Perubahan Renstra 2018-2023 Bab-2 1
BAB II
GAMBARAN PELAYANAN PERANGKAT DAERAH
2.1 Tugas, Fungsi, dan Struktur Organisasi Perangkat Daerah
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang dibentuk melalui Peraturan Daerah Kota Pangkalpinang Nomor 1 Tahun 2020 Tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Nomor 18 Tahun 2016 Tentang Pembentukan Dan Susunan Perangkat Daerah Kota Pangkalpinan dan Peraturan Walikota Pangkalpinang Nomor 15 Tahun 2020 tentang Kedudukan, Tugas Pokok, Fungsi dan Susunan Organisasi Unsur Pelaksana Teknis Perangkat Daerah Kota Pangkalpinang Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang merupakan Dinas Tipe B yang merupakan unsur pelaksana teknis daerah bidang Perpustakaan dan Kearsipan yang dipimpin oleh Kepala Dinas setingkat Eselon II B yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Walikota Pangkalpinang melalui Sekretaris Daerah Kota Pangkalpinang.
Struktur organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang secara umum, terdiri dari :
1. Kepala Dinas
2. Sekretaris, yang membawahi/ membina : a. Kasubbag. Umum dan Kepegawaian b. Kasubbag. PEP dan Keuangan
3. Kepala Bidang Perpustakaan, yang membawahi/ membina :
a. Kasi. Deposit, Pengembangan Koleksi, Pengolahan dan Pelestarian Bahan Pustaka
b. Kasi. Layanan, Otomasi dan Kerjasama Perpustakaan
c. Kasi Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Kegemaran Membaca 4. Kepala Bidang Pengelolaan Arsip, yang membawahi/ membina :
a. Kasi. Pengelolaan Arsip Dinamis
b. Kasi. Akuisisi, Pengolahan dan Preservasi Arsip Statis c. Kasi. Layanan dan Pemanfaatan Arsip Statis
5. Kepala Bidang Pembinaan dan Pengawasan Arsip, yang membawahi/ membina : a. Kasi. Pembinaan Kearsipan
b. Kasi. Pengawasan Kearsipan
Perubahan Renstra 2018-2023 Bab-2 2 c. Kasi. Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipan
6. Kelompok Jabatan Fungsional, yang terdiri dari:
a. Jabatan Fungsional Pustakawan b. Jabatan Fungsional Arsiparis
Adapun struktur organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota adalah sebagaimana tercantum dalam gambar di bawah ini :
Perubahan Renstra 2018-2023 Bab-2 - 3 - Gambar 2.1 STRUKTUR ORGANISASI
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA PANGKALPINANG
Sekretaris
Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Kepala Sub Bagian PEP dan Keuangan Kelompok Jabatan
Fungsional
Kepala Dinas
Kepala Bidang Perpustakaan
Kepala Seksi Deposit, Pengembangan Koleksi, Pengolahan dan Pelestarian
Bahan Pustaka
Kepala Seksi Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Kegemaran
Membaca Kepala Seksi Layanan,
Otomasi dan Kerjasama Perpustakaan
Kepala Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan
Kepala Seksi Pembinaan Kearsipan
Kepala Seksi Pembinaan Sumber Daya Manusia
Kearsipan Kepala Seksi Pengawasan Kearsipan
Kepala Bidang Pengelolaan Arsip
Kepala Seksi Pengelolaan Arsip
Dinamis
Kepala Seksi Layanan dan Pemanfaatan
Arsip Statis Kepala Seksi Akuisisi,
Pengolahan dan Preservasi Arsip Statissip Dinamis
Perubahan Renstra 2018-2023 Bab-2 4 2.1.2 Uraian Tugas
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang sesuai dengan Peraturan Walikota Pangkalpinang Nomor 15 Tahun 2020 tentang Kedudukan, Tugas Pokok, Fungsi dan Susunan Organisasi Unsur Pelaksana Teknis Perangkat Daerah Kota Pangkalpinang mempunyai tugas melaksanaan perumusan kebijakan teknis, koordinasi, pembinaan dan penyelenggaraan urusan Pemerintahan bidang Perpustakaan dan urusan Pemerintahan bidang Kearsipan berdasarkan asas desentralisasi dan tugas pembantuan.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas, Dinas Perpusatakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang menyelenggarakan fungsi : a. Perumusan kebijakan teknis bidang Perpustakaan dan Kearsipan.
b. Penetapan rencana strategis dinas untuk mendukung visi dan misi Kota Pangkalpinang dan kebijakan Walikota.
c. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan Pemerintah Kota Pangkalpinang bidang Perpustakaan dan Kearsipan.
d. Penetapan rencana kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan menurut skala prioritas dan mendistribusikannya kepada bawahan.
e. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang Perpustakaan dan Kearsipan.
f. Pelaksanaan perencanaan bidang Perpustakaan dan Kearsipan.
g. Pengkoordinasian dan pelaksanaan Perpustakaan dan Kearsipan di Lingkungan Kota termasuk dukungan dana, sarana dan prasarana.
h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Walikota sesuai dengan bidang tugasnya.
Uraian tugas dan fungsi masing-masing jabatan sesuai Peraturan Walikota Pangkalpinang Nomor 15 Tahun 2020 tentang Kedudukan, Tugas Pokok, Fungsi dan Susunan Organisasi Unsur Pelaksana Teknis Perangkat Daerah Kota Pangkalpinang mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan teknis, koordinasi, pembinaan dan penyelenggaraan urusan Pemerintahan bidang Perpustakaan dan urusan Pemerintahan Kearsipan berdasarkan asas desentralisasi dan tugas pembantuan, sebagai berikut :
Perubahan Renstra 2018-2023 Bab-2 5 (1) Sekretaris mempunyai tugas melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas dan
pemberian pelayanan administratif dan fungsional kepada seluruh unit organisasi di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang.Dalam melaksanakan tugasnya Sekretaris mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Pelaksanaan koordinasi kegiatan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang;
b. Penyusunan rencana program dan anggaran Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
c. Penyelenggaraan urusan ketatausahaan rumah tangga, kepegawaian, hukum dan organisasi serta hubungan masyarakat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
d. Penyelenggaraan urusan keuangan, perbendaharaan, akuntansi, verifikasi, ganti rugi, tindak lanjut LHP dan pengelolaan sarana Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
dan
e. Pelaksanaan tugas pemerintahan umum lainnya yang diberikan Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya berdasarkan prosedur dan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Sekretaris membawahi 2 (dua) Sub Bagian meliputi :
1. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;
2. Sub Bagian PEP dan Keuangan.
Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas melakukan pemberian dukungan administrasi ketatausahaan, kerumahtanggaan, kepegawaian, arsip dan dokumentasi serta pelayanan informasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
Untuk melaksanakan tugasnya Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai fungsi :
a. Penyusunan rencana pengelolaan administrasi umum dan kepegawaian Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
b. Pelaksanaan pengelolaan administrasi umum yang meliputi pengelolaan naskah dinas, penataan kearsipan, penyelenggaraan kerumahtanggaan, dan pengelolaan perlengkapan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
Perubahan Renstra 2018-2023 Bab-2 6 c. Pelaksanaan administrasi kepegawaian yang meliputi perencanaan dan
pengelolaan administrasi kepegawaian (mutasi, kenaikan gaji berkala, cuti, disiplin, pengembangan, dan kesejahteraan pegawai);
d. Pengelolaan dan pemeliharaan serta pelaporan barang milik/ kekayaan daerah lingkup Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
e. Pengelolaan jaringan informasi dan komunikasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan pemberian pelayanan informasi kepada publik, pelaksanaan verifikasi bahan informasi publik, pengujian konsekuensi atas informasi yang dikecualikan, pemutakhiran informasi dan dokumentasi, penyediaan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh masyarakat, penyampaian informasi dan dokumentasi kepada PPID secara berkala;
dan
f. Pelaporan pelaksanaan kegiatan administrasi Umum dan Kepegawaian Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
Kepala Sub Bagian PEP dan Keuangan mempunyai tugas penyusunan rencana program dan evaluasi serta pelaporan administrasi keuangan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
Untuk melaksanakan tugasnya Kepala Sub Bagian PEP dan Keuangan mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. penyusunan bahan perencanaan program dan kegiatan (Renstra, Renja, dan Perjanjian Kinerja, Rencana Umum Penganggaran, RKA/DPA Kesekretariatan) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
b. penyusunan bahan evaluasi pelaksanaan program dan kegiatan (Laporan Evaluasi Renja dan Renstra) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang;
c. penyusunan laporan akhir pelaksanaan program dan kegiatan (LAKIP,LPPD,LKPJ) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
d. pelaksanaan analisis keuangan Dinas Perpustakan dan Kearsipan;
e. pelaksanaan perbendaharaan, verifikasi, akuntansi, monitoring dan evaluasi anggaran Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
f. pelaporan keuangan (Semesteran dan Akhir Tahun) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan; dan
g. pelaksanaan administrasi pengelolaan barang milik/ kekayaan daerah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
Perubahan Renstra 2018-2023 Bab-2 7 (2) Kepala Bidang Perpustakaan
Kepala Bidang Perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan dan pemberian dukungan administrasi bidang Perpustakaan kepada seluruh unit organisasi di Lingkungan Pemerintah Kota Pangkalpinang.
Untuk melaksanakan tugasnya, Kepala Bidang Perpustakaan mempunyai fungsi : a. pelaksanaan deposit bahan perpustakaan;
b. pelaksanaan pengembangan koleksi dan pengolahan bahan perpustakaan;
c. pelaksanaan konservasi sumber daya perpustakaan:
d. pelaksanaan layanan dan kerjasama perpustakaan;
e. pelaksanaan alih media bahan pustaka;
f. pelaksanaan otomasi perpustakaan;
g. pelaksanaan pembinaan dan pengembangan perpustakaan;
h. pelaksanaan pembinaan dan pengembangan tenaga perpustakaan; dan i. pelaksanaan pengembangan pembudayaan kegemaran membaca;
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Kepala Bidang Perpustakaan membawahi 3 (tiga) Seksi meliputi :
1. Seksi Deposit, Pengembangan Koleksi, Pengolahan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan;
2. Seksi Layanan, Otomasi dan Kerjasama Perpustakaan; dan
3. Seksi Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Kegemaran Membaca.
Kepala Seksi Deposit, Pengembangan Koleksi, Pengolahan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan koordinasi penyusunan rencana program dan evaluasi serta pelaporan di lingkup Deposit, Pengembangan Koleksi, Pengolahan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan.
Untuk melaksanakan tugasnya Kepala Seksi Deposit, Pengembangan Koleksi, Pengolahan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan mempunyai fungsi :
a. penyusunan kebijakan pengembangan koleksi;
b. pelaksanaan hunting, seleksi, inventarisasi, dan desiderata bahan perpustakaan;
c. pelaksanaan pengembangan koleksi bahan perpustakaan;
d. penganekaragamaan bahan perpustakaan;
e. penerimaan, pengolahan, dan verifikasi bahan perpustakaan;
f. penyusunan deskripsi bibliografi, klasifikasi, penentuan tajuk subjek, dan penyelesaian fisik bahan perpustakaan;
g. pelaksanaan verifikasi, validasi, pemasukan data ke pangkalan data;
Perubahan Renstra 2018-2023 Bab-2 8 h. penyusunan literatur sekunder;
i. pelaksanaan survey kondisi bahan perpustakaan;
j. pelaksanaan fumigasi bahan perpustakaan;
k. pelaksanaan kontrol kondisi ruang penyimpanan; dan l. pelaksanaan pelestarian bahan perpustakaan;
m. penerimaan, pengumpulan, pengelolaan hasil serah simpan karya cetak dan karya rekam;
n. penyusunan bibliografi daerah dan katalog induk daerah serta literatur sekunder;
o. pelaksanaan pembuatan direktori penerbit;
p. pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan tindak lanjut kegiatan serah simpan karya cetak dan karya rekam; dan
q. pengumpulan, pengelolaan, dan penyimpanan bahan perpustakaan kelabu (grey literature).
Kepala Seksi Layanan, Otomasi dan Kerjasama Perpustakaan mempunyai tugas melakukan koordinasi penyusunan rencana program dan evaluasi serta pelaporan di lingkungan Layanan, Otomasi dan Kerjasama Perpustakaan.
Untuk melaksanakan tugasnya, Kepala Seksi Layanan, Otomasi dan Kerjasama Perpustakaan mempunyai fungsi :
a. pengoordinasian penyelengaraan layanan perpustakaan dan perangkat daerah, BUMD, instansi terkait dan masyarakat;
b. penyelenggaraan layanan sirkulasi, layanan informasi, layanan referensi, layanan pinjam antar perpustakaan;
c. penyelengaraan layanan ekstensi (perpustakaan keliling) d. penyusunan statistik perpustakaan;
e. pelaksanaan bimbingan pemustaka;
f. pelaksanaan stock opname dan penyiangan bahan perpustakaan (weeding); g. pelaksanaan promosi layanan;
h. penyediaan kotak saran untuk menampung kebutuhan pemustaka terhadap koleksi perpustakaan;
i. pelaksanaan kajian kepuasan pemustaka;
j. pengelolaan dan pengembangan perangkat keras, lunak, dan pangkalan data;
k. pengelolaan dan pengembangan jaringan otomasi perpustakaan;
l. pengelolaan dan pengembangan website;
Perubahan Renstra 2018-2023 Bab-2 9 m. inisiasi kerjasama perpustakaan;
n. pengelolaan dan penyusunan naskah perjanjian kerjasama;
o. pengembangan dan pengelolaan kerja sama antar perpustakaan; dan p. pengembangan dan pengelolaan kerjasama jejaring perpustakaan;
Kepala Seksi Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Kegemaran Membaca mempunyai tugas melakukan koordinasi penyusunan rencana program dan evaluasi serta pelaporan lingkup Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Kegemaran Membaca.
Untuk melaksanakan tugasnya, Kepala Seksi Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Kegemaraan Membaca mempunyai fungsi :
a. pelaksanaan pembinaan, dan pengembangan perpustakaan;
b. implementasi norma, standar, prosedur, dan kriteria (NSPK);
c. pendataan perpustakaan;
d. koordinasi pengembangan perpustakaan;
e. pemasyarakatan/ sosialisai dan evaluasi pengembangan perpustakaan;
f. pendataan tenaga perpustakaan;
g. bimbingan teknis, peningkatan kemampuan teknis kepustakawanan;
h. penilaian angka kredit pustakawan;
i. koordinasi pengembangan pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan;
j. pemasyarakatan / sosialisasi;
k. evaluasi pembinaan tenaga perpustakaan;
l. pengkajian minat baca masyarakat;
m. pelaksanaan pembudayaan kegemaran membaca;
n. pengoordinasian pemasyarakatan/ sosialisasi pembudayaan kegemaran membaca;
o. pemberian bimbingan teknis; dan
p. evaluasi pembudayaan kegemaran membaca;
(3) Kepala Bidang Pengelolaan Arsip
Kepala Bidang Pengelolaan Arsip mempunyai tugas melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan dan pemberian dukungan administrasi bidang Pengelolaan Arsip kepada seluruh unit organisasi di lingkungan Pemerintah Kota Pangkalpinang.
Untuk melaksanakan tugas pokoknya, Kepala Bidang Pengelolaan Arsip mempunyai fungsi :
Perubahan Renstra 2018-2023 Bab-2 10 a. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengelolaan arsip dinamis;
b. pelaksanaan alih media dan reproduksi arsip dinamis;
c. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengelolaan arsip statis;
d. pelaksanaan usulan pemusnahan dan akuisisi arsip;
e. pelaksanaan pengolahan dan preservasi arsip;
f. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis layanan dan pemanfaatan arsip;
g. pelaksanaan layanan informasi arsip, dan h. pelaksanaan pemanfaatan arsip statis.
Dalam melaksanakan tugas dan fungsi tersebut, Kepala Bidang Pengelolaan Arsip membawahi 3 (tiga) Seksi meliputi :
1. Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis;
2. Seksi Akuisisi, Pengolahan dan Preservasi Arsip Statis;
3. Seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip Statis.
Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis mempunyai tugas melakukan koordinasi penyusunan rencana program dan evaluasi serta pelaporan di lingkup Pengelolaan Arsip Dinamis.
Untuk melaksanakan tugasnya, Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis mempunyai fungsi :
a. pemberian bimbingan bagi unit pengolah untuk mengolah arsip kegiatan dan menyampaikan daftar arsip aktif kepada unit kearsipan paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan;
b. penyediaan, pengolahan dan penyajian informasi arsip inaktif untuk kepentingan penggunaan internal dan kepentingan publik;
c. pemeliharaan arsip inaktif melalui kegiatan penataan dan penyimpanan arsip inaktif;
d. pelaksanaan pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip dan penyusunan daftar arsip inaktif;dan
e. pelaksanaan pemindahan arsip inaktif lingkup Pemerintah Kota Pangkalpinang dari unit kearsipan ke Lembaga Kearsipan Daerah.
Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis mempunyai tugas melakukan koordinasi penyusunan rencana program dan evaluasi serta pelaporan di lingkup Pengelolaan Arsip Dinamis.
Perubahan Renstra 2018-2023 Bab-2 11 Untuk melaksanakan tugasnya, Kepala Seksi Akuisisi, Pengolahan dan Preservasi Arsip Statis mempunyai fungsi :
a. monitoring, penilaian dan verifikasi terhadap fisik arsip dan daftar arsip;
b. penyiapan penetapan status arsip statis;
c. pengusulan pemusnahan arsip;
d. penyiapan penyerahan arsip statis, penerimaan fisik arsip beserta daftar arsip dan berita acara penyerahan arsip statis;
e. penataan dan pendataan fisik serta isi informasi arsip statis;
f. penyusunan guide, daftar dan inventarisasi arsip statis;
g. penataan, penyimpanan, pemeliharaan dan perlindungan arsip statis;
h. perawatan dan perbaikan terhadap fisik maupun isi informasi arsip statis; serta penyelamatan arsip statis akibat bencana;
i. pelaksanaan alih media dan reproduksi arsip statis; serta j. pelaksanaan pengujian terhadap autentisitas arsip statis.
Kepala Seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip mempunyai tugas melakukan koordinasi penyusunan rencana program dan evaluasi serta pelaporan lingkup Layanan dan Pemanfaatan Arsip Statis.
Untuk melaksanakan tugasnya, Kepala Seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip mempunyai fungsi :
a. layanan peminjaman arsip dinamis dan arsip statis;
b. penelusuran arsip statis;
c. pengolahan dan penyajian informasi arsip statis;
d. penyiapan bahan dalam rangka penerbitan naskah sumber arsip;
e. pelaksanaan pameran arsip statis; serta
f. pengelolaan layanan pengaduan masyarakat terutama bagi pengguna arsip.
(4) Kepala Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan
Kepala Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan dan pemberian dukungan administrasi bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan kepada seluruh unit organisasi di lingkungan Pemerintah Kota Pangkalpinang.
Untuk melaksanakan tugas pokoknya, Kepala Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan mempunyai fungsi :
a. perencanaan, koordinasi, pemantauan dan evaluasi dalam penyelenggaraan kearsipan;
Perubahan Renstra 2018-2023 Bab-2 12 b. penyiapan bahan penyusunan kebutuhan dan peningkatan kapasitas sumber
daya manusia kearsipan;
c. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan kearsipan;
d. pemberian bimbingan, sosialisasi, supervisi dan konsultasi pelaksanaan kearsipan;
e. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengawasan kearsipan;
f. perencanaan program pengawasan kearsipan;
g. pelaksanaan audit kearsipan; dan
h. pelaksanaan penilaian dan monitoring hasil pengawasan kearsipan.
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Kepala Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan, membawahi 3 (tiga) Seksi meliputi :
1. Seksi Pembinaan Kearsipan;
2. Seksi Pengawasan Kearsipan;
3. Seksi Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipan.
Kepala Seksi Pembinaan Kearsipan mempunyai tugas melakukan koordinasi penyusunan rencana program dan evaluasi serta pelaporan lingkup Pembinaan Kearsipan.
Untuk melaksanakan tugasnya, Kepala Seksi Pembinaan Kearsipan mempunyai fungsi :
a. perencanaan, pemberian bimbingan dan konsultasi penyelenggaraan kearsipan terhadap perangkat daerah termasuk kelurahan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, organisasi politik dan badan usaha milik daerah;
b. pelaksanaan sosialisasi dan penyuluhan kearsipan terhadap perangkat daerah termasuk kelurahan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, organisasi politik dan badan usaha milik daerah;
c. pelaksanaan pemantauan, supervisi dan evaluasi kearsipan terhadap perangkat daerah termasuk kelurahan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, organisasi politik dan badan usaha milik daerah.
Kepala Seksi Pengawasan Kearsipan mempunyai tugas melakukan koordinasi penyusunan rencana program dan evaluasi serta pelaporan di lingkup Pengawasan Kearsipan.
Untuk melaksanakan tugasnya, Kepala Seksi Pengawasan Kearsipan mempunyai fungsi :
Perubahan Renstra 2018-2023 Bab-2 13 a. perencanaan pengawasan kearsipan terhadap perangkat daerah termasuk
kelurahan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, organisasi politik dan badan usaha milik daerah;
b. pelaksanaan audit kearsipan terhadap perangkat daerah termasuk kelurahan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, organisasi politik dan badan usaha milik daerah;
c. pelaksanaan penilaian hasil pengawasan penyelenggaraan kearsipan terhadap perangkat daerah termasuk kelurahan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, organisasi politik dan badan usaha milik daerah; dan
d. pelaksanaan monitoring hasil pengawasan penyelenggaraan kearsipan terhadap perangkat daerah termasuk kelurahan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, organisasi politik dan badan usaha milik daerah.
Kepala Seksi Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipan mempunyai tugas melakukan koordinasi penyusunan rencana program dan evaluasi serta pelaporan di lingkup Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipan.
Untuk melaksanakan tugasnya, Kepala Seksi Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipan mempunyai fungsi :
a. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pelaksanaan tugas jabatan fungsional arsiparis;
b. pemberian bimbingan dan konsultasi bagi tugas jabatan fungsional arsiparis;
c. pengendalian perencanaan kebutuhan jabatan fungsional arsiparis; dan d. pengelolaan data, evaluasi fungsi dan tugas jabatan fungsional arsiparis.
2.2 Sumber Daya Perangkat Daerah
Pegawai dilingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang sampai dengan bulan Oktober tahun 2020 sebanyak 53 orang, terdiri dari 31 PNS (10 laki- laki dan 21 perempuan) dan 22 non PNS (13 laki-laki dan 9 perempuan). Dilihat dari pendidikannya, terlihat jumlah pegawai paling banyak berpendidikan Strata Satu (S1)sejumlah 20 (dua puluh) orang,berpendidikan Strata Dua (S2) sejumlah (empat) orang, berpendidikan Diploma Tiga (D3) sejumlah 9 (sembilan) orang dan dan berpendidikan Sekolah Menengah Atas (SMA) sejumlah 20 (duapuluh) orang. Jumlah pegawai berdasarkan status kepegawaian tahun 2020 dapat dilihat pada Tabel 2.1. sebagai berikut:
Perubahan Renstra 2018-2023 Bab-2 14 Tabel 2.1
Jumlah Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan
di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang Tahun 2020
NO JABATAN
TINGKAT PENDIDIKAN
S3 S2 S1 NON S1
JUMLAH L P L P L P L P
ESELON 1 Eselon II 1 1
2 Eselon III 1 2 1 4
3 Eselon IV 1 1 8 1 11
FUNGSIONAL UMUM
4 Analis SDM aparatur 1 1
5 Penyusun bahan informasi publikasi
1 1
6 Pengadministrasi Perpustakaan 2 2
7 Penyuluh Perpustakaan 1 1
FUNGSIONAL TERTENTU
8 Pustakawan ahli muda 1 1
9 Pustakawan ahli pertama 1 1
10 Pustakawan terampil 1 3 4
11 Arsiparis ahli pertama 1 1 3
12 Arsiparis terampil 1 1
13 Pranata Komputer 1 1
14 Non PNS 2 1 11 8 22
JUMLAH 1 2 6 16 16 13 53
Tabel 2.2
Jumlah Pegawai Berdasarkan Golongan
di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang Tahun 2020
No Golongan L P Jumlah
1 Golongan II 4 4 8
2 Golongan III 3 13 16
3 Golongan IV 3 4 7
Sumber: Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang, Oktober 2020
Secara makro, sumberdaya pendukung berupa sarana dan prasarana yang dimiliki Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang saat ini masih sangat kurang, baik dilihat dari sisi kuantitas maupun kualitas. Jika dibandingkan dengan cakupan wilayah
Perubahan Renstra 2018-2023 Bab-2 15 pembinaan maupun operasional kerjanya serta tanggung jawab dan kewenangan yang dimiliki sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan dan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Hal ini dapat terlihat dengan jelas berupa belum tersedianya gedung Depo Arsip di Kota Pangkalpinang.
Sarana dan prasarana yang dimiliki Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang meliputi aset bergerak maupun tidak bergerak, dengan perincian sebagai berikut:
Tabel 2.3
Jumlah Sarana dan Prasarana Berdasarkan Kondisi
di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota PangkalpinangTahun 2020
No Aset/Sarana dan Prasarana Jumlah Kondisi
1 AC Unit 27 Baik
2 AC Standing Floor 3 Baik
3 Alat Pembantu Pemadam Kebakaran 1 Baik
4 Alat Penghancur Kertas 2 Baik
5 Bangunan Gedung Perpustakaan 5 Baik
6 Buku Perpustakaan 46.952 Baik
7 Camera Canon 1 Baik
8 Dispenser 6 Baik
9 Facsimile 1 Baik
10 Filling Besi/Metal 20 Baik
11 Globe 1 Baik
12 HDD EXT 4 Baik
13 Kotak Resusitasi (P3K) 1 Baik
14 Kursi Kerja 74 Baik
15 Kursi Rapat 10 Baik
16 Kursi Baca 52 Baik
17 Kursi Tamu 2 Baik
18 Laptop 5 Baik
19 Lemari Besi 20 Baik
20 Meja Kerja 44 Baik
21 Meja Baca 50 Baik
22 Meja Counter 2 Baik
23 Meja Dan Kursi Perpustakaan Anak 8 Baik
24 Mini Bus (Penumpang 14 orang ke bawah) 3 Baik
25 Mobil Unit Perpustakaan Keliling 4 Baik (3)
Rusak Berat (1)
26 PC/Komputer 29 Baik
27 Printer 26 Baik
28 Scanner 5 Baik
29 Sepeda Motor (Yamaha) 2 Baik
30 Tanah Bagunan Kantor Pemerintah (2329
m2) 1 Baik
31 UPS 12 Baik
Sumber: Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang, oktober 2020
Perubahan Renstra 2018-2023 Bab-2 16 Salah satu sumber daya terpenting dalam pencapaian kinerja pelayanan bidang perpustakaan maupun kearsipan yakni jumlah koleksi bahan perpustakaan dan koleksi arsip daerah yang dimiliki oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang seperti yang disajikan dalam tabel berikut ini :
Tabel 2.4
Koleksi Bahan Perpustakaan dan Arsip
No.
Klasifikasi Buku Berdasarkan Judul Klasifikasi Arsip
Kode Jenis Jumlah
(ekspl) Kode Jenis Jumlah (boks)
1. 000 Karya Umum 2.099 000 Umum 28
2. 100 Filsafat 1.465 100 Pemerintahan 73
3. 200 Agama 3.952 200 Politik 13
4. 300 Ilmu – ilmu Sosial 6.795 300 Keamanan dan
Ketertiban
2
5. 400 Bahasa 1.964 400 Kesejahteraan Rakyat 27
6. 500 Ilmu – ilmu Murni 2.639 500 Perekonomian 100
7. 600 Ilmu–ilmu Terapan (Teknologi)
11.459 600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan
104
8. 700 Rekreasi dan Kesenian 2.334 700 Pengawasan 2
9. 800 Kesusasteraan 4.522 800 Kepegawaian 66
10. 900 Sejarah dan Geografi 1.446 900 Keuangan 608
11. F Fiksi 8.277
JUMLAH 46.952 JUMLAH 1.047
Sumber: Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang, Oktober 2020
2.3 Kinerja Pelayanan Perangkat Daerah
Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, Pemerintah berkewajiban untuk menjamin penyelenggaraan dan pengembangan perpustakaan di daerah, menggalakkan promosi gemar membaca dengan memanfaatkan perpustakaan, dan menyelenggarakan serta mengembangkan perpustakaan umum daerah berdasar kekhasan daerah sebagai pusat penelitian dan rujukan tentang kekayaan budaya daerah di wilayahnya. Sementara Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan bahwa penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara/ pemerintahan daerah, menjamin
Perubahan Renstra 2018-2023 Bab-2 17 ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, serta menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang merupakan salah satu Organisasi Perangkat Daerah yang mendukung pelaksanaan tugas dan wewenang Kepala Daerah di lingkungan Pemerintah Kota Pangkalpinang setingkat Eselon II yang memiliki wewenang penyelenggaraan sebagian urusan wajib pemerintahan daerah dengan tugas pokok dan fungsi dititikberatkan pada urusan Perpustakaan dan urusan Kearsipan. Dalam menjalankan tugas dan fungsi kedua urusan wajib pemerintahan ini, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang melaksanakan program kegiatan yang relevan serta bersinergi dengan arah kebijakan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan yang dirumuskan dalam RPJPD maupun RPJMD Kota Pangkalpinang serta tidak terpisahkan dan atau menyimpang dari pencapaian visi dan misinya dalam memberikan pelayanan aparatur kepada pemerintah itu sendiri secara kelembagaan dan pelayanan publik kepada masyarakat sebagai stakeholdernya.
Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, menjelaskan bahwa pembagian urusan bidang perpustakaan dalam Pemerintah Daerah terdiri dari 2 aspek sebagai berikut:
1) Pembinaan perpustakaan, dengan lingkup;
- Pengelolaan perpustakaan tingkat Daerah Kabupaten/ Kota - Pembudayaan gemar membaca tingkat Daerah Kabupaten/Kota.
2) Pelestarian Koleksi Nasional dan Naskah Kuno;
- Pelestarian naskah kuno milik Daerah Kabupaten/Kota
- Pengembangan koleksi budaya etnis nusantara yang ditemukan oleh Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota.
Dilihat dari Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 86 Tahun 2017 Tentang Tata Cara Perencanaan, Pengendalian dan Evaluasi Pembangunan Daerah, Tata Cara Evaluasi Rancangan Peraturan Daerah Tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah, Serta Tata Cara Perubahan Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah, Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah, dan Rencana Kerja Pemerintah Daerah menjelaskan bahwa indikator Urusan Perpustakaan dan Urusan Kearsipan Kota Pangkalpinang pada tahun 2015-2019 terdapat 2 pemisahan yaitu Tahun 2015-2018 terdapat sebanyak 10 (sepuluh) indikator, yaitu: Jumlah
Perubahan Renstra 2018-2023 Bab-2 18 perpustakaan yang terkelola secara baku, jumlah koleksi bahan perpustakaan, jumlah pengunjung perpustakaan, jumlah sarana dan prasarana perpustakaan, Persentase arsip yang terkelola secara baku (%), Persentase arsip yang dilestarikan (%), Jumlah SDM pengelola arsip dan perpustakaan yang profesional, Persentase sarana dan prasarana kearsipan yang terpelihara, Persentase ketersediaan layanan informasi dan publikasi, Jangka waktu ketersediaan sistem pengelolaan pelayanan administrasi perkantoran, pengelolaan sarana prasarana aparatur, disiplin aparatur, pengembangan kompetensi SDM serta sistem pelaporan.
Sedangkan untuk Tahun 2019, Indikator kinerja nya ada 7 indikator yaitu Jumlah perpustakaan yang terkelola secara baku, jumlah koleksi bahan perpustakaan, jumlah pengunjung perpustakaan, Rasio perbandingan judul buku terhadap koleksi buku yang tersedia di perpustakaan, Jumlah SDM perpustakaan yang profesional, Persentase arsip yang terkelola secara baku.
Indikator peningkatan jumlah pengunjung perpustakaan per tahun memiliki tren meningkat setiap tahunnya dari tahun 2015-2019, dimana tahun 2015 sebesar 0,3 secara bertahap naik menjadi 0,97 pada tahun 2019. Peningkatan tersebut diperoleh dari jumlah pengunjung yang meningkat setiap tahunnya. Jumlah rata-rata pengunjung per-perpustakaan/tahun mengalami peningkatan setiap tahunnya, dari tahun 2015 jumlah pengunjung terhitung sebanyak 14.425 orang naik menjadi 49.196 orang pengunjung perpustakaan pada tahun 2019.
Dilihat dari jumlah koleksi buku perpustakaan juga mengalami peningkatan setiap tahunnya, dari tahun 2015 sebanyak 37.048 buku koleksi, naik secara signifikan menjadi 46.952 buku di tahun 2019. Jika dilihat dari rasio koleksi buku yang tersedia di perpustakaan daerah mengalami perkembangan yang fluktuatif, dimana tahun 2015 sebesar 0,64 namun turun menjadi 0,54 pada tahun 2016 dan 2017.
Jumlah pustakawan, tenaga teknis dan penilai yang memiliki sertifikat di Kota Pangkalpinang cukup sedikit. Sejak tahun 2015-2016 tidak terdapat pustakawan, tenaga teknis dan penilai yang memiliki sertifikat, namun pada tahun 2017 sudah terdapat 1 orang pustakawan, teknis dan penilai yang telah memiliki sertifikat.
Sementara jumlah perpustakaan di Kota Pangkalpinang dari tahun 2015-2019 memiliki tren perkembangan yang meningkat setiap tahunnya. Jumlah perpustakaan pada tahun 2015 naik menjadi 109 perpustakaan, kemudian pada tahun 2016 hingga 2019 jumlah perpustakaan bertambah menjadi 111 perpustakaan. Rasio perpustakaan persatuan penduduk juga mengalami perkembangan yang fluktuatif dari tahun 2015-2019, dimana di
Perubahan Renstra 2018-2023 Bab-2 19 tahun 2015 menjadi 0,59; kemudian mengalami penurunan di tahun 2016 menjadi 0,51;
selanjutnya naik menjadi 0,59 pada tahun 2017 sampai dengan Tahun 2019.
Untuk urusan kearsipan Persentase Perangkat Daerah yang mengelola arsip secara baku memiliki tren perkembangan yang fluktuatif cenderung menurun. Pada tahun 2015 persentase perangkat daerah yang mengelola arsip secara baku sebesar 51,52%, namun pada tahun 2016 naik menjadi 63,64% dan naik kembali menjadi 80,65% pada tahun 2017.
Sementara peningkatan SDM pengelola kearsipan mengalami kenaikan yang cukup besar dari tahun 2015 hanya sebanyak 50 orang kemudian naik menjadi 180 orang pada tahun 2018.
Jumlah arsip in aktif yang dikelola mengalami perkembangan yang fluktuatif cenderung meningkat, dari tahun 2015 sebesar 4.826 dokumen pada tahun 2016 namun kembali mengalami penurunan menjadi 2.208 dokumen pada tahun 2017. Dilihat dari cakupan cakupan sarana dan prasarana (sarpras) arsip terpelihara juga mengalami perkembangan yang fluktuatif, berdasarkan data cakupan sarana dan prasarana (sarpras) pada tahun 2015 sebanyak 0 M3, kemudian naik menjadi 48 M3 pada tahun 2016 dan 155 M3 pada tahun 2017. Dilihat dari pengelolaan arsip secara baku sejak tahun 2015-2018 memiliki perkembangan yang statis sebesar 100%.
Kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang untuk penyelenggaraan layanan kearsipan merupakan layanan wajib yang harus diselenggarakan oleh Pemerintah Daerah untuk mengamankan arsip-arsip milik daerah baik dalam bentuk naskah-naskah maupun dalam bentuk lainnya dalam keadaan tunggal maupun kelompok.
Dari pengertian secara umum menurut masa berlakunya arsip maka arsip dapat dikelompokkan menjadi arsip statis dan arsip dinamis. Dalam upaya peningkatan pelayanan kearsipan yang berkesinambungan telah ditindaklanjuti dengan Peraturan Daerah Kota Pangkalpinang Nomor 03 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Kearsipan Di Lingkungan Kota Pangkalpinang. Kemudian dituangkan ke dalam Peraturan Walikota Nomor 53 Tahun 2017 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis serta Arsip Statis Kota Pangkalpinang. Sepanjang tahun 2013 – 2018, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang meraih prestasi kinerja sebagai berikut :
1) Lembaga Kearsipan Daerah Terbaik VI ( Harapan III) Tingkat Nasional Tahun 2016 2) Lembaga Kearsipan Daerah Terbaik I Tingkat Provinsi Kepulauan Bangka Belitung Tahun
2016
3) Lembaga Kearsipan Daerah Terbaik II Tingkat Provinsi Kepulauan Bangka Belitung Tahun 2017
Perubahan Renstra 2018-2023 Bab-2 20 4) Lembaga Kearsipan Daerah Terbaik II Tingkat Provinsi Kepulauan Bangka Belitung
Tahun 2018
Sementara itu untuk pelayanan perpustakaan mencakup pelayanan perpustakaan umum dan pembinaan perpustakaan desa/kerlurahan dan perpustakaan sekolah. Selain itu untuk menunjang program pengembangan budaya baca dan pembinaan perpustakaan juga dilakukan penyediaan bahan pustaka yang didukung dana baik dari APBN maupun dari APBD. Penyediaan bahan pustaka dilakukan setiap tahun mengingat kebutuhan akan bahan bacaan pemustaka sangat tinggi sedangkan daya beli masyarakat terhadap buku sangat rendah. Disamping sebagai dukungan melengkapi referensi. Sampai saat ini jumlah buku yang ada adalah sebanyak 47.252 eksemplar buku dengan judul sebanyak 24.816 judul.
Selanjutnya untuk mendukung pelayanan dilaksanakan pelayanan perpustakaan keliling, juga dibuat website yang dapat diakses oleh masyarakat guna menambah informasi bagi masyarakat.
Kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang selama kurun waktu tahun 2015-2020 adalah sebagai berikut :
Perubahan Renstra 2018-2023 Bab-2 21 Tabel T-C 23
Pencapaian Kinerja Pelayanan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang
NO
Indikator Kinerja sesuai Tugas dan Fungsi Perangkat
Daerah
Target IKK
Target Indikator
Lainnya
Target Renstra Perangkat Daerah Tahun ke-
Realisasi Renstra Perangkat Daerah
Tahun ke- Rasio Capaian pada Tahun ke-
2015 2016 2017 2018 2019 2020 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2015 2016 2017 2018 2019 2020
1. Persentase arsip yang terkelola secara baku (%)
-- -- 5% 5% 5% 5% 4,9% 4,9% 5% 5% 5% 4,38% 6,33% 6,33% 100 100 100 88 129 129
2.
Persentase arsip yang dilestarikan
(%) -- -- 5% 5% 5% 5% - - 5% 5% 5% 5% - - 100 100 100 100 - -
3.
Jumlah SDM pengelola arsip dan perpustakaan yang profesional (orang)
-- -- 90 116 130 180 - - 50 116 135 231 - - 56 100 450 128 - -
4.
Persentase sarana prasarana kearsipan
yang terpelihara (%)
-- -- 5% 5% 5% 5% - - 5% 5% 5% 5% - - 100 100 100 100 - -
5.
Persentase ketersediaan layanan informasi dan publikasi (%)
-- -- 5% 5% 5% 5% - - 0% 5% 5% 5% - - 0 100 100 100 - -
6.
Jangka waktu ketersediaan sistem
pengelolaan pelayanan administrasi perkantoran, pengelolaan sarana prasarana aparatur, disiplin aparatur,
pengembangan kompetensi SDM
serta sistem pelaporan (bulan)
-- -- 12 12 12 12 - - 12 12 12 12 - - 100% 100% 100% 100% - -
Perubahan Renstra 2018-2023 Bab-2 22
NO
Indikator Kinerja sesuai Tugas dan Fungsi Perangkat
Daerah
Target IKK
Target Indikator
Lainnya
Target Renstra Perangkat Daerah Tahun ke-
Realisasi Renstra Perangkat Daerah
Tahun ke- Rasio Capaian pada Tahun ke-
2015 2016 2017 2018 2019 2020 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2015 2016 2017 2018 2019 2020
7.
Jumlah perpustakaan yang
terkelola secara baku (perpustakaan)
-- -- 20 20 0 0 3 3 20 23 3 3 3 3 100 115 100 100 100 100
8.
Jumlah koleksi bahan perpustakaan
(eksemplar/tahun) -- -- 36.500 37.000 39.000 39.500 40.000 40.500 37.048 39.534 43.371 45.428 46.952 47.252 102 107 111 115 117 117 9.
Jumlah pengunjung perpustakaan
(orang/tahun) -- -- 10.000 15.000 17.500 20.000 25.000 25.000 14.429 22.122 21.652 33.587 49.196 14.444 144 147 124 168 197 58 10. Jumlah sarana dan
prasarana perpustakaan
-- -- 5% 5% 5% 5% - - 4% 3% 3% 3% - - 80 60 60 60 - -
11.
Persentase kesesuaian antara
perencanaan dengan pelaksanaan
-- -- - - - - 100% 100% - - - - 100% 100% - - - - 100 100
12.
Rasio perbandingan judul buku terhadap koleksi buku yang
tersedia di perpustakaan
-- -- - - - - 1:2 1:2 - - - - 1.06:2 1.06:2 - - - - 106 106
13.
Jumlah SDM perpustakaan yang
profesional -- -- - - - - 16 16 - - - - 30 30 - - - - 128 128
Perubahan Renstra 2018-2023 Bab-2 23 Anggaran dan realisasi anggaran Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang selama kurun waktu tahun 2015-2020 adalah sebagai berikut :
Perubahan Renstra 2018-2023 Bab-2 24 Tabel TC 24
Anggaran dan Realisasi Pendanaan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang
Uraian
Anggaran pada Tahun ke- Realisasi Anggaran pada Tahun ke- Rasio antara Realisasi dan Anggaran Tahun ke- Rata-rata
Pertumbuhan
2015 2016 2017 2018 2019 2020 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Anggaran Realisas
i
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (16) (17) (18)
BELANJA DAERAH
3.136.342.585 2.891.272.907 4.283.083.823 4.758.652.287 6.564.723.405 4.522.554.108
.63 2.864.009.226 2.576.177.930 4.067.491.759 4.536.866.753 6.080.194.064 4.345.562.722 91,32% 89,10% 94,97% 95,34% 93,11% 96,09% 37,83% 23,35%
Belanja Tidak Langsung
1.079.404.585 1.230.414.907 2.376.735.073 2.754.506.987 2.947.252.705 3.053.204.266
,63 1.062.642.943 1.158.934.715 2.336.374.749 2.650.521.892 2.776.275.330 3.001.060.410 98,45% 94,19% 98,30% 96,22% 94,20% 94,20% 32,51% 32,21%
- Belanja Pegawai
1.079.404.585 1.230.414.907 2.376.735.073 2.754.506.987 2.947.252.705 3.053.204.266 ,63
1.062.642.943 1.158.934.715 2.336.374.749 2.650.521.892 2.776.275.330 3.001.060.410 98,45% 94,19% 98,30% 94,20% 98.30% 32,51% 32,21%
Belanja Langsung
2.056.938.000 1.660.858.000 1.906.348.750 2.004.145.300 3.617.470.700 1.469.349.842 1.801.366.283 1.417.243.215 1.731.117.010 1.886.344.861 3.303.918.734 3.303.918.734 87,58% 85,33% 90,81% 94,12% 92,62% 92,62% 57,05% 21,23%
- Belanja pegawai
337.286.000 528.890.000 677.512.500 144.217.000 - - 322.973.259 494188824 662.552.596 134.587.000 0,00% 0,00% 95,76% 94,87% 94,87% 93,32% 321,08% 43.54%
- Belanja barang dan jasa
1.302.379.000 1.429.407.000 1.146.178.250 1.194.880.300 1.438.330.075 1.320.632.842 1.106.571.203 1.255.645.586 998.893.376 1117739597 1.264.184.679 1.209.814.312 84,97% 87,84% 87,15% 87,89% 87,89% 91.61% 3,64% 4,51%
- Belanja modal
754.559.000 231.451.000 422.884.500 280.375.000 1.501.628.125 4.500.000 694.795.080 161.597.629 409.250.375 274416440 1.377.181.459 0 92,08% 69,82% 96,78% 91,71% 91,71% 0 103,82% 111,36%
Total 3.136.342.585 2.891.272.907 4.283.083.823 4.758.652.287 6.564.723.405 4.522.554.109 2.864.009.226 2.576.177.930 4.067.491.759 4.536.866.753 6.080.194.064 4.345.562.722 91,32% 89,10% 94,97% 95,34% 93,11% 93,11% 37,83% 23,35%
Perubahan Renstra 2018-2023 Bab-2 25 2015-2020 mengalami kenaikan dan penurunan, namun tidak terlalu berfluktuasi dengan anggaran yang cukup minim karena Dinas Perpustakaan dan Kearsipan mengampu 2 urusan yaitu urusan perpustakaan dan urusan kearsipan. Pada Tahun 2019 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan mendapat dana DAK untuk penambahan sarana dan prasarana yaitu rak-rak buku perpustakaan, lemari, meja kursi baca serta buku perpustakaan senilai Rp. 1.501.628.125,00. Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja pengelolaan pendanaan pelayanan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang yaitu kebijakan Pemerintah Daerah dan jumlah serta kualitas SDM untuk menjalankan program dan kegiatan yang sudah direncanakan sebelumnya.
2.4 Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan Perangkat Daerah 2.4.1 Kekuatan
1. Telah memiliki perpustakaan digital (digital library) yang merupakan bantuan dari PT Angkasa Pura.
2. Jumlah koleksi buku perpustakaan yang telah memenuhi standar.
3. Adanya sarana dan prasarana penunjang layanan umum perpustakaan sudah memadai.
4. Telah dilakukannya pembinaan dan pengawasan secara kontinue terhadap penyelenggaraan kearsipan sesuai standar kearsipan.
2.4.2 Kelemahan
1. Masih kurangnya SDM yang berkompeten dalam bidangnya, yaitu dibidang kearsipan maupun bidang perpustakaan baik dari kualitas maupun kuantitas.
2. Belum adanya sarana dan prasarana penunjang layanan perpustakaan untuk pengunjung berkebutuhan khusus.
3. Belum tersedianya ruang penyimpanan arsip yang sesuai standar karena belum adanya Depo Arsip.
4. Masih kurangnya sarana dan prasarana penunjang kearsipan.
5. Terbatasnya koleksi arsip personal file yang bisa dijadikan bahan referensi dan/atau bahan pendidikan.
2.4.3 Tantangan
Tantangan merupakan adalah situasi yang merupakan ancaman bagi organisasi yang datang dari luar organisasi (eksternal) dan dapat mengancam eksistensi organisasi dimasa depan. Tantangan Pengembangan Pelayanan Dinas
Perubahan Renstra 2018-2023 Bab-2 26 Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang adalah sebagai berikut sebagai berikut :
1. Pengetahuan dan persepsi pegawai pada Unit Pencipta Arsip yang masih menganggap bahwa arsip bukan hal yang penting.
2. Perkembangan era digitalisasi dan globalisasi dimana sebagian kebutuhan informasi akan buku, literatur dan bahan pustaka lainnya dapat diakses melalui perangkat elektronik sehingga berpotensi menurunkan jumlah pemustaka ke perpustakaan.
3. Rasio perpustakaan persatuan penduduk masih kurang 2.4.4 Peluang
Peluang adalah situasi atau kondisi yang merupakan peluang dari luar organisasi (eksternal) dan memberikan peluang berkembang bagi organisasi dimasa depan. Peluang dalam pengembangan pelayanan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang sebagai berikut :
1. Letak gedung Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang di area jalan protokol yang strategis.
2. Peningkatan Indeks Pembangunan Manusia (IPM) Kota Pangkalpinang merupakan gambaran peningkatan kualitas hidup. Peningkatan IPM berkaitan erat dengan peningkatan kebutuhan masyarakat untuk mengakses informasi di tengah arus reformasi dan globalisasi. Kondisi ini dapat mendukung upaya peningkatan kegemaran membaca dan mengakses arsip untuk mencerdaskan kehidupan bangsa.
3. Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat dan dapat dimanfaatkan dalam administrasi pemerintahan sehingga dapat meningkatkan jumlah arsip baik dinamis maupun statis di setiap perangkat daerah.
4. Adanya dukungan Pemerintah Pusat karena sejalan dengan program nasional, di urusan kearsipan antara lain dengan sistem informasi yang memadai seperti SIKN dan JIKN.
5. Adanya dukungan para pemangku kepentingan dan pihak ketiga melalui bantuan/ hibah sarana maupun prasarana seperti Mobil Perpustakaan Keliling, rak-rak arsip, meja kursi baca dan bahan pustaka.
