T0__BAB IV Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Sistem Informasi Penggajian Karyawan Shift Khusus Pagi PT. Tiga Manunggal Synthetic Industries T0 BAB IV

(1)

30 BAB IV

HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS

4.1. Analisis

Sistem penggajian PT. Timatex saat ini sudah secara terkomputerisasi.

Aplikasi yang digunakan adalah Fox Pro dan Ms. Excel. Alur proses

perhitungan gaji dimulai dari pengambilan data absensi (secara komputer)

pada Mesin Finger Printmerk Cardtick dengan aplikasi Smart 2K.V5

Utilitykemudian diproses denganMs. Excel. Data absensi pada Ms. Excel

akan dicocokkan dengan Data Absensi manual yang dilakukan oleh staf

administrasi produksi di setiap bagian. Data absensi secara manual akan

direkap dan dimasukkan ke dalam aplikasi Fox Pro. Selain data absensi,

perhitungan gaji juga menggunakan Form PerintahLembur dan Form Cuti

Haid yang akan direkap dan dimasukkan ke dalam aplikasi Fox Pro. Dari

Perhitungan gaji dimulai tanggal 15 (bulan sebelumnya) sampai tanggal 16

(bulan transaksi penggajian). Mulai dari bulan November 2014, Argo

Manunggal Group menerapkan sebuah sistem baru berbasis Web. Sistem

tersebut bernama Human Resources Information System (HRIS). HRIS

masih dalam tahap percobaan dan pengembangan. Komponen dalam HRIS

juga belum sepenuhnya dapat berjalan. HRIS dianggap kurang efisien

karena akses sistem cenderung lambat apabila pengguna HRIS cukup

(2)

Group sudah menerapkan HRIS dengan koneksi akses yang lebih

meningkat.

4.1.1 Prosedur Penggajian Karyawan Produksi PT. Tiga Manunggal Synthetic Industries.

Penggajian dilakukan tanggal 25 setiap bulannya (sesuai dengan

kesepakatan pekerja dengan perusahaan yang tertuang dalam PKB).

1. Setiap hari karyawan melakukan absensi.

2. Secara otomatis, Absensi akan menjadi Rekap Absensi setiap

bulan. Absensi diarsip urut bulan.

3. Melalui Rekap Absensi akan terlihat NRK dan Nama Karyawan

beserta jumlah jam masuk dan jam keluar Dari Rekap Absensi

dapat diketahui:

 Jika jam masuk dan jam keluar > 8 jam, maka perlu

ditelusuri apabila karyawan tersebut lembur apakah terdapat

Perintah Lembur. Jika terdapat Perintah Lembur, maka

nominal lembur akan diperhitungkan dengan ketentuan

yang berlaku.

 Jika jam masuk dan jam keluar < 8 jam atau tidak absen

sama sekali, maka akan ditelusuri apakah karyawan

tersebut ijin, mangkir, cuti, atau sakit.

 Bagi karyawan perempuan yang absen 1 bulan secara

penuh, maka perusahaan akan memberi penggantian hak

(3)

4. Berdasarkan Rekap Absensi, Staf Pengupahan membuat Gaji

per karyawan.

5. Berdasarkan data Gaji per karyawan, Staf Pengupahan membuat

Rekap Gaji.

6. Rekap Gaji akan diserahkan kepada Pimpinan Pengupahan

untuk dilakukan pengecekan dan perhitungan kembali.

7. Secara lisan, Pimpinan Penggajian memberi informasi tentang

kebenaran perhitungan Rekap Gaji. Kemudian Staf Pengupahan

mencetak Label Gaji per karyawan, Kartu Upah per karyawan,

dan Rekap Gaji 3 rangkap yang terdiri atas 2 jenis yaitu Rekap

Gaji Per Bagian dan Rekap Gaji Per Kelompok NRK.

a. Rekap Gaji Per Bagian meliputi 5 bagian yaitu Twisting,

Weaving, Dyeing, Power, dan Umum.

b. Rekap Gaji Per Kelompok menjadi dasar untuk membuat

Daftar Rincian Pecahan Nominal Uang yang akan

diserahkan ke Bagian Kasir.

8. Berdasarkan Daftar Rincian Pecahan Nominal Uang, Bagian

Kasir membuat Cek. Cek akan ditandatangani oleh Pimpinan

Perusahaan. Kemudian Bagian Kasir akan mencairkan cek ke

Bank.

9. Setelah menerima uang, Bagian Kasir melakukan pengecekan

terhadap keaslian lalu uang dan Daftar Rincian Pecahan

Nominal Uang diberikan kepada Staf pengupahan untuk

(4)

10. Uang sesuai gaji per karyawan akan dimasukkan ke dalam

amplop gaji besarta Label Gaji dan Bukti Potongan Koperasi.

11. Pada saat transaksi penggajian, karyawan menghitung uang

yang diterima apakah sudah sesuai dengan Label Gaji kemudian

menandatangani Kartu Upah dan memberi tanggal.

12. Rekap Gaji rangkap 1 dan Daftar Rincian Pecahan Nominal

Uang diarsip di Bagian Pengupahan, Rekap Gaji rangkap 2

diserahkan Bagian Kasir. Rekap Gaji rangkap 3 diserahkan

Bagian Accountinguntuk dilakukan pencatatan jurnal.

4.1.2 Dasar dan Ketentuan perhitungan dalam Penggajian PT. Tiga Manunggal Synthetic Industries.

1. Dasar

a. Penggajian dilakukan tanggal 25 (sesuai dengan kesepakatan

pekerja dengan perusahaan yang tertuang dalam PKB).

Apabila terdapat kondisi tertentu, maka akan dilakukan

pemberitahuan 2 hari sebelum tanggal 25.

b. Gaji tanggal 25 adalah periode kerja tanggal 16 bulan

sebelumnya samapai tanggal 15 bulan yang bersangkutan

(tanpa memandang jumlah hari dalam 1 bulan).

2. Ketentuan

A. Komponen Gaji meliputi:

 Gaji Tetap terdiri atas Gaji Pokok dan Tunjangan (bagi

(5)

 Gaji Tidak Tetap terdiri atas Lembur + Cuti Haid.

 Potongan Astek (JHT).

 Potongan pajak

 Potongan Lain-lain, terdiri atas:

 SPN (iuran SPN sebesar 0,5% dari Upah Pokok dan

Iuran Kematian 0.3% dari Upah Pokok).

 Koperasi (Iuran Wajib dan Angsuran Karyawan jika

memiliki pinjaman)

B. Ketentuan:

 Gaji Pokok sesuai dengan UMK sebesar Rp 1.287.000.

 Tunjangan (bagi yang memiliki jabatan):

 Ketua Regu (Karu)

 Wakil Shift (Waka Shift)

 Kepala Shift(KaShift)

 Kepala Bagian (KaBag)

 Kepala Devisi

 Kepala Departemen (KaDept)

 Pimpinan Pabrik

 Lembur harus memiliki Surat Perintah Lembur dari

bagian.

 Lembur mendapat nominal sebesar Gaji Pokok/173.

 Hak Cuti Haid apabila tidak digunakan, maka perusahaan

akan menggati dengan nominal sebesar UMK/25

(6)

 Potongan Astek (Jaminan Hari Tua) sebesar 2% x Gaji

Tetap.

 Potongan pajak, sebesar:

 5% dari jumlah Gaji Tetap dan Gaji Tidak Tetap untuk

karyawan yang memiliki NPWP.

 6% dari jumlah Gaji Tetap dan Gaji Tidak Tetap dan

Potongan bagi karyawan yang tidak memiliki NPWP.

4.1.3 Kelemahan dan kelebihan Penggajian PT. Tiga Manunggal Synthetic Industries.

1. Kelemahan dalam sistem penggajian di Tiga Manunggal

Synthetic Industries:

a. Apabila terdapat kondisi dimana ada perubahan kebijakan,

distribusi penggajian terkadang tidak tepat waktu karena

harus mengubah aturan perhitungan yang terdapat dalam

aplikasi Fox Pro dan komponen yang terdapat di Label Gaji

yang akan dicetak.

b. Kurangnya stafuntuk menangani penggajian.

2. Kelebihan:

Perhitungan penggajian sudah menggunakan secara

terkomputerisasi dengan aplikasi Fox Prodan Ms.

Excel.Perhitungan penggajian lebih efisien dan mengurangi

(7)

4.2. Kebutuhan

PT. Tiga Manunggal membutuhkan tampilan sistem yang lebih efisien

dalam melakukan perhitungan penggajian. Di dalam sistem tersebut

diharapkan juga dapat menampilkan Laporan Label Gaji untuk tiap

karyawan. Aplikasi ini membutuhkan program XAMPP sebagai tempat atau

wadah untuk database.

4.3. Jadwal

Tabel4.1 Jadwal Perancangan Sistem

Tanggal Keterangan

Januari 2015

Minggu 3 15

Mencari informasi mengenai Sistem Penggajian yang sedang berjalan di PT. TIMATEX.

Pembuatan Flowchart Sistem Penggajian PT. TIMATEX.

Minggu 4 28

Pembuatan rancangan DFD, ERD, dan Hubungan Antar Tabel.

Februari 2015

Minggu 1 4

Revisi rancangan DFD, ERD, dan Hubungan Antar Tabel.

Minggu 2 11

Revisi rancangan DFD, ERD, dan Hubungan Antar Tabel.

Pembuatan database dalam My SQL.

Minggu 3

16 Mencari informasi yang lebih rinci mengenai Sistem Penggajian di PT. TIMATEX.

Revisi Flowchart Sistem Penggajian PT. TIMATEX. 18 Revisi Flowchart Sistem Penggajian PT. TIMATEX. Revisi rancangan DFD, ERD, dan Hubungan Antar Tabel.

19 Pembuatan rancangan User Interface dengan

Java-Netbeans.

(8)

Maret 2015

Minggu 1 4 Revisi rancangan User Interface dengan Java-Netbeans. Data Karyawan (Insert, Update, Delete).

Minggu 2 9 Data Absensi Karyawan (Insert, Update, Delete). Minggu 3 16 Transaksi Penggajian (Insert, Update, Delete). Minggu 4 23 Transaksi Penggajian (Insert, Update, Delete).

30 Pembuatan Laporan.

April 2015

Minggu 1 4 Pembuatan Laporan.

4.4. Perancangan

4.4.1 DFD

DFD level 0 dari sistem penggajian PT. Timatex berawal dari Bagian

Pengupahan yang membawa informasi rekap absen untuk dilakukan

proses perhitungan gaji. Kemudian, informasi hasil perhitungan gaji

diserahkan ke Bagian Kasir untuk proses pengambilan uang

kemudian dilakukan pendistribusian gaji ke karyawan.

Gambar4.1 DFD Level 0 Sistem Penggajian TIMATEX Salatiga

DFD level 1 untuk proses perhitungan gaji berawal dari Bagian

(9)

direkap secara otomatis menjadi Rekap Absen. Dari Rekap Absen

akan diketahui jumlah lembur, cuti, sakit, mangkir, cuti haid dan ijin.

Rekap Absen akan diserahkan ke Bagian Penguahan untuk dilakukan

proses perhitungan gaji. Kemudian, informasi hasil perhitungan gaji

akan diproses untuk mencetak Label dan Rekap Gaji.

DFD level 1 untuk proses pengambilan uang untuk gaji berawal dari

Bagian Pengupahan yang membawa informasi Data Gaji untuk

dilakukan proses Rekap Gaji. Kemudian, informasi hasil Rekap Gaji

dan rincian pecahan nominal uang diserahkan ke Bagian Kasir untuk

dilakukan pengecekan oleh Pimpinan Perusahaan. Setelah dicek,

akan dilakukan pengambilan uang ke Bank.

Bagian

Informasi Rekap Gaji dan Rincian Pecahan Nominal Uang

(D) Bagian Kasir (E)

Informasi jumlah uang yang akan diambil ke Bank

(10)

DFD level 1 untuk proses pendistribusian gaji berawal dari Bagian

Pengupahan yang melakukan proses pengisian gaji ke dalam amplop

gaji. Kemudian dilakukan pendistribusian gaji ke karyawan.

4.4.2 ERD (E--Relationship Diagram)

Gambar4.5 ERD Penjelasan:

Bagian Kepegawaian mengabsen minimal 1 karyawan dan maksimal

banyak karyawan. Karyawan memiliki beberapa atribut seperti NRK,

nama karyawan, alamat, tempat dan tanggal lahir, status, nama

(11)

1 bagian yaitu Bagian Kepegawaian. Bagian Kepegawaian akan

menerima minimal 1 absensi dan maksimal banyak absensi dari

beberapa bagian. Beberapa absensi akan direkap oleh Bagian

Pengupahan menjadi 1 Rekap Absensi. Dari Rekap Absensi, dapat

dibuat minimal 1 data gaji karyawan dan maksimal banyak data gaji

karyawan.

4.4.3 Kamus Data

Tabel 4.2 Tabel Login Nama tabel: tb_login

Field Type Panjang

no int 11

id_login varchar 30

password varchar 20

(12)

Tabel 4.4 Tabel Jabatan Nama tabel: tb_jabatan

PrimaryKey: nrk

nrk varchar 6

nama_karyawan varchar 100

nama_jabatan varchar 30

Tabel 4.5 Tabel Status Nama tabel: tb_status

PrimaryKey: nrk

nrk varchar 6

nama_karyawan varchar 100

status varchar 7

Tabel 4.6 Tabel Absen Nama tabel: tb_absen

ForeignKey: nrk

periode varchar 20

tgl_absen date

nrk varchar 6

keterangan varchar 10

(13)

Tabel 4.7 Tabel Gaji

Tabel 4.8 Tabel Tunjangan Nama tabel: tb_tunjangan

no int 11

nama_jabatan varchar 30

(14)

Tabel 4.9 Tabel Upah Pokok

4.4.4 Relasi antar tabel

Gambar4.6 Relasi Antar Tabel

(15)

4.4.5 Rancangan Interface

a) Login

Pada tampilan ini, dibutuhkan 2 field yaitu id karyawan dan

password serta sebuah fungsi untuk login ke sistem.

Gambar4.7.1 Tampilan Rancangan Login b) Data Karyawan

Pada tampilan ini dibutuhkan field data karyawan seperti nrk,

nama, alamat, tempat dan tanggal lahir, dan lain – lain. Fungsi

yang digunakan adalah fungsi untuk menyimpan, mengubah, dan

menghapus serta mencari data karyawan dengan NRK. Data yang

akan disimpan akan masuk ke dalam tabel yang disediakan.

Gambar4.7.2 Tampilan Rancangan Data Karyawan

Data Karyawan Tempat, Tanggal Lahir :

Data Karyawan Data Absen Transaksi Laporan

SIMPAN EDIT HAPUS Alamat :

Status :

(16)

c) Data Absen

Pada tampilan ini dibutuhkan format absen berdasarkan data

karyawan. Format absen menggunakan fungsi perulangan.

Apabila akan melakukan absen, maka format absen yang ada di

dalam tabel, akan diperbarui dengan fungsi edit. Fungsi lain

adalah fungsi menghapus dan mencari nama karyawan dengan

NRK. Format absen dan data absen yang telah diperbarui akan

tampil dalam tabel yang disediakan.

Gambar4.7.3 Tampilan Rancangan Data Absen d) Transaksi

Pada tampilan ini, dibutuhkan fungsi untuk menghitung setiap

komponen gaji sesuai aturan yang ada. Fungsi ini akan berjalan

saat memilih tombol “CARI”. Apabila field sudah terisi, maka

akan dilakukan perhitungan gaji besih untuk setiap karyawan.

Fungsi lain adalah fungsi mengubah dan menghapus data. Data

(17)

Gambar4.7.4 Tampilan Rancangan Transaksi e) Laporan

Gambar4.7.5 Tampilan Rancangan Laporan

Data Gaji

Data Karyawan Data Absen Transaksi Laporan

(18)

4.5. Implementasi

Operation Manual

Pada saat sistem dibuka, akan muncul tampilan Login. Pada tampilan ini,

diminta untuk memasukkan ID dan Password. Untuk ID awal adalah

“adminTimatex” dan password “timatexsalatiga”.

Gambar4.8.1 Tampilan Login

Kemudian, apabila sudah berhasil login, maka akan keluar Gambar 4.8.2.

Gambar4.8.2 Tampilan Menu Utama

Apabila akan menambah data karyawan, pilih tombol

(19)

Gambar4.8.3 Tampilan Data Karyawan

Untuk menambah data karyawan, maka isi semua field kemudian pili

tombol “TAMBAH”. Untuk mengedit data karyawan, dapat mencari NRK

dengan menuliskan NRK pada kolom NRK kemudian pilih tombol “CARI”.

Setelah data keluar maka ubah dat yang dimaksudkan kemudian pilih

tombol “EDIT”. Untuk menghapus data, maka tuliskan NRK pada kolom

NRK kemudian pilih tombol “CARI”. Setelah data keluar lalu pilih tombol

“HAPUS” dan akan keluar peringatan seperti Gambar 4.8.4. Pilih “Yes”

untuk menghapus data dan pilih “No” untuk kembali.

(20)

Pemasukkan data absen akan dapat dilakukan 1 kali setiap hari. Pilih tombol

kemudian akan muncul tampilan seperti Gambar 4.8.5.

Gambar4.8.5 Tampilan Data Absen Awal

Pilih tombol “FORMAT” apabila akan melakukan absen. Tombol

“FORMAT” hanya dapat mengeluarkan data 1x dalam 1 hari. Jika tombol

“FORMAT” dipilih, maka akan mucul Gambar 4.8.6.

Gambar4.8.6 Tampilan Format Absen

Untuk melakukan absenpilih periode, tanggal absen, dan NRK yang akan

(21)

untuk mencari nama karyawan lalulakukan absen pada field yang

ada.Setelah absenpilih tombol “PERBARUI”. Untuk melihat data absen

maka pilih tombol “LIHAT DATA ABSEN” dan akan muncul Gambar

4.8.7. dan untuk kembali ke menu utama, pilih tombol “KEMBALI”.

Gambar4.8.7 Tampilan Data Absen

Apabila akan melakukan perhitungan penggajian, pilih tombol

kemudian akan mucul Gambar 4.8.8.

(22)

Pastikan periode gaji sudah benar. Kemudian cari NRK yang akan

dilakukan perhitungan gaji kemudian pilih tombol “CARI”. Pastikan semua

field sudah terisi dengan benar kemudian pilih tombol “HITUNG” lalu

“SIMPAN”. Jika akan mengubah data, cari data gaji pada tabel kemudian

field akan terisi, lakukan ubah data kemudian pilih tombol “EDIT”. Jika

akan menghapus data gaji, cari data gaji pada tabel kemudian field akan

terisi, kemudian pilih tombol “HAPUS”.

Jika akan melihat laporan gaji maka pilih tombol “LAPORAN” maka akan

muncul Gambar 4.8.9. Isi periode gaji dan NRK yang dimaksud, kemudian

pilih tombol , Laporan akan muncul pada Gambar 4.8.10.

Gambar4.8.9 Tampilan Laporan

(23)

Untuk melakukan pergantian pada komponen gaji yang terdiri dari Upah

Pokok, Nama Jabatan, Tunjangan, Status Karyawan, maka dapat pilih

tombol maka akan mucul Gambar 4.9.1

Gambar4.9.1 Tampilan Pengaturan

Menggati Status Karyawan pilih tombol “STATUS” maka akan keluar

Gambar 4.9.2. Untuk menggati data, maka tulis NRK yang akan diubah,

kemudian pilih tombol “CARI”. Lakukan ubah data yang dimaksud,

kemudian pilih “PERBARUI” lalu lihat pada tampilan tabel. Jika ingin

kembali pilih tombol “KEMBALI”.

(24)

Menggati Jabatan pilih tombol “JABATAN” maka akan keluar Gambar

4.9.3. Untuk menggati data, maka tulis NRK yang akan diubah, kemudian

pilih tombol “CARI”. Lakukan ubah data yang dimaksud, kemudian pilih

“PERBARUI” lalu lihat pada tampilan tabel. Jika ingin kembali pilih

tombol “KEMBALI”.

Gambar4.9.3 Tampilan Jabatan

Menggati Tunjangan pilih tombol “TUNJANGAN” maka akan keluar

Gambar 4.9.4. Untuk menggati data, maka klik data dalam tabel yang akan

diubah, kemudian lakukan ubah data yang dimaksud, kemudian pilih

(25)

Menggati Upah Pokok pilih tombol “UPAH POKOK” maka akan keluar

Gambar 4.9.5. Untuk menggati data, maka klik data dalam tabel yang akan

diubah, kemudian lakukan ubah data yang dimaksud, kemudian pilih

Gambar4.9.5 Tampilan Upah Pokok

Menggati NRK pilih tombol “NRK” maka akan keluar Gambar 4.9.6. Untuk

menggati data, maka klik data dalam tabel yang akan diubah, kemudian

lakukan ubah data yang dimaksud, kemudian pilih “PERBARUI” lalu lihat

pada tampilan tabel. Jika ingin kembali pilih tombol “KEMBALI”.

(26)

Menggati ID dan Password pada Login pilih tombol “LOGIN” maka akan

keluar Gambar 4.9.7. Untuk menggati data, maka klik data dalam tabel yang

akan diubah, kemudian lakukan ubah data yang dimaksud, kemudian pilih

“PERBARUI” lalu lihat pada tampilan tabel. Pada form juga dapat

menambah id dan password dengan cara isi no, id, password pada kolom

yang disediakan lalu pilih tombol “TAMBAH”.Jika ingin kembali pilih