FAKTOR FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA PERUSAHAAN DI INDONESIA
TUGAS INDIVIDU
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Dosen :
Dr.Ir. ARIF IMAM SUROSO, MSc (CS)
DI SUSUN OLEH : AISA RURKINANTIA P056131952.46
DOSEN :
Dr.Ir. ARIF IMAM SUROSO, MSc (CS)
DAFTAR ISI 1. PENDAHULUAN
1. 1. Latar Belakang………3 1. 2. Perumusan Masalah………4 1. 3. Tujuan………...4 2. TINJAUAN PUSTAKA
2. 1. Sistem Informasi……….5 2. 2. Sistem Informasi Manajemen………6 3. METODOLOGI………..7 4. PEMBAHASAN
4. 1. Peranan Sistem Informasi Manajemen Pada Perusahaan……….7 4. 2. Faktor Penyebab Kegagalan Sistem Informasi Manajemen
pada Perusahaan………9 4. 3. Faktor Keberhasilan Sistem Informasi Manajemen
pada Perusahaan……….10 4. KESIMPULAN………11 5. DAFTAR PUSTAKA………..12
1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang
Dewasa ini, dalam menjalankan sebuah perusahaan tidak akan terlepas dari berbagai macam masalah dan kendala, termasuk diantaranya adalah perubahan cepat yang sering sekali timbul. Dengan perubahan yang cepat tersebut sering sekali menjadi hambatan bagi pengelola perusahaan apabila dibiarkan berlarut-larut, akan menimbulkan masalah bagi Peusahaan. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem untuk mendukung pengelola perusahaan (manajer) dalam mengatasi masalah-masalah tersebut. Ssitem tersebut dinamakan sistem informasi, system informasi tidak hanya memproses data menjadi informasi tetapi juga menyalurkan informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan.
Sistem informasi manajemen secara umum diketahui sebagai sebuah sistem terpadu yang digunakan untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi ataupun perusahaan. Tujuan dari penerapan system informasi manajemen pada suatu organisasi atau perusahaan adalah untuk meningkatkan produktivitas dengan membuat proses yang dijalankan perusahaan tersebut menjadi lebih sederhana, lebih cepat dan lebih efisien.
Apabila suatu perusahaan dapat memadukan penggunaan system informasi dengan hal-hal manajerial yang ada di perusahaan tersebut, maka suatu perusahaan akan berkembang dengan cepat dan efisien. Inilah salah satu tujuan utama mengapa perusahaan menerapkan system informasi teknologi pada pengelolaan perusahaan itu sendiri.
Akan tetapi penggunaan system informasi teknologi pada perusahaan, bukanlah tanpa masalah ataupun hambatan. Saat ini hampir semua perusahaan melakukan implementasi system informasi untuk menunjang bisnis mereka, meskipun penggunaan bisnis dengan system informasi ini membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Namun, tidak sedikit perusahaan yang melakukan implementasi di bidang system informasi manajemen hanya karena mangikuti tren tanpa memahami apa tujuan dari implementasi tersebut. Salah satu tugas paling menantang yang dihadapi oleh perusahaan adalah pelaksanaan yang efektif dari sistem informasi yang erat kaitannya dengan Information Technology (IT), karena perusahaan memerlukan orang untuk memahami, menyerap, dan beradaptasi dengan IT dan sistem informasi tersebut. Dan yang telah kita ketahui bersama bahwa tidak semua orang dalam perusahaan, faham betul bagaimana cara memaksimalkan penggunaan system informasi di perusahaan tempat mereka bekerja.
Untuk itulah dalam makalah ini penulis akan mengungkap, seperti apakah peran system informasi pada perusahaan dan bagaimana system informasi dapat secara sukses meningkatkan bisnis perusahaan ataupun kegagalan perusahaan yang disebabkan oleh penggunaan system informasi yang salah.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah ditulis diatas, maka penulis membuat perumusan masalah sebagai berikut :
1. Apakah peran Sistem Informasi Manajemen pada suatu perusahaan ?
2. Factor-faktor apakah yang menyebabkan kegagalan Sistem Informasi Manajemen pada suatu perusahaan ?
3. Factor-faktor apakah yang menyebabkan keberhasilan Sistem Informasi Manajemen pada suatu perusahaan ?
1. 3. Tujuan
Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah :
1. Mengetahui peran Sistem Informasi Manajemen pada suatu perusahaan
2. Mengidentifikasi factor-faktor yang menyebabkan kegagalan Sistem Informasi Manajemen pada suatu perusahaan.
3. Mengidentifikasi factor-faktor yang menyebabkan keberhasilan Sistem Informasi Manajemen pada suatu perusahaan.
2. TINJAUAN PUSTAKA 2. 1. Sistem Informasi
Sistem adalah sebuah kumpulan dari komponen-komponen yang saling terkait untuk bekerja sama mencapai tujuan dengan menerima masukan (input) dan menghasilkan keluaran (output) dalam sebuah proses transformasi yang teratur(O’Brien,1999). Sebuah system mempunyai 3 komponen dasar/fungsi, yaitu :
1. Input : kegiatan yang meliputi penangkapan dan penyusunan elemen- elemen untuk dimasukkan dalam system untuk diproses.
2. Proses : kegiatan yang meliputi proses transformasi yang mengubah input menjadi output.
3. Output : kegiatan yang meliputi penyampaian elemen-elemen yang diproduksi oleh sebuah proses transformasi menuju tujuan akhir.
Sedangkan definisi Informasi adalah data yang telah dirubah menjadi suatu konteks yang mempunyai arti dan berguna untuk pengguna akhir tertentu.
(O’Brien,1999). Terdapat tiga kategori informasi, yaitu :
1. Informasi yang bersifat strategis : informasi yang berhubungan dengan rencana jangka panjang untuk kepentingan manajemen puncak. Contoh dari informasi strategis adalah informasi mengenai investasi luar negeri.
2. Informasi yang bersifat takstis : informasi yang berhubungan dengan rencana jangka pendek dan biasanya kurang dari waktu setahun dan informasi ini untuk kepentingan pada tingkat departemen.
3. Informasi yang bersifat operasional : informasi yang digunakan untuk kepentingan operasional perusahaan sehari-hari.
Dan system informasi adalah sebuah kombinasi yang terorganisir dari orang (people), perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi(communication networks) dan sumber data ( data resources) yang dikumpulkan, dirubah dan disebarkan menjadi informasi-informasi dalam sebuah organisasi. Sistem informasi merupakan tatanan yang terorganisasi dalam pengaturan sumber daya yang ada (manusia, hardware, software, data dan jaringan) yang meliputi pengumpulan data lalu mengolahnya sehingga bisa dengan mudah untuk dikonsumsi dan lebih mudah dalam hal penyebarannya (O’Brien, 2002).
Sistem Informasi menyediakan informasi untuk medukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan pada organisasi. Dalam sebuah sistem informasi terdapat komponen-komponen dan aktivitas yang saling berhubungan erat. Komponen dari sistem informasi (O’Brien,1999) :
• People resources
• Harware resources
• Software resources
• Data resources
• Network resources
Aktivitas dari sistem informasi meliputi :
• Memasukkan data
• Melakukan proses untuk merubah data menjadi informasi
• Menghasilkan produk informasi
• Penyimpanan data
• Pengawasan terhadap kinerja sistem
Setidaknya terdapat enam fungsi dari sistem informasi, yaitu :
1. Mendukung kesuksesan berbagai fungsi utama bisnis seperti akuntansi, finance, manajemen sumber daya manusia, menajemen operasi dan pemasaran
2. Kontributor utama dalam mendukung efisiensi kegiatan operasional, produktivitas dan moral SDM, pemberian layanan prima pada kustomer dan kepuasan kustomer
3. Sumber informasi utama bagi manajer dalam mendukung proses pengambilan keputusan yang efektif
4. Bagian yang penting dari upaya pengembangan produk dan jasa yang kompetitif, sehingga dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi dalam persaingan global
5. Bagian utama dari sumberdaya organisasi dan biayanya dalam menjalankan bisnis, sehingga memerlukan pengelolaan sumberdaya yang prima
6. Kesempatan pengembangan karier yang dinamis dan menantang bagi masyarakat.
2. 2. Sistem Informasi Manajemen
Menurut O’Brien dan Marakas (2009) tujuan dari sistem informasi manajemen adalah: menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen; menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan; menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).
Aktivitas sistem informasi yang berupa input, proses, output penyimpanan dan pengendalian dipadukan dengan teknologi informasi agar saling mendukung, bermanfaat dan memberikan nilai tambah, yaitu hardware, infrastruktur (jaringan), software, brainware dan user, sumber data serta produk informasi. Sistem informasi dalam perspektifnya sebagai alat kontrol digunakan dalam proses moitoring, evaluasi, dan koreksi terhadap sistem agar senantiasa optimal, sedangkan dari fungsinya sistem informasi yang terpadu menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu orgaisasi (O’Brien, 2002).
Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi,
penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.
Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”.
Dengan definisi system informasi manajemen (SIM)seperti diatas, maka dapat disimpulkan bahwa perkembangan SIM sejalan dengan perkembangan era digital dan teknologi pada masa dewasa ini. SIM erat kaitannya dengan teknologi internet.
3. METODOLOGI
Penyusunan makalah ini menggunakan metode studi literature, dimana data adalah data sekunder yang di ambil dari berbagai sumber literature seperti jurnal ilmiah dan artikel-artikel.
4. PEMBAHASAN 4.1. Peran Sistem Informasi Manajemen Pada Perusahaan
Perlu diketahui bahwa tidak semua proses bisnis dalam perusahaan memerlukan system informasi teknologi (SIM). Suatu perusahaan dinyatakan perlu menggunakan SIM sebagai sebuah sarana untuk memajukan suatu bisnis perusahaan ketika :
• Sebagian proses operasional suatu perusahaan (produksi, pemasaran,keuangan dan lainnya) sudah bersifat repititif.
• Kinerja perusahaan tidak dapat ditingkatkan lagi outputnya dengan penambahan input tenaga kerja.
• Marginal cost meningkat sementara marginal revenue cenderung tetap.
Menurut O’Brien (2005), terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu:
1. Mendukung berbagai strategi untuk meningkatkan keunggulan kompetitif 2. Mendukung proses bisnis dan operasional
3. Mendukung pengambilan keputusan
Peran utama system informasi dalam bisnis menurut o’brien di atas merupakan tujuan dari suatu perusahaan dalam menerapkan system informasi manajemen. Untuk menuju tujuan di atas, sebuah perusahaan haruslah mempunyai informasi-informasi strategis sebagai input agar di proses mengguanakan system informasi manajemen.
Seperti yang telah kita ketahui bersama bahwa dalam menjalankan sebuah bisnis, hal terpenting yang harus dimiliki oleh sebuah perusahaan adalah informasi.
Di era sekarang ini, informasi merupakan segala-galanya, barang siapa yang paling cepat memperoleh informasi yang strategis, maka dialah pemenangnya. Informasi yang digunakan dalam penerapan system informasi manajemen pada perusahaan dapat berupa informasi internal, maupun informasi eksternal. Informasi internal merupakan informasi yang didapat dari dalam perusahaan itu sendiri, misalnya dalam suatu perusahaan perbankan, informasi internal merupakan data nasabah, saldo nasabah, jumlah karyawan, dan banyak lainnya. Sedangkan informasi eksternal merupakan informasi yang didapat diluar perusahaan tersebut.
Berdasarkan macam informasi diatas, peranan sentral yang dikelola oleh system informasi manajemen pada perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) dan Kegiatan Operasional.
Peranan sistem informasi dalam pengelolaan SDM sangat besar.
Misalnya, informasi tentang uraian dan analisis pekerjaan, informasi tentang klasifikasi jabatan, informasi tentang standar mutu yang diterapkan dalam perusahaan, dan berbagai informasi lainnya.
Perusahaan yang baik adalah perusahaan yang mampu memanfaatkan SDM nya secara maksimal dengan mengedepankan asas efektivitas dan efisiensi operasional. Penyelenggaraan kegiatan operasional yang baik dan tepat hanya akan terwujud bila didukung dengan berbagai informasi yang tepat.
2. Pengawasan
Pengawasan dilakukan guna meminimalisir adanya kesalahan yang akan berakibat tidak terwujudnya efisiensi, efektivitas dan produktivitas yang diharapkan oleh manajemen perusahaan. Penting bagi manajemen untuk menggunakan dan menghasilkan informasi yang akurat pada aspek pengawasan ini. Pengawasan yang dimaksud adalah mencakup pengawasan operasional dan juga pengawasan SDM yang dimiliki perusahaan.
3. Penilaian
Penilaian adalah suatu proses atau kegiatan yang sistematis dan berkesinambungan untuk mengumpulkan informasi tentang proses danhasil sebuah proses dalam rangka membuat keputusan-keputusan berdasarkan kriteria dari pertimbangan tertentu. Kegiatan penilaian harus dapat memberikan informasi kepada manajemen untuk meningkatkan kinerja perusahaan dan membantu karyawan mencapai perkembangan kinerjanya secara optimal. Informasi ini dapat diperoleh melalui berbagai wawancara, penyebaran kuesioner kepada pihak-pihak lain yang dianggap mengetahui pengetahuan mendalam tentang seluruh proses manajerial dan teknis yang dipandang perlu dan tepat digunakan.
4. Evaluasi
Evaluasi adalah suatu proses bukan suatu hasil (produk), dimana sebuah informasi sangat diperlukan dalam proses evaluasi ini. Semua informasi yang diperoleh, terutama dari hasil penilaian dikembalikan kepada berbagai pihak yang berkaitan dengan manajerial organisasi, termasuk kepada para pemodal, pemilik saham, manajemen puncak, para pimpinan satuan usaha, dan lainnya.Hal ini penting dilakukan supaya manajerial organisasi yang bersangkutan tetap menghasilkan efektivitas, efisiensi serta produktivitas yang tinggi sehingga tujuan awal organisasi dapat terwujud secara maksimal.
Dari pemaparan diatas telah membuktiakn bahwa informasi sangat dibutuhkan dalam pengembangan suatu bisnis perusahaan. Untuk membangun informasi yang handal dibutuhkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang mampu menampung dan mengolah data serta menghasilkan informasi yang tepat, akurat, dan efisien setiap saat. Tanpa dukungan SIM yang tangguh, maka akan sulit suatu perusahaan dapat dengan cepat mengembangkan bisnisnya, karena SIM selain perannya yang sangat sentral dalam suatu perusahaan, SIM juga berperan penting pada lembaga-lembaga bidang apapun dalam mengintegrasikan data, mempercepat dan mensistematisasikan pengolahan data, meningkatkan kualitas informasi, mendorong terciptanya layanan-layanan baru, meningkatkan kontrol, meng- otomatisasi-kan sebagian pekerjaan rutin, menyederhanakan alur registrasi atau proses keuangan, dan kegunaan penting lainnya.
4. 2. Factor-faktor yang menyebabkan kegagalan Sistem Informasi Manajemen pada
manajemen pada suatu perusahaan membutuhkan biaya yang tidak sedikit, hal inilah yang mengharuskan para manajer untuk secara teliti dalam memanfaatkan penerapan SIM pada perusahaannya.
Secara umum, penilaian kinerja SI bergantung pada keberhasilan dan kegagalan SI tersebut. Masalah kegagalan SI dapat dianalisis dengan mengasumsikan bahwa berdasarkan pengalaman kegagalan SI dimasa sebelumnya, akan memberikan pelajaran penting untuk merumuskan strategi sukses bagi perencanaan, pengembangan, pelaksanaan, dan pengelolaan sistem informasi di masa berikutnya. Enam jenis kegagalan SI dapat diidentifikasi sebagai berikut:
1. Kegagalan Teknis 2. Kegagalan Proyek 3. Kegagalan Organisasi 4. Kegagalan Lingkungan 5. Kegagalan Pembangunan 6. Kegagalan Penggunaan
Sedangkan, Menurut O’Brien dan Marakas (2009), alasan kegagalan penerapan sistem informasi antara lain karena kurangnya dukungan manajemen eksekutif dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah, serta inkompetensi secara teknologi.
Kegagalan implementasi system informasi manajemen pada perusahaan bisa dapat terjadi dikarenakan beberapa hal, seperti :
1. Rendahnya pemahaman tentang system informasi manajemen pada perusahaan di kalangan pemimpin/ pemegang keputusan suatu perusahaan.
Hal ini sangat penting, mengingat pengambil keputusan perusahaan terletak pada pemimpin di perusahaan tersebut. Terdapat beberapa resiko, apabila seorang pemimpin perusahaan kurang memahami implementasi SIM pada perusahaannya, antara lain :
• Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran.
• Melampaui waktu yang telah diperkirakan.
• Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan.
• Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan.
Untuk itulah seorang pemimpin perlu mengkaji sedemikian rupa mengenai implementasi SIM pada perusahaannya sebelum memutuskan untuk menjalankan penggunaan SIM pada perusahaannya.
2. Langkanya tenaga kerja yang ahli di bidang SIM
Penggunaan SIM pada perusahaan harus didukung dengan tenaga kerja yang handal dalalm penggunaannya. Oleh karena itu, biasanya suatu perusahaan akan bekerja sama dengan perusahaan lain yang menyediakan jasa pembuatan SIM yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
3. Keterbatasan pendanaan
Menunjang perusahaan dengan system teknologi informasi membutuhkan dana yang tidak sedikit. Tidak maksimalnya pendanaan juga menyebabkan pengembangan SIM menjadi tidak totalitas.
4. Lemahnya infrastruktur komunikasi
Perkembangan SIM pada perusahaan juga harus ditunjang dengan infrasutruktur komunikasi yang memadai. Karena perkembangan SIM akan menjadi tidak berarti jika tidak ditunjang oleh infrastruktur komunikasi yang ideal. Kegunaan infrastruktur ini adalah agar informasi yang ada dapat segera diolah ataupun dinikmati oleh bagian perusahaan terkait, tanpa terhalang jarak dan waktu.
5. Dan lain sebagainya
4. 3. Factor-faktor yang menyebabkan keberhasilan Sistem Informasi Manajemen pada Perusahaan
Rockart dan Delong mengidentifikasi 8 faktor penentu keberhasilan SIM sebagai berikut:
1. Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen, Eksekutif tingkat puncak, lebih baik CEO karena harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif dengan mendorong penerapannya
2. Sponsor operasi, kalau sponsor eksekutif sibuk dapat diberikan kepada eksekutif lebih rendah, misal wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerjasama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan pekerjaan itu terlaksana.
3. Staff jasa informasi yang sesuai, tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem itu.
4. Teknologi informasi yang sesuai.
5. Manajemen data, data harus selalu mutakhir dengan mengidentifikasi tanggal dan jam dimasukkan dalam sistem. Juga perlu analisis melalui
drill-down dengan bertanya kepada manajer data atau keduanya.
6. Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis, SIM harus mampu memecahkan masalah- masalah spesifik untuk memenuhi kebutuhan yang dapat
ditangani teknologi informasi.
7. Manajemen atas: Penolakan organisasi. Jika seorang eksekutif menolak sistem informasi, perlu upaya untuk mendapatkan dukungan. Untuk itu perlu identifikasi masalah tersebut.
8. Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem: Jika manajer tingkat atas
mulai menerima informasi dari sistem, maka manajer tingkat bawah menginginkan informasi yang sama, karena mereka ingin mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas mengangap masalah tersebut tidak terkendali.
5. KESIMPULAN
1. Sistem informasi memiliki peran penting dalam menunjang kegiatan bisnis operasional,menunjang manajemen dalam pengambilan keputusan, dan menunjang keunggulan strategi kompetetif organisasi.
2. Keberhasilan penggunaan SIM pada perusahaan dipengaruhi oleh tenaga ahli yang mampu melakukan manajemen sistem informasi, adanya dukungan dari atasan, dan support data yang baik.
3. Kegagalan penggunaan SIM pada perusahaan dapat disebabkan oleh kurangnya dukungan manajemen eksekutif dan input dariend-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah- ubah, serta lemahnya infrastruktur komunikasi dan pendanaan yang kurang memadai.
6. DAFTAR PUSTAKA
Cahyadi, I. (2012). Faktor-Faktor Penentu Keberhasilan Sistem Informasi Manajemen.
[diacu 2 Januari 2014] tersedia dari:
http://definisiwirausahamenurutahli.blogspot.com/2012/11/faktor-faktor- penentu- keberhasilan.html
Nyoman, D. (2012).Sistem Informasi Manajemen dan Peranannya. (diacu 11 Januari 2014) tersedia dari http://nyomandarma.blogspot.com/2012/01/sistem-‐informasi-‐
manajemen-‐dan-‐peranan.html
O’ Brien J. A dan George M. M. 2009. Management Information Systems. Ninth Edition. MgGraw-Hill Inc, New-York.
Sutono. 2007. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan.
