- 1 -
LAMPIRAN KEPUTUSAN MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA NOMOR : M.HH-07.PW.02.03 TAHUN 2020 TANGGAL : 27 NOVEMBER 2020
PEDOMAN EVALUASI TERPISAH
PENYELENGGARAAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMERINTAH DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sesuai Pasal 43 ayat (1) Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP), bahwa setiap pimpinan Instansi Pemerintah wajib melakukan pemantauan atas kualitas pelaksanaan sistem pengendalian intern dalam suatu periode tertentu. Pemantauan dilakukan untuk memastikan sistem pengendalian intern yang telah dirancang oleh manajemen dalam bentuk Kebijakan dan Standar Operasional Prosedur (KSOP) pelaksanaannya telah berjalan secara efektif dan efisien. Hal ini sejalan dengan tujuan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik.
Unit kerja dalam melaksanakan sistem pengendalian intern, terlebih dahulu harus merumuskan tahapan pelaksanaannya terdiri dari:
1. Perancangan (design) sub unsur pengendalian risiko melalui kegiatan pengendalian yang dilakukan secara sistematis, terstruktur, dan terdokumentasi agar tujuan kegiatan pengendalian tidak berhenti pada tatanan konsep melainkan dapat langsung diterapkan;
2. Internalisasi dan kegiatan pengendalian (deploy), baik pada tingkat strategis, organisasi, dan operasional; dan
3. Pengujian dan pemantauan (testing and monitoring) untuk memastikan bahwa kegiatan pengendalian yang telah dirancang/didesain oleh manajemen berupa KSOP telah berjalan secara efektif dan efisien.
- 2 -
Pemantauan pelaksanaan sistem pengendalian intern yang merupakan unsur kelima SPIP, dilakukan melalui Pemantauan Berkelanjutan, Evaluasi Terpisah, dan Tindak Lanjut Rekomendasi Hasil Audit dan Reviu lainnya. Penyelenggaraan Evaluasi Terpisah dimaksudkan untuk menilai efektivitas dan efisiensi prosedur yang telah diterapkan oleh manajemen untuk dilakukan perbaikan.
Adapun tujuan penyelenggaraan Evaluasi Terpisah untuk:
1. memberikan keyakinan yang memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan;
2. menilai efektivitas dan efisiensi kinerja sistem pengendalian intern;
3. mengidentifikasi kelemahan pengendalian yang dirumuskan manajemen; dan
4. menentukan penyebab gagalnya aktivitas pengendalian serta pengaruhnya terhadap pencapaian tujuan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Pelaksanaan Evaluasi Terpisah dapat dilakukan melalui penilaian sendiri, reviu, dan pengujian efektivitas sistem pengendalian dengan metodologi yang dipergunakan mencakup self assessment dengan menggunakan daftar periksa (check list), daftar uji pengendalian/kuesioner, reviu dokumen, observasi ataupun instrumen lain yang ditentukan oleh Tim Evaluator atau pimpinan manajemen.
Terhadap kelemahan pelaksanaan sistem pengendalian intern yang ditemukan baik pada tahap perencanaan, pelaksanaan, dan pertanggung jawaban, dilakukan penelitian lebih lanjut melalui kegiatan Evaluasi Terpisah sesuai dengan metodologi yang telah ditentukan, pembuatan simpulan akhir hasil evaluasi, menentukan tanggapan yang tepat, dan merumuskan rekomendasi perbaikan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan sistem pengendalian intern serta melakukan tindakan perbaikan dengan merancang KSOP yang baru dan/atau menyempurnakan KSOP yang telah ada untuk meminimalisir dampak atau akibat yang mungkin timbul sehingga tujuan organisasi Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia yang telah ditetapkan menjadi tidak tercapai dan menurunnya kualitas pelayanan publik.
Pelaksanaan Evaluasi Terpisah, frekuensinya ditentukan oleh kebijakan manajemen dan dilaksanakan pada tingkat kegiatan (transactional level) dengan memilih kegiatan-kegiatan tertentu (current
- 3 -
issue) yang merupakan kegiatan utama atau kejadian yang membawa dampak signifikan di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pemantauan pelaksanaan sistem pengendalian intern di Lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia khususnya pada kegiatan-kegiatan tertentu (current issue) yang merupakan kegiatan utama atau kejadian yang membawa dampak signifikan di Lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia dengan mempertimbangkan faktor-faktor risiko teridentifikasi yang telah dilaksanakan secara berkala pada Unit Utama dan Kantor Wilayah, perlu menetapkan Pedoman Evaluasi Terpisah ini sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia tentang Pedoman Evaluasi Terpisah Penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah di Lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia.
Pedoman tersebut disusun sesuai dengan karakteristik dan kebutuhan di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, mulai dari Tahap Persiapan, Tahap Pelaksanaan, dan Tahap Pelaporan.
B. Tujuan
Pedoman Evaluasi Terpisah Penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) ini, bertujuan untuk memberi gambaran umum serta sebagai panduan bagi APIP dan manajemen dalam menyelenggarakan Evaluasi Terpisah di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, mulai dari Tahap Persiapan, Tahap Pelaksanaan, dan Tahap Pelaporan.
C. Ruang Lingkup
Ruang lingkup pedoman ini hanya mencakup kegiatan Evaluasi Terpisah yang diselenggarakan pada Unit Eselon I dan Kantor Wilayah di Lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia yang di dalam pelaksanaannya terlebih dahulu harus dikoordinasikan dengan Pimpinan Tinggi Madya Unit Utama dan Kepala Kantor Wilayah yang akan dilakukan Evaluasi Terpisah.
D. Sistematika
Pedoman Penyelenggaraaan Evaluasi Terpisah ini terdiri dari 3 (tiga)
- 4 - Bab, yaitu:
1. BAB I
Merupakan Bab PENDAHULUAN.
Pada Bab ini, menguraikan materi tentang Latar Belakang, Tujuan, Ruang Lingkup, Sistematika, dan Pengertian Umum.
2. BAB II
Merupakan Bab TAHAPANAN PENYELENGGARAAN EVALUASI TERPISAH.
Pada Bab ini, menguraikan materi tentang Tahapan Penyelenggaraan Evaluasi Terpisah terdiri dari:
a. Tahap Persiapan;
b. Tahap Pelaksanaan; dan c. Tahap Pelaporan.
3. BAB III
Merupakan Bab PENUTUP.
Pada Bab ini menguraikan materi tentang pernyataan pentingnya melakukan kegiatan pemantauan pelaksanaan sistem pengendalian intern melalui penyelenggaraan Evaluasi Terpisah yang merupakan unsur kelima SPIP.
4. BAGIAN LAMPIRAN
Pada bagian ini memuat Form lampiran terdiri dari:
a. Form Konsep Surat Perintah pelaksanaan Evaluasi Terpisah;
b. Form Konsep Kerangka Acuan Kerja (KAK) pelaksanaan Evaluasi Terpisah;
c. Form Hasil Analisis Temuan Kelemahan/Ketiadaan Kebijakan dan Prosedur (KSOP);
d. Kertas Kerja Khusus Untuk Perancangan KSOP oleh Unit Kerja:
1) Form Perancangan Kebijakan dan Prosedur;
2) Form Perumusan Kebijakan (control design) sebagai Kegiatan Pengendalian;
3) Form Penyusunan Kebijakan dan Prosedur;
4) Form Penyusunan SOP;
e. Laporan Hasil Evaluasi Terpisah (Bentuk Surat atau Bab).
5. Daftar Uji Pengendalian/Kuesioner Keberadaan 11 (sebelas) Sub Unsur Kegiatan Pengendalian yang relevan dalam mengurangi risiko sesuai dengan kegiatan atau kejadian yang akan dilakukan Evaluasi
- 5 -
Terpisah, dengan mengacu pada Peraturan Kepala BPKP Nomor : PER- 689/K/D/2012 Tahun 2012 tentang Pedoman Pelaksanaan Penyelenggaraan Kegiatan Pengendalian di Lingkungan Instansi Pemerintah.
E. Pengertian Umum
1. Pengendalian Intern adalah segala upaya yang dilakukan dalam suatu organisasi untuk mengarahkan seluruh kegiatan agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif, efisien dan ekonomis, segala sumber daya dimanfaatkan dan dilindungi, data dan laporan dapat dipercaya dan disajikan secara wajar, serta ditaatinya segala ketentuan yang berlaku.
2. Sistem Pengendalian Intern adalah proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh Pegawai untuk memberikan keyakinan yang memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan.
3. Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, yang selanjutnya disingkat SPIP adalah Sistem Pengendalian Intern yang diselenggarakan secara menyeluruh di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia mulai di tingkat Kementerian, Unit Eselon I, Kantor Wilayah, dan Unit Pelaksana Teknis.
4. Lingkungan Pengendalian adalah kondisi dalam Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia yang mempengaruhi efektivitas pengendalian intern.
5. Penilaian Risiko adalah kegiatan penilaian atas kemungkinan kejadian yang mengancam pencapaian tujuan dan sasaran Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
6. Kegiatan Pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko serta penetapan dan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk memasatikan bahwa tindakan mengatasi risiko telah dilaksanakan secara efektif.
7. Pemantauan Pengendalian Intern adalah proses penilaian atau mutu kinerja Sistem Pengendalian Intern dan proses yang memberikan keyakinan bahwa temuan audit dan evaluasi lainnya segera ditindaklanjuti.
- 6 -
8. Audit adalah proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi yang dilakukan secara independen, objektif, dan profesional berdasarkan standar audit, untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektivitas, efisiensi, dan keandalan informasi pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
9. Reviu adalah penelaahan ulang bukti-bukti suatu kegiatan untuk memastikan bahwa kegiatan tersebut telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan, standar, rencana, atau norma yang telah ditetapkan.
10. Evaluasi adalah penilaian atas mutu kinerja Sistem Pengendalian Intern dengan ruang lingkup dan frekuensi tertentu berdasarkan pada penilaian risiko dan efektivitas prosedur pemantauan yang berkelanjutan.
11. Pemantauan adalah proses penilaian kemajuan suatu program/kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
12. Evaluasi Terpisah adalah penilaian atas mutu kinerja sistem pengendalian intern dengan ruang lingkup dan frekuensi tertentu berdasarkan pada penilaian risiko dan efektivitas prosedur pemantauan yang berkelanjutan.
13. Tingkat Maturitas Penyelenggaraan SPIP adalah tingkat kematangan/kesempurnaan penyelenggaraan sistem pengendalian intern pemerintah dalam mencapai tujuan pengendalian intern sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah.
14. Aparat Pengawasan Intern Pemerintah yang selanjutnya disingkat APIP adalah instansi pemerintah yang dibentuk dengan tugas melaksanakan pengawasan intern di lingkungan pemerintah pusat dan/atau pemerintah daerah, yang terdiri dari Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP), Inspektorat Jenderal Departemen, Inspektorat/unit Pengawasan intern pada Kementerian Negara, Inspektorat Utama/Inspektorat Lembaga Pemerintah Non Departemen, Inspektorat/unit Pengawasn Intern pada Kesekretariatan Lembaga Tinggi Negara dan Lembaga Negara, Inspektorat Provinsi/Kabupaten/Kota, dan unit pengawasan intern pada Badan Hukum Pemerintah lainnya sesuai dengan peraturan Perundang- undangan.
15. Menteri adalah Menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang Hukum dan Hak Asasi Manusia.
16. Kementerian adalah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
- 7 - BAB II
TAHAPAN PENYELENGGARAAN EVALUASI TERPISAH
A. Tahap Persiapan
1. Pembentukan Tim Evaluasi Terpisah
a. Tim Evaluasi Terpisah ditetapkan dengan Surat Perintah, yang dikeluarkan oleh sekurang-kurangnya setingkat Pimpinan Tinggi Pratama.
b. Evaluasi Terpisah dilakukan oleh pegawai yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut:
1) Tim Evaluasi Terpisah terdiri dari pihak yang tidak terkait dengan kegiatan dan bersifat independen, seperti unit lain dalam organisasi, APIP, tenaga ahli, atau auditor eksternal. Atau dengan kata lain Evaluasi Terpisah dilakukan oleh pihak di luar unit kerja yang melaksanakan kegiatan pengendalian, APIP atau pihak eksternal yang independen.
2) Jika Evaluasi Terpisah dilakukan oleh pegawai dari unit lain dalam organisasi yang tidak terkait dengan kegiatan pengendalian, maka:
a) Tim Evaluasi Terpisah harus dipimpin oleh pejabat dengan kewenangan, kemampuan, dan pengalaman yang memadai, serta keahlian tertentu yang dipersyaratkan;
b) Tim Evaluasi Terpisah, sudah memiliki pemahaman yang memadai mengenai visi, misi, dan tujuan organisasi yang akan dilakukan evaluasi, serta proses kegiatan operasional (business process) organisasi yang akan dilakukan evaluasi;
c) Tim Evaluasi Terpisah, sudah memahami bagaimana pengendalian intern seharusnya bekerja dan implementasinya;
d) Tim Evaluasi Terpisah, sudah memiliki kompetensi teknis yang baik untuk melakukan Evaluasi Terpisah;
e) Tim Evaluasi Terpisah, sudah mengikuti pelatihan yang cukup terkait konsep dasar pengendalian intern, khususnya pada sub unsur Kegiatan Pengendalian (control activities), pemantauan pelaksanaan sistem pengendalian intern, dan
- 8 -
pemahaman terhadap penerapan perangkat Evaluasi Terpisah yang telah dirancang serta tata cara penerapannya.
3) Jika Evaluasi Terpisah dilakukan oleh APIP, tenaga ahli atau Auditor Eksternal yang independen, maka Tim Evaluasi Terpisah, harus memiliki sumber daya, kemampuan, dan independensi yang memadai, dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a) Memiliki staf dengan tingkat kompetensi dan pengalaman yang cukup;
b) Secara organisasi independen, dan dalam pelaksanaannya terlebih dahulu harus dikoordinasikan dengan Pimpinan Tinggi Madya Unit Utama atau Kepala Kantor Wilayah yang akan dilakukan evaluasi;
c) Apabila Evaluasi Terpisah dilakukan oleh APIP, Tanggung jawab, lingkup kerja, dan rencana pengawasan APIP harus sesuai dengan kebutuhan Unit Kerja yang akan dilakukan evaluasi.
4) Jumlah personil di dalam tim Evaluasi Terpisah, jadwal pelaksanaan, waktu dan dana yang dibutuhkan disesuaikan dengan ukuran dan kompleksitas permasalahan yang akan di lakukan evaluasi.
2. Penyusunan Kerangka Acuan Kerja (KAK)
Tahap persiapan selanjutnya setelah proses Surat Perintah adalah menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK) sebagai acuan dalam perencanaan pelaksanaan Evaluasi Terpisah untuk disampaikan kepada Pimpinan Tinggi Madya Unit Utama atau Kepala Kantor Wilayah untuk mendapatkan persetujuan. KAK, paling sedikit memuat:
a. Latar Belakang
Pada bagian ini, memuat alasan perlunya dilakukan Evaluasi Terpisah. APIP atau Pimpinan Tinggi Madya Unit Utama atau Kepala Kantor Wilayah harus memperhatikan kegiatan atau kejadian yang menjadi latar belakang perlu dilaksanakan Evaluasi Terpisah, berdasarkan data dan informasi yang menjadi parameter untuk dilakukan Evaluasi Terpisah seperti:
1) Laporan hasil pemetaan (diagnostic assessment) Penyelenggaraaan SPIP, berupa hasil survei tingkat maturitas
- 9 - (maturity level) SPIP;
2) Laporan hasil penilaian risiko, yang dihasilkan dari kegiatan pemantauan internal secara rutin dan berkelanjutan oleh unit kerja pemilik risiko;
3) Laporan hasil audit, reviu, dan evaluasi pelaksanaan penyelenggaraan SPIP;
4) Perubahan signifikan pada rencana dan strategi yang telah ditetapkan oleh manajemen dalam Renstra/road map, adanya restrukturisasi organisasi, perubahan operasional dan pemrosesan informasi keuangan dan anggaran; dan
5) Kegiatan dan kejadian yang menjadi perhatian pimpinan instansi dan publik secara luas karena berdampak langsung pada menurunnya citra instansi.
b. Maksud dan Tujuan
Pada bagian ini, memuat maksud dan tujuan dilakukan Evaluasi Terpisah.
c. Ruang Lingkup
Pada bagian ini, memuat ruang lingkup pelaksanaan Evaluasi Terpisah, baik kegiatan atau kejadian yang menjadi objek evaluasi.
d. Metodologi Evaluasi Terpisah
Pada bagian ini, memuat metodologi yang digunakan pada saat pelaksanaan Evaluasi Terpisah sebagaimana yang diuraikan di dalam pedoman ini.
e. Jadwal pelaksanaan kegiatan, waktu dan anggaran yang dibutuhkan
Pada bagian ini, memuat jadwal kegiatan, waktu pelaksanaan dan jumlah anggaran yang dibutuhkan untuk pelaksanaan Evaluasi Terpisah.
f. Tim Evaluasi
Pada bagian ini, memuat susunan dan jumlah tim Evaluasi Terpisah yang terlibat, disesuaikan dengan ukuran dan kompleksitas permasalahan yang akan di lakukan evaluasi.
g. Bentuk dan Sistematika Pelaporan
Pada bagian ini, memuat bentuk laporan yang digunakan, yaitu bentuk Surat atau BAB dan sistematika pelaporannya sebagaimana yang diuraikan di dalam pedoman ini.
- 10 - 3. Presentasi Awal (Entry Meeting)
a. Pada tahap presentasi awal, tim Evaluasi Terpisah mengomunikasikan kepada Pimpinan Tinggi Madya Unit Utama atau Kepala Kantor Wilayah yang akan dilakukan evaluasi dalam bentuk paparan singkat terkait rencana pelaksanaan kegiatan Evaluasi Terpisah (action plan), mencakup maksud dan tujuan, jadwal dan waktu pelaksanaan, pihak-pihak yang terlibat di dalam tim evaluasi, manfaat atau hasil yang akan diperoleh dengan dilakukannya Evaluasi Terpisah. Pengomunikasian awal terkait pentingnya dilakukan Evaluasi Terpisah, perlu dilakukan untuk menghasilkan kesamaan persepsi antara tim Evaluasi Terpisah dan pihak manajemen.
b. Paparan singkat oleh tim Evaluasi Terpisah, memuat hasil identifikasi awal terhadap sistem pengendalian intern yang telah dirancang/desain oleh manajemen, tetapi pelaksanaannya belum berjalan secara efektif dan efisien sehingga memerlukan perbaikan atau pengembangan berkelanjutan.
4. Pemetaan Permasalahan (Mapping)
a. Hasil identifikasi awal, setelah disampaikan paparan singkat kepada Pimpinan Tinggi Madya Unit Utama atau Kepala Kantor Wilayah, tim Evaluasi Terpisah melakukan inventarisir atau pemetaan permasalahan yang telah teridentifikasi untuk dilakukan evaluasi. Hal tersebut bersumber dari laporan hasil pemetaan survei maturitas, penilaian risiko, laporan hasil audit, reviu, dan evaluasi pelaksanaan penyelenggaraan SPIP, perubahan yang singnifikan pada rencana dan strategi yang telah ditetapkan manajemen, adanya restrukturisasi organisasi, perubahan operasional dan pemrosesan informasi keuangan dan anggaran, serta kegiatan dan kejadian tertentu (current issue) yang merupakan kegiatan utama karena menjadi perhatian pimpinan instansi dan publik secara luas karena berdampak langsung pada menurunnya citra instansi sehingga perlu dilakukan perbaikan atau pengembangan (area of improvement) berkelanjutan.
b. Tim Evaluasi Terpisah melakukan inventarisasi atas struktur, Kebijakan dan Standar Operasional Prosedur (KSOP) yang telah baku, dokumentasi, serta kegiatan monitoring dan evaluasi atas pengelolaan sistem informasi yang telah ada dan dilaksanakan oleh
- 11 - manajemen.
c. Tim Evaluasi Terpisah melakukan inventarisasi/identifikasi atas struktur, Kebijakan dan Standar Operasional Prosedur (KSOP) Evaluasi Terpisah yang seharusnya ada dan dilaksanakan oleh manajemen.
B. Tahap Pelaksanaan
1. Faktor/Parameter Pelaksanaan Evaluasi Terpisah
Faktor yang perlu dipertimbangkan sebagai parameter oleh manajemen atau APIP sebelum melakukan Evaluasi Terpisah terhadap suatu kegiatan atau kejadian, dimana masih ditemukan pelaksanaan sistem pengendalian internnya belum berjalan secara efektif dan efisien terdiri dari:
a. Laporan hasil Pemetaan (diagnostic assessment) Penyelenggaraan SPIP, yang dilaksanakan oleh APIP dan BPKP selaku Pembina SPIP pada unit kerja. Hasil pemetaan tersebut berupa hasil survei pengukuran tingkat maturitas (maturity level) terhadap keadalan sistem pengendalian intern yang telah dirancang/desain oleh manajemen;
b. Laporan Hasil Penilaian Risiko, yang dihasilkan dari kegiatan pemantauan internal secara rutin dan berkelanjutan oleh unit kerja pemilik risiko;
c. Laporan hasil audit, reviu, dan evaluasi pelaksanaan penyelenggaraan SPIP, yang dilakuan oleh APIP, BPKP, dan BPK RI pada unit kerja dalam kurun waktu selama 5 (lima) tahun;
d. Perubahan yang signifikan pada rencana dan strategi yang telah ditetapkan oleh manajemen dalam Renstra/road map Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, adanya restrukturisasi organisasi, perubahan operasional dan pemrosesan informasi keuangan dan anggaran; dan
e. Kegiatan dan kejadian yang menjadi perhatian pimpinan instansi serta publik secara luas yang berdampak langsung pada menurunnya citra instansi Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
- 12 - 2. Pengujian Sistem Pengendalian Intern
a. Pada tahap ini, tim Evaluasi Terpisah membandingkan antara kondisi struktur, kebijakan, dan standar operasional prosedur yang ada dengan standar, rencana, atau norma yang telah ditetapkan, serta menentukan faktor-faktor yang menyebabkan pelaksanaan sistem pengendalian intern yang telah dirancang/desain tidak berjalan secara efektif dan efisien.
b. Pelaksanaan pembandingan ini dilakukan menggunakan daftar pertanyaan pengendalian (negative list) yang merupakan areas of improvement (AOI) atau lingkungan pengendalian yang secara umum perlu dibangun pada tahap selanjutnya oleh manajemen.
c. Tim Evaluasi menyusun daftar pertanyaan yang akan digunakan sebagai daftar uji keberadaan sebelas sub unsur kegiatan pengendalian dalam pelaksanaan Evaluasi Terpisah.
d. Daftar uji keberadaan sebelas sub unsur kegiatan pengendalian terdiri dari:
1) Sub Unsur Perancangan Reviu Atas Kinerja;
2) Sub Unsur Perancangan Pembinaan SDM;
3) Sub Unsur Perancangan Pengendalian atas Pengelolaan Sistem Informasi;
4) Sub Unsur Perancangan Pengendalian Fisik Aset;
5) Sub Unsur Perancangan Penetapan dan Reviu atas Indikator dan Ukuran Kinerja;
6) Sub Unsur Perancangan Pemisahan Fungsi;
7) Sub Unsur Perancangan Otorisasi Atas Transaksi dan Kejadian yang Penting;
8) Sub Unsur Perancangan Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian;
9) Sub Unsur Perancangan Pembatasan Akses atas Sumber Daya dan Pencatatannya;
10) Sub Unsur Perancangan Akuntabilitas dan Pencatatan Penggunaan Sumber Daya;
11) Sub Unsur Perancangan Dokumentasi yang baik atas Sistem Pengendalian Intern serta Transaksi dan kejadian penting Pengendalian)
e. Daftar pertanyaan yang akan digunakan sebagai daftar uji keberadaan sebelas sub unsur kegiatan pengendalian dalam pelaksanaan Evaluasi Terpisah dengan mengacu pada Peraturan
- 13 -
Kepala BPKP Nomor PER-689/K/D/2012 Tahun 2012 tentang Pedoman Pelaksanaan Penyelenggaraan Kegiatan Pengendalian di Lingkungan Instansi Pemerintah;
f. Data hasil isian daftar pertanyaan pada masing-masing sub unsur kegiatan pengendalian beserta data lainnya berupa kebijakan, standar operasional prosedur, rencana, atau norma yang telah ditetapkan oleh manajemen, dikumpulkan oleh tim Evaluasi Terpisah untuk dilakukan pengolahan data dan analisis untuk memastikan kecukupan rancangan/desain kegiatan pengendalian yang telah ada serta sejauh mana efektivitas dan efisiensi pelaksanaan;
g. Metodologi pengumpulan data yang dipergunakan dalam pelaksanaan Evaluasi Terpisah telah mencakup self assessment dengan menggunakan:
1) Daftar periksa (check list);
2) Daftar uji pengendalian/kuesioner 3) Reviu dokumen; dan
4) Observasi
h. Hasil pengumpulan dan pengolahan/analisis data, dituangkan ke dalam kertas kerja untuk perumusan perbaikan KSOP yang telah ada, atau pembuatan KSOP yang baru dituangkan ke dalam:
1) Form hasil analisis temuan kelemahan/ketiadaan kebijakan dan prosedur (KSOP);
2) Form kertas kerja khusus untuk Perancangan Kebijakan dan Prosedur;
3) Form kertas kerja khusus Perumusan Kebijakan (control design) Sebagai Kegiatan Pengendalian;
4) Form kertas kerja khusus Penyusunan Kebijakan dan Prosedur;
5) Form kertas kerja khusus Penyusunan SOP.
i. Hasil evaluasi sistem pengendalian yang dirancang/desain oleh manajemen, menjadi dasar untuk merumuskan kesimpulan dan rekomendasi hasil Evaluasi Terpisah. Namun sebelum tim Evaluasi Terpisah merumuskan kesimpulan dan rekomendasi akhir hasil Evaluasi Terpisah, tim Evaluasi Terpisah terlebih dahulu harus melakukan pembahasan hasil evaluasi dengan pimpinan tertinggi manajemen;
- 14 -
j. Kesimpulan dan rekomendasi akhir hasil Evaluasi Terpisah, disampaikan oleh tim Evaluasi Terpisah kepada Pimpinan Tinggi Madya Unit Utama atau Kepala Kantor Wilayah untuk tindak lanjut atas rekomendasi.
3. Pembangunan Infrastruktur (Norming)
Pada tahap ini, Pimpinan Tinggi Madya Unit Utama atau Kepala Kantor Wilayah bertanggung jawab untuk menetapkan Kebijakan dan Standar Opersional Prosedur (KSOP) terkait tindak lanjut rekomendasi hasil Evaluasi Terpisah. Tindak lanjut rekomendasi dilakukan untuk seluruh kelemahan sistem pengendalian intern yang teridentifikasi sebagaimana terdapat di dalam isi laporan hasil Evaluasi Terpisah.
Perumusan dan penetapan KSOP dapat dilakukan dengan melakukan perbaikan KSOP yang selama ini telah dilaksanakan oleh manajemen, atau dengan merumuskan KSOP yang belum ada untuk memperbaiki kegiatan pengendalian agar dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.
4. Internalisasi (Forming)
Kebijakan dan Standar Operasional Prosedur (KSOP) yang telah ditetapkan sebagaimana rekomendasi hasil Evaluasi Terpisah, oleh Pimpinan Tinggi Madya Unit Utama atau Kepala Kantor Wilayah harus dilakukan internalisasi, supaya KSOP yang telah ditetapkan tersebut dapat dipahami, menyatu dan menjadi bagian yang terintegral dalam tindakan dan kegiatan sehari-hari yang dilaksanakan dilingkungan manajemen.
Pelaksanaan internalisasi terhadap KSOP yang telah ditetapkan, disesuaikan dengan kebijakan pimpinan manajemen, pendanaan, dan kebutuhan manajemen. Kegiatan pemahaman terhadap KSOP yang telah ditetapkan oleh manajemen dapat dilakukan melalui kegiatan sosialisasi, pendidikan dan pelatihan, FGD, Pelatihan di Kantor Sendiri dan kegiatan lainnya.
5. Pemantauan Berkelanjutan Atas Pelaksanaan Tindak Lanjut
Pemantauan atas pelaksanaan tindak lanjut rekomendasi hasil Evaluasi Terpisah, merupakan tahap penting yang harus dilakukan oleh manajemen. Hal ini untuk memastikan sejauh mana tindak lanjut yang dilakukan telah berdampak signifikan pada perbaikan
- 15 -
kondisi lingkungan pengendalian sesuai yang diharapkan oleh pimpinan manajemen.
Pemantauan berkelanjutan terhadap tindak lanjut Hasil Evaluasi Terpisah diperlukan untuk memastikan bahwa kelemahan pelaksanaan KSOP yang telah dirancang/desain oleh manajemen tidak terjadi lagi sehingga kegiatan pengendalian yang dilaksanakan oleh manajemen dapat berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan organisasi.
C. Tahap Pelaporan
Seluruh hasil kegiatan Evaluasi Terpisah, harus disusun dalam bentuk laporan. Laporan Evaluasi Terpisah merupakan bagian dari laporan penyelenggaraan SPIP secara keseluruhan. Penyusunan laporan hasil Evaluasi Terpisah dibuat dalam bentuk Bab, yang sekurang- kurangnya isinya memuat informasi sebagai berikut:
1. BAB I : Pendahuluan
Pada Bab ini, memuat latar belakang, dasar penugasan, maksud dan tujuan, ruang lingkup, metodologi, waktu pelaksanaan dan susunan tim evaluasi.
2. BAB II : Hasil Evaluasi Terpisah
Pada Bab ini, memuat kondisi pelaksanaan pengendalian intern pada masing-masing sub unsur kegiatan pengendalian disesuaikan dengan permasalahan yang dilakukan evaluasi.
3. BAB III : Kesimpulan dan Rekomendasi
Pada Bab ini memuat Kesimpulan dan Rekomendasi hasil Evaluasi Terpisah untuk disampaikan kepada Pimpinan Tinggi Madya Unit Utama atau Kepala Kantor Wilayah untuk ditindaklanjuti.
4. Bagian Lampiran
- 16 - BAB III P E N U T U P
Bahwa Evaluasi Terpisah merupakan salah satu sub unsur kegiatan pengendalian yang mempunyai peran penting dalam melakukan pemantauan perkembangan penyelenggaraan SPIP. Pentingnya peran dari Evaluasi Terpisah karena simpulannya memuat hasil pelaksanaan sistem pengendalian intern dan rekomendasi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelaksanaanya, serta perbaikan pada sistem pengendalian intern.
Dengan adanya pedoman Evaluasi Terpisah tersebut, diharapkan APIP dan manajemen dapat melakukan identifikasi terhadap kelemahan pengendalian intern yang telah ditetapkan oleh manajemen, menentukan penyebab kegagalan aktivitas pengendalian yang telah dilakukan, serta pengaruhnya terhadap pencapaian tujuan organisasi. Selain itu, dari hasil Evaluasi Terpisah dapat diketahui sejauh mana Kebijakan dan Standar Operasional Prosedur (KSOP) yang telah di rancang/desain oleh manajemen telah berjalan secara efektif dan efisien dalam melaksanakan pemantauan kegiatan sistem pengendalian intern pemerintah di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, masukan dan saran dari semua pihak untuk perbaikan dan penyempurnaan pedoman tersebut sangat diharapkan.
ttd menteri
DAFTAR LAMPIRAN
KERTAS KERJA KEGIATAN EVALUASI TERPISAH
1. Form Konsep Surat Perintah Lampiran : KKET. II.A. 1.
2. Form Konsep Kerangka Acuan Kerja (KAK) Evaluasi Terpisah
Lampiran : KKET. II.A. 2.
3. Form Hasil Analisis Temuan Kelemahan/Ketiadaan Kebijakan dan Prosedur (KSOP).
Lampiran : KKET. II.B. 1
4. Kertas Kerja Khusus Untuk Perancangan KSOP oleh Unit Kerja
a. Form Perancangan Kebijakan dan Prosedur
Lampiran : KKET. II.B. 2
b. Form Perumusan Kebijakan (control design) Sebagai Kegiatan Pengendalian
Lampiran : KKET. II.B. 3
c. Form Kertas Kerja Penyusunan Kebijakan dan Prosedur
Lampiran : KKET. II.B. 4 d. Form Kertas Kerja Penyusunan SOP Lampiran : KKET. II.B. 5 5. Laporan Hasil Evaluasi Terpisah Lampiran : KKET. II.C. 1
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA
UNIT KERJA
Jl. H.R. Rasuna Said Kav. X-6 No. 8, Kuningan,
Jakarta Selatan 12940, P.O. Box 3489, Telepon/Faksimili 021-5252975 Laman: http://www.itjen.kemenkumham.go.id, Email: itjen@kemenkumham.go.id
SURAT PERINTAH NOMOR:
NAMA JABATAN
Menimbang : ………..
Dasar : 1. ...;
2. ... . M E M E R I N T A H K A N
Kepada : 1. Nama : ...
NIP : ...
Jabatan : ...
2. Dst.
Untuk : 1. Melaksanakan
………;
2. Segera ………..dst.
Kegiatan ini dilaksanakan selama … (…….) hari, mulai tanggal ………
s.d………. Biaya atas penugasan ini menjadi beban DIPA I……… Tahun Anggaran ……….
Nama Tempat, Tanggal Bulan Tahun Nama Jabatan,
Nama Pejabat
KKET. II. A. 1
1
KERANGKA ACUAN KERJA/TERM OF REFERENCES
KELUARAN (OUTPUT) KEGIATAN TA………….
Kementerian Negara/Lembaga : KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
Unit Eselon I/II : ………
Program : ………...
Sasaran Program
Indikator Kinerja Program
: :
………...
………...
Kegiatan : ………...
Sasaran Kegiatan
Indikator Kinerja Kegiatan
: :
………...
………...
Keluaran (Output)
Indikator Keluaran (output)
: :
………...
………...
Volume Keluaran (output) : ………...
Satuan Ukur Keluaran (output) : ………...
A. Latar Belakang
Memuat alasan perlunya dilakukan Evaluasi Terpisah.
B. Maksud dan Tujuan
Memuat maksud dan tujuan dilakukan Evaluasi Terpisah.
C. Ruang Lingkup
Memuat ruang lingkup pelaksanaan Evaluasi Terpisah, baik kegiatan atau kejadian yang menjadi objek evaluasi.
D. Metodologi Evaluasi Terpisah
Memuat metodologi yang digunakan pada saat pelaksanaan Evaluasi Terpisah.
E. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan, Waktu dan Anggaran yang dibutuhkan
Memuat jadwal kegiatan, waktu pelaksanaan dan jumlah anggaran yang dibutuhkan untuk pelaksanaan Evaluasi Terpisah.
F. Tim Evaluasi
Memuat susunan dan jumlah tim Evaluasi Terpisah yang terlibat, disesuaikan dengan ukuran dan kompleksitas permasalahan yang akan di lakukan evaluasi.
G. Bentuk dan Sistematika Pelaporan
Memuat bentuk laporan yang digunakan, yaitu bentuk Surat atau BAB beserta sistematika pelaporannya.
KKET. II. A. 2.
KKET. II . B. 2
NAMA ENTITAS : ....................................
KERTAS KERJA PERANCANGAN KEBIJAKAN/SOP SEBAGAI CONTROL DESIGN PENYELENGGARAAN KEGIATAN PENGENDALIAN Kegiatan: ........................................................................................ (Kode) No. KIR
Pe rnyataan Risiko
Kuad- ran Risiko
Penyebab Utama RisikoDefisiensi Control Design/Kegiatan Pengendalian Rencana Pengembangan Control Design – Hard Control Keterangan Uraian PenyebabHC/SCSOP KarakteristikKebijakan Karakteristik (1)(2)(3) (4)(5) (6) (7) (8)(9)(10)(11)(12)
PETUNJUK PENGISIAN : KKET. II. B. 2. Kolom (1): Cukup Jelas Kolom (2): Gunakan Kode Identitas Risiko sebagaimana pengkodean yang telah dilakukan pada tahap penilaian risiko Kolom (3): Isi sesuai dengan Daftar Risiko tentang Pernyataan Risiko sebagaimana ditetapkan pada KKPR Kolom (4): Isi Kuadran “I, II, III, atau IV” sesuai letak Pernyataan Risiko tersebut pada Peta Risiko sebagaimana ditetapkan pada KKPR Kolom (5): Isi uraian penyebab utama risiko yang keberadaan sub unsur kegiatan pengendaliannya dianalisis dalam KKKP-2.1 sampai dengan KKKP-2.11 Kolom (6): Isi uraian penyebab utama risiko yang keberadaan sub unsur kegiatan pengendaliannya dianalisis dalam KKET. II. A. 4.1 sampai dengan KKET. II. A. 4. 11 Kolom (7): Isi denganuraian setiapdefisiensipengendalianyangtidak dapattertutupiolehcompenstating control yang ada termasuk penyebabnya (Hasil Aplikasi KKET. II. B. 1) Kolom (8): Berikantanda tick mark (√) control designyangakanditetapkandenganStandarOperating Prosedures (SOP) Kolom (9): Identifikasi apakah karakterstik SOP yangdibangun adalahstandar, mitigasi,abatisasi,atau kombinasinya Kolom (10): Berikan tanda tick mark (√) control design yang akan ditetapkan dengan Kebijakan Kolom (11): Berikan tanda tick mark (√) control design yang akan ditetapkan dengan Kebijakan Catatan: Defisiensi atau kelemahan Kegiatan Pengendalian yang akan dikelola merupakan defisiensi dengan urutan prioritas risikonya, namun demikian tetap merupakan pilihan pimpinan untuk menentukan risiko pada peringkat manapun untuk dikelola disesuaikan dengan kemampuan sumber.
KKET. II . B. 3
NAMA ENTITAS : ........................................................................................
PERUMUSAN KEBIJAKAN (CONTROL DESIGN) SEBAGAI KEGIATAN PENGENDALIAN Kegiatan: .............................................................................................................................................................................
NoKIRNomor/Uraian Defisiensi KSO P
Bentuk Kebijakan Substansi Kebijakan Keterangan (1)(2)(3)(4)(5)(6) 1 2 3 4 5 6 7
PETUNJUK PENGISIAN KKKP-3.1 Kolom (1): Cukup Jelas Kolom (2): Gunakan Kode Identitas Risiko (KIR) sebagaimana pengkodean yang telah dilakukan pada tahap penilaian risiko Kolom (3): Gunakan nomor identifikasi atau uraian tentang defisiensi kegiatan pengendalian yang ada (KKET‐ II. B. 2) Kolom (4): Tetapkanapakahbentuk kebijakandalam Peraturan/Keputusan/SuratEdarandan tentukan siapa pejabat yang berwenang memutuskan Kolom (5): Buat rumusan tentang substansi yang harus ada dalam kebijakan dimaksud Kolom (6): Buat keterangan yang perlu diketahui pengguna
