ( melambai dsb).

Tujuan Komunikasi Nonverbal

komunikasi nonverbal dpt berdiri sendiri tp sering berkaitan dgn ucapan (lisan); sering

terjadi penggabungan antara komunikasi verbal dan nonverbal dalam situasi tertentu.

Tujuan komunikasi nonverbal terdiri dari enam (John V. Thill dan Courtland Bovee) :

1. Menyediakan / memberi informasi

2. Mengatur alur suatu percakapan

3. Mengekspresikan emosi

4. Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal.

5. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.

6. Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam mengajarkan permainan/olahraga tertentu.

(5)

Relevansi Komunikasi nonverbal dalam dunia Bisnis:

Dapat membantu meningkatkan kredibilitas dan potensi kepemimpinan seseorang, dengan

kemampuan mengelola kesan yg dibuat dgn

bahasa isyarat, karakteristik atau ekspresi wajah, suara dan penampilan, ia dapat melakukan

suara dan penampilan, ia dapat melakukan komunikasi dengan baik.

Keuntungan yang didapat lawan bicara :

kemampuan menafsirkan maksud dan sikap seseorang dengan baik dan akurat.

PROSES KOMUNIKASI

Komunikasi adalah proses transaksi (dua arah) yg dinamis dan dapat dibagi atas fase:

1.

Pengirim mempunyai gagasan ; ingin diungkapkan

2.

Pengirim mengubah gagasan menjadi pesan ; agar dpt dipahami .

3.

Pengirim mengirimkan pesan; shg dipilih saluran

komunikasi (v dan non v, lisan dan tertulis ) dan media komunikasi (v dan non v, lisan dan tertulis ) dan media tergantung pesan, lokasi penerima dll.

4.

Penerima menerima pesan;

5.

Penerima menginterpretasikan pesan; penerima

bekerjasama dgn mengartikan pesan, menyerap dan memahaminya.

6.

Penerima bereaksi dan mengirimkan umpan balik.

(6)

HAMBATAN KOMUNIKASI

Keberhasilan jika ; “penerima memahami pesan yang dimaksudkan oleh pengirim”.

Gangguan ; segala campur tangan dalam proses komunikasi yang mengubah atau mengaburkan yang diartikan oleh

pengirim (berbagai bentuk hambatan komunikasi).

Bentuk Hambatan Komunikasi:

HAMBATAN KOMUNIKASI ANTAR MANUSIA:

Perbedaan Persepsi dan bahasa ( persepsi thdp roti,

Perbedaan Persepsi dan bahasa ( persepsi thdp roti, kue dsb)

Pendengar yang buruk

Gangguan emosional ; banyak kesalahpahaman yg menyertai pesan emosional.

Perbedaan budaya

Gangguan fisik.

HAMBATAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Kelebihan beban Informasi dan Pesan yang bersaing.

Penyaringan yang tidak tepat.

Menyaring : menyingkat informasi sblm pesan diteruskan kepada orang lain (sekretaris;

diteruskan kepada orang lain (sekretaris;

asisten; mesin penjawab; voice mail).

Iklim komunikasi Tertutup dan tidak memadai:

gaya manajemen yang mengarahkan dan otoriter

menghambat pertukaran informasi secara bebas

dan terbuka/ciri komunikasi efektif.

(7)

Cara mengatasi hambatan dan memperbaiki komunikasi.

Sifat komunikator yang baik:

Persepsi ; dapat memperkirakan bagaimana anda

menerima pesan mereka, mengantisipasi reaksi anda dan membentuk pesan sesuai dengan kebutuhan,

mereka mampu membaca jawaban anda dgn tepat dan terus-menerus menyesuaikan untuk mengoreksi

kesalahpahaman.

Ketepatan; mereka menciptakan “pertemuan pikiran”, ketika mereka selesai berbicara, anda mempunyai

ketika mereka selesai berbicara, anda mempunyai gambaran mental yang sama.

Kredibilitas ; mereka dapat dipercaya, anda percaya pada isi pesan, informasi dan maksud baiknya.

Kendali ; mereka membentuk jawaban anda; bisa menyadarkan, mengubah pendapat dll.

Keserasian; mereka memelihara hubungan yg bersahabat dan menyenangkan, walaupun ada perbedaan.

MEMAHAMI KOMUNIKASI BISNIS