DAFTAR ISI PEDOMAN MUTU

(1)

MUTU

KODE DOKUMEN : SAS-QM-001

No Kode Judul

1. SAS-QM-001 Daftar Isi Quality Manual

2. SAS-QM-002 Daftar Standard Procedure dan Supporting Document 3. SAS-QM-003 Sejarah Perusahaan

4. SAS-QM-004 Kebijakan Perusahaan 5. SAS-QM-005 Struktur Organisasi

6. SAS-QM-006 Proses Bisnis PT Subur Alam Sembada 7. SAS-QM-007 Proses Bisnis Fungsi Pemasaran 8. SAS-QM-008 Proses Bisnis Persiapan 9. SAS-QM-009 Proses Bisnis Pelaksanaan 10. SAS-QM-010 Proses Bisnis Pemeliharaan

11. SAS-QM-011 Proses Bisnis Fungsi Human Resource 12. SAS-QM-012 Proses Bisnis Fungsi Accounting 13. SAS-QM-013 Proses Bisnis Fungsi Pengadaan 14. SAS-QM-014 Proses Bisnis Fungsi Peralatan 15. SAS-QM-015 Proses Bisnis Fungsi Engineering

(2)

PROCEDURE DAN SUPPORTING DOCUMENT

No Unit No Dokumen Judul Dokumen

1. Pemasaran SAS-SP-001 Prosedur Survei Pasar 2. SAS-SP-002 Prosedur Prakualifikasi 3. SAS-SP-003 Prosedur Perolehan Kontrak

4. Produksi SAS-SP-004 Prosedur Penyusunan Rencana Kerja Proyek 5. SAS-SP-005 Prosedur Pelaksanaan Kontrak Konstruksi 6. SAS-IK-005-001 Instruksi Kerja Pekerjaan Pembesian 7. SAS-IK-005-002 Instruksi Kerja Pekerjaan Pembetonan 8. SAS-IK-005-003 Instruksi Kerja Pekerjaan Begisting 9. SAS-IK-005-004 Instruksi Kerja Pekerjaan Galian Tanah 10. SAS-IK-005-005 Instruksi Kerja Pekerjaan Timbunan 11. SAS-IK-005-006 Instruksi Kerja Pekerjaan Timbunan Filter 12. SAS-IK-005-007 Instruksi Kerja Pekerjaan Galian Terowong 13. SAS-SP-006 Prosedur Serah Terima I

14. SAS-SP-007 Prosedur Pelaksanaan Pemeliharaan 15. Human Resource SAS-SP-008 Prosedur Perencanaan Kebutuhan Pegawai 16. SAS-SP-009 Prosedur Rekrut & Seleksi

17. SAS-SP-010 Prosedur Pelatihan Calon Pegawai 18. SAS-SP-011 Prosedur Penempatan

19. Accounting SAS-SP-012 Prosedur Penerbitan Dokumen Keuangan 20. SAS-SP-013 Prosedur Penerimaan Dana

21. SAS-SP-014 Prosedur Pengeluaran / Alokasi Dana 22. SAS-SP-015 Prosedur Laporan Keuangan 23. Pengadaan SAS-SP-016 Prosedur Rencana Pengadaan 24. SAS-SP-017 Prosedur Pengadaan Barang 25. SAS-SP-018 Prosedur Pendatangan Barang 26. SAS-SD-018-001 Prosedur Inspeksi dan Pengetesan 27. SAS-SP-019 Prosedur Penyimpanan

28. SAS-IK-019-001 Instruksi Kerja Penyimpanan Material 29. SAS-IK-019-002 Instruksi Kerja Pengeluaran Material 30. Peralatan SAS-SP-020 Prosedur Pemeliharaan Peralatan/Mesin 31. SAS-IK-020-001 Instruksi Kerja Pemeliharaan Alat Berat 32. SAS-IK-020-002 Instruksi Kerja Pemeliharaan Alat Ukur 34. Engineering SAS-SP-021 Prosedur Supervisi

35. SAS-SP-022 Prosedur Kalibrasi

36. SAS-IK-022-001 Instruksi Kerja Kalibrasi Theodolite 37. SAS-IK-022-002 Instruksi Kerja Kalibrasi Waterpass 38. Umum SAS-SP-023 Prosedur Pengendalian Dokumen 39. SAS-SD-023-001 Prosedur Umum Format Prosedur Mutu 40. SAS-SP-024 Prosedur Pengendalian Rekaman 41. SAS-SP-025 Prosedur Audit Internal

(3)

SEJARAH PERUSAHAAN

PT Subur Alam Sembada didirikan pada tanggal 13 November 1991 dan merupakan salah satu perusahaan swasta yang bergerak di bidang jasa konstruksi, khususnya di bidang pekerjaan sipil.

Lingkungan usaha seringkali berubah dengan cepat sehingga berpengaruh terhadap pasang surutnya dunia usaha. Oleh karena itu, manajemen PT Subur Alam Sembada sepakat bahwa dalam kondisi apapun karyawan merupakan sumber daya utama perusahaan dan aset terpenting dalam menentukan keberhasilan perusahaan. Para karyawan ini menjadi andalan PT Subur Alam Sembada dalam memberikan jaminan kualitas kerja terbaik demi kepuasan pelanggan.

Bagi usaha jasa konstruksi, peralatan konstruksi merupakan sumber daya yang tidak dapat dipisahkan. Disamping telah melaksanakan berbagai pekerjaan padat alat seperti pelebaran jalan, renovasi sungai dan membuat bendungan, bidang pengelolaan peralatan konstruksi juga menyewakan alat-alat berat seperti excavator, bulldozer, wheeloader, fibro/compact, dan dumptruck.

Menghadapi persaingan usaha yang semakin ketat dan memenuhi harapan pelanggan yang tinggi terhadap pekerjaan, PT Subur Alam Sembada selalu berusaha untuk meningkatkan mutu yang meliputi produk, waktu, biaya, pelayanan dan moral. Oleh karena itu, PT Subur Alam Sembada berusaha untuk mencapai peningkatan kualitas secara terus menerus melalui penerapan persyaratan ISO 9001:2000 sebagai pedoman sistem manajemen mutu.

Tanggal:……… Tanggal:……… Tanggal:………

Prepared by: Checked by: Approved by:

Nama Nama Nama

(4)

PERUSAHAAN

Visi

“Menjadi perusahaan konstruksi terkemuka”

Misi

• Meningkatkan keterampilan sumber daya manusia

• Menyediakan kualitas hasil pekerjaan semaksimal mungkin

• Menjaga dan mempertahankan kepuasan pelanggan

Strategi Perusahaan

• Mengadakan program pengembangan yang intensif dan terencana dengan dibekali berbagai pelatihan.

• Bekerja secara efektif dan efisien serta memperhatikan faktor keselamatan kerja pegawai.

• Bekerja sama dengan pelanggan untuk mencapai tujuan dan menyelesaikan masalah yang timbul.

Kebijakan Mutu

Seluruh jajaran PT Subur Alam Sembada bertekad untuk membina dan mengembangkan budaya mutu secara terus menerus dan konsisten. Hal ini bertujuan untuk menghasilkan produk yang bermutu dalam memenuhi harapan dan kepuasan pelanggan. Budaya mutu yang dimaksud adalah suatu pola sikap, kebiasaan dan iklim kerja yang didasarkan pada keyakinan setiap karyawan bahwa keberhasilan perusahaan ditentukan oleh mutu yang bersumber dari setiap individu.

Sasaran Mutu

Memenuhi segala persyaratan pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam dokumen kontrak.

(5)

PERUSAHAAN

Nilai-nilai yang dimiliki PT Subur Alam Sembada adalah:

1. Commitment : melakukan sesuatu sesuai kesepakatan dan janji 2. Excellence : memberikan hasil yang lebih baik

3. Relationship : hubungan yang baik dengan semua pihak 4. Team work : kerja sama intern

Nama Nama Nama

(6)

STRUKTUR ORGANISASI

Direktur

Kepala Divisi Accounting

Kepala Divisi Human Resource Kepala

Divisi Pemasaran

Kepala Divisi Peralatan

Kepala Divisi Pengadaan

Manajer Proyek/

Produksi Kepala

Divisi Engineering

Management Representative

5.1 Struktur Organisasi PT Subur Alam Sembada

5.1.1 Direktur

• Memastikan pencapaian dan perolehan omset kontrak.

• Memberikan instruksi kerja dan mengawasinya secara berkala agar setiap penyimpangan dapat segera diatasi.

5.1.2 Management Representative

• Bertanggung jawab akan implementasi dan tinjauan yang efektif dari sistem mutu yang didokumentasikan.

• Merencanakan dan memantau program audit internal.

• Mengidentifikasi dan mengelola program-program untuk perbaikan sistem mutu.

• Mewakili setiap fungsi dalam organisasi.

• Berfungsi sebagai sumber informasi dan penasehat/ konsultan menyangkut hal-hal yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu ISO 9001.

(7)

STRUKTUR ORGANISASI

5.1.3 Kepala Divisi Pemasaran

• Mencari order dengan memberikan bio data yang berkaitan dengan perusahaan kepada calon pelanggan.

• Melakukan penyusunan dan peninjauan dokumen yang diperlukan dalam proses perolehan kontrak dengan cara mengumpulkan informasi lengkap mengenai sumber daya.

5.1.4 Kepala Divisi Accounting

• Mengelola, mengendalikan dan membuat laporan penggunaan dan penerimaan dana.

• Membuat berita acara pekerjaan, berita acara pembayaran dan faktur pajak.

5.1.5 Kepala Divisi Engineering

• Memastikan kinerja proses konstruksi berjalan dengan efektif dan efisien.

• Memastikan setiap kegiatan pendukung yang diperlukan pada proses konstruksi mulai dari supervisi dan pengujian dapat berjalan dengan lancar.

• Bertanggung jawab atas kesesuaian hasil akhir pekerjaan dengan desain yang diberikan pelanggan.

5.1.6 Kepala Divisi Human Resource

• Membuat perencanaan, penerimaan dan pelatihan calon pegawai.

• Menyediakan karyawan yang berkompetensi sesuai dengan ketentuan persyaratan jabatan untuk masing-masing divisi.

(8)

STRUKTUR ORGANISASI

5.1.7 Manajer Proyek

• Memastikan setiap kegiatan mulai dari proses persiapan, pelaksanaan dan pemeliharaan berjalan dengan lancar.

• Menyusun dan mengimplementasikan Rencana Kerja Proyek serta mengendalikan perubahan atau penyimpangan yang terjadi sehingga kontrak dapat selesai sesuai rencana.

• Menentukan infrastruktur (peralatan proses, transportasi, alat komunikasi) dan lingkungan kerja (peralatan keamanan dan keselamatan kerja, penerangan) yang dibutuhkan.

5.1.8 Kepala Divisi Peralatan

• Mengelola, memelihara dan menyewakan peralatan konstruksi.

• Menyediakan infrastruktur (peralatan proses, transportasi, alat komunikasi) dan lingkungan kerja (peralatan keamanan dan keselamatan kerja, penerangan) yang memadai.

5.1.9 Kepala Divisi Pengadaan

• Mengevaluasi supplier.

• Merencanakan pemakaian dan pendatangan material agar tidak terjadi keterlambatan.

• Mengendalikan penerimaan dan pengeluaran material di gudang.

• Mengidentifikasi dan melindungi material dari kemungkinan terjadinya penurunan mutu baik dalam proses penyimpanan maupun pengiriman.

Nama Nama Nama

(9)

PT SUBUR ALAM SEMBADA

Pemasaran

Persiapan

Pelaksanaan

Pemeliharaan Pelanggan

Pelanggan Proses

utama

Peralatan Human resource

Accounting

Pengadaan Proses pendukung

Produksi

Engineering

Nama Nama Nama

(10)

PEMASARAN

Survei Pasar (SAS-SP-001)

Prakualifikasi (SAS-SP-002)

Perolehan Kontrak (SAS-SP-003) Accounting

Pelanggan

Human Resource

Peralatan

Dokumen Kontrak

Persiapan

Nama Nama Nama

(11)

PERSIAPAN

Penyusunan Rencana Kerja

Proyek (SAS-SP-004)

Human Resource

Rencana Kerja Peralatan

Dokumen Kontrak

Pelaksanaan

Nama Nama Nama

(12)

PELAKSANAAN

Pelaksanaan Kontrak Konstruksi (SAS-SP-005)

Serah Terima I (SAS-SP-006) Rencana Kerja

Pelanggan Accounting

Produk Jadi Peralatan

Pengadaan

Human Resource

Pemeliharaan

Engineering

Nama Nama Nama

(13)

PEMELIHARAAN

Pelaksanaan Masa Pemeliharaan

(SAS-SP-007) Accounting

Human Resource

Serah Terima II Produk Jadi Produk Jadi

Pelanggan

Engineering

Nama Nama Nama

(14)

HUMAN RESOURCE

Seluruh Fungsi Perencanaan

Kebutuhan Pegawai (SAS-SP-008)

Rekrut & Seleksi (SAS-SP-009)

Pelatihan Calon Pegawai (SAS-SP-010)

Penempatan (SAS-SP-011) Pelamar

Nama Nama Nama

(15)

ACCOUNTING

Penerimaan Dana (SAS-SP-013)

Pengeluaran / Alokasi Dana (SAS-SP-014) Penerbitan

Dokumen Keuangan (SAS-SP-012)

Laporan Keuangan (SAS-SP-015) Lembaga

Keuangan

Pelanggan Pemeliharaan

Pelaksanaan

Pemasaran Human

Resource

Seluruh Fungsi

Nama Nama Nama

(16)

PENGADAAN

Rencana Pengadaan (SAS-SP-016)

Pelaksanaan

Pengadaan Barang (SAS-SP-017)

Pendatangan Barang (SAS-SP-018)

Penyimpanan (SAS-SP-019)

Pelaksanaan Supplier

Nama Nama Nama

(17)

PERALATAN

Persiapan

Pemeliharaan Peralatan/Mesin

(SAS-SP-020)

Pemasaran Pelaksanaan

Pelanggan

Nama Nama Nama

(18)

ENGINEERING

Supervisi (SAS-SP-021)

Kalibrasi (SAS-SP-022) Pelaksanaan

Pemeliharaan Human

Resource

Nama Nama Nama

(19)

SURVEI PASAR

KODE DOKUMEN : SAS-SP-001

1. Tujuan : Untuk mengetahui sedini mungkin informasi proyek sehingga dapat segera ditindak lanjuti serta memberi kemudahan bagi bidang pemasaran dalam pencapaian dan perolehan omset kontrak.

2. Ruang

Lingkup : Prosedur ini berlaku untuk setiap pertimbangan konstruksi di bidang pemasaran.

3. Definisi : Penjajakan = Upaya mencari informasi yang lebih terperinci mengenai proyek yang menjadi sasaran.

Verifikasi = Lembar informasi mengenai calon proyek sebagai bahan untuk dipelajari oleh Manajer Pemasaran dalam memutuskan diambil atau tidaknya suatu proyek.

Prakualifikasi = Proses seleksi yang dilakukan oleh pelanggan untuk menentukan perusahaan- perusahaan yang dinilai layak mengikuti pelelangan.

4. Referensi : Prosedur Prakualifikasi 5. Prosedur : Lihat halaman 2 6. Rekaman

Mutu : Formulirverifikasi proyek

(20)

SURVEI PASAR

KODE DOKUMEN : SAS-SP-001 Pelanggan

Staff Pemasaran Melakukan penjajakan untuk memperoleh data-data yang lebih terperinci mengenai

calon proyek.

Informasi calon proyek

Manajer Pemasaran Melakukan verifikasi calon

proyek.

Form verifikasi

Proyek

diambil? No Stop

Yes Prakualifikasi Staff Pemasaran Mencari informasi mengenai

proyek-proyek yang akan ditenderkan.

Informasi proyek

Direktur

Menyetujui verifikasi calon proyek

Form verifikasi

Nama Nama Nama

(21)

PRAKUALIFIKASI

1. Tujuan : Kegiatan prakualifikasi dapat dilaksanakan dengan baik sesuai dengan sasaran perusahaan dan pemilik proyek.

2. Ruang

Lingkup : Prosedur ini berlaku di unit pemasaran dalam upaya penyiapan dokumen prakualifikasi.

3. Definisi : 3.1. Data pendukung adalah data-data yang akan dilampirkan dalam pembuatan dokumen prakualifikasi.

3.2. Dokumen Prakualifikasi adalah dokumen yang berisi bio data perusahaan, surat permohonan untuk dapat diikutsertakan dalam proses pelelangan dan lampiran data pendukung.

3.3. Dokumen tender adalah dokumen yang berasal dari pelanggan atau pemilik proyek dan diserahkan kepada perusahaan yang dinilai memenuhi persyaratan prakualifikasi.

4. Referensi : Prosedur Penerbitan Dokumen Keuangan Prosedur Laporan Keuangan

Prosedur Pemeliharaan Peralatan

Dokumen perusahaan yang berisi informasi perusahaan 5. Prosedur : Lihat halaman 2

6. Rekaman

Mutu : Dokumen prakualifikasi

(22)

PRAKUALIFIKASI

KODE DOKUMEN : SAS-SP-002 Survei pasar

Staff Pemasaran Mengumpulkan dan memeriksa

kelengkapan data pendukung Berkas data pendukung

Staff Pemasaran Menyusun dokumen prakualifikasi.

Dokumen prakualifikasi

Manajer Pemasaran Memeriksa kelengkapan dokumen prakualifikasi dan mengesahkannya.

Dokumen prakualifikasi

Manajer Pemasaran Pengajuan dokumen prakualifikasi

kepada pemilik proyek.

Dokumen prakualifikasi Setuju?

No

Yes

Mengevaluasi hasil prakualifikasi

dan melakukan perbaikan.

Diterima?

Yes

No

Dokumen tender

Nama Nama Nama

(23)

PEROLEHAN

KONTRAK

1. Tujuan : Memastikan bahwa segala persyaratan yang diminta oleh pelanggan dapat dipahami, dipenuhi dan tidak merugikan pihak perusahaan.

2. Ruang

Lingkup : Prosedur ini berlaku bagi seluruh personil di unit pemasaran.

3. Definisi : 3.1. Proposal penawaran harga adalah proposal yang berisi perkiraan biaya pelaksanaan proyek.

3.2. Dokumen Prakualifikasi adalah dokumen yang berisi bio data perusahaan, surat permohonan untuk dapat diikutsertakan dalam proses pelelangan dan lampiran data pendukung.

3.3. Dokumen kontrak adalah dokumen yang berisi segala persyaratan pelanggan atau pemilik proyek yang diserahkan kepada perusahaan yang memenangkan tender.

4. Referensi : Dokumen tender dari pelanggan

Prosedur Perencanaan Kebutuhan Pegawai Prosedur Pengadaan Barang

Prosedur Pemeliharaan Peralatan 5. Prosedur : Lihat halaman 2

6. Rekaman

Mutu : Proposal penawaran harga Dokumen kontrak

(24)

PEROLEHAN

KONTRAK

Dokumen tender

Manajer Pemasaran Melakukan peninjauan dokumen tender

Ringkasan tinjauan tender

Manajer Pemasaran Menyusun proposal penawaran harga

yang kompetitif Proposal penawaran harga

Proposal penawaran harga

Yes

No

Manajer Pemasaran Pengajuan proposal penawaran harga

kepada pelanggan.

Proposal penawaran harga

Diterima? No

Mengevaluasi hasil proposal dan

melakukan perbaikan.

Yes Manajer Pemasaran Meninjau isi dokumen kontrak dan memastikan bahwa isinya sesuai dengan

dokumen masa pra kontrak.

Dokumen kontrak

Direktur

Menandatangani dokumen kontrak.

Dokumen kontrak

Perolehan kontrak Direktur

Memeriksa dan mengesahkan proposal penawaran harga

Setuju?

Nama Nama Nama

(25)

PENYUSUNAN RKP

1. Tujuan : Memberikan kemudahan bagi Manajer Proyek dalam menyusun Rencana Kerja Proyek sehingga dapat diselesaikan sesuai dengan syarat-syarat yang telah ditentukan perusahaan.

2. Ruang

Lingkup : Prosedur ini memuat urutan kegiatan dan ketentuan yang disyaratkan.

3. Definisi : RKP atau Rencana Kerja Proyek adalah pedoman kerja dari suatu proyek yang berisi 14 bab sebagai acuan dalam pelaksanaan pekerjaannya.

4. Referensi : Dokumen kontrak

Buku Pedoman Penyusunan Rencana Kerja Proyek 5. Prosedur : Lihat halaman 2

6. Rekaman

Mutu : Rencana Kerja Proyek

(26)

PENYUSUNAN RKP

Buku Pedoman Penyusunan RKP

Manajer Proyek Melakukan penyusunan RKP.

RKP

Direktur Mengesahkan RKP.

RKP Manajer Engineering

Menguji dan memeriksa draft RKP sesuai dengan pedoman penyusunan RKP.

RKP

Setuju?

No

Yes Manajer Engineering Memeriksa dan menyetujui RKP.

RKP

Dokumen tender

Nama Nama Nama

(27)

PELAKSANAAN KONTRAK

KONSTRUKSI

1. Tujuan : Untuk memastikan bahwa manajer proyek melaksanakan proses konstruksi sesuai dengan Rencana Kerja Proyek dan memenuhi persyaratan dokumen kontrak.

2. Ruang

Lingkup : Prosedur ini menjelaskan tugas dan tanggung jawab manajer proyek dalam melaksanakan dan mengendalikan perubahan yang terjadi sehingga kontrak dapat diselesaikan tepat waktu.

3. Definisi : 3.1. RKP atau Rencana Kerja Proyek adalah pedoman kerja dari suatu proyek yang berisi 14 bab sebagai acuan dalam pelaksanaan pekerjaannya.

3.2. Instruksi lapangan adalah memo yang berisi instruksi atau pengarahan dari direktur.

4. Referensi : Prosedur Penyusunan Rencana Kerja Proyek Prosedur Supervisi

Dokumen kontrak 5. Prosedur : Lihat halaman 2 6. Rekaman

Mutu : Instruksi lapangan

Laporan kemajuan pelaksanaan konstruksi

(28)

PELAKSANAAN KONTRAK

KONSTRUKSI

RKP

Manajer Proyek Memeriksa kesiapan kerja.

Checklist kesiapan kerja

Manajer Proyek

Mengawasi pelaksanaan pekerjaan dengan membuat laporan kemajuan pelaksanaan

secara berkala.

Laporan kemajuan pelaksanaan konstruksi

Timbul masalah?

No

Yes

Serah Terima I hasil produk

Supervisi Pengawas

Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan instruksi lapangan.

Instruksi lapangan

Nama Nama Nama

(29)

SERAH TERIMA I

1. Tujuan : Prosedur ini dimaksudkan sebagai pedoman untuk melakukan serah terima sementara pekerjaan.

2. Ruang

Lingkup : Prosedur ini memuat proses permohonan serah terima sementara pekerjaan sampai dengan selesainya berita acara serah terima pekerjaan.

3. Definisi : Serah terima sementara pekerjaan adalah peristiwa penyerahan hasil pekerjaan kontraktor secara menyeluruh sesuai dengan kontrak kepada pelanggan. Hasil pekerjaan ini masih harus dipelihara dan dijamin mutunya sampai dengan masa jaminan selesai sesuai dengan yang diatur dalam kontrak.

4. Referensi : Dokumen kontrak 5. Prosedur : Lihat halaman 2 6. Rekaman

Mutu : Berita Acara Serah Terima I Defect List

Formulir pemeriksaan

(30)

SERAH TERIMA I

Manajer Engineering

Mengirimkan surat pemberitahuan bahwa pekerjaan sudah lebih dari 97% dan

perkiraan tanggal selesai.

Surat pemberitahuan

Manajer Engineering Mengajukan surat permohonan serah

terima sementara pekerjaan kepada pelanggan.

Berita Acara Serah Terima I

Pelaksanaan Masa Pemeliharaan

Direktur

Menandatangani berita acara serah terima I pekerjaan.

Berita Acara Serah Terima I Manajer Engineering

Mengadakan kunjungan lapangan pertama.

Berita Acara Serah Terima I

Manajer Proyek

Memperbaiki cacat dan kekurangan- kekurangan sesuai daftar yang disepakati.

Defect List

Mengadakan kunjungan lapangan kedua.

Undangan Produk jadi sementara

Nama Nama Nama

(31)

PEMELIHARAAN

1. Tujuan : Menjamin agar produk yang dihasilkan selalu dipelihara setiap saat dan tetap dalam kondisi baik selama masa konstruksi sampai berakhirnya masa pemeliharaan.

2. Ruang

Lingkup : Prosedur ini memuat tata cara pemeliharaan agar produk yang dihasilkan selalu dalam kondisi baik.

3. Definisi : Pemeliharaan adalah pekerjaan yang menjamin bahwa produk yang dihasilkan setiap saat dalam kondisi baik.

4. Referensi : Dokumen kontrak 5. Prosedur : Lihat halaman 2 6. Rekaman

Mutu : Defect List

Forrmulir pemeriksaan Daftar tindak lanjut

Berita Acara Serah Terima II

(32)

PEMELIHARAAN

KODE DOKUMEN : SAS-SP-007 Produk jadi

sementara

Mengadakan inspeksi setiap satu minggu.

Defect List

Manajer Engineering Membuat daftar hasil pemeriksaan

bersama Formulir pemeriksaan

Manajer Engineering Membuat daftar tindak lanjut dan dituangkan ke dalam berita acara

pemeriksaan lapangan.

Daftar tindak lanjut

Manajer Proyek

Melaksanakan pekerjaan perbaikan sesuai daftar tindak lanjut yang telah disahkan.

Kegiatan perbaikan

Manajer Engineering Membuat berita acara verifikasi hasil

pemeliharaan.

Direktur

Menandatangani berita acara serah terima II pekerjaan.

Produk jadi akhir

Nama Nama Nama

(33)

PERENCANAAN KEBUTUHAN PEGAWAI

1. Tujuan : Dibuat sebagai pedoman untuk memastikan kesesuaian antara hasil perencanaan kebutuhan pegawai dengan perkembangan usaha perusahaan.

2. Ruang Lingkup

: Prosedur ini berlaku bagi seluruh divisi atau unit kerja yang terkait dengan proses perencanaan kebutuhan pegawai.

3. Definisi : Ybs = semua unit kerja yang membutuhkan sumber daya manusia.

SDM = Sumber Daya Manusia 4. Referensi : Prosedur Rekrut dan Seleksi 5. Prosedur : Lihat halaman 2

6. Rekaman Mutu

: Jadwal pelatihan

Formulir persyaratan jabatan Formulir kebutuhan pegawai

Rencana pemenuhan kebutuhan pegawai

(34)

PERENCANAAN KEBUTUHAN PEGAWAI

Ybs

Unit SDM

Menerima laporan kebutuhan tenaga kerja dari unit kerja yang membutuhkan.

Formulir persyaratan jabatan, Formulir kebutuhan pegawai.

Unit SDM

Menganalisa rencana kebutuhan tenaga kerja.

Perencanaan kebutuhan tenaga kerja

Manajer SDM Mempertimbangkan dan merekomendasikan perencanaan kebutuhan tenaga kerja kepada direktur

Perencanaan kebutuhan tenaga kerja

Disetujui?

Yes

No

Manajer SDM

Menyusun jadwal pemenuhan rencana kebutuhan tenaga kerja Jadwal pemenuhan kebutuhan tenaga

kerja

Rekrut dan Seleksi

Nama Nama Nama

(35)

REKRUT DAN

SELEKSI

1. Tujuan : Prosedur ini dibuat agar terdapat keseragaman dalam melaksanakan proses rekrut dan seleksi pegawai baru sesuai dengan klasifikasi pegawai yang dibutuhkan perusahaan.

: Prosedur ini menetapkan tahapan yang harus dilaksanakan melalui proses rekrut dan seleksi dalam memenuhi kebutuhan pegawai baru.

3. Definisi : HRP = Human Resource Planning, Recruitment and Selection.

Kualifikasi pelamar = persyaratan yang diminta oleh perusahaan dan ditujukan bagi para pelamar pekerjaan.

Rekrut = proses penarikan sumber daya manusia dari luar perusahaan.

Seleksi = tahapan proses pemilihan pelamar untuk dijadikan pegawai oleh Tim Penerimaan.

Tim Penerimaan = pegawai yang ditunjuk untuk memutuskan hasil rekrut dan seleksi pegawai.

4. Referensi : Prosedur Perencanaan Kebutuhan Pegawai 5. Prosedur : Lihat halaman 2

: Formulir penilaian wawancara

Rekapitulasi hasil keputusan penerimaan pegawai

(36)

REKRUT DAN

SELEKSI

Perencanaan Kebutuhan Pegawai

HRP

Mengeluarkan iklan untuk perekrutan tenaga kerja baru.

Kualifikasi pelamar

HRP

Memilih pelamar yang memenuhi persyaratan untuk diikutkan dalam proses

seleksi.

Daftar nama calon pegawai

HRP

Membuat surat panggilan untuk pelamar yang terpilih.

Surat panggilan

Manajer SDM

Mengadakan tes (wawancara dan tes tulis) dan memberikan penilaian.

Formulir penilaian wawancara, Hasil tes tulis

HRP

Merekap hasil keputusan Tim Penerimaan pegawai.

Formulir rekapitulasi hasil keputusan Tim Penerimaan pegawai

A

(37)

REKRUT DAN

SELEKSI

HRP

Mempersiapkan dan mengirimkan surat pemberitahuan penerimaan atau penolakan

calon pegawai Daftar nama calon pegawai

A

HRP

Mempersiapkan surat perjanjian peserta program pelatihan calon pegawai dengan

status percobaan 3 bulan Surat perjanjian

Calon pegawai diterima?

Yes

No STOP

Yes Pelatihan calon

pegawai

Nama Nama Nama

(38)

PELATIHAN CALON

PEGAWAI

1. Tujuan : Memberikan pengetahuan mengenai perusahaan secara umum, mempersiapkan mental bekerja calon pegawai dan membantu calon pegawai dalam melakukan penyesuaian diri terhadap lingkungan kerjanya. Dengan demikan, calon pegawai dapat lebih siap melaksanakan tugas-tugas yang akan diberikan perusahaan.

: Prosedur ini berlaku untuk setiap program pelatihan pegawai baru.

3. Definisi : HRD = Human Resource Development.

Pegawai = orang yang bekerja dan terdaftar sebagai pegawai di PT Subur Alam Sembada.

Pelatihan = kegiatan yang dilaksanakan dalam upaya meningkatkan pengetahuan dan keterampilan pegawai sebagai bekal dalam melaksanakan tugasnya.

Instruktur = orang yang ditunjuk oleh pegawai yang berwenang untuk memberikan pelatihan.

Instruktur ini dapat berasal dari dalam perusahaan (intern) maupun dari luar perusahaan (ekstern).

4. Referensi : Prosedur Rekrut dan Seleksi 5. Prosedur : Lihat halaman 2

: Jadwal pelatihan

(39)

PELATIHAN CALON

PEGAWAI

KODE DOKUMEN : SAS-SP-010 Penerimaan Calon

Pegawai

HRD

Menyusun jadwal pelatihan bagi calon pegawai yang telah diterima.

Jadwal pelatihan

Manajer SDM

Memeriksa dan menyetujui jadwal pelatihan yang telah dibuat.

Jadwal pelatihan

Human Resource Development Melaksanakan jadwal pelatihan dan mengkonfirmasikannya kepada instruktur

pelatihan.

Jadwal pelatihan Setuju?

No

Yes

Human Resource Development Mengadakan evaluasi terhadap calon

pegawai selama program pelatihan berlangsung dan memberikan penilaian.

Jadwal pelatihan

No STOP

Yes Penempatan

pegawai

Nama Nama Nama

(40)

PENEMPATAN

PEGAWAI

1. Tujuan : Memenuhi kebutuhan pegawai dari unit kerja yang membutuhkannya sesuai dengan persyaratan jabatan yang telah ditentukan.

: Prosedur ini berlaku untuk setiap proses penerimaan pegawai baru.

3. Definisi : Penempatan adalah proses pemenuhan kebutuhan pegawai sesuai dengan kompetensinya.

4. Referensi : Prosedur Perencanaan Kebutuhan Pegawai Prosedur Rekrut dan Seleksi

Prosedur Pelatihan Calon Pegawai 5. Prosedur : Lihat halaman 2

: Surat keputusan penerimaan pegawai baru

(41)

PENEMPATAN

PEGAWAI

Pelatihan Calon Pegawai

Manajer SDM

Membuat surat keputusan penerimaan pegawai baru.

Surat Keputusan penerimaan pegawai baru

Direktur

Menyetujui dan mengesahkan surat keputusan penerimaan pegawai baru.

Surat Keputusan penerimaan pegawai baru

Penempatan pegawai baru

Nama Nama Nama

(42)

PENERBITAN DOKUMEN KEUANGAN

1. Tujuan : Untuk menjamin bahwa kegiatan usaha akan dan telah dilaksanakan dengan benar dan bertanggung jawab.

: Prosedur ini berlaku untuk memenuhi permintaan pelanggan.

3. Definisi : Dokumen Keuangan adalah data yang berkaitan dengan keuangan perusahaan, dapat berupa referensi bank, jaminan bank, surety bond, dll.

4. Referensi : Prosedur Penerimaan Dana Prosedur Pengeluaran Dana Prosedur Laporan Keuangan 5. Prosedur : Lihat halaman 2

: Dokumen Keuangan

(43)

PENERBITAN DOKUMEN KEUANGAN

Manajer Keuangan

Membuat surat permohonan ke bank atau lembaga asuransi

Surat permohonan

Manajer Keuangan Meneliti dan menguji kebenaran, kelengkapan, dan keabsahan dokumen

keuangan Dokumen Keuangan Kebutuhan akan dokumen

keuangan

Direktur

Mengesahkan dokumen keuangan Dokumen Keuangan

Finish

Nama Nama Nama

(44)

PENERIMAAN DANA

1. Tujuan : Prosedur ini disusun untuk menyeragamkan urutan kegiatan dan transaksi penerimaan dana di PT Subur Alam Sembada.

: Prosedur ini disusun untuk transaksi penerimaan kas baik secara tunai maupun melalui setoran bank, transfer, atau dikirim oleh pihak-pihak tertentu baik di dalam maupun di luar PT SAS.

3. Definisi : Transaksi kas = kejadian yang dapat mengubah posisi kas

Bukti penerimaan kas = formulir yang dipergunakan sebagai sarana pencatatan penerimaan kas.

Verifikasi = proses penelitian dan pengujian data yang tertuang dalam bukti transaksi.

4. Referensi : Tidak ada 5. Prosedur : Lihat halaman 2

: Buku register bank Buku harian kas Bukti penerimaan kas

(45)

PENERIMAAN DANA

Kasir

Menyimpan uang yang diterima, mencatat dalam buku harian kas, mengisi dan melengkapi bukti transaksi penerimaan

kas..

Bukti transaksi penerimaan kas

Manajer Keuangan Meneliti dan menguji kebenaran, kelengkapan, dan keabsahan bukti

transaksi penerimaan dana.

Bukti transaksi penerimaan kas Setoran

Manajer Keuangan

Mengesahkan transaksi penerimaan kas dan memasukan data yang ada dalam bukti

transaksi ke komputer.

Bukti transaksi penerimaan kas

Finish

Transfer Pencairan

piutang Transfer

lain

Nama Nama Nama

(46)

PENGELUARAN DANA

1. Tujuan : Prosedur ini disusun untuk menyeragamkan urutan kegiatan dan transaksi pengeluaran dana/ kas di PT Subur Alam Sembada.

: Prosedur ini disusun untuk transaksi pengeluaran dana/ kas baik secara tunai maupun melalui setoran bank, transfer, atau dikirim oleh pihak-pihak tertentu baik di dalam maupun di luar PT SAS.

3. Definisi : Transaksi kas = kejadian yang dapat mengubah posisi kas

Bukti pengeluaran kas = formulir yang dipergunakan sebagai sarana pencatatan pengeluaran kas.

: Buku register bank Buku harian kas Bukti penerimaan kas

(47)

PENGELUARAN DANA

Tagihan

Kasir

Mengeluarkan dana, mencatat dalam buku harian kas, mengisi dan melengkapi bukti

transaksi pengeluaran kas..

Bukti transaksi pengeluran kas

Manajer Keuangan Meneliti dan menguji kebenaran, kelengkapan, dan keabsahan bukti

transaksi pengeluaran dana.

Manajer Keuangan

Mengesahkan transaksi pengeluaran kas dan memasukan data yang ada dalam bukti

transaksi ke komputer.

Finish

Nama Nama Nama

(48)

PEMBUATAN LAPORAN KEUANGAN

1. Tujuan : Untuk menjamin agar kegiatan usaha dapat berjalan dengan lancar.

: Prosedur ini digunakan sebagai acuan dalam menyusun laporan keuangan.

3. Definisi : Transaksi kas = kejadian yang dapat mengubah posisi kas.

Bukti penerimaan kas = formulir yang dipergunakan sebagai sarana pencatatan penerimaan kas.

Bukti pengeluaran kas = formulir yang dipergunakan sebagai sarana pencatatan pengeluaran kas.

: Buku register bank Buku harian kas Bukti penerimaan kas Laporan keuangan

(49)

PEMBUATAN LAPORAN KEUANGAN

Manajer Keuangan

Mengumpulkan semua bukti transaksi penerimaan dan pengeluaran kas

Bukti transaksi penerimaan dan pengeluaran kas Bukti transaksi penerimaan dan

pengeluaran kas

Laporan Keuangan Manajer Keuangan Melakukan cross check listing jurnal dengan bukti transaksi, konfirmasi, kliring,

dan jurnal penyesuaian Bukti transaksi penerimaan dan

pengeluaran kas

Manajer Keuangan Membuat neraca lajur

Laporan Keuangan

Direktur

Memeriksa dan mengesahkan laporan keuangan.

Laporan Keuangan

Nama Nama Nama

(50)

RENCANA

PENGADAAN

1. Tujuan : Untuk memastikan bahwa setiap pengadaan barang yang digunakan PT Subur Alam Sembada telah direncanakan, sehingga tidak terjadi keterlambatan dalam penggunaan barang yang dibutuhkan.

: Prosedur ini digunakan dalam membuat rencana pengadaan barang baik dalam pelaksanaan konstruksi maupun dalam penyelenggaraan manajemen perusahaan.

3. Definisi : RKP = Rencana Kerja Proyek

4. Referensi : Prosedur Penyusunan Rencana Kerja Proyek 5. Prosedur : Lihat halaman 2

: Jadwal pemakaian barang/ material Jadwal pendatangan barang/ material

(51)

RENCANA

PENGADAAN

RKP

Staff Unit Pengadaan Membuat schedule pemakaian

barang.

Schedule pemakaian barang

Staff Unit Pengadaan Membuat schedule pendatangan

barang.

Schedule pendatangan barang

Manajer Unit Pengadaan Memeriksa dan mengesahkan

semua schedule.

Schedule rencana pengadaan

Pengadaan Barang

Nama Nama Nama

(52)

PENGADAAN

BARANG

1. Tujuan : Memastikan bahwa barang yang akan dibeli sesuai dengan yang diinginkan.

: Prosedur ini berlaku bagi unit pengadaan dalam proses pembelian barang/ material.

3. Definisi : Evaluasi supplier merupakan proses penilaian dalam aspek mutu dan waktu yang dilakukan saat PT SAS melakukan transaksi pembelian barang.

4. Referensi : Prosedur Rencana Pengadaan 5. Prosedur : Lihat halaman 2

: Daftar harga satuan bahan

(53)

PENGADAAN

BARANG

Rencana Pengadaan

Staff Unit Pengadaan Melakukan pemesanan bahan

baku.

Daftar pengadaan barang

Staff Unit Pengadaan Melakukan pengendalian kualitas.

Evaluasi supplier

Sesuai?

Yes

No

Pendatangan barang

Cari supplier lain

Nama Nama Nama

(54)

PENDATANGAN

BARANG

1. Tujuan : Untuk memastikan bahwa barang yang dikirim oleh supplier sudah sesuai dengan barang yang dipesan.

: Prosedur ini digunakan sebagai panduan untuk melakukan penerimaan barang dari supplier.

3. Definisi : Supplier adalah orang yang memasok bahan baku 4. Referensi : Prosedur Inspeksi dan Pengetesan

Prosedur Pengadaan Barang 5. Prosedur : Lihat halaman 2

: Berita acara penerimaan barang/ material

(55)

PENDATANGAN

BARANG

KODE DOKUMEN : SAS-SP-018 Barang dari

supplier

Staff Unit Pengadaan Menerima barang berdasarkan

pesanan Barang/ material

Sesuai?

Yes

No

Penyimpanan di gudang

Dikembalikan Staff Unit Pengadaan

Melakukan inspeksi dan pengetesan Prosedur Inspeksi dan Pengetesan (SAS-SD-018-001)

Staff Unit Pengadaan Memeriksa kesesuaian antara surat jalan dengan jumlah barang

yang diterima Barang/ material

Staff Unit Pengadaan Membuat berita acara penerimaan

barang dan mendistribusikannya kebagian pengadaan dan

akuntansi

Berita acara penerimaan barang

Nama Nama Nama

(56)

PENYIMPANAN

BARANG

1. Tujuan : Untuk memastikan bahwa material teridentifikasi dan terjamin kualitasnya.

: Prosedur ini berlaku bagi unit pengadaan untuk selalu menjaga kesesuaian kualitas barang/ material.

3. Definisi : Transaksi penerimaan/ pengeluaran material adalah kejadian yang dapat mengubah jumlah material.

4. Referensi : Prosedur Rencana Pengadaan Barang 5. Prosedur : Lihat halaman 2

: Buku administrasi gudang

(57)

PENYIMPANAN

BARANG

Pendatangan Barang

Staff gudang

Mencatat barang/ material yang masuk dan keluar gudang.

Buku administrasi gudang

Staff gudang

Melakukan stock opname untuk memastikan jumlah barang yang

ada di gudang.

Buku administrasi gudang

Manajer Unit Pengadaan Mengendalikan transaksi penerimaan dan pengeluaran

barang di gudang.

Instruksi penerimaan material (SAS-IK-019-001) dan instruksi

pengeluaran material (SAS-IK-019-002)

End

Nama Nama Nama

(58)

PEMELIHARAAN

PERALATAN

1. Tujuan : Untuk menjamin bahwa peralatan yang digunakan untuk melakukan proses produksi di PT Subur Alam Sembada dipelihara sebagaimana mestinya sehingga kondisi peralatan/

mesin selalu siap pakai.

: Prosedur ini digunakan untuk melaksanakan program pemeliharaan semua peralatan di PT SAS.

3. Definisi : Pemeliharaan adalah pemeliharaan peralatan yang mencakup perawatan rutin (harian, berkala), perbaikan, dan atau modifikasi.

4. Referensi : Prosedur Penyusunan Rencana Kerja Proyek Pedoman pemeliharaan alat/ mesin

5. Prosedur : Lihat halaman 2

: Daftar induk peralatan Jadwal pemeliharaan alat

(59)

PEMELIHARAAN

PERALATAN

Start

Unit Pemeliharaan Alat Membuat daftar induk peralatan/ mesin.

Daftar induk peralatan

Manajer Pemeliharaan Alat Menganalisa jadwal pemeliharaan alat dan

merekomendasikan pengesahannya kepada Direktur

Jadwal pemeliharaan alat

Direktur

Mengesahkan usulan pemeliharaan alat dan menetapkan Instruksi kerja

pemeliharaan alat Instruksi Kerja pemeliharaan alat.

Unit Pemeliharaan Alat

Membuat jadwal pemeliharaan peralatan/

mesin.

Disetujui?

No

Yes

Unit Pemeliharaan Alat Mengirimkan pemberitahuan jadwal pemeliharaan alat kepada unit kerja yang

menggunakan peralatan.

A

(60)

PEMELIHARAAN

PERALATAN

Manajer Pemeliharaan Alat Menyetujui rencana pengadaan suku cadang dan barang untuk pemeliharaan.

Surat pengadaan suku cadang A

Unit Pemeliharaan Alat Membuat surat pengadaan suku cadang

dan barang yang diperlukan untuk pemeliharaan kepada unit pengadaan.

Surat pengadaan suku cadang

Pemeliharaan peralatan Unit Pemeliharaan Alat

Menyelenggarakan pemeliharaan peralatan sesuai jadwal dan Instruksi Kerjanya.

Instruksi Kerja pemeliharaan alat

Nama Nama Nama

(61)

SUPERVISI

1. Tujuan : Untuk memastikan bahwa pelaksanaan proses konstruksi dapat berjalan dengan baik.

: Prosedur ini berlaku untuk unit engineering dalam melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan konstruksi.

3. Definisi : Supervisi merupakan kegiatan pengawasan dengan cara meninjau ke lapangan untuk mengatasi terjadinya penyimpangan.

4. Referensi : Prosedur Pelaksanaan Kontrak Konstruksi 5. Prosedur : Lihat halaman 2

: Formulir permintaan bantuan teknik

(62)

SUPERVISI

Start

Menerima surat permintaan bantuan teknik dari manajer proyek.

Surat permintaan bantuan teknik

Laporan hasil kerja Manajer Engineering

Mengevaluasi data-data yang berkenaan dengan pelaksanaan konstruksi.

Data pelaksanaan konstruksi

Nama Nama Nama

(63)

KALIBRASI

1. Tujuan : Untuk menjamin bahwa semua peralatan yang digunakan untuk melakukan pengukuran di PT SAS dikalibrasi agar diperoleh ketepatan kinerja dari alat tersebut.

: Prosedur ini digunakan untuk melaksanakan program kalibrasi dari peralatan theodolite dan waterpass.

3. Definisi : Kalibrasi adalah suatu proses membandingkan keakurasian dan ketepatan dengan standar dimana penyesuaiannya dilakukan secara berkala.

4. Referensi : Prosedur Pengendalian Penyimpangan Produk 5. Prosedur : Lihat halaman 2

: Daftar induk dan jadwal kalibrasi alat ukur

(64)

KALIBRASI

KODE DOKUMEN : SAS-SP-022 Start

Petugas Kalibrasi Membuat jadwal kalibrasi.

Jadwal Kalibrasi

Manajer Engineering Menyetujui jadwal kalibrasi.

Jadwal Kalibrasi

Petugas Kalibrasi

Melaksanakan kalibrasi sesuai dengan instruksi kerjanya

Instruksi Kerja Kalibrasi

End Hasil kalibrasi Manajer Engineering

Meninjau dan menyetujui hasil kalibrasi yang diterima

Setuju?

No

Yes

Formulir Kalibrasi Manajer Engineering Menyimpan formulir kalibrasi

Nama Nama Nama

(65)

PENGENDALIAN

DOKUMEN

1. Tujuan : Prosedur ini dibuat untuk menjamin efektivitas pengendalian terhadap semua bentuk dokumen yang harus dikendalikan PT SAS menurut sistem manajemen mutu.

: Prosedur ini berlaku untuk semua unit kerja yang terkait dengan sistem manajemen mutu.

3. Definisi : 3.1. Salinan terkendali adalah salinan dokumen yang peredarannya dikendalikan oleh Pengendali dokumen (Document controller).

3.2. Salinan tidak terkendali adalah salinan dokumen yang peredarannya tidak dikendalikan oleh Pengendali dokumen.

4. Referensi : Prosedur Pengendalian Rekaman Prosedur Umum Format Prosedur Mutu 5. Prosedur : Lihat halaman 2

: Daftar induk dokumen Lembar pengantar dokumen

Lembar bukti pemusnahan dokumen